21 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

21 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

Lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng, quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị trờng đợc mở rộng, hoạt động kinh doanh phát triển mạnh mẽ quan hệ buôn bán mở rộng.Thơng trờng chiến trờng Để chiến thắng, cần phải biết kết hợp sức mạnh, trí tuệ khôn khéo Lúc này, kinh doanh thơng trờng không nghiệp vụ kỹ thuật mà nghệ thuật Xuất phát từ tình hình đó, yêu cầu đặt Công ty TNHH phải hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Để đạt đợc điều này, vấn đề thông tin, đặc biệt thông tin kế toán luôn đòi hỏi kịp thời xác Thông tin kế toán giúp nhà quản lý đa định tài trợ cho hoạt động kinh doanh cách có hiệu Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp hai tiêu quan trọng, phản ánh toàn hao phí lao động sống lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải bỏ để thực chức năng, nhiệm vụ Tiết kiệm chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp tiết kiệm hao phí lao động xà hội Hạ thấp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp có nghĩa tăng lợi nhuận, hoàn thành tốt chi tiêu kinh tế tài khác có ý nghĩa với hạ thấp giá bán hàng hoá, nâng cao đời sống nhân dân Mặt khác, công tác quản lý chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp quan trọng để đánh giá chất lợng kinh doanh doanh nghiệp Vì thế, vấn đề quan tâm để đẩy mạnh bán hàng, tăng doanh thu, doanh nghiệp cần thiết phải quan tâm đến hạ thấp chi phí kinh doanh Để quản lý chi phí bán hàng nh chi phí quản lý doanh nghiệp cần thông qua kế toán - công cụ quản lý có hiệu hDo đó, kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng thành phần kế toán công ty TNHH Chính vậy, tổ chức kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp vµ khoa häc cã ý nghÜa quan träng viƯc phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh Công ty TNHH (PMC) doanh nghiệp thơng mại, chuyên kinh doanh xuất nhập mặt hàng nông sản hàng tiêu dùng Mục đích công ty lợi nhuận đây, thị trờng vừa hội, vừa thách thức công ty việc tiêu thụ hàng hoá phản hồi lại kết thu đợc hay phải trả giá Nhận thức đợc tầm quan trọng vấn đề trên, qua thời gian thực tập công ty,đợc giúp đỡ tận tình thầy giáo thạc sỹ Phạm Đức Cờng, giúp đỡ cán phòng kế toán công ty TNHH (PMC), định sâu nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp công ty TNHH (PMC) Phần I Những vấn đề lý luận chung kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp I Lý luận chung chi phí bán hàng kế toán chi phí bán hàng Khái niệm, phạm vi chi phí bán hàng Trong kinh tế thị trờng, vấn đề tiêu thụ hàng hoá đợc đặt hàng đầu cho loại hình doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thơng mại với chức chủ yếu lu thông hàng hoá khâu bán có vai trò định đến khâu khác nh mua vào, dự trữ Do doanh nghiệp luôn phấn đấu đẩy mạnh bán Trong trình đó, cần thiết phải hao phí lợng lao động xà hội bao gồm lao động sống lao động vật hoá để tiêu thụ số thành phẩm, hàng hoá doanh nghiệp Biểu tiền khoản hao phí đợc gọi chi phí bán hàng Hay nói cách khác, chi phí bán hàng khoản chi để bảo quản, phân loại, chọn lọc, chỉnh lý, đóng gói hàng hoá chi phí phục vụ cho trình bán hàng hay chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch, chi phí nhân viên, hoa hồng chi phí khác Cần phân biệt chi phí bán hàng với chi phí lu thông chi phí kinh doanh khác doanh nghiệp: - Chi phí bán hàng bao gồm khoản chi phí phát sinh khâu dụ trữ hàng hoá nh chi phí chọn lọc, bảo quản, phân loại, chỉnh lý, bao gói hàng hoá, chi phí vận chuyển bốc dỡ chi phí phục vụ bán hàng - Chi phí phát sinh khâu mua hàng đợc tính vào giá trị vốn hàng nhập kho nh chi phÝ vËn chun, bèc dì tõ n¬i mua vỊ kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bÃi - Chi phí giao thông bao gồm tất chi phí phát sinh khâu mua vào, dự trữ bán - Các khoản chi phí phục vụ hoạt động liên doanh liên kết, chi phí đầu t bên ngoài, lÃi tiền vay đợc hạch toán chung vào chi phí hoạt động tài - Các khoản chi phÝ kh¸c ph¸t sinh mét kú kinh doanh nhng xác định đợc trớc nh chi phí lý TSCĐ, hao hụt vật t hàng hoá, tổn thất tài sản, chi phí hoả hoạn, thiên tai bất ngờ khoản chi phí bất thờng khác đợc tính vào chi phí bất thờng Nh vậy, chi phí bán hàng phận chi phí lu thông, chi phí cấu thành phí kinh doanh doanh nghiệp thơng mại Chi phí bán hàng đợc bù đắp từ doanh thu bán hàng kỳ Nhng tất chi phí phát sinh đợc coi chi phí bán hàng mà có khoản đợc tính không đợc tính vào chi phí bán hàng Nói chung, hao phí lao động sống lao động vật hoá phát sinh trình dự trữ tiêu thụ hàng hoá đợc tính chi phí bán hàng Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu chế độ hạch toán kế toán, ngời ta cần tính vào chi phí bán hàng phần thu nhập tuý xà hội nh: BHXH, BHYT, KPCĐ Mặc dù thực chất khoản chi phí bán hàng mà khoản phân phối lại đơn vị với Phần nhiều hay phụ thuộc vào đờng lối kinh tế - tài quốc gia thời kỳ Theo quy định hành, số khoản sau không đợc tính vào chi phí bán hàng: - Các khoản chi mang tính phân phối lại nh: thuế loại, quỹ - Các khoản chi có nguồn bù đắp riêng nh: lơng chuyên gia, chi phí cho hội nghị công nhân viên, chi phí công tác Đoàn, Đảng, Đoàn niên - Phí liên quan đến việc phục vụ đời sống sinh hoạt văn hoá công nhân viên nh: nhà trẻ, câu lạc - Các khoản thiệt hại thiên tai, hoả hoạn, lÃi vay hạn, phạt vi phạm hợp đồng Phân loại chi phí bán hàng Chi phí bán hàng phận chi phí quan trọng, phát sinh khâu tiêu thụ hàng hoá Chi phí bán hàng phản ánh chất lợng công tác quản lý chi phí hiệu kinh doanh doanh nghiệp Yêu cầu quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng cần thiết Qua phải kiểm tra, phân tích xu hớng biến động chi phí bán hàng, đồng thời đề phơng hớng phấn đấu tiết kiệm chi phí bán hàng, đề biện pháp hữu hiệu công tác quản lý Để áp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng cách có hiệu quả, ngời ta phải tiến hành phân loại chi phí Phân loại chi phí bán hàng việc xắp xếp khoản chi phí bán hàng có tính chất thành loại, nhóm theo tiêu thức định Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà có cách thức phân loại chi phí khác nhau, cách phân loại có mục đích tác dụng riêng Trong doanh nghiệp thơng mại, chi phí bán hàng đợc phân loại theo cách sau: 2.1 Căn vào nội dung chi phí toàn chi phí bán hàng bao gồm : - Chi phí nhân viên: khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá nh khoản tiền lơng, BHYT, BHXH, KPCĐ khoản phụ cấp khác - Chi phí vật liệu bao bì: trị giá tiền loại bao bì, vật đóng gói dùng cho việc bảo quản, bán hàng hoá nh chi phí vật đóng gói, chi phí nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc dỡ, vận chuyển, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ phận bán hàng - Chi phí dụng cụ đồ dùng: giá trị tiền công cụ dụng cụ đồ dùng phục vụ cho trình chuẩn bị bán hàng trình bán hàng nh phơng tiện tính toán, dụng cụ đo lờng, phơng tiện làm việc khâu bán - Chi phí khấu hao TSCĐ: biểu tiền phần hao mòn tài sản cố định, kể tài sản cố định hữu hình tài sản cố định vô hình sử dụnh trình bảo quản hàng hoá trình bán hàng nh khấu hao nhà kho, cửa hàng, phơng tiện bốc xếp, phơng tiện tính toán kiểm nghiệm - Chi phí dịch vụ mua ngoài: số tiền dùng để trả cho đơn vị cá nhân bên cung cấp dịch vơ, lao vơ cho doanh nghiƯp phơc vơ cho qu¸ trình bán hàng nh tiền thuê kho, thuê bÃi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất - Chi phí bảo hành sản phẩm: chi phí để thực công việc sửa chữa, chỗ hỏng hóc sản phẩm mà doanh nghiệp đà bán cho khách hàng nhng thời hạn doanh nghiệp cam kết đảm bảo chất lợng sản phẩm Chi phí cho công việc nhằm tạo tín nhiệm khách hàng ®èi víi doanh nghiƯp - Chi phÝ b»ng tiỊn kh¸c: khoản chi phí cha ghi vào khoản đà trình bày nh nh chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, chi phí tiếp khách phận bán hàng Tác dụng cách phân loại này: Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp công tác tổ chức kế toán tổng hợp nh kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí Cách phân loại sở cho công tác đánh giá, phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục, xác định đợc tỷ trọng khoản chi phí tổng chi phí phát sinh xu híng biÕn ®éng cđa chóng, tõ ®ã ngêi ta xác định đợc trọng tâm công tác quản lý chi phí nh đa biện pháp nhằm điều