KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG THỰC HIỆN CÔNG VỤ

Thuyết trình hay còn gọi là nói trước đám đông là một hình thức quan trọng mà người thuyết trình muốn thực hiện giao tiếp có hiệu quả cần phải rèn luyện cho mình một kỹ năng này. Đây là hoạt động phổ biến trong giao tiếp, đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động như quan hệ công chúng (PR), giáo dục và trong hoạt động quản lý… Một số tài liệu phân biệt giữa hai khái niệm thuyết trình và nói trước đám đông, theo đó: Về phương diện nội dung: nói trước đám đông thường mang tính chất thông báo, trao đổi thông tin nhiều hơn, còn thuyết trình mang tính chuyên sâu hơn, ở cấp độ cao hơn. Về không gian và khoảng thời gian: nói trước đám đông có thể diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau, có thể tại phòng làm việc hoặc ở một địa điểm công cộng nào đó. Với thuyết trình thì không gian và thời gian có thể người nói xác định cụ thể.Tuy vậy, giữa nói trước đám đông và thuyết trình nhiều khi không có sự ngăn cách mà có sự giao thoa rất lớn.Vì vậy, ở đây chúng ta không đặt ra sự phân biệt này.Thuyết trình, hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống.Thuyết trình thường được thực hiện trong các trường hợp: Phát biểu trước cuộc họp, Thuyết trình trong các hội thảo, Chất vấn, Thuyết phục, Giải thích…

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG THỰC HIỆN CÔNG VỤ I- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THUYẾT TRÌNH 1. Khái niệm thuyết trình Thuyết trình hay còn gọi là nói trước đám đông là một hình thức quan trọng mà người thuyết trình muốn thực hiện giao tiếp có hiệu quả cần phải rèn luyện cho mình một kỹ năng này. Đây là hoạt động phổ biến trong giao tiếp, đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động như quan hệ công chúng (PR), giáo dục và trong hoạt động quản lý… Một số tài liệu phân biệt giữa hai khái niệm thuyết trình và nói trước đám đông, theo đó: - Về phương diện nội dung: nói trước đám đông thường mang tính chất thông báo, trao đổi thông tin nhiều hơn, còn thuyết trình mang tính chuyên sâu hơn, ở cấp độ cao hơn. - Về không gian và khoảng thời gian: nói trước đám đông có thể diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau, có thể tại phòng làm việc hoặc ở một địa điểm công cộng nào đó. Với thuyết trình thì không gian và thời gian có thể người nói xác định cụ thể. Tuy vậy, giữa nói trước đám đông và thuyết trình nhiều khi không có sự ngăn cách mà có sự giao thoa rất lớn.Vì vậy, ở đây chúng ta không đặt ra sự phân biệt này. Thuyết trình, hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống. Thuyết trình thường được thực hiện trong các trường hợp: - Phát biểu trước cuộc họp, - Thuyết trình trong các hội thảo, - Chất vấn, - Thuyết phục, - Giải thích… 2. Vai trò của thuyết trình Trong thực thi công vụ, thuyết trình đóng một vai trò quan trọng, mỗi sự việc, vấn đề, chủ trương, chính sách được các nhà quản lý hoặc cán bộ, công chức thuyết 1 trình trước nhân dân, cơ quan, đơn vị hay thuyết trình cho lãnh đạo một cách có hiệu quả, điều đó không những tác động tích cực đến chất lượng, hiệu quả công việc mà còn thể hiện được năng lực, trí thông minh và uy tín của mỗi cán bộ, công chức trong xã hội. Ngoài ra, thuyết trình còn có một số ưu điểm sau: - Về dung lượng và thời gian: có thể truyền đạt được một lượng thông tin lớn cho nhiều đối tượng cùng một lúc, trong một khoảng thời gian ngắn. - Về lợi ích kinh tế: so với nhiều hình thức giao tiếp khác, thuyết trình tiết kiệm được chi phí và thời gian. - Về mặt tâm lý: người thuyết trình chủ động được nội dung và thời gian. 3. Một số lỗi thường gặp khi thuyết trình Khi thuyết trình, người thuyết trình có thể mắc phải một số lỗi có ảnh hưởng đến chất lượng của thuyết trình, nếu người thuyết trình chuẩn bị không chu đáo và kiểm soát không tốt quá trình. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi thuyết trình: - Không xác định rõ nội dung mình định nói, hay nói cách khác, không biết mình phải nói gì. Trong thực tế, nhiều người khi trao đổi không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. - Không tự tin vào chính mình, vì vậy không nhận thức được những sự méo mó có thể có của thông tin nên trong quá trình thuyết trình không điều chỉnh được kịp thời. - Xây dựng cấu trúc bài thuyết trình không phù hợp, thông điệp đưa ra không gắn với mối quan tâm của người nhận. - Không biết cách kết hợp các hành vi không lời trong quá trình truyền đạt hoặc không hỏi ý kiến phản hồi của người nhận để kiểm tra lại người nghe xem có thực sự thông hiểu không. - Không biết tận dụng các phương tiện hỗ trợ khác…dẫn đến bài thuyết trình tẻ nhạt, không thuyết phục người nghe. 2 - Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp; thông tin thiếu chính xác, sai số liệu; không biết kết hợp một cách linh hoạt với các phương tiện hỗ trợ khác,… - Độc thoại một chiều. - Trình bày qua loa. - Quay lưng về phía người nghe. - Không rút kinh nghiệm sau khi thuyết trình. 4. Các yếu tố cản trở thuyết trình - Cản trở về tâm lý: Người thuyết trình thường có cảm giác bất an khi: + Truyền đạt một chủ trương, chính sách mới mà chúng ta biết người nghe sẽ không hưởng ứng. + Lần đầu tiên thuyết trình một vấn đề quan trọng trước đám đông. + Người nghe dửng dưng với người nói hoặc với vấn đề người nói đưa ra. + Hoặc tự ti vì vị thế hoặc địa vị của mình khi nói, truyền đạt cho cấp lãnh đạo hoặc cho các chuyên gia nghe, nhiều khi người nói cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố tâm lý người nghe. - Cản trở về ngôn ngữ, đặc biệt là cách dùng từ ngữ không phù hợp, không chính xác về mặt ngữ nghĩa có thể gây hiểu lầm hoặc khó hiểu. - Cản trở về cơ sở vật chất, hệ thống âm thanh tồi, thiếu ánh sáng, nóng quá hoặc lạnh quá, tài liệu không có hoặc có nhưng khó đọc. - Cản trở về môi trường, là những cản trở bên ngoài có thể có tác động tiêu cực tới kết quả của quá trình truyền đạt thông tin. Ví dụ: nhiễu, có quá nhiều thứ diễn ra cùng một lúc, phân tán tư tưởng,… - Cản trở do sự không tương đồng giữa những người tham gia quá trình truyền đạt cũng có thể dẫn tới hiểu sai. Sự tương đồng có thể về: kiến thức chuyên môn, tuổi, giới tính, cá tính, tiêu chuẩn giá trị, giáo dục/học vấn, phong cách sống, văn hóa,… 3 II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Về kỹ năng thuyết trình cần tiến hành theo quy trình ba giai đoạn, gồm: chuẩn bị bài thuyết trình, tiến hành thuyết trình, đánh giá rút kinh nghiệm. 1. Chuẩn bị bài thuyết trình Trong giai đoạn chuẩn bị bài thuyết trình, người thuyết trình cần phải thực hiện tốt những công việc dưới đây: - Xác định đối tượng người nghe Xác định đối tượng người nghe là việc đầu tiên cần được thể hiện trước khi thuyết trình. Đối tượng người nghe trong hoạt động thực thi công vụ có thể bao gồm: + Công dân hoặc đại diện tổ chức; + Cá nhân hoặc nhóm đến làm việc đề nghị phối hợp, cộng tác; + Cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp… Mỗi đối tượng trên đều có những nét đặc thù khác nhau, thuộc những mối quan hệ nhất định đối với cán bộ, công chức. Vì vậy, để buổi thuyết trình thành công, trước khi thuyết trình, người thuyết trình và chuẩn bị cho buổi thuyết trình cần trả lời được ba câu hỏi và hai vấn đề sau: + Người nghe là ai? Quy mô và thành phần người nghe? + Người nghe muốn biết thông tin về những vấn đề gì? + Người nghe đã hiểu gì về chủ đề mình sẽ trình bày? + Quan hệ giữa người nghe và người thuyết trình. + Phản ứng có thể có từ phía người nghe. Việc trả lời tốt các câu hỏi trên trước khi thuyết trình là một điều tuyệt vời. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người thuyết trình cũng có thể tìm hiểu người nghe trong quá trình chúng ta truyền đạt thông tin bằng cách quan sát thái độ người nghe, nắm bắt sự phản hồi của họ để điều chỉnh cách truyền đạt cho phù hợp với bối cảnh lúc nói. - Xác định mục đích thuyết trình 4 Mục đích thuyết trình liên quan chặt chẽ với đối tượng người nghe. Tuy nhiên, trong thực tế không phải khi nào đối tượng người nghe và mục đích thuyết trình cũng trùng khít được với nhau, tức là đối tượng nào sẽ là mục đích ấy. Sẽ có nhiều vấn đề mà người cán bộ, công chức trình bày vượt ra ngoài mong đợi hoặc đề nghị của người nghe. Ngược lại, có những nội dung người nghe muốn nghe nhưng người thuyết trình sẽ quyết định truyền đạt cho họ vào một dịp khác hoặc bằng một hình thức khác. Mục đích của thuyết trình của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ rất đa dạng. Đó có thể thông báo cho dân về biện pháp mà chính quyền sẽ thực hiện trong thời gian tới như chuyển đổi mục đích sử dụng đất, thu hồi đất; cũng có thể để chia sẽ, truyền đạt thông tin về một chủ trương mới, chính sách mới cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan hoặc cũng có thể tạo diễn đàn trao đổi và lắng nghe ý kiến của nhân dân…Như vậy, trong việc thuyết trình, đối tượng và mục đích thuyết trình rất phong phú và đa dạng, nhưng suy cho cùng mục đích của thuyết trình đối với người nghe là: kiến thức, kỹ năng và thái độ. - Thu thập xử lý thông tin Để bài thuyết trình có hiểu quả thì một trong những yếu tố mà người thuyết trình cần phải chú trọng đó là khâu thu thập và xử lý thông tin liên quan đến vấn đề trình bày. Không thể thuyết trình tốt nếu người thuyết trình không có đầy đủ, chính xác thông tin về vấn đề trình bày. Thực tiễn cho thấy, một trong những lý do làm cho việc truyền đạt không có hiểu quả đó là thông tin thiếu chính xác, sai số liệu hoặc số liệu đưa ra không sát với thực tế. Trong thực thi công vụ, các nhóm thông tin liên quan đến nội dung truyền đạt, đó là: thông tin chủ trương, chính sách của cấp trên hoặc của chính cơ quan, đơn vị; thông tin liên quan đến hoạt động thực tế của lĩnh vực cần truyền đạt. - Xây dựng cấu trúc nội dung Cấu trúc nội dung bài thuyết trình trong thực thi công vụ cũng giống như cấu trúc nội dung của bất kỳ bài thuyết trình nào khác trong thực tế, thông thường cấu trúc 5 có ba phần: phần mở đầu (đặt vấn đề); nội dung chính (giải quyết vấn đề); kết luận (kết thúc vấn đề). Khi xây dựng bài thuyết trình cần thực hiện các công việc sau: Xây dựng dàn ý, tổ chức, bố cục bài thuyết trình, chuẩn bị dàn ý, ước tính độ dài, quyết định kiểu trình bày. - Lựa chọn phương tiện thuyết trình + Lựa chọn cách thức ngắn gọn, rõ ràng, phù hợp với nội dung và đối tượng. Không nói lắp, dùng từ địa phương hoặc những từ ngữ mang tính “hàn lâm” không phù hợp với đối tượng; âm lượng, tốc độ của lời nói cũng cần phải điều chỉnh: không quá nhanh nhưng cũng không quá chậm, không nói giọng đều đều. + Sử dụng các phương tiện hỗ trợ không phải lời nói như trang phục của người thuyết trình, điệu bộ cơ thể như mắt, tay, cử chỉ điệu bộ…và các phương tiện kỹ thuật khác như: máy tính, máy chiếu hắt; bảng viết, giấy A 0 , giấy màu…, thiết bị âm thanh, hình ảnh như máy quay, đầu video,… - Lựa chọn thời điểm Thời điểm thuyết trình cũng cần được xem xét một cách cẩn thận vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả của thuyết trình.Vì vậy, người thuyết trình nên chọn thời điểm thích hợp, đặc biệt nên xem xét đến cả tâm lý người nghe lẫn tâm lý của bản thân. - Luyện tập trước khi thuyết trình Thuyết trình là một nghệ thuật và người thuyết trình cũng là một người nghệ sĩ. Để trở thành người thuyết trình tốt trước khi “diễn” đòi hỏi mỗi người phải chuẩn bị và luyện tập trước. Nếu có cơ hội, có thể luyện tập nói trước các nhóm nhỏ và nhờ mọi người đóng góp ý kiến hoặc có thể tự luyện tập. Chính những trải nghiệm và sự chuẩn bị đó sẽ giúp cho mỗi cán bộ, công chức thành công hơn khi bước vào một buổi thuyết trình. 