Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 4

1 CHƯƠNG 4 QUYẾT ĐỊNH QUẢNLÝ 2 4.1. Mt s vn chung v quyt nh QL - Khỏi nim: quyt nh l quỏ trỡnh xỏc nh vn v la chn mt phng ỏn hnh ng trong s nhng phng ỏn khỏc nhau. Q QL là hành vi sáng tạo của ngời lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu chơng trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu đã định. Trong nhiu trng hp, vn li tr thnh vn hi. Nu nh QL bit nm ly gii quyt thỡ s thỳc y s phỏt trin, bin i ca h thng. - c im ca quyt nh qun lý: + L sn phm trớ tu ca ch th qun lý: Nh QL l ngi luụn phi t duy tỡm hiu thc t, vn dng cỏc qui lut khỏch quan, cỏc nguyờn tc qun lý, a ra nhng quyt nh qun lý. 3 + Là sản phẩm mang tính chủ quan của chủ thể quản lý: nhà quản lý bao giờ cũng là người ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm về QĐ QL + Chất lượng của QĐQL phụ thuộc nhiều và trình độ, năng lực, tư cách đạo đức và cá tính của chủ thể quản lý: nhà QL đưa ra QĐ phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, vào phẩm chất đạo đức, cá tính của nhà QL. + Quyết định quản lý chỉ có tác động trong phạm vi nhất định: các quyết định của nhà quản lý đưa ra chỉ có tác dụng trong phạm vi của tổ chức mà nhà quản lý ấy là chủ thể quản lý 4 * Các chức năng của quyết định quản lý - Chức năng định hướng: Một QĐQL trước hết phải xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cần đạt được trong quá trình thực hiện QĐ. - Chức năng đảm bảo các nguồn lực: Khi đưa ra các QĐ, các nhà QL cần xác định rõ nguồn lực vật chất để thực hiện QĐ - Chức năng phối hợp: Chức năng này xác định vị trí của các cá nhân và bộ phận khác nhau, phối hợp hoạt động của các cá nhân và bộ phận đó trong quá trình thực hiện QĐ - Chức năng cưỡng bức, động viên: Mỗi QĐ QL cần coi như một mệnh lệnh hành chính, mang tính bắt buộc phải thực hiện nghiêm chỉnh 5 - Vai trò của quyết định quản lý + Chi phối toàn bộ quá trình quản lý: để thực hiện quá trình quản lý nhà quản lý phải trả lời rất nhiều các câu hỏi và đưa ra các quyết định quản lý. + QĐQL là thước đo năng lực của chủ thể QL: mỗi QĐ đều chứa đựng kiến thức, tầm hiểu biết, năng lực quản lý thậm chí cả tư cách phẩm chất của chủ thể quản lý. + QĐQL có tác động mạnh mẽ tới sự phát triển của tổ chức: việc thực hiện các quyết định quản lý chính là quá trình đạt được mục tiêu và đó cũng chính là làm cho tổ chức phát triển. 6 - Phân loại quyết định quản lý • Theo tính chất của quyết định quản lý: QĐ chiến lược, QĐ sách lược, QĐ tác nghiệp • Theo cách thức và tốc độ ra quyết định: QĐ theo chuẩn (QĐ hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại), QĐ cấp thời (QĐ đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực hiện gần như tức thời), QĐ có chiều sâu (đòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét) • Theo chủ thể ra quyết định QL: QĐ của cá nhân, QĐ của tập thể • Theo phạm vi tác động: QĐ ở phạm vi rộng, QĐ ở phạm vi hẹp; QĐ toàn cục; QĐ bộ phận • Theo ngành, lĩnh vực: • Theo cách phản ứng của người ra QĐ: QĐ trực giác, QĐ lý giải • Theo thời hạn thực hiện: QĐ dài hạn; trung hạn và ngắn hạn 7 4.2. Quá trình xác định vấn đề và ra quyết định quản lý 4.2.1.Yêu cầu cơ bản đối với QĐQL: a) Tính pháp lý: b) Tính khách quan, khoa học và toàn diện c) Tính định hướng d) Tính hệ thống thống nhất e) Tính tối ưu và khả thi g) Tính kịp thời, chính xác và dễ hiểu h) Tính kinh tế và hiệu quả i) Tính bảo mật 8 4.2.2.Cơ sở để ra quyết định quản lý • Theo yêu cầu của các quy luật khách quan • Tuân thủ luật pháp và mọi qui định của xã hội • Tuân thủ các nguyên tắc quản lý • Thu thập và xử lý thông tin • Dựa trên cơ sở phân tích thực trạng của tổ chức, bám sát thực tế • Sự đảm bảo của các nguồn lực cần thiết • Bám sát mục tiêu chung của đơn vị • Dựa trên yếu tố thời cơ và thời gian 9 4.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định • Động cơ của người ra quyết định: • Bản lĩnh của nhà quản lý • Trình độ nhà quản lý • Sự thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ của hệ thống văn bản • Mẫu thuẫn giữa kỳ vọng và khả năng có hạn • Các định kiến • Tính bảo thủ • Sự biến động của môi trường 10 Những khó khăn thờng gặp khi ra quyết định + Thiếu những kinh nghiệm phù hợp + Không thấy rõ các chọn lựa + Liên quan tới nhiều ng#ời khác + Nhiều khía cạnh phải l#u tâm xem xét + Thời gian gấp rút + Có quá nhiều thứ phụ thuộc vào quyết định này + Tình huống bất th#ờng . [...]... đề và phải góp phần giải quyết vấn đề với hiệu quả cao - Lượng hoá được - Phù hợp với thực tế - Không quá nhiều 15 3.Đề xuất các phương án để giải quyết vấn đề - Có nhiều phương án khác nhau để giải quyết một vấn đề; Cần đưa ra mọi phương án có thể có - Có thể dùng nhiều phương pháp để lựa chọn phương án 16 4 Đánh giá, rà soát các phương án đã nêu - Là quá trình xác định giá trị của các phương án theo... thông tin để xác định vấn đề và ra QĐ 14 2 Xác định các mục tiêu của QĐ, tiêu chuẩn để đánh giá các phương án - Nhà quản lý cần nhân rõ phần nào của vấn đề họ phải giải quyết, phần nào nên giải quyết và phần nào thích giải quyết; - Cần phân biệt "cái bắt buộc phải làm" và những "cái nên làm" trong giải quyết vấn đề • Yêu cầu của các tiêu chuẩn đánh giá phương án: - Các phương án đưa ra phải bám sát vấn... cảnh báo về sự xuất hiện, nảy sinh vấn đề: - Những sai lệch so với thành tích cũ đã đạt được - Sự sai lệch so với kế hoạch đã đề ra - Những vấn đề do các thành viên của tổ chức hay bên ngoài tổ chức gây ra - Sự thành đạt của tổ chức cạnh tranh * Những câu hỏi người QL phải trả lời khi xác định vấn đề: - Khoảng cách giữa thực trạng và trạng thái mong muốn thế nào? - Khoảng cách này ảnh hưởng thế nào đến... để quyết định Để đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất người QL thường dựa vào việc trả lời 3 câu hỏi: - Phương án có tính khả thi không? xem xét nguồn lực của tổ chức, các ràng buộc pháp lý và đạo đức xã hội; phương án có hợp lý với chiến lược và khía cạnh tâm l - chính trị của tổ chức hay không - Phương án có phải là một giải pháp thỏa đáng không? Phương án này có đáp ứng được mục tiêu của quyết... chí hủy bỏ những QĐ không phù hợp - Bước 4 Xử lý sự cố khi thực hiện quyết định: khi có vấn đề nảy sinh do tổ chức không tốt việc thực hiện QĐ, có sự thay đổi đột ngột các điều kiện thực hiện QĐ do những yếu tố khách quan,QĐ sai lầm Nhà QL phải là người chịu trách nhiệm giải quyết mọi sự cố đó Khi giải quyết các sự cố nhà quản lý cần có sự bình tĩnh tỉnh táo để xử lý công việc Cần lắng nghe cấp dưới.. .4. 2 .4 Hình thức của các quyết định • Những hình thức ra quyết định chủ yếu: Bằng miệng, bằng văn bản, thông báo, nghị quyết, quyết định chính thức • Cùng một nội dung người ta có thể ra quyết định bằng nhiều hình thức khác nhau, do đó cần lựa chọn hình thức phù hợp và hiệu quả nhất 11 4. 2.5 Qui trình ra quyết định 1 Xác định vấn đề cần ra quyết định: * 4 tình huống cảnh báo về... theo đúng pháp luật 19 4. 2.6.Các phương pháp ra quyết định • • • • • • • • • • 1 Phương pháp độc đoán 2 Phương pháp phát biểu cuối cùng 3 Phương pháp nhóm tinh hoa 4 Phương pháp cố vấn 5 Phương pháp luật đa số 6 Phương pháp nhất trí 7 Phương pháp kinh nghiệm 8 Phương pháp thực nghiệm 9 Phương pháp phân tích 10 Phương pháp kết hợp 20 4. 2.7 Quá trình tổ chức thực hiện quyết định - Bước 1 Xây dựng kế hoạch... sức để giải quyết vấn đề đó? - Người chịu trách nhiệm có được huy động vào việc giải quyết sự khác biệt này không? - Người chịu trách nhiệm có đủ nguồn lực để giải quyết sự khác biệt này không? 12 * Xác định ưu tiên: Người QL phải học cách xác định ưu tiên và phân cấp cho cấp dưới giải quyết những vấn đề nhỏ Khi đối diện với một vấn đề, người QL cần tự trả lời các câu hỏi: - Vấn đề có dễ giải quyết không?... định giá trị của các phương án theo tiêu chuẩn đã chọn để khi ra quyết định sẽ có hiệu quả nhất - Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được thực hiện theo cả hai hướng: phân tích định tính và phân tích định lượng - Đánh giá các phương án chính là sự chỉ ra ưu điểm và hạn chế của từng phương án - Khi đánh giá phương án cần phân tích cụ thể từng phương án trên quan điểm hết sức khách quan và... quyết không? Người QL có hiệu quả chỉ để tâm tới những vấn đề đòi hỏi họ phải đích thân giải quyết, ra QĐ - Vấn đề có thể tự nó giải quyết được không? Người QL phải biết phân loại vấn đề theo tầm quan trọng Những vấn đề có tầm quan trọng thấp nhất có thể “tự hóa giải” hoặc do người khác xử lý - Tôi phải quyết định vấn đề này? Người QL cần xác định xem họ thực sự có trách nhiệm ra QĐ không; Cần theo . định: các quyết định của nhà quản lý đưa ra chỉ có tác dụng trong phạm vi của tổ chức mà nhà quản lý ấy là chủ thể quản lý 4 * Các chức năng của quyết định quản lý - Chức năng định hướng: Một. quản lý + Chi phối toàn bộ quá trình quản lý: để thực hiện quá trình quản lý nhà quản lý phải trả lời rất nhiều các câu hỏi và đưa ra các quyết định quản lý. + QĐQL là thước đo năng lực của. 1 CHƯƠNG 4 QUYẾT ĐỊNH QUẢNLÝ 2 4. 1. Mt s vn chung v quyt nh QL - Khỏi nim: quyt nh l quỏ trỡnh xỏc nh vn v la chn mt phng ỏn