83 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội

83 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội

Lời mở đầu

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng với cơ chế quản lý kinh tế thực hiệnhạch toán kinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển đợc các đơn vị sản xuất phải

đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi Muốn thực hiện đợc

điều đó mỗi doanh nghiệp phải không ngừng củng cố và hoàn thiện bộ máy quản

lý, bộ máy kế toán, cải thiện máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, nâng cao taynghề của công nhân và trình độ của cán bộ

Đối với các doanh nghiệp sản xuất vật chất thì chi phí nguyên vật liệu là yếu

tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một

sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sảnphẩm, tới lợi nhuận của Doanh nghiệp Do vậy các Doanh nghiệp phải quan tâm tớiviệc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, đây là một biện pháp hữu hiệu nhất để giảmchi phí giá thành từ đó tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp

Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội là Công ty chuyên cung cấp vật t chonghành Bu Điện nên Công ty luôn phải tiếp xúc với việc quản lý các biến động,tình hình sử dụng nguyên vật liệu Công ty ngày càng làm ăn phát đạt và thịnh v-ợng Do Công ty đã biết áp dụng phơng pháp quản lý thích hợp mà đặc biệt là côngtác hạch toán nguyên vật liệu một cách quy củ, hiện đại Sau thời gian thực tập tạiCông ty, nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Xuất phát từ bối cảnh chung đó, em chọn đề tài: Thực trạng hạch toán nguyên“Thực trạng hạch toán nguyên

vật liệu, công cụ - dụng cụ và phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội”

Phần I Thực trạng công tác hạch toán vật liệu, công cụ - dụng

cụ tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội.

nghành Bu chính Viễn thông và trực thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn Thông ViệtNam.

- Tên gọi chính thức: Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội

- Trụ sở chính: Số 811 - Đờng Giải Phóng

- Điện thoại: 6643807 – 6643795

- Fax: 84-4-6643806

Đợc thành lập từ những yêu cầu cấp thiết về việc cung ứng vật t cho các đơn

vị thành viên của Bu Điện Hà Nội, Công ty DVVT BĐHN có quá trình hình thành

và phát triển qua các giai đoạn khác nhau:

- Để đáp ứng những đòi hỏi về nhu cầu thông tin và góp phần giúp Bu điệnthành phố Hà Nội thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh của mình, năm 1987 Công tycung ứng vật t đã đợc thành lập thuộc quyền quản lý của Bu điện thành phố Hà nội,

đơn vị trực thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Với chức năng là đơn vị phụtrợ cho khối sản xuất kinh doanh chính của Bu điện thành phố Hà nội, Công tyCung ứng vật t có nhiệm vụ tổ chức mua sắm trang thiết bị, cung ứng các loại vât tchủ yếu để đáp ứng nhu cầu duy tu, sửa chữa và phát triển mạng lới của bu điệnthành phố Hà Nội

- Tháng 6 năm 1992, do yêu cầu khách quan để tạo điều kiện cho kháchhàng đợc thuận tiện và nhanh chóng trong việc chuyển dịch và đặt mới các thiết bịthông tin , hợp lý hoá sản xuất, Công ty phát triển và cung ứng vật t Bu điện Hà nội

đợc thành lập trên cơ sở Công ty cung ứng vật t cũ và bộ phận phát triển thuê baocủa Công ty điện thoại( trực thuộc Bu Điện Hà nội)

Trớc đây, công ty cung ứng vật t chỉ là đơn vị cung ứng không tham gia trựctiếp vào các công tác phát triển thuê bao nên việc cung ứng vật t không chủ động.Khi đó vật t thờng bị ứ đọng hoặc nhiều khi không cung cấp kịp thời cho các đơn vịthi công và bán ra ngoài cho các đơn vị khác trong ngành Công ty phát triển vàcung ứng vật t Bu điện đã có kế hoạch vật t sát hơn, phục vụ cho việc phát triểnmạng lới thuê bao Đồng thời giải quyết công ăn việc làm hài hoà, hợp lý giữa khốivật t và khối phát triển, ổn định đợc thu nhập cho cán bộ công nhân viên toàn côngty

- Đầu năm 1997, Công ty phát triển và cung ứng vật t đợc tách ra làm hai bộphận, trong đó, một bộ phận là Công ty dịch vụ vật t Bu điện Hà nội và nó đợcmang tên nh vậy cho đến nay

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty DVVT BĐHN:

- Xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh, đại lý vật t thiết bị chuyên ngành Buchính viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép

- Sản xuất, cung ứng vật t thiết bị chuyên ngành Bu chính viễn thông phục vụnhu cầu phát triển mạng lới Bu chính viễn thông của BĐHN, cụ thể là:

+ Xuất nhập khẩu, kinh doanh đại lý vật t, thiết bị chuyên ngành bu chínhviễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép

+ Đại lý bán và hoà mạng điện thoại di đọng Mobi Phone và Vina Phone+ Lắp đặt hoà mạng tổng đài

+ Cung cấp, bảo hành, sửa chữa các loại thiết bị viễn thông

3 Đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty DVVT BĐHN:

Là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc BĐHN, hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty DVVT BĐHN đợc phân theo hai khối:

Thứ nhất là mảng Bu chính viễn thông: thực chất đây là hoạt động theo

nhiệm vụ của BĐHN giao cho Công ty DVVT BĐHN Theo đó, Công ty chịu tráchnhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời thiết bị, vật t cho việc phát triển hệ thống viễnthông BĐHN (Bao gồm hệ thống tổng đài, hệ thống mạng ngoại vi) Đối với mảngkinh doanh này, Công ty không thực hiện hạch toán doanh thu và xác định kết quả

mà Bu điện Hà Nội trực tiếp thực hiện công việc này, và chỉ giao kế hoạch chi chocông ty

