- Khái niệm
Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan hành chính nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.
- Các kiểu phối hợp
+ Phối hợp có thể theo cơ chế “dọc”(phối hợp giữa cấp trên và cấp dưới trong thực hiện nhiệm vụ)
Ví dụ: thủ tục chứng thực có sự tham gia của công chức tư pháp hộ tịch và việc ký quyết định của chủ tịch hoặc phó chủ tịch.
+ Phối hợp “ngang”(hợp tác giữa các bộ phận ngang trong nội bộ cơ quan). + Phối hợp theo mạng lưới (ma trận)
- Vai trò của phối hợp
+ Việc thực hiện phối hợp có hiệu quả không chỉ cho phép các cơ quan, tổ chức giải quyết tốt các công việc thuộc các chức năng, thẩm quyền của mình, mà còn có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn, phức tạp vượt quá khả năng và thẩm quyền của mình, những vấn đề đột xuất, cấp bách, những trọng tâm, ưu tiên đòi hỏi
phải huy động nhiều nguồn lực bên ngoài mới có thể giải quyết được một cách có hiệu quả.
+ Phối hợp là hình thức gắn chức năng, nhiệm vụ của các cơ cấu của một cơ quan thành một chỉnh thể thống nhất.
+ Thông qua phối hợp, các cơ cấu tổ chức bên trong của một cơ quan trao đổi hoạt động và thông tin với nhau, không chỉ đơn giản hỗ trợ cho nhau trong việc thực hiện các chức năng, thẩm quyền của từng yếu tố, mà quan trọng hơn là giúp cho việc thực hiện tốt các chức năng, thẩm quyền của cơ quan.
+ Thông qua việc thực hiện tốt công tác phối hợp với bên ngoài, tức là với các cơ cấu khác, có thể cho phép một cơ cấu tổ chức khắc phục được những phiến diện trong hoạt động chuyên môn do sự chia tách các chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan thành những nhóm chức năng, nhiệm vụ nhỏ để giao cho từng cơ cấu đảm nhiệm, cũng như việc thông tin cần thiết khi xử lý công việc.
+ Phối hợp làcách thức huy động, phát huy các nguồn lực để tập trung và xử lý có hiệu quả những vấn đề khó khăn, phức tạp mà đối với một người, một cơ cấu không thể giải quyết được.
+ Phối hợp là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
+ Phối hợp là hình thức biểu hiện và là công cụ thực hiện dân chủ trong hoạt động nội bộ của cơ quan hành chính
- Yêu cầu khi phối hợp
+ Hoạt động phối hợp cần được điều chỉnh bởi quy chế chuyên biệt, trong đó quy định rõ ràng việc thực hiện trách nhiệm phối hợp giữa các chủ thể vừa là trách nhiệm vừa là quyền lợi, được chi phối bởi các quy định về kỷ luật, kỷ cương hành chính;
+ Hoạt động phối hợp trong hoạt động công vụ là mang tính nguyên tắc nhưng thực hiện cụ thể công tác phối hợp lại rất cần đến một tinh thần cộng đồng thật sự
+ Sự phối hợp trong điều hành cần đảm bảo nguyên tắc dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được pháp luật quy định, đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước, đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng pháp luật, đồng thời không gây khó khăn mà tạo điều kiện để các đối tượng bị quản lý hoàn thành công việc của mình có hiệu quả nhất;
+ Đảm bảo nguyên tắc lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông tin, chuyên môn hóa và hợp tác, đồng thời đảm bảo tính khách quan trong quá trình phối hợp giải quyết công việc.
Ở nước ta, cơ chế phối hợp giữa các cơ quan ngoài việcđảm bảo được các yêu cầu nói trên cần phải tuân thủ một số quy tắc:
+ Khi phối hợp giải quyết công việc cụ thể, nếu nhận thấy có những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động, liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận trực thuộc hoặc bên ngoài thì lãnh đạo tổ chức cần chủ trì các bên liên quan họp để bàn bạc giải quyết.Nếu vượt quá thẩm quyền thì phải có trách nhiệm báo cáo với cấp trên xem xét giải quyết.
+ Trong trường hợp cần giải quyết công việc mà không tổ chức họp được, hoặc không cần tổ chức họp thì có thể làm văn bản trao đổi, thống nhấtý kiến.
+ Trong trường hợp cần thiết có thể tham mưu cấp trên thành lậpđoàn công tác liên ngành đểđiều phối giải quyết công việc.
Liên hệ thực tiễn
Hiện nay công tác phối hợp trong cơ quan quản lý nhà nước vẫn còn nhiều hạn chế: + Thiếu vắng những quy định cụ thể về phối hợp trong nội bộ các cơ quan hành chính nhà nước
+ Thực tế cho thấy ở tầm vĩ mô, cho đến nay chưa có một văn bản quy phạm pháp luật đề cập công tác phối hợp bên trong các cơ quan hành chính nhà nước. Nếu có phố hợp thì cũng chỉ là để giải quyết công việc trước mắt, mang tính thụ động.
+ Phối hợp giữa các cơ cấu trực thuộc còn mang nặng tính hình thức, đối phó, kỷ luật, kỷ cương trong quan hệ phối hợp còn lỏng lẻo, trách nhiệm trong phối hợp chưa cao, phạm vi công việc phối hợp còn tuỳ tiện, chất lượng phối hợp không cao.
+ Các công cụ, phương tiện thực hiện và phương pháp phối hợp còn thô sơ, chậm ứng dụng công nghệ hiện đại.
+ Phối hợp còn có biểu hiện quá nhiều, còn bị lạm dụng để chia sẻ trách nhiệm, làm hạn chế việc phân công rành mạch, đề cao trách nhiệm cá nhân trong công tác.
+ Thủ trưởng cơ quan có trình độ chuyên môn yếu kém, sợ trách nhiệm thì thường chú trọng quá mức phối hợp trong chỉ đạo, điều hành, việc gì cũng họp với các cấp dưới để phối hợp trao đổi, bàn bạc giữa họ với nhau trước khi quyết định làm cho công việc chậm được giải quyết hoặc giải quyết không triệt để.
- Một số kiến nghị:
+ Điều chỉnh, sắp xếp hợp lý cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, đáp ứng nội dung và yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, đổi mới công tác chỉ đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị;
+ Cần phân định rõ, hợp lý chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu tổ chức, phân công rõ nhiệm vụ và xác định cụ thể trách nhiệm của từng công chức trong thực thi công vụ;
+ Giảm mạnh cấp phó để tập trung quyền lực vào người đứng đầu, đồng thời để xác định rành mạch hơn thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu;
+Thiết lập và tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong thực hiện phối hợp, nhất là phối hợp giữa các cơ cấu tổ chức. Thủ trưởng cơ quan phải bảo đảm sự phối hợp nhịp
nhàng, hiệu quả giữa các đơn vị trong việc tham mưu, giúp thủ trưởng cơ quan thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ;
+ Cần thực hiện yêu cầu trao nhiều quyền hơn cho công chức gắn liền với việc đề cao trách nhiệm trong thực thi công vụ;
+ Đặc biệt, cán bộ công chức phải tích cực trau dồi những kỹ năng cần thiết phục vụ cho công tác phối hợp nói riêng va hoạt động công vụ nói chung