KHẢO SÁT PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC CHO NHÂN VIÊN CHẠY BÀN TẠI CỬA HÀNG YOCREAMIE (MỄ TRÌ) THUỘC CƠNG TY TNHH L&K Chuẩn bị phân tích cơng việc: 1.1 Xác định mục đích phân tích cơng việc: - Phân tích chương trình phân tích thực lần - Phân tích cơng việc nhằm phục vụ cho cơng tác tuyển dụng lao động, bố trí nhân lực thù lao lao động - Tìm hiểu công việc nhân viên chạy bàn - Trang bị cho thân kiến thức nghiệp vụ phân tích cơng việc nghiệp vụ có liên quan - Khẳng định thông tin thu thập thân thực tế làm việc - Xây dựng hoàn thiện mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc, tiêu chuẩn người thực công việc công - Nắm ý nghĩa, vai trò kết phân tích cơng việc cá nhân tổ chức 1.2 Xác định công việc cần phân tích: - Tên cơng việc: Chạy bàn - Tên chức danh: Nhân viên chạy bàn - Địa điểm làm việc: Cửa hàng Yocreamie (Mễ Trì) - Hiện trạng phân tích cơng việc : chưa có hoạt động phân tích cơng việc - Số người thực cơng việc: 12 người - Vị trí cơng việc dòng cơng việc: phục vụ khách hàng, bán hàng, công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu thụ sản phẩm 1.3 Lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thơng tin: Do cơng việc có tính chất lặp lại, đơn giản, có nhiều người thực nên em lựa chọn kết hợp phương pháp thu thập thông tin: - Sử dụng bảng hỏi - Phỏng vấn trực tiếp - Lấy thông tin từ văn hành - Quan sát, trao đổi Phương pháp sử dụng bảng hỏi áp dụng cho đối tượng Nhân viên chạy bàn cửa hàng ca ca sáng, ca chiều Cách thức thực : Thiết kế sẵn bảng hỏi để thu thập thông tin công việc sau gửi cho người lựa chọn trước để trả lời, ngày hôm sau quay lại lấy phiếu hỏi về, sau tổng hợp kết quả, phương pháp thực ngày Phỏng vấn trực tiếp Quản lý cửa hàng Nhân viên chạy bàn phân tích trực tiếp Cách thức thực hiện: vấn 20 phút người, chuẩn bị câu hỏi, thống mục đích vấn với đối tượng vấn, thực vấn trực tiếp với Quản lý nhân viên chạy bàn ghi chép lại kết Đối với phương pháp lấy thơng tin có sẵn từ văn hành, thực lấy thông tin chung cửa hàng công ty từ trang web cửa hàng báo điện tử cửa hàng, nội quy cửa hàng, thông báo tuyển dụng cửa hàng để lấy thông tin công việc nhiệm vụ nhân viên Quan sát, trao đổi hoạt động ca nhân viên chạy bàn Cách thức thực : thực ca ngày làm việc, trước hết trao đổi trước với đối tượng quan sát mục đích quan sát, sau tiến hành quan sát ghi chép lại đầy đủ hoạt động đối tượng quan sát Bảng hỏi điều tra phân tích cơng việc cho Nhân viên chạy bàn: BẢNG HỎI ĐIỀU TRA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC ( Đối với nhân viên chạy bàn ) Để thu thập thơng tin phân tích cơng việc nhằm hồn thiện kết phân tích cơng việc cho nhân viên chạy bàn cửa hàng, xin anh (chị) cung cấp số thông tin sau, mong hợp tác anh chị, thông tin anh chị cung cấp đảm bảo bí mật Tên:…………………………………………………………… Chức danh công việc :…………………………………………… Nơi làm việc:………………………………………………………… Chức danh người quản lý trực tiếp : Người thay vắng mặt: Nội dung bảng hỏi: Xin anh (chị) mơ tả tóm tắt cơng việc mà anh chị thực hiện? Những nhiệm vụ anh (chị) phải thực cơng việc : (Xin anh (chị) vui lòng ghi rõ tên nhiệm vụ, xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần mức độ quan trọng lựa chọn mức độ thường xuyên ghi vào cột “mức độ thường xuyên”: hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày, hàng giờ, khác (ghi rõ) ) STT Nhiệm vụ Mức độ thường xuyên Các đối tượng mà anh (chị) có mối quan hệ cơng việc: Xin anh (chị) vui lòng cho biết chức danh cơng việc đối tượng lựa chọn vai trò mối quan hệ: Phối hợp, hợp tác; Chấp hành; Tư vấn, phục vụ; Khác (ghi rõ) Phạm vi Chức danh cơng việc Vai trò anh (chị) Trong cửa hàng Ngoài cửa hàng Theo anh (chị) cơng việc đòi hỏi người lao động có trình độ đào tạo: PTTH Cao đẳng Sơ cấp Trung cấp Trên Cao đẳng Theo anh (chị) cơng việc đòi hỏi người lao động kiến thức, kĩ gì? ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… Theo anh (chị) cơng việc cần có khả gì? (Sáng tạo, chịu áp lực cơng việc, xử lý tình huống, xếp cơng việc, khác) ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Theo anh (chị), người lao động thực cơng việc anh (chị) cần có đặc điểm tính cách ? (trung thực, chăm chỉ, cởi mở, nhiệt tình, bình tĩnh, khác) ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Cơng việc anh (chị) có cần kinh nghiệm khơng? Nếu có tối thiểu bao lâu? ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Các loại máy móc, trang thiết bị anh (chị) sử dụng trình làm việc gì? ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… 10 Theo anh (chị), kết thực công việc anh (chị) gọi hoàn thành công việc? ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… 11 Những thuận lợi khó khăn q trình thực cơng việc anh (chị) : ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………… Trân trọng cảm ơn hợp tác anh chị, thông tin anh chị cung cấp quan trọng để chúng tơi có sở xây dựng mơ tả cơng việc góp phần vào việc hồn thiện kết phân tích cơng việc cửa hàng Ngày tháng năm Người điều tra: (kí ghi rõ họ tên) Mẫu câu hỏi vấn: - Dành cho Quản lý cửa hàng: Chức danh công việc anh (chị) cửa hàng gì? Địa điểm làm việc anh (chị) đâu? Số nhân viên cửa hàng? Có loại nhân viên chun trách cơng việc gì? Mỗi loại có người? Mối quan hệ nhân viên với quản lý nhân viên cửa hàng nào? Anh chị thường xuyên giao cho nhân viên chạy bàn nhiệm vụ gì? Anh chị thường đánh giá công việc nhân viên chạy bàn theo tiêu chí nào? - Dành cho Nhân viên chạy bàn trực tiếp phân tích: 1.Tính chất cơng việc mà anh (chị) đảm nhiệm gì? Khối lượng công việc thực nào? Mối quan hệ nhân viên cửa hàng? Anh (chị) có cung cấp đầy đủ thiết bị phục vụ cho công việc? Điều kiện làm việc ảnh hưởng đến cơng việc anh chị? Có người thay anh (chị) anh (chị) vắng mặt khơng?Có người thay thế? Chức danh người gì? Anh chị nghĩ việc phân công nhiệm vụ cửa hàng anh (chị)? Cơng ty/ Cửa hàng có sách ưu tiên nhân viên chạy bàn? Anh chị có u thích cơng việc khơng? 10 Anh chị có đề xuất để cải thiện cơng việc mình? 1.4 Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích cơng việc: - Đơn vị thực tế: Cửa hàng Yocreamie - Địa : Tầng TTTM The Garden, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội - Đối tượng phân tích cơng việc: Nhân viên chạy bàn - Thời gian thực hiện: Từ ngày 5/11/2013 đến ngày 21/11/2013 Chi tiết: Giai đoạn Công việc Đối tượng cung cấp thông tin Thời gian thực Kết Xây dựng kế hoạch Thu thập thông tin: * Điều tra bảng hỏi: - Lập bảng hỏi - In ấn phiếu - Phát phiếu - Thu phiếu địa điểm Tại nhà 02/11/2013 Bản kế hoạch 5/11/2013Nhân viên chạy bàn: - Nguyễn Thị Hương -Nguyễn Thị Hiền 5/11 6/11/2013 Thu thập thông tin trách nhiệm, nhiệm vụ,đặc điểm cơng việc cần phân tích * Phỏng vấn trực tiếp: - Chuẩn bị câu hỏi - Phỏng vấn - Ghi chép - Hỗ trợ kĩ thuật (Ghi âm) - Quản lý nhà hàng: Anh 8/11/2013 * Quan sát, trao đổi: - Đến cửa hàng trực tiếp quan sát công việc nhân viên chạy bàn vào ca sang ca chiều - Ghi chép kết - Nhân viên chạy bàn Nguyễn Thị Hiền, Nguyễn Thị Hương cửa hàng 9/11/2013 *Lấy văn -Trên trang 10/11- - Nhân viên chạy bàn: Nguyễn Thị Hiền Thu thập thông tin đánh giá, phân công nhiệm vụ cho nhân viên chạy bàn số thông tin khác cơng việc cần phân tích thong tin có liên quan Thu thập cách thực nhiệm vụ đối tượng quan sát - Thu thập thông hành: - Thông tin từ webside, báo