Thứ hai là mảng kinh doanh khác: Ngoài mảng Bu chính viễn thông, Công

ty còn đợc BĐHN giao kế hoạch doanh thu kinh doanh khác, bao gồm: kinh doanhthiết bị đầu cuối, lắp đặt tổng đài PABX, sản xuất và bán dây thuê bao, doanh thuvận chuyển, phí uỷ thác và hoa hồng đại lý, trong đó doanh thu về dây thuê bao có

tỷ trọng lớn nhất, chiếm khoảng 50% tổng doanh thu thực hiện của Công ty Công

ty đáp ứng toàn bộ nhu cầu về dây thuê bao của tất cả các bộ phận thuộc Bu Điện

Hà Nội Trong chỉ tiêu kế hoạch doanh thu kinh doanh khác của BĐHN do Tổngcông ty Bu chính viễn thông giao, Công ty chịu trách nhiệm chủ yếu Đối với mảngkinh doanh này, công ty thực hiện hạch toán và xác định kết qủa hoạt động kinhdoanh Tuy nhiên, Công ty không trực tiếp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhànớc mà lợi nhuận thu đợc (nếu có) từ các hoạt động này, sẽ đợc nộp lên Bu Điện

Hà Nội 80%, còn 20% công ty giữ lại để phân bổ vào các quỹ khen thởng, quỹphúc lợi nhằm chi tiêu cho các hoạt động cải thiện đời sống của cán bộ, công nhânviên của công ty

4 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của Công ty trong một vài năm trở lại đây:

Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của Công ty

Stt Chỉ tiêu Đơn vị

tính 2001Năm 2002Năm Chênh lệch

6 Thu nhập bình quân đ/ng/th 1.600.000 1.800.000 +200 +11%

5 Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của công ty:

Với tên gọi là Công ty dịch vụ vật t Bu điện, hoạt động kinh doanh của Công

ty chủ yếu là cung cấp vật t thiết bị cho ngành Bu điện và cung cấp dịch vụ điện thoại, nối mạng, hoà mạng Tuy nhiên, thực tế có một mảng kinh doanh đem lại trên 50% doanh thu cho công ty đó là sản xuất và kinh doanh dây thuê bao Đây là mặt hàng mà công ty mới chỉ bắt tay vào sản xuất mấy năm gần đây nhng đã đem lại lợi nhuận không nhỏ cho Công ty và đóng vai trò chủ yếu trong cơ cấu tổ chức kinh doanh sản xuất của công ty

Công ty đã đầu t xây dựng một xởng vật liệu chuyên sản xuất dây thuê bao Xởng vật liệu gồm nhà xởng, kho với công nghệ hiện đại đợc nhập chủ yếu từ Hà Lan, Nhật Nguyên vật liệu đợc Công ty thu mua ở những nhà cung cấp có uy tín, chất lợng, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật do sản phẩm yêu cầu

Có thể khái quát quy trình sản xuất của xởng vật liệu nh sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất dây thuê bao

Sản phẩm sẽ đợc sản xuất ra theo quy trình này sẽ đợc hạch toán, xác định chi phí, giá thành rồi tổ chức tiêu thụ, bán ra cho cả các thành viên nội bộ Bu điện

Hà nội, cả cho thị trờng trong và ngoài nớc

6 Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập Công ty đã nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại các đơn vị trực thuộc, tinh giản tối đa

bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ đợc đào tạo cơ bản, chính quy nhng còn ít kinh nghiệm với những cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong ngành, nghề Hiện nay, để phù hợp với đặc điểm của mình công ty đã phân bố bộ máy

Mobil

đặt NVL

Bộ phận bọc dây

Bộ phận làm lạnh dây

Bao gói

sản phẩm

Đánh cuộn dây

Mobil quấn dây

quản lý ra làm hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, đều đợc đặt dới sự điềuhành chung của Ban giám đốc.

+ Ban giám đốc Bao gồm:

Giám đốc: Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, là ngời điều hành

cao nhất ở công ty, chịu trách nhiệm trớc Bu điện Hà Nội và pháp luật về quản lý

điều hành doanh nghiệp của Công ty trong phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ

Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực

hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc giám

đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc giao

Các phòng ban chức năng của Công ty bao gồm:

+ Mảng Bu chính Viễn thông: Phòng Tổng hợp, phòng Cung ứng, phòng Kếtoán tài chính, Đội kho vận, Đội Bảo vệ

+ Mảng kinh doanh khác: Phòng Xuất nhập khẩu, Trung tâm Dịch vụ kháchhàng và Xởng vật liệu

Các đơn vị trực thuộc Công ty có mối quan hệ công tác chặt chẽ cùng phốihợp hoạt động theo sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc công ty để hoàn thànhnhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh do Bu điện Hà Nội giao Có thể khái quát

bộ máy quản lý của công ty nh sau:

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty DVVT BĐHN

7 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty DVVT BĐHN:

 Đặc điểm bộ máy kế toán:

Để thực hiện một cách có hiệu quả công tác kế toán và thực hiện đợc cácmục tiêu quản lý tài chính kế toán, hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức bộmáy kế toán theo kiểu tập trung, toàn bộ công việc kế toán tập trung tại phòng kếtoán và đợc phân công, bố trí và sắp xếp hợp lý, bao gồm: 1 kế toán trởng và 9 nhânviên Mỗi cán bộ đều có chức năng và những nhiệm vụ riêng, đảm đơng nhữngphần hành cụ thể riêng:

