KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP CƠ SỞ

Bài: KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP CƠ SỞ I. BẢN CHẤT, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 1. Nhữngnội dung cơ bản của điều hành công sở a. Khái niệm và phân loại công sở * Khái niệm - Các nhà luật học của Cộng hòa Pháp cho rằng:Công sở là một tổ chức có cơ cấu nhất định, có sự phân công chức năng, thực hiện hoạt động công vụ dưới sự điều chỉnh của quy tắc, thể chế và sự hỗ trợ của tài sản, thiết bị. (Nguồn: Luật hành chính Gustave peiser. NXB Chính trị quốc gia, HN, 1994). - Trong khoa học quản lý ở Việt Nam hiện nay, thuật ngữ công sở cũng được hiểu theo nhiều nhiều nghĩa, ứng với những cách tiếp cận khác nhau: + Tiếp cận “công sở” ở khía cạnh vật chất địa điểm: Công sở là trụ sở cơ quan hành chính nhà nước – nơi công vụ được tiến hành hay dịch vụ công được cung cấp. (Theo Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý công sở của cơ quan hành chính nhà nước) + Tiếp cận “công sở” dưới góc độ tổ chức • Theo nghĩa rộng: công sở chỉ cơ quan trong bộ máy nhà nước nói chung (lập pháp, hành pháp, tư pháp) • Theo nghĩa hẹp: Công sở chỉ bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước. - Trong phần lớn các trường hợp, công sở được hiểu như là một dạng tổ chức trong xã hội. 1 - Xem xét một cách cụ thể hơn, có thể thấy thuật ngữ này được sử dụng để thay thế cho một thuật ngữ khác quen dùng là “cơ quan” mà hiểu một cách đầy đủ là “cơ quan hành chính nhà nước - Từ các cách tiếp cận trên, có thể hiểu: “Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của dân. Do đó, công sở là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước” (GS. Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình Kỹ thuật điều hành công sở, NXB Giáo dục vàĐào tạo, Hà Nội, 2012). Tùy vào cách tiếp cận khái niệm mà xác định (bệnh viện, trường học nếu xem xét dưới góc độ là một tổ chức xã hội, nơi cung cấp dịch vụ công thì chính là công sở). * Phân loại công sở Công sở được phân loại dựa trên các tiêu chí sau: - Theo tiêu chí về mục đích hoạt động + Công sở công quyền Ví dụ: Ủy ban nhân dân các cấp, các sở, ban ngành + Công sở sự nghiệp Ví dụ: Bệnh viện, trường học - Theo tiêu chí thẩm quyền + Công sở thẩm quyền chung Ví dụ: Chính phủ và Ủy bản nhân dân các cấp + Công sở thẩm quyền riêng 2 Ví dụ: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, sở, ban, ngành ở tỉnh, hay phòng, ban ở huyện) - Theo tiêu chí về phạm vi hoạt động + Công sở Trung ương Ví dụ: Chính phủ, Các Bộ + Công sở vùng Ví dụ: Viện Khoa học kỹ thuật duyên hải nam Trung bộ, Cục dữ trữ nhà nước khu vực Nghĩa Bình + Công sở địa phương Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, xã b. Đặc điểm của công sở * Đặc điểm chung (giống các cơ quan nhà nước khác) - Thành lập trên cơ sở hiến định và luậtđịnh; - Hoạt động trên cơ sở quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước thực hiện các chức năng, nhiệm vụ do nhà nước quy định, và được nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biễn pháp cưỡng chế; - Nằm trong quan hệ theo hệ thống thứ bậc; - Phục vụ lợi ích công, lợi ích nhà nước và nhân dân; - Được nhà nước bảo đảm các nguồn lực hoạt động. * Đặc điểm riêng - Có chức năng, nhiệm vụ chấp hành vàđiều hành Ví dụ:Tính chấp hành vàđiều hành của công sở hành chính nhà nước được thể hiện rõ qua văn bản pháp quy: 3 “Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở” (Điều 2 Luật số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 về tổ chức HĐND và UBND). - Có hệ thống các đơn vị hành chính, sự nghiệp có thu. Ví dụ: các trường học, bệnh viện, nhà văn hóa, nhà an dưỡng. - Được tổ chức từ Trung ương đến địa phương tạo thành hệ thống các cơ quan hành pháp. Ví dụ:Hiện nay cơ quan hành chính nước ta được tổ chức thành 4 câp hành chính: cấp hành chính Trung ương, tỉnh, huyện, xã, tương ứng với đó là Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. - Mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều có một thẩm quyền nhất định do Hiến pháp, luật quy định hoặc theo quyết định thành lập của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. Ví dụ: Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan chuyên môn cấp huyện được quy định tàiđiều 4, Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. - Công sở hành chính nhà nước phải hoạt động liên tục. * Một số đặc điểm khác cần lưu ý - Tài sản của công sở đặt dưới chế độ công sản, được điều chỉnh bởi Luật ngân sách nhà nước và các quy định pháp luật khác về chế độ quản lý tài sản công. 4 - Nhân viên làm việc trong công sở gọi là cán bộ, công chức, quy định tại Luật cán bộ công chức. - Tiền dùng trong công sở gọi là công quỹ, được thu chi theo chế độ tài chính nhà nước, thông qua Kho bạc Nhà nước. - Phương thức hoạt động chủ yếu trong công tác quản lý nhà nước cơ bản được thực hiện bằng các văn bản (công văn). - Hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức trong các công sở nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với công dân gọi là công vụ. - Công sở phải hoạt động theo quy chế nội quy nhất định và thống nhất với các quy định của pháp luật . c. Nhiệm vụ của công sở Công sở được thành lập để thực hiện những nhiệm vụ sau: 1. Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động; 2. Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý; 3. Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động; 4. Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên; 5. Giám sát và kiểm tra hoạt động của các cá nhân, đơn vị; 6. Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý, tổ chức hoạt động; 7. Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách; 8. Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi; 9. Bảo vệ chính trị nội bộ,an toàn và an ninh trật tự trong công sở; 10. Xây dựng văn hóa công sở tích cực và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập; 5 11. Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động. Nhiệm vụ chung nhất của công sở là quản lý (trong nội bộ công sở) và thực thi công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công. d. Quản lý công sở và phân loại chức năng quản lý * Quản lý công sở Khái niệm - Theo nghĩa rộng, quản lý công sở làquản lý hành chính nhà nước, là sự tác động của cơ quan hành chính nhà nước lên đối tượng là con người hoặc là các mối quan hệ xã hội để đạt được mục tiêu của Chính phủ. - Theo nghĩa hẹp, quản lý công sở được hiểu là quản lý trụ sở làm việc của cơ quan tổ chức. - Cụ thể hơn: Quản lý công sở là hoạt động liên quan đến việc nghiên cứu và ứng dụng các kỹ năng, kỹ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển hơn nữa công sở một cách bền vững. Quản lý công sở là tất yếu + Quản lýđể hướng tới mục tiêu + Quản lý để kiểm soát việc sử dụng quyền lực * Phân loại chức năng quản lý Khái niệm Chức năng quản lý là cách thức tác động phức hợp và ổn định từ các chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý dựa trên sự phân công và phối hợp các nhiệm vụ quản lý. 6 - Chức năng quản lý có thể chia làm 3 nhóm chính: + Quản lý tổng quát (thiết lập yêu cầu thể chế, chính sách quản lý, phối hợpđiều tiết, kiểm tra vàđánh giá công việc ). + Quản lý cấu trúc tổ chức (thành lập tổ chức, mối quan hệ với tổ chức khác, tái cơ cấu tổ chức ). + Quản lý các hoạt động cụ thể (tổ chức công việc, nhân sự, tài chính ). - Xét về tổng thể các chức năng quản lý thường bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm soát. + Lập kế hoạch là xác định mục tiêu và những công việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. + Tổ chức là thiết lập bộ máy quản lý để sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực hướng đến mục tiêu. + Điều hành là sự chỉ đạo, điều chỉnh các hoạt động diễn ra theo kế hoạch. + Phối hợp là sự trao đổi, kết nối các hoạt động giữa các chủ thể trong tổ chức theo một mục đích nhất định. + Kiểm soát là kiểm tra, giám sát công việc xem có tuân thủ theo kế hoạch đề ra hay không. e. Những yêu cầu pháp lý đối với điều hành công sở - Hiện nay, hệ thống văn bản pháp lýcơ bản về quản lý công sở có thể được phân loại thành các nhóm chính sau đây: + Những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm quản lý. Ví dụ: Luật số32/2001/QH10 ngày25/12/2001 về Tổ chức Chính phủ;Luật số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 về Tổ chức HĐND và UBND 7 + Những hướng dẫn về quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức trong công sở. Ví dụ: Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 ban hành kèm