Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT QUY ƯỚC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

Đề tài: “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ”

Sinh viên thực hiện:

- Nguyễn Thị Thái02020296

Giảng viên hướng dẫn: ThS Đỗ Mạnh Hùng 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI:

- Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý còn rất hạn chế Để các doanh nghiệp vừa và nhỏ từng bước tiếp cận với công nghệ mới, ứng dụng CNTT vào các hoạt động của doanh nghiệp cần phải có các phần mềm hỗ trợ Trên cơ sở phân tích thực trạng về ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp, đề tài

“Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” nhằm đáp ứng

một phần yêu cầu trên 2. MỤC TIÊU:

- Xây dựng chương trình quản lý vật tư và nhân sự cho công ty máy tính T&T trên Visual Basic và SQL Server.

- Đề xuất các giải pháp ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

- Chọn mô hình công ty máy tính T&T, xây dựng cơ sở dữ liệu và cài đặt

4 CÁC YÊU CẦU CÀI ĐẶT MINH HOẠ:

- Cài đặt chương trình trên Visual Basic

5. THỜI GIAN THỰC HIỆN: Tháng 06÷10 năm 2006

6 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Các tài liệu về Cơ sở dữ liệu

- Các tài liệu về Phân tích và thiết kế hệ thống - Các tài liệu về lập trình Visual Basic

- Các tài liệu về ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Giáo viên hướng dẫn

LỜI MỞ ĐẦU

Mặc dù ra đời muộn hơn so với các ngành khác nhưng cùng với sự phát triển của thời đại, CNTT cũng đang thực sự trở thành một ngành chiếm ưu thế Các ứng dụng CNTT đã được áp dụng trong mọi lĩnh vực khoa học kỹ thuật cũng như trong đời sống xã hội, trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho con người trong quá trình lưu trữ, phân tích và xử lý thông tin.

Đã có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau được ra đời phù hợp với các đặc thù của đất nước và đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tuy nhiên, đối với mỗi lĩnh vực, mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu về xử lý thông tin khác nhau và đòi hỏi cần phải có những phần mềm riêng Trong mỗi doanh nghiệp đều có các phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo đảm cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Công tác quản lý doanh nghiệp thường do các nhân viên thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập với nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin Cách làm thủ công này đã và đang gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên Công tác nhân sự thường gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào vị trí công việc, sự bất cập trong vấn đề quá trình công tác, khen thưởng hay kỷ luật đối với từng các bộ công nhân viên.

Quá trình hội nhập quốc tế toàn cầu, ngành CNTT đang được áp dụng rộng rãi vào mọi hoạt động của đời sống xã hội là một trong những ngành then chốt đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý và quảng bá sản phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý còn rất hạn chế, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng máy tính như một công cụ soạn thảo văn bản, thống kê số liệu mà chưa khai thác hết được tính năng của máy tính Với ý tưởng áp dụng thành tựu tin học vào công việc cụ thể để trên cơ sở đó

phát triển những lĩnh vực khác trong công tác xây dựng và quản lý, đề tài “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” sẽ đáp ứng phần nào yêu cầu trên.

Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm nhiều nội dung:

⋅ Quản lý tài chính kế toán

⋅ Nghiên cứu và phát triển

Tuy nhiên, do thời gian và trình độ có hạn, nên nhóm đề tài chỉ thực hiện nội dung quản lý xuất nhập vật tư hàng hoá và quản lý nhân sự Với mô hình được chọn là Công ty kinh doanh máy tính T&T.

Nội dung của đề tài gồm Phần mở đầu, Kết luận và 4 chương:

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu; Trong chương này chúng em tiến hành phân tích vai trò, đánh giá ứng dụng CNTT trong vấn đề hội nhập, từ đó đề xuất một số giải pháp phần mềm chuyên dụng Một số vấn đề về phân tích thiết kế hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình thiết kế và viết luận văn cũng được đề cập đến trong chương này.

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin; Nhìn nhận đánh giá đề tài dưới góc độ tin học hoá, từ đó đưa ra những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự và vật tư, áp dụng cho mô hình quản lý của công ty máy tính T&T Tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu, phân tích và thiết kế các bảng dữ liệu.

Chương 3: Xây dựng chương trình; Thiết kế form chính, form đăng nhập dùng để đăng nhập vào hệ thống, tạo các Form dùng để cập nhật, tra cứu dữ liệu, tạo các báo cáo và viết code chương trình.

Chương 4: Đánh giá kết quả đạt được và hướng phát triển của đề tài.

Trong suốt quá trình làm luận văn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân, chúng em đã nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của ThS Đỗ Mạnh Hùng để xây dựng nên giải pháp phần mềm quản lý vật tư, nhân sự cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Mặc dù chúng em đã có nhiều cố gắng tìm hiểu công tác quản lý doanh nghiệp,

tìm hiểu các tài liệu về chuyên ngành phân tích thiết kế hệ thống, về ngôn ngữ lập trình để xây dựng một chương trình quản lý vật tư, nhân sự cho doanh nghiệp, song đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong được sự thông cảm, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Nhóm đề tài Nguyễn Thị Thái Đinh Thị Phương Thảo

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ VISUAL BASIC VÀ SQL SERVER

Ngày nay trong công nghiệp phát triển phần mềm tin học, đã có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxBase, Foxpro, SQL Server, Access, Oracle Visual Basic là con đường nhanh nhất và đơn giản để tạo những ứng dụng trên môi trường Windows Bên cạnh đó Visual Basic cũng rất phù hợp, thân thiện đối với những người mới bước vào lập trình hướng đối tượng, nó cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển ứng dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện và Viết lệnh.

Visual Basic là sản phẩm của hãng Microsoft Nó đã trải qua nhiều phiên bản và hiện nay là Visual Basic 6.0 Visual Basic chạy trên môi trường Windows và là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu định hướng đối tượng Chúng ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết các ứng xử riêng cho từng đối tượng đó Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trình hoàn chỉnh.

Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cở sở dữ liệu quan hệ mạng máy tính hoạt động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của người dùng trên mạng Microsoft SQL Server 2000 được nâng cấp từ các phiên bản 4.2, 4.21, 6.0, 6.5, 7.0, cho phép bạn tách những CSDL từ một thể hiện của SQL Server, sau đó gán chúng tới những thể hiện khác, hoặc gán CSDL sau tới cùng một thể hiện SQL Server 2000 có chức năng của người quản trị giúp giảm bớt việc quản trị trong nhiều môi trường bằng việc tự động hoá cấp phát và giải phóng tài nguyên Ngoài chức

năng quản trị Microsoft SQL Server còn cung cấp hàng loạt các tiện ích như tiện ích tra cứu trực tuyến; tiện ích tạo mới và lưu trữ các nghi thức kết nối mạng; tiện ích nhập, xuất và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa các ngôn ngữ; tiện ích phát hiện ra các biến cố nhằm phát hiện ra các vấn đề khi thực hiện câu lệnh truy vấn; tiện ích soạn thảo các tập tin kịch bản hoặc thực hiện các truy vấn trực tiếp trên CSDL và nhận được kết quả ngay sau khi thực hiện truy vấn đó Mỗi CSDL của Microsoft SQL Server là tập hợp dùng để chứa các đối tượng như bảng, bảng ảo, thủ tục nội tại cho phép người sử dụng lưu trữ và khai thác các thông tin dữ liệu đã được tổ chức và lưu trữ bên trong đó.

