phân tích công việc trong nhân sự hành chính nhà nước

Xuất phát từ vai trò quan trọng như vậy trong bài tiểu luận này chúng tôi xin giới thiệu với cô giáo cùng các bạn về vấn đề Phân tích công việc với những nội dung sau: • Một số khái niệm

Lời Mở Đầu Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận và điều này ngày càng được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự dặc biệt quan tâm, coi trọng Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực khác trong tổ chức,con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên của

tổ chức Tổ chức muốn đạt được mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ lao đọng phù hợp về số lượng và chất lượng Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải làm của mọi nhà quản trị nhân sự Phân tích công việc là cơ sở cho những công tác quản

lý khác như: Thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố trí nhân sự…… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ quản trị nhân sự tốt Xuất phát từ vai trò quan trọng như vậy trong bài tiểu luận này chúng tôi xin giới thiệu với cô giáo cùng các bạn về vấn đề Phân tích công việc với những nội dung sau:

• Một số khái niệm liên quan đến Phân tích công việc

• Ý nghĩa của việc phân tích công việc

• Mối quan hệ phân tích công việc với các hoạt động khác trong quản lý nhân sự tổ chức

• Phương pháp thu thập số liệu để phân tích công việc

• Sản phẩm của phân tích công việc

• Vấn đề phân tích công việc ở Việt Nam và một số xu hướng trong phân tích công việc

Chúng tôi đã cố gắng sưu tầm tài liệu kết hợp với các phương pháp phân tích, so sánh để làm rõ vấn đề Tuy vậy không thể tránh khỏi những sai sót mong cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến để chúng tôi hoàn thiện bài tiểu luận được tốt hơn Xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Khái quát chung

1 Một số khái niệm liên quan đến phân tích công việc

Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện, thể hiện công việc bắt buộc phải làm theo những cam kết nhât định

Vị trí biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, khái niệm

vị trí vừa chỉ vị trí công việc đảm nhận vừa chỉ địa vị của cá nhân trong tổ chức

Nghề là khái niệm chỉ tập hợp các công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau nhất định ở các đặc tính vốn có dòi hỏi người lao động phải có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có kĩ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện Công việc trong một tổ chức được hiểu là tất cả những nhiệm vụ mà một người lao động hoặc nhóm người lao động phải đảm nhận Công việc chỉ rõ nhiệm vụ chức năng mà một

người phải đảm nhận và là kết quả của sự phân công lao động trong tổ chức

Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách

nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất

- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ

sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.- Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.- Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích của người thực hiện công việc.Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện

công việc và trả công lao động.2 Ý nghĩa của phân tích công việc

2.1 Đối với nhà quản lý

• Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công viêc

• Dự báo số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết

• Sản xuất và phân công công việc để tránh chồng chéo

• Là cơ sở cho việc tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp với công việc

• Giúp đánh giá được mức độ ảnh hưởng của môi trường đối với quá trình thực thi

• Là căn cứ cho kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc

• Là cơ sở để lên kế hoạch phát triển cán bộ và xây dựng các chương trình đào tạo cần thiết

• Xây dựng chế độ lương thưởng công bằng

2.2 Đối với người thực thi công việc

Xác định rõ yêu cầu của công việc, hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn

Dựa trên bản yêu cầu chuyên môn của công việc, có thể xây dựng kế hoạch làm việc và học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu của công việc

Có thể xây dựng các mối quan hệ trong thực thi được tốt hơn

3 Yêu cầu của phân tích công việc

• Phải dựa trên cơ sở thông tin chính xác, đầy đủ

• Dựa trên cơ sở bản mô tả công việc, thực tế công việc

• Cụ thể

• Toàn diện

• Hệ thống

• Khách quan

Chương 2: Nội dung cơ bản của phân tích công việc:

Phân tích công việc cần phải hiểu như là một quá trình, không đơn thuần chỉ là một công việc cụ thể Nội dung cơ bản của phân tích công việc bao gồm :

