Trong mô hình kế toán giao dịch, giao dịch viên là các nhân viên kế toán được phân công lao động chuyên môn hoá theo từng mảng nghiệp vụ của ngân hàng liên quan trực tiếp tới khách hàng.
Kế toán tài khoản tiền gửi của khách hàng :
Nhiệm vụ xử lý và hạch toán các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi của khách hàng như gửi, rút tiền mặt vào tài khoản, thanh toán chuyển khoản bằng Uỷ nhiệm chi, séc, phát hành và thanh toán séc …
Công tác tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng tại VPBank được chú trọng tổ chức một cách khoa học hợp lý.
Đối với các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt luôn đảm bảo thu đủ trước khi vào sổ hạch toán, còn đối với các chứng từ chi tiền mặt đều đảm bảo nguyên tắc Nợ trước Có sau, đảm bảo khả năng thanh toán của ngưới chi trả.
Ngân hàng sử dụng các mẫu chứng từ thống nhất trong toàn hệ thống, khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng cần sử dụng mẫu chứng từ theo quy định của ngân hàng...
Trưởng phòng
Kiểm soát viên Thủ quỹ
Kế toán viên giữ tài khoản khách hàng Kế toán viên chuyển tiền Kế toán viên Tiết Kiệm Kế toán thu chi tiền mặt
Các giao dịch nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi khách hàng cần sử dụng mẫu chứng từ giấy nộp tiền của ngân hàng, ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ một cách rõ ràng sạch sẽ không tẩy xoá, không ghi 2 mầu mực, tuân thủ đúng các nguyên tắc khi lập chứng từ kế toán ngân hàng. Sau đó chứng từ nộp tiền vào tài khoản sẽ được luân chuyển như sau:
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
1a. Khách hàng nộp chứng từ cho thanh toán viên để kiểm soát 1b.Khách hàng nộp tiền mặt cho ngân quỹ để kiểm nhận 2. Sau khi thu đủ tiền ngân quỹ trả chứng từ cho TTV 3.TTV nhập dữ liệu vào máy tính
4.TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát 5. Kiểm soát vào máy tính để kiểm soát và ký duyệt 6. Kiểm soát chuyển chứng từ thu cho TTV
7. TTV chuyển chứng từ thu cho kế toán tổng hợp.
Các chứng từ chi tiền mặt được luân chuyển và kiểm soát theo đúng nguyên tắc hạch toán trước chi tiền sau để đảm bảo tài khoản của khách hàng còn đủ số dư để chi trả. Chứng từ sử dụng trong giao dịch rút tiền mặt từ tài
(1b) (4) (2) (3) (5) Khách hàng (giấy nộp tiền ) GDV Kế toán tổng hợp Máy tính Kiểm soát Máy tính Ngân quỹ (1a) (6) (7)
khoản là giấy lĩnh tiền mặt hoặc séc theo mẫu của ngân hàng do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng.
Sơ đồ 2.4: Luân chuyển chứng từ chi tiền mặt: giấy lĩnh tiền mặt, séc…
1.Khách hàng nộp chứng từ chi cho kế toán viên
2. TTV nhập dữ liệu vào máy tính, kiểm tra số dư tài khoản 3. TTV chuyển chứng từ chi cho kiểm soát
4. Kiểm soát kiểm soát trên máy, duyệt chứng từ và chuyển cho thủ quỹ chi tiền
5a. Ngân quỹ chi tiền cho khách hàng theo chứng từ chi 5b. Ngân quỹ chuyển chứng từ chi cho kiểm soát
6. Kiểm soát chuyển chứng từ chi cho kế toán tổng hợp
Đối với các dịch vụ thanh toán trong cùng một ngân hàng, khách hàng không cần phải trả phí thanh toán qua ngân hàng, thủ tục kiểm soát và luân chuyển chứng từ đơn giản hơn, nghiệp vụ được hoàn thành một cách nhanh chóng. GDV kiểm tra chứng từ do khách hàng lập, kiểm tra số dư tài khoản của người chi trả, nếu đủ khả năng chi trả sẽ hạch toán chuyển khoản:
(4) Khách hàng (giấy lĩnh TM) GDV Kiểm soát kế toán tổng hợp Máy tính Ngân quỹ Máy tính (1) (3) (6) (2) (5a) (5b)
Nợ TK 4211/người chi trả số tiền trên Có TK 4211/người thụ hưởng UNC
Đối với các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến việc thanh toán vốn giữa các ngân hàng (trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống) khách hàng đều phải trả phí thanh toán theo biểu phí của VPBank qui định cụ thể trong từng thời kỳ. VPBank thực hiện thanh toán thu chi hộ đối với các khoản thanh toán vốn trong cùng hệ thống. Chứng từ thanh toán (UNC, Séc…) cũng được kế toán viên giữ tài khoản kiểm soát và xử lý trước khi chuyển cho KSV phê duyệt trên máy tính rồi chuyển cho kế toán thanh toán (thuộc phòng kế toán) để thực hiện điện thu chi hộ trong hệ thống. Kế toán viên giữ tài khoản hạch toán
Nợ TK 4211/người chi trả Số tiền trên UNC Có TK thu chi hộ trong hệ thống
Đồng thời trích tài khoản khách hàng để thu phí thanh toán theo biểu phí quy định của ngân hàng trong từng thời kỳ:
Nợ TK 4211/người chi trả Số tiền phí
Có TK phí thu chi hộ trong hệ thống Phí chưa có VAT
Có TK VAT phải nộp tiền VAT phải nộp
Đối với những món thanh toán với các ngân hàng thương mại khác hệ thống cùng địa bàn có tham gia thanh toán bù trừ thực hiện thanh toán bù trừ giấy hoặc bù trừ điện tử.Chứng từ gốc (UNC, Séc…) do khách hàng lập được kế toán viên kiểm soát xử lý chứng từ rồi chuyển cho KSV rồi chuyển sang cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán bù trừ.
Hạch toán:
Nợ TK 4211/khách hàng Số tiền trên chứng từ Có TK thanh toán bù trừ 5012
Đồng thời trích tài khoản của khách hàng để thu phí:
Nợ TK 4211/Khách hàng Tổng số tiền phí
Có TK thu phí dịch vụ thanh toán Số phí chưa thuế VAT
Đối với các món thanh toán vốn với các ngân hàng khác hệ thống, khác tỉnh thành phố, hoặc cùng tỉnh thanh phố nhưng không tham gia thanh toán bù trừ, được thực hiện bằng hình thức thanh toán thông qua tài khoản tại ngân hàng nhà nước vào buổi sáng. GDV cũng kiểm soát xử lý chứng từ rồi chuyển cho KSV trước giao chứng từ cho kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước.
Nợ TK 4211/khách hàng số tiền trên chứng từ Có TK 1113-tiền gửi tại NHNN
Đồng thời cũng thực hiện bút toán thu phí thanh toán tương tự như thanh toán bù trừ, theo biểu phí của VPBank.
Kế toán tài khoản tiền vay của khách hàng:
Căn cứ để tổ chức thực hiện việc hạch toán trên tài khoản tiền vay của khách hàng là khế ước cho vay kiêm giấy nhận nợ được ký kết giữa ngân hàng và khách hàng do bộ phận tín dụng chuyển tới bộ phận kế toán. Bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán tiền vay cùng có trách nhiệm trong việc theo dõi quản lý và thu hồi gốc và lãi khoản vay đã cấp cho khách hàng.
GDV căn cứ khế ước vay kiêm giấy nhận nợ, tiến hành kiểm soát lại và mở tài khoản cho vay đối với khách hàng, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục giải ngân bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản chuyển cho KSV ký duyệt, trình giám đốc ký duyệt giải ngân, rồi hạch toán và lưu trữ hồ sơ vay của khách hàng để theo dõi cùng với cán bộ tín dụng việc thu hồi gốc và lãi khoản vay:
Nợ TK cho vay/ khách hàng Số tiền giải ngân cho khách Có TK thích hợp(1011,1031…)
Khi khách hàng trả gốc, lãi hoặc thanh lý hợp đồng, GDV phải thông báo cho cán bộ tín dụng biết để theo dõi và lập phiếu tính lãi. GDV hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nộp tiền trả nợ, trả lãi hoặc lập UNC để trích tài khoản tiền gửi để trả nợ, trả lãi ngân hàng. Khi khách hàng trả hết nợ gốc và lãi thì GDV rút toàn bộ hồ sơ của món vay đó kèm theo chứng từ nộp tiền để lưu nhật ký chứng từ. GDV hạch toán thu gốc và lãi trên máy tính, căn cứ vào bảng kê tính lãi do bộ phận tín dụng chuyển lên:
Nợ TK thích hợp (1011,4211…) Số tiền trên bảng kê tính lãi Có TK thu lãi cho vay
Tất cả những tài sản thế chấp được bảo quản tại kho quỹ của ngân hàng, biên bản thế chấp ký hợp đồng tín dùng và giải chấp khi thanh lý hợp đồng tín dụng đều do cán bộ tín dụng lập và chuyển đến kế toán viên để lưu trữ và theo dõi. Hạch toán
Nhập/ Xuất TK ngoại bảng 994: giá trị tài sản thế chấp
2.2.2.3 .Kế toán tiền gửi tiết kiệm:
VPBank đã nghiên cứu và cho ra đời nhiều sản phẩm tiết kiệm hấp dẫn, an toàn, có tình cạnh tranh cao bên cạnh hình thức tiết kiệm thông thường bằng VND và USD, còn có hình thức tiết kiệm VNĐ được bù đắp trượt giá USD, tiết kiệm an sinh giáo dục, an sinh nhà ở, an sinh ô tô, tiết kiệm siêu lãi suất, tiết kiệm VNĐ được đảm bảo bằng Dola Mỹ, tiết kiệm lãi suất bậc thang…
Thủ tục mở tài khoản tiết kiệm tại VPBank đơn giản, chứng từ được sử dụng để hạch toán gốc lãi tiền gửi tiết kiệm là sổ tiết kiệm, giấy nộp tiền tiết kiệm, phiếu tiền gửi tiết kiệm .