1.2 VAI TRÒ, MÔ HÌNH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Phân tích vai trò của CNTT trong doanh nghiệp

Khẳng định vai trò của CNTT trong doanh nghiệp “Hội thảo ứng dụng các giải pháp CNTT trong doanh nghiệp” diễn ra ngày 22/4/2005 tại hội trường trung tâm CNTT (Thừa Thiên Huế), ông Nguyễn Tuấn Hoa – chuyên gia tư vấn CNTT đã khẳng định “CNTT quyết định đến số phận của một doanh nghiệp, CNTT không còn là một công nghệ mà là một bản chất xã hội, là động lực chính phát triển xã hội, phát triển nền kinh tế tri thức, CNTT là phương tiện để chuyển đổi, biến đổi các cách thức quản lý điều hành doanh nghiệp của mình thành cách thức ứng dụng của doanh nghiệp ” CNTT tuy không mới mẻ nhưng vẫn là một công cụ vô cùng hữu ích để phân tích các chiến lược về sản phẩm và khách hàng dựa vào chi phí giá sản phẩm hoặc so sánh giá Tại hầu hết các công ty, những dữ liệu này có ở một bộ phận nào đó trong tổ chức, tuy nhiên hầu như không có công ty nào có thể nhanh chóng tìm kiếm và kết hợp được các dữ liệu này để phục vụ quá trình ra quyết định Các thông tin được thu thập và cung cấp thông qua “kho dữ liệu” có thể giúp thay đổi toàn bộ doanh nghiệp Chắc chắn rằng điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển cho cả tổ chức, mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý và điều hành sản xuất.

Cuộc cách mạng công nghệ bắt đầu diễn ra với biên độ lớn đầu thế kỷ 20, lịch sử công nghệ hỗ trợ kinh doanh được đánh dấu bởi sự xuất hiện của điện thoại và những công nghệ hỗ trợ như in, talex, điện báo, máy đánh chữ, máy photo, máy tính làm cộng, máy tính điện tử và cuối cùng là máy vi tính Những công cụ này làm thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc trước kia nhất là trong quản lý Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, các công ty có thể nhận đơn hàng, giao hàng và thanh toán không cần đến giấy tờ ghi sổ

Giao dịch qua Internet giữa các doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi hơn Nó cho phép tự động đặt hàng, dễ làm hoá đơn và thanh toán Các cơ sở trao đổi dữ liệu trên máy tính cũng giúp thao tác dễ dàng nhờ vào mức độ an toàn cao Nhiều công ty đang tìm kiếm một biện pháp bảo vệ tốt hơn nên việc gia tăng sử dụng phương pháp giao dịch qua mạng đang trở thành hiện thực Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp không chỉ nối chương trình kế toán vào trang Internet mà còn nối tất cả các mạng xử lý khác về giao dịch Cho tới nay, ứng dụng của Internet vẫn còn hạn chế trong quá trình vận hành doanh nghiệp Trên bình diện chiến lược, hiệu quả của nó vẫn còn rất thấp Tuy nhiên, những tác động thực tiễn của Internet ở bốn mảng trên sẽ đem lại những thay đổi lớn Nó cho phép các doanh nghiệp nhỏ tiến hành nghiên cứu thị trường chỉ cần truy cập trang Web; cho phép các doanh nghiệp tiến hành các cuộc điều tra với giá thành thấp, hiệu quả hơn so với các cuộc điều tra qua điện thoại hay thư Các doanh nghiệp muốn thu nhiều lợi nhuận qua mạng Internet cần phải tạo ra nhiều chức năng mới: dịch vụ mang lại giá trị thặng dư cho khách hàng; thắt chặt mạng lưới giữa các thành viên; phân tích nghiên cứu thị trường trên trang Web; lưu trữ những nội dung đã truyền lên trang Web Tương lai tuỳ thuộc vào việc các doanh nghiệp có biết tự tổ chức để đạt được những lợi thế và cơ hội của Internet hay không ?

Sức mạnh tổng thể của CNTT mà hiệu quả của nó mang lại khiến cho các nhà quản lý doanh nghiệp không thể không hưởng ứng.

1.2.2 Mô hình bài toán quản trị doanh nghiệp

Có 3 mô hình doanh nghiệp hoạt động về các lĩnh vực khác nhau là:

- Mô hình doanh nghiệp sản xuất

- Mô hình doanh nghiệp kinh doanh - thương mại - Tổ chức hành chính

Tương ứng với 3 mô hình doanh nghiệp trên sẽ có các phần mềm giới thiệu chức năng để các nhà quản trị có thể giải quyết những công việc của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng.

1.2.2.1 Doanh nghiệp sản xuất

Với các nhà sản xuất, điều cần giải quyết là trả lời các câu hỏi: Tôi cần mua và sản xuất cái gì, khi nào? Cần mua và sản xuất bao nhiêu? Làm sao giảm lượng tồn kho ở mức hợp lý nhất? Làm thế nào cải thiện và đẩy mạnh sản xuất? XBS - Manufacturing (phần mềm quản trị sản xuất) với tính năng đa dạng hỗ trợ đắc lực người quản trị doanh nghiệp có những quyết định và hành động kịp thời.

XBS với các chức năng hỗ trợ người quản trị giải quyết những vấn đề như lập kế hoạch sản xuất, tính toán lợi nhuận, chính sách đặt hàng Căn cứ từ thông tin của các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất hiện tại, hàng hóa thành phẩm trong kho hệ thống đưa ra những gợi ý chính sửa các kế hoạch sản xuất, bổ sung nguyên vật liệu

Phân hệ quản trị sản xuất có thể tích hợp với phân hệ tài chính, tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc Hệ thống ngày càng phát huy hiệu quả khi bổ sung thêm các giải pháp quản lý kinh doanh, lao động tiền lương, tài chính, kế toán và các quy trình vận hành.

1.2.2.2 Doanh nghiệp kinh doanh – phân phối

Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối - tiêu thụ sản phẩm, yêu cầu đặt ra là kiểm soát quá trình hoạt động từ khi đặt hàng, mua hàng, bán hàng, bảo hành làm sao duy trì được lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng hoá ứ đọng không mang lại lợi nhuận, đồng thời vẫn đảm bảo mức cung ứng yêu cầu của khách hàng.

XBS - Distribution (phần mềm quản trị kinh doanh, phân phối) cung cấp những công cụ thay thế cho các hoạt động nghiệp vụ thủ công hàng ngày như đặt hàng, xử lý đơn hàng, bán hàng, đồng thời thông báo chi tiết về tình trạng hàng hoá Hệ thống

thông tin hỗ trợ người quản lý đưa ra những quyết định kịp thời, đảm bảo quy trình luân chuyển hàng hoá hợp lý.

