I. Lý luận chung về chi phí bán hàng và kế toán chi phí bán hàng
3. Những vấn đề lý luận chung về chi phí quản lýdoanh nghiệp trong doanh
3.4.1. Hạch toán CPQLDN cần thực hiện tốt các nhiệm vụ:
- Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả.
- Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tợng chi phí .
- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí.
Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Khi hoạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số nguyên tắc sau:
- TK 624 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí nh đã quy định.
- Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” nh sau:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có
tế phát sinh trong kỳ. - Kết chuyển CPQLDN trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quản kinh doanh” hoặc vào bên Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc”.
Cuối kỳ, TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” không có số d.
TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có các tài khoản cấp II nh sau: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh chi phí và tiền l ơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp
+ TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng vật kiến trúc, máy móc thiết bị . . .
+ TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
+ TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị . . .
+ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí: phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí nh thuế môn bài, thuế nhà đất, tiền thu trên vốn, các khoản phí .
+ 6426- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi
+ 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài nh tiền điện, nớc, điện thoại, tiền thuê nhà, tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận văn phòng
+ 6428- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên nh chi phí cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh
3.4.3. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Tính các khoản thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”
Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
- Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422) Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
- Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng phân bổ 100%, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)
Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ”
- Trờng hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý có giá trị lớn, loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ nh sau:
+ Khi xuất dùng:
Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ”
+ Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)
Có TK 142 “Chi phí trả trớc”
- Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ co chi phí doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”
- Khi tính thuế nhà đất, thuế trớc bạ, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425) Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN”
- Khi phát sinh các khoản lệ phí: Phí cầu đờng . . . kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6435)
Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có 331 “Phải trả ngời bán”
- Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426) Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”
Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
- Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427)
Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng” Có 331 “Phải trả ngời bán”
-Trờng hợp sửa chữa TSCĐ, thiết bị quảng cáo doanh nghiệp ch… a xác định tự làm hay thuê ngoài, kế toán ghi:
+ Khi trích trớc, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 335 “Chi phí phải trả”
+ Khi chi phí sửa chữa phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335 “Chi phí phải trả”
Có TK 331 “Phải trả ngời bán” Có TK 111 “Tiền mặt”
- Khi phát sinh các chi phí hội nghị, tiếp khách công tác phí, chi phí đào tạo cán bộ, các chi phí bằng tiền thuộc phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp ngoài cấc khoản chi phí trên, kế toán ghi:
Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428) Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp rồi kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả:
Nợ TK 911 “Xấc định kết quả kinh doanh” Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Nếu đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh dài, trong kì không có sản phẩm tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1422)
Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp
TK 334, 338 . . . TK 911 TK 142 Đơn vị có chu kì SXKD dài TK 111, 112, 331 33331 TK 133 Chi phí khác bằng tiền chi phí DV mua ngoài
Thuế VAT được khấu trừ trong kì không có sản phẩm tiêu thụ K/c khi có tiêu thụ TK 642 Tính tiền lương, BHXH, BHYT của
nhân viên quản lý TK 152, 153, 335
Chi phí CCDC, đồ dùng văn
phòng TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 333
Thuế, phí, lệ phí
Cuối kì K/c CP QLDN sang TK 911
3.4.4. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:
Đợc tiến hành chi tiết theo yếu tố. Việc tổ chức ghi sổ và trình tự luân chuyển chứng từ tơng tự chi phí bán hàng. Các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp đợc ghi thêm khoản mục chi phí so với chi phí bán hàng. Đó là chi phí dự phòng, chi phí về thuế, lệ phí.
TK 642
Tính tiền lơng, BHXH,
BHYT của nhân viên QL
TK 152, 153, 335 . . . Chi phí CCDC, đồ dùng văn phòng TK 214 CP khấu hao TSCĐ TK 333 Thuế, phí, lệ phí Cuối kỳ K/c CP QLDN sang TK 911
4. Các hình thức sổ kế toán để thực hiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh để lựa chọn một trong bốn hình thức hạch toán: Nhật kí chung, Nhật kí - Sổ cái, Chứng từ - ghi sổ, Nhật kí chứng từ.
Trình tự hệ thiống hoá thông tin của các hình thức nh sau: Nhật kí chung
Nhật kí sổ cái
Nhật kí Chứng từ Chứng từ kế toán
Nhật kí đặc biệt Nhật kí chung Sổ chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS
Báo cáo kế toán Định kì
Chứng từ kế toán
Nhật kí sổ cái
Báo cáo kế toán
Nhật kí sổ cái Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Bảng phân bổ Nhật kí - chứng từ Sổ cái
Bảng kê Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối kỳ. Đối chiếu so sánh Chứng từ kế toán Sổ đăng kí
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổchung
Sổ chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS
Phần II
Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty TNHH (PMC)
1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH (PMC)
- Thủ quỹ : Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số d tiền mặt ở sổ quỹ với lợng tiền mặt thực có ở quỹ.
1.2 Hệ thống chứng từ
Các chứng từ ở công ty bao gồm nhiều loại: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giáy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tiền lơng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định…
Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính
1.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu. Các TK cấp I đợc sử dụng là:
Loại I gồm: TK 111, 112, 113, 128, 131, 133, 136, 139, 141, 142, 144, 152, 153, 154, 155, 156, 157. Loại II gồm: 211, 213, 214, 222, 241, 244. Loại III gồm: 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 342. Loại IV gồm: 411, 413, 414, 421, 431, 441. Loại V gồm: 511, 532
Loại VI gồm: 621, 622, 627, 632, 641, 642. Loại VII gồm: 711, 721.
Loại VIII gồm: 811, 821. Loại IX gồm: 911
1.4. Hệ thống sổ và hình thức sổ kế toán
Hiện nay công ty TNHH (PMC) đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký - sổ cái trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/01/1995 để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh các đơn vị.
- Do phòng kế toán công ty đợc trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán nên công việc đợc giảm nhẹ đi rất nhiều, chủ yếu do máy tính thực hiện. ở phòng kế toán, trên cơ sở các chứng từ hàng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, của chứng từ vào máy. Máy vi tính sẽ tự sử lý thông tin, tự ghi chép vào các sổ chi tiết cũng nh sổ tổng hợp.
Cuối kỳ, kế toán lập các bút toán kết chuyển (bút toán khoá sổ) và nhập vào máy, máy tự xử lý và hoạch toán trên các sổ kế toán.
1.5. Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty hiện đang sử dụng các loại báo cáo kế toán nh: - Bảng cân đối kế toán
- Kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính
2. Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công tyTNHH (PMC) doanh nghiệp ở công tyTNHH (PMC)
ở công ty TNHH (PMC), kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc giao cho một nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao đảm nhiệm. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận kế toán này là.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán và chi phí quản lý doanh nghiệp, xem xét các khoản chi có đúng chế độ kế toán không và ghi chép phản ánh số phát sinh hàng ngày vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tính toán chi phí và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp đợc cho các đối tợng chịu chi phí.
Để thấy rõ hơn tình hình hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty, ta xem xét lần lợct các vấn đề sau:
2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH bao gồm nhiều loại: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lơng, về khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ. Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính. Máy sẽ tự động phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí.
Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp đợc luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trởng. Cuối cùng đợc lu trữ và bảo quản theo chế độ lu trữ của Nhà nớc.
Ví dụ: Khi có chứng từ đề nghị thanh toán tiền điện thoại tại văn phòng công ty đã đợc giám đốc và kế toán trởng duyệt, kế toán tiền mặt lập phiếu chi thành hai liên và chuyển qua thủ quỹ một liên, còn kế toán giữ lại một liên để ghi sổ kế toán. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ cho kế toán chi phí. Kế toán chi phí kiểm tra tính hợp lệ, chúng đợc lu lại ở bộ phận kế toán tiền mặt.
Quá trình xử lý chứng từ trong điều kiện áp dụng máy vi tính có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
2.2. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phín bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC) chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC)
2.2.1 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng.
- Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cớc vận tải hàng .
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
Dữ liệu đầu vào :( Chứng từ gốc) - Nhập các chứng từ CPBH, CPQLDN, - Các bút toán giảm trừ chi phí
- Các bút toán kết chuyển chi phí.
- Các tiêu thức cơ phân bổ CPBH, CPQLDN
Khai báo thông tin đầu ra Cho máy vi tính
Thông tin đầu ra:
- Các sổ kế toán kliên quan: Bảng kê - chứng từ, sổ cái TK 642., 641
- Báo cáo kết quả kinh doanh Máy vi tính thông tin và
Nh vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) nói chung là đúng theo quy định của nhà nớc. Nhng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thờng phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lợng hàng hoá xuất nhập khẩu. Do vậy khi xác định phạm vi