78 Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty cổ phân hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

78 Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty cổ phân hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

Lới nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, lợi nhận đợc coi là một tiêu chí quan trọng, làmục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều hớng tới Khi tiến hành bất kỳ mọihoạt động nào, ngời ta đều phải tính toán đến lợi nhận mà mình có thể thu đợc từhoạt động đó Có thể nói kinh tế thị trờng là kết quả tất yếu của sự phát triển xãhội mà ở đó các doanh nghiệp, các cá nhân tiến hành hoạt động sản xuất kinhdoanh bằng cách hay cách khác, cạnh tranh nhằm chiếm lĩnh thị trờng để đạt tớimục tiêu cuối cùng cùng là lợi nhuận Cạnh tranh nhằm mục đích tiêu cuối cùng

là thu đợc lợi nhuận cao, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời,chính xác và đầy đủ các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để khai thác tối đatiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, tạo lợi nhuận có sự phát triển của bản thânmình Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất đợc sử dụng đó là kế toán

Kế toán (hạch toán kế toán) là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụquản lý kinh tế tài chính, có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp và cungcấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, tổ chức và toàn

bộ nền kinh tế Nh vậy, kế toán giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với các nhà quảntrị doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những nộidung lớn của kế toán Nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận - kết quả hoạt độngkinh doanh cuối cùng của chính doanh nghiệp Vì vậy, những thông tin về chi phíluôn đợc các nhà quản trị quan tâm và phân tích Để các khoản chi phí phát sinhtrong quá trình kinh doanh là thấp nhất và lãi thu đợc cao nhất, doanh nghiệp luôn

cố gắng cải tiến, hoàn thiện công tác kế toán chi phí trong đó có chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc hoạch toán đúng đắn chi phí bánhàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - một trong những yếu tố cấu thành chi phíkinh doanh thơng mại, kết hợp những kiến thức đã học ở nhà trờng và nhận thứcthực tế của bản thận, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng vàchi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học(HIPT)"

Do thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều, trình độ chuyên môn còn hạnchế, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết về mặt nội dung

và hình thức, rất mong đợc sự nhận xét, góp ý của các cô chú trong Công ty, cácthầy cô giáo cùng toàn thể các bạn.

Đề tài này hoàn thành với sự giúp đỡ của các anh chị phòng kế toán (Công

ty HIPT), đặc biệt là sự hớng dẫn nhiệt tình của co giao Nguyen Thi Van

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung luận văn này bao gồm:

Chơng I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp và hạch toán chi phí

Chơng II: Thực trạng công tác chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp tại Công ty HIPT

Chơng III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp tại Công ty HITP

Chơng I

Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản

lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí.

I Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1 Khái niệm và vai trò của chi phí đối với doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trờng, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế hoạt độngkinh doanh của các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và thách thức Muốn tồn tại

và phát triển, các doanh nghiệp phải phấn đầu không ngừng nâng cao hiệu quảkinh doanh Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp tất yếu phải phátsinh chi phí, chúng rất đa dạng phức tạp và ảnh hởng không nhỏ đến sản xuấtkinh doanh của mỗi doanh nghiệp Vì vậy phải hiểu chi phí doanh nghiệp là gì?

Chi phí kinh doanh của DNTM là biểu hiện bằng tiền những hao chi phí vềvật chất, về sức lao động và chi phí bằng tiền khác liên quan và phục vụ trực tiếphoặc gián tiếp cho hoạt động kinh doanh của DNTM, trong một thời kỳ nhất định,

đồng thời đợc bù đắp từ doanh thu của DNTM trong thời kỳ đó

Chi phí kinh doanh thơng mại là một trong những vấn đề quan trọng màcác nhà quản lý quan tâm Nó bao gồm bộ phận chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp Nhng trong phạm vi luận văn này, em xin đi sâu nghiên cứu hai

bộ phận của chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá

và lao động vật hoá biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh,quản lý hành chính các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp

Về mặt bản chất, phần lớn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp không làm tăng thêm giá trị và giá sử dụng của hàng hoá mà chỉ có

Những chi phí trực tiếp sản xuất sản phẩm thì mới tạo nên giá trị và giá trị

sử dụng của hàng hoá Chi phí quảng cáo, chào hàng, hoa hồng bán hàng

Tuy nhiên còn một phần nhỏ chi phí bán hàng vẫn tạo ra giá trị sử dụng củasản phẩm Ngời ta gọi đó là những chi phí có tính chất sản xuất trong lu thông.Thuộc loại chi phí này bao gồm chi phí quản lý bao gói, vận chuyển

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí làmgiảm lợi nhuận song chúng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu đợc đối vớidoanh nghiệp Trong quá trình sản xuất và mua bán hàng hoá, các hoạt động đợc

diễn ra một cách trôi chảy, nhanh chóng là nhờ bộ phận quản lý doanh nghiệp.Hai bộ phận có linh hoạt, năng động thì chu kỳ sản xuất và tiêu thụ hàng hoá mớidiễn ra nhanh, rút ngắn đợc khả năng quay vòng vốn từ đó tạo điều kiện thuận lợicho doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Muốn sản xuất và tiêuthụ đợc nhiều sản phẩm liên thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống bánhàng phù hợp, có đội ngũ cán bộ quản lý tốt Để xây dựng đợc đội ngũ cán bộgiỏi, hệ thống bán hàng phù hợp đòi hỏi các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoảnchi phí nhất định để đầu t Do đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao NSLĐ, giúp doanh nghiệptiêu thụ nhiều hàng hoá, thu về nhiều lợi nhuận hơn.

Nh ta đã biết, chi phí ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận, song không vì thế

mà ta cắt giảm hoặc bỏ qua các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sử dụng hợp lý các khoản chiphí sẽ biết tiết kiệm tối thiểu những chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo đợc

kế hoạch, nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp

2 Nội dung, phạm vi của chi phí

Căn cứ vào hiến pháp nớc CHXHCN Việt Nam năm 1992 đã đợc sửa đổi,

bổ sung theo nghị quyết số 51/2001/QH 10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội khoá

X, kỳ họp thứ 10 Luật Quốc Hội nớc CHXHCNVN số 09/2003/ QH ngày17/6/2003 về thuyết thu nhập doanh nghiệp quy định:

Các khoản chi phí hợp lý đợc trừ để tính thu nhập chịu thuế bao gồm:

- Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Mứctính khấu hao đợc căn cứ vào giá trị TSCĐ và thời gian trích khấu hao Cơ sở sảnxuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có hiệu quả kinh tế cao đợc khấu hao nhanhnhng tối đa không quá hai lần mức khấu hao theo chế độ để nhanh chóng đổi mớicông nghệ

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lợng, hàng hoá thực tế sửdụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ liên quan đến doanh thu và thunhập chịu thuế trong kỳ đợc tính theo mức tiêu hao hợp lý và giá thực tế xuất kho

