Khi có lệnh điều động vật tư ở Công ty từ đơn vị này sang đơn vị khác, đơn vị nhận vật tư có thể đưa phương tiện đi nhận vật tư hoặc do đơn vị cấp vật tư vận chuyển. Trong trường hợp tự vận chuyển thì đơn vị nhận vật tư hạch toán vào chi phí vận chuyển, còn trong trường hợp đơn vị cấp vật tư chịu trách nhiệm vận chuyển thì tiền vận chuyển ở đơn vị cấp vật tư được coi là doanh thu vận tải nội bộ.
Các đơn vị cung cấp vật tư sẽ lập phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ để đưa vật tư từ kho đến nơi bán (phiếu này chỉ có tác dụng vận chuyển vật tư hoá trong nội bộ và làm cơ sở để thanh toán chi phí cho các chủ phương tiện).
* Bán lẻ vật tư thu tiền trực tiếp ở công ty:
Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở Công ty. Công tác vật tư Công ty sau khi lập phiếu thu tiền vật tư của khách, trình lên ban lãnh đạo để điều lệnh xuống các đơn vị trực tiếp quản lý vật tư, hàng hoá. Sau đó, các đơn vị phòng ban này sẽ tiến hành giao vật tư cho khách hàng của mình. Thực chất của công việc này là Công ty thu hộ tiền bán vật tư cho các đơn vị phòng ban trực thuộc.
2.2.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư
Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư ở Công ty được thực hiện theo từng nhóm vật tư. Các sổ chi tiết và bảng kê sử dụng khi bán vật tư, ví dụ:
Sổ tổng hợp bán vật tư cho khách hàng: Tháng 6/2006
Tên KH Mã KH Tên vật tư Số lượng Đ/v tính Thành tiền
Đơn vị A T01 Mouse ... 100 Chiếc Cộng Đơn vị B Cộng Tổng cộng
Đồng thời với việc lập các sổ chi tiết, công ty cũng tiến hành lập các bảng kê sổ để phản ánh tình hình thanh toán tiền vật tư với từng khách hàng.
Vật tư tháng sau khi đã tổng hợp doanh thu bán vật tư, kế toán mở bảng kê hoá đơn, chứng từ, vật tư hàng hoá, dịch vụ bán ra theo từng nhóm vật tư để tính thuế GTGT đầu ra phải nộp đối với nhóm vật tư.
Bảng kê hoá đơn chứng từ vật tư hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm tờ khai thuế GTGT) tháng 5/2006.
Chứng từ Tên người mua Doanh số bán (chưa có thuế)
Thuế GTGT Ghi chú
Số Ngày
Tổng cộng:
Công ty quyết toán thuế phải nộp theo từng tháng trên cơ sở tổng hợp số thuế đầu vào và đầu ra của tháng. Số thuế phải nộp trong tháng được tính như sau:
Số thuế phải nộp trong tháng = Số thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT được khấu trừ
2.2.3. Hệ thống quản lý vật tư, nhân sự của Công Ty Máy Tính T&T.
* Phân tích
Để thực hiện công tác quản lý nhân sự, vật tư trên máy vi tính đòi hỏi phải thay đổi nhiều nội dung so với công tác thủ công.
Quản lý thủ công đòi hỏi phải theo dõi rất nhiều chứng từ sổ sách, mất nhiều thời gian để thống kê chi tiết từng công việc trong từng thời điểm nhất định, để có thể kịp thời cập nhật, theo dõi những thay đổi trong công tác quản lý. Vì vậy tuy chứng từ chỉ phát sinh ở một số nghiệp vụ nhưng chúng phải luân chuyển qua các công đoạn khác nhau và được ghi chép vào từng sổ chi tiết một.
Khi áp dụng công tác quản lý nhân sự, vật tư trên máy vi tính thì người quản lý chỉ cần thao tác thành thạo phần mềm quản lý, đưa các số liệu ban đầu vào hệ thống, sau đó hệ thống tự động hỗ trợ các chức năng tra cứu, cập nhật thông tin mới nhất một cách nhanh chóng mà không gây mất thời gian và sai sót trong quá trình truy cập dữ liệu.
* Thông tin đầu vào
Các báo cáo được tập hợp trên cơ sở các thông tin đầu vào chủ yếu là các chứng từ gốc. Trong công tác quản lý vật tư của công ty sử dụng một số chứng từ sau: