ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ thanh toán

Ngành tin học văn phòng Phần I Một số hình ảnh về Dù trữ Quốc gia khu vực Hà Nội 1 Ngành tin học văn phòng I. Giới thiệu chung về Dự trữ quốc gia khu vực Hà Nội: 1. Tổ chức quản lý và hoạt động của cơ quan: Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội (điện thoại: 8643317) có trụ sở tại 36/1 Phan Đỡnh Giút - Phường Phương Liệt - Quận Thanh Xuân - Hà Nội thuộc Cục Dự trữ Quốc gia được thành lập tháng 8 năm 1956. Toàn bộ cơ quan có diện tích khoảng 3500 m 2 nằm đối diện với công ty Hoá chất mỏ. Nội dung hoạt động chính của cơ quan bao gồm: - Dù trữ các loại hàng hoá của quốc gia như: + Các loại lương thực, thực phẩm như gạo, đường. + Các loại thuốc men. + Sắt, thép và các loại kim loại quý + Các mặt hàng cần thiết khác. - Quản lý và bảo quản các mặt hàng dự trữ quốc gia luôn đảm bảo an toàn về chất lượng và số lượng. - Đồng thời phân phối, cứu hộ và cứu nạn các mặt hàng cho các đơn vị khi cần thiết: phũng ngừa, khắc phục các hậu quả do thiên tai, hạn hán hay lũ lụt Trong hoạt động phát triển, do quy mô và yêu cầu nhiệm vụ quản lý khác nhau nên không có sự đồng nhất về cơ cấu tổ chứ cho tất cả các cơ quan mà mỗi cơ quan đều có mô hình quản lý riêng. Tại Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội, cơ cấu bộ máy tổ chức được thiết lập theo mô hình trực tuyến tham mưu. Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội có khoảng hơn một trăm nhân viên (kể cả giám đốc) được bố trí thành 5 phòng ban cụ thể như sau: 2 Ngnh tin hc vn phũng S t chc ti D tr Quc gia khu vc H Ni: - Giỏm c c quan l ngi chu trỏch nhim lónh o v qun lý tt c mi hot ng ca c quan, chu trỏch nhim vi cp trờn v vic hon thnh nhim v k hoch v qun lý ti sn. - Phú giỏm c c quan l ngi chu trỏch nhim trc giỏm c v t chc hot ng qun lý v kt qu ti chớnh ca c quan. 3 Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kỹ Thuật Các Tổng Kho Thanh Trì Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kế Toán Phòng Kế Hoạch Phòng Thí Nghiệm Từ Liêm Đông Anh Sóc Sơn Ngành tin học văn phòng - Phòng Tổ chức Hành chính: thực hiện các công việc về tổ chức nhân sự, tổ chức sản xuất và các chế độ, chính sách lao động, bảo hiểm của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan. - Phòng kế hoạch: chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch sử dụng, lưu trữ và bảo quản hàng hoá, mua bán chuẩn bị vật tư cho phù hợp với yêu cầu của công việc. - Phòng kỹ thuật: kiểm tra các loại thiết bị và chất lượng các loại lương thực, thực phẩm, hàng hoá và các loại thuốc men. - Phòng kế toán: thực hiện các nghiệp vụ về hạch toán kế toán, phân bổ tiền lương, tiền thưởng của cơ quan thực hiện các chế độ theo Bộ luật lao động. - Phòng thí nghiệm: thực hiện việc nghiên cứu và kiểm tra về mặt chất lượng, mặt kỹ thuật của các thiết bị máy móc và các loại lương thực, thực phẩm Nhìn chung tất cả nhân viên trong cơ quan đều rất chan hoà, thân thiện với nhau tạo được những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc ở cơ quan và ngoài cơ quan. Tất cả mọi người tạo thành một khối đoàn kết thống nhất vì lợi Ých chung của cơ quan, cùng nhau đưa Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội ngày càng phát triển. Từ người lãnh đạo trở xuống các nhân viên đều nhiệt tình với công việc và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 