online, nội quy nhà hàng, thông báo tuyển dụng web cửa hàng, trang báo điện tử - Tại cửa hàng 12/11/2013 tin cửa hàng công ty, thông tin quy định nội quy nhà hàng có liên quan đến nhân viên chạy bàn, mô tả chung công việc chạy bàn thông báo tuyển dụng Tổng hợp, xử lí thơng tin Tại nhà 13/1115/11/2013 Kiểm chứng lấy ý kiến Tại công ty 16/1117/11/2013 Hồn thiện kết phân tích cơng việc Tại nhà 18/1121/11/2013 Bản phân tích cơng việc phác thảo Bản phân tích cơng việc chỉnh sửa Bản phân tích cơng việc hồn chỉnh Thu thập xác minh thơng tin phân tích cơng việc 2.1 Tài liệu có liên quan đến cơng việc cần phân tích: Do cơng ty chưa có phân tích cơng việc cho nhân viên nên chủ yếu thông tin thu thập từ Thông báo tuyển dụng, nội quy làm việc cửa hàng, trang web cửa hàng báo liên quan * Địa điểm làm việc: Cửa hàng Yocreamie, tầng 3, TTTM The Garden, Mễ Trì , Từ Liêm, Hà Nội * Điều kiện làm việc: Trong cửa hàng có đầy đủ máy móc thiết bị hỗ trợ tốt cho cơng việc, khơng khí mát mẻ, lành, mơi trường làm việc thân thiện, cởi mở, có hỗ trợ công việc * Thời làm việc, thời nghỉ ngơi: Cửa hàng mở cửa từ 10h sáng đến 22h tối, từ thứ đến chủ nhật với ca làm việc, nhân viên làm việc thường từ 3- ngày/tuần: Ca sáng: 8h-12h Ca chiều: 12h-18h Ca tối: 18h- 22h30 * Hệ thống chức danh cửa hàng: Hiện cửa hàng có 21 người với chức danh gồm : - Quản lý - Trợ lý quản lý (Trưởng ca) làm 8h/ngày chia thành sáng, tối làm việc tuần - Nhân viên pha chế, ca người - 12 Nhân viên chạy bàn + Nhân viên thu ngân, ln chuyển cơng việc tuần, ca có nhân viên chạy bàn nhân viên thu ngân, người đến sớm nhận giao ca làm cơng việc thu ngân, người lại làm nhân viên chạy bàn 2.2 Tài liệu thu thập thêm cơng việc cần phân tích: Thơng tin từ kết vấn trực tiếp, sử dụng bảng hỏi, quan sát, trao đổi công việc nhiệm vụ, mối quan hệ, u cầu, tiêu chí đánh giá cơng việc Phác thảo kết phân tích cơng việc: 3.1 Kết phân tích cơng việc: Phỏng vấn trực tiếp: - Thời gian tiến hành: Ngày tháng 11 năm 2013 - Địa điểm vấn: Tại Cửa hàng - Số lượng người vấn: người gồm : Quản lý cửa hàng Nhân viên chạy bàn - Thời gian vấn người: 20phút / người / lần - Thái độ trả lời vấn: Trung thực, nhiệt tình, cởi mở - Kết thơng tin thu được: + Đối với Quản lý cửa hàng: Tìm hiểu số chức danh, số người đảm nhiệm công việc, đặc biệt nhân viên chạy bàn, nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu, tiêu chí đánh giá thực công việc nhân viên chạy bàn ( Đính kèm phụ lục) + Đối với Nhân viên chạy bàn: Nhiệm vụ, tính chất cơng việc, điều kiện sở vật chất, trang thiết bị hỗ trợ, số lượng người thay thế, sách ưu tiên cho công việc Phiếu điều tra bảng hỏi: - Số phiếu: phiếu - Số lượng người điều tra: nhân viên chạy bàn - Chất lượng phiếu: thu đủ phiếu có đủ thơng tin trả lời - Thơng tin thu được: Tìm hiểu nhiệm vụ mức độ thường xuyên thực nhiệm vụ, mối quan hệ với nhân viên khác, trình độ, kiến thức, kĩ năng, đặc điểm tính cách, kinh nghiệm cần thiết, máy móc hỗ trợ, thuận lợi, khó khăn cơng việc (đính kèm phụ lục) ... tra phân tích cơng việc cho Nhân viên chạy bàn: BẢNG HỎI ĐIỀU TRA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC ( Đối với nhân viên chạy bàn ) Để thu thập thơng tin phân tích cơng việc nhằm hồn thiện kết phân tích cơng việc. .. xuyên giao cho nhân viên chạy bàn nhiệm vụ gì? Anh chị thường đánh giá công việc nhân viên chạy bàn theo tiêu chí nào? - Dành cho Nhân viên chạy bàn trực tiếp phân tích: 1.Tính chất cơng việc mà... chung cửa hàng công ty từ trang web cửa hàng báo điện tử cửa hàng, nội quy cửa hàng, thông báo tuyển dụng cửa hàng để lấy thông tin công việc nhiệm vụ nhân viên Quan sát, trao đổi hoạt động ca nhân