Chứng từ nộp tiền vào tài khoản tiền gửi tiết kiệm thu chi tiền gửi tiết kiệm, sổ lưu tài khoản do khách hàng nộp vào được GDV kiểm tra rồi chuyển sang ngân quỹ thu tiền, sau đó chuyển lại cho GDV in sổ tiết kiệm cho khách hàng, sau đó chuyển cho KSV ký duyệt và chuyển trả sổ tiết kiệm.
Nợ TK thích hợp (1011,1031,..) Số tiền gửi Có TK Tiền gửi tiết kiệm /khách khàng
Chứng từ chi trả tiền gửi tiết kiệm ( khi khách hàng tất toán sổ tiết kiệm) gồm có sổ tiết kiệm của khách hàng, phiếu chi do kế toán lập, phiếu lưu, GDV chuyển chứng từ cho KSV kiểm soát trên máy tính và ký duyệt trước khi chuyển sang ngân quỹ để chi tiền cho khách hàng. Chứng từ tiết kiệm scuối ngày được chuyển vào lưu trữ trong phòng kế toán.
2.2.2.4.Chương trình ứng dụng tin học hoá công tác kế toán tại VPBank VPBank
Hiện tại, VPBank đang triển khai chương trình kế toán giao dịch chạy trên mạng online trên cơ sơ ứng dụng phần mềm kế toán B2KADVANCE. Với việc ứng dụng phần mềm kế toán này công tác kế toán tại VPBank đã được cơ giới hoá về căn bản, công tác kế toán được thực hiện chủ yếu trên máy, việc kiểm soát chứng từ cũng được thực hiện tự động trên máy, việc tính lãi và hạch toán hoàn toàn được thực hiện trên máy. Chính vì vậy công tác kế toán được giảm nhẹ, tăng cường độ chính xác, hạn chế những nhầm lẫn từ việc ghi chép thủ công trước kia.
Tuy nhiên phần mềm kế toán B2KADVANCE được ứng dụng tại VPBank chưa tạo được cơ sở công nghệ đủ hiện đại để VPBank có thực hiện một cách hoàn hảo những dịch vụ ngân hàng hiện đại như ATM, Internet banking, home banking…những dịch vụ ngân hàng trực tuyến. Tốc độ xử lý của hệ thống cơ sở dữ liệu còn chậm, mức độ bảo mật không cao, bất kỳ ai biết mật mã đều có thể truy cập vào toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu và sửa chữa dữ liệu một cách dễ dàng. Mặt khác, với việc ứng dụng tin học trong kế toán tại VPBank mới chi giải quyết được một phần công tác tin học hoá kế toán ngân hàng, việc tin học hoá kế toán mới chỉ dừng lại ở việc sao chụp một cách thuần tuý các nghiệp vụ kế toán ngân hàng theo quy trình cũ để thực hiện xử lý các giao dịch trên máy. Hiện tại, VPBank vẫn chưa thực hiện được tốt các dịch vụ ngân hàng trực tuyến (online) trên toàn hệ thống, chưa cung ứng được đầy đủ dịch vụ ngân hàng hiện đại như ATM, dịch vụ gửi tiền một nơi rút tiền nhiều nơi,…Công việc hàng ngày của kế toán giao dịch vẫn còn thủ công, kế toán viên phải tự nhập các thông tin vào máy tính một cách thủ công, khả năng xảy ra nhầm lẫn rất cao.
Với sự nỗ lực của cán bộ tin học và cán bộ nghiệp vụ VPBank, nắm bắt được xu thế phát triển của công nghệ thông tin VPBank cũng đang từng bước chuyển đổi cơ sở dữ liệu tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động ngân hàng. Trong thời gian tới VPBank vẫn đang tích cực triển khai và hoàn thiện chươgn trình phần mềm mới B2KAdvance,và đưa phần mềm mới T24 vào thử nghiệm để tạo cơ sở nền tảng công nghệ thông tin cho việc ứng dụng và phát triển các dịch vụ ngân hàng hiên đại, thực hiện mô hình kế toán giao dịch một cửa, online trên toàn hệ thống VPBank.
2.3. Đánh giá mô hình tổ chức bộ máy kế toán giao dịch tại VPBank hiện nay
2.3.1 Những kết quả đạt được
Bộ máy kế toán giao dịch của VPBank đã được tổ chức một cách tương đối khoa học trong điều kiện hiện có của VPBank về công nghệ, cơ sở hạ tầng…Tổ chức bộ máy kế toán nói chung và kế toán giao dịch nói riêng đều được quan tâm xây dựng văn bản quy trình nghiệp vụ riêng được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống.
Công tác kiểm soát, luân chuyển chứng từ trong mô hình kế toán giao dịch tại VPBank được tổ chức một cách chặt chẽ và tương đối khoa học đảm bảo nguyên tắc kiểm soát kép chứng từ kế toán ngân hàng và các nguyên tắc luân chuyển chứng từ.
Mô hình giao dịch một cửa xét về khía cạnh công nghệ và tác nghiệp đã ưu việt hơn hẳn so với nhiều mô hình giao dịch nhiều cửa mà chi nhánh đã áp dụng trước đây. Trên nền tảng công nghệ hiện đại , với chương trình phần mềm tiên tiến B2Kadvance được ngân hàng áp dụng có nhiều tính năng mới dễ sử dụng, tốc độ xử lý giao dịch nhanh chóng đáp ứng khả năng thanh toán một khối lượng lớn giao dịch, khả năng quản trị tốt , an toàn và bảo mật. chương trình cho phép cập nhật giữ liệu tức thời, số dư các tài khoản được cập nhật lien tục ngay sau mỗi giao dịch, kết nối với nhiều kênh thanh toán như : chuyển tiền điện tử, thanh toán liên ngân hàng, thanh toán quốc tế như mạng SWIFT…
Chi nhánh đã được trang bị hệ thống máy tính với tốc độ cao, trang thiết bị phục vụ giao dịch hiện đại, trụ sở quầy giao dịch khang trang, sạch đẹp, văn minh lịch sự đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất phục vụ giao dịch một cửa.
Thủ tục khách hàng phải thực hiện khi đến giao dịch với chi nhánh đơn giản hơn rất nhiều so với trước đây, chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên là có thể đáp ứng được mọi nhu cầu mà không cần phải qua nhiều khâu, nhiều cửa, thời gian giao dịch được rút ngắn, tiết kiệm chi phí, tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng, tăng năng suất lao động của nhân viên ngân hàng. Một trong những thành tựu quan trọng mà VPBank đã đạt được đó là xây dưng được kho dữ liệu tập trung với việc quản lý hệ thống tài khoản khách hàng tập trung. Đây là điều kiện cơ bản khi áp dụng mô hình giao dịch một cửa và là nền tảng để VPBank tiếp tục phát triển những dịch vụ ngân hàng hiện đại như ATM, POS, Phonebanking, Internet Banking…
Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ của VPbank rất năng động sáng tạo và nhiệt tình, là một thế mạnh của VPBank trong tiến trình phát triển và hội nhập.
Công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm mới và quảng bá thương hiệu VPBank luôn được trú trọng. Nhờ vậy mà hình ảnh và uy tín của VPBank ngày càng được củng cố trong các tầng lớp dân cư. Số lượng khách hàng đến giao dịch gửi tiền tại VPBank ngày càng đông.
2.3.2. Những tồn tại trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán giao dịch tại VPBank. tại VPBank.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được cũng cần phải kể đến một số những tồn tại của mô hình kế toán giao dịch của VPBank :
Mô hình giao dịch một cửa và việc áp dụng công nghệ mới trong ngân hàng đã có sự chuyển biến về nội dung và cả về cơ sở vật chất, tất cả những thiết bị hiện đại nhất được lắp đặt nhằm phục vụ cho công việc được tốt hơn. Tuy nhiên hiệu quả đạt được chưa cao, số liệu thông tin vẫn còn chậm, việc xử lý thông tin còn có những sai sót hạn chế, đôi khi vẫn lỗi mạng làm ngưng hoạt động ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch với khách hàng.
Về công nghệ: VPBank phải mua chương trình phần mềm kế toán giao