theo Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn; Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2008 về Quy chế văn hóa công sở. (* Lưu ý: Quy chế cũng được xem là một định chế pháp lý trong hoạt động của công sở. Khái niệm: Quy chế là văn bản do cơ quan, công sở ban hành, dựa trên các văn bản các quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, được thảo luận, bàn bạc dân chủ nhằm cụ thể hóa các hoạt động của cơ quan công sở. Vai trò của quy chế: - Tạo sự thống nhất, phối hợp trong điều hành thực thi công vụ - Tạo nề nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp. - Giúp giảm tiêu cực trong điều hành và thực thi - Làm cơ sở để kiểm tra đánh giá. - Là tiền đề hình thành văn hóa công sở) + Những quy định về công tác tổ chức và quản lý nhân sự Ví dụ: Luật số22/2008/QH12 ngày 13/11/2008 về Cán bộ, công chức. + Những quy định về chế độ quản lý tài chính. Ví dụ: Luật số 09/2008/QH12 ngày 03/6/2008 về Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước. + Những quy định về kiểm soát công vụ. 8 Ví dụ: Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi bổ sung Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 về Kiểm soát thủ tục hành chính. 2. Những nguyên tắc và mục tiêu điều hành công sở của chính quyền cơ sở 2.1 Những nguyên tắc Khái niệm Nguyên tắc điều hành công sở có thể hiểu đơn giản là tập hợp những quy tắc, quy định hay tư tưởng mà tổ chức căn cứ vào đó để tiến hành hoạt động điều hành hướng tổ chức tới mục tiêu đã đặt ra. - Nguyên tắc quản lý thường được chia thành hai nhóm: + Nhóm nguyên tắc chung: áp dụng được, hệ thống, đa chức năng, định hướng giá trị + Nhóm nguyên tắc riêng: tập trung và phân quyền trong quản lý, kế hoạch, tính thứ bậc, pháp chế - Xét tổng quát, quản lý công sở phải đảm bảo những nguyên tắc nhất định như: pháp chế; công khai dân chủ; liên tục, kịp thời; chính xác, khách quan, trung thực; phù hợp với văn hóa - đạo đức công vụ. a. Nguyên tắc pháp chế - Khái niệm Pháp chế là một trong những phương pháp quản lý nhà nước đối với xã hội.Pháp chế là một trật tự pháp luật trong đó tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và mọi công dân đều phải tôn trọng và thực hiện pháp luật một cách nghiêm chỉnh, triệt để và chính xác. - Nội dung nguyên tắc pháp chế 9 Điều hành công sở phải tuân thủ nguyên tắc pháp chế có thể hiểu là hoạt động quản lý công sở phải tuân theo quy định của pháp luật. Xem đó là nguyên tắc xuyên suốt cơ bản trong hoạt động quản lý công sở. Điều này đồng nghĩa với việc: + Tất cả các hoạt động của công sở phải được thể hiện thông qua các quy định quy chế cụ thể. + Các hành vi điều hành tại công sở cũng phải tuân theo quy định của Nhà nước. + Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình. - Vai trò của nguyên tắc pháp chế + Tạo ý thức tự giác cho các thành viên trong công sở; + Đảm bảo lợi ích hợp pháp cho các thành viên trong công sở; + Đảm bảo sự công bằng; + Tránh sự lạm quyền - Biện pháp đảm bảo nguyên tắc pháp chế + Phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên trong công sở; + Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát; + Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật; + Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm pháp chế. Liên hệ thực tiễn. - Hiện nay, việc thực hiện nguyên tắc pháp chế ở các cơ quan luôn được quán triệt, xem đó là nguyên tắc cơ bản, xuyên suốt trong hoạt động công vụ. Ngày 8/11/2013 Thủ tướng Chính phủ quyết định lấy ngày 9/11 hàng năm làm ngày pháp luật Việt Nam, điều này cho thấy được tầm quan trọng của pháp luật và việc tuân thủ pháp chế. Tuy nhiên, vẫn còn đó nhiều trường hợp vi phạm pháp chế, gây ảnh hưởng xấu đến tính chất của nền công vụ (lấy ví dụ các vụán tham nhũng). 10 [...]