Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

Lới nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, lợi nhận đợc coi là một tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều hớng tới Khi tiến hành bất kỳ mọi hoạt động nào, ngời ta đều phải tính toán đến lợi nhận mà mình có thể thu đợc từ hoạt động đó Có thể nói kinh tế thị trờng là kết quả tất yếu của sự phát triển xã hội

mà ở đó các doanh nghiệp, các cá nhân tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách hay cách khác, cạnh tranh nhằm chiếm lĩnh thị trờng để đạt tới mục tiêu cuối cùng cùng là lợi nhuận Cạnh tranh nhằm mục đích tiêu cuối cùng là thu đợc lợi nhuận cao, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, chính xác và

đầy đủ các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để khai thác tối đa tiềm năng sẵn

có trong doanh nghiệp, tạo lợi nhuận có sự phát triển của bản thân mình Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất đợc sử dụng đó là kế toán

Kế toán (hạch toán kế toán) là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, tổ chức và toàn

bộ nền kinh tế Nh vậy, kế toán giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những nội dung lớn của kế toán Nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận - kết quả hoạt động kinh doanh cuối cùng của chính doanh nghiệp Vì vậy, những thông tin về chi phí luôn

đợc các nhà quản trị quan tâm và phân tích Để các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh là thấp nhất và lãi thu đợc cao nhất, doanh nghiệp luôn cố gắng cải tiến, hoàn thiện công tác kế toán chi phí trong đó có chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc hoạch toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - một trong những yếu tố cấu thành chi phí kinh doanh thơng mại, kết hợp những kiến thức đã học ở nhà trờng và nhận thức thực tế

của bản thận, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)".

Do thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều, trình độ chuyên môn còn hạn chế, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết về mặt nội dung và hình thức, rất mong đợc sự nhận xét, góp ý của các cô chú trong Công ty, các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn

Đề tài này hoàn thành với sự giúp đỡ của các anh chị phòng kế toán (Công ty HIPT), đặc biệt là sự hớng dẫn nhiệt tình của co giao Nguyen Thi Van

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung luận văn này bao gồm:

Chơng I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí

Chơng II: Thực trạng công tác chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT

Chơng III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp tại Công ty HITP

Chơng I

Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản

lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí.

I Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1 Khái niệm và vai trò của chi phí đối với doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trờng, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và thách thức Muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải phấn đầu không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp tất yếu phải phát sinh chi phí, chúng rất đa dạng phức tạp và ảnh hởng không nhỏ đến sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Vì vậy phải hiểu chi phí doanh nghiệp là gì?

Chi phí kinh doanh của DNTM là biểu hiện bằng tiền những hao chi phí về vật chất, về sức lao động và chi phí bằng tiền khác liên quan và phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động kinh doanh của DNTM, trong một thời kỳ nhất định,

đồng thời đợc bù đắp từ doanh thu của DNTM trong thời kỳ đó

Chi phí kinh doanh thơng mại là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý quan tâm Nó bao gồm bộ phận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nhng trong phạm vi luận văn này, em xin đi sâu nghiên cứu hai bộ phận của chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá

và lao động vật hoá biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp

Về mặt bản chất, phần lớn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không làm tăng thêm giá trị và giá sử dụng của hàng hoá mà chỉ có

Những chi phí trực tiếp sản xuất sản phẩm thì mới tạo nên giá trị và giá trị

sử dụng của hàng hoá Chi phí quảng cáo, chào hàng, hoa hồng bán hàng

Tuy nhiên còn một phần nhỏ chi phí bán hàng vẫn tạo ra giá trị sử dụng của sản phẩm Ngời ta gọi đó là những chi phí có tính chất sản xuất trong lu thông Thuộc loại chi phí này bao gồm chi phí quản lý bao gói, vận chuyển

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí làm giảm lợi nhuận song chúng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu đợc đối với doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất và mua bán hàng hoá, các hoạt động đợc diễn ra một cách trôi chảy, nhanh chóng là nhờ bộ phận quản lý doanh nghiệp Hai bộ phận

có linh hoạt, năng động thì chu kỳ sản xuất và tiêu thụ hàng hoá mới diễn ra nhanh, rút ngắn đợc khả năng quay vòng vốn từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh Muốn sản xuất và tiêu thụ đợc nhiều sản phẩm liên thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống bán hàng phù hợp,

có đội ngũ cán bộ quản lý tốt Để xây dựng đợc đội ngũ cán bộ giỏi, hệ thống bán hàng phù hợp đòi hỏi các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để

đầu t Do đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao NSLĐ, giúp doanh nghiệp tiêu thụ nhiều hàng hoá, thu về nhiều lợi nhuận hơn

Nh ta đã biết, chi phí ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận, song không vì thế mà

ta cắt giảm hoặc bỏ qua các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sử dụng hợp lý các khoản chi phí

sẽ biết tiết kiệm tối thiểu những chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo đợc kế hoạch, nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp

2 Nội dung, phạm vi của chi phí

Căn cứ vào hiến pháp nớc CHXHCN Việt Nam năm 1992 đã đợc sửa đổi, bổ sung theo nghị quyết số 51/2001/QH 10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10 Luật Quốc Hội nớc CHXHCNVN số 09/2003/ QH ngày 17/6/2003 về thuyết thu nhập doanh nghiệp quy định:

Các khoản chi phí hợp lý đợc trừ để tính thu nhập chịu thuế bao gồm:

- Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Mức tính khấu hao đợc căn cứ vào giá trị TSCĐ và thời gian trích khấu hao Cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có hiệu quả kinh tế cao đợc khấu hao nhanh nh-

ng tối đa không quá hai lần mức khấu hao theo chế độ để nhanh chóng đổi mới công nghệ

