Slide môn khoa học quản lý: Chương 6: chức năng tổ chức

 Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý: Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận  Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu 

CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 Chức năng tổ chức: Là chức năng thứ 2 của quá trình quản lý,

đó là nhà quản lý thực hiện việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực

con người nhằm thực hiện các kế hoạch của tổ chức.

 Chức năng tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một

cách khoa học nhằm tăng NSLĐ, tăng hiệu quả công việc

 Chức năng tổ chức được thực hiện bởi tất cả các nhà quản lý

(cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở, nhà quản lý SX, nhà quản lý tài chính,…)

 Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý:

 Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận

 Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết để

thực hiện mục tiêu

 Phân chia tổ chức thành các bộ phận (hợp nhóm các công việc)

 Xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; phân

cấp, phân quyền, xác định các mối quan hệ

 Bảo đảm nguồn lực cho hoạt động của tổ chức

CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu tổ chức: là tập hợp các bộ phận (và cá nhân) có

mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,

có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức.

 Cơ cấu tổ chức:

1) Các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức

2) Mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức

Giám đốc

T.P Marketing

T.P

Kỹ thuật

T.P Sản xuất

T.P Nhân sự

N/c và dự báo

t/trường

Quảng

cáo Quản lý

Kỹ thuật điện

Thiết kế sản phẩm

Công cụ dụng

Phân xưởng 2

Phân xưởng 1

Đào tạo Tuyển dụng

Ví dụ cơ cấu tổ chức

 Thuộc tính chuyên môn hóa công việc

 Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ

chức

 Thuộc tính xác định số cấp quản lý và tầm quản lý

 Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

trong tổ chức

Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

 Các công việc được chia nhỏ

 Các hoạt động mang tính chất lặp lại

 Một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện số lượng ít các

hoạt động, các công việc tương đồng nhau

 Các cá nhân hoạt động tương đồng được hợp nhóm trong

1 đơn vị của cơ cấu tổ chức

 Một nhân viên ko cần quá nhiều kỹ năng khác nhau

Thuộc tính chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và

quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức Quyền hạn gắn liền với vị trí, ko gắn liền với cá nhân.

VD: Quyền hạn của Giám đốc, quyền hạn của T.Phòng, quyền hạn của nhân viên

VD: Ko có quyền hạn của cá nhân Nguyễn Văn A

 Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản

lý ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới.

VD: Mối quan hệ giữa T.Phòng với nhân viên trong phòng

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn tham mưu: Là quyền hạn của nhà quản lý trong đó

họ thực hiện nghiên cứu, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn cho nhà quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm Nhà quản lý trực tuyến (cấp trên) ra quyết định trên cơ sở ý kiến tư vấn này, còn bản thân ý kiến tư vấn không fải là quyết định cuối cùng

VD: Trưởng phòng đề xuất tăng lương cho nhân viên trong phòng của mình, đề xuất tuyển dụng thêm công nhân với Giám đốc

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Quyền hạn chức năng: là quyền hạn được trao cho 1 cá

nhân (hoặc 1 bộ phận) được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.

VD: nhân viên phòng hành chính thực hiện kiểm soát việc chấp hành giờ giấc đi làm của nhân viên của các phòng ban khác

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

Hai xu hướng phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý trong tổ chức:

Tập trung: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó mọi quyền

ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức

Phân quyền: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó quyền

ra quyết định được phân tán cho những cấp quản lý thấp hơn

 Khi xem xét 1 tổ chức A, làm thế nào để biết tổ chức đó có mức

độ phân quyền cao hay thấp?

 Mức độ phân quyền cao khi:

 Một tỷ trọng lớn các quyết định được thực hiện ở cấp quản lý thấp

(cấp trung và cấp cơ sở)

 Các quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp có vai trò quan trọng,

phạm vi ảnh hưởng lớn.

