1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối l- ợng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp là cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đợc hiệu quả.
Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu t\phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán...
150 14 22 31 39 42 48 65 95 130 Số người Năm 160
Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có máy khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ
Chứng từ kế toán
Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ
Các tệp nhật ký
Chuyển sổ sang sổ cái
Tệp sổ cái
Lên báo cáo
Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phân kế toán phải kiểm tra kỹ lỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán gồm có 11 ngời, mỗi ngời có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông in cho việc quản lý toàn Công ty.
Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng Trưởng phòng nghiệp vụ Kế toán hàng năm Kế toán tổng hợp Công nợKế toán Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán
chi phí Kế toán TSCĐ tiền mặtKế toán
Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán quản lý hàng hóa Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu và
vay đối tư ợng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ
- Phó giám đốc kiêm kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung chịu trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp.
- Trởng phòng tài vụ: là ngời tập hợp sô lsiệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sỏ cái, tính sổ thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc. Không những vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền lơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cung với số liệu do kế toán ơ các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán.
- Kế toán hàng hoá: theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hàng hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 1566, sổ chi tiết tài khoản TK 632.
- Kế toán công nợ: quảnlý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ vơi ngời mau, ngời cung cấp hàng hoá, dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhân viên Công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền...). Từ các nguòn phát sinh công nợ, đoon đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm teo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bản phân bổ theo yêu cầu quản lý. Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn bộ số liệu cho trởng phòg tài vụ.
Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình.
Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho viẹc phân công lao động kế toán. Hình thức kế toán nhật ký chuing thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán.
Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình.
Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho viẹc phân công lao động kế toán. Hình thức kế toán nhật ký chung thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán.
III. Tình hình tổ chức công tác hạch toán kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tai Công ty HIPT