chỉnh quản lý kịp thời khoản mục chi phí Cách phân loại tiền đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng cách khoa học thực tế Do vậy, có tác dụng lớn công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng 2.2 Căn vào mối quan hệ doanh thu bán hàng với chi phí bán hàng chi phí bán hàng bao gồm nội dung sau: - Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): chi phí doanh số bán hàng thay đổi ( tăng giảm ) số tiền chi phí thay đổi theo chiều thuận (tăng giảm ) vỊ sè tiỊn, cßn vỊ tû xt chi phÝ thay đổi không đáng kể Sự tăng, giảm chi phí bán hàng với doanh số bán hàng không đồng nhÊt vỊ tèc ®é dèi víi tõng néi dung chi phí Có khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh tốc độ tăng doanh số, ngợc lại, có nhữngkhoản chi phí có tốc độ tăng chậm tốc độ tăng doanh số Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hớng không đổi Thuộc loại chi phí gồm chi phí tiền lơng, tiền công, chi phí vật liệu bao bì - Chi phí bất biến: chi phí doanh số bán hàng thay đổi (tăng giảm ), số tiền chi phí không thay đổi thay đổi không đáng kể (trừ trờng hợp đặc biệt doanh nghiệp trang bị thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ) Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hớng thay đổi theo chiỊu tû lƯ nghÞch víi doanh thu Thc chi phí có chi phí khấu hao TSCĐ, loại công cụ, dụng cụ Cách phân loại cho ta thấy mối quan hệ doanh số bán hàng với chi phí, từ xác định hớng để hạ thấp chi phí bán hàng tăng khối l- ợng hàng hoá tiêu thụ Dựa vào cách phân chia loại này, ngời ta nghiên cứu quy luật biến đổi loại chi phí khác nhau, làm sở cho công tác kế toán quản trị phân tích hoạt động kinh tế Sử dụng phơng pháp toán học, ngời ta khảo sát đợc ảnh hởng khối lợng hàng hoá tiêu thụ tới chi phí bán hàng, làm sở cho công tác kế hoạch hoá, lập kế hoạch cho chi phí bán hàng, kế hoạch luân chuyển hàng hoá, kế hoạch lợi nhuận Ngoài ra, cách phân loại giúp nhà quản lý tiến hành phân tích điểm hoà vốn, xác định phơng án giá hợp lý, nâng cao hiệu chi phí (vốn) bỏ ra, tạo điều kiện thực tốt chế độ hạch toán kinh doanh 2.3 Phân loại chi phí bán hàng theo đối tợng tập hợp chi phí toàn chi phí bán hàng đợc chia thành chi phí chung vµ chi phÝ trùc tiÕp - Chi phÝ chung: lµ chi phí liên quan đến nhiều đối tợng chịu chi phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh Các chi phí cuối kỳ tập hợp đợc phải phân bổ cho đối tợng phí theo tiêu chuẩn hợp lý - Chi phí trực tiếp: chi phí liên quan trực tiếp đến đối tợng chi phí nh: địa điểm kinh doanh, nhóm hàng kinh doanh Tác dụng phân loại nhằm đảm bảo cho việc hạch toán phân bổ chi phí đợc đắn, hợp lý, tạo ®iỊu kiƯn cho viƯc theo dâi chi tiÕt chi phÝ bán hàng theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nh»m tÝnh to¸n chÝnh x¸c chi phÝ bá kết thu địa điểm kinh doanh, nhóm hàng kinh doanh từ giúp cho việc xác định phơng án kinh doanh đắn, đem lại hiệu cao 2.4 Phân loại theo chất kinh tế chi phí bán hàng chia làm hai loại: - Chi phí tuý: chi phí phát sinh cần thiết thay đổi hình thái biểu hàng hoá Nó không làm tăng giá trị sử dụng hàng hoá không sáng tạo giá trị hàng hoá Khoản chi phí đợc bù đắp phận giá trị thặng d khu vực sản xuất tạo Thuộc loại chi phí gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, bảo hành, chi phí nhân viên bán hµng… - Chi phÝ bỉ sung: lµ chi phÝ phơc vụ cho việc tiếp tục hoàn thiện trình sản xuất lĩnh vực lu thông Loại chi phí làm tăng giá trị hàng hoá tạo thu nhập quốc dân nhng không tạo giá trị sử dụng hàng hoá, đợc bù đắp phần giá trị hàng hoá đợc tạo lĩnh vực lu thông thuộc loại chi phí gồm có chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói, chế biến bổ sung Các phân loại giúp ta hiểu sâu sắc chất kinh tế chi phí bán hàng chức ngành thơng mại Qua đó, ta xác định đợc khoản chi phí làm tăng thu nhập quốc dân trình bán hàng Đồng thời, có tác dụng công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng cách hợp lý, giảm tối thiểu chi phí bất hợp lý Ngoài ra, c¸c doanh nghiƯp kinh doanh xt nhËp khÈu, chi phÝ bán hàng đợc phân loại theo địa giíi ph¸t sinh chi phÝ bao gåm: Chi phÝ nớc chi phí nớc Trên số cách phân loại chi phí bán hàng doanh nghiệp vận dụng cách phân loại chí phí cách phù hợp, phục vụ cho công tác quản lý hạch toán chi phí bán hàng có hiệu tiết kiệm 3.Các nhân tố ảnh hởng biện pháp chủ yếu hạ thấp chi phí bán hàng 3.1 Các nhân tố Để có phơng hớng biện pháp tích cực nhằm hạ thấp chi phí bán hàng ngời làm công tác quản lý phải quan tâm xem xét tới ảnh hởng nhân tố chủ quan khách quan chi phí bán hàng Các nhân tố bao gồm: + ảnh hởng mức luân chuyển hàng hoá cấu thành luân chuyển hàng hoá Chi phí bán hàng bao gồm chi phí bất biến chi phí khả biến, phận chi phí khả biến tăng lên mức tiêu thụ tăng, từ làm cho tổng số tiền chi phí bán hàng tăng theo nhng tỷ suất phí lại có xu hớng giảm Cấu thành luân chuyển hàng hoá ảnh hởng đến chi phí bán hàng Nếu doanh nghiệp kinh doanh loại hàng hoá có tốc độ luân chuyển hàng hoá nhanh chi phí bán hàng giảm Vậy cấu thành hàng hoá gồm nhiều hàng luân chuyển nhanh hạ thấp đợc chi phí bán hàng + ảnh hởng nhân tố sản xuất: sản xuất phân bố sản xuất tạo điều kiện mở rộng luân chuyển hàng hoá Việc phân bố sản xuất hợp lý giảm đợc chi phí bán hàng + ảnh hởng công tác vận chuyển việc tổ chức mạng lới, công tác vận chuyển hàng hoá có ảnh hởng trực tiếp dến chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển) Vì vậy, tổ chức vận chuyển hợp lý (bao gồm lựa chọn đờng vận chuyển phơng tiện vận chuyển hợp lý) giảm đợc khoản chi phí Việc tổ chức mạng lới kinh doanh xuất nhập ảnh hởng trực tiếp tới việc mở rộng thu hẹp mức luân chuyển hàng hoá, từ làm giảm tăng chi phí bán hàng + ảnh hởng suất lao động: Năng suất lao động doanh nghiệp tăng lên tiết kiệm đợc lao động sử dụng, từ hạ thấp đợc chi phí tiền 10 Những u điểm tồn công tác kế toán CPBH CPQLDN công ty AGREXPORT Qua trình tìm hiểu tình hình thực tế kế toán CPBH CPQLDN công ty AGREXPORT, có thĨ rót mét sè nhËn xÐt sau: 3.1 ¦u điểm: Phòng kế toán công ty bao gồm cán kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, dày dạn kinh nghiệm, có hiểu biết kinh tế thị trờng, yêu cầu cán kế toán tình hình Mọi ngời phòng đoàn kết giúp đỡ công việc Nhìn chung công tác kế toán CPBH CPQLDN nh thành phần kế toán khác đợc đội ngũ công ty thực cách khoa học hoàn thiện Nổi bật u điểm sau: - Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đáp ứng đợc yêu cầu kinh tế pháp lý Sử dụng chứng từ mẫu Bộ Tài Chính, kế hoạch luân chuyển chứng từ đợc kế toán trởng xác định hợp lý Việc luân chuyển chứng từ qua phận kế toán có liên quan để vào máy, ghi sổ diễn nhịp nhàng Sổ sách rõ ràng, việc ghi chép đợc tiến hành kịp thời, tránh khâu trung gian - Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập Kế toán sử dụng TK 641, TK 642 để theo dõi riêng hai loại chi phí bảo đảm kế toán hạch toán xác chi phí, giúp lÃnh đạo theo rõi quản lí hai loại chi phí Riêng TK 641 công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp III giúp kế toán hạch toán xác chi phí hoạt động kinh doanh theo khoản mục, từ thấy đợc tỷ trọng loại chi phí để có biện pháp điều chỉnh cụ thể loại chi phí phát sinh cho hợp lý, phấn đấu hạ thấp khoản mục có tỷ trọng lớn, tăng hiệu kinh doanh 53 - Việc tổ chức công tác kế toán công ty áp dụng máy vi tính giúp kế toán giảm bớt khối lợng công việc, xử lý thông tin nhanh với độ xác cao, phục vụ cho việc quản lí kinh tế tài cách toàn diện, khoa học - Nói chung phơng pháp hạch toán chi phí công ty rõ ràng, rành mạch, theo dõi đợc tổng số chi phí chi tiết chi phí Có đợc u điểm trớc hết phải kể đến quan tâm quản lí sát lÃnh đạo công ty với công tác hạch toán chi phí, giúp đỡ phòng kế toán vật chất, trang bị máy móc đại cho công việc đợc hoàn thành nhanh chóng, xác Sự cố gắng đoàn kết tập thể phòng kế toán nh với cán kế toán nguyên nhân trực tiếp để đạt đợc u điểm Mọi ngời có ý thức trách nhiệm công việc, đảm bảo ghi chép, phân tích tổng hợp thông tin, cung cấp số liệu cho lÃnh đạo công ty 3.2 Nhợc điểm: Tuy nhiên công tác kế toán CPBH CPQLDN công ty bộc lộ số nhợc điểm sau: - Hình thức nhật ký sổ mà công ty áp dụng cha thực với quy định Bộ Tài Chính ban hành - Kế toán công ty không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng lại cuối kỳ mà phân bổ cho toàn hàng bán kỳ Do vậy, kết kinh