2. Cơ sở vật chất của công ty: Trong công tác văn phòng, cơ sở vật chất đóng vai trò rất quan trọng, bởi nú chớnh là việc cung cấp những tiện nghi góp phần thực hiện tốt công việc quản lý và làm việc của cơ quan. Hầu hết cỏc phũng ban trong cơ quan đều có đầy đủ máy vi tính, máy in và hệ thống điện thoại, máy fax phục vụ tích cực cho hoạt động làm việc của cơ quan. Mỗi phòng được bố trí tối thiểu một máy vi tính cùng với hệ thống điện thoại và các phương tiện làm việc hiện đại tạo cho mọi người không khí thoải mái khi làm việc, từ đó làm việc hiệu quả và tạo được năng suất lao động cao hơn. Với một cơ sở vật chất đầy 4 Ngành tin học văn phòng đủ, hiện đại và quy mô như trên, tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan đã và đang hoạt động, lao động rất tích cực, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của cơ quan. Trong công tác văn phòng, cơ sở vật chất đóng vai trò rất quan trọng, bởi nó chính là việc cung cấp những tiện nghi góp phần thực hiện tốt công việc quản lý và làm việc của cơ quan. Hầu hết các phòng ban trong cơ quan đều có đầy đủ máy vi tính, máy in và hệ thống điện thoại, máy fax phục vụ tích cực cho hoạt động làm việc của cơ quan. Mỗi phòng được bố trí tối thiểu một máy vi tính cùng với hệ thống điện thoại và các phương tiện làm việc hiện đại tạo cho mọi người không khí thoải mái khi làm việc, từ đó làm việc hiệu quả và tạo được năng suất lao động cao hơn. Với một cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại và quy mô như trên, tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan đã và đang hoạt động, lao động rất tích cực, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của cơ quan. II. Giới thiệu về phòng tiếp nhận thực tập - Phòng Tổ chức Hành chính: Trong đợt thực tập tốt nghiệp này, em đã rất may mắn khi được trở lại thực tập tại Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội. Khác với lần đầu thực tập nhận thức là làm việc tại phòng văn thư, lần này Ban Giám Đốc đã bố trí em vào thực tập tại phòng Tổ chức Hành chính. 1. Tổ chức quản lý của phòng: Phòng Tổ chức Hành chính có 13 người, bao gồm: - Trưởng phũng: ụng Ngụ Tiến Kết là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý tất cả các mặt hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc hoàn thành công việc được giao. - Phó phòng: là người trợ giúp trưởng phòng đặc biệt là khi trưởng phòng đi vắng. Công tác nghiệp vụ chính của phó phòng là làm lương và quản lý nhân sự. 5 Ngành tin học văn phòng - Kỹ sư kỹ thuật: theo dõi các công việc có liên quan đến công tác sửa chữa, cải tạo, xây dựng thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính khi được lãnh đạo cơ quan giao cho phòng thực hiện. - Cán sự: quản lý các hoạt động của xe và lái xe, quản lý lịch trực lễ Tết của các đơn vị trực thuộc và quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện vật chất kỹ thuật của toàn Văn phòng cơ quan. - Chuyên viên thứ nhất: quản lý tổ bảo vệ - Chuyên viên thứ hai: thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của cán bộ văn thư lưu trữ. Quản lý toàn bé con dấu, tiếp nhận, bảo quản và chuyển công văn đảm bảo kịp thời đúng quy định của Nhà nước, của ngành và của đơn vị về bảo mật. - Hai lái xe: có trách nhiệm lái xe phục vụ giám đốc và cỏc phũng ban trong cơ quan, quản lý và bảo dưỡng xe. - Bèn nhân viên thường trực, bảo vệ: làm tốt công tác thường trực, phát báo cho cỏc phũng ban và trực điện thoại. - Nhân viên phục vụ: có trách nhiệm bảo đảm vệ sinh của cỏc phũng ban và cỏc phũng công cộng. Tổ chức của phòng rất khoa học và hợp lý, đảm bảo cho hoạt động của phòng đạt được hiệu quả cao. 2. Hoạt động chính của phòng: Phòng Tổ chức Hành chính là một bộ phận không thể thiếu trong công tác quản lý của Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội. Phũng cú nhiệm vụ và chức năng: - Quản lý hồ sơ cán bộ và các văn bản có liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ. - Quản lý và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong nội bộ đơn vị, tổ chức công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của phát luật. 6 Ngành tin học văn phòng - Đề bạt cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ (đào tạo nguồn nhân lực của cơ quan kể cả công tác tuyển dụng nếu có). - Quản lý, theo dõi và thực hiện các công tác liên quan đến nghiệp vụ lao động và tiền lương, tiền thưởng đối với cán bộ công chức toàn đơn vị. - Thực hiện chế độ nâng bậc lương và thi công nhân viên chức cho cán bộ công nhân viên chức hàng năm. - Thực hiện các chế độ về ốm đau, thai sản, tử tuất, theo bộ luật lao động. - Quản lý toàn bộ công tác hành chính quản trị của Văn phòng Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội và của phòng Tổ chức Hành chính. - Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, công văn giấy tờ, quản lý tài sản của cơ quan và phục vụ hội nghị, phục vụ giám đốc. 7 Ngành tin học văn phòng PHẦN II Những công việc được giao Tại cơ sở thực tập I. Nội dung công việc được giao: 1. Trực điện thoại: Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, điện thoại đã và đang đóng một vai trò hết sức quan trọng và hữu Ých. Và đặc biệt trong các văn phòng, cơ quan và công ty, điện thoại đã trở thành một thiết bị không thể thiếu. Khi còn học ở trường, em vẫn nghĩ trực điện thoại là một công việc đơn giản nhưng qua quá trình thực tập tại cơ quan và nhất là ở phòng Tổ chức Hành chính, được trực tiếp giao nhiệm vụ trực điện thoại em nhận thấy đây thực sự là một công việc đòi hỏi sự khéo léo và một kỹ năng giao tiếp hoàn hảo. Người nhận điện thoại là người thay mặt cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của cơ quan. Vì vậy, người trực điện thoại phải thể hiện được sự lịch sự, nhẹ nhàng qua giọng 8 Ngành tin học văn phòng nói của mình, tạo được Ên tượng tốt cho người gọi điện và đồng thời qua đó cũng tạo được sự tin tưởng đối với cơ quan. a) Nhận và gọi điện thoại: Khi nghe và nhận điện thoại ta phải hết sức chú ý đến lời nói và nội dung của cuộc gọi. Khi nhấc máy trả lời điện thoại, câu đầu tiên em nói là: “Alụ, Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội xin nghe! ” - Nếu người gọi đến yêu cầu được gặp một trong số những nhân viên trong cơ quan mà người đó có mặt em sẽ trả lời: “Xin cụ (chỳ) vui lòng chờ một chút.” Và chuyển máy đến cho người đó. Khi chuyển máy chú ý che đầu ống nghe lại để tránh trường hợp đầu dây bên kia có thể nghe được. - Nếu người nhận điện thoại không có mặt ở cơ quan lúc đó, em sẽ trả lời: “Dạ hiện nay cụ (chỳ) B đang đi vắng, cụ (chỳ) có cần nhắn gỡ khụng ạ? ” hoặc “Xin cụ (chỳ) vui lòng gọi lại sau ạ? ”. Nếu có thể hỏi thờm tờn, điện thoại để người vắng mặt liên lạc lại sau. Sau khi người gọi chủ động ngừng cuộc gọi, phải