Phân tích công việc cho nhân viên chạy bàn tại cửa hàng Yocreamie

Trong bất kì một tổ chức nào, dù lớn hay nhỏ thì yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất. Con người là yếu tố mang tính quyết định, sáng tạo và có thể nói “Con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức được hình thành bởi con người, vận hành bởi con người, tổ chức thành công hay thất bại đều do con người. Vì thế Quản trị nhân lực là việc không thể thiếu đối với một doanh nghiệp hay tổ chức.Trong đó, phân tích công việc là một công cụ cơ bản của Quản trị nhân lực, là việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc giúp tổ chức có được cách giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí lao động,đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động,…Thực tế trong các tổ chức hiện nay,người lao động thường không nắm rõ được mình phải làm công việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không? Ở cửa hàng sữa chua kem Yocreamie, các nhân viên cũng chưa có bản phân tích công việc cụ thể vì thế công việc có đôi lúc chưa thực sự hiệu quả, gây trở ngại trong việc quản lý nhân viên. Do đó, em đã quyết định nghiên cứu đề tài thực tế: “Phân tích công việc cho nhân viên chạy bàn tại cửa hàng Yocreamie”, bắt đầu từ những nhân viên làm công việc đơn giản nhất, em mong rằng sẽ có thêm kiến thức về phân tích công việc đồng thời sẽ giúp cho công tác quản lý nhân viên ở đây được tốt hơn.

LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kì một tổ chức nào, dù lớn hay nhỏ thì yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất. Con người là yếu tố mang tính quyết định, sáng tạo và có thể nói “Con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức được hình thành bởi con người, vận hành bởi con người, tổ chức thành công hay thất bại đều do con người. Vì thế Quản trị nhân lực là việc không thể thiếu đối với một doanh nghiệp hay tổ chức.Trong đó, phân tích công việc là một công cụ cơ bản của Quản trị nhân lực, là việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc giúp tổ chức có được cách giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân lực: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí lao động,đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động,…Thực tế trong các tổ chức hiện nay,người lao động thường không nắm rõ được mình phải làm công việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không? Ở cửa hàng sữa chua kem Yocreamie, các nhân viên cũng chưa có bản phân tích công việc cụ thể vì thế công việc có đôi lúc chưa thực sự hiệu quả, gây trở ngại trong việc quản lý nhân viên. Do đó, em đã quyết định nghiên cứu đề tài thực tế: “Phân tích công việc cho nhân viên chạy bàn tại cửa hàng Yocreamie”, bắt đầu từ những nhân viên làm công việc đơn giản nhất,em mong rằng sẽ có thêm kiến thức về phân tích công việc đồng thời sẽ giúp cho công tác quản lý nhân viên ở đây được tốt hơn. Bài nghiên cứu của em gồm 3 chương : Chương I : Tổng quan về đơn vị thực tế. Chương II : Khảo sát phân tích công việc cho nhân viên chạy bàn tại Cửa hàng Yocreamie (Mễ Trì) thuộc Công ty TNHH L&K. Chương III: Giải thích ý nghĩa và cách thức sử dụng - phát huy hiệu quả của phân tích công việc. Do chưa có nhiều kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn nên bài nghiên cứu thực tế của em sẽ có nhiều sai sót, rất mong sự đóng góp, nhận xét của cô giáo để bài làm của em được hoàn thiện hơn. 1 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẾ: 1. Giới thiệu chung về cửa hàng: Tên cửa hàng: Yocreamie. Địa chỉ: Tầng 3, TTTM