Xác định trong mối tương quan chung của tổ chức về nhiệm vụ trách nhiệm và quyền hạn

của người lao động ( nguồn nhân lực của tổ chức ) khi thực thi cong việc được giao Xác định những điều kiện cụ thể cần có để có thể thực thi được công việc như mong muốn

Những tiêu chuẩn về năng lực cụ thể của từng cá nhân được bố trí vào thực thi công việc Cách thức đánh giá thực thi công việc

Vậy phân tích công việc được tiến hành như thế nào ? sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu các bước cơ bản thực hiện phân tích công việc

1 Quy trình phân tích công việc và các phương pháp phân tích công việc

1.1 Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc

Mục đích chung nhất của phân tích công việc là thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên, phát triển các công cụ để đánh giá thành tích, và thiết lập hệ thống trả lương

Phân tích công việc cung cấp thông tin về yêu cầu của công việc là gì, những đặc điểm nhân viên cần có để thực hiện công việc đó Sự mô tả này về nhân viên và những thông tin cụ thể về công việc được sử dụng để quyết định loại người nào được chiêu mộ và lựa chọn

Thông tin phân tích công việc có thể là tư liệu cần thiết để phát triển chương trình đào tạo

và hệ thống đánh giá thành tích Thêm vào đó, những thông tin này có thể trợ giúp người giám sát và nhân viên xác định rõ vai trò của mình, giảm thiểu các mâu thuẫn và sự nhập nhằng trong quan hệ

Thông tin phân tích công việc có thể được sử dụng để xác định các công việc tương tựnhau và vì vậy nó làm cơ sở để bố trí, luân chuyển đào tạo nhân viên, với mức chi phí thấp nhất Tương tự, dữ liệu này cũng có thể được sử dụng để xác định các định hướng nghề nghiệp cho nhân viên

Một ứng dụng phổ biến của phân tích công việc là đánh giá công việc và thông qua đó xác lập cấu trúc lương công bằng Ứng dụng khác của thông tin phân tích công việc là dự đoán tính chất của các công việc tương lai Môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng, và sự thay đổi công việc xảy ra nhanh hơn nhiều so với trong quá khứ

Trước khi tiến hành phân tích công việc cần phải xác định thông tin phân tích công việc

sẽ được sử dụng cho mục đích gì?

Phân tích công việc sẽ giúp doanh nghiệp :

• Tuyển dụng một vị trí mới

• Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự

• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

• Xác định nhu cầu đào tạo

• Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên

• Xác định mức lương thưởng cho phù hợp

• Cải thiện môi trường và điều kiện làm việc

Khi nắm rõ mục đích của phân tích công việc sẽ giúp nhà quản lý xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp

Ví dụ như nếu mục đích của phân tích công việc là để cung cấp thông tin cho quá trình tuyển dụng thì bạn phải thu thập các thông tin định tính về các nhiệm vụ chính của công việc, các yêu cầu về kiến thức và kĩ năng đối với người thực hiện công việc và các điều kiện làm việc

Khi phân tích công việc cần phải thông báo mục đích của việc phân tích việc tới những người có liên quan

Bước 2: Xem xét các thông tin cơ bản lên quan

Trước khi tiến hành phân tích công việc, bạn cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức một bản

sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong

tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào

Nhà phân tích công việc phải lựa chọn phương pháp và thủ tục hữu hiệu nhất để tiến hành phân tích công việc Tuy nhiên, ngay cả trước khi việc lựa chọn này được hoàn tất, một cái nhìn tổng thể về tổ chức và công việc là cần thiết Cái nhìn tổng quan này cung cấp cho nhà phân tích một bức tranh toàn diện về sự sắp xếp, bố trí của các phòng ban, đơn vị

và công việc Thêm vào đó, điều này cũng giúp cho nhà phân tích hiểu thấu đáo về dòng công việc trong tổ chức

Để đạt được một bức tranh hoàn chỉnh về cấu trúc và các quan hệ trong tổ chức, hai loại biểu đồ sau là đặc biệt hữu ích là:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị cấu thành trong tổ chức Mối quan hệ trực tuyến và chức năng cũng được chỉ ra Một sơ đồ cơ cấu

tổ chức điển hình sẽ cung cấp những thông tin về số lượng các cấp trong tổ chức, số lượng của những phòng chức năng, và các mối quan hệ báo cáo trong tổ chức

Loại biểu đồ thứ hai là sơ đồ về tiến trình, nó chỉ ra một tập hợp của những công việc cụ thể liên quan đến các công việc khác như thế nào Vì vây, sơ đồ về tiến trình không chỉ đơn giản là chỉ ra mối quan hệ cơ cấu trong số các công việc (như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức điển hình) mà nó còn chỉ ra dòng công việc và những công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn

Sơ đồ tổ chức có thể được xây dựng theo các cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và cơ cấu của tổ chức Để lập một sơ đồ tổ chức ta phải :

• Liệt kê tất cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ công việc

• Nhóm các vị trí có cùng nhiệm vụ với nhau để tạo ra các nhóm công việc

• Tạo ra các mối quan hệ giữa các nhóm công việc với nhau

Từ sơ đồ của tổ chức nhà quản lý có thể :

• Lý giải sự tồn tại của công viêc là cần thiết cho hoạt động của tổ chức

• Xác định các mối quan hệ của công việc với các công việc khác trong tổ chức

• Những yếu tố đầu vào nào( thông tin, nguyên vật liệu, tài chính, vv…) cần phải được cung cấp để có thể thực hiện công viêc ?

Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích

Đối với công việc do nhiều người khác nhau thực hiện, nhà quản lý sẽ không có nhiều thời gian để thu thập thông tin của tất cả mọi người có liên quan Thậm chí nếu có đủ thời gian thì nhà quản lý cũng không nên tốn sức phải làm như vậy bởi vì tất cả họ đều thực

hiện công việc giống nhau cho nên thông tin họ cung cấp cho bạn cũng sẽ giống nhau Vậy ai sẽ là người sẽ được quan sát và phỏng vấn để phân tích công việc ?

Phân tích công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kĩ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc cho nên nhà quản lý nên chọn những người thực hiện công việc đạt mức yêu cầu

Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc

Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

Thông tin về tình hình thực hiện công việc:Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của

công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực

hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc Thông tin về yêu cầu nhân sự:

Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các

thuộc tính cá nhân Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.

Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:

Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của

nhân viên.Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:

Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục • Lựa chọn phương pháp thu thập thông tinCó bốn phương pháp cơ bản được sử dụng một cách riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau trong quá trình thu thập thông tin và phân tích công việc - quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi và nhật ký làm việc Lần lượt tìm hiểu từng phương pháp sẽ giúp các nhà phân tích chọn lựa phương pháp phù hợp hơn với đối tượng cần phân tích

Quan sát Quan sát trực tiếp được sử dụng cho những công việc lao động chân tay, đòi

hỏi tiêu chuẩn hoá, những công việc có chu kỳ ngắn Ví dụ như, các công việc lắp ráp trên dây chuyền sản xuất xe hơi, công việc văn thư của công ty bảo hiểm, kiểm kê kho là những công việc điển hình sử dụng phương pháp này Nhà phân tích phải quan sát mẫu đại diện của những cá nhân hoàn thành những công việc này Quan sát không luôn luôn thích hợp với những công việc liên quan đến trí óc như công việc của những nhà nghiên

cứu khoa học, luật sư hoặc những nhà toán học Phỏng vấn Có ba loại phỏng vấn để thu

thập thông tin phân tích công việc - Phỏng vấn cá nhân (là phỏng vấn riêng biệt từng người); Phỏng vấn một nhóm nhân viên có cùng công việc giống nhau; Phỏng vấn những người giám sát hoặc những người có kiến thức vững vàng trong công việc Nên sử dụng phương pháp phỏng vấn nào, nhà phân tích nên hiểu đầy đủ về lý do để phỏng vấn, để từđó định hướng phương pháp phỏng vấn hiệu quả Phỏng vấn là kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất trong việc thu thập thông tin cho phân tích công việc Nó cho phép nhà phân tích có thể trò chuyện trực tiếp với người được phỏng vấn Người được phỏng vấn có thể yêu cầu nhà phân tích trả lời những câu hỏi, những thắc mắc của mình Phương pháp phỏng vấn tạo cơ hội cho nhà phân tích giải thích cách thức thu thập thông tin, mục đích của phân tích công việc và lý do vì sao họ được chọn để phỏng vấn Phương pháp này