nhớ ghi vào sổ trực điện thoại với nội dung sau: TT Tên người gọi Địa chỉ Số điện thoại Tên người nhận Ghi chó 1 2 3 b) Một số lưu ý khi trực điện thoại: Khi trực điện thoại ta phải chú ý đến một số điều sau để có thể hiểu và truyền đạt lại thông tin một cách chính xác và đạt được kết quả giao tiếp tốt nhất: - Phải chuẩn bị sẵn giấy bót để ghi lại các lời nhắn, các cuộc hẹn gặp. Phải xưng hô rõ ràng khi nhấc máy. 9 Ngành tin học văn phòng - Phải chú ý đến nội dung lời nói của người gọi, trả lời chính xác câu hỏi của người gọi. - Nên có lời nói lịch sự, nhẹ nhàng và thái độ vui vẻ khi trả lời điện thoại cho dù tâm trạng có mệt mỏi. - Đặc biệt chú ý đến các cuộc điện thoại riêng, trực tiếp của các vị lãnh đạo, những cuộc điện thoại giao dich 2. Sắp xếp và quản lý hồ sơ, văn bản: Công tác quản lý văn bản bao gồm hai loại văn bản chính là quản lý văn bản đến và văn bản đi. Vì thế mà tuỳ theo từng loại văn bản chúng ta sẽ có những thao tác nhận và quản lý riêng. a) Quản lý văn bản đến: Khi nhận văn bản từ nhân viên bưu điện hay từ tay người khác, người thư ký (hoặc người đảm nhiệm trách nhiệm văn thư) phải thực hiện công việc theo đúng trình tự sau: - Khi nhận ta phải xem lướt nhanh qua văn bản, nếu văn bản gửi không đúng cho cơ quan mỡnh thỡ gửi trả lại cho nhân viên bưu điện. - Khi nhận ta phải kiểm tra xem văn bản còn nguyên hay không (nếu không thì ta phải lập biên bản báo cáo). - Khi nhận xong phải phân loại văn bản đến thành các loại: + Xuất bản phẩm: Bao gồm các loại sách báo, tạp chí. + Loại văn bản được búc bỡ thỡ gửi cho trưởng phòng, trưởng ban hoặc các đơn vị chức năng của cơ quan. + Loại văn bản không được búc bỡ: Phải gửi đích danh cho người nhận có tên ngoài phong bì. - Sau khi nhận xong phải ký vào sổ giao nhận văn bản, phải vào sổ công văn đến theo mẫu sau: STT Ngày tháng đến Số đến Tên cơ quan Số và ký hiệu văn Ngày tháng văn bản Tên loại Trích yếu nội dung Ký nhận Ghi chó 10 [...]... vì vậy họ luôn thành công trong công việc, đem lại lợi nhuận và ưu thế cho công ty mình Muốn vậy, một người thư ký phải là một người có kiến thức tổng hợp về nhiều vấn đề, có khả năng quyết đoán để dễ dàng đạt được mục đích trong 26 Ngành tin học văn phòng đối thoại và với khả năng thống ngự sẽ làm cho người đối thoại tôn trọng, thớch thú cho nên sẽ nhanh chóng thu được thành công trong đàm phán c Khả... về hiệu quả công việc và bản thân: 1 Đánh giá về hiệu quả công việc Thời gian 10 tuần thực tập tại phòng Tổ chức Hành chính đối với em thật bổ Ých Em đã được làm quen với các công việc văn phòng, bên cạnh đó là sự giúp đỡ rất nhiệt tình của cỏc cụ chỳ và các anh chị trong phòng, bước đầu em đã thu được những kết quả rất khả quan và đã hoàn thanh tốt cỏc cụng việc được mọi người trong phòng tin tưởng... nhu cầu nhất định như: trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động phân phối, tri giác và tìm hiểu người khác, trong quá trình sống và làm việc - Khía cạnh giao lưu: gắn liền với việc tìm hiểu những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau - Tác động qua lại giữa hai bên: có nhiều kiểu tác động lẫn nhau giữa con người trong quá trình giao tiếp, mà trước... hợp với từng loại đối tượng, từ cách xưng hô đến giọng nói Phải có giọng nói nhẹ nhàng, lịch sự, thông tin phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác Đối với công việc này em đó luụn