 Tính độc lập trong quá trình RQĐ ở cấp quản lý thấp trong tổ chức

(ko fải xin ý kiến cấp trên)

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

 VD phân quyền cao: Trong doanh nghiệp, quản đốc phân

xưởng được quyền RQĐ về:

 PA kỹ thuật thực hiện sản xuất

 Chủng loại vật tư sử dụng

 Máy móc thiết bị sử dụng

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

Tập trung cao Phân quyền cao

- Nhà quản lý cấp cao bị sa lầy

- Tính cục bộ trong các QĐ

quản lý của các bộ phận khác nhau

- Ko thu hút cấp quản lý thấp

hơn vào quá trình RQĐ

=> giảm sự sáng tạo, sự quan

tâm và ủng hộ của cấp quản

lý thấp hơn đối với các QĐ

quản lý

- Mất khả năng kiểm soát của

cấp trên đối với cấp dưới

VD: Mỗi bộ phận trong tổ chức lại

có các QĐ, các chính sách khác nhau, ko thống nhất

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

 Ủy quyền: là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một

số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện => chế

độ trách nhiệm kép.

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

1) Người được ủy quyền phải là người hiểu biết công việc đó (có

năng lực để làm) và trực tiếp làm việc đó (tránh ủy quyền lại)

2) Việc ủy quyền phải ko làm giảm trách nhiệm của người ủy

quyền Tức là vẫn phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện

Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả

3) Gắn chặt quyền hạn – trách nhiệm – lợi ích trong quá trình thực hiện

ủy quyền đối với cấp dưới

 Quyền hạn để thực hiện trách nhiệm

 Trách nhiệm để ko lạm dụng quyền hạn được giao

 Lợi ích là động lực thúc đẩy cấp dưới t/hiện công việc được ủy quyền4) Ủy quyền phải là sự tự giác

 Cấp trên tự giác trao quyền cho cấp dưới, chấp nhận những giải pháp

và quyết định của cấp dưới

 Cấp dưới: tự giác, ko cảm thấy bị áp đặt trong quá trình thực hiện.

Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả

Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Cơ cấu tổ chức: Phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Cơ cấu tổ chức theo bộ phận: bao gồm các bộ phận mang

tính độc lập tương đối, thực hiện những nhiệm vụ nhất định

=> Việc phân chia tổ chức theo bộ phận cho phép mở rộng hoạt

động của tổ chức (khi quy mô tăng -> số lượng các bộ phận tăng và nhà quản lý vẫn kiểm soát được mọi hoạt động)

 Cơ cấu tổ chức trực tuyến (cơ cấu tổ chức đơn giản)

- Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có 1 cấp trên và một số cấp dưới

- Người lãnh đạo trực tiếp điều hành mọi việc và chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự tồn tại của tổ chức

- Cơ cấu này chỉ phù hợp với các tổ chức nhỏ.

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận

Giám đốc

Nhân viên 1

Nhân viên 2

Nhân viên n

Cơ cấu tổ chức đơn giản

 Nhược điểm:

 Người lãnh đạo phải có hiểu biết rộng, toàn diện ở các

lĩnh vực khác nhau

 Không sử dụng được các chuyên gia ở các lĩnh vực

 Sự phối hợp theo chiều ngang kém

Cơ cấu tổ chức đơn giản

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Là cơ cấu tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động tương đồng về chức năng sẽ được hợp nhóm trong 1 đơn vị cơ cấu.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Giám đốc

T.P Marketing

T.P

Kỹ thuật

T.P Sản xuất

T.P Nhân sự

Công cụ dụng cụ

Phân xưởng 2

Phân xưởng 1

Tiền lương Đào tạo Tuyển dụng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

 Ưu điểm:

 Phát huy được ưu điểm của chuyên môn hóa, công việc lặp

lại -> kỹ năng phát triển -> hiệu quả cao

 Đơn giản hóa việc đào tạo vì một người lao động chỉ cần 1

hoặc 1 số kỹ năng

 Tạo điều kiện cho việc kiểm tra của cấp trên

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

 Nhược điểm:

 Có thể phát sinh mâu thuẫn giữa các bộ phận c/năng

 Thiếu sự phối hợp giữa các đơn vị chức năng

 Chuyên môn hóa -> tầm nhìn của nhà quản lý cấp trung bị

hạn chế (trong lĩnh vực chức năng của mình)

 Đổ lỗi trách nhiệm cho cấp quản lý cao nhất

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

T.Giám đốc

P.TGĐ

Marketing

P.TGĐ Sản xuất

P.TGĐ Tài chính

Phòng kỹ

thuật

Giám đốc sản phẩm ôtô

Giám đốc sản phẩm xe máy

Phân xưởng sản xuất

Phòng kế toán

Phòng marketing

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Ưu điểm:

 CMH theo sản phẩm (PXSX riêng, marketing riêng,,…)

 Phối hợp tốt giữa các bộ phận chức năng để thực hiện mục

tiêu (trong từng SP)

 Quy trách nhiệm đối với mục tiêu cuối cùng (VD: SP ôtô)

 Phát triển đội ngũ các nhà quản lý cấp trung

(GĐ SP ôtô, GĐ SP xe máy có hiểu biết ở các lĩnh vực chức năng)

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Nhược điểm:

 Cần nhiều người có năng lực quản lý chung (từng SP)

 Cạnh tranh nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm.