Với sự giúp đỡ của thiết bị mã vạch cho phép vận hành tự động từng phần thay thế cho các lao động thủ công, bảo đảm tính chính xác của thông tin hàng hoá.

1.2.2.3 Tổ chức hành chính

Mọi công việc không thể thiếu được ở mọi doanh nghiệp là công tác quản lý hành chính, cung cấp các thông tin về cơ cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, các khoản thu nhập đồng thời hỗ trợ nhà quản lý trong việc bố trí, sắp xếp những ứng viên vào những vị trí phù hợp với trình độ, năng lực của họ.

XBS - Employee (Phần mềm quản trị lao động - tiền lương) sẽ cung cấp và quản lý thông tin cá nhân cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp như hồ sơ lý lịch, phúc lợi xã hội, trình độ kỹ thuật, vị trí công tác hỗ trợ việc đánh giá nguồn nhân lực hiện có để xây dựng nên những cơ cấu lao động hợp lý nhất Môdun quản lý thời gian cho phép kiểm soát thời gian làm việc, phân công công việc hàng ngày tới từng cá nhân trong doanh nghiệp Môdun quản lý thu nhập cho phép tính toán nhanh chóng và chính xác các khoản thu nhập của mỗi cá nhân theo cấp bậc, công việc, thời gian tự động toàn phần hay từng phần.

Bên cạnh đó XBS - Financials (quản trị tài chính-kế toán) không đơn thuần là cung cấp các thông tin về tài chính trong doanh nghiệp mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực nhà quản lý phân bổ hợp lý nguồn vốn, kiểm soát quá trình luân chuyển tài chính trong doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả sử dụng đồng vốn.

Chương trình kế toán doanh nghiệp cho phép quản lý mọi khoản thu chi tài chính Với đặc tính mở, chương trình cho phép người quản trị có khả năng thiết lập cho nhiều hình thức kế toán khác nhau, các hệ thống tài khoản khác nhau, nhiều vị trí khác nhau.

Phân hệ tài chính có khả năng kết nối với các môdun nghiệp vụ khác giúp bạn tự động hoá từng phần hoặc toàn phần các công đoạn kinh doanh trong doanh nghiệp, giảm đáng kể các thao tác nghiệp vụ của người kế toán

1.2.3 Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Theo điều tra 1996 tại Mỹ có tới 85% công ty không sử dụng công nghệ tiên tiến, năm 1998 tại Anh có tới 95% giám đốc thừa nhận họ không thành thạo các kỹ năng tin học trong công tác quản lý doanh nghiệp.

Có đến 97,3% doanh nghiệp Việt Nam đứng bên lề thương mại điện tử là kết quả cuộc điều tra về tình hình ứng dụng CNTT trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam do VCCI công bố tại hội thảo “ Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát triển” diễn ra tại Hà Nội vào tháng 3/2006.

Con số trên hẳn đáng giật mình khi thương mại điện tử phi giấy tờ đã trở thành công cụ phổ biến của thế giới từ lâu và gặt hái không ít thành công tại Châu Á Thương mại điện tử Việt Nam tuy chậm chạp những năm gần đây cũng đạt được những nền tảng phát triển quan trọng với sự xuất hiện ồ ạt các mô hình sàn giao dịch B2B, B2C, C2C, các dịch vụ công, công cụ tra cứu trực tuyến và nhất là sự bùng nổ của các dịch vụ giải trí trực tuyến như nghe nhạc, game online

Mua bán, đấu giá trực tuyến thông quan các sàn giao dịch thương mại điện tử cũng ngày càng trở nên quen thuộc hơn với người dùng Internet nói riêng và người dùng Việt Nam nói chung Vậy tại sao, vẫn có tới 97,3% doanh nghiệp đang đứng ngoài “cuộc chơi”.

Theo kết quả điều tra của Bộ thương mại từ 230 doanh nghiệp có website thì 90% website này chỉ dừng ở mức giới thiệu doanh nghiệp và sản phẩm; trên 40% có cung cấp thông tin về giá cả sản phẩm, cho phép liên hệ đặt hàng Không chỉ với các doanh nghiệp nằm trong diện điều tra, rất nhiều thương hiệu quốc gia hàng đầu Việt Nam cũng chưa chú trọng đến thương mại điện tử Những website đó toàn là những thông tin tĩnh, nhiều lỗi và dường như bị bỏ rơi từ lâu không có gì mới mẻ, đơn cử trường hợp của hãng Vietnam Airlines nhiều khách hàng trong và ngoài nước lúng túng “ không biết phải làm gì” với website www.vietnamairlines.com.vn

Trong khi đó thói quen tìm kiếm thông tin trên mạng đã trở thành một thứ văn hoá của giới trẻ trong nước và phần lớn cư dân các nước phát triển Không đáp ứng nhu cầu đó tức là tự đánh mất khách hàng.

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã còn xa lạ với thương mại điện tử do còn e ngại chi phí cao và thiếu nhân lực quản lý thì những sàn giao dịch thực sự là cách hỗ trợ hiệu quả Bên cạnh việc được miễn phí xây dựng website (tương đương 5 đến 20 triệu), doanh nghiệp còn tận dụng được cộng đồng người tiêu dùng đông đảo sẵn có mà không tốn chi phí quảng cáo Marketing, được thừa hưởng những dịch vụ hỗ trợ của sàn giao dịch như giúp cập nhật thông tin và quản lý website, hỗ trợ bán, giao hàng và thanh toán Sử dụng công nghệ mới, tin học đang dần trở thành một công cụ đắc lực mang lại hiệu quả cao nhất cho những ai muốn thành danh trên con đường doanh nghiệp.

1.3 GIỚI THIỆU CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG

Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng của nó đã tạo ra thị trường phần mềm phong phú Các doanh nghiệp đang phân vân không biết sử dụng phần mềm nào thích hợp cho doanh nghiệp của mình Làm thế nào để sử dụng phần mềm cho hiệu quả và phù hợp, giúp cho các doanh nghiệp có thể khuếch trương công việc, quảng bá sản phẩm, đem lại lợi ích cao cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh lãng phí nguồn nhân lực, đang là bài toán nan giải của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Do các ngành kinh tế có sự khác biệt nhau nên các hãng phần mềm lớn thường cung cấp những giải pháp phần mềm chuyên ngành ứng dụng cho một số ngành nhất định Dưới đây luận văn trình bày một số giải pháp phần mềm hoạch định cho doanh nghiệp để các bạn tham khảo.

1.3.1 Giải pháp tích hợp quản trị doanh nghiệp

* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực quản trị doanh

nghiệp, tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp, ứng dụng trong các mô hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, tổ chức khác nhau Cung cấp các chức năng quản trị trong doanh nghiệp như lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát trên một môi trường diện rộng, truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi Đáp ứng các chu trình cung cấp nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hay dịch vụ, chu trình tiêu thụ liên quan đến việc tạo doanh thu, chu trình sản xuất liên quan đến sự tiêu thụ lao dộng,

vật liệu và chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ, chu trình tài chính liên quan tới nguồn vốn, quỹ trong doanh nghiệp và các nghiệp vụ kế toán.