tuân thủ theo những nguyên tắc trên - Nắm được chu trình công việc của người văn thư Công việc của một người văn thư là khi nhận một công văn phải xem qua một lượt sau đó phân loại rồi chuyển cho trưởng phòng hoặc trực tiếp chuyển... về mình và công ty Bởi vậy chỉ có những lời khen thật sự chân thành mới tạo được Ên tượng tốt đẹp của khách với bản thân mình cũng như cả công ty và vì thế những kết quả thu được sẽ thật sự bất ngờ - Sù quyến rò: + Sù quyến rò trong cách ăn mặc: Tuỳ từng môi trường làm việc trong văn phòng hay tại các buổi tiếp khách, người thư ký nên chọn các ăn mặc phù hợp với đặc tính công việc 27 Ngành tin học văn... tâm tới người khác thì chỉ trong vòng hai tháng sẽ có nhiều bạn thân hơn là hai năm gắng công bắt người khác quan tâm tới chúng ta - Luôn giữ nụ cười trờn mụi Bởi một nụ cười không làm nghèo người phát ra nhưng làm giàu người nhận nó - Sau đú hãy nhớ tên người đối thoại Vì người ta cho rằng tên của mình là một âm thanh êm đềm nhất, quan trọng nhất trong các âm thanh 35 Ngành tin học văn phòng - Luôn... thời thoả mãn Đồng thời thông qua dư luận của khách hàng mà cải tiến sản phẩm, phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý, thông tin cho 24 Ngành tin học văn phòng khách hàng về những sản phẩm mới khơi dậy những nhu cầu tiền Èn của họ Bên cạnh đó tâm lý khi giao tiếp với khách hàng cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng Chúng ta phải gạt bỏ những tâm lý sợ sệt, phải bình tĩnh, tự tin thể hiện khả năng... năng công dụng, độ bền cũng như thời gian bảo hành từ đó tạo được hứng thó cũng như lòng tin của khách hàng vào sản phẩm, khích thích khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty b Khả năng thống ngự: Đú chính là khả năng khống chế chi phối và luôn làm chủ tình hình, đặc biệt trong những trường hợp bất ngờ xảy ra người có khả năng thống ngự sẽ luôn tìm được cách giải quyết và tìm được những người, những công. .. đến lợi Ých của nhân dân 4 Sử dụng mỏy Phụtụcopy: Mỏy phụtụcopy cũng là một trong những thiết bị văn phòng không thể thiếu được trong các văn phòng cơ quan Trong thời gian thực tập, em cũng thường xuyên được giao nhiệm vụ phụtụ tài liệu cho cỏc cụ chỳ trong phòng và cơ quan Muốn phụtụ tài liệu, trước hết chúng ta phải bật nót công tắc khởi động Khi máy đang khởi động, chúng ta sẽ thấy đèn đỏ nhấp nháy... có thẩm quyền, dưới ký hiệu và số của văn bản hoặc dưới trích yếu đối với văn bản, công văn không tên Với công việc soạn thảo văn bản, em đã áp dụng được các kiến thức về Word, về trình bày văn bản và hoàn thành được công việc được giao Và qua 13 Ngành tin học văn phòng đó em cũng đã rót ra được một số yêu cầu đối với công tác soạn thảo văn bản, đó là: - Nội dung văn bản phải chính xác với chủ trương . bộ. - Quản lý và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong nội bộ đơn vị, tổ chức công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của phát luật. 6 Ngành tin học văn phòng - Đề. các anh chị trong phòng, bước đầu em đã thu được những kết quả rất khả quan và đã hoàn thanh tốt cỏc cụng việc được mọi người trong phòng tin tưởng giao cho. Cụ thể là: 15 Ngành tin học văn. nhàng, lịch sự, thông tin phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Đối với công việc này em đó luụn tuân thủ theo những nguyên tắc trên. - Nắm được chu trình công việc của người văn thư. Công việc của