Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả mô hình kế toán giao dịch một cửa tại VPBank

Thanh toán viên trực tiếp nhận chứng từ của khách hàng để kiểm soát, vào sổ hạch toán phân tích hoặc chuyển chứng từ sang bộ phận điện toán để nhập dữ liệu vào máy tính tin học hoá kế to

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là một quy luật tất yếu Các đơn vị kinh doanh ngày càng phải đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng vì khách hàng chính là người quyết định sự thành công hay thất bại trong cạnh tranh của các doanh nghiệp Các ngân hàng thương mại cũng phải đứng trước

sự cạnh tranh mạnh mẽ không chỉ từ phía các Ngân hàng thương mại trong nước, mà còn từ phía các Ngân hàng thương mại nước ngoài trước thềm hội nhập.Để chiến thắng trong cạnh tranh, các Ngân hàng thương mại phải cung cấp cho khách hàng những gì mà họ thấy là cần thiết

Ngân hàng bán lẻ với mục tiêu là cung cấp những tiện ích cho khách hàng về thời gian giao dịch, địa điểm giao dịch và phương thức giao dịch Hiện nay, với thời gian làm việc hành chính 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần, ngân hàng không thể đảm bảo được mục tiêu phục vụ được tất cả nhu cầu của khách hàng mọi lúc Mặt khác, do sự hạn chế của kênh phân phối truyền thống, khách hàng phải đến trụ sở chi nhánh ngân hàng thì mới thực hiện được giao dịch và phải trải qua những thủ tục phức tạp, gây bất tiện cho khách hàng khi giao dịch với ngân hàng Các kênh phân phối sản phẩm truyền thống thông qua hệ thống mạng lưới chi nhánh theo quan điểm cũ chỉ bảo vệ lợi ích của ngân hàng mà không quan tâm đến lợi ích của khách hàng

Cách tiếp cận truyền thống đang được dịch chuyển tạo ra cách tiếp cận lấy khách hàng là trung tâm để phân phối sản phẩm Cùng với xu thế hội nhập quốc tế nói chung và hội nhập quốc tế về ngành ngân hàng nói riêng, đòi hỏi các NHTM Việt Nam cần phải có những cải tiến trong giao dịch để bắt kịp với xu thế phát triển chung của thế giới

Với những lý do trên mà việc triển khai và hoàn thiện mô hình kế toán giao dịch một cửa tại các NHTM Việt Nam là một đòi hỏi tất yếu và hết sức cấp thiết

Nắm bắt được xu thế chung của việc phát triển mô hình kế toán giao dịch một cửa dựa trên cơ sơ ứng dụng công nghệ hiện đại, VPBank đã và đang từng bước hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa với việc ứng dụng chương trình phần mềm mới B2Kadvance;Và sắp tới VPBank sẽ đưa vào thử nghiệm phần mềm mới T24 với nhiều ưu việt hơn

Sau quá trình học tập nghiên cứu tại Học Viện Ngân Hàng, và quá trình tìm hiểu thực tiễn công tác kế toán giao dịch tại VPBank trong thời gian thực

tập, em xin lựa chọn đề tài: “ Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả mô hình kế toán giao dịch một cửa tại VPBank ” làm đề tài tốt nghiệp.

Ngoài phần mở đầu và kết luận ;đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1: Công tác kế toán giao dịch ngân hàng

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán giao dịch tại Ngân hàng thương mại cổ phần các doanh nghiệp ngoài quốc doanh Việt Nam - VPBank Chương 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện mô hình kế toán giao dịch một cửa tại VPBank

Với mong muốn xin góp phần nhỏ vào sự nghiệp phát triển của Ngân hàng thương mại cổ phần các doanh nghiệp ngoài quốc doanh – VPBank, do hạn hẹp về thời gian, kiến thức và kinh nghiệm thực tế không nhiều nên còn

có nhiều sai sót trong quá trình thực hiện đề tài Em mong nhận được ý kiến nhận xét, chỉ bảo và góp ý của các thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ: “Nguyễn Tường Vân”cùng các thầy cô giáo trong khoa Ngân hàng và các cán bộ nhân viên VPBank đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài tốt nghiệp của mình

sSinh viên thực hiện:

Trần Đình Thiện

lớp : NHE_K6

CHƯƠNG 1 CÔNG TÁC KẾ TOÁN GIAO DỊCH NGÂN HÀNG

1.1 Kế toán giao dịch Ngân hàng

1.1.1 Vai trò của kế toán giao dịch trong tổng thể bộ máy kế toán ngân hàng.

Do đặc điểm kinh doanh của ngân hàng, kế toán giao dịch là bộ phận quan trọng trong kế toán ngân hàng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng, tạo ra nguồn vốn để ngân hàng hoạt động và cung cấp thông tin ban đầu giúp quản trị Ngân hàng thương mại và thực hiện vai trò trung gian tín dụng, trung gian thanh toán của ngân hàng

Kế toán giao dịch là lõi của một loạt các nghiệp vụ ngân hàng có liên quan Bởi nó được kết nối trực tiếp với các phần hành nghiệp vụ khác đòi hỏi tính chính xác,việc bảo mật dữ liệu phải được thực hiện nghiêm ngặt việc việc soát dữ liệu đầu vào cần phải đuợc quan tâm đặc biệt Nếu dữ liệu đầu vào không được kiểm soát chặt chẽ, thiếu tính đồng bộ, nhất quán, không theo chuẩn chung thì khi chuyển sang các phần hành nghiệp vụ khác sẽ rất khó khăn, cho nên ta phải hết sức lưu ý đếnviệc chuẩn hoá dữ liệu trong chương trình Kế toán giao dịch

Có thể nói chương trình kế toán giao dịch có vị trí quan trọng nhất trong hệ thống kế toán thanh toán.Chương trình kế toán giao dịch giống như một chương trình cơ sở của các chương trình nghiệp vụ ngân hàng khác Các chương trình chuyển tiền điện tử, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thông tin báo cáo … đều kết nối với chương trình kế toán giao dịch

Các báo cáo định kỳ và không định kỳ về tình hình biến động số dư cũng như số phát sinh đều lấy số liệu từ chương trình kế toán giao dịch

Tóm lại, hầu hết các chương trình khác đều dựa trên cơ sở dữ liệu của chương trình kế toán giao dịch Vì vậy ta có thể khẳng định chương trình kế toán giao dịch là hạt nhân của bộ máy kế toán ngân hàng