cho phép nhân viên báo cáo những hoạt động mà những phương pháp khác không thể xác định được Ví dụ, những hoạt động quan trọng xuất hiện ngẫu nhiên, hoặc là những giao tiếp không chính thức giữa người giám sát sản xuất và nhà quản lý bán hàng, những điều này không thể hiện rõ ràng trong sơ đồ tổ chức, nó chỉ có thể phát hiện được nhờ phỏng vấn Mặc dầu phỏng vấn có thể mang lại những thông tin phân tích công việc hữu ích, nhưng cũng cần chú ý đến những hạn chế tiềm ẩn của nó Đó là sự bóp méo thông tin, vì thông thường phân tích công việc là sự mở đầu của việc thay đổi về vấn đề lương bổng trong tổ chức, nên nhân viên có xu hướng nói quá về những trách nhiệm của mình và hạ thấp tầm quan trọng công việc của những người khác Vì vậy, để có được những thông tin chính xác cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Hơn nữa, phỏng vấn là rất khó để tiêu chuẩn hóa bởi vì, phỏng vấn viên khác nhau có thể hỏi những câu hỏi khác nhau và kết quả nhận được có thể rất khác nhau giữa những người được phỏng vấn Cuối cùng, chi phí cho phỏng vấn có thể là rất cao, đặc biệt nếu phỏng vấn nhóm, và điều này

có thể không thích hợp với mục đích ban đầu Mặc dù, có nhiều hạn chế nhưng phương pháp phỏng vấn vẫn được sử dụng rất phổ biến Một số hướng dẫn sau giúp cho việc phỏng vấn thành công hơn Xây dựng sự quan tâm của người được phỏng vấn trước, thông qua việc thông báo được chuẩn bị kỹ lưỡng; đảm bảo rằng nguời được phỏng vấn biết được chính xác về thời gian và nơi phỏng vấn Lựa chọn nơi phỏng vấn đảm bảo sự riêng tư và thoải mái Tránh hoặc giảm thiểu các hình tượng địa vị hiển nhiên, tạo ra trạng thái địa vị cao hơn của người phỏng vấn so với người được phỏng vấn Tạo sự thoải mái và dễ dàng cho người được phỏng vấn Nhớ tên của nhân viên được phỏng vấn trước Giới thiệu mình và nói về các đề tài vui vẻ cho đến khi nhân viên thấy thoải mái Làm rõ mục đích của phỏng vấn, làm cho nhân viên hiểu rằng những thông tin mà họ cung cấp sẽ hữu ích cho tổ chức và cho cả họ.Khuyến khích nhân viên nói Hãy nhã nhặn và bày tỏ sự quan tâm đến những điều mà họ nói Giúp đỡ nhân viên nói về những nhiệm vụ theo trình

tự và thứ tự logic, thể theo trật tự thời gian mà nhiệm vụ xảy ra hoặc theo thứ tự tầm quan trọng của chúng đối với công việc Giữ cho buổi phỏng vấn sinh động bằng cách tìm kiếm thêm thông tin, sử dụng ”sự tạm nghỉ mong đợi”, hỏi các câu hỏi khiêm tốn và trung lập, hoặc tóm tắt những điều mà nhân viên vừa nói Dành thời gian cần thiết để nhân viên nghĩ và trả lời câu hỏi Chỉ hỏi từng câu một và không được thúc ép • Tránh các câu hỏi mà có thể trả lời chỉ với “có” hay “không” • Tránh các câu hỏi hướng dẫn • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu • Tránh làm cho đôi bên phải hạ mình