... hành hoạt động của cơ quan, công sở là đối tượng nghiên cứu trong quá trình cải cách nền hành chính nhà nước Mục tiêu chung nhất: cung cấp dịch vụ công hiệu quả II NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CHÍNH QUYỀN CƠ SỞ Kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp, cách thức tổ chức điều hành các hoạt động trong bộ máy hành chính, là biện pháp có tính công nghệ mà các nhà hành chính có thể... quy chế của công sở thì mọi nguyên tắc mới thực hiện được Đây là nguyên tắc xuyên suốt mà bất cứ nguyên tắc nào cũng phải tuân theo 2.2 Mục tiêu của điều hành công sở Điều hành công sở trong quản lý hành chính nhà nước nhằm mục tiêu: - Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước - Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở - Tạo nề nếp làm việc khoa học - Kỹ thuật điều hành hoạt... tắc công khai, dân chủ * Công khai - Nguyên tắc công khai có nghĩa là mọi thành viên trong công sở phải được biết và đều biết rõ công việc và trách nhiệm của mỗi người, của đơn vị mình và của toàn công sở - Vai trò của công khai: + Tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, giúp công việc trở nên linh hoạt và thích ứng nhanh với thực tế thay đổi; + Đảm bảo dân chủ hóa hoạt động quản lý công sở từ... linh hoạt trong quá trình điều hành công sở Kỹ thuật điều hành công sở bao gồm những nội dung cơ bản: lập kế hoạch, thiết kế và phân công công việc, tổ chức v điều hành cuộc họp, phối hợp trong quản lý, và kiểm soát công việc 1 Lập kế hoạch a Kế hoạch - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch được hiểu là một quá trình công tác, phương án tổ chức công việc trong quá trình hoạt động của công sở 18 Hoặc Kế hoạch là... hiện nay tại nhiều công sở hành chính nhà nước có bố trí thùng thư góp ý, tạo điều kiện cho cá nhân trong công sở đóng góp ý kiến của mình lên cấp lãnh đạo để hoàn thiện nhiệm vụ của công sở - Một số vấn đề cần chú ý khi thực hiện nguyên tắc dân chủ + Dân chủ trong khuôn khổ của Hiến pháp và pháp luật; phát huy dân chủ, đồng thời kiên quyết xử lý những hànhvi lợi dụng dân chủ; + Dân chủ phải đảm bảo... nhiệm của các thành viên trong tổ chức, công tác bố trí sử dụng nhân lực - Hình thức công khai: Công khaithông qua niêm yết ở cơ quan, qua họp, phương tiện truyền thông, điện tử * Dân chủ 11 - Nguyên tắc dân chủ được hiểu là quyền tham gia bàn bạc vào công việc chung, tông trọn quyền lợi của các thành viên trong công sở - Vai trò của việc thực hiện nguyên tắc dân chủ + Dân chủ thể hiện được bản chất của. .. kế công việc theo nhóm: các công việc được thực hiện bởi một nhóm được phân công, và các cá nhân tự hoàn thành công việc của mình để hoàn thành nhiệm vụ chung của nhóm 24 Ví dụ: Thiết kế công việc tại phòng tài chính – kê toán, phòng nội vụ + Thiết kế công việc theo từng cá nhân: công việc được giao độc lập cho từng các nhân thực hiện Ví dụ: trong công sở, công chức có thể được giao thực hiện các công. .. khai tài chính và thủ tục hành chính Trong Chỉ số PAPI (Hiệu quả quản trị và Hành chính công cấp tỉnh ở Việt Nam) 2012- một chương trình điều tra người dân trên toàn quốc về hiệu quả hành chính công cấp tỉnh, Bình Định là địa phương đứng thứ hạng khá cao- thứ hai trong điểm thành phần về kiểm soát tham nhũng và thứ nhất về điểm số thành phần sự tham gia của người dân ở cấp cơ sở Điều này cho thấyđược việc... trong điều hành, điều này giúp cho việc công khai các thủ tục dễ dàng hơn, từ đó đảm bảo tốt hơn sự tham gia của cán bộ, công chức, người dân khi thực hiện công vụ, như vậy nâng cao tính dân chủ trong điều hành và cũng từ những điều này mà đã ngày càng đem lại được hiệu quả trong hoạt động công vụ; + Thêm nữa, muốn cho quá trình hoạt động công sở được liên tục thì phải thực hiện tốt nguyên tắc dân chủ... việc như soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản * Phân công công việc - Khái niệm Phân công là giao cho làm một việc nhất định nào đó.Phân công công việc là quá trình phân chia các nhiệm vụ thành các công việc cụ thể - Căn cứ phân công công việc: + Phân công công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị Mỗi cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền nhất định . Bài: KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP CƠ SỞ I. BẢN CHẤT, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 1. Nhữngnội dung cơ bản của điều hành công sở a. Khái niệm và phân loại công sở *. nhất: cung cấp dịch vụ công hiệu quả. II. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CHÍNH QUYỀN CƠ SỞ Kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp, cách thức tổ chức điều hành các hoạt. cấp dịch vụ công thì chính là công sở) . * Phân loại công sở Công sở được phân loại dựa trên các tiêu chí sau: - Theo tiêu chí về mục đích hoạt động + Công sở công quyền Ví dụ: Ủy ban nhân dân