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lợng, hàng hoá thực tế sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ liên quan đến doanh thu và thu nhập chịu thuế trong kỳ đợc tính theo mức tiêu hao hợp lý và giá thực tế xuất kho

- Tiền lơng, tiền công, phụ cấp theo quy định của bộ luật lao động, tiền ăn giữa ca, trừ tiền lơng, tiền công của chủ doanh nghiệp t nhân, chủ hộ cá thể kinh doanh và thu nhập sáng lập viên Công ty không trực tiếp tham gia, điều hành sản xuất, kinh doanh

- Chi phí nghiên cứu khoan học, công nghệ, sáng kiến, cải tiến, y tế, đào tạo lao động theo chế độ quy định, tài trợ cho giáo dục

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nớc, điện thoại, sửa chữa TSCĐ, tiền thuê TSCĐ, kiểm toán, dịch vụ pháp lý, thiết kế, xác lập và bảo vệ nhãn hiệu hàng hoá, bảo hiểm tài sản, chi trả tiền sử dụng tài liệu kỹ thuật, bàng sáng chế, giấy phép công nghệ không thuộc TSCĐ, dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ mua ngoài khác

- Các khoản chi phí cho lao động nữ theo quy định của pháp luật, chi bảo hộ lao dộng hoặc trang phục, chi bảo vệ cơ sở kinh doanh, chi công tác phí, trích nộp quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của cơ sở kinh doanh sử dụng lao động, kinh phí công đoàn, chi phí hỗ trợi cho hoạt động của Đảng đoàn thể tại cơ sở kinh doanh, khoản trích nộp hình thành nguồn chi phí quản lý cho cấp trên và các quỹ của hiệp hội theo chế độ quy định

- Chi trả lãi tiền vay vốn của sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác, của các tổ chức kinh tế theo lãi suất thực tế, chi trả tiền vay của các đối tợng khác theo lãi suất thực tế khi ký kết hợp đồng vay, nh-

ng tối đa không quá 1.2 lần mức lãi suất cho vay của ngân hàng thơng mại tại thời

điểm này

- Trích các khoản dự phòng theo chế độ quy định

- Trợ cấp thôi việc cho ngời lao động

- Chi phí về tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ và các khoản chi phí khác đợc khống chế tối đa không quá 10% tổng số chi phí, đối với hoạt động thơng nghiệp, tổng số chi phí để xác định mức khống chế bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra

- Các khoản thuế, phí, lệ phí, tiền thuê đất phải nộp có liên quan đến hoạt dộng sản xuất, kinh doanh hàng hoá , dịch vụ đợc tính vào Chi phí hợp lý

- Chi phí quản lý kinh doanh do công ty nớc ngoài phân bổ cho cơ sở thờng trú tại Việt Nam theo quy định của Chính phủ

- Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ của tổ chức, cá nhân không kinh doanh không có hoá đơn chứng từ do Chính phủ quy định

Các khoản chi phí sau không đợc tính vào chi phí hợp lý:

- Các khoản trích trớc vào chi phí mà thực tế không chi

- Các khoản chi không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp

- Các khoản tiền phạt, các khoản chi không liên quan đến doanh thu tính từ thuế và thu nhập chịu thuế

- Các khoản chi do các nguồn vốn khác đài thọ

Quốc hội phải quy định nội dung, phạm vi chi phí bán háng và Chi phí quản

lý doanh nghiệp để tránh tình trạng các Công ty khai báo sai sự thật về các khoản chi của mình, nhằm hạn chế sự gian lận trong kinh doanh, hạn chế đợc sự chi tiêu lãng phí Công ty khi chi tiêu quá lớn so với thu nhập hoặc có những khoản chi tiêu không đúng mục đích đã xoá dấu vết bằng việc chi không chúng vào những khoản chi phí khác của Công ty, gây ra thiệt hại phi lý trong sổ sách kế toán

Để tránh bớt tình trạng gian lận trong kinh doanh và làm giảm tỷ lệ nạn tham

ô, tham nhũng trong xã hội đòi hỏi Quốc hội phải quy định rõ ràng phạm vi về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

2.2) Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý là một chỉ tiêu chất lợng quan trọng phản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh Đồng thời nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Do vậy, việc quản lý chi phí phải tuân theo nguyên tắc tiết kiệm trên cơ sở đảm bảo nâng cao chất lợng hoạt động kinh doanh Để phục vụ cho công tác quản lý, Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Đối với DNTM, có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo những tiêu thức sau:

2.2.1) Phân loại theo nội dung kinh tế:

a) Chi phí bán hàng bao gồm:

- Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ tiền lơng doanh nghiệp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hoá bao gồm: Lơng chính, lơng phụ, các khoản phụ cấp kém theo nh phụ cấp khu vực, độc hại, trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn

- Chi phí vật liệu, bao bì: là những khoản chi phí mua vật liệu, bao bì để sử dụng cho việc bao gói, bảo quản hàng hoá, sản phẩm trong quá trình tiêu thụ vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng

- Chi phí công cụ, đồ dùng: là những chi phí mua sắm công cụ, đồ dùng, sử dụng ở bộ phận bán háng

- Chi phí khấu háo TSCĐ: là giá trị hao mòn của TSCĐ dùng cho khâu bán hàng nh nhà kho, cửa hàng, phơng tiện bố dỡ, vận chuyển, phơng tiện đo lờng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho ngời cung cấp về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng nh chi phí thuê kho bãi, cửa hàng, chi phí thuê bốc dỡ, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, hoa hồng đại

lý bán hàng, hoa hồng uỷ thác xuất khẩu, dịch vụ thông tin quảng cáo

- Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm bị h hỏng trong thời hạn bảo hành.

