- Giao tiếp kiểu Thắng Thắng: trong kiểu giao tiếp này mọi người luôn mong muốn tìm kiếm lợi Ých chung, làm cho các bên tham gia giao tiếp
2.Tìm hiểu tâm lý khi giao tiếp với khách hàng:
Trong quá trình thực tập tại Dự trữ Quốc gia khu vực Hà Nội, em thấy bên cạnh những kỹ năng giao tiếp cơ bản thì việc chú ý đến tâm lý khi giao
tiếp với khách hàng là rất cần thiết bởi đây là một yếu tố góp phần không nhỏ vào sự thành công của quá trình giao tiếp. Bởi vậy khi giao tiếp với khách hàng chúng ta cần chú ý đến những yếu tố sau:
- Phải tìm hiểu tâm lý khách: để hiểu được tâm lý người đối thoại đòi hỏi người thư ký phải là người khéo léo trong cư xử với một thái độ chân thành, quan tâm tới khách và thể hiện mình là một người văn minh lịch sự.
- Chủ động mở đầu cuộc nói chuyện: khi khách từ xa đến thì việc đầu tiên là hỏi thăm tình hình sức khoẻ hay chỉ là một chút quan tâm nhỏ như chỉ cho khách chỗ rửa mặt, xà phòng... Sự hướng dẫn tận tình đó sẽ tạo nên cảm giác đặc biệt với khách, từ đó công việc sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
- Cố gắng tìm hiểu điểm hứng thó của đối phương: trong khi nói chuyện với khách, người thư ký nên biết cách tìm hiểu và tận dụng những điểm hứng thó của người đối thoại. Khi đú khỏch sẽ cảm thấy thớch thú và hứng khởi vì gặp được người cùng sở thích, tâm nguyện.
- Học cách lắng nghe: khi khỏch núi, cố gắng hiểu ý. Nếu khách đang say sưa vấn đề nào đó ta không nên ngắt lời và nờn tỡm một thời cơ thích hợp để hưởng ứng và khuyến khích khách tiếp tục nói. Chính những điều này sẽ tạo được Ên tượng sâu sắc cho khách về mình nói riêng và công ty nói chung.
Bên cạnh đó tại công ty, việc các đối tác liên hệ kinh doanh ngoài người Việt Nam còn có nhiều người nước ngoài đến từ các nước khác như: Anh, Pháp, Mỹ, Nhật... Vì vậy khi giao tiếp người thư ký phải đặc biệt chú trọng đến phong tục tập quán của từng nước, ngoài khả năng sử dụng thành thạo ngoại ngữ nước ngoài thì việc nghiên cứu tâm lý, đất nước và những nghi lễ trong xã giao của họ là rất cần thiết. Qua bộ môn giao tiếp và tìm hiểu thờm một số tài liệu, em đã phần nào hiểu và nắm được đặc điểm, tính cách và phong thái giao tiếp của một số nước trên thế giới như:
- Người Anh chịu ảnh hưởng nặng nề bởi các tập quán, tục lệ cổ xưa từ các tầng líp quý téc. Vì vậy họ chú ý nhiều đến cách phát âm, phát âm phải chuẩn xác và đúng âm điệu. Không vung tay phụ hoạ khi nói và tránh bận những bộ y phục có màu sặc sỡ và không dùng nước hoa có mùi ngát, mạnh.
- Họ Ýt nói về bản thân, thích hài hước nhưng tránh giễu cợt người khác. Khi tiếp khách họ cố gắng nói chuyện đều với tất cả mọi người, nhất thiết khụng tụn mỡnh lờn hoặc làm việc gì để mình nổi hơn người khác.
- Thích điểm tâm nhiều món, khi ăn không được úp đĩa, trong bữa tiệc thường im lặng.