2. Thực hiện thuyết trình Thông thường, bài thuyết trình gồm 3 phần: phần mở đầu hay phần giới thiệu; phần thân bài hay phần trình bày nội dung; phần kết thúc. 6 Các phần trên có vai trò quan trọng khác nhau và có mối liên hệ mật thiết với nhau. - Phần giới thiệu Trong phần này, người thuyết trình phải khơi gợi sự quan tâm chú ý của người nghe; xây dựng sự tin tưởng của người nghe; giới thiệu tổng quan bài trình bày theo nguyên tắc: “Trình bày khái quát những gì sẽ trình bày”. Mở đầu bản thuyết trình cần phải làm rõ một số điểm sau: mục đích của bản thuyết trình, kết cấu nội dung của bản thuyết trình, phương thức thuyết trình, thời lượng cho toàn bộ phần thuyết trình, trách nhiệm của người nghe. - Phần thân bài Trong phần này, người thuyết trình phải trình bày được tất cả các nội dung thông tin cần truyền tải đến người nghe theo nguyên tắc: “Trình bày chi tiết những gì cần trình bày”, và liên kết các ý chính với nhau để bảo đảm tính lôgich. Khi thuyết trình phải duy trì được sự chú ý của người nghe, do đó người thuyết trình cố gắng trình bày những gì liên quan đến nhu cầu của người nghe, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, sinh động với âm lượng phù hợp, giải thích mối liên hệ giữa chủ đề và các ý tưởng quen thuộc. Nội dung chính của phần này cần bảo đảm: + Tiếp cận và thể hiện mọi khía cạnh của nội dung trong tổng thể các vấn đề liên quan. + Tiếp cận vấn đề một cách phù hợp, đặc biệt đối với những vấn đề chính cần dành thời lượng hợp lý. + Lựa chọn cách biểu hiện phù hợp với nội dung. Kết thúc phần nội dung cần phải xem xét, đối chiếu với những gì đặt ra ở phần đầu, đồng thời có thể đặt câu hỏi để biết phản hồi của người nghe, nếu người nghe phản hồi tốt tức là mục đích đặt ra ban đầu đối với người nghe đã được đáp ứng. - Phần kết luận 7 Trong phần này, người thuyết trình cần nhắc lại những điểm chính theo quy tắc: “Trình bày tóm tắt những gì đã trình bày”. Cuối cùng, người thuyết trình kết thúc bằng một điểm tích cực. Kết thúc phần thuyết trình cần làm rõ: làm cho người nghe nhớ được những điểm chính, nhấn mạnh vai trò của cả người thuyết trình và người nghe, đạt được mục đích đặt ra. 3. Đánh giá rút kinh nghiệm buổi thuyết trình Để rút kinh nghiệm cho những buổi thuyết trình tiếp theo có hiệu quả hơn, sau cuộc thuyết trình, người thuyết trình nên có sự đánh giá kết quả. Cách thức đánh giá kết quả có thể có nhiều nhưng có thể đánh giá rút kinh nghiệm bằng cách phát biểu hoặc lấy ý kiến phản hồi từ các chuyên gia nến có các chuyên gia ngồi nghe hoặc từ người nghe một cách trực tiếp. 4. Những điểm cần quan tâm khi tiến hành thuyết trình Trong quá trình thuyết trình, người thuyết trình cần phải: - Tự tin vào chính mình: Yếu tố đầu tiên khiến người thuyết trình khó có bài thuyết trình tốt là do tâm lý không được tốt của mình. Đặc biệt là cán bộ, công chức khi thuyết trình một vấn đề nào đó trong cơ quan thường bị chính lối tư duy sợ hãi thất bại, sợ mọi người chế nhạo, sợ nói trước đồng nghiệp, hay đơn giản cảm thấy mình “run quá” khi đứng trước đám đông làm hạn chế khả năng thực sự của chính mình. Vì vậy, khi thuyết trình mọi người cần phải tự tin. - Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Nhiều người cứ nghĩ rằng, hiệu quả thuyết trình phụ thuộc vào nội dung của bài nói. Nhưng trên thực ra những cái gì người thuyết trình mất nhiều công sức chuẩn bị chỉ chiếm 7% hiệu quả truyền tải thông điệp. Trong khi đó các yếu tố thể hiện, ngôn ngữ cơ thể lại chiếm đến 93%. Để thành công khi thuyết trình trước đông người, điều đầu tiên người thuyết trình cần chú ý là trang phục. Trang phục là hình ảnh đầu tiên sẽ quyết định trong 30 giây người nghe có muốn nói chuyện với mình hay không. Ngữ điệu giọng nói, khả năng giao tiếp bằng mắt hay sự 8 di chuyển của người nói cũng là những yếu tố đặc biệt ảnh hưởng đến hiệu quả bài thuyết trình. - Truyền đạt bằng ngôn ngữ của người nghe: Sử dụng ví dụ minh họa từ “thế giới” của người nghe. Điều cực kỳ quan trọng là khả năng người thuyết trình tìm hiểu đúng mối quan tâm, mục tiêu,…mà người nghe có thể thiết kế thông điệp phù hợp. Thông điệp cần được trình bày theo ngôn ngữ của người nghe (chứ không phải ngôn ngữ của chính người thuyết trình). Đó là cách tốt nhất để đảm bảo người nghe hiểu được thông tin gửi cho họ. Nếu người nghe tỏ ra không hiểu thông điệp, cần làm rõ ý hơn.Đặt câu hỏi. Nhắc lại nếu cần thiết, sử dụng cấu trúc câu và từ khác. III. HOÀN THIỆN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Để hoàn thiện kỹ năng thuyết trình, cán bộ, công chức cần quán triệt những quy tắc và rèn luyện những kỹ thuật dưới đây: 1. Những điểm cốt lõi khi chuẩn bị bài thuyết trình Trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, người thuyết trình luôn tự đặt và trả lời các câu hỏi dưới đây: - Nói với ai? - Nói cái gì? - Nói để làm gì? - Nói như thế nào? 2. Những quy tắc cần tuân thủ khi thuyết trình a, Quy tắc thể hiện nội dung Khi tiến hành thuyết trình nội dung, người thuyết trình cần quán triệt quy tắc 3T dưới đây: - Phần mở đầu: “Trình bày khái quát những gì sẽ trình bày”. - Phần thân bài: “ Trình bày chi tiết những gì cần trình bày”. - Phần kết luận: “ Trình bày tóm tắt những gì đã trình bày”. b, Quy tắc trình bày - Tuân thủ trật tự, 9 - Nói ngắn gọn, trọng tâm, - Ứng khẩu dựa vào đề cương, - Hướng tới cử tọa, phản hồi, - Xưng hô đúng mức, - Không “cù” quá mức, - Không giáo huấn. 3. Kỹ thuật đối phó với triệu chứng hồi hộp - Cho mình thời gian: đi vài mét đến vị trí diễn thuyết, - Cho mình thời gian: dành vài giây để sắp xếp giấy tờ trước khi bắt đầu, - Nắm chặt bàn tay rồi thả lỏng càng chậm càng tốt, làm nhiều lần, - Thực hiện các bài tập kiểm soát hơi thở, giọng nói, - Học một vài kỹ thuật thư giản, - Thực hành, - Chuẩn bị chu đáo, - Nghĩ nghơi, - Có mặt sớm, - Tự động viên, - Ăn mặc, - Gây thiện cảm với cử tọa, - Giảm thiểu sự “nhạy cảm, - Cần trải qua tình thế bị đe dọa nhiều lần, - Thực tế và kinh nghiệm sẽ làm giảm sự lo lắng. 4. Kỹ thuật thu hút sự hứng thú của người nghe Người nghe thấy hứng thú khi: - Họ hiểu tại sao họ cần thiết thông tin sẽ được trình bày, - Họ được thông tin rõ ràng về các mục tiêu của buổi thuyết trình, - Họ có thể nhìn thấy sự xác đáng của thông tin mới/quan trọng từ phần thuyết trình, 10 [...]...- Điều đó liên quan đến thông tin mà họ đã biết, - Họ có thể tham gia tích cực vào quá trình tư duy chứ không thụ động ngồi nghe, - Họ có thể đạt được mục tiêu riêng, - Bầu không khí tạo được sự tin cậy và hỗ trợ lẫn nhau 11 . hóa,… 3 II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Về kỹ năng thuyết trình cần tiến hành theo quy trình ba giai đoạn, gồm: chuẩn bị bài thuyết trình, tiến hành thuyết trình, đánh giá rút kinh nghiệm. 1. Chuẩn bị bài thuyết. tâm khi tiến hành thuyết trình Trong quá trình thuyết trình, người thuyết trình cần phải: - Tự tin vào chính mình: Yếu tố đầu tiên khiến người thuyết trình khó có bài thuyết trình tốt là do tâm. THIỆN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Để hoàn thiện kỹ năng thuyết trình, cán bộ, công chức cần quán triệt những quy tắc và rèn luyện những kỹ thuật dưới đây: 1. Những điểm cốt lõi khi chuẩn bị bài thuyết trình Trong