1.1.2 Các mô hình kế toán giao dịch:

1.1.2.1 Mô hình kế toán giao dịch truyền thống.

Theo mô hình giao dịch truyền thống, quầy giao dịch được bố trí nhiều cửa, ở mỗi cửa giao dịch bố trí 1 thanh toán viên phụ trách một nhóm khách

hàng hay một số phần hành kế toán Thanh toán viên trực tiếp nhận chứng từ của khách hàng để kiểm soát, vào sổ hạch toán phân tích hoặc chuyển chứng

từ sang bộ phận điện toán để nhập dữ liệu vào máy tính (tin học hoá kế toán ở mức độ thấp).Với quy trình giao dịch như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian chi phí giao dịch, và rất dễ có những sai lầm thiếu sót trong quá trình kiểm soát

và thực hiện giao dịch dẫn đến những rủi ro cho ngân hàng và khách hàng

Sơ đồ 1.1 :Sơ đồ mô hình giao dịch truyền thống:

1.1.2.2 Mô hình kế toán giao dịch mạng LAN.

Năm 1993 công tác kế toán ngân hàng đã có bước phát triển mới với việc triển khai ứng dụng phần mềm kế toán giao dịch tức thời chạy trên mạng LAN Đây là phần mềm kế toán trên máy đầu tiên của ngành ngân hàng được thiết kế theo chuẩn phần mềm giao dịch của Ngân hàng trên thế giới và có những cải tiến phù hợp với cơ chế quản lý kế toán, điều kiện trang bị và trình

độ tin học của hệ thống Ngân hàng Việt Nam

Khách hàng số 2

Khách hàng số 3

Trong mô hình giao dịch mạng LAN, quầy giao dịch cũng được chia thành nhiều cửa như mô hình truyền thống nhưng máy vi tính được trang bị tới từng nhân viên kế toán giao dịch (máy PC) và được nối mạng với máy chủ thành mạng cục bộ

Cho đến nay, sau hơn 10 năm vận hành, phần mềm kế toán giao dịch tức thời chạy trên mạng LAN đã góp phần đắc lực vào việc đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động kế toán – thanh toán, cơ giới hoá đắc lực vào việc đổi mới, nâng cao chất lượng công tác kế toán ngân hàng, giải phóng sức lao động, tăng tốc độ xử lý, hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn hay xảy ra khi

xử lý bằng thủ công

Tuy nhiên, trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ tin học, cán bộ nghiệp vụ của ngành ngân hàng, phần mềm kế toán giao dịch trên mạng LAN hiện nay cũng còn nhiều hạn chế:

*Thứ nhất là công nghệ xuất phát thấp, khả năng tự động hoá và độ ổn định kém, tốc độ xử lý chậm và chưa đáp ứng được yêu cầu khi khối lượng chứng từ tăng nhanh

*Thứ hai là do sử dụng công nghệ của đầu những năm 1990, phần mềm không đáp ứng được yêu cầu trao đổi dữ liệu với các hệ thống công nghệ cao(đã triển khai trong thời gian gần đây) như các phần mềm thông tin báo cáo, chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ điện tử, Thanh toán liên ngân hàng…

*Thứ ba là sự ra đời của những công nghệ tin học mới đã đe doạ đến khả năng bảo mật của trương trình và can thiệp trực tiếp vào cơ sở dữ liệu Hệ thống chương trình và số liệu kế toán dựa trên cơ sở dữ liệu Foxpro đến nay

đã lạc hậu và bảo mật kém.Vì vậy nếu tiếp tục duy trì hoạt động của mô hình

cũ sẽ gây thiệt hại cho hoạt động của ngân hàng

Như vậy, trước sức ép của nhu cầu phát triển và hội nhập buộc chúng ta phải nhanh chóng hiện đại hoá công nghệ, ứng dụng công nghệ hiện đại vào các hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, đặc biệt là trong công tác kế toán giao dịch Bước vào thế kỷ 21, các hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung và các Ngân hàng thương mại nói riêng đã và đang hướng tới xây dựng mô hình giao dịch một cửa dựa trên công nghệ hiện đại để nâng cao, phát triển những dịch vụ ngân hàng hiện đại, đáp ứng tốt nhất nhu cầu về dịch vụ tài chính

ngân hàng của khách hàng

1.2.Mô hình kế toán giao dịch một cửa.

1.2.1 Một số khái niệm

-Giao dịch một cửa: là phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ của

TCTD cho khách hàng,trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với 1 giao dịch viên của TCTD và nhận kết quả từ giao dịch viên đó

-Giao dịch viên (Teller) là người thực hiện giao dịch tại các phần hành

nghiệp vụ được uỷ quyền giao dịch ( tiền gửi, tín dụng, tài trợ thương mại, chuyển tiền, ) trong phạm vi hạn mức giao dịch và giới hạn các phần hành nghiệp vụ được giao

-Kiểm soát viên là người thực hiện kiểm soát và phê duyệt các giao

dịch và thực hiện các giao dịch theo uỷ quyền của Giám đốc (trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền)

-Trưởng phòng giao dịch (Chief Teller) là người có nhiệm vụ quản lý

tài khoản tiền mặt và tương đương tiền mặt của chi nhánh, thực hiện điều hoà

tiền mặt cho các giao dịch viên và thực hiện các giao dịch khác vượt hạn mức của giao dịch viên theo uỷ quyền của Giám đốc.

-Hạn mức tồn quỹ là số tiền tồn quỹ tối đa mà 1 giao dịch viên được

phép để tại quỹ tiền mặt của mình Hạn mức tồn quỹ được quy định chi tiết đối với từng loại tiền tệ

-Hạn mức giao dịch là số tiền tối đa giao dịch viên được phép thực hiện

giao dịch (thu chi, chuyển khoản) Hạn mức giao dịch do Giám đốc chi nhánh quyết định phù hợp với tình hình cụ thể và khả năng giao dịch của từng giao dịch viên Hạn mức giao dịch được quy định đối với từng loại tiền tệ

-Thủ quỹ là nhân viên giao dịch thực hiện thu chi tiền mặt cho các giao

dịch không thuộc quyền thực hiện giao dịch của giao dịch viên, các giao dịch tiếp quỹ hoặc các giao dịch nộp tiền từ các giao dịch viên (trưởng phòng giao dich) về quỹ chính của ngân hàng

-Quỹ chính là bộ phận quản lý quỹ của chi nhánh Bộ phận quỹ hàng

ngày thực hiện việc ứng tiền đầu ngày, thu hồi tồn quỹ cuối ngày của mỗi giao dịch viên (trưởng phòng giao dịch), thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng đối với các giao dịch theo quy định Thực hiện

in nhật ký quỹ chung đối chiếu, giải quyết thừa thiếu quỹ của quỹ chính cũng như của giao dịch viên

-Giao dịch trước quầy là các giao dịch trực tiếp của giao dịch viên đối

với khách hàng đến giao dịch tại quầy giao dịch của ngân hàng

-Giao dịch sau quầy là các giao dịch nội bộ của ngân hàng để xử lý các

nghiệp vụ phát sinh trong ngày giao dịch như giao dịch giữa các ngân hàng trong hệ thống và ngoài hệ thống, các giao dịch nội bộ của ngân hàng

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán giao dịch một cửa.