- Tiền lơng, tiền công, phụ cấp theo quy định của bộ luật lao động, tiền ăngiữa ca, trừ tiền lơng, tiền công của chủ doanh nghiệp t nhân, chủ hộ cá thể kinhdoanh và thu nhập sáng lập viên Công ty không trực tiếp tham gia, điều hành sảnxuất, kinh doanh

- Chi phí nghiên cứu khoan học, công nghệ, sáng kiến, cải tiến, y tế, đàotạo lao động theo chế độ quy định, tài trợ cho giáo dục.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nớc, điện thoại, sửa chữa TSCĐ, tiềnthuê TSCĐ, kiểm toán, dịch vụ pháp lý, thiết kế, xác lập và bảo vệ nhãn hiệu hànghoá, bảo hiểm tài sản, chi trả tiền sử dụng tài liệu kỹ thuật, bàng sáng chế, giấyphép công nghệ không thuộc TSCĐ, dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ mua ngoài khác

- Các khoản chi phí cho lao động nữ theo quy định của pháp luật, chi bảo

hộ lao dộng hoặc trang phục, chi bảo vệ cơ sở kinh doanh, chi công tác phí, tríchnộp quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của cơ sở kinh doanh

sử dụng lao động, kinh phí công đoàn, chi phí hỗ trợi cho hoạt động của Đảng

đoàn thể tại cơ sở kinh doanh, khoản trích nộp hình thành nguồn chi phí quản lýcho cấp trên và các quỹ của hiệp hội theo chế độ quy định

- Chi trả lãi tiền vay vốn của sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ ngânhàng và các tổ chức tín dụng khác, của các tổ chức kinh tế theo lãi suất thực tế,chi trả tiền vay của các đối tợng khác theo lãi suất thực tế khi ký kết hợp đồngvay, nhng tối đa không quá 1.2 lần mức lãi suất cho vay của ngân hàng thơng mạitại thời điểm này

- Trích các khoản dự phòng theo chế độ quy định

- Trợ cấp thôi việc cho ngời lao động

- Chi phí về tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại liên quan trực tiếp đến hoạt độngsản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ và các khoản chi phí khác đợc khống chếtối đa không quá 10% tổng số chi phí, đối với hoạt động thơng nghiệp, tổng sốchi phí để xác định mức khống chế bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra

- Các khoản thuế, phí, lệ phí, tiền thuê đất phải nộp có liên quan đến hoạtdộng sản xuất, kinh doanh hàng hoá , dịch vụ đợc tính vào Chi phí hợp lý

- Chi phí quản lý kinh doanh do công ty nớc ngoài phân bổ cho cơ sở thờngtrú tại Việt Nam theo quy định của Chính phủ

- Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ của tổ chức, cá nhân không kinh doanhkhông có hoá đơn chứng từ do Chính phủ quy định

Các khoản chi phí sau không đợc tính vào chi phí hợp lý:

- Các khoản trích trớc vào chi phí mà thực tế không chi

- Các khoản chi không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp

- Các khoản tiền phạt, các khoản chi không liên quan đến doanh thu tính từthuế và thu nhập chịu thuế

- Các khoản chi do các nguồn vốn khác đài thọ

Quốc hội phải quy định nội dung, phạm vi chi phí bán háng và Chi phíquản lý doanh nghiệp để tránh tình trạng các Công ty khai báo sai sự thật về cáckhoản chi của mình, nhằm hạn chế sự gian lận trong kinh doanh, hạn chế đợc sựchi tiêu lãng phí Công ty khi chi tiêu quá lớn so với thu nhập hoặc có những khoảnchi tiêu không đúng mục đích đã xoá dấu vết bằng việc chi không chúng vào nhữngkhoản chi phí khác của Công ty, gây ra thiệt hại phi lý trong sổ sách kế toán

Để tránh bớt tình trạng gian lận trong kinh doanh và làm giảm tỷ lệ nạntham ô, tham nhũng trong xã hội đòi hỏi Quốc hội phải quy định rõ ràng phạm vi

về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

2.2) Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý là một chỉ tiêu chất lợng quan trọngphản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh Đồng thời nó ảnh hởng trực tiếp

đến lợi nhuận của doanh nghiệp Do vậy, việc quản lý chi phí phải tuân theonguyên tắc tiết kiệm trên cơ sở đảm bảo nâng cao chất lợng hoạt động kinhdoanh Để phục vụ cho công tác quản lý, Chi phí bán hàng và Chi phí quản lýdoanh nghiệp đợc phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Đối với DNTM, cóthể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo những tiêuthức sau:

2.2.1) Phân loại theo nội dung kinh tế:

a) Chi phí bán hàng bao gồm:

- Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ tiền lơng doanh nghiệp phải trảcho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hoá bao gồm: Lơngchính, lơng phụ, các khoản phụ cấp kém theo nh phụ cấp khu vực, độc hại, tríchbảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn

- Chi phí vật liệu, bao bì: là những khoản chi phí mua vật liệu, bao bì để sửdụng cho việc bao gói, bảo quản hàng hoá, sản phẩm trong quá trình tiêu thụ vậtliệu sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng

- Chi phí công cụ, đồ dùng: là những chi phí mua sắm công cụ, đồ dùng, sửdụng ở bộ phận bán háng

- Chi phí khấu háo TSCĐ: là giá trị hao mòn của TSCĐ dùng cho khâu bánhàng nh nhà kho, cửa hàng, phơng tiện bố dỡ, vận chuyển, phơng tiện đo lờng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trảcho ngời cung cấp về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng nh chi phíthuê kho bãi, cửa hàng, chi phí thuê bốc dỡ, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, hoahồng đại lý bán hàng, hoa hồng uỷ thác xuất khẩu, dịch vụ thông tin quảng cáo

- Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm bị hhỏng trong thời hạn bảo hành

- Chi phí khác bằng tiền: là toàn bộ các chi phí ngoài các khoản mục trên

nh chi phí giao dịch giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng

b) Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả chocán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp nh tiền lơng, các khoản phụ cấp, tríchbảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn

- Chi phí vật liệu quản lý: là toàn bộ những khoản chi phí mua vật liệu sửdụng cho công tác quản lý nh văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định

- Chi phí đồ dùng văn phòng; là chi phí về giá trị hao mòn của tài sản cố địnhdùng ở bộ phận quản lý và các tài sản khác sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp

- Thuế, phí và lệ phí: là những khoản chi nộp thuế môn bài, thuế nhà đất vàcác khoản phí, lệ phí khác

- Chi phí dự phòng: là những khoản chi đợc lập dự phòng về giảm giá hàngtồn kho, phải thu khó đòi trong quá trình quản lý doanh nghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trảcho ngời cung cấp dịch vụ để sử dụng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp

nh tiền điện, nớc, điện thoại, tiền thuê nhà, thuê sửa chữa tài sản cố định

- Chi phí khác bằng tiền: là các khoản chi phí khác phát sinh trong quátrình quản lý kinh doanh, quản lý chính ngoài các khoản chi trên nh chi phí hộinghị, tiếp khách, công tác phí, chi đào tạo, bồi dỡng