1.3.2 Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (FPT EERP)

* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý tổng thể doanh

nghiệp, được ứng dụng trong nhiều ngành như doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, với quy mô và tổ chức hoạt động khác nhau như tổng công ty gồm nhiều thành viên, công ty, doanh nghiệp khác Hệ thống chương trình được thiết kế trên nền tảng chuẩn công nghiệp mở, nhằm mục đích thiết lập hệ thống quản trị tích hợp, hệ chương trình được chia thành các môdun có thể hoạt động độc lập nhưng có khả năng tích hợp lại với nhau một cách nhất quán về kiến trúc dữ liệu mô phỏng toàn bộ các quy trình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh - dịch vụ hiện đại Cụ thể gồm các môdun sau:

+ Phân hệ quản lý tài chính - kế toán + Phân hệ quản lý mua hàng

+ Phân hệ quản lý bán hàng, hệ thống phân phối và marketing + Phân hệ quản lý kho vận

+ Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng + Phân hệ quản lý bảo hiểm

+ Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương và hợp đồng lao động + Phân hệ quản lý lịch công tác

+ Phân hệ quản lý chất lượng

+ Phân hệ quản lý tài sản cố định, bảo trì máy móc nhà xưởng + Phân hệ quản lý sản xuất

+ Phân hệ quản lý ngân sách và kế hoạch sản xuất - kinh doanh + Phân hệ tổng hợp các báo cáo phục vụ cho ban lãnh đạo

1.3.3 Giải pháp tin học hoá quản trị doanh nghiệp (E - company 1.0)

* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong quản trị doanh nghiệp với phạm vi

ứng dụng trong các công việc:

+ Xây dựng, tổ chức, quản lý, vận hành website của doanh nghiệp.

+ Xây dựng hệ thống thông tin báo cáo tài chính phục vụ điều hành.

+ Hệ thống báo cáo thuế có khả năng kết xuất dữ liệu với hệ thống ngành

1.3.4 Hệ thống quản lý doanh nghiệp Oracle E-Business Snute

* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực:

+ Sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm chuẩn quốc tế + Kinh doanh thương mại chuẩn quốc tế

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu chuẩn quốc tế

+ Quản lý và điều hành công việc các đơn vị hành chính

Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng trong nhiều ngành như tất cả các ngành hoạt động của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng trong phân hệ tài chính kế toán, bán hàng, quản lý xuất kho phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định.

1.3.5 Phần mềm DOLGIS cho quản lý kinh doanh và định hướng phát triển doanh nghiệp

* Đặc điểm: Có thể ứng dụng trong nhiều ngành:

+ Thương mại, dịch vụ với số lượng khách hàng lớn trên địa bàn rộng + Thiết kế xây dựng

+ Sản xuất công nghiệp lớn với nhu cầu quản lý cơ sở hạ tầng + Điện, nước, điện thoại

Phạm vi ứng dụng cho phép:

+ Thu thập dữ liệu GIS từ nhiều nguồn khác nhau: bản đồ giấy, các dữ liệu số dạng bảng biểu, các dữ liệu GIS từ các hệ thống khác.

+ Quản lý và phân tích dữ liệu: hệ thống DOLGIS cho phép quản lý dữ liệu hình học và thuộc tính đa dạng theo nhu cầu khách hàng: dữ liệu bản đồ 2 chiều hay 3 chiều có thuộc tính topo hay không Cho phép tổ chức dữ liệu theo

nhiều dạng và khai thác theo cách chung hay đặc thù thông qua các môdun chuyên dụng.

+ Tổ chức hệ thống theo nhu cầu: có thể quản lý khai thác riêng lẻ trên máy PC hay trên mạng NT với cấu trúc phân quyền truy cập.

1.3.6 Chương trình quản lý kho bãi, phân phối hàng hoá và tính xuất nhập tồn kho.

* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng cho sản xuất, kinh doanh và

dịch vụ Giúp các doanh nghiệp quản lý được quy trình sản xuất bao gồm các công đoạn khách đặt hàng, yêu cầu sản xuất; quản lý các nghiệp vụ bán hàng bao gồm mua đứt bán đoạn, mua bán ký gửi, trả hàng kém chất lượng, trả hàng ký gửi, khách hàng thanh toán

1.3.7 Giải pháp quản lý thông tin nội bộ (FPT EINNER)

* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý hoạt động trao

đổi thông tin trong nội bộ một đơn vị Bao gồm việc tổ chức kho dữ liệu thông tin phục vụ cho nhu cầu tìm hiểu, tra cứu và ciệc tổ chức hệ thống trao đổi thông tin trong nội bộ, là tiện ích mà bất kể công ty, cơ quan, hay đoàn thể nào cũng cần tới.

Phần mềm cho phép tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin theo nhu cầu cụ thể của đơn vị Mọi thành viên trong đơn vị có quyền truy cập, tìm kiếm, trao đổi thông tin dễ dàng và nhanh chóng thông qua trình duyệt Web, các thông tin được lưu trữ, phân loại và bảo mật một cách tối ưu.

Các chức năng của phần mềm:

+ Tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin

+ Phân loại và mở rộng thông tin theo nhu cầu của đơn vị + Tìm kiếm, trích lọc thông tin

+ Cho phép nhận và gửi thông tin đến các đề mục và trong toàn hệ thống + Bảo mật thông tin

+ Có thể sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.

1.3.8 Phần mềm khai thác cảng và dịch vụ hải quan

* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực khai thác cảng,

dịch vụ hàng hải, giao nhận - kho vận.

* Phạm vi ứng dụng trong các công việc liên quan đến:

+ Kế toán tài chính

+ Quản lý điều hành xếp dỡ container

+ Quản lý kho vận (lưu kho bãi, nhập/xuất kho) + Tính cước và phát hành hoá đơn

+ Quản lý cầu bến, biên độ tàu, theo dõi sản lượng xếp dỡ, dịch vụ lai dắt hỗ trợ tàu

+ Quản lý hoạt động, bảo dưỡng, sửa chữa, phụ tùng thay thế các phương tiện máy móc phục vụ xếp dỡ lai dắt, vận tải.

1.3.9 Quản lý khách hàng và thu tiền nước

* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong các công ty kinh doanh

nước sạch.

* Phạm vi ứng dụng:

+ Xây dựng các CSDL trên nhiều lĩnh vực quản lý khách hàng sử dụng nước + Xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất phục vụ cho việc quản lý khách hàng sử dụng nước.

+ Xây dựng hệ thống tra cứu , thống kê, báo cáo đáp ứng những yêu cầu về thông tin của lãnh đạo.

+ Thiết lập máy in để in các hoá đơn và báo cáo tuỳ chọn + Cấp quyền truy cập chương trình cho từng nhân viên.

+ Cho phép người quản trị thiết lập lại hệ thống hoá đơn, tờ kê + Thay đổi việc tính giá cho khách hàng đối với từng đơn vị sử dụng.