- Chi phí khác bằng tiền: là toàn bộ các chi phí ngoài các khoản mục trên nh chi phí giao dịch giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng

b) Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả cho cán

bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp nh tiền lơng, các khoản phụ cấp, trích bảo hiểm

y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn

- Chi phí vật liệu quản lý: là toàn bộ những khoản chi phí mua vật liệu sử dụng cho công tác quản lý nh văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định

- Chi phí đồ dùng văn phòng; là chi phí về giá trị hao mòn của tài sản cố định dùng ở bộ phận quản lý và các tài sản khác sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp

- Thuế, phí và lệ phí: là những khoản chi nộp thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác

- Chi phí dự phòng: là những khoản chi đợc lập dự phòng về giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi trong quá trình quản lý doanh nghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho ngời cung cấp dịch vụ để sử dụng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp nh tiền điện, nớc, điện thoại, tiền thuê nhà, thuê sửa chữa tài sản cố định

- Chi phí khác bằng tiền: là các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý chính ngoài các khoản chi trên nh chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi đào tạo, bồi dỡng

2.2.2 Phân loại theo mối quan hệ khối lợng hoạt động.

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc chia thành 3 loại sau: Biến phí (chi phí khả biến): là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với biến động mức độ hoạt động Biến phí khi tính cho một đơn vị thì nó ổn

định, không thay đổi Các chi phí thuộc biến phí nh giá vốn của hàng hoá mua vào

để bán lại, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng đại lý bán hàng, chi phí về hoạt động sửa chữa.

- Định phí (chi phí bất biến): là những khoản chi phí không biến đổi khi mức

độ hoạt động trong motọ phạm vi nhất định nào đó nhng khi tính cho một đơn vị hoạt động thì định phí thay đổi Khi mức độ hoạt động tăng thì định phí tính cho một đơn vị hoạt động giảm và ngợc lại Định phí bao gồm chi phí khấu hao, thuê tài sản, chi phí quảng cáo, chi phí lơng, chi phí về đào tạo nhân viên nghiên cứu

- Chi phí hỗn hợp: là loại Chi phí mà bản thân nó bao gồm cả yếu tố định phí lẫn biến phí ở mức độ hoạt động căn bản, Chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của chi phí, quá mức độ hoạt động đó nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí Chi phí hỗn hợp bao gồm: chi phí về điện, nớc, sửa chữa TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, bảo trì,

điện thoại

2.2.3 Phân loại theo bản chất kinh tế

theo cách phân loại này, chi phí lao động bổ sung thêm vào những chi phí lao động của lĩnh vực sản xuất Hay nói cách khác, nó là những hao phí lao động để trực tiếp hoàn thành quá trình sản xuất trong lĩnh vực lu thông Thuộc loại chi phí này bao gồm các loại sau:

+ Chi phí chọn lọc Phân loại, bao gói sản phẩm: đó là những chi phí để hoàn thiện sản phẩm và nó đợc thực hiện trong lĩnh vực lu thông Chi phí này góp phần bảo vệ và nâng cao giá trị của hàng hoá

+ Chi phí vận chuyển: bao gồm chi phí về lao động vật hoá (công cụ lao

động, phơng tiện vận chuyển) và lao động sống (trả lơng cho lái xe, công nhân khuân vác) nhằm đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng và khi

đó giá trị sử dụng đợc thực hiện

- Chi phí thuần tuý: là những chi phí không làm tăng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mà nó chỉ làm thay đổi giá trị của hàng hoá nh chi phí quảng cáo, tiếp

thị Loại chi phí này đợc bù đắp bởi bộ phận thu nhập cao tạo ra khi hoạt động

th-ơng mại thực hiện chức năng lu thông hàng hoá

Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng dù phân loại theo cách nào đó chăng nữa thì mục đích cuối cùng là giúp cho kế toán ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản mục chi phí đã bỏ ra và từ đó kiểm tra chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để có cơ sở tính toán chính xác kết quả kinh doanh

3 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán

3.1- Yêu cầu quản lý

Chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, để quản lý chặt chẽ chi phí đòi hỏi phải quản lý theo từng khoản mục chi phí, phải tính đúng, tính đủ các chi phí phát sinh giúp doanh nghiệp tiết kiệm đợc chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh doanh

3.2 Nhiệm vụ của kế toán.

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ Chúng

ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý có những nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong qúa trình kinh doanh, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng yếu tố, từng khoản mục và từng địa điểm phát sinh

- Cuối kỳ, kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã tiêu thu trong kỳ Tuy nhiên, trong trờng hợp đặc biệt, một số doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanh thu hoặc doanh thu ít không tơng xứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp thì cuối cùng kỳ có thể kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK422 để chở kết chuyển sang kỳ sau khi đã

có doanh thu hoặc doanh thu tơng xứng

- Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp

II Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành

1 Kế toán chi phí bán hàng

1.1 Hạch toán ban đầu

Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các chứng từ sau:

- Bảng thanh toán tiền lơng

- Phiếu xuất vật t, nguyên liệu, công cụ, dụng cụ

- Bảng tính khấu hao TSCĐ

- Hoá đơn GTGT của bên cung cấp dịch vụ, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt, chứng từ lập về các khoản trích bảo hành hàng hoá

- Các chứng từ khác có liên qua

1.2 Tài khoản sử dụng.

Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK641 - chi phí bán hàng

Kết cấu:

Tập hợp chi phí bán hàng

phát sinh trong chu kỳ

- Các khoản thu đợc ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng

đã tiêu thụ

- Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại

- Hàng tháng, khi tính tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên

đóng gói, bảo quản, bốc dỡ vận chuyển hàng hoá tiêu thụ, kế toán ghi

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có TK 111,112 : tiền mặt , tiển gửi Ngân hàng

- Khi xuất kho công cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận bán hàng Nếu công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí bán hàng

Nợi TK 641 (6413): Chi phí bán hàng

Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ

- Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổ dần vào chi phí bán hàng có thể thực hiện theo hai phơng pháp phân bổ sau:

Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ

Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50% giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng) vào chi phí bàn hàng ghi :

Nợ TK 641 (6413): Chi phí bán hàng

Có TK 142 (1412): Chi phí trả trớcKhi báo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sử dụng theo quy định, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ vào chi phí bán hàng theo công thức:

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (Giá trị phế liệu thu hồi nếu có)

Nợi Tk 138 : Phải thu khác (Số tiền bồi thờng vật chất phải thu hồi đối với ngời làm hỏng, làm mất.)

Nợ TK 641: (Số phân bổ lần hai cho các đối tợng sử dụng )

Có Tk 142 (1421): Chi phí trả trớc

b Trờng hợp phân bổ nhiều lần

+ Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ phải căn cứ vào giá trị thời gian và mức

độ tham gia của chúng trong quá trình sử dụng để xác định số lần phải phân bổ và mức chi phí phân bổ mỗi lần từng loại công cụ, dụng cụ Căn cứ để xác định mức

chi phí phải phân bổ mỗi lần có thể là thời gian sử dụng hoặc lợng sản phẩm, dịch

vụ mà công cụ tham gia kinh doanh trong từng kỳ hạch toán

Phơng pháp hạch toán tơng ứng trờng hợp phân bổ nhiều lần, kế toán đều phải tuân theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí để đảm bảo tổng số chi phí phân

bổ phù hợp với số chi phí đã phát sinh và đúng đối tợng chịu chi phí

- Trờng hợp mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng, nếu giá trị công cụ, dụng cụ không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí bán hàng trong

Đồng thời, ghi Nợ TK 009: Số khấu hao đã tính

- Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài sử dụng ở bộ phận hàng nh tiền

điện, tiền nớc, dịch vụ thông tin kế toán ghi:

Nợ TK 641 (6417) : Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111 : Tiền Mặt

- Xuất sản phẩm ra thay thế sản phẩm hỏng không sửa chữa đợc

- Cuối kỳ chi phí bán hàng đợc kết chuyển:

+Đối với những doanh nghiệp có kỳ phát sinh chi phí phù hợp với kỳ ghi nhận thu nhập, chi phí bán hàng kết chuyển cho sản phẩm hàng hoá tiêu thụ, kế toán ghi:

Nợ TK 991 : Xác định kết quả

Có TK 641 : Chi phí bán hàng

+ Đối với doanh nghiệp có phân bổ chi phí bán hàng cho kỳ sau, kế toán ghi:

Nợ TK 141 (1412) : Chi phí chờ kết chuyển

Có TK : Chi phí bán hàng

1.4 Sổ kế toán.

Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu

về nghiệp vụ kinh tế chứng từ gốc Việc vận dụng hợp lý hình thức sổ kế toán sẽ phát huy đợc chức năng giám đốc của kế toán, cung cấp đợc đầy đủ, chính xác, kịp thời các chỉ tiêu cần thiết cho quản trị sản xuất kinh doanh, có khả năng đơn giản hóa, giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu, nâng cao hiệu suất công tác kế toán

Kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng trong bốn hình thức kế toán sau:

Chøng tõ gèc

chøng tõ gèc

Sæ nhËt ký - sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt

B¸o c¸o tµi chÝnh

* §èi víi h×nh thøc chøng tõ ghi sæ.

KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng sö dông c¸c sæ: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ, sæ c¸i

TK 641, Sæ kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng

Tr×nh tù ghi chÐp theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n: Chøng tõ ghi sæ

* §èi víi h×nh thøc nhËt ký chung:

KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng sö dông c¸c sæ sau: Sæ nhËt ký chung, sæ kÕ to¸n chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng, sæ c¸i TK 641

Chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc

Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sè (thÎ) chi tiÕt

Tr×nh tù ghi chÐp theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n: NhËt ký chung.

2 Sơ đồ chi phí quản lý doanh nghiệp.

2.1 Hạch toán ban đầu

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đòi hỏi tất cả các khoản chi phí phát sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp Các chứng từ kế toán sử dụng tuỳ thuộc vào mội dung các khoản mục chi phí

- Bảng tính lơng, bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lơng, bảng tính trích phân bổ

- Phiếu xuất kho, biên bản vật liệu dôi thừa, biên bản thanh lý các tài sản và các phế liệu thu hồi

- Bảng tính trích khấu hao TSCĐ, thẻ TSCĐ

- Các hoá đơn (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng)

2.2 Tài khoản sử dụng

Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán thị trờng sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nội dung: TK642 đợc dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí đó

- Kết cấu

TK 642Tập hợp chi phí quản lý DN phát sinh

TK 642 đợc chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai

TK 6421: Chi phí nhân viên quan lý

TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng

TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ

- Trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác

- Khi xuất vật liệu sử dụng ở bộ phận quản lý, nếu trị giá vật liệu không loén

kế toán ghi nhận toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642 (6422) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152 (611): Nguyên liệu, vật liệu+ Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trớc vào chi phí quản lí doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6422): Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 153 (611): Công cụ, dụng cụ

- Trờng hợp xuất công cụ, dụng cụ với khối lợng lớn, giá trị lớn, đợc phân bổ nhiều lần có hai phơng pháp thực hiện

+ Phơng pháp 1: Phơng pháp phân bổ hai lần

(phơng pháp phân bổ 50%)Khi xuất dùng

Nợ TK 142: Trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất sử dụng

Có TK 153Khi phân bổ lần 1

Nợ TK 642 (6423) : 50% trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng

Có TK 142 (1421)Khi công cụ, dụng cụ, đồ dùng đợc bảo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sử dụng theo quy định Kết toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại vào chi phí sản xuất kinh doanh theo công thc sau:

Là phơng pháp mà căn cứ vào giá trị, thời gian và mức độ sử dụng các công

cụ, dụng cụ để chia thành nhiều phần bằng nhau

Khi xuất dung:

Nợ TK 142 : Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng

Có TK 153

Định kỳ, kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 142 (1421): Chi phí trả trớcKhi công cụ, dụng cụ hết thời gian sử dụng hoặc bị hỏng, mất nếu giá trị thu hòi (nếu có) mà nhỏ hơn giá trị phân bổ lần cuối:

Nợ TK 152, 183, 111, 112

Có TK 142Nếu giá trị thu hồi lớn hơn giá trị phân bổ lần cuối thì ngoài xử lý nh bút trên, ngời ta phải ghi giảm cả chi phí quản lý

Nợ TK 152, 138, 111, 112 : Giá trị thu hồi

Đồng thời ghi: Nợ TK 009 : Tăng nguồn vốn khấu hao

- Khi tính các khoản thuế phải nộp nh thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí cầu

đờng, chi phí bảo hiểm phơng tiện, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6425) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 133 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc

Có 111 : Tiền mặt

- Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

+ Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định là không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi) Kế toán tính xác định

số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trớc chứa sử dụng thì số chênh lệch lớn hơn đợc hẹch toán vào chi phí, ghi:

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hế, thì

số chênh lệch đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi

Có Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập

dự phòng phải thu khó đòi)

+ Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc đợc phép xoá nợ Việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiện hành Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản phải thu khó đòi, ghi:

Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu cha lập dự phòng)

Có TK 131: Phải thu của khác hàng

Có TK 138 : Phải thu khác

Đồng thời, ghi vào bên Nợ TK 004 "Nợ khó đòi đã xử lý" (Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán)

- Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài trả cho ngời cung cấp nh tiền điện,

n-ớc, điện thoại kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6427) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Khi trích trớc các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ và tiền lơng nhân viên nghỉ phép, kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6428) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 335 : Chi phí phải trả

- Các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền nh chi phí hội nghị, tiếp khác,

đào tạo, bồi dỡng, lãi vay, kế toán ghi:

Nợ TK 624 (6428) : Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 111 : Tiền mặt

Có TK 152 : Phế liệu thu hồi

Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp đợc kết chuyển:

+ Đối với các doanh nghiệp phân bổ hết để xác định kết quả cho từng hoạt

động kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 911 : Các đinh kết quả kinh doanh

Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp+ Đối với các doanh nghiệp có phân bổ cho kỳ sau, kế toán ghi:

Nh vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ

Về nguyên tắc nó sẽ kết chuyển hết cho sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh Tuy nhiên trong trờng hợp đặc biệt, một số doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanh thu hoặc doanh thu quá

ít không tơng xứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì cuối

kỳ có thể kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 1422 để chờ kết chuyển sang kỳ sau khi đã có doanh thu hoặc doanh thu tơng xứng

Công thức phân bổ chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) nh sau:

CPBH (CPQLDN)

phân bổ cho HH

tồn kho cuối kỳ =

CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho đầu kỳ Trị giá HH đã bán trong kỳ

+

+

CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ Trị giá HH tồn khó cuối kỳ -

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

CPBH (CPQLDN) phân bổ

cho HH đ bán trong kỳ ã =

CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho đầu kỳ

+ CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ -

CPBHH (CPQLDN) phân

bổ cho HH tồn cuố kỳ

2.4 Sổ kế toán.

Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà lựa chọn hình hức kế toán phù hợp Với mỗi mô hình kế toán (tập trung phân tán hay hỗn hợp) sử dụng các lợi sổ và trình tự ghi sổ khác nhau, kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:

Sổ chi tiết

Sổ nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

- H×nh thøc chøng tõ ghi sæ.

- KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp sö dông c¸c sæ sau: sæ ®¨ng ký chøng

tõ ghi sæ, sæ c¸i TK 642, sæ chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý

Tr×nh tù ghi chÐp theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n: Chøng tõ ghi sæ

Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sè (thÎ) chi tiÕt

- Hình thức nhật ký chứng từ

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký chứng

từ 1 2 7, 8; bảng kê số 5; sổ cài TK 624; sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp

Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ

III Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hang, chi phí quản

lý doanh nghiệp.

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý

Kế toán (hạch toánkế toán) là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản

lý kinh tế, tài chính có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý thông tin về hoạt động kinh tế tại chính diễn ra ở đơn vị, tổ chức và toàn bộ nền kinh tế Số liệu kế toán tin cậy sẽ cho ta thấy bức tranh tổng hợp, toàn diện về tình hình, tình trạng tài chính của đơn vị Cho nên mọi cấp lãnh đạo, mọi cơ quan và ngời quản lý đều sử dụng kế toán làm công cụ điều hàn, quản lý và kiểm soát hoạt động kế toán tài chính Bằng phơng pháp riêng, đặc thù nh chứng từ hóa đơn, tài khoản kiểm kê đánh giá các số liệu, tài liệu do kế toán thu thập, xử lý và cung cấp không chi có giá trị kinh tế mà còn có giá trị pháp lý cao

Cùng với quá trình cải cách cơ chế quản lý kinh tế hệ thống kế toán Việt Nam đã đợc đổi mới về kế toán trong nền kinh tế thi trờng đã đợc hình thành và phát triển Khuôn khổ pháp lý về kế toán, chuẩn mực kế toán đã đợc tạo lập phù hợp với yêu cầu, năng lực quản lý và trình độ phát triển của đất nớc Đồng thời cũng vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc chuẩn mực, thông lệ quốc tế về kế toán

Kế toán Việt Nam đã từng bớc hội nhập với kế toán các nớc trong khu vực và thế giới, góp phần tạo lợi nhuận có môi trờng đầu t ở Việt Nam Hệ thống kế toán Việt Nam (hệ thống kế toán Nhà nớc, hệ thống kế toán doanh nghiệp) đã và đang đợc xây dựng, kế toán đã góp phần tăng cờng kỷ luật kinh tế tài chính quốc gia

Tuy nhiên trớc yêu cầu đổi mới và phát triển kinh tế xã hội Hệ thống kế toán Việt Nam và hoạt động kế toán trong toàn bộ nền kinh tế bộc lộ những yếu kém và bất cập Quá trình đổi mới kế toán còn chậm; số liệu tài liệu kế toán còn cha thực

sự khách quan, độ tin cậy cha cao, cha là chỗ dựa vững chắc cho các quyết dịnh quản lý, cha là công cụ sắc bén cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, vốn liếng hoạt

động kinh tế, kế toán đã không ngăn chặn có hiệu quả các hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm kỷ luật tài chính, gian lận thơng mại, vi phạm tài sản của Nhà nớc (đặc biệt là trong hoàn thuế GTGT, trốn thuế, chi phí xây dựng cơ bản, chi tiêu ngân quỹ Nhà nớc ) Cá biệt có trờng hợp đã thông đồng, sử dụng kế toán đê hợp thức hoá, hợp pháp hoá hoặc che dấu các hành vi vi phạm gian lận, tham ô, chiếm đoạt tài sản, công quỹ

Với t cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trờng, mở cửa và hội nhập, kế toán cần tiếp tục hoàn thiện, phát triển Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đợc tiến hành toàn diện trên tất cả các nội dung của công việc kế toán Là bộ phận quan trọng của kế toán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nằm trong quá trình hoàn thiện

đó

Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách đúng đắn giúp cho công tác tính giá thành sản phẩm đợc tốt hơn, giảm thiểu

những chi phí không cần thiết Đồng thời, nó giúp cho hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách đợc tốt hơn Phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, đám ứng đầu đủ thông tin và quá trình lu chuyển hàng hoá nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Nh vây, quá trình hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

là nền tảng cho sự ổn định, tồn tại và phát triển Nó đóng vai trò không thể thiếu đợc

đối với mỗidn, đảm bảo cho doanh nghiệp lấy thu bù chi, có lãi, giúp doanh nghiệp

đứng vững tên thị trờng và không ngừng mở rộng quy mô hoạt động

2 Nội dung hoàn thiện

2.1 Về hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc hạch toán cổng hợp và hạch toán chi tiết Hoàn thiện quá trình hạch toán ban đầu la

sự hoàn thiện về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển cua chứng từ

Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán và báo cáo kế toán phải có chứng từ kế toán

để chứng minh Chứng từ kế toán tài chính là bằng chứng bằng giấy từ chứng minh hoạt động kinh tế tài chính đã diễn ra, đã kết thúc và hoàn thành Để chứng từ kế toán là bằng chứng tin cậy, đầy đủ cho thông tin kế toán, đòi hỏi "các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ Chứng từ kế toán đợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính"

Đồng thời chứng từ kế toán có giá trị đợc dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ có đầy đủ các nội dung quy định: tên gọi của chứng từ; số hiệu, ngày tháng và nơi lập chứng từ; tên và điạ chỉ của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, nội dung cơ bản của nghiệp vụ kinh tế, quy mô của nghiệp vụ kinh tế và các đơn vị đo lờng cần thiết,

đồng thời phải có đủ chữ ký, họ và tên của ngời lập, ngời duyệt và những ngời có trách nhiệm, có quyền liên quan đến nghiệp vụ kinh tế Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ "đợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, không tẩy xoá, không đợc

viết tắt mà phải viết bằng bút mực và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo "(khoản 2 và khoản 3 điều 19)

Chức năng chứng từ có ý nghĩa to lơn nh vậy trong công tác quản lý, do đó phải thờng xuyên hàon thiện chế độ ghi chép ban đầu sao cho phù hợp để đáp ứng các yêu câu cả về nội dung lẫn hình thức Vấn đề cơ bản cua hoàn thiện chứng từ là phải tiến hành đồng thời hai quá trình: tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bản chứng từ Các chỉ tiêu trong chứng từ cần rõ ràng, phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, số phatsinh các nghiệp vụ kinh tế phải cụ thể, chính xác trong chứng từ cần

rõ ràng Đơn giản hoá trong mẫu chứng từ, sắp xếp, bố trí lại cơ cấu, nội dung các chỉ tiêu thuận lợi cho việc ghi chép phù hợp với hiện nay cần cónhững kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hớng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đầu cho tng cá nhân, từng bọ phận giúp cho họ có kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hớng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đâu cho từng cá nhân, từng bộ phận giúp cho họ có kế hoạch chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, góp phần tăng năng suất lao động của cán bộ kế toán Và cần áp dụng rộng rãi chứng từ nhiều lần và chứng từ tổng hợp giúp cho việc ghi chép, sử dụng đơn giản, giảm nhẹ công việc kế toán mà vẫn đảm bảo đợc quá trình cung cấp thông tin kịp thời và liên tục

Luân chuyển chứng từ kế toán là việc chuyên chứng từ từ bộ phân này đến

bộ phận khác đê hoàn thiện và ghi sổ kế toán Luân chuyển chứng từ bắt đầu từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lu trữ

Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trởng đơn vị quy định Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào các bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra và các minh là đúng thi mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm các bớc sau

- Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ.

- Kiểm tra, soát xét chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ

- Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán

- Bảo quản, lu trữ chứng từ kế toán

Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng vận động cho các chứng từ sao cho giảm thấp nhất việc ghi chép kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tiện lợi đối chiếu kiểm tra Tuy theo đặc điểm của mỗi loại chứng từ, quy mô hoạt động, quá trình tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý

và hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng, kế toán xây dựng kế hoạch luân chuyên chứng từ cho phù hợp

2.2 Về vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán

Phơng pháp tài khoản kế toán là phơng pháp của kế toán nhằm phân loại các

đối tợng kế toán, để phản ánh và kiểm tra một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống số hiệu có và tình hình biến động của từng đối tợng kế toán

Để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ trong việc cung cấp thông tin tổng hợp theo các chỉ tiêu, kế toán không chi dừng lại ở khâu hoàn thiện hạch toán ban đầu mà phải tiến hành vận dụng hệ thống tài khoản sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo tính hợp lý

Tuy nhiên sự vận dụng này phải đợc thể hiện đúng các quy định đang hiện hành

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Do đó để quản lý chặt chẽ các chi phí này cần quản lý theo từng khoản mục chi phí Kế toán tập hợp chi phí phải xuất phát từ nội dung, đặc điểm của đối tợng hạch toán và số lợng tài khoản giảm tối đa những vẫn đảm bảo nhu cầu thông tin đầu đủ cho các nhà quản lý một cách chi tiết

và tổng hợp

Quy trình hạch toán đối với chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Tuy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp mà kế toán có thể mở chi tiết thêm một số nội dung chi phí.

+ Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ của tài khoản TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

+ Tuy theo yêu cầu quản trị, các khoản chi phí đợc hạch toán theo các mục trên sổ, thẻo kế toán chi tiết

2.3 Về vận dụng hợp lý sổ kế toán

Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu in sẵn có mối liên hệ mật thiết với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở số liệu từ chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp

Sổ kế toán là khâu cuối cùng của công tác kế toán, là căn cứ để đa ra các quyết định quản lý Vì vậy, việc vận dụng hợp lý hệ thống sổ sao cho phù hợp với chế độ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp Vận dụng hợp lý hệ thống sổ kế toán bao gồm những công việc: xác định các loại sổ, kết cấu, cơ sở và phơng pháp ghi chép, từ đó

đảm bảo hệ thống thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, việc ghi chép đợc rõ ràng, tránh trùng lặp điều kiện thuận lợi co việc kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu số liệu

Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng, kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ kế toán chi tiết chi phí theo từng khoản mục, từng yếu tố chi phí theo từng địa điểm phát sinh

3 ý nghĩa của việc hoàn thiện.

Tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và công tác kế toán tại các doanh nghiệp thơng mại

- Đối với công tác quản lý

Hạch toán đúng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp cho việc phản ánh, quản lý kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh,

kiểm tra đợc tính hợp lý, hợp lệ từng khoản chi phí từ đó tính chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ góp phần làm cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện các định mức một cách tốt hơn nhằm

đa ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời Nó đảm bảo tính chính xác thu nhập, ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí trong kinh doanh, góp phần tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Đối với công tác kế toán

Việc hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp góp phần hoàn thịên công tác kế toán doanh nghiệp, phát huy vai trò cả hạch toán trong quản lý, phát huy vai trò, công dụng của cong tác kế toán trong việc sử dụng nhận thức, khai thác khả năng tiềm tàng, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật

đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả của nhân viên kế toán từ đó tiết kiệm đợc chi phí hach toán

Nh vậy việc hạch toán hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là điều kiện rất cần thiết Nó góp phần đảm bảo kế toán là công cụ thông tin

đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản

lý, điều hành của doanh nghiệp

Chơng II.

Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần hỗ trợ

phát triển tin học (HIPT)

I Đặc điểm và tình hình chung của Công ty HIPT

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) có trụ sở chính tại 152 Thuỵ Khuê - Tây Hồ - Hà Nội

Tên giao dịch: High Performance Technology Joint Company

do Sở kế hoạch và đầu từ Hà Nội cấp

Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty trach nhiệm hữu hạn thành Công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 (đồng) lên 5.120.000.000 đồng

(năm tỷ một trăm hai mơi triệu đồng Việt Nam) phù hợp với quy mô phát triển

của Công ty Với đặc trng là Công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hoá, nếu nh trớc

đây số vốn của Công ty chi là 0,5 tỷ thi nay với 5.12 tỷ Công ty đã mở rộng quy mô phát triển nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động, xây dựng chiến lợng kinh doanh, mở rộng thi trờng tiêu thụ.

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

2.1 Chức năng của Công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin học, viễn thông Chức năng chính là chuyển giao Công nghệ cung cấp dịch vụ t vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khác hàng Việt Nam

2.2 Nhiệm vụ của Công ty

Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard (HP) nh máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị kết nối mạng cụ bộ và mạng diện rộng, các thiết bị ngoại vi khác

Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính (LAN, WAN) trên các môi trờng khác nhau (DOS, netware, Windows, Unit ) dựa trên Công nghệ hệ thống mở

T vấn và cùng với khác hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu mô hình khác - chủ, dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới

Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (Intranet), mạng thông tin toàn cầu (Internet), các giải pháp thơng mại điện tử E-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet nh: thu tín điện tử, World Wide Web, VOIP, catalog điện tử

3 Đặc điểm kinh doanh.

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý uỷ quyền chính thức của hãng Hewlett - Packard (HP) từ tháng 7 năm 1994 trong lĩnh vực:

- Các giải pháp tổ chức hệ thông tin LAN, Intranet, Internet

- Các loại máy tính và hệ điều hành, Công cụ phát triển, các thiết bị ngoại vi, các giải pháp tơng ứng

- Các thiết bị truyền thông, mạng nh LAN, Adapter, Hub, Switch, Router, Modern, cung cấp giải pháp với khả năng đơn giản, hiệu suất cao và giá thành hợp lý.