2.2.2 Phân loại theo mối quan hệ khối lợng hoạt động.

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc chia thành 3 loại sau: Biến phí (chi phí khả biến): là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệthuận với biến động mức độ hoạt động Biến phí khi tính cho một đơn vị thì nó ổn

định, không thay đổi Các chi phí thuộc biến phí nh giá vốn của hàng hoá muavào để bán lại, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng đại lý bán hàng, chi phí về hoạt

động sửa chữa

- Định phí (chi phí bất biến): là những khoản chi phí không biến đổi khimức độ hoạt động trong motọ phạm vi nhất định nào đó nhng khi tính cho một

đơn vị hoạt động thì định phí thay đổi Khi mức độ hoạt động tăng thì định phítính cho một đơn vị hoạt động giảm và ngợc lại Định phí bao gồm chi phí khấuhao, thuê tài sản, chi phí quảng cáo, chi phí lơng, chi phí về đào tạo nhân viênnghiên cứu

- Chi phí hỗn hợp: là loại Chi phí mà bản thân nó bao gồm cả yếu tố địnhphí lẫn biến phí ở mức độ hoạt động căn bản, Chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc

điểm của chi phí, quá mức độ hoạt động đó nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí.Chi phí hỗn hợp bao gồm: chi phí về điện, nớc, sửa chữa TSCĐ, dịch vụ muangoài, bảo trì, điện thoại

2.2.3 Phân loại theo bản chất kinh tế

theo cách phân loại này, chi phí lao động bổ sung thêm vào những chi phílao động của lĩnh vực sản xuất Hay nói cách khác, nó là những hao phí lao động

để trực tiếp hoàn thành quá trình sản xuất trong lĩnh vực lu thông Thuộc loại chiphí này bao gồm các loại sau:

+ Chi phí chọn lọc Phân loại, bao gói sản phẩm: đó là những chi phí đểhoàn thiện sản phẩm và nó đợc thực hiện trong lĩnh vực lu thông Chi phí này gópphần bảo vệ và nâng cao giá trị của hàng hoá

+ Chi phí vận chuyển: bao gồm chi phí về lao động vật hoá (công cụ lao

động, phơng tiện vận chuyển) và lao động sống (trả lơng cho lái xe, công nhânkhuân vác) nhằm đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng và khi

đó giá trị sử dụng đợc thực hiện

- Chi phí thuần tuý: là những chi phí không làm tăng giá trị và giá trị sửdụng của hàng hoá mà nó chỉ làm thay đổi giá trị của hàng hoá nh chi phí quảngcáo, tiếp thị Loại chi phí này đợc bù đắp bởi bộ phận thu nhập cao tạo ra khihoạt động thơng mại thực hiện chức năng lu thông hàng hoá

Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng dù phân loại theocách nào đó chăng nữa thì mục đích cuối cùng là giúp cho kế toán ghi chép đầy

đủ, chính xác các khoản mục chi phí đã bỏ ra và từ đó kiểm tra chặt chẽ chi phíbán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để có cơ sở tính toán chính xác kết quảkinh doanh

3 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán

3.1- Yêu cầu quản lý

Chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trongchi phí kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, để quản lý chặt chẽ chi phí đòi hỏiphải quản lý theo từng khoản mục chi phí, phải tính đúng, tính đủ các chi phí phátsinh giúp doanh nghiệp tiết kiệm đợc chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quảkinh doanh

3.2 Nhiệm vụ của kế toán.

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ Chúng

ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy, để đáp ứng yêu cầuquản lý, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý có những nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bánhàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong qúa trình kinh doanh, kiểm tratính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và

định mức chi phí Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí bán hàng, chi phíquản lý doanh nghiệp theo từng yếu tố, từng khoản mục và từng địa điểm phátsinh

- Cuối kỳ, kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã tiêu thu trong kỳ Tuy nhiên, trong trờng hợp

đặc biệt, một số doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanhthu hoặc doanh thu ít không tơng xứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp thì cuối cùng kỳ có thể kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phíbán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK422 để chở kết chuyển sang kỳsau khi đã có doanh thu hoặc doanh thu tơng xứng

- Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình chi phíbán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp

II Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành

1 Kế toán chi phí bán hàng

1.1 Hạch toán ban đầu

Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các chứng từ sau:

- Bảng thanh toán tiền lơng

- Phiếu xuất vật t, nguyên liệu, công cụ, dụng cụ

- Bảng tính khấu hao TSCĐ

- Hoá đơn GTGT của bên cung cấp dịch vụ, giấy báo nợ của ngân hàng,phiếu chi tiền mặt, chứng từ lập về các khoản trích bảo hành hàng hoá.

- Các chứng từ khác có liên qua

1.2 Tài khoản sử dụng.

Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK641 - chi phíbán hàng

Kết cấu:

Tập hợp chi phí bán hàng

phát sinh trong chu kỳ

- Các khoản thu đợc ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng

- Hàng tháng, khi tính tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên

đóng gói, bảo quản, bốc dỡ vận chuyển hàng hoá tiêu thụ, kế toán ghi

Có TK 152 : Nguyên liệu, vật liệuKhi mua vật liệu sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng ghi :

Nợ TK 641 (6412): Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK 111,112 : tiền mặt , tiển gửi Ngân hàng

- Khi xuất kho công cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận bán hàng Nếu công cụ,dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phíbán hàng

Nợi TK 641 (6413): Chi phí bán hàng

Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ

- Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổdần vào chi phí bán hàng có thể thực hiện theo hai phơng pháp phân bổ sau:

Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ

Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50% giá trị công cụ, dụng cụxuất dùng) vào chi phí bàn hàng ghi :

Nợ TK 641 (6413): Chi phí bán hàng

Có TK 142 (1412): Chi phí trả trớcKhi báo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sử dụng theo quy định, kế toántiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ vào chi phí bán hàng theocông thức:

Kế toán ghi :

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (Giá trị phế liệu thu hồi nếu có)

Nợi Tk 138 : Phải thu khác (Số tiền bồi thờng vật chất phải thu hồi đối vớingời làm hỏng, làm mất.)

