II. Môt số vấn đề hoàn thiện về công tác chi phí bán hàng và kế toán quản lý
3.Chiphí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm
Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Doanh nghiệp thơng mại cần phải bán đợc hàng hoá và bán đợc nhiều thì mới có khả năng thu đợc doanh lợi cao, đứng vững và phát triển. Hàng hoá không bán đợc thì doanh nghiệp bị thua lỗ và có nguy cơ phá sản. Vì vậy, để bán đợc hàng hoá, ngoài vấn đề chất lợng, giá cả, hợp thị hiếu tiêu dùng thì doanh nghiệp phải tìm mọi cách để ngời tiêu dùng hiểu biết về hàng hoá. Quảng cáo sẽ thông tin cho ngời tiêu dùng biết đợc hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh và bản thân doanh
nghiệp thì quảng cáo còn có tác dụng đẩy khách hàng ra xa đối thủ cạnh tranh và kéo khách hàng về phía mình.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của quảng cáo, ngày nay các doanh nghiệp đầu t ngày càng lớn cho các chi phí quảng cáo. Chi phí này phát sinh tơng đối lớn và hiệu quả của nó có thể liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh. Do vậy xét trên góc độ hạch toán kế toán thì kế toán nên mở thêm khoản mục “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm” để theo dõi riêng khoản chi phí này. Khi đó kế toán mở thêm tài khoản cấp II của TK 641 “chi phí bán hàng” là TK 6419 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm”.
Kết cấu TK này nh sau:
TK 6419 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm thực tế phát sinh
- Các khoản giảm chi phí
- K/C sang TK 911 để xác định KQKD hoặc TK 142
Cuối kỳ TK này không có số d.
Đối với công ty AGREXPORT, kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau: hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu, hàng kinh doanh nội địa thì công ty có thể mở thêm một số TK chi tiết cho từng hoạt động nh sau:
- TK 64191 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng XK” - TK 64192 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng NK” - TK 64193 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hàng KDNĐ”
Khi chi phí quảng cáo phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động nào thì kế toán trực tiếp đến hoạt động đó. Đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm liên quan đến nhiều hoạt động thì sẽ đợc hạch toán riêng và đến cuối kỳ căn cứ vào doanh số bán hàng để tiến hành phân bổ cho từng hoạt động.
Ngoài ra, kế toán công ty cũng có thể phân bổ dần chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm để tránh làm cho tổng chi phí bán hàng tăng đột ngột. Cụ thể nh sau:
Khi phát sinh chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm kế toán tập hợp vào TK 142 “Chi phí trả trớc” ghi:
Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1421) Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
Đến cuối mỗi kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành phân bổ cho kỳ kinh doanh đó:
Nợ TK 6419 “Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm” Có TK 142 “Chi phí trả trớc”
Việc tách chi phí quảng cáo thành một khoản mục riêng trong tổng chi phí bán hàng là cần thiết bởi lẽ chi phí này thờng phát sinh rất lớn, liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh. Nếu không có biện pháp quản lý chặt chẽ sẽ làm giá thành hàng hoá lên quá cao, ảnh hởng mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
4.Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo nhóm hàng
Hiện nay công ty AGREXPORT đang tiến hành kinh doanh tơng đối nhiều mặt hàng. Vì vậy, việc phân tích hoạt động kinh doanh của từng nhóm hàng và mặt hàng là cần thiết. Từ đó, giúp ban giám đốc cũng nh kế toán trởng đa ra các quyết định tài trợ một cách chính xác kịp thời nhằm đạt đợc mục tiêu kinh doanh của công ty.
Để theo dõi chi tiết từng nhóm hàng kinh doanh, cần giải quyết một số vấn đề sau:
- Việc phân loại hàng hoá: Theo chúng tôi, công ty AGREXPORT có thể phân loại các mặt hàng kinh doanh thành từng nhóm hàng sau:
+ Nhóm hàng nông sản: Lạc nhân, hồi, quế, dầu cọ, chè + Nhóm hàng thuốc trừ sâu các loại
+ Nhóm hàng tiêu dùng: Phẩm nhuộm, mỹ phẩm, sữa các loại
Kế toán mở các tài khoản chi tiết phản ánh chi phí phát sinh theo từng nhóm hàng mặt hàng kinh doanh tơng ứng với từng ký hiệu A - đối với nhóm hàng nông sản, B - đối với nhóm hàng thuốc trừ sâu, C - đối với nhóm hàng tiêu dùng.
TK 6411A “Chi phí nhân viên hàng nông sản”. TK 6411B “Chi phí nhân viên hàng thuốc trừ sâu”. TK 6411C “Chi phí nhân viên hàng tiêu dùng”. Tơng tự . . .
- Tiến hành phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trực tiếp và chi phí chung. Những chi phí phát sinh liên quan đến nhóm hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho nhóm hàng đó. Còn những chi phí liên quan đến nhiều nhóm hàng thì phân bổ theo những tiêu thức hợp lý. Việc lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí chung hợp lý đợc xem là vấn đề quan trọng nhất. Bởi vì mỗi một nhóm hàng hoá có một đặc điểm là dung lợng chi phí khác nhau, bản thân các chi phí có các tính chất khác nhau và công dụng khác nhau đối với từng nhóm hàng hoá. Do đó không thể sử dụng một tiêu thức phân bổ mà tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi phí mà lựa chọn thích hợp.