The Garden, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội. SĐT: (04) -3994 7383. Trang web: www.yocreamie.com. Email: yocreamie@gmail.com. Giờ mở cửa: 10h - 22h. 2. Quá trình hình thành và lịch sử phát triển: YoCremie là nhãn hiệu được đăng kí bởi Công ty TNHH L&K (L&K Co Ltd) dưới sự cho phép của công ty Frosty Boy Ltd, một công ty có hơn 30 năm cung cấp các sản phẩm từ sữa trên thị trường Australia và toàn thế giới. Công ty TNHH L&K được thành lập bởi giám đốc Ngô Hoàng Kiên từ ngày 21/5/2010, mã số thuế là 0104603429, địa chỉ số 69 Quang Trung, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội và được cấp giấy phép kinh doanh từ ngày 23/12/2011. Công ty đã mở ra chuỗi cửa hàng YoCremie sản xuất cung cấp các loại kem tươi làm từ sữa chua nguyên chất và hoa quả tươi. Các cửa hàng YoCreamie đem đến cho khách hàng những sản phẩm thơm ngon và bổ dưỡng nhất theo phong cách self served ( tự phục vụ). Tại cửa hàng Yocreamie, bạn còn có thể thưởng thức các loại đồ uống smoothy, café lly espresso và latte. Frozen yogurt (kem sữa chua) là sản phẩm không béo hoặc ít béo được làm từ sữa tươi 100%, sữa chua không đường và các loại trái cây tươi được nhập khẩu từ Australia. Loại kem này là một trong 12 loại thực phẩm có tác dụng cân bằng cơ thể và tốt cho hệ tiêu hóa, giúp cho làn da thêm khỏe, đẹp. Cửa hàng Yocreamie có tới 25 hương vị yogurt, 12 vị kem và trên 30 topping tự chọn (bao gồm tươi, siro và khô). Khách hàng được tự do lựa chọn loại kem ưa thích cũng như toping đầy màu sắc cho ly kem của mình, sau đó đem ra bàn cân để thanh toán với giá chỉ 25.000 một lạng kem. Thực khách sẽ là người thiết kế nên ly kem ngộ nghĩnh từ việc chọn cỡ cốc kem đến việc chọn kem rồi kết hợp với các vị topping và khối lượng cốc kem. Bạn có thể thể hiện bản thân và phong cách của mình qua 2 những cốc kem hay sáng tạo mùi vị với những loại topping đa dạng được thay đổi theo mùa. Các vị kem phong phú được nhà hàng liên tục cập nhật theo ngày. Hiện nay chuỗi cửa hàng gồm 5 cơ sở trên địa bàn Hà Nội: - Số 69 Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Tầng 3, TTTM The Garden, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội. - Tầng 4, TTTM Grand Plaza, 117 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội. - Tầng 3, Pico Mall, 219 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội. - B1-R3-K3 Royall City, 72 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH L&K: Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Thủ kho Quản lý cửa hàng Yocreamie Kế toán Trưởng ca NV Chạy bàn NV Pha chế NV Thu ngân 3 Hiện công ty có tổng cộng 10 chức danh công việc: - Giám đốc: 1 người, là người đứng đầu công ty, lãnh đạo, điều hành công việc của công ty và đề ra phương hướng hoạt động của công ty, kết nối công ty với đối tác trong nước lẫn nước ngoài. - Phó giám đốc: 2 người, hỗ trợ Giám đốc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm về việc liên kết với công ty Frosty Boy Ltd Australia. - Thủ kho :1 người, kiểm tra nguyên liệu được nhập từ nước ngoài về, chịu trách nhiệm quản lý nguyên liệu xuất đi cho các cửa hàng. - Kế toán: 1 người, hạch toán thu chi, lợi nhuận của công ty, tính toán trả lương cho nhân viên. - Quản lý 5 cửa hàng Yocreamie: 5 người, quản lý công việc cũng như nhân viên của mỗi cửa hàng, chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản, máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu, số tiền thu chi của cửa hàng và báo lên cấp trên và kế toán vào cuối tháng. - Trưởng ca (Trợ lý quản lý) của 5 cửa hàng: 10 người, chịu