Các kỹ năng của nhà quản trị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MÌNH KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN. MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC. NỘI DUNG: CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ. GVHD: NGUYỄN HỮU NHUẬN NHÓM SV KT 16 THỰC HIỆN: 1. TRẦN NGUYỆT THẬT MSSV: 107209634 2. NGUYỄN THỊ THU THANH MSSV: 107209633 3. LÝ THỊ BÉ THƯ MSSV: 107209637 4. PHƯƠNG THỊ ANH THƯ MSSV: 107209836 5. ĐOÀN THỊ KIM NGÂN MSSV: 107209523 6. NGUYỄN THỊ THANH TRÚC MSSV: 107209746 7. HỒ THỊ KIỀU OANH MSSV: 107209823 MỤC LỤC I, KHÁI QUÁT CHUNG 1 1. Khái niệm 1 A/ Quản trị là gì 1 B/ Nhà quản trị là gì 1 C/ Chức năng của nhà quản trị 3 D/ Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị 4 1. Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) 4 2. Kỹ năng nhân sự (human skills) 5 3. Kỹ năng tư duy 6 2. Mối quan hệ giữa các kỹ năng và các cấp quản trị 6 II, CÁC KỸ NĂNG HỖ TRỢ 8 1. Năng lực lãnh đạo 9 2. Năng lực tổ chức 9 3. Kỹ năng bán hàng 9 4. Năng lực quản lý và tìm kiếm thông tin 10 5. Khả năng áp dụng những công nghệ hiện đại 11 6. Khả năng thuyết phục và thương thuyết 11 7. Có óc suy xét 12 8. Khả năng quản lý hành chính 12 9. Kỹ năng viết 12 10. Kỹ năng nói 13 11. Kỹ năng giải quyết vấn đề 14 12. Kỹ năng giao tiếp tốt 14 13. Kỹ năng khen thưởng 15 14. Kỹ năng phê bình 16 III. MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ THÀNH CÔNG 17 1. Bill-Gates-Người sang lập tập đoàn Microsoft 17 2. Jack Welch-Tổng giám đốc tập đoàn General Electric 19 3. Matsushita Konosuke- Người sáng lập tập đoàn Matsushita21 4. Nguyễn Thị Mai Thanh-Chủ tịch kiêm giám đốc điều hành tập đoàn REE 24 5. Trần Đăng Khoa-Chủ tịch điều hành công ty cổ phần TGM- giám đốc công ty Vietnam Enterprise tại Singapore 26 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Giảng Viên TSKH. Ngô Công Thành I/ KHÁI QUÁT CHUNG. 1.Khái niệm A/ Quản trị là gì? Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị “ Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung.” “ Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng nguồn lực có giới hạn”. Tóm lại trong các định nghĩa trên có thể nhận thấy: • Quản trị là hoạt động cần thiết khách quan khi con người cùng làm việc với nhau. • Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu( có hướng đích). • Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn kuwcj để đạt được mục tiêu. • Con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị. • Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường biến động không ngùng. B/ Nhà quản trị là gì? Nhà quản trị là những người có quyền và có trách nhiệm điều khiển công việc của người khác, họ được bố trí vào những vị trí có tầm quan trọng khác nhau trong tổ chức. Ví dụ: giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị, kiểm soát viên cao cấp, trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc, trưởng nhóm… Người ta thường chia các nhà quản trị ra làm ba cấp: Nhà quản trị cấp cao: họ có thể là giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị… các nhân viên cấp cao này thường được gọi là cấp điều khiển với số lượng nhỏ, có trách nhiệm chung về sự tồn tại và có trách nhiệm chung về sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Họ nghiên cứu môi trường, xây dựng mục tiêu và lên kế hoạch để thực hiện được mục tiêu đó. Họ chịu trách nhiệm về các hoạt động của các tổ chức và các hậu quả mà nó gây ra cho xã hội. Công việc của họ rất phức tạp và căng thẳng, đòi hỏi thời gian, sự sang tạo, trách nhiệm và sự gắn bó. Nhà quản trị cấp trung: Họ ở giữa hệ thống, dưới các nhà quản trị cấp cao và chịu trách nhiệm về các nhân viên cấp dưới. Họ có thể là trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc… họ có nhiệm vụ triển khai các mục tiêu chiến lược do cấp cao đề ra và điều khiển hoạt động trong bộ phận mà mình lãnh đạo. Nhà quản trị cấp cơ sở: là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị, họ chiếm số lượng lớn trong số các nhà quản trị. Thông thường họ là những tổ trưởng, trưởng nhóm… chịu trách nhiệm thi hành những kế hoạch hành động do quản trị viên cấp giữa soạn thảo, họ kiểm tra đôn đốc, chịu trách nhiệm, trước kết quả hàng ngày của các nhân viên. Tuy nhiên do vị trí của mình mà nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường trực tiếp tham gia vào những hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể như các nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên cần chú ý rằng các tổ chức trong xã hội đề không nhất thiết có hệ thống các nhà quản trị trong tổ chức của họ được sắp xếp theo hình kim tự tháp. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức, có trường hợp có số lượng các quản trị viên cấp cao nhiều hơn quản trị viên cấp thấp và trung, ví dụ trong tổ chức đoàn thể, chính trị… Trong một tổ chức các cấp quản trị có những hoạt động với vai trò khác nhau, cấp quản trị càng lên cao thì chức năng hoạch định càng quan trọng và càng xuống thấp thì chức năng điều khiển và kiểm tra càng quan trọng. C/ Chức năng của nhà quản trị: Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia của các chức năng quản trị. Trải qua nhiều thập niên cùng với nhiều ý kiến bàn luận khác nhau, các tác phẩm về quản trị lần lượt được ra đời, trong đó 4 hay 5 chức năng cơ bản là được đề cập đến hầu hết trong các tác phẩm, nổi bât như Henri Fayol, các nhà khoa học và quản trị của Mỹ khác… trong đó chức năng điều khiển được nhấn mạnh nhất, vì nó bao gồm việc tuyển dụng, động viên, lãng đạo, đến việc tạo nên một mạng lưới thông tin hữu hiệu nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức.  Hoạch định: là chúc năng quản trị có mục đích xác lập một mô hình( tham chiếu ) cho tương lai nhờ đó mà ta nhận ra những cơ hội và rủi ro, căn cứ vào đó làm những việc ngay bây giờ để khai thác cơ hội và né tránh rủi ro. Nó còn liên quan đến nhiều vấn đề khác như : dự báo, tiên liệu tương lai, mục tiêu và những phương thức để đạt những mục tiêu đó… Cũng có thể hiểu, hoạch định còn là nghĩ cách sử dụng nhân tài vật lực để khai thác cơ hội, thời cơ và ngăn chặn hữu hiệu những rủi ro, bất trắc của môi trường.  Tổ chức: là chức năng quản trị có mục đích phân công nhiệm vụ, tạo dựng một cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch. Công việc tổ chức thực hiện đúng đắn sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi, thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu.  Điều khiển: là chức năng quản trị nhằm gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn nguồn nhân sự thực hiện mục tiêu mà công ty đã đề ra. Nó còn liên quan đến quản trị nguồn nhân lực qua tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân sự đồng thời đây còn là quá trình thong tin và truyền thông trong tổ chức.  Kiểm tra: là chức năng thúc đẩy thành tích của doanh nghiệp hướng về hoàn thành mục tiêu. Chính kiểm tra là chức năng khép kín 1 chu kỳ quản trị, mở ra 1 chu kỳ mới, tạo ra sự liên tục cho cả quá trình quản trị… và nó là chức năng giúp nhà quản trị biết khi nào phải điều chỉnh hoạt động, khi nào phải hoạch định mới. D/ Các kỹ năng cần thiết ở nhà quản trị: Các nhà quản trị sản xuất trong doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ. Các nhà quản trị, nhất là quản trị sản xuất quan tâm rất nhiều đến hiệu quả công việc, thể hiện khi chúng ta so sánh những kết quả đạt được với những chi phí đã bỏ ra. Hiệu quả cao khi kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí và ngược lại, hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt được. Không biết cách quản trị cũng có thể đạt được kết quả cần có nhưng có thể chi phí quá cao, không chấp nhận được. Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu quả khi: − Giảm thiểu chi phí đầu vào mà vẫn giữ nguyên sản lượng ở đầu ra. − Hoặc giữ nguyên các yếu tố đầu vào trong khi sản lượng đầu ra nhiều hơn. − Hoặc vừa giảm được các chi phí đầu vào, vừa tăng sản lượng ở đầu ra. Hiệu quả tỉ lệ thuận với kết quả đạt được nhưng lại tỉ lệ nghịch với chi phí bỏ ra. Càng ít tốn kém các nguồn lực thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao. Vì vậy để thực hiện quản trị có hiệu quả cần phải có những kỹ năng chung nhất định, bất kể là nhà quản trị đó ở cấp nào trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. Để hoàn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn của mình, nhà quản trị cần phải trang bị cho họ một số kỹ năng cần thiết. Robert Katz đã trình bày ba loại kỹ năng mà mỗi nhà quản trị phải có và những kỹ năng đó ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mà nhà quản trị phụ trách, đồng thời cũng ành hưởng đến sự phát triển nghề nghiệp của nhà quản trị, ba kỹ năng đó là kỹ năng kỹ thuật,kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng kỹ năng 1. Kỹ năng kỹ thuật(technical skills) : là năng lực vận dụng những kiến thức chuyên môn,kỹ thuật và các nguồn tài nguyên dể thực hiện công việc. Các giám sát viên kế toán, các giám đốc kỹ thuật và những giám sát viên điều dưỡng phải có những kỹ năng của những người mà họ quản trị để thực hiện những công viêc quản trị của mình: Thí dụ: thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí .v.v Merck Co,Inc là một minh họa về tầm quan trọng của kỹ năng kỹ thuật. Được nhiều chuyên gia quản trị xem là một công ty quản trị tốt nhất của Mỹ, March chuyên sản xuất các dược phẩm phục vụ y học. Nguồn tài nguyên then chốt của công ty là đội ngũ các nhà khoa học siêu hạng. Các kỹ năng kỹ thuật của họ đã tạo ra một dòng liên tục những dược phẩm quan trọng làm tăng doanh số bán hàng của công ty mỗi năm 20% trong suốt nửa cuối của những năm 80. Merck thu hút tài năng siêu hạng bằng cách trả lương cao và duy trì những cơ sở vất chất cùa phòng thí nghiệm hạng nhất và môi trường làm việc khép kín.Nhiều nhà quản trị của họ có những kỹ năng giống nhau,ví dụ như chủ tịch quản trị công ty Roy Vagelos là tiến sĩ y khoa. Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp. 2. Kỹ năng nhân sư(human skills): :là những khả năng cần thiết để biết cách làm việc với con người, biết động viên họ nỗ lực làm việc. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuân lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị thế hiện qua: thông tin hiệu quả, có thái độ quan tâm tích cực đối với mọi người và xây dưng không khí làm việc hợp tác thân ái, biết cách động viên những nhân viên dưới quyền…Có thể nói bất cứ nhà quản trị nào, dù cấp cao hay cấp thấp cũng đều phải tiếp xúc và làm việc với con người, vì vậy kỹ năng nhân sự rất cần thiết đối với nhà quản trị. Tầm quan trọng của kỹ năng nhân sự với con người thể hiện rõ nhất trong những công việc quản trị đòi hỏi phải có sự tác động qua lại nhiều với những công nhân viên khác. Một công trình nghiên cứu hơn 1400 nhà quản trị của các cấp khác nhau trong một hệ thống thứ bậc tổ chức đã xác nhân rằng những hoạt động cốt yếu của các cá nhân trong những công việc của giám sát viên các cơ sở là những kỹ năng nhân sự với con người. Những nhà quản trị cấp cơ sở phải đảm bảo thông tin phản hồi liên tục cho những người dưới quyền, giải quyết những vấn đề giữa các cá nhân và việc thực hiên nhiêm vụ, khuyến khích những người thuộc cấp cải tiến hay nâng cao kết quả công tác, cũng như trông coi những hoạt động khác có liên quan đến công việc quản trị của các cá nhân mình. Công trình nghiên cứu này cũng đã xác định được những hoạt động đòi hỏi phải có sự giảng dạy và huấn luyện. Rõ ràng những hoạt động đó đòi hỏi phải có kỹ năng nhân sự của con người, kỹ năng truyền đạt dễ hiểu những kỳ vọng đối với kết quả công tác của những cá nhân khác. 3. Kỹ năng tư duy:là kỹ năng đạc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị, các nhà quản trị cấp cao. Kỹ năng này đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường tác động đến doanh nghiệp, biết phân tích và giải quyết vấn đề một cách hệ thống và biết cách giảm thiểu mức độ phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó được. Kỹ năng tư duy khó tiếp thu nhất và không phải nhà quản trị nào cũng đạt được mức độ tư duy cần thiết trong công việc. Tuy nhiên, kỹ năng sẽ được gia tăng trong quá trình làm việc và tiếp xúc với thực tế công việc. Tóm lại: Các nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi kỹ năng phụ thuộc theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng tư duy giảm dần độ quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị. Ở cấp cao, kỹ năng tư duy chiến lược đòi hỏi cao hơn. Ở cấp thấp, kỹ thuật là cần thiết vì tính trực tiếp trong công việc. Kỹ năng nhân sự cần thiết cho mọi nhà quản trị ở tất cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải làm việc với con người. 2. Mối quan hệ giữa các kỹ năng và các cấp quản trị. Tất cả ba kỹ năng quản trị đều rất quan trọng đối với việc đảm bảo làm việc có hiệu quả. [...]... Tóm lại , để đảm nhận được vai trò của mình, các nhà quản trị phải có những kỹ năng nhất định: kỹ năng tư duy, kỹ năng nhân sự và kỹ năng kỹ thuật Tuy nhiên, đây chỉ là những kỹ năng cơ bản đối với một nhà quản trị, để thành công các nhà quản trị không những phải nắm vững lý thuyết mà còn phải biết cách vận dụng những kỹ năng này vào những tình huống thích hợp một cách linh hoạt, đồng thời cần kết hợp... nhất đối với những nhà quản trị cấp tối cao Các kỹ năng kỹ thuật cần thiết cho mọi cấp quản trị, song chúng có ý nghĩa quan trọng nhất đối với hiệu quản công tác của những nhà quản trị trung gian Các quyết định ở cấp này phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ chuyên môn của những bộ phận chức năng chuyên môn trong một tổ chức cụ thể Ví dụ: cấp kỹ thuật của các tổ chức sản xuất bao gồm các phòng chuyên môn... như sản xuất, nhân sự, kỹ thuật, pháp lý, nghiên cứu và phát triển, marketing Những nhà quản trị của mọi phòng chuyên môn này đều phải có khả năng trình bày có sức thuyết phục về những chi tiết kỹ thuật của các dơn vị mà họ quản trị Năng lực của họ trong việc làm này có ý nghĩa quan trọng sống còn với hiệu quả công tác của họ ở cương vị những nhà quản trị cấp trung gian II, CÁC KỸ NĂNG HỖ TRỢ Ngoài trình...Chú thích: Vàng : kỹ năng tư duy Hồng : kỹ năng quan hệ Xanh : kỹ năng kỹ thuật Hình trên cho thấy rằng ý nghĩa quan trọng tương đối của ba kỹ năng này đối với một nhà quản trị cụ thể tùy thuộc vào cấp của người đó trong tổ chức Kỹ năng giao tiếp với con người có ý nghĩa hết sức quan trọng ở cấp quản trị cơ sở, bởi vì họ giải quyết những vấn đề hằng ngày giữa các cá nhân trong sản xuất và... đạo 2 Khả năng tổ chức và sắp xếp thời gian 3 Các kĩ năng bán hàng 4 Năng lực tìm kiếm và quản lí thông tin 5 Việc áp dụng các công nghệ hiện đại 6 Khả năng thuyết phục và thương thuyết 7 Đưa ra những đánh giá suy xét (gồm việc đưa ra những quyết định và sự lựa chọn đúng đắn) 8 Khả năng quản lí tài chính 9 Kĩ năng viết 10 Kĩ năng nói 11 Kỹ năng giải quyết vấn đề 12 Kỹ năng giao tiếp tốt 13 Kỹ năng khen... của một nhà quản trị thêm bền vững, nhằm làm tăng vốn kinh nghiệm, củng cố thêm kỹ năng nghề nghiệp của mình…Tuy rằng mức độ đòi hỏi về từng loại kỹ năng này thay đổi theo cấp bậc nhưng nhìn chung, để có thể hoàn thành tốt vai trò của mình, các nhà quản trị cần phải nỗ lực ở nhiều lĩnh vực nhằm trang bị đầy đủ mọi kỹ năng trong quá trình tác nghiệp của mình Nếu như ở cấp thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần... tỉ, giá trị thị trường khoảng 400 tỉ Tạp chí Fortune đã tặng cho Jack Welch danh hiệu “CEO tạo ra giá trị cao nhất thế giới” Để tạo lên sự thành công này theo Jack Welch phải chú trọng vào các kỹ năng sau: Kỹ năng nhân sự Quan điểm của ông về vai trò, nhiệm vụ quản trị nhân sự của người điều hành cao nhất rất rõ ràng Không ít nhà quản lý điều hành cho rằng điều hành nhân sự trước hết là phải quản lý,... công việc thì ở cấp cao, kỹ năng tư duy chiến lược càng được đòi hỏi cao hơn… Rõ ràng dù ở mọi vị thế nào yêu cầu cần thiết được để ra cho các nhà quản trị vẫn chính là khả năng tiếp thu, vận dụng sáng tạo những kinh nghiệm thực tiễn ấy, theo thời gian, nó sẽ hình thành dần kỹ năng, nghệ thuật trong công tác quản lý Một nhà quản trị giỏi không chỉ tham gia tích cực vào hoạt động của tổ chức, nghiên cứu... các kỹ năng này phải có sự thống nhất lẫn nhau, song song đó cũng cần phải bổ sung nhiều kỹ năng thiết yếu khác…nhằm hướng đến mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra, đồng thời hoạch định thêm nhiều yếu tố khác, góp phần làm nền tảng cho nghệ thuật quản trị Vì “ quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng công thức…” Chính điều đó đã góp phần thúc đẩy quá trình nghiên cứu và quan sát của một nhà quản. .. nhiệm bộ môn cần đến kỹ năng giao tiếp với con người nhiều hơn so với tổng giám đốc điều hành một công ty hay hiệu trưởng trường đại học Mặt khác, tầm quan trọng giữa các kỹ năng bao quát sẽ tăng lên theo cấp quản trị Một người ở cấp quản trị càng cao thì họ càng liên quan nhiều hơn đến những quyết định dài hạn hơn có ảnh hưởng đến nhiều bộ phận của tổ chức toàn bộ tổ chức Vì thế kỹ năng tư duy có ý nghĩa . Khái niệm 1 A/ Quản trị là gì 1 B/ Nhà quản trị là gì 1 C/ Chức năng của nhà quản trị 3 D/ Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị 4 1. Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) 4 2. Kỹ năng nhân sự. skills) 5 3. Kỹ năng tư duy 6 2. Mối quan hệ giữa các kỹ năng và các cấp quản trị 6 II, CÁC KỸ NĂNG HỖ TRỢ 8 1. Năng lực lãnh đạo 9 2. Năng lực tổ chức 9 3. Kỹ năng bán hàng 9 4. Năng lực quản lý. những kỹ năng đó ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mà nhà quản trị phụ trách, đồng thời cũng ành hưởng đến sự phát triển nghề nghiệp của nhà quản trị, ba kỹ năng đó là kỹ năng kỹ thuật,kỹ