và tránh biểu hiện sự quan tâm cá nhân đối với công nhân Cố gắng thiết lập các bước đi vững chãi và thoải mái cho phỏng vấn Cố gắng không để nhân viên bị lạc vấn đề Cố gắng thu thập tất cả các thông tin cần thiết về công việc mà nhân viên có thể cung cấp Chỉ ra lúc phỏng vấn sắp kết thúc bởi các câu hỏi thân thiện mà bạn hỏi và biến tấu giọng điệu của bạn.Tóm tắt các thông tin chính mà nhân viên cung cấp Hỏi nhân viên liệu rằng các thông tin này có đầy đủ và đại diện cho những gì đã được thảo luận hay không Giải thích cho công nhân những thông tin cung cấp là có giá trị như thế nào Kết thúc phỏng

vấn một cách thân thiện.Bảng câu hỏi Sử dụng bản câu hỏi là phương pháp ít tốn kém

nhất trong việc thu thập thông tin Nó là cách thức hữu hiệu để thu thập một số lượng lớn thông tin trong một thời gian ngắn Một bản câu hỏi có cấu trúc thường bao gồm những câu hỏi cụ thể về công việc, về những yêu cầu của công việc, điều kiện làm việc và

phương tiện Một bản câu hỏi ít cấu trúc, cách tiếp cận đóng-mở sẽ được sử dụng để yêu cầu nhân công miêu tả công việc theo cách riêng của họ Mẫu câu hỏi đóngmở này sẽ cho phép nhân viên sử dụng ngôn từ và những ý tưởng riêng của họ để mô tả về công

việc Mẫu và cấp độ cấu trúc của bản câu hỏi cần phải tránh các đề tài có tính tranh cãi Nhà phân tích công việc có sự tham khảo cá nhân về lĩnh vực này Không có một mẫu tốt nhất cho bản câu hỏi Một vài gợi ý sau giúp cho các bản câu hỏi dễ sử dụng: • Giữ cho

nó càng ngắn càng tốt - mọi người thường không thíchhoàn tất cả bản câu hỏi • Giải thích mục đích sử dụng bản câu hỏi - mọi người muốn biết tại sao phải trả lời bản câu hỏi Hơn nữa, người lao động muốn biết những câu trả lời của họ được sử dụng như thế nào • Cố gắng tạo sự đơn giản cho câu hỏi - đừng cố gắng tạo ấn tượng cho mọi người với những thuật ngữ Sử dụng ngôn ngữ giản đơn trong các câu hỏi • Thử nghiệm bản câu hỏi - trước khi sử dụng, yêu cầu một vài công nhân trả lời cho ýkiến về điểm đặc trưng của bản câu hỏi Sự thử nghiệm này sẽ cho phép nhà phân tích • hiệu chỉnh lại mẫu câu hỏi trước khi sử dụng chúng Một bản câu hỏi thường bao gồm những thành tố sau: • Thông tin chung: liên quan đến tên công việc, mã công việc, • Ra quyết định: quá trình tư duy, suy luận để đưa ra quyết định • Hoạch định và tổ chức • Kiến thức, khả năng, và các hoạt động kỹ năng thực hiện công việc • Kiểm soát và giám

sát • Công cụ thiết bị được sử dụng để hoàn thành công việc • Sự đi lại, giao

dịch • Giao tiếp: Mối quan hệ với những người khác Những mối quan hệ với những người nào là cần để thực hiện công việc • Sức khoẻ: Phạm vi công việc những phạm vi

vật lý, sức khoẻ và xã hội nào để hoàn tất công việc Nhật ký công việcNhật ký làm việc

ghi lại những nhiệm vụ, công việc đã và đang tiến hành, tính thường xuyên của những nhiệm vụ và khi nào nhiệm vụ được hoàn tất Kỹ thuật này đòi hỏi người nhân 8 - Quản trị nguồn nhân lực viên phải ghi lại nhật ký Điều không may mắn là hầu hết các cá nhân đều không quen hoặc không được rèn luyện đủ để lưu trữ những thông tin như nhật ký ngày làm việc Nếu nhật ký được cập nhật theo thời gian là ngày, nó có thể cung cấp thông tin xác thực về công việc Công tác so sánh theo ngày, tuần hoặc tháng cần phải được thực hiện Nó cho phép đánh giá việc thực hiện công việc một cách thường xuyên Nhật ký làm việc là rất hữu ích trong trường hợp cố gắng phân tích những công việc khó khăn cho việc quan sát, như những công việc được thực hiện bởi các kỹ sư, nhà khoa học