trách nhiệm giám sát công việc, chấm công, hỗ trợ quản lý cửa hàng, điều phối công việc của nhân viên trong cửa hàng. - Nhân viên pha chế của 5 cửa hàng: 30 người, chịu trách nhiệm pha chế kem theo công thức đã có để cho vào máy, phân chia và sơ chế các nguyên vật liệu kết hợp với kem. - Nhân viên chạy bàn và nhân viên thu ngân thay phiên nhau làm việc trong tuần của 5 cửa hàng: 66 người, trong ca nếu ai đến sớm thì nhận nhiệm vụ thu ngân trong cửa hàng, thực hiện bàn giao số tiền thu được cho ca trước và ca sau; nhân viên chạy bàn đón khách và hướng dẫn khách lấy kem, tư vấn cho khách lựa chọn loại kem ngon và phù hợp theo sở thích của khách hàng, hỗ trợ khách hàng tự thiết kế kem của mình, dọn dẹp bàn và lau dọn cửa hàng. 4. Thực trạng của Công ty: Công ty TNHH L&K là một công ty mới thành lập quy mô nhỏ và gồm hệ thống chuỗi cửa hàng Yocreamie, chưa có bộ máy đảm nhiệm công tác quản trị nhân lực mà hầu hết do giám đốc, phó giám đốc và các quản lý cửa hàng thực hiện quản lý. Thực tế này đã gây ra nhiều khó khăn 4 cho công ty trong công tác quản lý nhân sự, theo đó hoạt động phân tích công việc cũng chưa được triển khai và quan tâm đến. Vì vậy đây được xem như lần đầu hoạt động này được thực hiện cho các chức danh nhân viên trong cửa hàng, đặc biệt là nhân viên chạy bàn, nhằm mục đích cho những nhân viên này biết được cụ thể nhiệm vụ và trách nhiệm của mình là gì? Ngoài ra còn giúp việc quản lý nhân sự trong cửa hàng nói riêng và trong công ty nói chung đạt hiệu quả cao hơn, giúp bộ máy công ty hoạt động theo guồng trôi chảy hơn. CHƯƠNG II. KHẢO SÁT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NHÂN VIÊN CHẠY BÀN TẠI CỬA HÀNG YOCREAMIE (MỄ TRÌ) THUỘC CÔNG TY TNHH L&K. 1. Chuẩn bị phân tích công việc: 1.1 Xác định mục đích phân tích công việc: - Phân tích mới khi chương trình phân tích được thực hiện lần đầu tiên. - Phân tích công việc nhằm phục vụ cho công tác tuyển dụng lao động, bố trí nhân lực và thù lao lao động. - Tìm hiểu về công việc của nhân viên chạy bàn. - Trang bị cho bản thân kiến thức về nghiệp vụ phân tích công việc và các nghiệp vụ có liên quan. - Khẳng định thông tin thu thập của bản thân và thực tế làm việc. - Xây dựng và hoàn thiện bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc trong công - Nắm được ý nghĩa, vai trò của kết quả phân tích công việc đối với cá nhân và tổ chức. 1.2 Xác định công việc cần phân tích: - Tên công việc: Chạy bàn. - Tên chức danh: Nhân viên chạy bàn. - Địa điểm làm việc: Cửa hàng Yocreamie (Mễ Trì). - Hiện trạng phân tích công việc : chưa có hoạt động phân tích công việc này. - Số người thực hiện công việc: 12 người. - Vị trí công việc trong dòng công việc: phục vụ khách hàng, bán hàng, là công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu thụ sản phẩm. 1.3. Lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin: 5 Do công việc có tính chất lặp lại, đơn giản, có nhiều người cùng thực hiện nên em lựa chọn kết hợp các phương pháp thu thập thông tin: - Sử dụng bảng hỏi. - Phỏng vấn trực tiếp - Lấy thông tin từ các văn bản hiện hành. - Quan sát, trao đổi. Phương pháp sử dụng bảng hỏi áp dụng cho đối tượng Nhân viên chạy bàn trong cửa hàng trong 2 ca là ca sáng, ca chiều. Cách thức thực hiện : Thiết kế sẵn một bảng hỏi để thu thập thông tin về công việc sau đó gửi cho người đã lựa chọn trước để trả lời, ngày hôm sau quay lại lấy phiếu hỏi về, sau đó tổng hợp kết quả, phương pháp này được thực hiện trong 2 ngày. Phỏng vấn trực tiếp đối với Quản lý cửa hàng và Nhân viên chạy bàn được phân tích trực