doanh cha thùc sù chÝnh x¸c - Mét sè khoản mục CPBH CPQLDN nh chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ không đợc theo dõi thờng xuyên kế toán công ty tính vào CPBH CPQLDN có toán cấp vào cuối năm - Công ty AGREXPORT công ty chuyên xuất nhập mặt hàng nông sản hàng tiêu dùng Kế toán công ty hạch toán chi tiết chi phí 54 theo khoản mục nhng cha phản ánh với giám đốc đợc tình hình thực phí theo nhóm hàng kinh doanh, cha xác định đợc kế hoạch kinh doanh nhóm hàng, gây khó khăn cho công tác tìm nguồn hàng thích hợp có hiệu kinh doanh cao Nguyên nhân số tồn qui định chế độ kế toán Nhà nớc ban hành cha hoàn thiện ổn định, khó khăn, thiếu sót vấn đề cha hợp lý điều không tránh khỏi Công ty nghiên cứu bớc đổi mới, hoàn thiện 55 Phần III Phơng hớng hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp công ty xuất nhập nông sản Để góp phần vào việc hoàn thiện kế toán chi phí công ty, xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến hoàn thiện, mong phòng kế toán xem xét tham khảo I Yêu cầu việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập Trong điều kiện chế nay, nhà nớc đà tạo môi trờng pháp lý, trị ổn định, doanh nghiệp đợc tự chủ mặt tài trình hoạt động minh Vì vậy, phấn đấu hạ thấp chi phí, tăng lợi nhuận yêu cầu quan trọng mục tiêu chủ yếu doanh nghiệp Kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp biện pháp đợc sử dụng rộng rÃi để quản lý chi phí cách có hiệu Do vậy, kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp cần phải đợc quan tâm, đổi để phù hợp với đổi chế quản lý kinh tế nh phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp Hoàn thiện kế toán chi phí, đặc biệt chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp vấn đề phức tạp, vừa có ý nghÜa lý luËn, võa cã ý nghÜa thùc tiÔn công tác quản lý chi phí 56 Mặt khác kế toán công cụ quan trọng nhà nớc để quản lý kinh tế quốc dân tầm vĩ mô vi mô Do vấn đề hoàn thiện chi phí vấn đề cần thiết Xuất phát từ vai trò trên, đòi hỏi cần phải hoàn thiện đổi công tác kế toán nói chung kế toán chi phí nói riêng, nhằm phù hợp với yêu cầu thực tế doanh nghiệp Đồng thời dựa vào phơng hớng đổi kế toán tài việc hoàn thiện kế toán chi phí phải dựa trện nguyên tắc sau: - Hoàn thiện kế toán chi phí phải đảm bảo thống từ trung ơng đến sở đáp ứng nguyên tắc bảo đảm thống tiêu mà kế toán phản ánh, thống hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán sổ sách báo cáo kế toán Thống việc hoàn thiện yêu cầu nhằm tạo thống chế độ kế toán ngành kinh doanh xuất nhập với chế độ kế toán nhà nớc ban hành - Đảm bảo thống ba loại hạch toán: Thống kê - nghiệp vụ kế toán, đồng thời phải đảm bảo cho máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh đặc thù ngành, doanh nghiệp cụ thể phải tuần theo chế độ kế toán nhà nớc - Tổ chức máy kế toán phải dựa vào chế độ, thể lệ quản lý tài công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động doanh nghiệp đồng thời ý đến vấn đề trang bị phơng tiện tính toán đại - Đảm bảo cung cấp thông tin xác, kịp thời, đầy đủ mặt kinh tế tài chính, đồng thời tiếp cận với chuẩn mực kế toán quốc tế, vận dụng cho phù hợp với tình hình thùc tÕ cđa níc ta vµ cđa tõng ngµnh - Việc hoàn thiện nội dung kế toán chi phí phải quán triệt yêu cầu tính khả thi hiệu 57 II Môt số vấn đề hoàn thiện công tác chi phí bán hàng kế toán quản lý doang nghiệp công ty AGREXPORT Xuất phát từ tình hình thực tế kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp công ty AGREXPORT , có đề xuất vài ý kiến để cải tiến hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nh sau: Phân loại chi phí bán hàng Do đặc điểm công ty kinh doanh xuất nhập khẩu, bán hàng nớc mà phải vận chuyển hàng hoá nớc Trong trình này, doanh nghiệp ph¶i chi mét sè tiỊn chi phÝ vỊ vËn chuyển bảo quản hàng hoá Do vậy, bên cạnh việc phân loại chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí (Phần I), kế toán cần phân loại theo địa giới phát sinh chi phí, bao gồm: - Chi phí nớc: Bao gồm khoản chi phí chi phục vụ cho việc bán hàng thuộc phạm vi níc nh chi phÝ vËn chun níc, khÊu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, công cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí quảng cáo - Chi phí nớc: Gồm chi phí vận chuyển nớc chi phí bảo hiểm hàng hoá Vì vậy, chi phí bán hàng nớc đợc khoản mục riêng tổng số chi phí bán hàng Việc phân loại chi phí bán hàng thành chi phÝ níc vµ chi phÝ ngoµi níc cã tác dụng theo dõi chặt chẽ tình hình thực dự toán chi phí bán hàng, từ có biện pháp quản lý chi phí, tiết kiệm đợc khoản mơc chi phÝ 58 Ph¹m vi, néi dung chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Cần phân biệt rõ khoản mục chi phí tỉng chi phÝ kinh doanh cđa c«ng ty nh sau: - Chi phí bán hàng: Là chi phí phục vụ cho khâu dự trữ, bảo quản hàng hoá, chi phí phục vụ công tác bán hàng, bao gồm khoản mục chi phí sau: + Chi phí tiền lơng, tiền thởng, khoản phải trả cho nhân viên bán hàng + Chi phí vật liệu, bao bì, nhiên liệu phục vụ bán hàng + Chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ bán hàng + Chi phí vận chuyển hàng hoá + Chi phí dịch vụ mua + Chi phí tiền khác Không hạch toán vào chi phí bán hàng khoản chi phí phục vụ công tác mua hàng (nh chi phí vận chuyển từ nơi mua công ty, chi phí cho cán mua hàng, chi phí thuê cất kho hàng hoá đờng vận chuyển công ty ) mà hạch toán vào giá vốn hàng mua nhËp kho - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp Néi dung chi phí bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý, nhân viên phận văn phòng nh tiền lơng, phụ cấp khoản phải trả khác + Chi phí nhiên liệu, vật liêu phục vụ công tác quản lý + Chi phí công cụ, dụng cụ quản lý + Chi phí khấu hao TSCĐ phận văn phòng + Các khoản thuế, phí, lệ phí + Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự phòng phải thu khó đòi + Chi phí dịch vụ mua phục vụ công tác quản lý + Chi phÝ b»ng tiỊn kh¸c 59 - Chi phÝ cho hoạt động đầu t tài nh chi phí liên doanh, môi giới, chi phí liên quan đến mua bán chứng khoán, ngoại tệ đợc hạch toán vào chi phí hoạt động tài - Chi phí nhợng bán TSCĐ, tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí lý hàng hoá bị hỏng khách hàng trả lại đợc hạch toán vào chi phí bất thờng Khoản lÃi tiền vay theo quy định chế độ kế toán hành đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Theo quy định nh cha hợp lý lẽ có khoản vay phục vụ công tác bán hàng nhng lÃi vay phải trả đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nh không bảo đảm nguyên tắc phù hợp kế toán (doanh thu nào, chi phí ấy) Theo ý kiến có lÃi phải trả lÃi tiền gửi khoản phải hạch toán tăng chi phí giảm chi phí khoản Chẳng hạn chi phí lÃi vay khoản vay để phục vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thơng mại (bán hàng) ghi tăng chi phí hoạt động tài chính, lÃi khoản vay để xây dựng phải ghi tăng giá thành công trình lÃi tiền gửi hoạt động bán hàng, khoản thu đợc khách hàng trả chậm đợc ghi giảm chi phí bán hàng Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm Trong kinh tế thị trờng, mục tiêu doanh nghiệp lợi nhuận Doanh nghiệp thơng mại cần phải bán đợc hàng hoá bán đợc nhiều có khả thu đợc doanh lợi cao, đứng vững phát triển Hàng hoá không bán đợc doanh nghiệp bị thua lỗ có nguy phá sản Vì vậy, để bán đợc hàng hoá, vấn đề chất lợng, giá cả, hợp thị hiếu tiêu dùng doanh nghiệp phải tìm cách để ngời tiêu dùng hiểu biết hàng hoá Quảng cáo thông tin cho ngời tiêu dùng biết đợc hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh thân doanh 60 nghiệp quảng cáo có tác dụng đẩy khách hàng xa đối thủ cạnh tranh kéo khách hàng phía Nhận thức đợc tầm quan trọng quảng cáo, ngày doanh nghiệp đầu t ngày lớn cho chi phí quảng cáo Chi phí phát sinh tơng đối lớn hiệu liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh Do xét góc độ hạch toán kế toán kế toán nên mở thêm khoản mục Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm để theo dõi riêng khoản chi phí Khi kế toán mở thêm tài khoản cấp II TK 641 chi phí bán hàng TK 6419 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm Kết cấu TK nh sau: TK 6419 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới - Các khoản giảm chi phí thiệu sản phẩm thực tế phát sinh - K/C sang TK 911 để xác định KQKD TK 142 Cuối kỳ TK số d Đối với công ty AGREXPORT, kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau: hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu, hàng kinh doanh nội địa công ty mở thêm số TK chi tiết cho hoạt động nh sau: - TK 64191 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng XK - TK 64192 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng NK - TK 64193 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng KDNĐ Khi chi phí quảng cáo phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động kế toán trực tiếp đến hoạt động Đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm liên quan đến nhiều hoạt động đợc hạch toán riêng đến cuối kỳ vào doanh số bán hàng để tiến hành phân bổ cho hoạt động 61 Ngoài ra, kế toán công ty phân bổ dần chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm để tránh làm cho tổng chi phí bán hàng tăng đột ngét Cơ thĨ nh sau: Khi ph¸t sinh chi phÝ quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm kế toán tập hợp vào TK 142 Chi phí trả trớc ghi: Nợ TK 142 Chi phí trả trớc (1421) Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng Đến cuối kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành phân bổ cho kỳ kinh doanh đó: Nợ TK 6419 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm Có TK 142 Chi phí trả trớc Việc tách chi phí quảng cáo thành khoản mục riêng tổng chi phí bán hàng cần thiết lẽ chi phí thờng phát sinh lớn, liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh Nếu biện pháp quản lý chặt chẽ làm giá thành hàng hoá lên cao, ảnh hởng mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp 4.Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo nhóm hàng Hiện công ty AGREXPORT tiến hành kinh doanh tơng đối nhiều mặt hàng Vì vậy, việc phân tích hoạt động kinh doanh nhóm hàng mặt hàng cần thiết Từ đó, giúp ban giám đốc nh kế toán trởng đa định tài trợ cách xác kịp thời nhằm đạt đợc mục tiêu kinh doanh công ty Để theo dõi chi tiết nhóm hàng kinh doanh, cần giải số vấn đề sau: - Việc phân loại hàng hoá: Theo chúng tôi, công ty AGREXPORT phân loại mặt hàng kinh doanh thµnh tõng nhãm hµng sau: 62 + Nhãm hµng nông sản: Lạc nhân, hồi, quế, dầu cọ, chè + Nhóm hàng thuốc trừ sâu loại + Nhóm hàng tiêu dùng: Phẩm nhuộm, mỹ phẩm, sữa loại Kế toán mở tài khoản chi tiết phản ánh chi phí phát sinh theo nhóm hàng mặt hàng kinh doanh tơng ứng với ký hiệu A - nhóm hàng nông sản, B - nhóm hàng thuốc trừ sâu, C - nhóm hàng tiêu dùng TK 6411A Chi phí nhân viên hàng nông sản TK 6411B Chi phí nhân viên hàng thuốc trừ sâu TK 6411C Chi phí nhân viên hàng tiêu dùng Tơng tự - Tiến hành phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trực tiếp chi phí chung Những chi phí phát sinh liên quan đến nhóm hàng hạch toán trực tiếp cho nhóm hàng Còn chi phí liên quan đến nhiều nhóm hàng phân bổ theo tiêu thức hợp lý Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung hợp lý đợc xem vấn đề quan trọng Bởi nhóm hàng hoá có đặc điểm dung lợng chi phí khác nhau, thân chi phí có tính chất khác công dụng khác nhóm hàng hoá Do sử dụng tiêu thức phân bổ mà tuỳ thuộc vào tính chất khoản chi phí mà lựa chọn thích hợp Tiêu chuẩn phân bổ hợp lý tiêu chuẩn sẵn có khoa học, bảo đảm phân bổ xác cho đối tợng chịu chi phí đóng thêm phải phù hợp với điều kiện, đặc điểm hoạt động công ty Sau tập hợp chi phí chung, ta tiến hành phân bổ cho nhóm hàng Để bảo đảm tính xác, đơn giản khoa học lựa chọn tiêu thức phân bổ sau: * Đối với chi phí tiền lơng: 63 Chi phí lựa chọn tiêu thức doanh thu làm tiêu chuẩn phân bổ công ty AGREXPORT vận dụng trả lơng theo doanh thu sở cấp bậc, năm công tác Khi phân bổ chi phí dïng c«ng thøc sau: C Li = TL xd i D (i =1, , n) Trong ®ã: CLi chi phí tiền lơng phân bổ cho nhóm hàng i D tổng doanh thu bán hàng nhomd hàng i i số nhóm hàng * Đối với chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến nhóm hàng tính trực tiếp cho nhóm hàng công ty AGREXPORT chi phí khấu hao theo TSCĐ phận bán hàng bao gồm chi phí khấu hao kho dự trữ hàng hoá, khấu hao cửa hàng kho bảo quản, dự trữ hàng hoá chung cho tất nhóm hàng mà ch a có kho dự trữ riêng Do chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ theo diện tích sư dơng NghÜa lµ nhãm hµng nµo chiÕm nhiỊu diƯn tích sử dụng chịu nhiều chi phí khấu hao ngợc lại Công thức phân bổ đợc sử dụng nh sau: CKHi KH xSi S (i =1, , n) Trong đó: CKHi chi phí khấu hao phân bổ cho nhóm hàng i KH tổng chi phí khấu hao cần phân bổ S tổng diƯn tÝch sư dơng Si lµ tỉng diƯn tÝch sư dơng cho nhãm hµng thø i i lµ sè nhãm hàng * Đối với chi phí vận chuyển: 64 Chi phÝ vËn chun nhiỊu hay Ýt kh«ng chØ phơ thc vào khối lợng vận chuyển mà phụ thuộc vào quÃng đờng vận chuyển Do để đảm bảo phân bỉ chÝnh x¸c chi phÝ vËn chun cho tõng nhãm hàng, công ty nên lựa chọn tiêu thức phân bổ khối lợng hàng hoá vận chuyển kỳ Theo c«ng thøc: CVi = CV xKLi KL (i = 1, , n) Trong đó: CVi chi phí vận chuyển phân bổ cho nhóm hàng i CV tổng chi phí vận chuyển cần phân bổ KL khối lợng hàng hoá vận chuyển KLi khối lợng vận chuyển hàng hoá nhóm hàng i Trong trờng hợp vận chuyển hàng hoá cồng kềnh cần phải xác định thêm tỷ lệ cớc khống bảo đảm tính chi phí vận chuyển cho nhóm hàng xác Khi đó: K= KL TK Trong đó: K khối lợng hàng hoá để phân bổ TK tỷ lệ cớc khống * Đối với khoản mục khác, công ty phân bổ chi phí chung theo doanh số bán sử dụng c«ng thøc sau: C Ki = CK xDi D (i =1, , n) Trong đó: CKi chi phí phân bổ cho nhóm hàng i CK tổng chi phí cần phân bổ D tổng doanh thu bán hàng Di doanh thu bán hàng nhóm hàng i Cuối kỳ, kế toán vào số liệu tờ kê chi tiết đà đ ợc phân bổ với chi phí phát sinh trực tiếp nhóm hàng tiến hành tổng hợp chi phí bán hàng theo khoản mục nhóm Sau tổng hợp chi 65 phí bán hàng tất nhóm hàng toàn doanh nghiệp Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng lại hàng bán đợc tiến hành theo nhóm hàng Tất khoản mục chi phí đợc phân bổ Cuối kỳ hạch toán, vào chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán để kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 Xác định kết kinh doanh Có Tk 641 Chi phí bán hàng Mẫu tờ kê chi tiết theo nhóm hàng kinh doanh nh sau: Tê kª chi tiÕt chi phÝ nhãm hàng nông sản (trang bên) Chi phí chung Chứng từ CPBH Chứng từ Nhóm hàng Diễn giải NS Nhóm Nhóm Bảng kê chứng hàng PS nợ hàngcó TK đối øngtõ Vơ viƯc TTS CPPH PS TD 6411 Chi phÝ nhân viên 6412Chi phí vật liệu Chi phí trực tiếp 6413 Chi phÝ CCDC Ghi chó: 6414 Chi phÝ KHTSC§ Ghi hàng ngày Ghi 6415 Cớc vận tải hàng hoá cuèi th¸ng 6416 PhÝ HQ, KD, HT 6417 Chi phÝ DV mua 6418 Chi phí tiền khác 6419 Chi phí quảng cáo Sổ TK 641 Cộng + Trình tự hạch toán chi phí bán hàng chi tiết theo mặt hàng kinh doanh nh sau: 66 Phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng lại hàng bán Phòng kế toán công ty AGREXPORT đà thực công tác chi phí nh sau: Toàn chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán kỳ Song thấy rằng: - Các doanh nghiệp thơng mại nói chung doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập nói riêng, để đảm bảo nhu cầu bán đầu kỳ sau thiết phải có lợng hàng hoá dự trữ, có hàng tồn kho cuối kỳ Mặt khác, công ty AGREXPORT, lợng hàng hoá dự trữ qua kỳ kinh doanh không ổn định Khi công ty ký kết đợc nhiều hợp đồng xuất lợng hàng hoá dự trữ giảm so với kỳ kinh doanh khác, hoăch tìm đợc nguồn hàng thích hợp, lợng hàng mua vào nhiều dự trữ tăng lên Do để đảm bảo nguyên tắc phù hợp kế toán, cần thiết phải phân bổ chi phí bán hàng chi phí quản lí doanh nghiệp cho hàng lại hàng đà bán nhằm tính toán đợc kết kinh doanh đợc kỳ cách xác Hơn đặc điểm ngành thơng mại nói chung công ty xuất nhập nói riêng hàng hoá mua để bán nh trình gửi hàng bán doanh nghiệp số tiền định cho trình Xong hàng hoá xuất khỏi kho doanh nghiệp đợc xác định hàng bán mà phải có thời điểm đợc xác định bán hàng Thời điểm bán hàng đợc xác 67 ... đó, kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng thành phần kế toán công ty TNHH Chính vậy, tổ chức kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp. .. toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp I Lý luận chung chi phí bán hàng kế toán chi phí bán hàng Khái niệm, phạm vi chi phí bán hàng Trong kinh tế thị trờng, vấn đề tiêu thụ hàng. .. nhóm hàng thành chi phí bán hàng toàn doanh nghiệp Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng lại 20 hàng bán đợc tiến hành theo nhóm hàng Tất khoản chi phí đợc phân bổ Cuối kì hạch toán, vào chi phí