THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN TIN HỌC (HIPT)

Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) I Đặc điểm tình hình chung Công ty HIPT Quá trình hình thành phát triển Công ty Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) có trụ sở 152 Thuỵ Khuê - Tây Hồ - Hà Nội Tên giao dịch: High Performance Technology Joint Company Tel: 04.2660502 Fax: 04.2660520 Website: www.hipt.com.vn Email: contact@hipt.com.vn Cửa hàng bán lẻ 23 Quang Trung - Hµ Néi Tel: 04.8246254 Fax: 04.8246354 GiÊy phÐp thµnh lập số 008291 GP/TLDN Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng năm 1994 trọng tài kinh tế Hà Nội cấp Sau năm hoạt động đến ngày 29 tháng 02 năm 2000, Công ty trách nhiệm hữu hạn hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đợc chuyển thành Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT), theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 010000008 Sở kế hoạch đầu từ Hà Nội cấp Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty trach nhiệm hữu hạn thành Công ty cổ phần với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 (đồng) lên 5.120.000.000 đồng (năm tỷ trăm hai mơi triệu đồng Việt Nam) phù hợp với quy mô phát triển Công ty Với đặc trng Công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hoá, nh trớc số vốn Công ty chi 0,5 tỷ thi với 5.12 tỷ Công ty đà mở rộng quy mô phát triển nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động, xây dựng chiến lợng kinh doanh, mở rộng thi trờng tiêu thụ Chức năng, nhiệm vụ Công ty 2.1 Chức Công ty Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tin học, viễn thông Chức chuyển giao Công nghệ cung cÊp dÞch vơ t vÊn, cung cÊp trang thiÕt bị giải pháp tin học viễn thông hÃng lớn cho khác hàng Việt Nam 2.2 Nhiệm vụ Công ty Cung cấp chủng loại thiết bÞ tin häc chđ u cđa h·ng Hewlett Packard (HP) nh máy tính, máy in, máy quét, thiết bị kết nối mạng cụ mạng diện rộng, thiết bị ngoại vi khác Nghiên cứu áp dụng giải pháp máy tính (LAN, WAN) môi trờng khác (DOS, netware, Windows, Unit ) dựa Công nghệ hệ thống mở T vấn với khác hàng thiết kế, xây dựng phát triển hệ thống thông tin, chơng trình quản lý khai thác sở liệu mô hình khác - chủ, dựa sản phẩm nhà sản xuất phần mềm hàng đầu giới Cung cấp giải pháp xây dựng mạng thông tin nội (Intranet), mạng thông tin toàn cầu (Internet), giải pháp thơng mại điện tử E-commerce dịch vụ gia tăng giá trị mạng Internet nh: thu tín điện tử, World Wide Web, VOIP, catalog điện tử Đặc điểm kinh doanh Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đại lý uỷ quyền thøc cđa h·ng Hewlett - Packard (HP) tõ th¸ng năm 1994 lĩnh vực: - Các giải pháp tổ chức hệ thông tin LAN, Intranet, Internet - Các loại máy tính hệ điều hành, Công cụ phát triển, thiết bị ngoại vi, giải pháp tơng ứng - Các thiết bị truyền thông, mạng nh LAN, Adapter, Hub, Switch, Router, Modern, cung cấp giải pháp với khả đơn giản, hiệu suất cao giá thành hợp lý - Giải pháp quản trị mạng HP Open View - Các thiết bị ngoại vi chung nh HP Scanner, HP laerject đsskjet Printer, Hpbackup Drive, Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đại lý cung cấp dịch vụ kỹ thuật Hewlett - packard Ngoài HIPT đại lý đợc uỷ quyền cung cấp thiết bị giải pháp c¸c h·ng nỉi tiÕng kh¸c nh oracle, CÝco, Epson, Microsoft, Strrtú, HIPT cung cấp, nghiên cứu, t vấn công nghệ dịch vụ tin học tảng phát triển Công ty Trong năn vừa qua Công ty HIPT đà thiết kế, cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống mạng cho khác hàng nh: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty hang không Việt Nam, tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, Công ty điện toán truyền thông số liệu (VDC), th«ng tÊn x· ViƯt Nam, C«ng nghƯ tin häc, ngân hàng, tổng cụ địa chính, ngoại giao, báo nhân dân, Công ty điện tử viễn thông quân đội Đồng thời Công ty thiết kế, xây dựng chơng trình tin học cho khác hàng nh: Trung tâm thông tin t liệu văn phòng Quốc hội, văn phòng Bộ Tµi ChÝnh, ủ ban Nhµ níc vỊ ngêi ViƯt Nam nớc ngoài, th viện Đại học Quốc gia, uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tổng Công ty hàng không Việt Nam, Tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, thông tân xà Việt Nam, ngân hàng Nhà nớc Việt Nam Đặc điểm tổ chức máy bố trí nhân Công ty HIPT Hiện nay, cấu tổ chức Công ty đà thay đổi để phục vụ cho yêu cầu quản lý đợc tốt Bộ máy tổ chức Công ty đợc phân chia theo sản phẩm giúp cho Công ty thích nghi với thay đổi chóng mặt công nghệ thông tin, sát biến động thị trờng nhu cầu khách hàng Tổng giám đốc đại diện lÃnh đạo Khối văn phòng Khối kinh doanh tm Khối kinh doanh dự án Khối kinh doanh giải pháp Phòng Tài kế toán Các phòng kinh doanh phân phối Phòng kinh doanh dự án Các nhóm thị trờng Ban Quản lý Dự án Các phòng kinh doanh thơng mại Phòng tích hợp hệ thống Bộ phận thiết kế lập trình Văn phòng tổng hợp Tổ xuất nhập Phòng dịch vụ kỹ thuật Bộ phận hộ trợ Tổ vật t Các nhóm chuyên môn Phòng triển khai bảo hành Tổng giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm miễn nhiệm, ngời điều hành hoạt động hàng ngày Công ty chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị việc thực nhiệm vụ quyền hạn đợc giao Tổng giám đốc đạo, điều hành, quản lý hoạt động khối: Khối văn phòng, khối kinh doanh thơng mại, khối kinh doanh dự án khối kinh doanh giải pháp Khối văn phòng bao bồm phòng tài kế toán, quản lý dự án văn phòng tổng hợp Phòng tài kế toán có nhiệm vụ lập sổ sách kế toán theo quy định cua Nhà nớc hoạt động chuyên môn theo đoạ ban giám đốc Công ty, theo dõi công nợ, thực nhiệm vụ khác kế toán, tài vụ theo quy định Ban quản lý dự án có nhiệm vụ tỏ chức triển khai dự án đầu t, hợp tác kinh doanh Công ty theo đạo trực tiếp hội đồng quản trị tổng Giám đốc Văn phòng tổng hợp có chức tổ chức nhân sự, phân loại Công văn, quản lý hồ sơ, giấy từ, dự thảo định, công văn phận, quản lý dấu, chữ ký, xếp lịch làm việc giúp đỡ HĐQT, ban giám đốc thực lịch làm việc Khối kinh doanh thơng mại bao bồm phòng kinh doanh phân phối, phòng kinh doanh thơng mại, tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t, nhóm chuyên môn, phòng triển khai bảo hành Các phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh, quan hệ với khác hàng phát triển thị trờng sản phẩm Các phòng kinh doanh thơng mại: phòng kinh doanh thơng mại gồm nhiều nhóm dự án bán lẻ khác Nhóm dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, tổ chức triển khai hợp đồng dự án, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ cho đơn thầy Nhóm bán lẻ tổ chức phòng trng bày sản phẩm giải pháp, báo giá, lẻ cho khách hàng Tổ xuất nhập khÈu, tỉ vËt t cã tr¸ch nhiƯm xt nhËp khÈu thiÕt bÞ tin häc, cung cÊp vËt t phơc vơ cho hoạt động kinh doanh Phòng triển khai bảo hành: tổ chức triển khai giao hàng cho hợp đồng cy, cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng, bảo hành thiết bị tin học Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án, phòng tích hợp hệ thống, phòng dịch vụ kỹ thuật Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thi trờng, lập kế hoạch xây dựng dự án, tô chức, theo dõi viên triển khai dự án Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu Công nghệ mức hệ thống, tham gia xây dựng giải pháp cung cấp cho khác hàng tạo lập mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống Phòng dịch vụ kỹ thuật đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành thiết bị tin học, triển khai đẩy mạnh dịch sửa chữa cho khách hàng có yêu cầu Khối kinh doanh giải pháp bao gồm nhóm thị trờng, phận thiết kế lập trình, phận hỗ trợ Công ty có đội ngũ cán nhan viên chuyên môn kỹ thuật đầy nhiệt huyết với tổng số 160 ngời, có cấu máy tỏ chức đợc thiết lập sở mô hình trực tuyến chức Ban lÃnh đạo đội ngũ cán Công ty có trình độ cao có khả đảm nhận tốt công việc phạm vi đợc giao Ban đầu thành lập (1994) đội ngũ cán nhân viên Công ty 14 ngời sau 10 năm hoạt động đội ngũ đà tăng lên rõ rệt năm 2005 đội ngũ cán nhân viên Công ty 160 ngời Sơ đồ phát triển nhân viên cña hipt Sè ngêi 150 14 22 31 39 42 48 65 95 130 Số ngời Năm 160 200 150 100 50 94 96 97 98 99 00 02 03 04 05 II Tình hình tổ chức công tác kế toán Công ty Cơ cấu tổ chức máy kế toán Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đà áp dụng chơng trình kế toán máy nên toàn nhân viên phòng kế toán làm việc máy tính Hiện Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối lợng công việc trùng lặp kế toán, đáp ứng ngày đầy đủ yêu cầu thông tin quản lý Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty cập nhật khai thác thông tin tài kế toán quản lý doanh nghiệp cách kịp thời, đầy đủ, xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh Công ty đợc hiệu Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu t\phức tạp quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn toán, tự động thực bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo kế toán Sơ đồ quy trình làm việc kế toán máy có máy cã c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh NghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh LËp chøng tõ Chøng tõ kÕ toán Nhập chứng từ vào phân hệ nghiệp vụ C¸c tƯp nhËt ký Chun sỉ sang sỉ c¸i TƯp sổ Lên báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo tài Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức chứng từ gốc đơn vị lập từ bên vào phải tập trung vào phận kế toán đơn vị Bộ phân kế toán phải kiểm tra kỹ lỡng tất chứng từ đà nhận đà lập sau kiểm tra xác minh dùng chứng từ để ghi sổ kế toán Sơ đồ tổ chức máy kế toán Phó giám đốc kiêm kế toán trởng Trởng phòng nghiệp vụ Kế toán hàng năm Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Kế toán tiền lơng bảo hiểm Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán quản lý hàng hóa Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu vay đối tợng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ dõi, phản ánh đầy đủ, xác tình hình tăng giảm hao mòn, khấu hao, sửa chữa hiệu sử dụng tài sản cố định nhiệm vụ quan trọng công tác hạch toán quản lý tài sản cố định Tổ chức hạch toán tài sản cố định ý nghĩa góp phần nâng cao chất lợng quản lý hiệu sử dụng tài sản cố định mà có ý định thiết thực việc định hớng đầu t sản xuất Tại Công ty HiPT, tải sản cố định chiếm 35% tổng tải sản kinh doanh Công ty chủ yếu tập trung vào nhà cửa, ôtô, cửa hàng, kho hàng, trang thiết bị cho văn hóa Tài sản cố định đợc hạch toán theo nguyên giá nghĩa tăng hay giảm tải sản cố định phải ghi theo nguyên giá Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản cố định công ty biến động, kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ trờng hợp biến động Khi có tài sản tăng nguyên nhân phải ban kiểm nghiệm tài sản cố định Công ty làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời với bên giao lập Biên giao nhận tải sản cố định Công ty không sử dụng tài sản cố định thuê mà trực tiếp mua nguồn vốn kinh doanh để đầu t bảo dỡng tài sản cố định Chi phí chiếm khoảng 3% tổng số tài sản doanh nghiệp, chứng tỏ doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định Tất kế hoạch, sửa chữa Công ty đợc lập từ đầu năm, nhờ mà kế toán Công ty không gặp khó khăn ghi chép theo dõi Là doanh nghiệp thơng mại hoạt động chủ yếu mua, bán, nhập loại hàng hóa liên quan đến máy vi tính nên tính chi phí khấu hao tài sản cố định đợc đa vµo chi phÝ kinh doanh kú Møc khÊu hao năm = Nguyên giá tài sản cố định Thời gian sử dụng tài sản cố định Mức khấu hao năm = Mức khấu hao (1 năm) 12 Khấu hao theo phơng pháp khấu hao theo phơng pháp bình quân, khấu hao theo thực theo nguyên tắc làm tròn tháng, nghĩa tài sản cố định tăng lên (hay giảm xuống) từ tháng tháng sau tính tăng (hay giảm) mức khấu hao Nh vậy, Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phơng pháp bình quân với tỷ lệ khấu hao 12% Căn vào chứng từ: Biên bàn giao công trình toán công trình Biên đánh giá lại tài sản cố định Biên lý tài sản cố định Chứng từ mua tài sản cố định Kế toán tài sản cố định tiến hành tính khấu hao tài sản cố định tháng cho tài sản cố định theo công thức Khấu hao TSCĐ tháng Khấu hao = TSCĐ tháng trớc + Khấu hao TSCĐ tăng tháng - Khấu hao TSCĐ giảm tháng Căn vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, kế toán xác định đợc chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng tính phân bổ khấu hao tài sản cố định: STT I II III IV Chỉ tiêu Số khấu hao đà trích tháng trớc Số khấu hao TSCĐ tăng Số khấu hao TSCĐ giảm Số khấu hao phải tính tháng Tỷ lệ khấu hao % Nơi sử dụng toàn thời gian sư dơng doanh nghiƯp 12% 12% 12% TK 642 (chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp) 576.346.226 287.044.471 863.390.697 d Chi phí bảo hành Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa công nghệ cao vấn đề dịch vụ sau bán hàng quan trọng Khách hàng cảm thấy yên tâm máy móc mua đợc bảo đảm khoảng thời gian định (thờng năm) Vì Công ty HiPT để giữ vững uy tín Công ty có phận bảo hành, phận bảo hành không hạch toán độc lập Bộ phận bảo hành Công ty đảm nhận nhiệm vụ sau: - Đảm bảo công việc bảo hành bớc đầu (tiếp nhận yêu cầu bảo hành trớc khách hàng, làm đầu mối giao dịch thủ tục bảo hành) - Quản lý phiếu hành bảo hành danh mục khách hàng, thiết bị cần bảo hành đầu mối việc bảo hành thiết bị nh PC, thiết bị ngoại vi, thiết bị mạng cho khách hàng Công ty Kế toán chi phí bảo hành sử dụng chứng từ phiếu bảo hành c Thuế, phí lệ phí Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học phải nộp khoản thuế nh: thuế môn bài, vé cầu, phà Khi phát sinh khoản này, kế toán vào thông báo cục nh tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc để đa vào chi phí kinh doanh Bên cạnh kế toán thuế, phí lệ phí sử dụng chứng từ nh giấy đề nghị toán, phiếu chi, hóa đơn lệ phí g Chi phí dịch vụ mua Trong trình tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phát sinh khoản chi phí dịch vụ mua nh chi trả tiền điện nớc, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa tài sản, nhà Để phản ánh khoản chi phí dịch vụ mua phát sinh, kế toán sử dụng chứng từ sau: Hóa đơn điện, điện thoại Hóa đơn dịch vụ khác Giấy báo nợi ngân hàng, phiếu chi Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học 23 Quang Trung, Hoµn KiÕm, Hµ Néi PhiÕu xuÊt kho Số hóa đơn Ngày 01/03/2008 TK ghi Nợ: 6244 TK ghi Có: 152 Họ tên ngời bán:Hoa Đơn vị toán: Địa chỉ: Công ty HiDC Diễn giải: Xuất 01 chếu 1,8m sử dụng phòng họp T4-152TK Xuất từ kho: Kho Công ty Dạng xuất: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tên vật t Màn chiếu Mà vật t T001W028 ĐVT C Số lợng Giá 1.545.460 Thành tiền 1.545.460 Eduscreen 1.8m Tổng cộng 1.545.460 Bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mơi lăm nghìn, bốn trăm sáu mơi đồng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho Những hóa đơn giá trị gia tăng Công ty thông tin di động Bill (VAT) Sêri: Trung tâm thông tin di động KV1 Liên 2: Giao khách hàng Địa chỉ: 881 Đờng Giải Phóng HN Tel: 048649640 MS: 01006862090011 AD120047 Quyển số: Số: 219058 Fax: Tên khách hàng: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học MS: 0100364579 Địa chỉ: Tên khách hàng: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học MS: 0100364579 Địa chØ: Sè thuª bao: 406669 + 407309 + 429771 + 429793 Cớc từ ngày 1/2 đến ngày 28/2 Khoản Số tiền Cớc dịch vụ thông tin di động 2184472 Cộng tiÒn (1) ThuÕ suÊt GTGT % * (1) = TiÒn thuê GTGT (2) 218172.2 Tổng cộng tiền toán (3) = (1) + (2) 2402589.2 Sè tiỊn viÕt b»ng ch÷: Hai triệu bốn trăm linh hai nghìn năm trăm tám chín đồng Ngời nộp tiền Ngày tháng năm Ký, ghi rõ họ tên Nhân viên giao dịch Ký, ghi rõ họ tên h Chi phí tiền khác Để trình hoạt động kinh doanh đem lại hiệu cao, doanh nghiệp cần phải bỏ khoản tiền định để chi công tác phí, lÃi tiền vay, hành chung, chi thiết bị, lắp đặt, đào tạo cán bộ, phí nhập khẩu, dịch vụ ngân hàng, chi tiếp khách, thuế giá trị gia tăng Các khoản chi đợc hạch toán vào TK 642 Khi chi phí tiền mặt khác phát sinh, kế toán sử dụng chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị toán, tờ kê khai thuế Phiếu chi Khi nhận đợc giấy đề nghị toán hóa đơn liên quan đến công tác phÝ, thu quü lËp phiÕu chi PhiÕu chi Ngµy 05/10/2007 Qun sè Sè MÉu sè 02 - TT Q§ sè 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/95 BTC Địa chỉ: Đơn vị: Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý chi: Chi cho Mai Công tác Đà Nẵng Số tiền: 1.600.000 Viết chữ: Một triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc Đà nhận đủ số tiền triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn Thủ trởng đơn vị Kế toán Ký, họ tên, đóng dấu Ký, họ tên Ngời lập biĨu Ký, hä tªn Thđ q Ký, hä tªn Ngêi nhận tiền Ký họ tên 2.2 Tài khoản vận dụng tài khoản 2.2.1 Chi phí bán hàng a Tài khoản sử dụng Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) phản ánh chi phí bán hàng vào TK 641 Các khoản đợc phản ánh vào chi phí bán hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, nhận hàng, chi phí quảng cáo, triển lÃm, chi phí bán hàng khác; chi phí khảo sát thị trờng TK 641 đợc mở tài khoản cấp hai là: TK 6418: Chi phí tiền khác TK 6418 đợc mở chi tiết thêm tiểu khoản TK 64181 : Chi phí bán hàng: vận chuyển, nhận hàng TK 64182 : Chi phí bán hàng: quảng cáo, triển lÃm TK 64189 : Chi phí bán hàng khác Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán chi phí tiền mặt khác nh sau: Chøng tõ gèc NhËt ký chung Sæ chi tiÕt chi phí bán hàng TK 641 Sổ TK 641, TK 111, TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Khi có tài khoản chi phí khác tiền phục vụ cho bán hàng, kế toán x định khoản: Nợ TK 641 (6418) : Chi phí theo giá cha có thuế VAT Nợ TK 133 : Thuế VAT đợc khÊu trõ Cã TK 111, 112 : Sè tiÒn theo giá toán Sau kế toán vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau vào phiếu, giấy báo nợ ngân hàng Kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào máy, việc định khoản giúp cho kế toán vào số liệu dễ dàng Các chứng từ liên quan đén chi phí khác tiền nh hoá đơn mua dịch vụ, giấy đề nghị toán, phiếu chi, giấy báo nợ sở để cập nhật số liệu Khi hoàn thành việc cập nhật số liệu vào phần mềm, chơng trình tự động chuyển số liệu từ thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sang thực đơn khác có liên quan chuyển đến thực đơn tổng hợp Từ lên sổ: nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí bán hàng Phần mềm kế toán tự động chuyển số liệu từ sổ nhật ký chung vào sổ TK 641, TK 111, TK 112 chuyển số liệu từ sổ chi tiết bán hàng vào bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng Đối với công tác điện toán kế toán tức làm kế toán máy vi tính việc cập nhật số liệu từ chứng từ gốc vào máy đóng vai trò quan trọng Làm tốt khâu đảm bảo số liệu sổ xác Việc sử dụng phần mềm, kế toán giúp cho ngời ta làm kế toán giảm bớt đợc khâu lên sổ kế toán, lập báo cáo tài Cuối kỳ kết chuyển chi phí vận chuyển, nhận hàng năm 2004 sang năm 2005 kế toán định khoản Nợ TK 641 (6418): Có TK 1421: Kết chuyển chi phí bán hàng năm 2005 sang TK 911 để xác định kết kinh doanh, kế toán định khoản: Nợ TK 911 Cố TK 641 Kết chuyển lại chi phí vận chuyển, nhận hàng năm 2004 sang năm 2005, kế toán ghi: Nợ TK 1421: Có TK 641 (6418) Theo quy định Công ty, chi phí vận chuyển, nhận hàng đợc phân bổ cho lợng hàng hóa tiêu thụ lợng hàng tồn kho cuối kỳ Công ty phân bổ chi phí vận chuyển, nhận hàng theo công thức sau: Chi phí vận Chi phívận chuyển, nhận hàng chuyển, nhận phân bổ cho hàng hàng, phân bổ tồn kho đầu kỳ cho hàng hóa = Trị giá hàng hóa đà tồn kho cuối kỳ bán kỳ Chi phívận chuyển, nhận hàng, phân bổ cho hàng hóa đà bán kỳ = Chi phí vận chuyển, nhận hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí vận chuyển, nhận hàng phát sinh kỳ + Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ + Chi phí vận chuyển, nhận hàng phát sinh kỳ x - Trị giá hàng tồn kho Chi phí vận chuyển, nhận hàng phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ Để phần mềm kế toán Fas Accounting thùc hiƯn viƯc kÕt chun tù déng, kÕ toán vào thực đơn kế toán tổng hợp lập bút toán phân bổ, bút toán chuyển nguồn Sáu khai báo tài khoản chuyển, tài khoản nhận cho bút toán để xác định kết kinh doanh doanh nghiƯp 2.2.2 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp a Tài khoản sử dụng Kế toán công ty sử dụng tài khoản TK 642 để phản ánh khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh Bên cạnh TK 642 đợc sử dụng để phản ánh khoản chi phí liên quan đến phận bán hàng Các khoản đợc phản ánh vào TK 642 bao gồm: lơng nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp, thởng, khoản phụ cấp, tiền ăn ca, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng, chi khấu hao tài sản cố định phận bán hàng phận quản lý, khoản thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền TK 642 đợc mở tài khoản cấp hai: TK 6421: Chi phí quản lý vËt liƯu TK 6422: Chi phÝ qu¶n lý vËt liệu TK 6423: Chi phí quản lý công cụ dụng cụ, đồ dùng TK 6424: Chi phí quản lý khấu hao tài sản cố định TK 6425: Chi phí quản lý th, phÝ vµ lƯ phÝ TK 6427: Chi phÝ quản lý dịch vụ mua vào Mở chi tiết tiểu khoản TK 64271: Chi phí quản lý điện thoại - Fax TK 64272: Chi phí quản lý, điện nớc TK 64273: Chi phí quản lý sửa chữa tài sản, nhà TK 6428: Chi phí tiền mặt Mở chi tiết tiểu khoản sau TK 64282: Chi phí quản lý hành chung TK 64283: Chi phí quản lý công tác phí TK 64284: Chi phí quản lý thiết kế, lắp đặt TK 64285: Chi phí quản lý đào tạo cán TK 64286: Chi phí quản lý nhập khẩu, dịch vụ, ngân hàng TK 64287: Chi phí quản lý thuế giá trị gia tăng TK 64288: Chi phí quảng cáo tiếp khách b Trình tự hạch toán Để đảm bảo việc hạch toán lơng cách xác chặt chẽ, Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) thực hạch toán lơng theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 Sổ TK 338, 334, 642 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Khi tính lơng khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn phải tra cho nhân viên bán hàng, nhânviên quản lý doanh nghiệp, kế toán định khoản: Nợ TK 642 (6421): Cã TK 334, 338 (2, 3, 4): KÕ to¸n Công ty vào thực đơn, kế toán tổng hợp sau lập bút toán định kỳ Số liệu cập nhật vào phầm mềm dựa sở bảng phân bổ tiền lơng khoản boả hiểm Việc định khoản Nợ, Có hỗ trợ cho kế toán trình cập nhật số liệu sau chơng trình tự ®éng lªn sỉ: NhËt ký chung, Sỉ chi tiÕt chi phí quản lý Từ chuyển số liệu vào sổ TK 642, TK 334, TK 338 bảng tổng hợp chi tiết chi phí quản lý Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền ăn ca, tạm ứng lơng cho cán công nhân viên, thủ quỹ lập phiếu chi Kế toán vào chứng từ: phiếu chi tiến hành cập nhật số liệu vào máy Kế toán vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau vào chi phí Chơng trình tự động lên sổ kế toán liên quan báo cáo tài Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng: Nếu giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng xuất kho có giá trị không lớn, kế toán Công ty tiến hành phân bổ toàn vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nếu giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng có giá trị lớn, kế toán phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo phơng pháp phân bổ hai lần (phơng pháp phân bổ 50%) Trình tự hạch toán: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 Sổ TK 642, 142 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Khi phát sinh nghiệp vụ xuất vật t, công cụ, dụng cụ, đồ dùng kế toán vào chứng từ: giấy đề nghị xuất tiến hành lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đợc lập thành liên: liên lu phòng kế toán, liên kho Toàn chi phí phát sinh liên quan đến vật t, công cụ, dụng cụ, đồ dùng kế toán Công ty hạch toán vào TK 642 giá trị xuất kho không lớn Nếu giá trị xuất kho có giá trị lớn, kế toán tiến hành phân bổ thông qua TK 142 (1421): chi phí trả trớc Kế toán vào thực đơn kế toán hàng tồn kho sau vào phiếu xuất kho Kế toán cập nhật số liệu Tại khâu cập nhật số liệu kế toán định khoản Với trờng hợp xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng phận bán hàng phận quản lý doanh nghiệp có giá trị không lín: Nỵ TK 642 (6422, 6423) Cã TK 152, TK 153 Nếu giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất kho mà lớn Nợ TK 142 (1421) Có TK 152, TK 153 Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50% giá trị vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng) vào chi phí quản lý: Nỵ TK 642 (6422, 6423) Cã TK 142 (1421) Khi báo hỏng, báo hết thời gian sử dụng theo quy định, kế toán tiền hành phân bổ giá trị lại công cụ, dụng cụ vào chi phí quản lý theo công thức: Giá trị công cụ Số phân bổ lần = xuất dùng Giá trị phế liệu - thu hồi (nếu có) Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) Nợ TK 138: Số tiền bắt bồi thờng Khoản bồi th- êng vËt chÊt (nÕu cã) Nỵ TK 642: Sè phân bổ lần Có TK 142 (1421) Bên cạnh việc định khoản, kế toán vào số liệu cho mà khách hàng, tên khách hàng, diễn giải, số lợng xuất, đơn giá xuất, thành tiền xuất Với nghiệp vụ (*) kế toán vào thực đơn kế toán tổng hợp sau vào phiếu kế toán tiến hành cập nhập số liệu vào phần mềm kế toán Sau đà cập nhật xong, chơng trình tự động chuyển sang thực đơn khác có liên quan chuyển vào thực đơn tổng hợp lên sổ: sổ nhật ký chung, sỉ chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý Tõ chuyển sang sổ TK 142, TK 642 bảng tổng hợp chi tiết chi phí quản lý Khi mua vật t, công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng phận bán hàng phận quản lý doanh nghiệp Kế toán Công ty vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau ®ã vµo phiÕu chi CËp nhËt sè liƯu tõ chøng tõ chøng minh nghiƯp vơ mua vËt t, c«ng cơ, dụng cụ, đồ dùng đà phát sinh vào phần mềm kÕ to¸n Sau cËp nhËt sè liƯu xong, kÕ toán Công ty vào thực đơn mua hàng công nợ phải trả sau vào hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị toán Kế toán công ty cập nhật số liệu vào máy Việc định khoản có cho nghiệp vụ gắn liền với khâu cập nhật số liệu Với trờng hợp mua vật tự, công cụ, dơng cơ, ®å dïng sư dơng ë bé phËn bán hàng hay phận quản lý, giá trị hàng mua không lớn: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111 Nếu giá trị hàng mua lớn, kế toán tiến hành tập hợp chi phí tài khoản TK 142 (1421): Chi phí trả trớc Nợ TK 142 (1421) Nợ TK 133 Có TK 111 Đồng thời kế toán tiến hành phân bổ 50% trị giá hàng mua vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 (6422, 6423) Có TK 142 (1421) Sau chơng trình tự động lên sỉ nhËt ký chung, sỉ chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý Định kỳ lên sổ bảng tổng hợp chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý Khi tÝnh khÊu hao tài sản cố định sử dụng phục vụ cho bán hàng cho quản lý doanh nghiệp Tài sản cố định sở vật chất thiếu đợc doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh Kế toán vào nguyên giá TSCĐ, thời gian sử dụng ớc tính TSCĐ để tính khấu hao TSCĐ Để hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ, kế toán vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định Đểcó đợc bảng hàng ngày kế toán vào thực đơn kế toán TSCĐ sau mở thẻ TSCĐ Việc cập nhật số liệu thẻ TSCĐ dựa sở chứng từ tăng giảm TSCĐ: biên bàn giao công trình toán công trình, biên đánh giá lại TSCĐ, biên lý TSCĐ, chứng từ mua TSCĐ Cuối tháng, máy lên bảng tính, phân bổ khấu hao TSCĐ, Dựa vào bảng, kế toán xác định đợc mức khấu hao ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp Việc định khoản: Nợ TK 642 (6424): Có TK 214: Chi phí quản lý Hao mòn TSCĐ đợc kế toán phản ánh trình cập nhật số liệu Kế toán công ty vào thực đơn kế toán tổng hợp sau lập bút toán định kỳ cập nhật số liệu từ chứng từ bảng tínhvà phân bổ khấu hao Máy tự động lên sổ chi tiết chi phí quản lý, sổ nhật ký chung Sau số liệu đợc chuyển vào sổ TK 214, TK 642 bảng tổng hợp chi tiết phí quản lý Đối với chi phí bảo hành, thuế phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngài vàchi phí khác tiền mặt phát sinh doanh nghiệp Tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), chi phí phát sinh nghiệp vụ liên quan đến chi phí bảo hành, thuế, chi phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền, kế toán Công ty tiến hành hạch toán theo tr×nh tù sau: ... kiêm kế toán trởng Trởng phòng nghiệp vụ Kế toán hàng năm Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Kế toán tiền lơng bảo hiểm Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán. .. Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) phản ánh chi phí bán hàng vào TK 641 Các khoản đợc phản ánh vào chi phí bán hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, nhận hàng, chi phí quảng cáo, triển. .. hàng hóa Kế toán quản lý hàng hóa Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu vay đối tợng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch