-Khái niệm
Kiểm soát công việc là một trong các chức năng chủ yếu trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, chỉ huy, điều hành, là hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực hiện công việc nhằm khẳng định các mục tiêu của công sở, các kế hoạch lập ra để đạt tới các mục tiêu đã, đang được hoàn thành.
Ví dụ: Thủ trưởng cơ quản kiểm soát vấn đề tài chính của cơ quan
- Vai trò của kiểm soát:
+ Giữ cho công việc được tập trung vàđi đến mục tiêu;
+ Làm rõ hơn mục tiêu và kết quả trong hoạt động của công sở;
+ Xác định và dự đoán những chiều hướng chính đã và đang xảy ra trong công sở, sự thay đổi cần thiết về các vấn đề, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công sở;
+ Phát hiện kịp thời những vấn đề sai sót và những đơn vị, bộ phận chịu trách nhiệm sửa sai;
+ Người lãnh đạo, quản lý có thể phát hiện kịp thời những chỗ không phù hợp trong kế hoạch để điều chỉnh kịp thời;
+ Tạo thuận lợicho việc đánh giá hiệu quả trong hoạt động của cá nhân đơn vị trong công sở.
Nói đến vai trò của công tác kiểm soát, chúng ta phải đặc biệt chúý rằng, đích đến cuối cùng của công tác kiểm tra kiểm soát không phải làsoi móitìm ra sai phạm để trừng trị, hay xử phạt mà phải xem kiểm soát làmột biện pháp để ngăn ngừa và chấn chỉnh sai phạm.
- Nội dung của kiểm soát
+ Kiểm soát việc sử dụng, bố trí nhân lực; + Kiểm soát việc sử dụng ngân sách;
+ Kiểm soát việc sử dụng các phương tiện làm việc của cơ quan công sở;
+ Kiểm soát quá trình giải quyết công việc hàng ngày theo mục tiêu kế hoạch đã được thông qua.
- Hình thức kiểm soát:
+ Kiểm soát thường xuyên: thông qua các báo cáo hoạt động hàng ngày hay người kiểm tra có thể xuống trực tiếp tại cơ sở.
+ Kiểm soátđịnh kỳ: tùytheo tình hình hoạt động, đặcđiểm của công sở, người cán bộ kiểm soát sẽ lập kế hoạch tiến hành kiểm soát theo từng tháng, quý, sáu tháng hay 1 năm.
+ Kiểm soáttheo chuyên đề: mỗi công sở có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt, người kiểm tra sẽ căn cứ vàođó xây dựng từng chuyên đềđể kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sởđó.
+ Kiểm tra, kiểm soátđột xuất: thường xảy ra với các trường hợp khiếu nại, tố cáo.
- Phương pháp kiểm tra, kiểm soát
+ Kiểm tra, kiểm soát việc xem xét kế hoạch và phê duyệt kế hoạch; + Kiểm soát thông qua việcđánh giá các định mức;
+ Kiểm tra, kiểm soát qua báo cáo củađơn vị;
- Một số vấn đề cần chú ý khi thực hiện kiểm soát:
+ Công tác kiểm soát cần được tiến hành có kế hoạch, theo quy trình thống nhất, với các hình thức thích hợp, đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc như: toàn diện, kịp thời, khách quan, công minh, cụ thể, phù hợp với thực tế và thường xuyên.
+ Nâng cao hiệu quả của công tácđánh giá, phục vụ cho hoạt động kiểm soát. + Để kiểm soát được công việc một cách thường xuyên, người lãnhđạo, quản lý cần có một hệ thống tiếp nhận thông tin chính xác về công việc điều hành.
+ Người làm công tác kiểm soát phải có năng lực và phẩm chất nhấtđịnh như: khách quan, công bằng, công minh.
+ Việc kiểm soát cần được tiến hành thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất một cách trực tiếp hay gián tiếp.
+ Phảiáp dụng linh hoạt các phương pháp kiểm soát tùy vào từng trường hợp cụ thể.
+ Ngoài ra, khi xác định phương pháp kiểm soát cần làm rõ những vấn đề sau: Có những công việc nào cần phải kiểm soát? Có bao nhiêu công việc và tương ứng với bao nhiêu bước phải kiểm soát?Công việc đó có đặc tính gì?
Tần suất kiểm soát như thế nào? Một lần hay thường xuyên? Bao lâu một lần? Ai tiến hành kiểm soát?
Có bao nhiêu điểm phải kiểm soát và những điểm kiểm soát nào là trọng yếu?
Làm thế nào để đo lường các đặc tính công việc? Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Một số kiến nghị
+ Chúng ta cần nhận thức sâu sắc rằng, công tác kiểm tra, giám sát phải được tiến hành một cách chủ động, thường xuyên, toàn diện và chặt chẽ; trong đó lấy phòng ngừa, lấy xây là chính; không chỉ làm rõ những ưu điểm, khuyết điểm và xử lý
vi phạm mà còn phát hiện, cổ vũ những nhân tố mới, phát huy sự năng động sáng tạo của tổ chức
+ Khi có vụ việc vi phạm được phát hiện, phải kịp thời xem xét và xử lý nghiêm minh.
+ Thường xuyên quan tâm kiện toàn tổ chức bộ máy và tăng cường cán bộ kiểm tra, bảo đảm tương xứng với chức năng, nhiệm vụ được giao;
+ Phải có “tinh thần chiến đấu cao” như lời của Tổng bí thư Nguyễn phú Trọng thì mới dám chỉ ra sai phạm và xử lý sai phạm.