+ Cập nhật chỉ số đồng hồ hàng tháng của khách hàng, chương trình tự động tính tiền và in ra hoá đơn thu tiền.

+ Quản lý từng khách hàng thông qua mã khách hàng và nhân viên quản lý + Quản lý từng nhân viên thông qua mã nhân viên và mã cụm quản lý + Tự động in ra giấy báo nợ cho khách hàng còn nợ tiền.

+ In tiếp giấy báo cắt nước cho những khách hàng đã in giấy nợ mà vẫn chưa trả tiền nước.

1.3.10 Phần mềm quản lý bán hàng SALESMAN 1.0

* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng được trong nhiều ngành

như thương mại, dịch vụ và sản xuất; các bộ phận sales and marketing, PR, CRM.

* Phạm vi ứng dụng:

+ Quản lý mạng lưới kinh doanh, từ nhân viên kinh doanh đến đại lý, người bán lẻ, khách hàng

+ Quản lý theo Direct sales và Indirect sales.

+ Có thể áp dụng cho mô hình phân cấp, có các đối tượng như: General Manager, Sales Administrative, Sales Cleck, Sales Manager, Sales Supervisor, Sales Representtative.

+ Công cụ cho salesman lập kế hoạch làm việc với khách hàng chi tiết đến từng ngày, từng giờ.

+ Từ máy tính của mình cấp dưới có thể gửi báo cáo đến máy tính của cấp trên chỉ trong vòng 1/10.000 giây mà không cần phải in ra Cơ chế bảo mật bảo đảm cho tính chính xác và trung thực của báo cáo.

⋅ Công cụ báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, hàng tuần của salesman.

⋅ Công cụ cho cấp quản lý kiểm tra, theo dõi hiệu suất của từng salesman.

⋅ Các báo cáo có thể được gửi đến cấp trên thông qua hệ thống mạng.

⋅ Báo cáo doanh số của từng nhân viên, đại lý, người bán lẻ.

⋅ Báo cáo sức mua của từng mặt hàng và từng khách hàng.

⋅ Rất nhiều báo cáo thống kê khác giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của toàn hệ thống cho đến từng nhân viên.

⋅ Khách hàng

+ Hồ sơ khách hàng quản lý đến 50 đặc tính của mỗi khách hàng, giúp cho nhân viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng của mình hiệu quả hơn.

+ ID của khách hàng được đánh tự động theo cấu trúc có ý nghĩa.

+ Tự động kiểm tra nhập trùng hồ sơ khách hàng.

+ Hệ thống với giao diện hiện đại, bảo mật nhiều cấp, cơ chế sao lưu và phục hồi chống mất mát dữ liệu do mất điện, virus

1.4 NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM

Các doanh nghiệp khi có ý định xâm nhập bất kỳ thị trường nào cũng phải nghiên cứu, xem xét, nắm bắt được thị hiếu của người dùng mới tiến hành chiến lược Tuỳ vào từng vùng miền cụ thể của mỗi dân tộc mà các nhà quản lý doanh nghiệp đề ra những phương thức cạnh tranh Marketing sản phẩm của mình sao cho hợp lý và mang lại lợi nhuận cao Có rất nhiều hình thức khác nhau để các nhà doanh nghiệp có thể khẳng định được vị trí của mình trên thị trường

Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các hội chợ triển lãm trong nước để giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường, khuếch trương uy tín sản phẩm thay vì mục đích xem nơi đó như một nơi bán chút hàng hoá Các hình thức tiếp thị mới đánh vào tâm lý người sử dụng như cho khách hàng sử dụng sản phẩm trong thời gian ngắn trước khi quyết định mua cũng đem lại hiệu quả cao trong việc tăng doanh số và khẳng định thương hiệu Những chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá sản phẩm để thiết lập một ý niệm cơ bản về nhãn hiệu nhằm tăng cường việc đem nhãn hiệu đến khách hàng và gắn bó nhãn hiệu bằng tình cảm với khách hàng cũng đem lại kết quả khả quan cho nhiều doanh nghiệp.

Với công ty máy tính T&T cũng không ngoại lệ, các chương trình khuyến mãi nhân dịp các ngày lễ tết, giảm giá thành sản phẩm để thu hút khách hàng cũng được tung ra Cạnh tranh và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy sự phát triển của mỗi công ty trong thời đại bùng nổ công nghệ mới Mỗi doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ đến đối tượng khách hàng mà họ muốn nhắm đến và phải tìm được sự tin tưởng của họ, đó là cách duy nhất tạo sự nối kết giữa nhãn hiệu và

HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biễu diễn thông tin, trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức Ngoài các chức năng kể trên, nó còn có thể

giúp cho người quản lý phân tích các vấn đề, cho phép nhìn thấy được một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.

Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và các sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.

Thông tin (Information) cũng như dữ liệu, thông tin có rất nhiều cách định nghĩa

khác nhau Một định nghĩa bao trùm hơn cả xem thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.

Các hoạt động thông tin (information activities) là các hoạt động xảy ra trong một HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạt động trong HTTT.

Xử lý (processing) được hiểu là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại và tổng hợp

Việc phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích và các thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục những điểm yếu của nhiều cách tiếp cận truyền thống.

Để phân tích và thiết kế hệ thống cần chú ý đến các vấn đề cơ bản sau:

• Nhìn hệ thống quản lý dưới 3 hệ thống thành phần:  Hệ thống ra quyết định

 Hệ thống thông tin  Hệ thống tác nghiệp

• Tách nghiên cứu dữ liệu và thành phần xử lý riêng biệt.

• Chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức bao gồm: Mức khái niệm, mức tổ chức, mức Logic và mức vật lý.

 Mức khái niệm: Hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất.

 Mức tổ chức: Thể hiện mục tiêu đã đạt được khái niệm hoá ở mức khái niệm lên thực tế tổ chức,trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức.

 Mức Logic: Quy định công cụ tin học mà người ta sử dụng sẽ dùng đến trong quá trình xử lý thông tin.

 Mức vật lý: Đề cập đến các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng trong hệ thống.

Mô hình

Khái niệm Mô hình khái niệm

Việc phân chia cách tiếp cận theo 4 mức sẽ tạo cho ta các giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữa khối lượng dữ diệu và tốc độ xử lý dữ liệu (tốc độ trả lời thông tin).

Việc phân tích thiết kế được tiến hành theo các bước sau:  Khảo sát thực tế

 Xây dựng mô hình chức năng nghiệp vụ  Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

 Xây dựng mô hình dữ liệu (mô hình quan hệ thực thể)  Xây dựng mô hình quan hệ

 Xây dựng từ điển dữ liệu

1.5.2 Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý1.5.2.1 Phân cấp quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới, mọi thông tin được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới.

1.5.2.2 Các luồng thông tin

1.5.2.2.1 Luồng thông tin vào

Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường Mỗi một bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý.

Các thông tin cần phải xử lý có thể được chia làm 3 loại:

+ Các thông tin luân chuyển: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống Khối lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi có sự xử lý nhanh, kịp thời.

+ Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới báo lên cấp trên Những thông tin thu thập này là những thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.

+ Thông tin dùng để tra cứu: Là các thông tin dùng chung trong hệ thống Các thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp.

1.5.2.2.2 Luồng thông tin ra

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hoàn toàn khác nhau nhưng điều quan trọng là thông tin phải chính xác, kịp thời.

Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng.

Đối với cán bộ quản lý cấp cao (là người xây dựng mục tiêu hoạt động của hệ thống, đặt hướng đi cho hệ thống) thì:

+ Thông tin ngoài là quan trọng nhất.

+ Thông tin khi cung cấp cần có tính khái quát, cô đọng và tổng hợp.

Đối với cán bộ cấp trung gian với nhiệm vụ chủ yếu là tiến hành hoá các mục tiêu nhiệm vụ cụ thể, liên kết các bộ phận trong tổ chức:

+ Thông tin trong quan trọng hơn.

+ Thông tin mang tính chi tiết và định hướng.

Đối với cán bộ cấp cơ sở: Là những người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thì cần cung cấp thông tin cho đầy đủ và càng chi tiết càng tốt.

1.5.2.3 Mô hình hệ thống thông tin trong quản lý

Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu gồm: Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin luân chuyển: vì lượng thông tin này lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác, khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu sau:

+ Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác của người sử dụng + Nắm vững những thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật + Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại.

+ Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thông báo cho người sử dụng biết.

Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống trong một thời gian dài Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức các modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất.

Các modul lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống.

1.5.3 Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý1.5.3.1 Yêu cầu của đơn vị

Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng Hệ thông tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết định đưa các ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như vậy một hệ thông

tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp.

Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp Các thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.

1.5.3.2 Yêu cầu của người sử dụng

Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao tác với máy Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông thạo về tin học mà còn đáp ứng cho người hiểu biết rất ít về máy tính Khi thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy nhập dữ liệu từ xa, nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa.

+ Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có tính mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.

+ Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, đẹp, không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng.

+ Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa

+ Đặt ra các mục tiêu: Để đạt được mục tiêu này ta cần phải nghiên cứu, thu thập thông tin từ thực tế, công việc này được thực hiện chủ yếu nhờ sử dụng công cụ thu thập, phỏng vấn, viết phiếu điều tra, thăm dò làm công cụ trợ giúp.

⋅ Thu thập thông tin để phân tích, tìm hiểu về các thông tin của hệ thống.

⋅ Mục đích của hệ thống.

⋅ Các vị trí công tác của hệ thống và tầm quan trọng của các vị trí trong hệ thống.

⋅ Các con số lượng hoá chung.

⋅ Hoạch định lĩnh vực cần nghiên cứu, cải tiến.

⋅ Ngoài ra cần phải tìm hiểu tình hình nhân sự, tài chính của đơn vị, các phương tiện khoa học, kỹ thuật có cho hoạt động của hệ thống.

⋅ Liệt kê mô tả chi tiết các nhiệm vụ đã được thực thi tại công việc đó + Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện?

+ Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ là gì? + Thời gian thực hiện nhiệm vụ?

+ Những dữ liệu, khối lượng của chúng và nguyên tắc quản lý? + Quan sát sự vận chuyển của thông tin và luân chuyển chứng từ

1.5.5 Xây dựng mô hình chức năng nghiệp vụ hệ thống

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau, mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vụ.

Biểu đồ phân rã chức năng là một cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ, nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định.

Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó Khái niệm chức năng là khái niệm Logic, tức là chỉ nói

đến tên công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức gộp và chi tiết) giữa chúng mà không chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai

- Một hành động (action): thường do một người làm.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là khái niệm Logic mô tả điều cần làm, cần thực hiện để công việc được hoàn thành.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu và được phân rã thành các chức năng con khi cần thiết.

Số lượng mức phân rã phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống Mục tiêu và trách nhiệm của hệ thống (hệ thống con) là những bộ phận liên quan tới hệ thống này được ghi ở góc trên bên trái.

Mục tiêu của việc thiết lập sơ đồ giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích Hỗ trợ cách tiếp cận Logic tới phân tích hệ thống các chức năng được xác định ở phần này được sử dụng trong các mô hình sau như là tiến trình.

Phân rõ trách nhiệm, loại trừ dư thừa và tránh trùng lặp công việc trong hệ

- Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối một chức năng ở mức trên và các chức năng ở mức dưới được trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức năng đó.

1.5.6 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu1.5.6.1 Các định nghĩa

* Luồng dữ liệu (data flow) là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một

vị trí khác trong hệ thống trên một vật mạng nào đó Luồng dữ liệu được ký hiệu bằng mũi tên có chiều chỉ hướng dữ liệu di chuyển và tên của dữ liệu được ghi ở trên

đó Tên dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổng hợp

của các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.

* Kho dữ liệu (data store) là các dữ liệu được lưu trữ tại một vị trí Một kho dữ

liệu được biễu diễn bằng một hình chữ nhật khuyết một cạnh (bên phải hay bên trái) Sát cạnh trái (phải) của hình chữ nhật có một ô dùng để ghi số hiệu kho dữ liệu, bên

trong hình chữ nhật ghi tên kho dữ liệu Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ, ví dụ : ” đơn hàng”, “hoá đơn bán hàng”

* Tiến trình (process) là một hay một số công việc hoặc hành động có tác động

lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi, được lưu trữ hay phân phối Hình chữ nhật góc tròn được dùng để kí hiệu một tiến trình Một đường gạch ngang phía trên chia hình chữ nhật thành hai phần, phần trên ghi số hiệu của tiến trình, phần dưới

ghi tên tiến trình Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ gồm động từ và bổ ngữ

* Tác nhân (actor) của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể là một

người, nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay gửi dữ liệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét Hình chữ nhật được sử dụng để ký hiệu một tác nhân, bên trong nó ghi tên tác nhân Tên tác nhân phải là một danh từ như “khách hàng”, “nhà cung cấp”

Các ký pháp chuẩn được dùng để biễu diễn biểu đồ luồng dữ liệu:

1.5.6.2 Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng

Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu cần tuân theo các quy tắc sau:

- Các “cái vào” của một tiến trình cần khác với các “cái ra” của nó Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng, các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi Ngược lại, tiến trình là không cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó.

- Các đối tượng trong một biểu đồ luồng dữ liệu phải có tên duy nhất Mỗi tiến trình phải có tên duy nhất Tuy nhiên, một số tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại.

- Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra

* Tiến trình

- Không một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào đối tượng chỉ có

cái ra thì chỉ có thể là tác nhân (nguồn).

- Không một tiến trình nào chỉ có cái vào Một đối tượng chỉ có cái vào chỉ có thể là tác nhân (đích).

* Kho dữ liệu

- Không có luồng dữ liệu từ một kho đến một kho dữ liệu khác.

- Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân đến một kho dữ liệu và

* Luồng dữ liệu

- Một luồng dữ liệu không thể quay lại nơi mà nó vừa đi khỏi.

- Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho dữ liệu được cập nhật, một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là kho dữ liệu được đọc.

1.5.7 Xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống

* Mô hình thực thể: Mô hình thực thể là mô hình dữ liệu logic được xây dựng

trên các khái niệm logic như thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.

- Thực thể: là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả những thông tin mà nó lưu trữ.

- Kiểu thực thể: là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin Kiểu thực thể tương đương với bảng logic và có dạng hộp trong sơ đồ thực thể (trong thực tế đôi khi người ta còn coi kiểu thực thể như các bảng thực thể).

- Thuộc tính: Sau khi đã xác định được kiểu thực thể thích hợp (bảng) và bản chất của thực thể (dòng), bước tiếp theo là xác định những thông tin nào cần phải lưu giữ cho mỗi thực thể Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể, biểu thị bằng các trường hoặc cột của bảng.

Có ba kiểu thuộc tính khác nhau : + Thuộc tính tên gọi + Thuộc tính mô tả + Thuộc tính kết nối

- Quan hệ: Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể các kiểu khác nhau Bản chất của các mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ.

Những mối quan hệ được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng các đường có mũi tên hoặc dấu tam giác Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình thực thể.

• Quan hệ một - một : Giữa hai bảng thực thể tồn tại quan hệ một - một nếu như một thực thể ở bảng này tương ứng duy nhất với một thực thể ở bảng kia và ngược lại.

• Quan hệ một - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn tại một quan hệ một - nhiều nếu như mỗi một thực thể ở bảng A tương ứng với một hoặc nhiều thực thể ở bảng B và ngược lại mỗi thực thể ở bảng B tương ứng duy nhất với một thực thể ở bảng A.

• Quan hệ nhiều - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn tại một quan hệ nhiều - nhiều nếu như mỗi thực thể trong bảng A có nhiều thực thể trong bảng B và với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A

1.5.8 Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống

Dạng mô hình hoá này lại là một phần của cách tiếp cận tổng thể tới việc phân tích dữ liệu Trong phương pháp này, mô hình quan hệ được sử dụng như việc kế tục của quá trình mô hình hoá dữ liệu nhằm kiểm tra, cải tiến và mở rộng mô hình hoá dữ liệu.

1.5.8.1 Xác định các thuộc tính

Để phân tích dữ liệu của hệ thống, nhà phân tích cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được các chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống.

- Từ tri thức của chính mình về thực thể công việc chung trong lĩnh vực đang nghiên cứu mà dự đoán hoặc xác định một cách trực cảm về các thuộc tính.

- Từ những người sử dụng, thông qua quá trình phỏng vấn.

- Từ việc xem xét các khuôn dạng biểu báo và các tài liệu khác được sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu.

1.5.8.2 Chuẩn hoá các thực thể

Chuẩn hoá là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính, và áp dụng một tập các quy tắc phân tích vào các danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa, xác định và giải quyết sự nhập nhằng

Có ba dạng chuẩn hoá:

* Quy tắc chuẩn hoá 1: Danh sách không được chứa các thuộc tính có thể xuất

hiện nhiều lần đối với cùng thực thể.

Giải pháp: Các thuộc tính bị loại ra cộng với các thuộc tính khoá trong kiểu

thực thể mà những thuộc tính này được coi là nhóm lặp, sẽ được tổ hợp và liệt kê ra như kiểu thực thể mới

* Quy tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính đều phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ

khoá chứ không được vào một phần khoá.

Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc bộ phận vào khoá.

* Quy tắc chuẩn hoá 3: Mỗi thuộc tính không chỉ phải phụ thuộc hàm vào một

khoá mà còn không phụ thuộc hàm vào bất kỳ thuộc tính nào trong danh sách.

Giải pháp: Loại bỏ các phụ thuộc không khoá

Những thuộc tính phụ thuộc vào thuộc tính không khoá đều phải bị tách ra khỏi danh sách kiểu thực thể và tạo nên một kiểu thực thể có khoá chính là thuộc tính không khoá trên.

Sau khi tiến hành chuẩn hoá ta phải rút ra các mối quan hệ giữa các kiểu thực thể dựa vào ma trận thực thể/khoá.

Tóm lại, quản lý dữ liệu trên máy tính là nhu cầu không thể thiếu của doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ về thông tin Trong chương này, chúng em đã phân tích chọn mô hình, trình bày vai trò của CNTT đối với doanh nghiệp, các phương pháp phân tích thiết kế CSDL làm cơ sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống trong chương sau.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 ĐỀ TÀI DƯỚI GÓC ĐỘ TIN HỌC HOÁ.

2.1.1 Giải pháp tin học hoá trong công tác quản lý vật tư, nhân sự.

Mỗi doanh nghiệp đều có phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo đảm cho hoạt động của doanh nghiệp Công tác quản lý doanh nghiệp thường do các nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập với nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin Cách làm này đã đang gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên Các công việc thống kê chi tiết tình hình biến động của từng vật tư rất khó thực hiện, đặc biệt là các đơn vị có số lượng, chủng loại vật tư lớn Công tác nhân sự thường gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào vị trí công việc, sự bất cập trong quản lý quá trình công tác, khen thưởng hay kỉ luật đối với từng cán bộ công nhân viên

Khi thực hiện quản lý thủ công thì khối lượng công việc ghi chép rất lớn thường bị trùng lặp, sai sót Do đó việc đưa ra báo cáo tại một thời điểm bất kỳ là không thực hiện được ngay vì phải tổng hợp từ nhiều sổ sách, dễ gây nhầm lẫn.

Khi tin học được ứng dụng vào công tác quản lý thông tin vật tư, nhân sự thì những khó khăn nêu trên sẽ được khắc phục một cách cơ bản Người quản lý có thể đưa ra chi tiết về từng vật tư, nhóm vật tư hay toàn bộ vật tư tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu Thông tin chi tiết về từng cán bộ cũng được đưa ra có tính chính xác cao, đảm bảo tính kịp thời nếu như công tác nhập dữ liệu ban đầu được làm tốt, giúp các nhà lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao.

Sau khi tìm hiểu tại Công ty máy tính T&T chúng em thấy rằng công tác quản lý vật tư, nhân sự ở đây hoàn toàn có thể thực hiện trên máy tính Người quản lý có trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin về vật tư, có thể căn cứ vào các hoá đơn của bên bán, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các chứng từ liên quan để cập nhật trực tiếp vào máy tính thay vì phải cập nhật vào sổ Các thông tin về từng thành viên trong công ty như ngày tháng năm sinh, địa chỉ, vị trí công tác, phòng ban cũng được thống kê, cập nhật một cách nhanh nhất thay vì mỗi khi có sự thay đổi lại phải

34

làm lại sổ sách Sau đó trên các CSDL đã được cập nhật tạo ra các báo cáo cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật tư, nhân sự của công ty.

2.1.2 Những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự2.1.2.1 Định nghĩa quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh tổ chức.

Tài nguyên nhân sự là tất cả mọi cá nhân tham gia vào một tổ chức có sự hoạt động bất kể là lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giản, được hiện diện ở khắp mọi phòng ban, nơi đâu cần là nhân sự có ở đó.

2.1.2.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự nhằm phục vụ:

• Khách hàng: Quản trị nhân sự định hướng thị trường

• Cổ đông: Quản trị nhân sự định hướng lợi nhuận

• Nhân viên: Quản trị nhân sự định hướng nhân bản

• Môi trường: Quản trị nhân sự định hướng sinh thái

Định hướng theo tầm nhìn chiến lược, tài nguyên nhân viên và chức năng nhân sự Để phục vụ nhân viên thì nhà quản trị giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân của họ, được đo bằng sự thoả mãn công việc (mức độ cảm thấy tích cực hay tiêu cực với công việc), thể hiện bởi sự gắn bó Cung cấp cho họ môi trường làm việc tốt và chính bản thân công việc.

2.1.2.3 Chức năng của phòng nhân sự

35

Giám đốc nhân sự đảm nhận chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát của bộ phận riêng mình theo tuyến nhằm phục vụ các bộ phận khác hoàn thành mục tiêu nhân sự.

* Nhiệm vụ và trách nhiệm của giám đốc nhân sự:

Chú ý rằng các công ty có chính sách và chiến lược khác nhau

• Bản chất công việc.

• Trình độ và tay nghề có học vấn, đào tạo và có kinh nghiệm Cử nhân kinh tế là tối thiểu, cử nhân tâm lý học Tuy nhiên cần có MBA theo xu hướng thông tin máy tính Khả năng truyền thông, phân tích giỏi, kiên nhẫn đối phó xung đột, mâu thuẫn, khả năng điều hành khi có sức ép, công bằng, thuyết phục và kiến thức về máy tính.

* Vai trò:

• Chính sách: đề ra, bảo đảm thực thi chính sách trong toàn tổ chức, có khả năng giải quyết khó khăn.

2.1.2.4 Hạch toán lao động tiền lương.

Sức lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Trong quá trình sử dụng các lao động doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí để bù đắp và

tái tạo sức lao động dưới hình thức tiền lương Khoản chi phí này được tính vào giá thành sản phẩm sản xuất ra Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của chi phí nhân công mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp Tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động Trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế để kích thích người lao động làm việc tích cực với năng suất, chất lượng và trách nhiệm cao Hạch toán tốt tiền lương và sử dụng lao động hợp lý là một trong những biện pháp hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Việc hạch toán tốt tiền lương sẽ góp phần tăng cường chế độ hạch toán nội bộ tại doanh nghiệp Có nhiều hình thức trả lương cho người lao động:

* Lương thời gian: lương thời gian trả cho người lao động theo thời gian làm

việc thực tế cùng với công việc và trình độ thành thạo của người lao động.

Mức Mức lương tháng theo bậc * Hệ số các loại phụ cấp lương=

ngày Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ

* Trả lương theo sản phẩm: hình thức này tính lương dựa trên số lượng và chất

lượng mà người lao động đã hoàn thành Có bốn hình thức trả lương: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp.

- Trả lương theo sản phẩm có thưởng phạt: Hình thức này trả lương theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với thưởng nếu có thành tích tiết kiệm vật tư, nâng cao năng suất lao động hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm Ngược lại, nếu người lao động làm lãng phí vật tư hoặc sản xuất ra sản phẩm với chất lượng kém sẽ bị phạt lương.

Tiền lương phải

trả trong tháng=Mức lương ngày*Số ngày thực tế làm việc

Lương sản phẩm

trực tiếp = Số lượng sản phẩm

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Sử dụng để tính lương cho các công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất hoặc các nhân viên gián tiếp Mức lương của họ được xác định căn cứ vào kết quả sản xuất của công nhân trực tiếp.

- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến:

Trong đó :

Thưởng vượt mức = Tỷ lệ thưởng vượt mức * Số lượng sp của số vượt mức

* Trả lương sản phẩm kết hợp với lương thời gian :

Nếu n >= N thì S = P1 * nNếu n < N thì S = P2 * n

P1: Đơn giá lương cao nhất cho 1 sản phẩmP2: Đơn giá lương thấp nhất cho 1 sản phẩmn: Số sản phẩm sản xuất được

N: Số sản phẩm định mức phải sản xuất

* Hình thức trả lương khoán theo khối lượng công việc: Hình thức này

thường được áp dụng cho những công việc lao động đơn giản có tính chất đột xuất như vận chuyển, bốc vác Mức lương được xác định theo từng khối lượng công việc

2.1.2.5 Những vấn đề chung của một phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự bằng phần mềm là một việc làm phức tạp và đòi hỏi tính chuyên nghiệp không kém gì quản lý tài chính hoặc sản xuất Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần phải có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp.

Kinh tế thị trường đã làm thay đổi bản chất quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động Một mặt, doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu suất làm việc của công nhân, mặt khác người lao động cũng có toàn quyền đánh giá những lợi ích mình được hưởng có tương xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó với doanh nghiệp hay không Dưới đây là cấu trúc trong hệ thống phần mềm quản lý nhân sự.

* Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực: Phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ

quản lý tuyển dụng: năng lực nhân viên, các chương trình huấn luyện, đánh giá hiệu quả công việc, kế hoạch đào tạo kế cận Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dù khá quan trọng.

Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với công ty về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), hiệu suất làm việc, các khoá huấn luyện hoặc văn bằng cần hoàn thành Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

* Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên: Phân hệ này cho phép người

sử dụng thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản trị, giám sát và trao đổi với nhân viên về từng cấu phần trong gói quyền lợi người lao động được hưởng Nó cũng cho phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân viên đến mức toàn bộ phòng ban công ty Phân hệ này chứa đựng các tiểu phân hệ tính toán khoản “quyền lợi chia tay” khi một nhân viên ngừng làm việc với công ty.

* Quản lý ngày nghỉ/vắng: Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày

phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin

chấp nhận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông báo cho nhân viên khác trong cùng nhóm biết Hệ thống này được tích hợp với các email nội bộ, thông báo nói trên được hệ thống chuyển đến hộp thư của các đối tượng.

* Tính toán lương và chi phí: Lương thường gồm một số thành phần như sau:

Lương cơ bản, các khoản được công ty thanh toán, các khoản khấu trừ vào lương (bảo hiểm xã hội), các khoản phụ cấp làm thêm Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tính luỹ tiến Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức tính thích hợp Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn Một hệ thống phần mềm được thiết kế tốt có thể giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc tính lương Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương cần sự tham gia chuyên sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế

Theo giới chuyên môn, quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất Đây vừa là môt khoa học vừa là một nghệ thuật, vì liên quan đến nguồn nhân lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng nhân sự khoa học hoá công việc hàng ngày.

2.1.3 Những lý luận chung về công tác quản lý vật tư2.1.3.1 Định nghĩa

Vật tư là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh Giá trị của vật tư tiêu hao cho quá trình sản xuất, kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm, dịch vụ, tỷ trọng của chúng trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Thông thường đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị vật tư chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm Chính vì vậy việc quản lý vật tư