Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 3

1 CHƯƠNG 3 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ 2 §3. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ 3.1. Khái niệm và phân loại chức năng quản lý 3.2. Các chức năng quản lý cơ bản 3.3. Mối liên hệ giữa các chức năng quản lý 3 Mục đích, yêu cầu • Nắm được khái niệm các chức năng: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra • Hiểu nội dung của các chức năng QL và có thể ứng dụng vào thực tế • Thấy được vai trò của các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và có thái độ đúng đắn trong việc thực hiện các chức năng. 4 3.1. Khái niệm và phân loại chức năng quản lý 3.1.1. Khái ni m ch c n ng qu n lýệ ứ ă ả - Khái ni m ch c n ngệ ứ ă : +Theo T i n Ti ng Vi t, thu t ng n y có hai ngh a: ừđể ế ệ ậ ữ à ĩ “1. Ho t ng, ạ độ tác d ng bình th ng ho c c tr ng c a m t c quan, m t h c quan ụ ườ ặ đặ ư ủ ộ ơ ộ ệ ơ n o ó trong c th ;à đ ơ ể 2. Tác d ng, vai trò bình th ng ho c c tr ng ụ ườ ặ đặ ư c a m t ng i n o, m t cái gì ó (GS Ho ng Phê (ch biên): T i n ủ ộ ườ à ộ đ ” à ủ ừđể Ti ng Vi t, Trung tâm T i n Ngôn ng , H N i, 1992) ế ệ ừđể ữ à ộ + ôi khi ng i ta hi u ch c n ng gi ng nh nhi m v : Đ ườ ể ứ ă ố ư ệ ụ ch c n ng l ứ ă à h ng ho t ng c b n bao g m m t t p h p nhi u nhi m v t ng i ướ ạ độ ơ ả ồ ộ ậ ợ ề ệ ụ ươ đố gi ng nhau v m c ích, cách th c ti n h nh c a các i t ng (t ch c, ố ề ụ đ ứ ế à ủ đố ượ ổ ứ con ng i, máy móc, )ườ … + Có th khái quát ch c n ng nhể ứ ă ư l nh ng t p h p các ho t ng c à ữ ậ ợ ạ độ đượ phân chia th nh các nhóm t ng t nhau, ã c xác nh tr c cho à ươ ự đ đượ đị ướ các i t ng c th . ó c ng chính l nh ng gì quy t nh s t n t i đố ượ ụ ể Đ ũ à ữ ế đị ự ồ ạ hay không c a i t ng ó (theo ý ngh a giá tr )ủ đố ượ đ ĩ ị 5 - Khỏi nim chc nng qun lý: Ch c n ng qu n lý l m t d ng ho t ng qu n lý chuyờn bi t m thụng qua ú ch th qu n lý tỏc ng lờn i t ng qu n lý nh m t m c tiờu ra. - Chức năng quản lý xuất hiện gắn liền với sự phân công và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất. - Chức năng QL xác định khối l ợng các công việc cơ bản và trình tự các công việc của quá trình QL, mỗi chức năng có nhiều nhiệm vụ cụ thể, là quá trình liên tục của các b ớc công việc tất yếu phải thực hiện. 6 Ý nghĩa của chức năng QL • To n b ho t ng QL u c th c hi n thông qua các à ộ ạ độ đề đượ ự ệ ch c n ng QL, n u không xác nh c ch c n ng thì ch ứ ă ế đị đượ ứ ă ủ th Ql không th i u h nh c h th ng QL.ể ểđề à đượ ệ ố • Ch c n ng QL xác nh v trí, m i quan h gi a các b ứ ă đị ị ố ệ ữ ộ ph n, các khâu, các c p trong h th ng QLậ ấ ệ ố • T nh ng ch c n ng QL m ch th xác nh các nhi m v ừ ữ ứ ă à ủ ể đị ệ ụ c th , thi t k b máy v b trí con ng i phù h p ụ ể ế ế ộ à ố ườ ợ • C n c v o ch c n ng, nhi m v m ch th QL có th theo ă ứ à ứ ă ệ ụ à ủ ể ể dõi, ki m tra, ánh giá, i u ch nh s ho t ng c a m i b ể đ đề ỉ ự ạ độ ủ ỗ ộ ph n v to n b h th ng QL.ậ à à ộ ệ ố 7 Quá trình quản lý Định nghĩa: Quá trình quản lý là quá trình hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thực hiện hệ thống các chức năng quản lý để đ a hệ quản lý tới mục tiêu đã dự kiến. Đặc tr ng: - Quá trình quản lý giữ vai trò trung tâm trong hệ thống các hoạt động của chủ thể quản lý vì nó chính là căn cứ xác định nội dung của hoạt động quản lý, cách tổ chức các giai đoạn liên tục trong quá trình quản lý. - Các giai đoạn hoạt động quản lý th ờng diễn ra theo một chu kỳ. 8 Chu trình quản lý Quá trình quản lý có tính chu kỳ đ ợc gọi là chu trình quản lý. Chu trình quản lý là sự kết hợp các chức năng quản lý theo một trật tự thời gian xác định. 9 Chu trình qu n lýả Chức năng tổ chức Chức năng chỉ đạo Chức năng kiểm tra Chức năng kế hoạch Thông tin phục vụ quản lý 10 3.1.2. Phân loại chức năng quản lý - Theo quan i m truy n th ng: đ ể ề ố + Henry Fayol: 5 ch c n ng c a qu n lý: K ho ch - T ch c - Ch ứ ă ủ ả ế ạ ổ ứ ỉ huy - Ph i h p - Ki m tra.ố ợ ể + D.M. Kruk: c ng chia l m 5 ch c n ng: K ho ch - T ch c - ũ à ứ ă ế ạ ổ ứ Ph i h p - Ch o - Ki m kê v ki m tra ố ợ ỉ đạ ể à ể - Theo quan i m c a T ch c UNESCO:đ ể ủ ổ ứ phân lo i ch c n ng qu n lý ạ ứ ă ả th nh 8 n i dungà ộ - Phân lo i thông qua m t s n i dung ho t ng qu n lý:ạ ộ ố ộ ạ độ ả D oán - K ho ch hoá - T ch c - ng viên - i u ch nh - ự đ ế ạ ổ ứ Độ Đ ề ỉ Ki m tra - ánh giá v h ch toán. ể Đ à ạ - Phân lo i theo nhóm công vi c g n v iạ ệ ắ ớ khái ni m qui trình qu n lýệ ả : Cách phân lo i d a trên nguyên lý gi i quy t v n , bao g m các ạ ự ả ế ấ đề ồ ch c n ng: Ho ch nh - T ch c - Ki m soátứ ă ạ đị ổ ứ ể - Phân lo i tạ heo quan i m hi n iđ ể ệ đạ : m i công vi c có xu h ng ọ ệ ướ chuyên môn hoá, ng y nay ho t ng qu n lý ph n l n c phân à ạ độ ả ầ ớ đượ lo i theo các ch c n ng: K ho ch - T ch c - Ch o - Ki m tra.ạ ứ ă ế ạ ổ ứ ỉ đạ ể [...]... (*) - Mạng lới MT - Đa mục tiêu - Mục tiêu ngân sách Mọi sự phân loại chỉ có tính chất qui ớc; phải nhìn thấy và tính đến sự thống nhất biện chứng của các mục tiêu 23 Cỏch xỏc nh mc tiờu QL Vic xỏc nh mc tiờu th ng c da trờn nguyờn tc: SMARTER - Specific - c th, d hiu - Measurable - o l ng c - Achievable - va sc - Realistics - thc t - Timebound - cú thi hn - Engagement - liờn kt - Ralevant - thớch... xác định Mục tiêu quản lý (Lựa chọn MT căn cứ vào khả năng và trạng thái của đơn vị) VD: Ma trận xác định MT phát triển Trờng Tiểu học A năm học 200 9-2 010 Trạng Mong muốn Không mong muốn ít - Có 2 GV đi học nâng cao trình độ - Tỷ lệ HS lu ban, bỏ học Không - Xây thêm phòng học, mua sắm thêm trang thiết bị dạy học thái Khả năng Nhiều Tất yếu Tỷ lệ HS lên lớp, tốt nghiệp năm học 200 8-2 009 28 Phơng pháp... qun lý hoc ca mt s yu t cu thnh nờn nú - ặc điểm về trạng thái của mục tiêu quản lý: + Trạng thái của mục tiêu QL là trạng thái cha có (trạng thái mong muốn) hoặc đang có (trạng thái cần phải có) mà ta muốn đạt tới hoặc muốn duy trì + Trạng thái của mục tiêu quản lý là trạng thái chỉ có đ ợc thông qua tác động quản lý và sự vận động của các đối tợng quản lý 18 Vai trò quan trọng của mục tiêu quản lý: ... mục tiêu quản lý là một căn cứ quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý Đề ra mục tiêu là giai đoạn đầu tiên của quá trình quản lý, nó quyết định toàn bộ sự diễn biến của quá trình đó Lm c s lp k hoch hot ng v phõn b cỏc ngun lc Thit lp cỏc tiờu chun thc hin cỏc hot ng Mục tiêu quản lý là cơ sở của mọi tác động quản lý Xác định đúng đắn mục tiêu là bớc đầu tiên dẫn đến các tác động quản lý, là yếu... lý: mi mc tiờu qun lý ra u phi th hin c yờu cu ca cp trờn, s phỏt trin ca t chc v mc tiờu s l s nh hng, chi phi cỏc hot ng ca t chc 21 Phân loại Mục tiêu quản lý Phân loại theo không gian của đối tợng quản lý (hay cấp quản lý) : có mục tiêu chung toàn ngành địa phơng; mục tiêu cơ sở (MT cp cao; MT cp trung gian; MT cp c s) Phân loại theo độ dài thời gian của giai đoạn phát triển của hệ thống bị quản. . .3. 2.1 Cỏc chc nng qun lý c bn 3. 2.1.1 Chc nng k hoch (Planning) Khỏi nim: chc nng k hoch l quỏ trỡnh xỏc nh cỏc mc tiờu phỏt trin ca t chc v la chn nhng bin phỏp tt nht thc hin mc tiờu ó xut Chc nng k hoch l chc nng u tiờn ca quỏ trỡnh qun lý; tn ti trong mi t chc, trong mi hot ng qun lý * 3. 2.1.2 Vai trũ ca chc nng k hoch: - Khi u, nh hng cho quỏ trỡnh qun lý; giỳp cho t chc... quản lý: mục tiêu dài hạn (1 5-2 0 năm), trung hạn (5 năm), ngắn hạn (1 năm) Theo phạm vi bao trùm của nội dung quản lý: mục tiêu tổng thể; mục tiêu bộ phận; Da theo cỏch th hin mc tiờu: MT nh tớnh v MT nh lng Dựa trên các tiêu chuẩn phân loại nói trên: - Mục tiêu chiến lợc (toàn ngành, tổng thể, lâu dài, then chốt.) 22 - Mục tiêu chiến thuật (địa phơng, bộ phận, ngắn hạn, ) - Mục tiêu tác nghiệp - Hệ... trong 16 3. 2.1 .3 Ni dung ca chc nng k hoch 1 Xỏc nh v phõn tớch cỏc mc tiờu 2 Xõy dng k hoch thc hin mc tiờu 3 Trin khai thc hin k hoch 4 Kim tra, ỏnh giỏ vic thc hin k hoch 17 1 Xỏc nh v phõn tớch cỏc mc tiờu - Khái niệm mục tiêu: Mục tiêu là trạng thái tơng lai, tiêu điểm tơng lai, hay kết quả cuối cùng mà một cơ sở hoặc bộ phận mong muốn đạt đến - Khỏi nim mc tiờu qun lý: mc tiờu qun lý l trng... động là: - Những điểm mạnh - Những điểm yếu - Các cơ hội - Những nguy cơ 29 O1 S 1 Điểm mạn h Cơ hội S1O1 Oh S1O h t 1 Nguy cơ S1t1 t1 S1 tk Si ti S1O1 Sn SnO1 SnOh Snt1 Sntk W1 W 1O 1 W1Oh W1t1 W1tk Điểm yếu Witj W iO i Wm WmO 1 WmO Wmt1 Wmtk h Ma trận SWOT 30 Phân tích MT và quyết định chiến lợc thực hiện MT * Phân tích MT: - Phân tích để làm rõ sự phù hợp của MT dự kiến với sứ mạng của tổ chức - Phân... định quản lý và bảo đảm hiệu quả của các quyết định đó To s hp dn vi i tng qun lý Quyt nh hiu qu hot ng ca t chc 19 Tớnh cht ca mc tiờu qun lý Tớnh h thng: Mi mc tiờu cn phi t trong mi quan h vi cỏc mc tiờu khỏc sao cho khụng mõu thun, loi tr nhau, luụn cú mi quan h th bc u tiờn Tớnh chuyờn bit: Mc tiờu ca t chc no, h thng qun lý no cng phi c trng v th hin rừ chc nng ca t chc v h thng qun lý y . 1 CHƯƠNG 3 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ 2 3. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ 3. 1. Khái niệm và phân loại chức năng quản lý 3. 2. Các chức năng quản lý cơ bản 3. 3. Mối liên hệ giữa các chức năng quản lý 3 Mục. trình quản lý. - Các giai đoạn hoạt động quản lý th ờng diễn ra theo một chu kỳ. 8 Chu trình quản lý Quá trình quản lý có tính chu kỳ đ ợc gọi là chu trình quản lý. Chu trình quản lý là. trình quản lý Định nghĩa: Quá trình quản lý là quá trình hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thực hiện hệ thống các chức năng quản lý để đ a hệ quản lý tới mục tiêu đã dự kiến. Đặc tr ng: - Quá