Trong mô hình kế toán giao dịch một cửa, quy trình xử lý nghiệp vụ ngân hàng được xây dựng trên nguyên tắc giải phóng nhanh khách hàng: Hệ thống được tổ chức thành 2 bộ phận FRONT END và BACK END

1.2.2.1 Bộ phận FRONT END.

Đây là bộ phận quan hệ trực tiếp với khách hàng thông qua hoạt động của các giao dịch viên (Teller) tại các quầy

Các Teller này sẽ tự lập phiếu và tiến hành thu chi các giao dịch tiền mặt trong hạn mức mà ngân hàng đã quy định phù hợp với đặc điểm kinh doanh của ngân hàng và trình độ của giao dịch viên, vượt hạn mức này các Teller sẽ không được quyền xử lý mà phải chuyển sang bộ phận quỹ xử lý

Đối với các yêu cầu của khách hàng các Teller có trách nhiệm nhận yêu cầu của khách hàng đã được điền đầy đủ trên các mẫu chứng từ thích hợp và thực hiện xử lý phần nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt khoặc tài khoản của khách hàng trong hạn mức giao dịch của mình tiến hành ký nhận, nếu vượt hạn mức giao dịch sẽ đuợc chuyển cho kiểm soát viên duyệt và thủ quỹ của phòng quỹ chính sẽ thực hiện thu chi giao dịch

Sau khi giao dịch viên ký nhận, giao dịch sẽ đuợc tiến hành nhanh chóng và ngay sau khi kết thúc bước này khách hàng có thể ra về và giao dịch viên sẽ chuyển sang tiếp nhận yêu cầu của khách hàng khác Toàn bộ công việc liên quan đến giao dịch nhưng thuộc về xử lý nội bộ của khách hàng sẽ đuợc Teller chuyển vào bộ phận BACK END để hoàn tất

1.2.2.2 Bộ phận BACK END.

Đây là bộ phận không quan hệ trực tiếp với khách hàng Bộ phận này

có nhiệm vụ hoàn tất nốt các phần giao dịch do bộ phận FRONT END chuyển vào hoặc thực hiện các giao dịch nội bộ của ngân hàng không liên quan đến khách hàng, cụ thể:

Tiến hành tạo điện, bảng kê, tạo file đi nước ngoài, thanh toán liên hàng nội bộ, bù trừ và giao dịch với NHNN Đồng thời hạch toán điện đến từ nước ngoài, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ NHNN

Đối chiếu các bảng kê trả lương tự động, bảng kê giao dịch tự động với các thông tin đã được giao dịch viên nhập trên máy

Nhận các thông tin đầu vào như các báo cáo, bảng biểu do hệ thống tự động in ra sau khi xử lý và hạch toán cuối ngày và toàn bộ các chứng từ, bảng

kê của các giao dịch viên chuyển đến Sau đó, tiến hành phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê để chấm và đối chiếu tài khoản

Chuyển kết quả (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có…) đến bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả cho khách hàng

Đóng và lưu nhật ký chứng từ

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán giao dịch một cửa:

1.2.3 Quy trình nghiệp vụ kế toán trong mô hình giao dịch một cửa.

Đầu ngày:

Giao dịch viên căn cứ vào nhu cầu tiền mặt, hạn mức tồn quỹ viết giấy tạm ứng tiền mặt chuyển cho trưởng phòng giao dịch (hoặc bộ phận giữ quỹ chính)

Trưởng phòng giao dịch căn cứ giấy tạm ứng, hạn mức tồn quỹ của mỗi giao dịch viên và tồn quỹ thực tế tại quỹ chính, thực hiện tiếp quỹ tiền mặt cho các giao dịch viên bằng lệnh xuất tiền, đồng thời ký tên trên giấy tạm ứng

và chuyển trả lại cho giao dịch viên

Mỗi giao dịch viên được thực hiện các giao dịch theo hạn mức giao dịch cũng như hạn mức tồn quỹ của mình Trường hợp vượt quá hạn mức giao dịch của giao dịch viên thì giao dịch được thực hiện bởi các giao dịch viên có hạn mức cao hơn hoặc trưởng phòng giao dịch

FRONT END

Trong thời gian giao dịch nếu giao dịch viên thiếu tiền thì sử dụng chức năng nhập tiền để nhận thêm tiền từ các giao dịch viên khác hoặc từ quỹ chính của ngân hàng thông qua trưởng phòng giao dịch Trường hợp giao dịch viên có số dư tiền mặt nhiều hơn hạn mức giao dịch cũng như hạn mức tồn quỹ thì phải thực hiện lệnh xuất tiền trả về quỹ chính số tiền vượt hạn mức.

Xử lý giao dịch phát sinh trong ngày.

1.2.3.1 Các giao dịch trước quầy.

*Các giao dịch Thu tiền mặt: gồm có các bước sau:

o Đối với những giao dịch trong hạn mức của giao dịch viên: Trong quy trình này giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán vừa làm nhiệm vụ thủ quỹ Khách hàng đến giao dịch (nộp tiền vào ngân hàng) chỉ cần tiếp xúc với một giao dịch viên chịu trách nhiệm về phần hành nghiệp vụ mà khách hàng cần (tiền gửi , tiền vay, tài trợ thương mại…)

Bước 1: Khách hàng nộp các chứng từ, hồ sơ, các giấy tờ cần thiết và nêu nhu cầu của mình cho giao dịch viên

Khi nộp tiền vào ngân hàng, khách hàng lập 2 liên giấy nộp tiền theo mẫu in sẵn của ngân hàng, bảng kê các loại tiền và các giấy tờ cần thiết theo quy định gửi giao dịch viên

Bước 2: Giao dịch viên xử lý giao dịch trong hạn mức giao dịch của mình

Sau khi kiểm soát chứng từ nộp tiền, bảng kê các loại tiền nộp và các giấy tờ cần thiết khác do khách hàng xuất trình, giao dịch viên tiến hành các thủ tục thu và kiểm đếm tiền của khách hàng

Khi đã thu đủ tiền từ khách hàng, giao dịch viên ký và đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ nộp tiền, mở và nhập dữ liệu vào phần thích hợp trong chương trình phần mềm máy tính để thực hiện hạch toán tự động

Nợ :TK tiền mặt tại quỹ Số tiền khách hàng nộp

Có :TK thích hợp (4211,427,211…)

Bước 3: Giao dịch viên chuyển chứng từ cho kiểm soát

Kiểm soát 1:đối với những giao dịch trong hạn mức kiểm soát của

công việc giao dịch viên đã thực hiện , duyệt trên máy và ký trên chứng từ rồi chuyển lại cho giao dịch viên để trả 1 liên cho khách hàng.