tiếp. Cách thức thực hiện: phỏng vấn trong 20 phút đối với mỗi người, đầu tiên chuẩn bị câu hỏi, thống nhất mục đích phỏng vấn với đối tượng được phỏng vấn, thực hiện phỏng vấn trực tiếp với Quản lý và nhân viên chạy bàn rồi ghi chép lại kết quả. Đối với phương pháp lấy thông tin có sẵn từ các văn bản hiện hành, thực hiện lấy thông tin chung về cửa hàng và công ty từ trang web của cửa hàng và các bài báo điện tử về cửa hàng, nội quy cửa hàng, thông báo tuyển dụng của cửa hàng để lấy thông tin về công việc hoặc nhiệm vụ của nhân viên đó. Quan sát, trao đổi về hoạt động trong ca của 2 nhân viên chạy bàn. Cách thức thực hiện : thực hiện trong 2 ca của 1 ngày làm việc, trước hết là trao đổi trước với đối tượng quan sát về mục đích quan sát, sau đó tiến hành quan sát và ghi chép lại đầy đủ các hoạt động của 2 đối tượng quan sát. Bảng hỏi điều tra phân tích công việc cho Nhân viên chạy bàn: BẢNG HỎI ĐIỀU TRA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ( Đối với nhân viên chạy bàn ) Để thu thập thông tin về phân tích công việc nhằm hoàn thiện kết quả phân tích công việc cho nhân viên chạy bàn của cửa hàng, xin anh (chị) cung cấp một số thông tin sau, rất mong sự hợp tác của anh chị, những thông tin do anh chị cung cấp sẽ được đảm bảo bí mật. Tên:…………………………………………………………… Chức danh công việc :…………………………………………… 6 Nơi làm việc:…………………………………………………………. Chức danh người quản lý trực tiếp : Người thay thế khi vắng mặt: Nội dung bảng hỏi: 1. Xin anh (chị) hãy mô tả tóm tắt về những công việc mà anh chị đang thực hiện? Những nhiệm vụ anh (chị) phải thực hiện trong công việc : (Xin anh (chị) vui lòng ghi rõ tên nhiệm vụ, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng và lựa chọn mức độ thường xuyên ghi vào cột “mức độ thường xuyên”: hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày, hàng giờ, khác (ghi rõ) ) STT Nhiệm vụ Mức độ thường xuyên 1 2 3 4 5 6 3. Các đối tượng mà anh (chị) có mối quan hệ trong công việc: Xin anh (chị) vui lòng cho biết chức danh công việc của đối tượng và lựa chọn vai trò của mình trong mối quan hệ: Phối hợp, hợp tác; Chấp hành; Tư vấn, phục vụ; Khác (ghi rõ). Phạm vi Chức danh công việc Vai trò của anh (chị) Trong cửa hàng Ngoài cửa hàng 7 4. Theo anh (chị) công việc của mình đòi hỏi người lao động có trình độ đào tạo:  PTTH  Cao đẳng  Sơ cấp  Trung cấp  Trên Cao đẳng. 5. Theo anh (chị) công việc của mình đòi hỏi người lao động kiến thức, kĩ năng gì? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 6. Theo anh (chị) công việc của mình cần có khả năng gì? (Sáng tạo, chịu áp lực công việc, xử lý tình huống, sắp xếp công việc, khác) …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. 7. Theo anh (chị), người lao động thực hiện công việc của anh (chị) cần có đặc điểm tính cách gì ? (trung thực, chăm chỉ, cởi mở, nhiệt tình, bình tĩnh, khác) …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. 8. Công việc của anh (chị) có cần kinh nghiệm không? Nếu có thì tối thiểu là bao lâu? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 9. Các loại máy móc, trang thiết bị anh (chị) sử dụng trong quá trình làm việc là gì? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 10. Theo anh (chị), kết quả thực hiện công việc của anh (chị) như thế nào được gọi là hoàn thành công việc? …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 11. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện công việc của anh (chị) : …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………… Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của anh chị, những thông tin của anh chị cung cấp sẽ là căn cứ quan trọng để chúng tôi có cơ sở xây dựng bản mô tả công việc góp phần vào việc hoàn thiện kết quả phân tích công việc của cửa hàng. Ngày tháng năm 8 Người được điều tra: (kí và ghi rõ họ tên) Mẫu câu hỏi phỏng vấn: - Dành cho Quản lý cửa hàng: 1. Chức danh công việc của anh (chị) trong cửa hàng là gì? 2. Địa điểm làm việc của anh (chị) là ở đâu? 3. Số nhân viên trong cửa hàng? 4. Có những loại nhân viên chuyên trách công việc gì? Mỗi loại có bao nhiêu người? 5. Mối quan hệ giữa nhân viên với quản lý và giữa các nhân viên trong cửa hàng như thế nào? 6. Anh chị thường xuyên giao cho nhân viên chạy bàn những nhiệm vụ gì? 7. Anh chị thường đánh giá công việc của nhân viên chạy bàn theo tiêu chí nào? - Dành cho Nhân viên chạy bàn trực tiếp phân tích: 1.Tính chất công việc mà anh (chị) hiện đang đảm nhiệm là gì? 2. Khối lượng công việc thực hiện như thế nào? 3. Mối quan hệ giữa các nhân viên trong cửa hàng? 4. Anh (chị) có được cung cấp đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công việc? 5. Điều kiện làm việc hiện tại ảnh hưởng như thế nào đến công việc của anh chị? 6. Có người thay thế anh (chị) khi anh (chị) vắng mặt không?Có bao nhiêu người có thể thay thế? Chức danh của người đó là gì? 7. Anh chị nghĩ thế nào về việc phân công nhiệm vụ tại cửa hàng của anh (chị)? 8. Công ty/ Cửa hàng có những chính sách ưu tiên gì đối với nhân viên chạy bàn? 9. Anh chị có yêu thích công việc của mình không? 10. Anh chị có những đề xuất gì để cải thiện công việc của mình? 1.4. Xây dựng kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc: - Đơn vị thực tế: Cửa hàng Yocreamie. - Địa chỉ : Tầng 3 TTTM The Garden, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội. - Đối tượng phân tích công việc: Nhân viên chạy bàn. - Thời gian thực hiện: Từ ngày 5/11/2013 đến ngày 21/11/2013. Chi tiết: 9 Giai đoạn Công việc Đối tượng cung cấp thông tin và địa điểm Thời gian thực hiện Kết quả 1 Xây dựng kế hoạch Tại nhà. 02/11/2013 Bản kế hoạch 2 Thu thập thông tin: * Điều tra bằng bảng hỏi: - Lập bảng hỏi. - In ấn phiếu. - Phát phiếu. - Thu phiếu. * Phỏng vấn trực tiếp: - Chuẩn bị câu hỏi. - Phỏng vấn. - Ghi chép. - Hỗ trợ kĩ thuật (Ghi âm). * Quan sát, trao đổi: - Đến cửa hàng trực tiếp quan sát công việc của nhân viên chạy bàn vào ca sang và ca chiều. - Ghi chép kết quả. *Lấy văn bản Nhân viên chạy bàn: - Nguyễn Thị Hương. -Nguyễn Thị Hiền - Quản lý nhà hàng: Anh - Nhân viên chạy bàn: Nguyễn Thị Hiền. - Nhân viên chạy bàn Nguyễn Thị Hiền, Nguyễn Thị Hương tại cửa hàng. -Trên trang 5/11/2013- 5/11 - 6/11/2013 8/11/2013 9/11/2013 10/11- Thu thập thông tin về trách nhiệm, nhiệm vụ,đặc điểm công việc cần phân tích. . Thu thập thông tin đánh giá, phân công nhiệm vụ cho nhân viên chạy bàn và một số thông tin khác về công việc cần phân tích và các thong tin có liên quan. Thu thập được cách thực hiện nhiệm vụ của đối tượng quan sát. - Thu thập thông 10 . môn nên bài nghiên cứu thực tế của em sẽ có nhiều sai sót, rất mong sự đóng góp, nhận xét của cô giáo để bài làm của em được hoàn thiện hơn. 1 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẾ: 1. Giới. sẽ giúp cho công tác quản lý nhân viên ở đây được tốt hơn. Bài nghiên cứu của em gồm 3 chương : Chương I : Tổng quan về đơn vị thực tế. Chương II : Khảo sát phân tích công việc cho nhân viên. cụ thể vì thế công việc có đôi lúc chưa thực sự hiệu quả, gây trở ngại trong việc quản lý nhân viên. Do đó, em đã quyết định nghiên cứu đề tài thực tế: “Phân tích công việc cho nhân viên chạy