và những nhà quản trị cấp cao Phương pháp này rất hữu hiệu (khuyến khích nhân viên nghĩ về những điều họ đã làm) Điều Lựa chọn phương pháp nào Có thể sử dụng một trong bốn phương pháp một cách riêng biệt hoặc kết hợp chúng Thực tế không có một phương pháp phân tích công việc nào có thể mang lại thông tin tốt nhất Thêm vào đó, các phương pháp trên lại không thể thay thế nhau, một phương pháp có thể thích hợp trong một tình huống cụ thể hơn là các phương pháp khác Lựa chọn phương pháp nào tuỳ thuộc vào tình huống, hoàn cảnh cụ thể, mục đích phân tích, và những ràng buộc về thời gian và tiền bạc để tiến hành phân tích công việc này rất có ý nghĩa trong việc tích

luỹ kinh nghiệm về công việc.Bước 5: Thẩm định kết quả phân tíchSau bước phân

tích công việc, cần phải thẩm định những thông tin thu thập với những người thực hiện khác và người quản lý( hay giám sát ) công việc này Việc thảm định này sẽ giúp cho nhà phân tích :• Khi thẩm định Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công

việc • Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai

lệch• Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc những thông tin thu thập được về công việc nhà phân tích cần yêu cầu nhà quản lý xác định :Tuy nhiên một số người quản lý có thể đòi hỏi cao hơn ở người nhân viên so với yêu cầu của công việc Điều này có thể làm sai lệch thông tin về công

việc Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc2 Mối

quan hệ của phân tích công việc với các hoạt động khác trong quản lý nhân sự tổ chức

Trong nhân sự hành chính nhà nước, phân tích công đầu tiên quan trọng để thực hiên các hoạt động tiếp theo về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức nguồn nhân lực trong tổ chức

Có thể nối trong quá trình phân tích công việc của bất cứ một tổ chức nào dù đó là cơ quan nhà nước hay là tổ chức tư nhân thì nó chính là tiền đề để thực hiện các khâu khác trông tổ chức

Đó là cơ sở để lập kế hoạch nguồn nhân lực trong mỗi giai đoạn của tổ chức khi phân tích công việc được hoàn thành, thì tổ chức biết nguồn nhân lực sẵn có của tổ chức như thế nào? Để nhà quản lý dự tù kế hoạch nhân sự của tổ chức, nhà quản lý có thể tuyển dụng nguồn nhân lực mà tổ chức mình đang cần, quá trình phân tích công việc cho phép nhà quản lý đánh giá nguồn nhân lực của tổ chức đồng thời có xây dựng chế độ tiền lương, hay phúc lợi cho nhân sự của tổ chức

Phân tích công việc cùa tổ chức cho phép nhà quản lý có thể trả lời được các câu hỏi mà bất cứ tổ chức nào cũng phải sắp xếp cho đúng:

• Người được bố trí vào vị trí mà đã tuyển dụng phải làm những gì ?

• Khi nào phải làm?

• Làm ở đâu?

• Làm như thế nào?

• Các tiêu chuẩn cần thiết để làm công việc đó là gì?