T.Giám đốc

P.TGĐ Marketing

P.TGĐ Sản xuất

P.TGĐ Tài chính

Phòng kỹ

thuật

Giám đốc KV Miền Bắc

Giám đốc KV Miền Trung

Phân xưởng sản xuất

Phòng kế toán Phòng

marketing

Cơ cấu tổ chức theo địa dư

 Ưu điểm:

 Thông tin tốt về thị trường, quan tâm đến nhu cầu thị trường

và các vấn đề địa phương (thu nhập, văn hóa, sở thích, ở từng thị trường)

 Phát triển đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung

 Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng ở từng khu

vực thị trường -> hướng tới thị trường cụ thể

 Tận dụng được các nguồn lực ở địa phương

Cơ cấu tổ chức theo địa dư

 Nhược điểm:

 Phải đào tạo nhiều cán bộ quản lý cấp trung, có tầm hiểu biết

rộng ở nhiều lĩnh vực.

 Công việc có thể trùng lắp ở các khu vực, sản xuất không tập

trung -> năng suất thấp.

 Hoạt động trên diện rộng -> các chính sách có thể ko nhất quán

giữa các khu vực, chất lượng sản phẩm và dịch vụ ko thống nhất giữa các khu vực.

 Ra quyết định không tập trung.

Cơ cấu tổ chức theo địa dư

Giám đốc

T.P

Marketing

T.P Nhân sự

T.P Điện tử

T.P Phần mềm

Nhân

Nhân viên 2

Nhân viên 1

T.P Thiết kế SP

Nhân viên 1

Nhân viên 1

Nhân viên 2

Nhân viên 2

Nhân Nhân

Chủ nhiệm DA 1

Chủ nhiệm DA 2

Cơ cấu tổ chức ma trận

 Ưu điểm:

 Hướng hoạt động theo kết quả cuối cùng.

 Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu.

 Tận dụng được nguồn lực ở các bộ phận khác nhau với chuyên

 Nhược điểm:

 Song trùng lãnh đạo, một nhân viên có thể chịu sự

quản lý của nhiều nhà quản lý

 Quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích có thể trùng lắp, xung

đột.

 Cơ cấu phức tạp, không bền vững

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược

 Là hình thức biến thể của cơ cấu tổ chức theo SP/Địa dư

 Khi các mối quan hệ giữa các bộ phân trong tổ chức quá phức tạp,

ngăn cản sự phối hợp: Hình thành các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao: tự thiết kế, SX, phân phối SP

 Các đơn vị chiến lược là những đơn vị độc lập, đảm nhận 1/1số lĩnh

Tổng giám đốc

Ngân hàng

sự nghiệp Ngân hàng HTX

Ngân hàng BĐS

Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược

 Ưu điểm:

 Giúp đánh giá vị thế của tổ chức trên thị trường trong từng

đoạn chiến lược

 Cho phép tiến hành kiểm tra dựa trên cơ sở chung, thống

 Nhược điểm

 Tình trạng cục bộ ở từng đơn vị chiến lược

 Chi phí cho cơ cấu tổ chức cao, vì sự trùng lặp chức năng ở các đơn vị chiến lược

 Phân tán các chuyên gia ở các đơn vị chiến lược

 Kiểm tra của cấp quản lý cao nhất (công ty mẹ) gặp khó khăn

Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược

 Tầm quản lý (tầm kiểm soát) của nhà quản lý

Remind: Tầm quản lý phụ thuộc những yếu tố nào??