Đối với những giao dịch vượt hạn mức kiểm soát của mình, kiểm soát 1 chuyển cho kiểm soát 2 có hạn mức cao hơn để kiểm soát, rồi chuyển lại cho kiểm soát 1 để chuyển cho giao dịch viên trả 1 liên chứng từ cho khách hàng

Bước 4: Giao dịch viên trả lại 1 liên chứng từ cho khách hàng và giao dịch đã được hoàn tất

o Đối với các giao dịch vượt quá hạn mức giao dịch hoặc hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên, chứng từ đó phải được chuyển đến giao dịch viên (hoặc trưởng phòng) có hạn mức giao dịch cao hơn để thực hiện giao dịch và thu tiền của khách hàng tại quỹ chính

o Các giao dịch vượt quyền phán quyết của giao dịch viên, kiểm soát hoặc các giao dịch phải có chữ của người phê duyệt thì giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt và chuyển chứng từ cho quỹ chính để thực hiện thu tiền tại quỹ chính Việc kiểm soát hạch toán và các giao dịch này phải do trưởng kế toán thực hiện

*Các giao dịch chi tiền mặt :

o Đối với các giao dịch trong hạn mức của giao dịch viên:

Bước 1: Khách hàng xuất trình cho giao dịch viên chứng từ, hồ sơ và các giấy tờ cần thiết cho giao dịch viên

Bước 2:Giao dịch viên căn cứ chứng từ lĩnh tiền kiểm soát các yếu tố cần thiết ghi trên chứng từ, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của khách hàng đăng

ký tại ngân hàng, chứng minh thư nhân dân, kiểm soát số dư tài khoản khách hàng, nếu đủ điều kiện thanh toán, nhập dữ liệu vào máy tính hạch toán tự động:

Nợ :TK Thích hợp (4211,211, ) Số tiền trên chứng từ chi

Có :TK Tiền mặt tại quỹ 1011

GDV chuyển chứng từ cho KSV

Bước 3: KSV1 kiểm soát tính hợp lệ hợp pháp của chưng từ và các công việc GDV đã làm, duyệt trên máy và ký vào chứng từ rồi chuyển lại cho GDV

Đối với các giao dịch vượt quá hạn mức kiểm soát của KSV1 thì chuyển cho KSV2 có hạn mức cao hơn để kiểm soát rồi chuyển chứng từ lại cho GDV

Bước 4: GDV lập bảng kê chi tiết theo mẫu đóng dấu “đã chi” lên chứng từ chi tiền mặt, yêu cầu khách hàng ký nhận, giao tiền và chứng kiến khách hàng kiểm đếm tiền tại quầy giao dịch của ngân hàng

o Đối với các giao dịch vượt hạn mức giao dịch của giao dịch viên, chứng từ được chuyển tới giao dịch viên (hoặc trưởng phòng kế toán) có hạn mức giao dịch cao hơn để xử lý giao dịch

o Đối với các giao dịch cần có sự phê duyệt thì chuyển chứng từ lên giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt và chuyển chứng từ tới quỹ chính để thực hiện chi tiền cho khách hàng

*Các giao dịch chuyển khoản:

Bước 1: Khách hàng lập chứng từ gửi giao dịch viên (UNC, UNT…)Bước 2: GDV kiểm soát chứng từ

Bước 4: GDV hạch toán, báo nợ báo có cho khách hàng

Nợ: TK Tiền gửi khách hàng Số tiền trên chứng từ

Có :TK Thích hợp

Cuối ngày giao dịch viên chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát viên kiểm soát rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu và lưu trữ chứng từ

1.2.3.2 Các giao dịch sau quầy.

Đối với các giao dịch chuyển tiền ra khỏi đơn vị ngân hàng, KSV1 sẽ chuyển chứng từ cho thanh toán viên thuộc bộ phận BACKEND để làm thủ tục thanh toán qua các kênh thanh toán thích hợp: bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán qua NHNN…

Thanh toán viên nhận chứng từ đã được duyệt giao dịch, tiến hành kiểm soát chứng từ, lập điện thanh toán đi các kênh thanh toán rồi chuyển chứng từ thanh toán và bảng kê thanh toán cho KSV duyệt trước khi truyền lệnh đi

Cuối ngày thanh toán viên in bảng kê đối chiếu trung tâm thanh toán theo quy định

1.2.4 Trách nhiệm của các thành viên tham gia vào quy trình kế toán giao dịch một cửa.

-Trưởng phòng kế toán:

Thực hiện các nghiệp vụ giống trưởng phòng nghiệp vụ

Chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ hoạt động kế toán thanh toán và duyệt thanh toán sau cùng đối với các giao dịch thanh toán chuyển tiền ra khỏi đơn vị ngân hàng.

-Giao dịch viên:

Chấp hành sự điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình thanh toán Đồng thời thực hiện đầy đủ thao tác các bước quy định trong quy trình cụ thể đối với từng thể thức thanh toán, các quy định hiện hành về chế

độ hạch toán, thanh toán, chứng từ, an toàn kho quỹ

Giao dịch viên có tinh thần phục vụ tận tình chu đáo

Phối hợp các thành viên liên quan để hoàn thành tôt nhiệm vụ

-Thủ quỹ :

Chấp hành sự điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình, thực hiện đúng quy trình Thực hiện quy định hiện hành về an toàn kho quỹ

Tinh thần phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, trung thực

Phối hợp với các thành viên có liên quan để hoàn thành tốt nhiệm vụ

1.2.5 Đánh giá mô hình kế toán giao dịch một cửa.

-Kế toán giao dịch một cửa là một chương trình phần mềm kế toán máy hiện đại theo chuẩn quốc tế, an toàn và kết nối liên thông với các phần hành nghiệp vụ khác Mô hình kế toán giao dịch một cửa có những tính năng ưu việt hơn hẳn các phần mềm kế toán giao dịch cũ

-Chương trình kế toán giao dịch một cửa có tốc độ xử lý nhanh đáp ứng khả năng thanh toán lớn, có thể xử lý vài chục đến vài trăm nghìn nghệp vụ trong 1 ngày

-Về mặt giao dịch tác nghiệp: chương trình kế toán giao dich một cửa rất thuận tiện cho người sử dụng

-Về độ an toàn và tính bảo mật của chương trình kế toán giao dịch một cửa; được phát triển hơn một bước so với chương trình kế toán giao dịch cũ Người sử dụng được phân theo nhóm, mỗi người được cấp 1 tên sử dụng và khoá sử dụng riêng và chỉ được đăng nhập với những quyền hạn nhất định tuỳ theo phần công việc được phân công Người sử dụng có thể tự thay đổi mật

mã đăng nhập hệ thống Như vậy, ngay cả người quản lý mạng cũng không thể sử dụng tên của người sử dụng khác để đăng nhập

-Chương trình kế toán giao dịch một cửa tăng cường khả năng kiểm tra giám sát từ xa: với chương trình kế toán giao dịch này chỉ cần một máy tính nối mạng, một nhân viên kiểm soát có thể ngồi tại phòng làm việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động của một chi nhánh, một phòng giao dịch…

