- Giao tiếp kiểu Thắng Thắng: trong kiểu giao tiếp này mọi người luôn mong muốn tìm kiếm lợi Ých chung, làm cho các bên tham gia giao tiếp
c.Khả năng quyến rò:
Đây là yếu tố mà bất kỳ một người thư ký nào cũng phải học hỏi trong giao tiếp. Đây là khả năng gây Ên tượng và hấp dẫn đối với khách hàng. Nó bao hàm những điều sau:
- Sù chân thành:
+ Chân thành với mọi người:
Lòng tin là chiếc cầu nối liền tình hữu nghị. Muốn có được lòng tin của khách hàng, người thư ký phải luôn phải tận tình giúp đỡ khách hàng những việc mà trong khả năng của mình có thể làm được, sẵn sàng giải thích bất cứ thắc mắc nào từ phía khách hàng bằng sự chân thành và tận tụy nhất, tránh vụ lợi riêng tư.
Vớ dô: khi tiếp các khách hàng ở tỉnh xa đến ký kết hợp đồng trong thời gian dài, người thư ký có thể chủ động giúp đỡ thu xếp chỗ ăn ở cho họ như: đặt trước phòng nghỉ hoặc khách sạn, thu xếp chỗ ăn ở, đi lại...
+ Chân thành ngợi ca những ưu điểm nổi bật của khách:
Trong quá trình giao tiếp làm việc với khách hàng, người thư ký không nên tiết kiệm lời khen mà nên chủ động khen ngợi những ưu điểm nổi bật của khách. Nhưng đó phải là những lời khen thật sự chân tình, phải có giới hạn, đúng nơi và đúng lúc, tránh để khách hiểu nhầm là mình tâng bốc hay nịnh bợ, dùng những lời hoa mỹ để lấy lòng, làm cho khách hiểu sai và không đúng về mình và công ty. Bởi vậy chỉ có những lời khen thật sự chân thành mới tạo được Ên tượng tốt đẹp của khách với bản thân mình cũng như cả công ty và vì thế những kết quả thu được sẽ thật sự bất ngờ.
- Sù quyến rò:
+ Sù quyến rò trong cách ăn mặc:
Tuỳ từng môi trường làm việc trong văn phòng hay tại các buổi tiếp khách, người thư ký nên chọn các ăn mặc phù hợp với đặc tính công việc.
Nên chọn cách ăn mặc làm sao vừa phù hợp với bản thân, tạo được Ên tượng đối với khách hàng lại vừa thể hiện được sự tộn trọng của khách hàng bởi qua cách ăn mặc đã thể hiện một phần về phẩm chất, về thẩm mỹ cũng như tính cách của người đó và người ta có thể đánh giá và xem xét mình qua cách ăn mặc.
Vớ dô: khi làm việc tại cơ quan, người thư ký nên mặc những trang phục dành cho công sở, còn khi đi dự các hội nghị hoặc cùng giám đốc đi ký kết hợp đồng thỡ nờn mặc áo dài hoặc ỏo vộc...
- Sù quyến rò về học thức:
Người thư ký không chỉ giỏi, nắm vững và phát huy được những điểm mạnh của mình về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn cần phải trao dồi thêm sự hiểu biết về các lĩnh vực trong xã hội như: kinh tế, xã hội, địa lý, lịch sử, nữ công gia chánh... Đõy chớnh là những tiền đề giúp người thư ký dễ dàng tiếp xúc, nói chuyện và tạo nên bầu không khí thân mật, vui vẻ giữa những khách hàng cùng sở thích.
- Sù quyến rò về tư thế:
Bên cạnh những yếu tố trên, tư thế của người thư ký khi giao tiếp là rất quan trọng, đõy chớnh là Ên tượng đầu tiên cho người đối thoại. Vì vậy khi giao tiếp người thư ký cần chú ý:
+ Trước hết là nét mặt: trong giao tiếp, nét mặt thường biểu hiện thái độ, cảm xúc của con người. Ngoài ra, nét mặt còn cho ta biết Ýt nhiều về cá tính con người và thái độ của đối tượng giao tiếp. Đặc biệt là ánh mắt vì “Mắt chính là cửa sổ của tâm hồn”. Ánh mắt đã phản ánh được những trạng thái cảm xúc, bộc lé tình cảm, tâm trạng và ước nguyện của con người ra bên ngoài. Vậy nên khi giao tiếp với khách hàng ta nên giữa nét mặt thân thiện, tươi tỉnh tạo cảm giác gần gũi cho người tiếp xúc.
+ Thứ hai là tư thế khi giao tiếp: khi đối thoại ta nên ngồi thẳng, chân tay để ngay ngắn, mắt nhìn thẳng vào người đối thoại, không nên nhìn đi nơi
khác hay quay ngang quay ngửa. Điều này sẽ tỏ ý không quan tâm và tôn trọng khách.
+ Thứ ba đó là khi giao tiếp, đặc biệt là với khách hàng người thư ký phải luôn giữ nụ cười trờn mụi. Bởi “Một nụ cười không làm nghèo người phát ra nhưng lại làm giàu người nhận nú”. Đó là thủ pháp giao tiếp có hiệu quả, thể hiện thái độ chân thành, hoà hợp. Nụ cười thể hiện tình bằng hữu muốn giao lưu kết bạn, nó làm cho người gần người hơn, giúp người đối thoại cảm thấy thoải mái, vui vẻ, tự tin hơn. Đõy chớnh là phương tiện rất đắc lực góp phần tạo nên một vẻ duyên dáng và đáng yêu riêng cho người thư ký.
+ Ngoài ra trong môi trường giao tiếp tại công ty ta nên chú trọng đến không gian giao tiếp: đó có thể là sự bố trí và bày biện phòng tiếp khách một cách sao cho phù hợp nhất, tạo được cảm giác thoải mái, thư giãn cho khách ngay khi bước vào phòng.