Có thể nói trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực, những thông tin từ phân tích công việc mang lại có thể giúp tổ chức đưa ra các quyết định liên quan Những thông tin mà phân tích công việc mang lại, không chỉ giúp ích cho hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực hay làm cơ sở cho việc tuyển dụng mà nó góp phần trong việc xem xét toàn diện mức

độ khó dễ ở mỗi vị trí công việc của tổ chức và độ khó của mỗi công việc để nhà quản lý

có mức lương thích hợp trả cho mỗi vị trí đó, chính việc phân tích công việc cho nhà quản lý một cái nhìn toàn vẹn hơn về việc đào tạo, bồi dưỡng, nhân lực của tổ chức cho đúng với mục tiêu của tổ chức.vì vậy trong quá trình phân tích công việc của tổ chức là làm cho tổ chức thấy rõ nguồn nhân lực mà mình đang có được đào tạo một cách bài bản

và chất lượng không Để có kế hoạch bồi dưỡng Mỗi tổ chức không chỉ có tầm nhìn ở hiện tại mà còn phải tính cho tương lại của tổ chức đó, phải có dự trữ về nguồn nhân lực

để luôn đảm bảo rằng tổ chức đó phát triển một cách tốt nhất và vận hành trơn trua mọi công việc, vì vậy việc xác định được lực lượng kế cân của chính tổ chức

Tóm lại Trong quá trình điều hành đối với tổ chức phân tích công việc là việc xác định tiêu chuẩn tuyển dụng, phân công bố trí lại nhân sự, thiết kế chương trình đào tạo, đáng

giá công việc thực thi nhân sự, đánh giá hoàn toàn dựa vào tiêu chí công việc, cải thiện điều kiện làm việc, xây dựng thành bảng lương theo công việc, khen thưởng theo mức đọ hoàn thành công việc của mỗi thành viên trông tổ chức có thể nói phân tích công việc liên quan mật thiết đối với các hoạt đông khác của chính tổ chức

1. Phương pháp thu thập số liệu liên quan tới phân tích công việc

Phân tích công việc đòi hỏi phải thu thập nhiều loại thông tin từ người phân tích, từ người lao động đảm nhận công việc phân tích, từ nhà quản lý công việc trực tiếp, gián tiếp Do đó có thể lựa chọn nhiều phương pháp khác nhau để thu thập

• Thu thập thông tin qua việc thực hiện chính công việc đó (

người phân tích hoặc người thực thi công việc cung cấp )

• Quan sát người thực thi công việc bằng nhiều cách khác nhau

• Phỏng vấn sâu các nhà quản lý, các chuyên gia và chính những

người đảm nhận công việc

• Điều tra để lấy thông tin qua bảng hỏi

• Sử dụng phương pháp ghi nhật ký thực thi công việc

Mỗi phương pháp trên đều có tính hai mặt do đó có thể lựa chọn kết hợp Thông tin liên quan tới công việc cần phân tích liên quan tới một số chỉ số sau

• Các nhiệm vụ hay nhận diện công việc

• Các tiêu chuẩn thực hiện cũng như tiêu chuẩn đánh giá thực thi

công vụ

• Các nghĩa vụ

• Các kiến thức

• Kỹ năng

• Kinh nghiệm

Điều kiện thực thi công việc bao gồm các mối quan hệ: Trách nhiệm, những thông tin đó sẽ là cơ sở để xây dựng bản mô tả công việc.

3.1 Thông tin về tình hình thực hiện công việc:

Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần

công việc.Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân

viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến

thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.

Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định

mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên

Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:Bao gồm các thông tin liên

quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục

3.2 Trình tự thực hiện phân tích công việc Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông

tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin hợp lý nhất Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ dồ quy định công nghệ và bản mô tả công việc cũ( nếu có)Bước 3: Lựa chọn các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.Tùy theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo dạng hoạt động và khả năng tài chính có thể sử dụng nhiều hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin, những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại bởi mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị giám sát thực hiện công việc đó Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và

bảng tiêu chuẩn công việc 3.3 Các phương pháp phân tích công việc 3.3.1 Phương pháp

phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năngPhương pháp này được dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vật dụng Mỗi loại yếu tố

dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau:+ Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên

4 Sưu tập, biên soạn 4 Thanh tra, giám sát 4 Điều khiển

5 Tính toán 5 Tiêu khiển,

giải trí

5 Thực hiện thao tác bằng tay

9 Giúp đỡ theo chỉ dẫn

- Các số thứ tự chỉ mức độ khó khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chức năng khi

thực hiện công việc.3.3.2 Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