III. Tình hình tổ chức công tác hạch toánkế toán chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tai Công ty HIPT
b. Trình tự hạch toán
2.3. Hệ thống sổ kế toán
Tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) để phản ánh và tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong kỳ phục vụ cho quá trình tiêu dùng hàng hóa và quản lý doanh nghiệp, kế toán Công ty sử dụng các sổ kế toán sau:
Sổ nhật ký chung
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ cái chi phí bán hàng TK 641
Sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642
Kế toán của Công ty sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong 1 niên độ kế toán theo trìnhtwj thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ nhật ký chung phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của các tài khoản kế toán sử dụng ở đơn vị.
Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641 và sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 đợc mở theo dõi và quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục chi phí.
Sổ cái chi phí bán hàng TK 641 và sổ cái chi phí quản lý TK 642 đợc mở để tập hợp số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của TK 641, TK 642 và đối ứng với các tài khoản liên quan nh TK 334, TK 338, TK 111, TK 112.
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán đặc biệt là thuận lợi khi ứng dụng máytính trong xử lý các thông tin kế toán trên sổ. Việc Công ty ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán góp phần giảm bớt khối lợng công việc của kế toán đồng thời nâng cao chất lợng thông tin kế toán, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý và là điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế cũng nh các đối tợng kiểm tra kiểm soát hoạt động của Công ty.
Nhật ký chung
Từ ngày 01/3/2008 đến ngày 31/3/2008
Ngày Số Diễn giải Số hiệu tài chính Số phát sinh
Nợ Có
01/3 12504 Thanh toán tiền công tác phí đi bảo hành Unix cho BV HCM
642 11111
2.843.428
2.843.428 05/3 12511 Thanh toán tiền chi phí thuê
nhà 23 Quang Trung 12/2003 642 11111 7.000.000 7.000.000 05/3 12514 Thanh toán tiền chi phí phí
đồ dùng văn phòng 11/2003 cho HIDC 642 133 11111 2.296.000 229.600 2.525.600 05/3 12512 Thanh toán tiền chi phí vận
chuyển cho Công ty HITC
6418 11111
24.090.000
24.090.000 24/3 12635 Thanh toán tiền cớc vận
chuyển Nhận hàng nhập khẩu 6418 11111 1.560.000 1.560.000 31/3 KH03 Trích chi phí khấu hao
TSCĐ năm 2003 vào chi phí kinh doanh 6424 2141 287.044.471 287.044.471 31/3 BHXH
Q4 Trích lơng CBNV tínhvào chi phí sản xuất kinh doanh QIV- 2003 6421 3341 285.780.000 285.780.000 31/3 BHXH
Q4 Trích BHXH tính vào chi phí sản xuất kinh doanh quý 4 năm 2003
6421 3383
25.302.150
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Từ ngày 1/12/2004 đến ngày 31/01/2005 TK 641 - Chi phí bán hàng
Ngày Số Diễn giải Số hiệu tài chính Ghi nợ TK 641
chi phí bằng tiền khác
03/3 12506 Thanh toán tiền công tác phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1011
11111 672.370
05/3 12512 Thanh toán tiền chi phí thuê xe vận chuyển cho Công ty HIDC
11111 240.900.000
24/3 12634 Thanh toán chi phí nhận hàng
hợp đồng P1008 11111 4.772.363 24/3 12635 Thanh toán tiền chi phí phí
nhận hàng nhập khẩu (Cty HIPT)
11111 156.000
26/3 12708 Thanh toán tiền chi phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1101/07/08 (Cty HIPT)
11111 1.795.000
26/3 12709 Thanh toán tiền cớc phí thuê xe vận chuyển 12/2003 (Cty HID)
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Từ ngày01/3/2008 đến ngày 31/3/2008 TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày Số Diễn giải
Tài khoản đối ứng Ghi nợ TK 642 Nhâ n viên Vật liệu Công cụ Khấu hao Thu ế phí DV mua ngoà i Bằn g tiền khác 05/3 12514 Thanh toán tiền CF đồ dùng 11111 2296 08/3 4211 Chi phí ngân hàng 11214 100 09/3 4212 Phí chuyển tiền 11214 3300 09/3 12526 Thanh toán CF điện 11111 4181 31/3 Kh03 Trích CF KHTS 2141 2870 31/3 BHXH Trích lơng NV 3341 2857 31/3 KC142 KCTK 142 142 2359
Sổ cái tài khoản
Từ ngày 01/3/2008 đến ngày 31/3/2008 TK 641: Chi phí bán hàng
Ngày Số Diễn giải Tài khoản
đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 03/3 12506 Thanh toán phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1011 11111 372370 05/3 12512 Thanh toán chi phí thuê xe
vận chuyển cho Công ty HIDC
11111 24090000
24/3 12634 Thanh toán tiền chi phí vận chuyển nhận hàng nhập khẩu
11111 1560000
26/3 12708 Thanh toán tiền chi phí nhận hàng nhập khẩu hợp đồng P1101/07/08
11111 1795000
26/3 12709 Thanh toán tiền chi phí thuê xe vận chuyển tháng 12/2003
Sổ cái tài khoản
Từ ngày 01/3/2008đến ngày 31/3/2008 TK 641: Chi phí bán hàng
Ngày Số Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có
02/3 12504 Thanh toán chi phí đi bảo
hành Unix cho Bảo Việt 11111 2843428 05/3 12511 Thanh toán tiền chi phí thuê
nhà 23 Quang Trung 11111 7000000 05/3 12514 Thanh toán tiền chi phí đồ
dùng văn phòng 11/2003 cho HIDC
11111 2296000
08/3 4211 Phí ngân hàng Chủ đầu t bảo
l nh thực hiện hợp đồng 283ã 11111 10000 09/3 4212 Phí chuyển tiền thanh toán
BHXH QIII và QIV cho BHXH 11111 3300 09/3 12526 Thanh toán chi phí điện nớc
9, 10, 11/2003 2141 418145631/3 KH03 Trích chi phí khấu hao tài sản