Tiêu chuẩn phân bổ hợp lý là tiêu chuẩn sẵn có căn cứ khoa học, bảo đảm phân bổ chính xác cho từng đối tợng chịu chi phí đóng thêm phải phù hợp với điều kiện, đặc điểm hoạt động của công ty.
Sau khi tập hợp chi phí chung, ta tiến hành phân bổ cho từng nhóm hàng. Để bảo đảm tính chính xác, đơn giản và khoa học có thể lựa chọn các tiêu thức phân bổ sau:
Chi phí này có thể lựa chọn tiêu thức doanh thu làm tiêu chuẩn phân bổ bởi vì công ty AGREXPORT vận dụng trả lơng theo doanh thu trên cơ sở cấp bậc, năm công tác.
Khi phân bổ chi phí này dùng công thức sau: n) , . . . 1, (i = = i Li xd D TL C (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong đó: CLi là chi phí tiền lơng phân bổ cho nhóm hàng i. D tổng doanh thu bán hàng nhomd hàng i.
i số nhóm hàng.
* Đối với chi phí khấu hao TSCĐ.
Chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến nhóm hàng nào thì tính trực tiếp cho nhóm hàng đó. ở công ty AGREXPORT chi phí khấu hao theo TSCĐ bộ phận bán hàng bao gồm chi phí khấu hao kho dự trữ hàng hoá, khấu hao cửa hàng . . . kho bảo quản, dự trữ hàng hoá chung cho tất cả các nhóm hàng mà cha có kho dự trữ riêng. Do vậy chi phí khấu hao TSCĐ có thể phân bổ theo diện tích sử dụng. Nghĩa là nhóm hàng nào chiếm nhiều diện tích sử dụng thì chịu nhiều chi phí khấu hao và ngợc lại.
Công thức phân bổ đợc sử dụng nh sau: n) , . . . 1, (i = i KHi xS S KH C
Trong đó: CKHi là chi phí khấu hao phân bổ cho nhóm hàng i. KH là tổng chi phí khấu hao cần phân bổ.
S là tổng diện tích sử dụng.
Si là tổng diện tích sử dụng cho nhóm hàng thứ i. i là số nhóm hàng.
Chi phí vận chuyển nhiều hay ít không chỉ phụ thuộc vào khối lợng vận chuyển mà còn phụ thuộc vào quãng đờng vận chuyển. Do vậy để đảm bảo phân bổ chính xác chi phí vận chuyển cho từng nhóm hàng, công ty nên lựa chọn tiêu thức phân bổ là khối lợng hàng hoá vận chuyển trong kỳ. Theo công thức:
) ,..., 1 ( i n xKL KL C C V i Vi = =
Trong đó: CVi là chi phí vận chuyển phân bổ cho nhóm hàng i. CV là tổng chi phí vận chuyển cần phân bổ.
KL là khối lợng hàng hoá vận chuyển.
KLi là khối lợng vận chuyển hàng hoá của nhóm hàng i.
Trong trờng hợp vận chuyển hàng hoá cồng kềnh cần phải xác định thêm tỷ lệ cớc khống thì mới có thể bảo đảm tính ra chi phí vận chuyển cho các nhóm hàng chính xác. Khi đó: K T KL K − = 1
Trong đó: K là khối lợng hàng hoá để phân bổ. TK là tỷ lệ cớc khống.
* Đối với các khoản mục khác, công ty có thể phân bổ chi phí chung theo doanh số bán ra và sử dụng công thức sau:
n) , . . . 1, (i = = i Ki xD D CK C
Trong đó: CKi là chi phí phân bổ cho nhóm hàng i. CK là tổng chi phí cần phân bổ.
D là tổng doanh thu bán hàng.
Di là doanh thu bán hàng nhóm hàng i.
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào các số liệu trên các tờ kê chi tiết đã đ ợc phân bổ cùng với các chi phí phát sinh trực tiếp của từng nhóm hàng tiến hành tổng hợp chi phí bán hàng theo khoản mục đối với từng nhóm. Sau đó tổng hợp chi
phí bán hàng của tất cả các nhóm hàng trong toàn doanh nghiệp. Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại và hàng bán ra đợc tiến hành theo từng nhóm hàng. Tất cả các khoản mục chi phí đều đợc phân bổ. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra để kết chuyển chi phí:
Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Có Tk 641 “Chi phí bán hàng”
Mẫu tờ kê chi tiết theo nhóm hàng kinh doanh nh sau: Tờ kê chi tiết chi phí nhóm hàng nông sản (trang bên)
Chứng từ Diễn giải PS nợ PS có TK đối ứng Vụ việc
6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu 6413 Chi phí CCDC 6414 Chi phí KHTSCĐ 6415 Cớc vận tải hàng hoá 6416 Phí HQ, KD, HT 6417 Chi phí DV mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 6419 Chi phí quảng cáo
Cộng
+ Trình tự hạch toán chi phí bán hàng chi tiết theo mặt hàng kinh doanh nh sau: Chứng từ về CPBH Chi phí chung Chi phí trực tiếp Nhóm hàng NS hàng TTSNhóm hàng TDNhóm Sổ cái TK 641 Bảng kê chứng từ CPPH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});