Nợ TK 641: (Số phân bổ lần hai cho các đối tợng sử dụng )

Có Tk 142 (1421): Chi phí trả trớc

b Trờng hợp phân bổ nhiều lần

+ Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ phải căn cứ vào giá trị thời gian và mức

độ tham gia của chúng trong quá trình sử dụng để xác định số lần phải phân bổ vàmức chi phí phân bổ mỗi lần từng loại công cụ, dụng cụ Căn cứ để xác định mứcchi phí phải phân bổ mỗi lần có thể là thời gian sử dụng hoặc lợng sản phẩm, dịch

vụ mà công cụ tham gia kinh doanh trong từng kỳ hạch toán

Phơng pháp hạch toán tơng ứng trờng hợp phân bổ nhiều lần, kế toán đềuphải tuân theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí để đảm bảo tổng số chi phí phân

bổ phù hợp với số chi phí đã phát sinh và đúng đối tợng chịu chi phí

- Trờng hợp mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng, nếugiá trị công cụ, dụng cụ không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí bán hàngtrong kỳ, ghi:

Đồng thời, ghi Nợ TK 009: Số khấu hao đã tính

- Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài sử dụng ở bộ phận hàng nh tiền

điện, tiền nớc, dịch vụ thông tin kế toán ghi:

- Khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn ë bé phËn b¸n hµng nh chiphÝ giao dÞch, giíi thiÖu s¶n phÈm, chi phÝ héi nghÞ kh¸ch hµng kÕ to¸n ghi:

+Đối với những doanh nghiệp có kỳ phát sinh chi phí phù hợp với kỳghi nhận thu nhập, chi phí bán hàng kết chuyển cho sản phẩm hàng hoá tiêu thụ,

kế toán ghi:

Nợ TK 991 : Xác định kết quả

Có TK 641 : Chi phí bán hàng

+ Đối với doanh nghiệp có phân bổ chi phí bán hàng cho kỳ sau, kế toán ghi:

Nợ TK 141 (1412) : Chi phí chờ kết chuyển

Có TK : Chi phí bán hàng

1.4 Sổ kế toán.

Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu

về nghiệp vụ kinh tế chứng từ gốc Việc vận dụng hợp lý hình thức sổ kế toán sẽphát huy đợc chức năng giám đốc của kế toán, cung cấp đợc đầy đủ, chính xác,kịp thời các chỉ tiêu cần thiết cho quản trị sản xuất kinh doanh, có khả năng đơngiản hóa, giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu, nâng cao hiệu suất công tác kế toán

Kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng trong bốn hình thức kế toán sau:

- Hình thức nhật ký sổ cái

- Hình thức nhật ký chung

- Hình thức chứng từ ghi sổ

- Hình thức nhật ký sổ cái

Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, tập hợp chi phí, kế toán

sử dụng các sổ sau: Nhậ ký sổ cái, Sổ chi tiết chi phí bán hàng

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết

Sổ nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

* §èi víi h×nh thøc chøng tõ ghi sæ.

KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng sö dông c¸c sæ: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, sæc¸i TK 641, Sæ kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng

Tr×nh tù ghi chÐp theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n: Chøng tõ ghi sæ

* §èi víi h×nh thøc nhËt ký chung:

KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng sö dông c¸c sæ sau: Sæ nhËt ký chung, sæ kÕ to¸nchi tiÕt chi phÝ b¸n hµng, sæ c¸i TK 641

Chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc

Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sè (thÎ) chi tiÕt

Tr×nh tù ghi chÐp theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n: NhËt ký chung.

* §èi víi h×nh thøc nhËt ký chøng tõ

KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng sö dông c¸c sæ sau: Sæ nhËt ký chøng tõ sæ 1, 2,

7, 8: b¶ng kª sè 5; sæ c¸i TK 641; sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng

Tr×nh tõ ghi chÐp theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n: NhËt ký chøng tõ

2 Sơ đồ chi phí quản lý doanh nghiệp.

2.1 Hạch toán ban đầu

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đòi hỏi tất cả các khoản chi phí phátsinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp Các chứng từ kế toán sử dụng tuỳthuộc vào mội dung các khoản mục chi phí

- Bảng tính lơng, bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lơng, bảng tính tríchphân bổ

- Phiếu xuất kho, biên bản vật liệu dôi thừa, biên bản thanh lý các tài sản vàcác phế liệu thu hồi

- Bảng tính trích khấu hao TSCĐ, thẻ TSCĐ

- Các hoá đơn (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng)

2.2 Tài khoản sử dụng

Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán thị trờng sử dụng TK 642

- chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nội dung: TK642 đợc dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanhnghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí đó

- Kết cấu

TK 642Tập hợp chi phí quản lý DN phát sinh

TK 642 đợc chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai

TK 6421: Chi phí nhân viên quan lý

TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

- Khi tính lơng, các khoản phụ cấp trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp,kết toán ghi:

Nợ TK 642 (6421) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Phải trả công nhân viên

- Trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác

- Khi xuất vật liệu sử dụng ở bộ phận quản lý, nếu trị giá vật liệu khôngloén kế toán ghi nhận toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642 (6422) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152 (611): Nguyên liệu, vật liệu+ Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trớc vào chi phí quản lí doanhnghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6422): Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 153 (611): Công cụ, dụng cụ

- Trờng hợp xuất công cụ, dụng cụ với khối lợng lớn, giá trị lớn, đợc phân

bổ nhiều lần có hai phơng pháp thực hiện

+ Phơng pháp 1: Phơng pháp phân bổ hai lần

(phơng pháp phân bổ 50%)Khi xuất dùng

Nợ TK 142: Trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất sử dụng

Có TK 153Khi phân bổ lần 1

Nợ TK 642 (6423) : 50% trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng

Có TK 142 (1421)

Khi công cụ, dụng cụ, đồ dùng đợc bảo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sửdụng theo quy định Kết toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại vào chi phí sản xuấtkinh doanh theo công thc sau:

Giá trị công

cụ, dụng cụ =

Giá trị của công cụ, dụng cụ

- Giá trị của phế liệu thu hồi

hoặc các khoản bồi thờng2

Sau đó kế toán ghi:

Là phơng pháp mà căn cứ vào giá trị, thời gian và mức độ sử dụng các công

cụ, dụng cụ để chia thành nhiều phần bằng nhau

Khi xuất dung:

Nợ TK 142 : Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng

Có TK 153

Định kỳ, kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 142 (1421): Chi phí trả trớcKhi công cụ, dụng cụ hết thời gian sử dụng hoặc bị hỏng, mất nếu giá trịthu hòi (nếu có) mà nhỏ hơn giá trị phân bổ lần cuối:

Nợ TK 152, 183, 111, 112

Có TK 142Nếu giá trị thu hồi lớn hơn giá trị phân bổ lần cuối thì ngoài xử lý nh búttrên, ngời ta phải ghi giảm cả chi phí quản lý

Nợ TK 152, 138, 111, 112 : Giá trị thu hồi

- Khi tính các khoản thuế phải nộp nh thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phícầu đờng, chi phí bảo hiểm phơng tiện, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6425) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 133 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

Có 111 : Tiền mặt

- Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

+ Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợcxác định là không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi) Kế toán tính xác định

số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cầntrích lập năm nay lớn hơn số dự phòng của khoản dự phòng phải thu khó đòi đãtrích lập ở cuối niên độ trớc chứa sử dụng thì số chênh lệch lớn hơn đợc hẹch toánvào chi phí, ghi:

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số d củakhoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hế,thì số chênh lệch đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi

Có Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoànnhập dự phòng phải thu khó đòi)

+ Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc đợcphép xoá nợ Việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiệnhành Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản phải thu khó đòi, ghi:

Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu cha lập dự phòng)

Có TK 131: Phải thu của khác hàng

- Các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền nh chi phí hội nghị, tiếp khác,

đào tạo, bồi dỡng, lãi vay, kế toán ghi:

Nợ TK 624 (6428) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 111 : Tiền mặt

Có TK 152 : Phế liệu thu hồi

Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp đợc kết chuyển:

+ Đối với các doanh nghiệp phân bổ hết để xác định kết quả cho từng hoạt

động kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 911 : Các đinh kết quả kinh doanh

Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp+ Đối với các doanh nghiệp có phân bổ cho kỳ sau, kế toán ghi:

Nh vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời

kỳ Về nguyên tắc nó sẽ kết chuyển hết cho sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong

kỳ để xác định kết quả kinh doanh Tuy nhiên trong trờng hợp đặc biệt, một sốdoanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanh thu hoặc doanhthu quá ít không tơng xứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpthì cuối kỳ có thể kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp sang TK 1422 để chờ kết chuyển sang kỳ sau khi đã códoanh thu hoặc doanh thu tơng xứng

Công thức phân bổ chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) nh sau:

CPBH (CPQLDN)

phân bổ cho HH

tồn kho cuối kỳ =

CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho đầu kỳ

+

+

CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ

- Trị giá hàng tồnkho cuối kỳ Trị giá HH đã bán

trong kỳ

Trị giá HH tồn khó cuối kỳ

CPBH (CPQLDN) phân bổ

cho HH đã bán trong kỳ =

CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho đầu kỳ

+ CPBH (CPQLDN)phát sinh trong kỳ -

CPBHH (CPQLDN) phân

bổ cho HH tồn cuố kỳ

2.4 Sổ kế toán.

Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý của doanhnghiệp mà lựa chọn hình hức kế toán phù hợp Với mỗi mô hình kế toán (tậptrung phân tán hay hỗn hợp) sử dụng các lợi sổ và trình tự ghi sổ khác nhau, kếtoán doanh nghiệp có thể vận dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:

- Hình thức nhật ký sổ cái

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ sau: Nhật ký sổ cái,

sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp

Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký - sổ cái

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng gốc hợp chứng từ gốc

Sổ chi tiết

Sổ nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký chứng

từ 1 2 7, 8; bảng kê số 5; sổ cài TK 624; sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp

Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ

Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

Nhật ký chuyên dùng

Sổ cái Bảng tổng hợp các chi

tiết Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Nhật ký chung

Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Số (thẻ) chi tiết

III Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hang, chi phí quản lý doanh nghiệp.

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản

sử dụng kế toán làm công cụ điều hàn, quản lý và kiểm soát hoạt động kế toán tàichính Bằng phơng pháp riêng, đặc thù nh chứng từ hóa đơn, tài khoản kiểm kê

đánh giá các số liệu, tài liệu do kế toán thu thập, xử lý và cung cấp không chi cógiá trị kinh tế mà còn có giá trị pháp lý cao

Cùng với quá trình cải cách cơ chế quản lý kinh tế hệ thống kế toán ViệtNam đã đợc đổi mới về kế toán trong nền kinh tế thi trờng đã đợc hình thành vàphát triển Khuôn khổ pháp lý về kế toán, chuẩn mực kế toán đã đợc tạo lập phùhợp với yêu cầu, năng lực quản lý và trình độ phát triển của đất nớc Đồng thờicũng vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc chuẩn mực, thông lệ quốc tế về kếtoán Kế toán Việt Nam đã từng bớc hội nhập với kế toán các nớc trong khu vực

và thế giới, góp phần tạo lợi nhuận có môi trờng đầu t ở Việt Nam Hệ thống kếtoán Việt Nam (hệ thống kế toán Nhà nớc, hệ thống kế toán doanh nghiệp) đã và

đang đợc xây dựng, kế toán đã góp phần tăng cờng kỷ luật kinh tế tài chính quốcgia

Tuy nhiên trớc yêu cầu đổi mới và phát triển kinh tế xã hội Hệ thống kếtoán Việt Nam và hoạt động kế toán trong toàn bộ nền kinh tế bộc lộ những yếu

kém và bất cập Quá trình đổi mới kế toán còn chậm; số liệu tài liệu kế toán còncha thực sự khách quan, độ tin cậy cha cao, cha là chỗ dựa vững chắc cho cácquyết dịnh quản lý, cha là công cụ sắc bén cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản,vốn liếng hoạt động kinh tế, kế toán đã không ngăn chặn có hiệu quả các hành vi

vi phạm pháp luật, vi phạm kỷ luật tài chính, gian lận thơng mại, vi phạm tài sảncủa Nhà nớc (đặc biệt là trong hoàn thuế GTGT, trốn thuế, chi phí xây dựng cơbản, chi tiêu ngân quỹ Nhà nớc ) Cá biệt có trờng hợp đã thông đồng, sử dụng

kế toán đê hợp thức hoá, hợp pháp hoá hoặc che dấu các hành vi vi phạm gian lận,tham ô, chiếm đoạt tài sản, công quỹ

Với t cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lýtài chính trong nền kinh tế thị trờng, mở cửa và hội nhập, kế toán cần tiếp tụchoàn thiện, phát triển Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đợc tiến hành toàndiện trên tất cả các nội dung của công việc kế toán Là bộ phận quan trọng của kếtoán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nằm trong quá trìnhhoàn thiện đó

Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mộtcách đúng đắn giúp cho công tác tính giá thành sản phẩm đợc tốt hơn, giảm thiểunhững chi phí không cần thiết Đồng thời, nó giúp cho hệ thống chứng từ, tàikhoản, sổ sách đợc tốt hơn Phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của từngdoanh nghiệp, đám ứng đầu đủ thông tin và quá trình lu chuyển hàng hoá nângcao hiệu quả kinh doanh

Nh vây, quá trình hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp là nền tảng cho sự ổn định, tồn tại và phát triển Nó đóng vai trò không thểthiếu đợc đối với mỗidn, đảm bảo cho doanh nghiệp lấy thu bù chi, có lãi, giúpdoanh nghiệp đứng vững tên thị trờng và không ngừng mở rộng quy mô hoạt động

2 Nội dung hoàn thiện

2.1 Về hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc toàn bộ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việchạch toán cổng hợp và hạch toán chi tiết Hoàn thiện quá trình hạch toán ban đầu

la sự hoàn thiện về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển cua chứng từ

Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán và báo cáo kế toán phải có chứng từ kế toán

để chứng minh Chứng từ kế toán tài chính là bằng chứng bằng giấy từ chứngminh hoạt động kinh tế tài chính đã diễn ra, đã kết thúc và hoàn thành Để chứng

từ kế toán là bằng chứng tin cậy, đầy đủ cho thông tin kế toán, đòi hỏi "cácnghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán

đều phải lập chứng từ Chứng từ kế toán đợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh

tế tài chính" Đồng thời chứng từ kế toán có giá trị đợc dùng làm căn cứ ghi sổ kếtoán phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ có

đầy đủ các nội dung quy định: tên gọi của chứng từ; số hiệu, ngày tháng và nơilập chứng từ; tên và điạ chỉ của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, nội dungcơ bản của nghiệp vụ kinh tế, quy mô của nghiệp vụ kinh tế và các đơn vị đo lờngcần thiết, đồng thời phải có đủ chữ ký, họ và tên của ngời lập, ngời duyệt vànhững ngời có trách nhiệm, có quyền liên quan đến nghiệp vụ kinh tế Chứng từ

kế toán hợp lệ là chứng từ "đợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, không tẩyxoá, không đợc viết tắt mà phải viết bằng bút mực và chữ phải liên tục, khôngngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo "(khoản 2 và khoản 3 điều 19)

Chức năng chứng từ có ý nghĩa to lơn nh vậy trong công tác quản lý, do đóphải thờng xuyên hàon thiện chế độ ghi chép ban đầu sao cho phù hợp để đáp ứngcác yêu câu cả về nội dung lẫn hình thức Vấn đề cơ bản cua hoàn thiện chứng từ

là phải tiến hành đồng thời hai quá trình: tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bảnchứng từ Các chỉ tiêu trong chứng từ cần rõ ràng, phù hợp với các chỉ tiêu kếhoạch, số phatsinh các nghiệp vụ kinh tế phải cụ thể, chính xác trong chứng từcần rõ ràng Đơn giản hoá trong mẫu chứng từ, sắp xếp, bố trí lại cơ cấu, nội dungcác chỉ tiêu thuận lợi cho việc ghi chép phù hợp với hiện nay cần cónhững kếhoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hớng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đầu chotng cá nhân, từng bọ phận giúp cho họ có kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hớngdẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đâu cho từng cá nhân, từng bộ phận giúp cho

họ có kế hoạch chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, góp phần tăng năngsuất lao động của cán bộ kế toán Và cần áp dụng rộng rãi chứng từ nhiều lần vàchứng từ tổng hợp giúp cho việc ghi chép, sử dụng đơn giản, giảm nhẹ công việc

kế toán mà vẫn đảm bảo đợc quá trình cung cấp thông tin kịp thời và liên tục

Luân chuyển chứng từ kế toán là việc chuyên chứng từ từ bộ phân này đến

bộ phận khác đê hoàn thiện và ghi sổ kế toán Luân chuyển chứng từ bắt đầu từkhâu đầu tiên là lập chứng từ (tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) cho đến khâu cuốicùng là chuyển chứng từ vào lu trữ

Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trởng đơn vịquy định Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung

vào các bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra và các minh là

đúng thi mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tếphát sinh bao gồm các bớc sau

- Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vàochứng từ

- Kiểm tra, soát xét chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ

- Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán

- Bảo quản, lu trữ chứng từ kế toán

Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng vận độngcho các chứng từ sao cho giảm thấp nhất việc ghi chép kế toán, đảm bảo cung cấpthông tin chính xác, kịp thời và tiện lợi đối chiếu kiểm tra Tuy theo đặc điểm củamỗi loại chứng từ, quy mô hoạt động, quá trình tổ chức kinh doanh, tổ chức quản

lý và hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng, kế toán xây dựng kếhoạch luân chuyên chứng từ cho phù hợp

2.2 Về vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán

Phơng pháp tài khoản kế toán là phơng pháp của kế toán nhằm phân loạicác đối tợng kế toán, để phản ánh và kiểm tra một cách thờng xuyên, liên tục, có

hệ thống số hiệu có và tình hình biến động của từng đối tợng kế toán

Để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ trongviệc cung cấp thông tin tổng hợp theo các chỉ tiêu, kế toán không chi dừng lại ởkhâu hoàn thiện hạch toán ban đầu mà phải tiến hành vận dụng hệ thống tàikhoản sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo tính hợp lý

Tuy nhiên sự vận dụng này phải đợc thể hiện đúng các quy định đanghiện hành

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí giántiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Do đó để quản lý chặt chẽ cácchi phí này cần quản lý theo từng khoản mục chi phí Kế toán tập hợp chi phí phảixuất phát từ nội dung, đặc điểm của đối tợng hạch toán và số lợng tài khoản giảmtối đa những vẫn đảm bảo nhu cầu thông tin đầu đủ cho các nhà quản lý một cáchchi tiết và tổng hợp

Quy trình hạch toán đối với chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Tuy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từngdoanh nghiệp mà kế toán có thể mở chi tiết thêm một số nội dung chi phí

+ Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vàobên nợ của tài khoản TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

+ Tuy theo yêu cầu quản trị, các khoản chi phí đợc hạch toán theo các mụctrên sổ, thẻo kế toán chi tiết

2.3 Về vận dụng hợp lý sổ kế toán

Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu in sẵn có mối liên hệ mật thiết với nhaudùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phơng pháp kế toántrên cơ sở số liệu từ chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp

Sổ kế toán là khâu cuối cùng của công tác kế toán, là căn cứ để đa ra cácquyết định quản lý Vì vậy, việc vận dụng hợp lý hệ thống sổ sao cho phù hợp vớichế độ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp lựachọn một hình thức kế toán phù hợp Vận dụng hợp lý hệ thống sổ kế toán baogồm những công việc: xác định các loại sổ, kết cấu, cơ sở và phơng pháp ghichép, từ đó đảm bảo hệ thống thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, việc ghi chép

đợc rõ ràng, tránh trùng lặp điều kiện thuận lợi co việc kiểm tra, tổng hợp, đốichiếu số liệu

Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kếtoán sử dụng, kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ kế toán chi tiết chiphí theo từng khoản mục, từng yếu tố chi phí theo từng địa điểm phát sinh

3 ý nghĩa của việc hoàn thiện.

Tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và công tác kế toán tại cácdoanh nghiệp thơng mại

- Đối với công tác quản lý

Hạch toán đúng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp choviệc phản ánh, quản lý kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh,kiểm tra đợc tính hợp lý, hợp lệ từng khoản chi phí từ đó tính chính xác kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ góp phần làm cho việc kiểm tra, kiểmsoát tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện các định mức một cách tốt hơn nhằm

đa ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời Nó đảm bảo tính chính xác thu nhập, ngănngừa hiện tợng tham ô, lãng phí trong kinh doanh, góp phần tiết kiệm chi phínâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Đối với công tác kế toán

Việc hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpgóp phần hoàn thịên công tác kế toán doanh nghiệp, phát huy vai trò cả hạch toántrong quản lý, phát huy vai trò, công dụng của cong tác kế toán trong việc sửdụng nhận thức, khai thác khả năng tiềm tàng, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh

kỹ luật đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả của nhân viên kế toán từ đó tiếtkiệm đợc chi phí hach toán

Nh vậy việc hạch toán hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp là điều kiện rất cần thiết Nó góp phần đảm bảo kế toán là công cụthông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổchức, quản lý, điều hành của doanh nghiệp

Chơng II.

Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần hỗ trợ

phát triển tin học (HIPT)

I Đặc điểm và tình hình chung của Công ty HIPT

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) có trụ sở chính tại 152Thuỵ Khuê - Tây Hồ - Hà Nội

Tên giao dịch: High Performance Technology Joint Company

010000008 do Sở kế hoạch và đầu từ Hà Nội cấp

Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty trach nhiệm hữu hạn thành Công ty

cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 (đồng) lên 5.120.000.000

đồng (năm tỷ một trăm hai mơi triệu đồng Việt Nam) phù hợp với quy mô phát

triển của Công ty Với đặc trng là Công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hoá, nếu

nh trớc đây số vốn của Công ty chi là 0,5 tỷ thi nay với 5.12 tỷ Công ty đã mởrộng quy mô phát triển nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động, xây dựngchiến lợng kinh doanh, mở rộng thi trờng tiêu thụ

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

2.1 Chức năng của Công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực tin học, viễn thông Chức năng chính là chuyển giao Công nghệ

cung cấp dịch vụ t vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông củacác hãng lớn cho các khác hàng Việt Nam.

2.2 Nhiệm vụ của Công ty

Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard(HP) nh máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị kết nối mạng cụ bộ và mạngdiện rộng, các thiết bị ngoại vi khác

Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính (LAN, WAN) trên các môi ờng khác nhau (DOS, netware, Windows, Unit ) dựa trên Công nghệ hệ thốngmở

tr-T vấn và cùng với khác hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thốngthông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu mô hình khác - chủ, dựatrên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới

Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (Intranet), mạngthông tin toàn cầu (Internet), các giải pháp thơng mại điện tử E-commerce và cácdịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet nh: thu tín điện tử, World Wide Web,VOIP, catalog điện tử

3 Đặc điểm kinh doanh.

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý uỷ quyền chínhthức của hãng Hewlett - Packard (HP) từ tháng 7 năm 1994 trong lĩnh vực:

- Các giải pháp tổ chức hệ thông tin LAN, Intranet, Internet

- Các loại máy tính và hệ điều hành, Công cụ phát triển, các thiết bị ngoại

vi, các giải pháp tơng ứng

- Các thiết bị truyền thông, mạng nh LAN, Adapter, Hub, Switch, Router,Modern, cung cấp giải pháp với khả năng đơn giản, hiệu suất cao và giá thànhhợp lý

- Giải pháp quản trị mạng HP Open View

- Các thiết bị ngoại vi chung nh HP Scanner, HP laerject và đsskjet Printer,Hpbackup Drive,

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý cung cấp dịch vụ

kỹ thuật của Hewlett - packard

Ngoài ra HIPT là đại lý đợc uỷ quyền cung cấp thiết bị và giải pháp của cáchãng nổi tiếng khác nh oracle, Cíco, Epson, Microsoft, Strrtú,

HIPT còn cung cấp, nghiên cứu, t vấn công nghệ và dịch vụ tin học là nềntảng trong sự phát triển của Công ty

Trong những năn vừa qua Công ty HIPT đã thiết kế, cung cấp thiết bị lắp

đặt hệ thống mạng cho những khác hàng nh: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công tyhang không Việt Nam, tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, Công ty điện toán vàtruyền thông số liệu (VDC), thông tấn xã Việt Nam, cụ Công nghệ tin học, ngânhàng, tổng cụ địa chính, bộ ngoại giao, báo nhân dân, Công ty điện tử viễn thôngquân đội Đồng thời Công ty cũng thiết kế, xây dựng chơng trình tin học chokhác hàng nh: Trung tâm thông tin t liệu văn phòng Quốc hội, văn phòng Bộ TàiChính, uỷ ban Nhà nớc về ngời Việt Nam ở nớc ngoài, th viện Đại học Quốc gia,

uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tổng Công ty hàng không Việt Nam, TổngCông ty bảo hiểm Việt Nam, thông tân xã Việt Nam, ngân hàng Nhà nớc ViệtNam

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự của Công ty HIPT.

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Công ty đã thay đổi để phục vụ cho yêu cầuquản lý đợc tốt hơn Bộ máy tổ chức của Công ty đợc phân chia theo sản phẩmgiúp cho Công ty thích nghi với sự thay đổi chóng mặt của công nghệ thông tin,

đi sát sự biến động của thị trờng nhu cầu của khách hàng

Tổng giám đốc

đại diện lãnh đạo

Khối văn phòng Khối kinh

doanh tm doanh dự ánKhối kinh doanh giải phápKhối kinh

Phòng Tài chính

kế toán Các phòng kinh doanh phân phối Phòng kinh doanh dự án Các nhóm thị tr ờng

Ban Quản lý Dự án Các phòng kinh doanh

Phòng triển khai và bảo hành

Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, là ngời điềuhành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị

về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn đợc giao

Tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành, quản lý hoạt động của các khối: Khốivăn phòng, khối kinh doanh thơng mại, khối kinh doanh dự án và khối kinh doanhgiải pháp

Khối văn phòng bao bồm phòng tài chính kế toán, bản quản lý dự án và vănphòng tổng hợp

Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ lập sổ sách kế toán theo quy định cuaNhà nớc và hoạt động chuyên môn theo chỉ đoạ của ban giám đốc Công ty, theodõi công nợ, thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định

Ban quản lý dự án có nhiệm vụ tỏ chức triển khai các dự án đầu t, hợp tác kinhdoanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếp của hội đồng quản trị và tổng Giám đốc

Văn phòng tổng hợp có chức năng tổ chức nhân sự, phân loại Công văn,quản lý hồ sơ, giấy từ, dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận, quản lýdấu, chữ ký, sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ HĐQT, ban giám đốc thực hiện lịchlàm việc

Khối kinh doanh thơng mại bao bồm các phòng kinh doanh phân phối, cácphòng kinh doanh thơng mại, tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t, các nhóm chuyên môn,phòng triển khai và bảo hành

Các phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩmnghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh, quan hệ với khác hàng phát triểnthị trờng sản phẩm

Các phòng kinh doanh thơng mại: phòng kinh doanh thơng mại gồm nhiềunhóm dự án và bán lẻ khác nhau Nhóm dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng,

tổ chức triển khai các hợp đồng dự án, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ chocác đơn thầy Nhóm bán lẻ tổ chức phòng trng bày sản phẩm và giải pháp, báogiá, bản lẻ cho khách hàng

Tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t có trách nhiệm xuất nhập khẩu thiết bị tin học,cung cấp vật t phục vụ cho hoạt động kinh doanh