 Số cấp quản lý: số lượng cấp quản lý từ cấp cao nhất đến

cấp thấp nhất

 Sự xuất hiện của cấp bậc quản lý là do sự giới hạn về tầm

quản lý (nguyên tắc phân cấp quản lý)

Thuộc tính xác định cấp bậc quản lý và tầm quản lý

Thuộc tính xác định cấp bậc quản lý và tầm quản lý

=> Giữa tầm quản lý - trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý:

=> Phải tăng trình độ, phương tiện và nguồn lực của nhà quản lý

… để tăng tầm quản lý của các nhà quản lý

=> Khi tầm quản lý rộng:

- giảm chi phí cho hoạt động quản lý

- bộ máy quản lý gọn nhẹ (giảm SL nhà quản lý, cấp quản lý)

- lãnh đạo, kiểm tra, k./soát dễ dàng hơn

- dễ thống nhất ý kiến và hành động

Thuộc tính xác định cấp bậc quản lý và tầm quản lý

Cơ cấu tổ chức theo số cấp quản lý

Cơ cấu nằm ngang: là loại cơ cấu chỉ có 1 vài cấp quản lý và hướng tới 1 nền quản lý phi tập trung, mọi nhân viên trong tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra QĐ

VD: cty 30 người chỉ có 1 cấp quản lý, làm việc trong cùng 1 không gian rộng

Cơ cấu nằm ngang

 Đặc điểm:

 Chỉ có một vài cấp quản lý

 Quản lý theo phương thức phi tập trung

 Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận :tăng khả

năng phối hợp, giảm ngăn cách giữa các nhân viên

 Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm

 Di chuyến nhân viên theo chiều ngang (giữa các chức năng,

công việc) -> phát triển kỹ năng toàn diện cho nhân viên

Cơ cấu nằm ngang

 Cơ cấu hình tháp: là loại cơ cấu có nhiều cấp bậc quản lý,

sử dụng nhiều mệnh lệnh trong quản lý.

Cơ cấu hình tháp

 Nhiều cấp bậc quản lý

 Quản lý theo phương thức hành chính

 Chuyên môn hoá hoạt động

 Mô tả công việc chi tiết

 Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và bộ phận

 Các cá nhân làm việc độc lập

 Di chuyển nhân lực theo chiều dọc

Cơ cấu mạng lưới: là cơ cấu tổ chức trong đó mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân được thực hiện trên cơ

sở bình đẳng Cơ cấu này cho phép:

 Các bộ phận, cá nhân trong tổ chức phối hợp, liên kết với

nhau

 Tổ chức – các tổ chức khác: khách hàng, nhà phân phối,

nhà cung cấp: liên kết, phối hợp nhau

Cơ cấu mạng lưới

 Giống cơ cấu nằm ngang

 tăng k/n phối hợp giữa các nhân viên

 giảm khoảng cách giữa các nhân viên

 tăng khả năng làm việc nhóm

 di chuyển theo chiều ngang

Cơ cấu mạng lưới

 Cơ cấu tổ chức quyết định chiến lược của tổ chức đó?

 Trình độ của nhà quản lý không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?

 Môi trường của tổ chức không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?

 Đặc điểm hoạt động (sản phẩm, thị trường, khách hàng,…)

không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Quy mô hoạt động, các đặc điểm hoạt động và chiến lược của tổ chức

 Cơ cấu tổ chức được coi là công cụ để thực hiện chiến lược

của tổ chức -> Xây dựng cơ cấu tổ chức phải căn cứ vào chiến lược của tổ chức

 Quy mô và đặc điểm hoạt động của tổ chức ảnh hưởng đến

cơ cấu tổ chức

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

 VD:

 Tổ chức quy mô nhỏ

-> cơ cấu đơn giản, 1 cấp trên và 1 cấp dưới

 Tổ chức hoạt động đơn ngành nghề

-> cơ cấu chức năng

 Tổ chức hoạt động trên khu vực thị trường rộng, có sự khác nhau giữa các

khu vực -> cơ cấu tổ chức theo địa dư

 Tổ chức hoạt động quy mô lớn, ít sản phẩm, cần có sự CMH theo sản phẩm

-> cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Trình độ, kinh nghiệm, phương tiện làm việc của nhà quản lý và nhân viên; Thái độ của các nhà quản lý cấp cao

Ảnh hưởng đến tầm quản lý -> ảnh hưởng đến số cấp quản lý và

cơ cấu tổ chức Cán bộ và nhân viên làm việc theo phương thức truyền thống -> cơ cấu chức năng hoặc trực tuyến chức năng

Nhà quản lý có trình độ cao, quá trình làm việc cần phối hợp chuyên gia ở các lĩnh vực -> cơ cấu ma trận và cơ cấu mạng lưới

Nhân viên có trình độ thấp, chuyên sâu về kỹ thuật -> cơ cấu chức