- Giải pháp quản trị mạng HP Open View

- Các thiết bị ngoại vi chung nh HP Scanner, HP laerject và đsskjet Printer, Hpbackup Drive,

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý cung cấp dịch vụ

kỹ thuật của Hewlett - packard

Ngoài ra HIPT là đại lý đợc uỷ quyền cung cấp thiết bị và giải pháp của các hãng nổi tiếng khác nh oracle, Cíco, Epson, Microsoft, Strrtú,

HIPT còn cung cấp, nghiên cứu, t vấn công nghệ và dịch vụ tin học là nền tảng trong sự phát triển của Công ty

Trong những năn vừa qua Công ty HIPT đã thiết kế, cung cấp thiết bị lắp đặt

hệ thống mạng cho những khác hàng nh: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty hang không Việt Nam, tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền thông số liệu (VDC), thông tấn xã Việt Nam, cụ Công nghệ tin học, ngân hàng, tổng cụ địa chính, bộ ngoại giao, báo nhân dân, Công ty điện tử viễn thông quân

đội Đồng thời Công ty cũng thiết kế, xây dựng chơng trình tin học cho khác hàng nh: Trung tâm thông tin t liệu văn phòng Quốc hội, văn phòng Bộ Tài Chính, uỷ ban Nhà nớc về ngời Việt Nam ở nớc ngoài, th viện Đại học Quốc gia, uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tổng Công ty hàng không Việt Nam, Tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, thông tân xã Việt Nam, ngân hàng Nhà nớc Việt Nam

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự của Công ty HIPT.

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Công ty đã thay đổi để phục vụ cho yêu cầu quản lý đợc tốt hơn Bộ máy tổ chức của Công ty đợc phân chia theo sản phẩm giúp cho Công ty thích nghi với sự thay đổi chóng mặt của công nghệ thông tin, đi sát sự biến động của thị trờng nhu cầu của khách hàng

Tổng giám đốc

đại diện lãnh đạo

Khối văn phòng doanh tmKhối kinh doanh dự ánKhối kinh doanh giải phápKhối kinh

Phòng Tài chính

kế toán Các phòng kinh doanh phân phối Phòng kinh doanh dự án Các nhóm thị trường

Ban Quản lý Dự án Các phòng kinh doanh thương mại Phòng tích hợp hệ thống Bộ phận thiết kế và lập trình

Văn phòng tổng hợp Tổ xuất nhập khẩu Phòng dịch vụ kỹ thuật Bộ phận hộ trợ

Tổ vật tư

Các nhóm chuyên môn

Phòng triển khai và bảo hành

Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, là ngời điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị

về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn đợc giao

Tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành, quản lý hoạt động của các khối: Khối văn phòng, khối kinh doanh thơng mại, khối kinh doanh dự án và khối kinh doanh giải pháp

Khối văn phòng bao bồm phòng tài chính kế toán, bản quản lý dự án và văn phòng tổng hợp

Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ lập sổ sách kế toán theo quy định cua Nhà nớc và hoạt động chuyên môn theo chỉ đoạ của ban giám đốc Công ty, theo dõi công nợ, thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định

Ban quản lý dự án có nhiệm vụ tỏ chức triển khai các dự án đầu t, hợp tác kinh doanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếp của hội đồng quản trị và tổng Giám đốc

Văn phòng tổng hợp có chức năng tổ chức nhân sự, phân loại Công văn, quản lý hồ sơ, giấy từ, dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận, quản lý dấu, chữ ký, sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ HĐQT, ban giám đốc thực hiện lịch làm việc

Khối kinh doanh thơng mại bao bồm các phòng kinh doanh phân phối, các phòng kinh doanh thơng mại, tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t, các nhóm chuyên môn, phòng triển khai và bảo hành

Các phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh, quan hệ với khác hàng phát triển thị trờng sản phẩm

Các phòng kinh doanh thơng mại: phòng kinh doanh thơng mại gồm nhiều nhóm dự án và bán lẻ khác nhau Nhóm dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tổ chức triển khai các hợp đồng dự án, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho các

đơn thầy Nhóm bán lẻ tổ chức phòng trng bày sản phẩm và giải pháp, báo giá, bản lẻ cho khách hàng

Tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t có trách nhiệm xuất nhập khẩu thiết bị tin học, cung cấp vật t phục vụ cho hoạt động kinh doanh

Phòng triển khai và bảo hành: tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp đồng của cy, cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng, bảo hành thiết bị tin học

Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án, phòng tích hợp hệ thống, phòng dịch vụ kỹ thuật

Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thi trờng, lập kế hoạch xây dựng dự án, tô chức, theo dõi viên triển khai dự án

Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu các Công nghệ mức hệ thống, tham gia xây dựng các giải pháp cung cấp cho khác hàng tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống

Phòng dịch vụ kỹ thuật đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành các thiết bị tin học, triển khai và đẩy mạnh dịch sửa chữa cho các khách hàng có yêu cầu

Khối kinh doanh giải pháp bao gồm các nhóm thị trờng, bộ phận thiết kế và lập trình, bộ phận hỗ trợ

Công ty có đội ngũ cán bộ nhan viên chuyên môn kỹ thuật đầy nhiệt huyết với tổng số là 160 ngời, có cơ cấu bộ máy tỏ chức đợc thiết lập trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ cao

và có khả năng đảm nhận tốt các công việc trong phạm vi đợc giao

Ban đầu khi mới thành lập (1994) đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là

14 ngời sau 10 năm hoạt động đội ngũ này đã tăng lên rõ rệt và năm 2005 đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là 160 ngời