Giám đốc

P.Giám đốc

Phòng xuất nhập khẩu

Trung tâm DVTM

X ởng vật liệu

Đội kho vận Đội bảo vệ

Phòng

tổng

hợp

 Kế toán trởng: đồng thời là trởng phòng Kế toán tài chính, có nhiệm vụ

chỉ đạo nghiệp vụ và tổ chức phòng kế toán tài chính; chịu trách nhiệm quản lýchung phòng Kế toán - tài chính, đảm bảo công việc đợc thực hiện một cách chínhxác, nhanh chóng và hiệu quả;

 Phó phòng kế toán: đồng thời cũng là kế toán tổng hợp, thực hiện tổng

hợp tất cả các số liệu phát sinh của các phần hành kế toán do các kế toán viên thựchiện; hàng quý lập các báo cáo quyết toán, ký và trình kế toán trởng và Giám đốckiểm tra và ký; sau đó, nộp lên Bu Điện Hà Nội Ngoài ra, phó phòng kế toán cònphụ trách theo dõi các hợp đồng ngoại và thanh toán quốc tế

 Kế toán thanh toán tiền mặt: theo dõi việc thu chi tiền mặt; theo dõi các

tài khoản (TK) kế toán 111, TK 141, TK 334,

 Kế toán ngân hàng: theo dõi các hoạt động thanh toán với ngân hàng và

các tài khoản: TK 112, TK 113, TK 144

 Kế toán theo dõi thanh toán với ngời bán: theo dõi phần nhập vật t và

thanh toán với ngời bán; theo dõi các tài khoản: TK 151, TK 152, TK 153, TK 155,

TK 156; các tài khoản: TK 331, TK 13634 (Tài sản cố định)

 Kế toán theo dõi thanh toán với ngời mua: theo dõi phần xuất vật t và

thanh toán với ngời mua và các tài khoản: TK 131, TK 136, TK 138

 Kế toán sản xuất phụ: theo dõi các bộ phận: Vật t bán ngoài tự khai

thác; Đại lý Vina Phone; Lắp đặt tổng đài; Dịch vụ vận chuyển, sửa chữa, dây thuêbao;

 Kế toán máy vật t: có nhiệm vụ truyền các số liệu liên quan đến vật t vào

máy tính từ các hoá đơn và các chứng từ liên quan khác nh Phiếu xuất kho, phiếunhập kho,

 Thủ quỹ: quản lý tiền mặt; thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại

quỹ trên cơ sở sổ chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ theo quy định

 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc mô tả ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty DVVT BĐHN

Kế toán tr ởng

Phó Kế toán tr ởng(Kế toán tổng hợp)

 Đặc điểm công tác hạch toán kế toán tại Công ty:

Công ty áp dụng kế toán bằng máy vi tính, tổ chức bộ sổ kế toán theo hìnhthức Chứng từ ghi sổ Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi sổ kế toán của Công

ty đợc lập theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính nh: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Niên độ kế toán Công

ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán xử lý nghiệp vụ trên Chứng từghi sổ đồng thời nhập dữ liệu vào máy vi tính Tất cả các dữ liệu này đợc chuyểnvào kho dữ liệu sau khi đợc xử lý bằng phần mềm của chơng trình máy tính, dữ liệu

sẽ tự động cập nhật vào các danh mục liên quan nh sổ chi tiết tài khoản đã đợc chitiết thành tiểu khoản

Theo hình thức chứng từ ghi sổ, Công ty không sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 133 và tài khoản 333: là đơn vị phụ thuộc, không trực tiếp thựchiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nớc nên thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh

đợc đợc khấu trừ đợc tập hợp ở tài khoản 13635 và thuế GTGT phải nộp đợc tậphợp ở tài khoản 33635; cuối kỳ, bù trừ chênh lệch giữa hai TK 13635 và TK 33635,nếu d nợ TK 13635 là số đợc cấp, nếu d có TK33635

- Các tài khoản liên quan đến dự phòng và các quỹ (trừ quỹ phúc lợi và khenthởng), bởi vì, Bu Điện Hà Nội sẽ trực tiếp trích lập và quản lý các tài khoản nàysau khi đã tập hợp kết quả kinh doanh từ các đơn vị phụ thuộc, trong đó có cả Công

ty dịch vụ vật t

- Tài khoản 413: Tài khoản này cũng đợc Bu Điện Hà Nội quản lý, ở các đơn

vị phụ thuộc chỉ sử dụng tài khoản 13638 và tài khoản 33638

- Tài khoản 211,212, 213 và 214: là đơn vị trực thuộc BĐHN, công ty khôngthực hiện theo dõi hạch toán TSCĐ trên sổ kế toán, Công ty chỉ thực hiện việc theodõi trên thẻ TSCĐ để phục cho công tác kiểm kê cuối kỳ và TSCĐ của Công ty đợcphản ánh vào tài khoản 13634 - Phải thu về vốn đầu t

Công ty không có tài sản cho thuê hay tài sản đi thuê nên Công ty cũngkhông sử dụng tài khoản 212

Về việc trích khấu hao TSCĐ, cũng giống nh mọi đơn vị phụ thuộc khác của

Bu điện Hà nội, Công ty chỉ sử dụng tài khoản 33638 để hạch toán, và do đó công

ty cũng không sử dụng tài khoản 009, tài khoản này cũng do Bu Điện Hà Nội quản

lý và sử dụng để tái đầu t tài sản cố định

- Tài khoản 157: Thành phẩm của Công ty sau khi sản xuất xong sẽ đợc xuấtbán theo yêu cầu vật t của các đơn vị khác nên tài khoản này không đợc sử dụng

- Các tài khoản về đầu t và góp vốn liên doanh

Các báo cáo tổng hợp mà Công ty sử dụng gồm có:

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

+ Bảng cân đối số phát sinh tài khoản kế toán

+ Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố

+ Giá thành sản xuất sản phẩm dịch vụ

+ Sản lợng doanh thu, thuế GTGT

II Đặc điểm và quản lý vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT - BĐHN:

1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty:

Bên cạnh các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ Bu chính Viễnthông, Công ty còn có một mặt hàng chủ lực do Công ty tự sản xuất đó là sản phẩmdây thuê bao Đây là một lĩnh vực kinh doanh mang lại nhiều lợi nhuận cho Công ty

Từ khi mở rộng hoạt động kinh doanh, Công ty đã tìm cho mình một hớng đimới để phù hợp với sự phát triển quy mô của Công ty Nhận thấy sự phát triển nh

vũ bão của lĩnh vực thông tin liên lạc (đặc biệt ở mảng điện thoại viễn thông), nhucầu dây thuê bao để lắp đặt, kết nối các mạnh điện thoại sẽ trở nên cấp thiết Mà d-ờng nh trong lĩnh vực này thị trờng còn bỏ ngỏ Do đó, Công ty đã quyết định đầu

t vào hoạt động kinh doanh mới mẻ này Dựa trên cơ sở hạ tầng là: nhà xởng, khobãi rộng rãi và có nguồn vốn dồi dào, Công ty bắt tay vào sản xuất dây thuê bao

Qua mấy năm đi vào sản xuất, Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội đã trởthành một trong những Công ty đi đầu trong lĩnh vực sản xuất mặt hàng này Công

ty đã đứng vững đợc trên thị trờng và ngày càng làm ăn có lãi Doanh thu của dâythuê bao luôn đạt khoảng 50% tổng doanh thu của Công ty

Tuy nhiên, để có thể sản xuất ra đợc khối lợng sản phẩm lớn nh vậy, Công typhải có sự chuẩn bị khá chu đáo ở tất cả các khâu, các quy trình sản xuất Và điềuquan tâm mấu chốt của Công ty là vấn đề đầu vào: Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu tại Công ty chiếm khoảng 78,38% trên tổng tài sản Điềunày đủ cho chúng ta thấy rằng khả năng sản xuất của Công ty là rất lớn Sản lợnghàng năm về dây thuê bao của Công ty đạt khoảng trên 10,000,000 m/năm Thôngqua bảng giá thành sản xuất dây thuê bao tháng 11/2002 ta có thể dễ dàng đánh giá

đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất dây thuê bao củaCông ty:

Biểu 2.1: Bảng giá thành sản xuất dây thuê bao tháng 11/2002

lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả Vì chỉ cần hạ thấp chiphí nguyên vật liệu đa vào sản xuất, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm sẽhạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn từ

đó tăng lợi nhuận Để có thể sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì vấn đề đợc đặt

ra ở đây là Công ty phải quản lý tốt tất cả các khâu từ mua sắm, dự trữ, bảoquản đặc biệt điều này không thể tách rời việc kế toán vật liệu của Công ty phảithực hiện tốt các nhiệm vụ chức năng của mình

1.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu tại Công ty:

Sản phẩm của Công ty chỉ duy nhất là mặt hàng dây thuê bao, cho nên chủngloại nguyên vật liệu cần để sản xuất không phải là nhiều Nếu xét trên góc độ cấuthành sản phẩm thì chỉ có khoản 10 loại nguyên vật liệu, phụ kiện cấu thành Nh ngdây thuê bao là sản phẩm dùng để phát triển nên đòi hỏi độ chính xác và tiêu chuẩn

kỹ thuật cao, mang đặc thù của nghành Bu Điện nên chất lợng của nguyên vật liệucũng phải tơng xứng, có đầy đủ các điều kiện kỹ thuật do nghành quy định Nhìnsản phẩm đầu ra của Công ty ta có thể thấy đợc nguyên vật liệu cấu thành nên sảnphẩm là dây xoắn đôi, dây thép và vỏ nhựa bọc bên ngoài Đây là những nguyênvật liệu dễ bảo quản, ít bị h hỏng trong thời gian dài Ngoài ra còn có một số loạinhiên liệu nh mỡ, dầu mỡ, dầu hoả, dầu nhờn Các loại nhiên liệu này dễ gây cháy

nổ nhng chiếm lợng không đáng kể nên đợc bảo quản ở một khu vực riêng để dễ bềkiểm soát

Để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh thì nguyên vật liệu của Công ty baogồm những loại sau:

Nh vậy, chi phí dây xoắn đôi chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.Mặt khác, sản phẩm dây thuê bao đòi hỏi dây xoắn phải có chất lợng cao và số lợng

đòi hỏi nhiều nên trị giá của nguyên vật liệu này sẽ rất lớn, điều kiện mua hàngkhông dễ dàng nên đòi hỏi phải đợc hạch toán chặt chẽ, đảm bảo các định mức dựtrữ, bảo quản để có thể hạ thấp đợc giá thành

Dây mạ kẽm và hạt nhựa PVC : cũng là nguyên vật liệu chính cần thiết đểtạo ra sản phẩm Tuy tỷ lệ nhỏ hơn so với dây xoắn đôi trong tổng chi phí, nhngchúng cũng chiếm đến 44,8% trong giá thành sản phẩm Những nguyên vật liệunày dễ bảo quản và các đơn vị trong nớc có khả năng đáp ứng đợc yêu cầu Nhnggiá thành của các loại nguyên vật liệu chính này còn khá cao nên Công ty cần khảosát thị trờng, tìm đối tác làm ăn có lợi để hạ bớt chi phí nguyên vật liệu

* Nguyên vật liệu phụ:

Vật liệu phụ của Công ty là màng PP đóng gói, dây buộc bằng ni-lon Tuychỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong giá thành sản phẩm nhng có tác dụng nhất định và cầnthiết cho quá trình sản xuất sản phẩm

* Nhiên liệu:

Nhiên liệu đợc sử dụng trực tiếp vào sản xuất có tác dụng làm tăng nhiệt ợng cho sản xuất gồm: Mỡ, Dầu hoả, Dầu nhờn, Xăng,

l-* Phế liệu thu hồi:

Gồm những vật liệu thải ra trong quá trình sản xuất của Công ty và đợc thu hồi lại để sử dụng cho công việc khác hoặc đem bán nh: dây rối, nhựa thải,

* Phụ tùng thay thế:

Bao gồm nhiều chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà Công ty mua sắm dựtrữ phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện máy móc thiết bị.Những phụ tùng nàyluôn đợc nhập từ nớc ngoài để phù hợp dây chuyền công nghệ của Công ty

1.2 Tổ chức quản lý vật liệu.

Để phục vụ cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cần phải có đầy đủnhà kho, bảo đảm đúng kỹ thuật và an toàn Việc tổ chức bảo quản, nhập xuất vậtliệu ở kho là một khâu vô cùng quan trọng để bảo đảm công việc sản xuất đợc liên

tục Thấy đợc tầm quan trọng của công việc này, Công ty đã thành lập Đội kho vận:Phụ trách quá trình thu mua, vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu từ nơi cung cấp

đến nơi sản xuất Đội kho vận này có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, tiếp nhận, bảoquản, cấp phát nguyên vật liệu

Trang thiết bị trong kho khá hiện đại phục vụ công tác kiểm tra vật liệu nhcác thiết bị cân, đo, đong, đếm hay máy kiểm tra kỹ thuật, chất lợng nguyên vậtliệu mua về Nhà kho rộng rãi, thoáng mát Nguyên vật liệu đợc sắp xếp theo từngloại riêng để dễ quản lý Ngoài ra để bảo quản nguyên vật liệu trong kho, Công ty

đã đầu t những thiết bị hiện đại để tránh cho nguyên vật liệu không bị h hỏng nh:lắp đặt máy điều hoà không khí, phun thuốc chống mối mọt, xử lý hoá chất các loạimốc, nấm, hệ thống phòng cháy chữa cháy

Trên cơ sở những điều kiện bảo quản, thu mua tốt nh vậy, để quản lý nguyênvật liệu có hiệu quả hơn, phòng Cung ứng sẽ căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinhdoanh lập kế hoạch thu mua nhập kho nguyên vật liệu cũng nh xuất kho nguyên vậtliệu đem vào sử dụng một cách hợp lý nhất Phòng Cung ứng lập các định mức dựtrữ, định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong từng tháng để tránh việc sử dụng lãngphí nguyên vật liệu mà vẫn đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất Điều này sẽ đem lại hiệuquả kinh tế rất lớn cho Công ty Vì việc tính toán đợc định mức dự trữ hợp lý sẽtránh đợc ứ đọng vốn lu động trong kho, nhng vẫn có thể đáp ứng đợc nhu cầunguyên vật liệu cho sản xuất khi có sự biến động về nguyên vật liệu trên thị trờnghay sự tăng giảm của các đơn đặt hàng dây thuê bao

Để nâng cao chất lợng của công tác bảo quản, dự trữ, thu mua nguyên vậtliệu, hàng năm Công ty tái đầu t, mua sắm thêm các máy móc thiết bị hiện đại, cảitạo nâng cấp các cơ sở vật chất, kho tàng, nhà xởng

Với cơ sở vật chất tốt, đáp ứng đợc các yêu cầu kỹ thuật nh vậy, đã giúp cho Công ty rất nhiều trong việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác

1.3 Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty DVVT- BĐHN:

1.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho:

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ bên ngoài, không có nguyên vậtliệu tự chế nên công tác đánh giá nguyên vật liệu đòi hỏi phải chính xác và thốngnhất trong toàn Công ty

Phơng pháp tính thuế GTGT áp dụng ở Công ty là phơng pháp khấu trừ thuế,nên toàn bộ vật t hàng hoá dịch vụ đầu vào đợc tính giá thực tế là giá không baogồm thuế GTGT

 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài:

Giá trị thực tế của Giá mua ghi Chi phí Các khoản

vật liệu mua ngoài = trên hoá đơn + thu mua - giảm giá nhập kho của ngời bán thực tế đợc hởng

Trong đó, chi phí thu mua bao gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật

t từ nơi thu mua về đơn vị, công tác phí cho cán bộ đi thu mua, giá trị vật liệu haohụt trong định mức, tiền thuê kho bãi, tiền phạt lu kho, lu bãi

 Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế Giá xuất nguyên Chi phí

vật liệu = vật liệu thuê + thuê gia

nhập kho gia công công

 Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: giá trị nguyên vật liệu đợc tính

bằng giá thực tế hoặc giá thực tế trực tiếp có thể sử dụng đợc của số phế liệu đó

1.3.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho:

Vì nguyên vật liệu của Công ty có tính cách biệt nên giá trị nguyên vật liệuxuất kho của Công ty đợc tính theo phơng pháp thực tế đích danh Theo phơngpháp này, vật liệu nhập kho theo giá mua nào thì xuất sử dụng theo giá đó màkhông quam tâm đến thời gian nhập Do Công ty áp dụng máy vi tính vào công tác

kế toán nên rất thuận lợi tính giá nguyên vật liệu xuất kho

1.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty DVVT - BĐHN:

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến

động của vật liệu cả về hiện vật và giá trị Từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho banlãnh đạo và đợc thc hiện ở hai nơi: Đội kho vận và phòng kế toán

Tại Công ty Dịch vụ Vật t - Bu Điện Hà Nội, hạch toán chi tiết vật liệu đợcthực hiện theo phơng pháp thẻ song song

 ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh và theo dõi vật t,

nguyên vật liệu của Công ty Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật t,thủ kho sẽ phản ánh và ghi vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số lợng vật t tồn kho củatừng loại vật t, nguyên vật liệu trên thẻ kho

 ở phòng Kế toán Công ty: Căn cứ vào các chứnh từ nhập xuất vật t,

nguyên vật liệu nh hoá đơn, các phiếu nhập, xuất vật t từ phòng Cung ứng đa sang

Kế toán vật t sẽ kiểm tra, phản ánh và nhập vào máy tính (Công ty có chơng trìnhquản lý máy vật t, nguyên vật liệu trên máy tính) Sau đó sẽ in ra thẻ kho, phản ánhvào sổ chi tiết, căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn,phản ánh chi tiết và chính xác tình hình nhập xuất tồn của từng chủng loại nguyênvật liệu, ghi phiếu ghi sổ và kiểm tra đối chiếu hàng tháng với thẻ kho chi tiết củathủ kho hàng tháng Hàng tháng cùng với báo cáo quyết toán quý, Công ty phảitiến hành kiểm tra chi tiết từng chủng loại vật t, nguyên vật liệu để báo cáo Bu Điện

thành phố Hà Nội Do đó, vật t, nguyên vật liệu của Công ty đợc theo dõi và ghichép rất chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song songtại Công ty DVVT - BĐHN có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm traTrên đây là những đặc điểm về nguyên vật liệu hiện có tại Công ty Có thểnói công tác tổ chức các khâu bảo quản, mua sắm dự trữ của Công ty nh vậy là rấttốt, đáp ứng đợc các yêu cầu để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu

2 Đặc điểm và quản lý công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện

Hiện tại công cụ - dụng cụ tại Công ty đợc chia làm 2 loại:

 Công cụ - dụng cụ sử dụng thờng xuyên cho quá trình sản xuất kinhdoanh

 Bao bì luân chuyển sử dụng đợc nhiều lần để bao gói nguyên vật liệu muavào hoặc sản phẩm bán ra Sau mỗi lần luân chuyển bao bì sẽ đợc thu hồi lại

III Hạch toán thu mua và nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN:

-1 Hạch toán thu mua nguyên vật liệu tại Công ty DVVT BĐHN:

1.1 Phơng thức mua nguyên vật liệu:

Dây thuê bao là sản phẩm đặc thù của nghành Bu Điện, do đó nguyên vậtliệu cần để sản xuất cũng phải đáp ứng đợc yêu cầu về tính chất, yêu cầu kỹ thuật

do nghành quy định Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài thông qua

tổ chức đấu thầu Căn cứ vào kế hoạch đấu thầu, Công ty thành lập tổ chuyên viêngiúp việc đấu thầu để tiến hành theo trình tự, thủ tục đấu thầu theo quy định củaNhà nớc Khi lựa chọn đợc nhà thầu, Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế mua vật ttrong đó quy định rõ các điều khoản số lợng, chất lợng, giá cả, thời hạn thanh toán,phơng thức, địa điểm giao hàng, các điều kiện u đãi khác Tổ chức tiến hành thumua thông qua đấu thầu cho phép Công ty lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất theoyêu cầu của hồ sơ mời thầu, địa điểm thời gian giao hàng theo yêu cầu của Công ty,phơng thức thanh toán thuận lợi Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của nguyên vậtliệu chuyên nghành nên chỉ có ít nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn hồ sơ mời thầu.Qua tìm hiểu thị trờng, Công ty ký kết hợp đồng kinh tế với: Công ty Thơng mạiDịch vụ nhựa, Công ty TNHH Tân Tiến Đạt, Công ty Xăng dầu Việt Nam, Cửahàng 101 Hàng Chiếu,

Trong quá trình triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế, phòng Kế toán - Tàichính có nhiệm vụ thực hiện việc chuyển tiền theo điều khoản thanh toán đã ký kếttrên cơ sở giấy đề nghị chuyển tiền của phòng Cung ứng

1.2 Chứng từ và thủ tục nhập kho

Theo hợp đồng kinh tế ký kết của Công ty với nhà cung cấp, khi nguyên vậtliệu về đến kho của Công ty Do yêu cầu cao về kỹ thuật, chất lợng của nguyên vậtliệu nên bộ phận kỹ thuật kết hợp với kế toán vật t, thủ kho phải tiến hành kiểm tranguyên vật liệu theo hoá đơn đặt hàng về số lợng, quy cách, phẩm chất Sau đó,tiến hành so sánh những điều khoản liên quan đến hàng nhập kho trên hợp đồng vàhoá đơn của ngời bán lập để lập “Thực trạng hạch toán nguyênBiên bản kiểm nghiệm vật t” Khi hoàn thànhkiểm nghiệm cả chuyến hàng , căn cứ vào “Thực trạng hạch toán nguyênHoá đơn bán hàng” (do ngời bán lậpghi rõ số lợng, đơn giá và thành tiền), “Thực trạng hạch toán nguyênBiên bản kiểm nghiệm vật t” phòng Cungứng lập “Thực trạng hạch toán nguyênPhiếu nhập vật t kỹ thuật”

“Thực trạng hạch toán nguyênPhiếu nhập vật t kỹ thuật” là chứng từ Công ty sử dụng để nhập kho vật t

Đây là mẫu phiếu nhập kho áp dụng thống nhất trong ngành Bu Điện, đợc xây dựngtrên cơ sở mẫu phiếu nhập kho mẫu 01 - VT do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết

định số 1141 - tài chính/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 trong đó có bổ sung một sốmục nh chữ ký của Thủ trởng đơn vị, Kế toán trởng

“Thực trạng hạch toán nguyênPhiếu nhập vật t kỹ thuật” đợc lập thành 5 liên:

- Một liên lu tại cuống của phòng Cung ứng

- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho chi tiết

- Một liên gửi lên phòng Kế toán – Tài chính để kế toán vật t ghi vào thẻ chi tiết vật t

- Một liên gửi cho kế toán thanh toán

- Một liên chuyển cho kế toán máy để ghi vào máy số liệu vật t

Biểu số 3.1

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 _ GTKT _ 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) AN/ 00 _B

Tổng cộng tiền thanh toán : 348,819,900

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn tám triệu tám trăm mời chín nghìn chíntrăm đồng

Ngời mua hàng

(đã ký)

Ngời bán hàng(đã ký)

Thủ trởng đơn vị(đã ký, đóng dấu)

Biểu số 3.2

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông Nguyễn Quang Thành Trởng ban

Ông Nguyễn Minh Quang Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

Đơnvịtính

Số lợngtheo CT

Kết quả kiểm nghiệm

Số lợng

đúng quycách phẩmchất

Số lợngkhông đúngquy cáchphẩm chất

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban

Nguyễn Minh Quang Lê Viết Phán Nguyễn Quang Thành

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Phiếu nhập vật t kỹ thuật

1.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nhập kho:

Tại kho: Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập kho, thủ kho kiểm tra

tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ và ghi số lợng thực nhập vào thẻ kho Mỗichứng từ đợc ghi 1 dòng trên thẻ kho Cuối kỳ, thủ kho tính ra số tồn kho

Tại phòng Kế toán: Khi nhận “Thực trạng hạch toán nguyênPhiếu nhập vật t kỹ thuật”, kế toán chi tiết

tiến hành kiểm tra đối chiếu số lợng, giá mua, tổng giá trị hàng nhập trên “Thực trạng hạch toán nguyênHoá đơnbán hàng” của nhà cung cấp với “Thực trạng hạch toán nguyênPhiếu nhập vật t kỹ thuật” Sau đó, phản ánh giátrị nguyên vật liệu nhập kho lên “Thực trạng hạch toán nguyênBảng kê chi tiết nhập vật t”, mỗi bảng kê đợc lậpcho một nhà cung cấp Kết cấu “Thực trạng hạch toán nguyênBảng kê chi tiết nhập vật t” đợc thể hiện ở biểusau:

Biểu số 3.5:

Công ty Dịch vụ Vật t

Bu Điện Hà Nội Bảng kê chi tiết nhập vật t

Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt

Tổng cộng 418.766.118 380.696.471 38.069.647

Ngời lập Kế toán trởng

(Đã ký) (Đã ký)

1.4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty DVVT BĐHN

1.4.1 Tài khoản sử dụng:

Nguyên vật liệu tại Công ty đợc hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kê khaithờng xuyên Phơng pháp này giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ về nguyên vậtliệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung

Để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật t kế toán

sử dụng tài khoản 152 “Thực trạng hạch toán nguyênNguyên liệu, vật liệu”

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Bên có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho

D nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ.

TK 152 tại Công ty Dịch vụ đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

- TK 1521: Nguyên vật liệu xởng

- TK 1522: Nhiên liệu

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản cóliên quan nh TK 111 “Thực trạng hạch toán nguyênTiền mặt” (Trờng hợp mua vật liệu nhập kho thanh toán trựctiếp), TK 112 “Thực trạng hạch toán nguyênTiền gửi Ngân hàng”, TK 13635 “Thực trạng hạch toán nguyênThuế GTGT khối kinh doanhkhác”, TK 331 “Thực trạng hạch toán nguyênPhải trả ngời bán” (Trờng hợp mua nguyên vật liệu cha thanh toánvới nhà cung cấp)

1.4.2 Trình tự hạch toán:

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu

Điện Hà Nội đợc thể hiện qua hệ thống sổ sau:

Cuối tháng căn cứ vào “Thực trạng hạch toán nguyênBảng tổng hợp nhập vật liệu”của từng loại nguyênvật liệu (Các bảng này đợc lập trên cơ sở các phiếu nhập kho) Kế toán vật liệu sẽlập “Thực trạng hạch toán nguyênChứng từ ghi sổ” cho mỗi “Thực trạng hạch toán nguyênBảng tổng hợp nhập vật liệu”, từ “Thực trạng hạch toán nguyênChứng từ ghi sổ”nhập số liệu vào máy vi tính Với Bảng kê tổng hợp nhập vật t nêu trên kế toán ghitrên chứng từ ghi sổ nh sau:

Biểu số 3.7:

Bu Điện Hà Nội Số VT003/NVL

Công ty Dịch vụ Vật t Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ

đối tợng dùng, và khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính Máy sẽ tự

xử lý và cho ra các sổ, báo cáo theo yêu cầu của kế toán Tại Công ty Dịch vụ Vật

t, Sổ Cái các tài khoản đợc thể hiện dới tên gọi Sổ chi tiết Sổ chi tiết đợc mở riêngcho từng tài khoản Cùng với Chứng từ ghi sổ trên, ta có Sổ chi tiết tài khoản 1521

và nh sau:

Biểu số 3.8:

Đơn vị báo cáo: Sổ chi tiết

Công ty Dịch vụ Vật t Từ ngày 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002

Số hiệu tài khoản: 1521 - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho SXKD

Tiềnnợ

TiềncóNgày CT CTSố

Ngày 30 tháng 11 năm 2002

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Sơ đồ 3.1: Khái quát quá trình luân chuyển chứng từ thu mua nguyên vật liệu

nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội

Chú thích sơ đồ:

(1) - Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, Trởng Đội kho vận chuyển yêu cầuvật t kỹ thuật lên phòng Cung ứng( Bộ phận mua hàng)

(2) - Bộ phận mua hàng (Phòng Cung ứng) soạn thảo hợp động, trình Giám

đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp: 1 bản chuyển cho nhà cung cấp;

1 bản cùng hồ sơ liên quan chuyển phòng KT - TC theo dõi thanh toán; 1 bản kếhoạch nhận hàng chuyển bộ phận nhận hàng và kho để chuẩn bị kế hoạch nhậnhàng

(3) - Bộ phận hàng hoá (Phòng Cung ứng) kiểm tra khi nhận hàng, làm thủtục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã đợc chấp nhận thanh toán cho phòng kếtoán

(4)- Thủ kho tiến hành nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kếtoán thống kê vật t

(5) - Kế toán thống kê vật t ghi sổ chi tiết vật t hàng hoá, chuyển phiếu nhậpkho cho kế toán thanh toán với ngời bán Kế toán thanh toán với ngời bán đối chiếuhoá đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán(TK331) với từng nhà cung cấp

2 Hạch toán thu mua Công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN:

Kế toán thanh toán với

ng ời bán

Kế toán vật t Kho

ợng, Các chứng từ sử dụng của công cụ- dụng cụ cũng là các Hoá đơn GTGT vàPhiếu nhập vật t kỹ thuật.

Phiếu nhập vật t kỹ thuật của công cụ- dụng cụ đợc lập thành 5 liên:

- Một liên lu tại cuống của phòng Cung ứng

- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho chi tiết

- Một liên gửi lên phòng Kế toán- Tài chính để kế toán vật t ghi vào bảng

kê chi tiết

- Một liên gửi cho kế toán thanh toán

- Một liên chuyển cho kế toán máy để ghi vào máy số liệu công cụ- dụng cụ

Biểu số 3.9:

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 _ GTKT _ 3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng) AN/ 00 _B

Tổng cộng tiền thanh toán : 8.950.000

Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm năm mơi nghìn đồng chẵn

Ngời mua hàng

(đã ký)

Ngời bán hàng(đã ký)

Thủ trởng đơn vị(đã ký, đóng dấu)

Phiếu nhập vật t kỹ thuật

2.2 Hạch toán chi tiết:

 ở kho: hàng ngày căn cứ vào các Phiếu nhập vật t kỹ thuật để ghi vào

thẻ kho theo từng thứ công cụ - dụng cụ Cuối ngày, thủ kho xác định số tồn khocủa từng thứ công cụ - dụng cụ để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho chi tiết

 ở phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập kho để nhập số

liệu vào Bảng chi tiết và Bảng tổng hợp vật t Cuối tháng kế toán xuống kho, nhậnthẻ kho về để đối chiếu số liệu trên thẻ kho và số liệu tơng ứng trên các Bảng kê

BiÓu sè 3.11:

C«ng ty DÞch vô VËt t

Bu §iÖn Hµ Néi B¶ng kª chi tiÕt nhËp vËt t

Tõ ngµy: 01/11/2002 §Õn ngµy 30/11/2002 Tªn: C«ng ty T©n TiÕn §¹t

1 NhËp vËt t TK 153 B026 15.550.000 14.136.361 1.413.639

Ngêi lËp KÕ to¸n trëng

(§· ký) (§· ký)

2.3 Hạch toán tổng hợp nhập kho công cụ- dụng cụ:

2.3.1 Tài khoản sử dụng:

Nguyên vật liệu và công cụ- dụng cụ tại Công ty đợc hạch toán tổng hợptheo phơng pháp kê khai thờng xuyên Để theo dõi tình hình nhập kho công cụ-dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật t kế toán sử dụng tài khoản 153 “Thực trạng hạch toán nguyênCông cụ- dụngcụ”

Kết cấu của tài khoản này nh sau:

Bên nợ: Phản ánh giá trị công cụ- dụng cụ thực tế nhập kho

Bên có: Phản ánh giá trị công cụ- dụng cụ thực tế xuất kho

D nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ.

TK 153 tại Công ty Dịch vụ Vật t không chi tiết thành tiểu khoản

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản cóliên quan nh TK 111 “Thực trạng hạch toán nguyênTiền mặt” (Trờng hợp mua công cụ- dụng cụ nhập kho thanhtoán trực tiếp), TK 112 “Thực trạng hạch toán nguyênTiền gửi Ngân hàng”, TK 13635 “Thực trạng hạch toán nguyênThuế GTGT khối kinhdoanh khác”, TK 331 “Thực trạng hạch toán nguyênPhải trả ngời bán” (Trờng hợp mua công cụ- dụng cụ chathanh toán với nhà cung cấp)

2.3.2 Trình tự hạch toán:

Tơng tự nh trình tự hạch toán tổng hợp của vật liệu Cuối tháng căn cứ vào

“Thực trạng hạch toán nguyênBảng tổng hợp nhập công cụ- dụng cụ”của từng loại Kế toán vật t sẽ lập “Thực trạng hạch toán nguyênChứng

từ ghi sổ” cho mỗi “Thực trạng hạch toán nguyênBảng tổng hợp nhập công cụ- dụng cụ”, từ “Thực trạng hạch toán nguyênChứng từ ghi sổ”nhập số liệu vào máy vi tính

Biểu số 3.13:

Bu Điện Hà Nội Số VT002/CC-DC

Công ty Dịch vụ Vật t Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Chứng từ ghi sổ