Phòng triển khai và bảo hành: tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp

đồng của cy, cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng, bảo hành thiết bị tin học

Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án, phòng tích hợp

hệ thống, phòng dịch vụ kỹ thuật

Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thi trờng, lập kế hoạchxây dựng dự án, tô chức, theo dõi viên triển khai dự án

Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu các Công nghệmức hệ thống, tham gia xây dựng các giải pháp cung cấp cho khác hàng tạo lậpcác mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống

Phòng dịch vụ kỹ thuật đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành các thiết bị tinhọc, triển khai và đẩy mạnh dịch sửa chữa cho các khách hàng có yêu cầu

Khối kinh doanh giải pháp bao gồm các nhóm thị trờng, bộ phận thiết kế vàlập trình, bộ phận hỗ trợ

Công ty có đội ngũ cán bộ nhan viên chuyên môn kỹ thuật đầy nhiệt huyếtvới tổng số là 160 ngời, có cơ cấu bộ máy tỏ chức đợc thiết lập trên cơ sở mô hìnhtrực tuyến chức năng Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ cao

và có khả năng đảm nhận tốt các công việc trong phạm vi đợc giao

Ban đầu khi mới thành lập (1994) đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là

14 ngời sau 10 năm hoạt động đội ngũ này đã tăng lên rõ rệt và năm 2005 đội ngũcán bộ nhân viên của Công ty là 160 ngời

Sơ đồ phát triển nhân viên của hipt

II Tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đã áp dụng chơng trình kếtoán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máytính Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớtkhối lợng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêucầu về thông tin quản lý Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công tycập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp là cáchkịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đợchiệu quả

Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu t\phức tạp về quản lýngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các búttoán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chitiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán

Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có máy khi có các nghiệp vụkinh tế phát sinh.

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập

ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị Bộ phân kếtoán phải kiểm tra kỹ lỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khikiểm tra và xác minh là dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán

kế toán viên thực hiện Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc, cơ quan chủ quản về

số liệu kế toán cung cấp

- Trởng phòng tài vụ: là ngời tập hợp sô lsiệu từ các phần hành kế toán đểghi vào sỏ cái, tính sổ thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc.Không những vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịutrách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan

Phó giám đốc kiêm kế toán tr ởng

Tr ởng phòng nghiệp vụ

Kế toán

hàng

năm

Kế toán tổng hợp Công nợKế toán tiền l ơng Kế toán

và bảo hiểm

Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ tiền mặtKế toán

Kế toán giao dịch hàng hóa

Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu và vay đối t ợng khác

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ

đến tài sản cố định, tiền lơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản

ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cung với số liệu do kế toán ơcác phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tàichính, báo cáo kế toán

- Kế toán hàng hoá: theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hànghoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 1566, sổchi tiết tài khoản TK 632

- Kế toán công nợ: quảnlý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợphải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ vơi ngời mau, ngời cungcấp hàng hoá, dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhân viênCông ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanhtoán theo hợp đồng và theo chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhậpkho, phiếu chi tiền ) Từ các nguòn phát sinh công nợ, đoon đốc nhắc nhở việcthu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịpthời và chính xác

- Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm teo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bảnphân bổ theo yêu cầu quản lý Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn

bộ số liệu cho trởng phòg tài vụ

Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toánnhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình

Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiệncho viẹc phân công lao động kế toán Hình thức kế toán nhật ký chung thích hợpvới mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán

Chứng từ gốc

Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ (thẻ) chi tiết

Sổ cái TK 111, 112, 211 Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

III Tình hình tổ chức công tác hạch toán kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tai Công ty HIPT

1 Nội dung, phạm vi của chi phí

Trong nền kinh tế thị trờng, mở của, hội nhập kinh tế quốc tế, các doanhnghiệp nói chung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng muốn tồn tại và phát triểnphải không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh Một trong những nhân tố quantrong ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh là yếu tố chi phí Nhận thức đợc điều đó,Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) trong những năm qua đã chútrong tới việc quản lý và hạch toán chi phí kinh doanh

Để thuận tiện cho quá trình hạch toán đồng thời đảm bảo quản lý chặt chẽhơn các khoản mục chi phí, kế toán Công ty đã tiến hành phân loại nội dung chiphí theo tng yếu tố chi phí:

- Chi phí nhân viên

Các chi phí đợc hạch toán vào khoản mục này bao gồm: lơng, các khoảnphụ cấp có tính chât lơng, tiền an giữa ca, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tríchtrên lơng của cán bộ, nhân viên trong Công ty; nhân viên quản lý và nhân viênbán hàng

- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dung

Những chi phí nguyên vật liệu dùng ở bộ phận bán hàng bao gồm vật liệusửa chữa tài sản cố đinh, xăng xe chở hàng

Những chi phí nguyên vật liệu dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp nh vậtliệu sửa chữa tài sản cố định, văn phòng phẩm, tài liệu, xăng xe con, màn chiếu

Những chi phí cong cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phân bán hàng và bộ phậnquản lý nh chi phí ấm chén, chi mua bàn ghế, tủ hồ sơ, bút giấy, điều hoà nhiệt

độ, điện thoại, máy tính

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Những tài sản cố định dùng cho bộ phậnbán hàng va bộ phận quản lý đều đợc tính khấu hao theo quy định của những thiết

Chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận quản lý doanh nghiệp bao gồm nhữngkhoản chi phí doanh nghiệp trả cho ngời cung cấp dịch vụ sử dụng cho hoạt độngquản lý nh tiền điện, nớc, điện thoại thuê sửa chữa tài sản cố định

- Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí bằng tiền phát sinh ở bộ phận bánhàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp nh chi phí hội nghị khác hàng, chi phí giaodịch giới thiệu sản phẩm, chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí đào tạo, bồi d-ỡng, chi phí đặt báo, quét dọn vệ sinh văn phòng

2 Thực tế tổ chức Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT

2.1 Hạch toán ban đầu

Tại Công ty HIPT, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu mộtcách kịp thời, đầy đủ đảm bảo thực hiện các khâu tiếp teo một cách thuận tiện

Các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp của Công ty bao gồm chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài

Chứng từ bên trong bao gồm các phiếu chi, bảng thanh toán lơng của đơn vị Chứng từ bên ngoài bao gồm hoá đona GTGT, hoá đơn bán hàng, tờ khaithuế, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi Các chứng từ đợc lập từ các bộphận có liên quan trong toàn Công ty và ngoài Công ty khi có cácnghiệp vụ kinh

tế phát sinh thuốc phạm vị kinh doanh Khi nhận đợc các chứng từ có liên quan

đến chi phí kinh doanh, kế toán Công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp phápcủa chứng từ Chứng từ là cơ sở để kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán

và lên các sổ, báo cáo tài chính

2.1.1 Chi phí bán hàng

Tại Công ty HIPT, các khoản chi phí sau đợc hạch toán vào chi phí bán hàng: