III. Tình hình tổ chức công tác hạch toánkế toán chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tai Công ty HIPT
a. Tài khoản sử dụng
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) phản ánh chi phí bán hàng vào TK 641. Các khoản đợc phản ánh vào chi phí bán hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, nhận hàng, chi phí quảng cáo, triển lãm, chi phí bán hàng khác; chi phí khảo sát thị trờng.
TK 641 đợc mở một tài khoản cấp hai là: TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
TK 6418 đợc mở chi tiết thêm 3 tiểu khoản
TK 64181 : Chi phí bán hàng: vận chuyển, nhận hàng. TK 64182 : Chi phí bán hàng: quảng cáo, triển lãm. TK 64189 : Chi phí bán hàng khác.
Trình tự hạch toán
Trình tự hạch toán chi phí bằng tiền mặt khác nh sau: Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK 641
Sổ cái TK 641, TK 111, TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Khi có các tài khoản chi phí khác bằng tiền phục vụ cho bán hàng, kế toán sẽ x định khoản:
Nợ TK 641 (6418) : Chi phí theo giá cha có thuế VAT Nợ TK 133 : Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK 111, 112 : Số tiền theo giá thanh toán.
Sau đó kế toán vào thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau đó vào phiếu, giấy báo nợ của ngân hàng. Kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào máy, việc định khoản sẽ giúp cho kế toán vào số liệu dễ dàng hơn. Các chứng từ liên quan đén chi phí khác bằng tiền nh hoá đơn mua dịch vụ, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ sẽ là cơ sở để cập nhật số liệu. Khi hoàn thành việc cập nhật số liệu vào phần mềm, chơng trình sẽ tự động chuyển số liệu từ thực đơn kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sang các thực đơn khác có liên quan và chuyển đến thực đơn tổng hợp. Từ đó lên các sổ: nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí bán hàng. Phần mềm kế toán tự động chuyển số liệu từ sổ nhật ký chung vào sổ cái TK 641, TK 111, TK 112 và chuyển số liệu từ sổ chi tiết bán hàng vào bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng.
Đối với công tác điện toán kế toán tức làm kế toán trên máy vi tính thì việc cập nhật số liệu từ chứng từ gốc vào máy đóng vai trò quan trọng. Làm tốt khâu này sẽ đảm bảo số liệu trên các sổ đúng và chính xác. Việc sử dụng phần mềm, kế toán giúp cho ngời ta làm kế toán giảm bớt đợc khâu lên sổ kế toán, lập báo cáo tài chính.
Cuối kỳ kết chuyển chi phí vận chuyển, nhận hàng năm 2004 sang năm 2005 kế toán định khoản.
Nợ TK 641 (6418): Có TK 1421:
Kết chuyển chi phí bán hàng năm 2005 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán định khoản:
Nợ TK 911
Kết chuyển lại chi phí vận chuyển, nhận hàng năm 2004 sang năm 2005, kế toán ghi:
Nợ TK 1421:
Có TK 641 (6418)
Theo quy định của Công ty, chi phí vận chuyển, nhận hàng đợc phân bổ cho lợng hàng hóa tiêu thụ và lợng hàng tồn kho cuối kỳ. Công ty phân bổ chi phí vận chuyển, nhận hàng theo công thức sau:
Chi phívận chuyển, nhận hàng, phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ = Chi phí vận chuyển, nhận hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí vận chuyển, nhận hàng phát sinh trong kỳ Trị giá hàng hóa đã bán trong kỳ + Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ x Trị giá hàng tồn kho Chi phívận chuyển, nhận hàng, phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ = Chi phí vận chuyển, nhận hàng phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí vận chuyển, nhận hàng phát sinh trong kỳ - Chi phí vận chuyển, nhận hàng phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Để phần mềm kế toán Fas Accounting thực hiện việc kết chuyển tự dộng, kế toán vào thực đơn kế toán tổng hợp và lập bút toán phân bổ, bút toán chuyển nguồn. Sáu đó khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng bút toán để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Tài khoản sử dụng
Kế toán của công ty sử dụng tài khoản TK 642 để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh. Bên cạnh đó TK 642 còn đợc sử dụng để phản ánh các khoản chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng.
Các khoản đợc phản ánh vào TK 642 bao gồm: lơng nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp, thởng, các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca, chi phí
vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng, chi khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý, các khoản thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.
TK 642 đợc mở 7 tài khoản cấp hai: TK 6421: Chi phí quản lý vật liệu TK 6422: Chi phí quản lý vật liệu
TK 6423: Chi phí quản lý công cụ dụng cụ, đồ dùng TK 6424: Chi phí quản lý khấu hao tài sản cố định. TK 6425: Chi phí quản lý thuế, phí và lệ phí
TK 6427: Chi phí quản lý dịch vụ mua vào. Mở chi tiết 3 tiểu khoản
TK 64271: Chi phí quản lý điện thoại - Fax TK 64272: Chi phí quản lý, điện nớc.
TK 64273: Chi phí quản lý sửa chữa tài sản, nhà TK 6428: Chi phí bằng tiền mặt
Mở chi tiết các tiểu khoản sau
TK 64282: Chi phí quản lý hành chính chung TK 64283: Chi phí quản lý công tác phí TK 64284: Chi phí quản lý thiết kế, lắp đặt TK 64285: Chi phí quản lý đào tạo cán bộ
TK 64286: Chi phí quản lý nhập khẩu, dịch vụ, ngân hàng. TK 64287: Chi phí quản lý thuế giá trị gia tăng
TK 64288: Chi phí quảng cáo tiếp khách