-Đối với khách hàng: Với chương trình kế toán giao dịch một cửa khách hàng được tiếp cận với những sản phẩm dịch vụ hiện đại, có chất lượng cao và được phục vụ một cách chu đáo bởi các nhân viên tiếp khách ngay khi bước chân vào ngân hàng Tại đây mọi thắc mắc của khách hàng đều được giải đáp, đồng thời khách hàng được hướng dẫn tỉ mỉ các bước và quy trình

để thực hiện giao dịch

Khách hàng được ngân hàng cung cấp các dịch vụ hiện đại như Home Banking, Internet Banking, Phone Banking, ATM…và được hưởng những dịch vụ ngân hàng trọn gói và hoàn hảo nhất trên cơ sở ứng dụng công nghệ ngân hàng hiện đại

Những thủ tục mà khách hàng phải thực hiện khi đến giao dịch với ngân hàng được rút gọn đơn giản hoá, khách hàng chỉ cần tiếp xúc với một giao dịch viên (Teller) là có thể được đáp ứng mọi nhu cầu mà không cần phải qua nhiều khâu, nhiều cửa thủ tục lòng vòng Nhờ vậy mà tiết kiệm được thời gian và chi phí giao dịch

-Về phía ngân hàng: Việc triển khai và hoàn thiện mô hình kế toán giao dịch một cửa sẽ giúp cho ngân hàng nâng cao doanh số hoạt động thông qua việc thu hút khách hàng đến giao dịch với ngân hàng Mặt khác, với mô hình mới được xây dựng trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại sẽ tạo điều kiện cho các ngân hàng có thể phát triển những dịch vụ ngân hàng hiện đại Từ đó phát triển thị phần tăng cường, củng cố uy tín và hình ảnh của ngân hàng

-Đối với toàn xã hội: Giao dịch một cửa sẽ góp phần khuyến khích khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ ngân hàng, giảm thiểu việc thanh toán bằng tiền mặt trong nền kinh tế tiết kiệm chi phí cho xã hội và tăng tốc độ chu chuyển vốn trong nền kinh tế Với việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ ngân hàng và chất lượng phục vụ khách hàng, Ngân hàng có điều kiện tập trung vốn trong nền kinh tế nhằm mục đích đầu tư phát triển Mặt khác, việc

phát triển các hình thức thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp NHNN kiểm soát một cách chặt chẽ lượng tiền lưu thông trong nền kinh tế, thực hiện tốt chính sách tiền tệ quốc gia Sự phát triển của ngành ngân hàng còn có ý nghĩa quan trọng mở đường cho nền kinh tế hội nhập với khu vực và trên thế giới.

1.2.6 Những vấn đề đặt ra trong mô hình giao dịch một cửa.

Mục tiêu của kế toán giao dịch một cửa là nhằm tổ chức bộ máy kế toán giao dịch gọn nhẹ, khoa học, tiết kiệm thời gian, chi phí giao dịch cho khách hàng

và đảm bảo an toàn, thuận tiện trong giao dịch

1.2.6.1 Những điều kiện để có thể thực hiện giao dịch một cửa:

*Về công nghệ:

Kế toán giao dịch một cửa được xây dựng trên cơ sở phần mềm ứng dụng hiện đại có khả năng xử lý trực tuyến và quản lý dữ liệu tập trung, có khả năng tích hợp với các phần mềm nghiệp vụ khác Đồng thời phần mềm cũng phải đảm bảo sự hoạt động hiệu quả cảu hệ thống dự phòng và hệ thống đảm bảo an ninh mạng

*Về nguồn nhân lực:

Từ cán bộ lãnh đạo đến nhân viên trực tiếp tác nghiệp phải được chuẩn

bị kỹ lưỡng không chỉ thống nhất về chủ trương mà cần phải được trang bị đầy đủ kiến thức để làm chủ công nghệ, vận hành thông suốt hệ thống ứng dụng

Đào tạo và đào tạo lại đội ngũ nhân viên giao dịch giỏi chuyên môn một cách toàn diện, vừa phải có tư chất đạo đức trung thực, tháo vát, tận tình chu đáo Đội ngũ kiểm soát viên phải có đủ trình độ để giải quyết những vấn

đề vướng mắc của các GDV

Đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin cần phải đủ về số lượng và chất lượng để có thể làm chủ công nghệ mới, cải tiến nó phù hợp với điều kiện của Việt Nam nói chung và đơn vị ngân hàng nói riêng

*Về vấn đề tổ chức:

Bộ máy kế toán giao dịch phải được tổ chức thành 2 bộ phận: bộ phận FONT END và bộ phận BACKEMD với chức năng và nhiệm vụ được phân tách một cách rõ ràng

1.2.6.2 Kiểm soát trong mô hình giao dịch một cửa.

Đây là một vấn đề hết sức nan giải, và được tranh luận rất nhiều Với việc phân quyền hạn mức giao dịch cho giao dịch viên trong xử lý giao dịch

đi liền với vấn đề kiểm soát giao dịch sẽ gặp khó khăn Giao dịch viên có thể lợi dụng quyền hạn để làm lợi cho mình, chiếm dụng tài sản của ngân hàng

Mặt khác, trong điều kiện hiện nay của nước ta việc thanh toán bằng tiền mặt còn rất phổ biến nên rủi ro rất lớn cho giao dịch viên khi là một kế toán viên kiêm thủ quỹ, vừa kiểm soát chứng từ vừa thu chi tiền mặt nên rất

dễ bị khách hàng gây mất tập trung để lợi dụng lừa gạt ngân hàng

Tiếp nữa là trong môi truờng xử lý dữ liệu điện tử, các khâu kiểm soát

dữ liệu đầu vào, đầu ra và xử lý thông tin chính xác, an toàn là một vấn đề hết sức quan trọng

Vì vậy vấn đề đặt ra là phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào để có thể ngăn ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình giao dịch Vấn

đề phân cấp kiểm soát giao dịch, xác định hạn mức giao dịch phù hợp và khoa học để đảm bảo an toàn trong giao dịch

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN GIAO DỊCH

TẠI VPBANK 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của VPBank

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của VPBank.

Ngân hàng thương mại cổ phần các doanh nghiệp ngoài quốc doanh Việt Nam được thành lập theo Giấy phép hoạt động số 0042/NH-GP của Thống đốc NHNN Việt Nam cấp ngày 12 tháng 8 năm 1993, với thời gian hoạt động 99 năm Ngân hàng bắt đầu hoạt động từ ngày 04 tháng 9 nắm

1993 theo giấy phép thành lập số 153/QĐ-UB ngày 04 tháng 09 năm 1993

Vốn điều lệ khi mới thành lập là 20 tỷ VND Sau đó, do nhu cầu phát triển,theo thời gian VPBANK đã nhiều lần tăng vốn điều lệ Cho đến tháng 8/2006 vốn điều lệ của VPBANK là 500 tỷ.Và dự kiến đến cuối 2006 vốn điều lệ của VPBank sẽ tăng lên 1000 tỷ đồng

VPBANK hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng trên cơ sở thực hiện các nghiệp vụ:

 Huy dộng vốn ngắn hạn, trung và dài hạn của tổ chức và cá nhân

 Tiếp nhận vốn uỷ thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước

 Vay vốn của NHNN, và các tổ chức tín dụng khác

 Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân

 Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá

 Hùn vốn, liên doanh và mua cổ phần theo pháp luật hiện hành

 Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng

 Thực hiện kinh doanh ngoại tệ, thanh toán quốc tế, huy động các nguồn vốn từ nước ngoài và làm các dịch vụ thanh toán quốc tế khác

 Thực hiện các dịch vụ chuyển tiền dưới nhiều hình thức, đặc biệt chuyển tiền nhanh Western Union

Về nguồn nhân lực: viên Khi bắt đầu thành lập và đi vào hoạt động,số nhân viên VPBANK chỉ có 18 người.Cho đến nay số nhân VPBANK đã trên

1000 người,Trong đó phần lớn là các cán bộ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học(chiếm 87%).Nhận thức được chất lượng đội ngũ nhân viên chính là sức mạnh của ngân hàng giúp VPBank sẵn sàng đương đầu với cạnh tranh ;nhất là trong giai đoạn đầy thử thách sắp tới khi Việt Nam bước vào hội nhập kinh tế quốc tế.Chính vì vậy những năm vừa qua VPBank luôn quan tâm nâng cao chất lượng công tác quản trị nhân sự.

2.1.2 Khái quát hoạt động nguồn vốn của VPBank và kết quả kinh doanh của VPBank.

Giai đoạn 1997 – 2000 là giai đoạn mà VP Bank rơi vào khủng hoảng

do những sai lầm trong quản lý cùng với những khó khăn của nền kinh tế trong nước Trong thời gian này ngân hàng không đủ năng lực tài chính để thực hiện nghĩa vụ thanh toán dẫn đến nguy cơ phá sản.Tuy nhiên cùng với sự

nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo cũng như các cán bộ nhân viên của ngân hàng thì trong giai đoạn sau 2001 – 2005 VP Bank đã dần cải tổ, phục hồi phát triển và đạt được những kết quả rất đáng mừng

Năm 2006 là một năm mà hệ thống ngân hàng tiếp tục gặt hái được rất nhiều thành công trong các lĩnh vực hoạt động Trong bối cảnh đó, mặc dù mới thoát khỏi sự kiểm soát đặc biệt của NHNN, nhưng trong 2006 VP Bank cũng đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Vượt qua các giai đoạn khủng hoảng kéo dài từ 1997 – 2004 VPBank đã vươn lên khẳng định được mình,với uy tín và thương hiệu ngày càng vững mạnh, tình hình tài chính lành mạnh và chất lượng hoạt động được kiểm soát tốt Kết thúc 2006 VP Bank đã đạt được lợi nhuận trước thuế và dự phòng là 142,5 tỷ đồng – tănng 88,6% so với 2005 và tăng 139,5% so với 2004s Lợi nhuận sau thuế là 115,7 tỷ đồng - vượt 45% so với kế hoạch Có thể nói năm 2006 là một năm mà lợi nhuận của VPBank tăng trưởng rất mạnh, điều này thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh cuả VPBank rất tốt và tốc độ tăng trưởng ngày càng nhanh và bền vững

Bảng số liệu 2.1: Các chỉ tiêu tài sản của VP Bank từ 2004 – 2006

Bảng số liệu 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh cua VP Bank 2004 – 2006

Tổng thu nhập hoạt động 286.170 470.226 710.300

Tổng chi phí hoạt động (226.092) (394.017) (572.400)

Lợi nhuận trước thuế 60.078 76.209 143.5

(Nguồn: Báo cáo thường niên 2004,2005 và báo cáo tổng kết hoạt động kinh

doanh 2006 – VP Bank)

Bảng số liệu 2.3: Các chỉ tiêu an toàn của VP Bank

Tỷ lệ khả năng thanh toán >1 2,47 2,4 2,34

(Nguồn: Báo cáo thường niên 2004,2005 và báo cáo tổng kết hoạt động kinh

doanh 2006 – VP Bank)

Trong lĩnh vực huy động vốn : Kiên trì mục tiêu xây dựng VPBANK

thành một trong những ngân hàng bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam, VPBANK tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ ngân hàng bán lẻ, hướng mục tiêu phục vụ chính vào các đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các thể nhân…VPBANK đã nghiên cứu và đưa ra thị trường nhiều sản phẩm huy động vốn mới phục vụ thuận tiện hơn cho khách hàng, bên cạnh hình thức tiết kiệm lãi suất thông thường VND và USD, VPBank đã đưa ra nhiều hình thức tiết kiệm mới hấp dẫn như tiết kiệm lãi suất bậc thang, tiết kiệm an sinh nhà ở, tiết kiệm an sinh ô tô, tiết kiệm siêu lãi suất, đặc biệt trong năm 2005 và 2006 VPBANK đã cho ra đời hình thức tiết kiệm VNĐ được đảm bảo bằng đôla Mỹ và tiết kiệm VND bù đắp trượt giá đôla Mỹ đã thu hút rất nhiều khách hàng gửi tiết kiệm đến với VPBank làm tăng đáng kể tổng nguồn vốn huy động được của ngân hàng Cũng trong năm 2006 VP Bank đã thực hiện nhiều đợt khuyến mãi, huy động vốn có bốc thăm trúng thưởng và được người gửi tiền hưởng ứng rất nhiệt tình VP Bank cũng đã đưa ra nhiều hình thức huy động mới và điều này đã đáp ứng được tâm lý của khách hàng và được hưởng ứng mạnh mẽ Kết quả đến 2006 tổng vốn huy động đạt trên 8.975,625 tỷ đồng, vượt kế hoạch 25% và tăng 82% so với năm

2005 trong đó tiền tiết kiệm tăng 75% so với 2005

2.048.274

2.653.397 3.845,147

(Nguồn:Báo cáo thường niên 2003,2004,2005 và báo cáo kết quả hoạt động

kinh doanh 2006 – VP Bank).

Song song với việc huy động vốn là hoạt động sử dụng vốn bao gồm: cho vay, bảo lãnh, phát hành L|C, đầu tư giấy tờ có giá…nhưng chủ yếu là cho vay và bảo lãnh

Hoạt động cho vay được chú trọng theo hướng tăng cường cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho vay tiêu dùng Trong đó cho vay tiêu dùng được coi là hướng quan trọng theo chiến lược NHBL mà Hội đồng quản trị đã lựa chọn Chính vì vậy, cùng với các hoạt động quảng cáo và thiếp thị để thu hút khách hàng mới giữ vững khách hàng cũ, VPBank đưa ra hàng loạt các sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng như cho vay mua ô tô, cho vay trả góp mua nhà…Tốc độ tăng trưởng dư nợ tín dụng được thể hiện qua những kết quả VPBank đã đạt được nhu sau :

Về dư nợ tín dụng toàn hệ thống, nếu năm 2004đạt 1.864,339 tỷ thì

đến 2005 đạt 3.014 tỷ và tính đến 31-12-2006 đã đạt 6.135 tỷ, vượt 15% so với kế hoạch và tăng 102% so với 2005 Doanh số cho vay toàn hệ thống cũng tăng lên nhanh chóng, năm 2006 vượt kế hoạch 19% và tăng 85% so với thực hiện năm 2005 Mặc dù tốc độ tăng cao nhưng VP Bank vẫn đảm bảo được yêu cầu của NHNN và quy chế của VP Bank Tỷ lệ nợ xấu của VP Bank chỉ chiếm 0,7% tổng dư nợ, và tất cả đều có đủ tài sản đảm bảo hợp pháp nên hầu hết các khoản nợ xấu đều được thu hồi sớm sau khi chuyển nợ quá hạn Các hoạt động dịch vụ tuy đã có nhiều hướng tăng trưởng nhưng vẫn còn ở mức khiêm tốn , tỷ trọng thu dịch vụ của VPBank mới chỉ chiếm khoảng 30% trong tổng lợi nhuận trước thuế và dự phòng rủi ro Đây là một thách thức đặt

ra đối với toàn thể cán bộ nhân viên và ban lãnh đạo VPBank phải nỗ lực hơn nữa để cải thiện tình hình, phấn đấu để nâng cao tỷ trọng thu dịch vụ trong tổng thu nhập của ngân hàng

Về phát triển mạng lưới: trong những năm qua VPBank đã phát triểnmạng

lưới một cách nhanh chóng Tính đến đầu tháng 9/2006, mạng lưới hoạt động của VPBANK đã phát triển rộng khắp trong cả nước với 35 điểm giao dịch và

2 công ty đã đi vào hoạt động và 11 điểm giao dịch sẽ được khai trương trong

2 tháng tới, nâng tổng số đầu mối giao dịch của VPBANK lên 46 điểm và 2 công ty trực thuộc Các điểm giao dịch mới được cấp phép mới của VPBANK, ngoài VPBANK Nha Trang sẽ được hiện diện tại một địa bàn

mới, số còn lại sẽ được mở tại các tỉnh thành phố mà VPBANK đang hoạt động nhằm tăng cường sự hiện diện của VPBANK tại các địa phương này ( Hà Nội, TPHCM, Đà Nẵng, Huế, Cần Thơ, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh ) Như vậy, đến thời điểm này VPBANK đã đạt chỉ tiêu về phát triển mạng lưới năm

2006 so với kế hoạch đề ra Cuối tháng 9/2006 VPBANK Phạm Văn Đồng( Hà Nội ) chính thức được khai trương phục vụ khách hàng, các điểm giao dịch đã được cấp phép còn lại sẽ được đầu tư đồng bộ cơ sở vật chất theo hệ thống nhận diện thương hiệu của VPBANK, đồng thời chuẩn bị đội ngũ nhân sự để có thể đi vào hoạt động ngay Đặc biệt trong đầu năm 2007 này thì VPBANk cũng đã chính thức khai trương thêm rất nhiều chi nhánh và phòng giao dịch mới( tính đến cuối tháng 4/2007)

Ngày 23-4-2007 VPBANK Giải Phóng chính thức khai trương phục vụ khách hàng Trước đó, ngày 21-4-2007 VPBANK Khâm Thiên cũng đã được khai trương tại số 92 Khâm Thiên Quận Đống Đa-Hà Nội Các điểm giao dịch mới này của VPBANK sẽ cung cấp cho khách hàng các sản phẩm, dịch

vụ ngân hàng theo phân cấp ủy quyền của Tổng Giám đốc VPBANK:

- Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn với nhiều hình thức của các tổ chức kinh tế và dân cư thuộc mọi thành phần

- Cho vay đáp ứng các nhu cầu vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh; Cho vay phục vụ nhu cầu tiêu dùng của dân cư

- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán giữa các đơn vị trong nước và quốc

tế, các dịch vụ chi trả kiều hối, thu đổi ngoại tệ, chuyển tiền nhanh …và nhiều dịch vụ khác

Dự lễ khai trương, Tổng giám đốc Lê Đắc Sơn đã ghi nhận những nỗ lực của đội ngũ CBNV VPBANK Hà Nội cũng như VPBANK Khâm Thiên

và VPBANK Giải Phóng nhằm đưa các điểm giao dịch đi vào hoạt động đúng kế hoạch, hoàn thành chỉ tiêu mở rộng mạng lưới do Ban Lãnh Đạo giao cho

Đặc biệt tại lễ khai trương VPBANK Khâm Thiên, lần đầu tiên , Tổng giám đốc chính thức tuyên bố sử dụng thống nhất slogan “Cuộc sống mới” trên toàn hệ thống VPBANK Ông đã có sự giải thích chính thức về ý nghĩa của slogan mới trên cả 2 phương diện : Đối với VPBANK và đối với khách hàng Với VPBANK “ cuộc sống mới” chính là sự khẳng định

VPBANK đã bước sang một trang mới Một VPBANK với những định hướng phát triển rõ ràng, đúng đắn được quán triệt xuyên suốt từ đội ngũ lãnh đạo đến CBNV Một VPBANK với đích đến là vị trí NHTM CP số một tại Việt Nam Với khách hàng , “ Cuộc sống mới” mang ý nghĩa VPBANK mong muốn những sản phẩm, dịch vụ của VPBank sẽ đem lại cho khách hàng một cuộc sống mới Cuộc sống mới khi “ có VPBANK” sẽ khác ngày hôm qua – đẹp hơn, tiện nghi hơn, sung túc hơn…

Như vậy có thể nói, trong giai đoạn 2003 – 2006 VPBANK nói chung

đã hoàn thành được nhiệm vụ , mục tiêu và kế hoạch đặt ra Đạt được kết quả này là nhờ vào sự chỉ đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo, sự chuyên tâm trong công việc của toàn thể các cán bộ nhân viên VPBANK Đây là kết quả đáng mừng mà VPBANK cần tiếp tục phát huy trong thời gian tới

2.2.Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán giao dịch tại VPBank.

2.2.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại VPBank.

2.2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban nghiệp vụ

Hiện nay, VPBank đang áp dụng mô hình tổ chức bộ máy “kế toán tập trung” trong việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tập hợp thông tin kế toán

Chức năng của phòng kế toán:

Phòng kế toán có chức năng tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn hạch toán tài

vụ, thống kê và quản lý tất cả tài sản vốn của toàn hệ thống Tổ chức kiểm tra, kiểm soát, giám sát công tác hạch toán kế toán, chế đồ tài chính, thống kê, báo cáo Phân tích hoạt động kinh doanh của toàn hệ thống VPBANK Thực hiện công tác quyết toán hàng năm

Nhiệm vụ của phòng kế toán:

Phòng kế toán có nhiệm vụ kế toán tài vụ và liên ngân hàng, theo dõi tài khoản VPBank tại các ngân hàng đại lý, tổ chức và thực hiện quan hệ thanh toán với các ngân hàng đại lý và nước ngoài

Quản lý tài khoản thu nhập, chi phí, phải thu phải trả, kiểm tra giám sát thu chi đúng nguyên tắc

Tổ chức hạch toán theo dõi, quản lý các tài sản, công cụ vật dụng, xem xét nhu cầu mua trang thiết bị làm việc Hạch toán các khoản vốn ngân hàng đầu tư liên doanh liên kết Trích lập các quỹ và phân phối lợi nhuận theo nghị quyết Hội đồng quản trị.

Bộ phận kế toán tổng hợp và thống kê có nhiệm vụ tiếp nhân và hậu kiểm các chứng từ kế toán để xử lý in ấn báo cáo, cân đối Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cho NHNN và cơ quan khác Báo cáo số liệu kế toán Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc định kỳ và đột xuất Phối hợp với công

ty kiểm toán độc lập Kiểm tra số liệu vi tính in ra, điều chỉnh sai sót, bảo mật

và lưu trữ số liệu, kiểm tra, kiểm soát hạch toán kế toán

Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng nghiệp vụ khác:

Các phòng nghiệp vụ căn cứ chức năng, nhiệm vụ quy định để thực hiện các công việc chuyên môn nghiệp vụ của mình.Các phòng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các chứng từ gốc, các giấy tờ thủ tục có liên quan cho kế toán để thực hiện hạch toán Phòng kế toán phải kiểm tra, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ gốc và các giấy tờ thủ tục liên quan do các phòng nghiệp vụ cung cấp hoặc đề nghị, đã được người có đủ thẩm quyền ký duyệt theo quy định, tính chính xác của các số liệu tính toán, phù hợp với các quy định nghiệp vụ để đảm bảo việc hạch toán được chính xác, đầy đủ và kịp thời

Phòng kế toán có trách nhiệm phối hợp cùng với các phòng nghiệp vụ khác để thực hiện hạch toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời cung cấp các số liệu thông tin cần thiết phục vụ cho tác nghiệp cụ thể của các phòng nghiệp vụ liên quan theo đúng quy định

2.2.1.2 Mô hình tổ chức phòng kế toán VPBank

Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán và kiểm soát tập trung tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại VPBANK

Bộ phận kế toán giao dịch với khách hàng được bố trí theo nguyên tắc

kế toán viên theo dõi tài khoản của khách hàng nào thì phải theo dõi tất cả các tài khoản của khách hàng đó (ví dụ tài khoản tiền gửi, tiền vay, đảm bảo thanh toán ), để có thể nắm vững toàn bộ quan hệ của khách hàng với ngân hàng và quản lý các tài khoản của khách hàng chặt chẽ hơn

Bộ phận kế toán nội bộ không được kiêm nhiệm hoặc làm thay các công việc của bộ phận kế toán giao dịch Việc kiểm soát sau của kế toán cần phải phân biệt với công tác kiểm soát của kiểm soát nội bộ

Sơ đồ2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Ghi chú: chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ tác nghiệp

2.2.2.Mô hình kế toán giao dịch tại VPBank.

2.2.2.1 Chức năng của phòng Giao dịch – Kho quỹ

Mở và quản lý các loại tài khoản dùng trong giao dịch với khách hàngThực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến khách hàng.( như thu chi tiền mặt, chuyển khoản, giải ngân, thu nợ, thu lãi, thu phí,…)

Thực hiện các yêu cầu thanh toán và chi trả đối với khách hàng không

có tài khoản tại ngân hàng như mua bán ngoại tệ tiền mặt, chi trả kiều hối, chuyển tiền,…

Tổ chức mạng lưới kho quỹ an toàn

Thu chi, kiểm điếm, bảo quản tiền mặt

Nhiệm vụ của phòng Giao dịch – Kho quỹ:

Kế toán thanh toán quốc

tế

Kế toán hoạt động thanh toán

Kế toán thanh toán liên hàng

Kế toán tài sản

và tài chính

Kế toán tổng hợp

 Thực hiện nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiết kiệm.

 Thực hiện giải ngân, thu vốn, lãi, hạch toán chuyển nợ quá hạn trên tài khoản vay của khách hàng

 Thu chi tài khoản ký quỹ của khách hàng

 Thu đổi ngoại tệ tiền mặt

 Thu lãi, phí và trả lãi cho khách hàng

 Cung cấp thông tin về tài khoản, gửi giấy báo nợ báo có, sao kê tài khoản cho khách hàng

 Thu phí kiểm đếm tiền mặt

 Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ phía khách hàng

Bộ phận kho quỹ có nhiệm vụ thu chi kiểm đếm bảo quản tiền

Mô hình kế toán giao dịch của VPBank được tổ chức theo mô hình kế toán giao dịch tức thời trên mạng LAN

Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán giao dịch tại VPBank là mỗi kế toán viên phải nắm được tất cả các tài khoản của cùng một khách hàng trong nhóm khách hàng mình phụ trách, để có thể kiểm soát chặt chẽ mối quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức của phòng Giao dịch – Kho quỹ:

2.2.2.2 Quy trình nghiệp vụ kế toán giữ tài khoản khách hàng tại VPBank.

Trong mô hình kế toán giao dịch, giao dịch viên là các nhân viên kế toán được phân công lao động chuyên môn hoá theo từng mảng nghiệp vụ của ngân hàng liên quan trực tiếp tới khách hàng

Kế toán tài khoản tiền gửi của khách hàng :

Nhiệm vụ xử lý và hạch toán các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi của khách hàng như gửi, rút tiền mặt vào tài khoản, thanh toán chuyển khoản bằng Uỷ nhiệm chi, séc, phát hành và thanh toán séc …

Công tác tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng tại VPBank được chú trọng tổ chức một cách khoa học hợp lý

Đối với các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt luôn đảm bảo thu đủ trước khi vào sổ hạch toán, còn đối với các chứng từ chi tiền mặt đều đảm bảo nguyên tắc Nợ trước Có sau, đảm bảo khả năng thanh toán của ngưới chi trả

Ngân hàng sử dụng các mẫu chứng từ thống nhất trong toàn hệ thống, khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng cần sử dụng mẫu chứng từ theo

Kế toán viên Tiết Kiệm

Kế toán thu chi tiền mặt