Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần Thương mại kỹ thuật Tin học FSCD

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần Thương mại kỹ thuật Tin học FSCD

LỜI MỞ ĐẦU

Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đã có nhữngchuyển biến to lớn Điều đó mở ra nhiều cơ hội, đồng thời cũng tạo ra nhữngthách thức lớn đối với các doanh nghiệp đó là sự cạnh tranh Đối với cácdoanh nghiệp Thương mại là cầu nối trực tiếp giữa nhà sản xuất với người tiêudùng, trước những khó khăn đó thì mỗi doanh nghiệp cần phải vươn lên nắm thếchủ động trên thị trường, để có thể bán được nhiều hàng hoá nhất và đem lại lợinhuận cao nhất cho doanh nghiệp của mình Để đạt được điều đó đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chiphí, hạ giá thành, đổi mới phương thức phục vụ, thực hiện nghiêm túc chế độhạch toán kinh tế và cải tiến bộ máy kinh doanh cho phù hợp với sự phát triểnkinh tế và mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp.

Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại bao gồm ba giaiđoạn: mua hàng, dự trữ và tiêu thụ thì khâu tiêu thụ là khâu cuối cùng và cũnglà khâu quan trọng bậc nhất quyết định đến sự sống còn và phát triển củadoanh nghiệp Một vấn đề cần quan tâm để việc tổ chức tiêu thụ hàng hoáđược tốt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đây là phần hànhkế toán chủ yếu và giữ vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán của doanhnghiệp Bán hàng giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, trang trải đượccác chi phí, kịp thời tổ chức được các quá trình kinh doanh tiếp theo, từ đógiúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá, lựa chọn các phương án kinhdoanh, đầu tư có hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận.

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và tiêu thụ hànghoá, đồng thời để đưa kiến thức vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết bảnthân, qua quá trình thực tập ban đầu gần một tháng tại CÔNG TY CỔ PHẦNTHƯƠNG MẠI KỸ THUẬT TIN HỌC FSCD, được sự hướng dẫn tận tình

của cô giáo hướng dẫn PGS.TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG và các anh chịphòng kế toán tại công ty em đã hoàn thành báo cáo tổng hợp thực tập.

Nội dung của báo cáo tổng hợp bao gồm ba phần chính:

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại kỹ thuật tin học FSCD.Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần thươngmại kỹ thuật tin học FSCD

Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chứccông tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật tin học FSCD.

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT TIN HỌC FSCD làsự kết hợp giữa những tri thức trẻ với sự quản lý của những nhà lãnh đạo dàydặn kinh nghiệm, cùng với việc lựa chọn lĩnh vực công nghệ thông tin làmhoạt động kinh doanh chủ đạo và một số lĩnh vực khác trong các ngành dulịch, kinh tế vv, FSCD đã trở thành một công ty có uy tín trên thị trường.

Công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT TIN HỌC FSCDđược thành lập vào ngày 21 tháng 05 năm 2007 theo quyết định của phòngđăng ký kinh doanh số 02 thuộc sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội, số0103017464.

Tên giao dịch: Công ty CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT TINHỌC FSCD

Tên viết tắt: FSCD., JSC

Tài khoản Ngân hàng: 0031100377007 - Ngân hàng thương mại cổphần Quân Đội - Chi nhánh Thanh Xuân.

Trụ sở chính: Tầng 1, toà nhà 3B, phố Phương Liệt, phường Phương

Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Loại hình công ty: Công ty cổ phần

Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ ( Mười tỷ đồng Việt Nam )

2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tạicông ty FSCD.

2.1 Chức năng:

Công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: Chuyển giao công nghệ vàcung cấp các dịch vụ tư vấn, trang thiết bị về công nghệ thông tin, truyềnthông và một số ngành nghề khác trong các lĩnh vực du lịch và kinh tế…vv

2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

Công ty FSCD chuyên kinh doanh các mặt hàng :

1 Sản xuất và mua bán các thiết bị điện, điện tử, tin học, viễn thông, tựđộng hóa, thiết bị văn phòng.*

2 Sản xuất và mua bán, chế biến nông, lâm, thủy, hải sản, lương thực,thực phẩm.

3 Sản xuất và mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, đồ gỗ,sản phẩm trang trínội ngoại thất, hàng may sẵn, giầy dép, túi sách.

4 Mua bán,lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì, cho thuê máy móc, thiết bị phụtùng của các ngành công nghệ mới trong lĩnh vực bảo vệ môi trường, điện,điện tử, viễn thông, xây dựng, giao thông, điều khiển.

5 Mua bán thiết bị nghiên cứu khoa học, bảo vệ môi trường

6 Tư vấn kỹ thuật, tư vấn các giải pháp tổng thể và công nghệ trong cáclĩnh vực bảo vệ môi trường điện, điện tử, viễn thông, xây dựng, giao thông(không bao gồm thiết kế công trình)

7 Vận tải hàng hóa, vận chuyển khách hàng bằng ô tô.

8 Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch(không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar).

9 Mua bán đồ dùng nội thất, vật liệu trải sàn, mành treo, đồ giải trí giađình

10 Môi giới, xúc tiến thương mại

11 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa

12 Đại lý kinh doanh các dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Internet.13 Kinh doanh ô tô, xe máy và phụ tùng ô tô xe máy các loại.

14 Mua bán thiết bị đo lường, thiết bị phục vụ công tác đào tạo giảngdạy, thiết bị phòng thí nghiệm (trừ thiết bị nhà nước cấm)

15 Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.

Với tinh thần lao động không ngừng học hỏi và luôn nỗ lực vươn lên để xâydựng một FSCD chuyên nghiệp, năng động, hiệu quả, dựa trên trí tuệ, sángtạo và sức mạnh tập thể, cùng với tôn chỉ hoạt động là lấy: “ Lãnh đạo caonhất của công ty là khách hàng” và với nguyên tắc làm việc là: “Luôn luônlắng nghe và cùng làm việc với khách hàng” thì FSCD đã tạo đựợc uy tíntrên thị trường và đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

* Một số khách hàng tiêu biểu của công ty:

- Khối cơ quan hành chính sự nghiệp: Bộ văn hóa thể thao du lịch- Tổngcục thể dục thể thao; Bộ công an- Tổng cục kỹ thuật- Tổng cục cảnhsát; Bộ lao động thương binh xã hội; Tỉnh đoàn Vĩnh Phúc; Điện lựcThanh Trì; Bênh viện Bưu Điện…vv

- Khối doanh nghiệp Nhà nước: Tổng công ty xây dựng Sông Hồng vàcác đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng; Tổng công ty bưu chính liên tỉnhquốc tế trực thuộc Bộ Bưu chính viễn thông; Nhà máy đường SơnDương- Tuyên Quang…vv

- Khối công ty liên doanh: Công ty liên doanh thép Việt Nhật; Công tyliên doanh may Bắc Giang- Hàn Quốc; Công ty liên doanh YAMAHA-Nhật Bản…vv

- Khối công ty cổ phần và tư nhân: Công ty đầu tư và phát triển kỹ thuậttruyền hình Việt Nam (VTC ); Tổng công ty đầu tư xây dựng và kinhdoanh nhà Quảng Ninh; Công ty thép Bắc Việt…vv

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦNTHƯƠNG MẠI KỸ THUẬT TIN HỌC FSCD

1 Đặc điểm bộ máy quản lý:

Công ty Công ty Cổ phần Thương mại kỹ thuật tin học FSCD là mộtcông ty có tư cách pháp nhân và tổ chức hạch toán độc lập, công ty chịu hoàntoàn trước pháp luật về các hoạt động của mình trong khuôn khổ nguồn vốnkinh doanh Chính vì vậy, công ty cần tổ chức bộ máy quản lý thích hợp, tậptrung, nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ đặt ra.

1.1 Cơ cấu quản lý:

1.1.1 Hội đồng quản trị:

Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết

định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấnđề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Quyết định chiến lược phát triển của công ty.

- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán củatừng loại

- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đượcquyền chào bán của từng loại, quyết định huy động thêm vốn theo hìnhthức khác.

- Quyết định phương án đầu tư.

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quantrọng khác của Công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của cáccán bộ quản lý đó.

- Quyết định cơ cấu tổ chức,quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết địnhthành lập Công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc gópvốn mua cổ phần của doanh nghiệp khác.

- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm cho Đại hội đồng cổ đông.- Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức

hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổđông, triệu tập họp đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏiý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.

- Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại.- Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.

- Thành viên Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu Giám đốc, Phó Giámđốc điều hành Công ty, cán bộ quản lý các đơn vị khác trong Công tycung cấp thông tin và tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinhdoanh của Công ty và các đơn vị trong Công ty.

- Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm trongquản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty,

1.1.2 Ban Giám đốc:

- Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày củaCông ty.

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.

- Tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh và phương án đầu tưcủa Công ty.

- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộCông ty.

- Bổ nhiễm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Côngty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cáchchức.

- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trongCông ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền của Giám đốc.

- Ban Giám đốc Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định pháp luậtvề lao động trong việc sử dụng lao động của Công ty Ban Giám đốccó quyền đề ra nội quy Công ty và các nhân viên trong Công ty phảituân thủ theo nội dung Công ty Nội quy này phải được sự phê chuẩncủa Hội đồng quản trị Công ty trước khi ban hành.

1.2 Các phòng ban chức năng:

- Phòng tổ chức- Hành chính: Quản lý toàn bộ vấn đề nhân sự, văn thư

của Công ty như: Chấm công, lưu trữ tài liệu, xếp lịch tiếp khách choGiám đốc, theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của nhân viên Côngty.

- Phòng kế toán tài chính: Quản lý tài chính và sổ sách của Công ty, chịu

trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc trong công việc kiểm tra công nợ,xuất hàng, theo dõi các khách hàng tiềm năng Lập kế hoạch tài chínhcho Công ty, thống kê số liệu: Doanh thu, chi phí, đầu tư…Ghi chép sổsách đảm bảo thông tin kịp thời chính xác và hiệu quả.

- Hệ thống kho: Bảo quản và giữ hàng Xuất và nhập hàng khi có phiếu

xuất kho của kế toán Liên tục kiểm tra kho hàng để kịp thời sửa chữa,tránh thất thoát như hỏng hàng hóa Báo cáo hàng tồn và so sánh sốhàng tồn kho thực tế hàng ngày để kịp thời phát hiện ra sai sót hoặc tổnthất (nếu có) Hàng hóa trong kho phải để gọn gàng, bảo đảm an toànphòng chống cháy nổ và dễ dàng lấy khi cần.

- Phòng kinh doanh: Thực hiện việc bán hàng, tìm kiếm khách hàng,mở

rộng thị trường, thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa Phòng kinh doanh cóvai trò cực kỳ quan trọng, đây là phòng chủ chốt liên quan đến sự tồntại và phát triển của công ty

- Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ dự báo nhu cầu thị trường, dự báo kế

hoạch kinh doanh của Công ty trong vòng ba tháng Kịp thời báo cáotình trạng hàng hóa của Công ty khi có những biến động của thị trường.giúp Giám đốc đưa ra phương hướng kinh doanh cho những tháng kinhdoanh tiếp theo.

- Phòng Maketting: Tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu của thị trường Phối hợp

cùng phòng kế hoạch Phòng kế toán: Quản lý tài chính và sổ sách củaCông ty Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Công ty trong việckiểm tra công nợ, đưa ra những chiến lược kinh doanh mới, tạo đà thúcđẩy cho doanh nghiệp phát triển.

- Phòng kỹ thuật: Thực hiện các khâu kỹ thuật, sửa chữa, bảo hành về

máy móc và thiết bị các sản phẩm của công ty khi đưa ra thị trường đểđạt hiệu quả tốt nhất.

Biểu 1.1:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY FSCD

Hội đồng quản trị

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và kết quả kinh doanh của Công ty:

Công ty hoạt động chủ yếu trong thị trường Công nghệ thông tin, dulịch và kinh tế.Vì vậy, vấn đề quan trọng nhất của Công ty là phải có nguồnhàng và nguồn khách hàng lâu dài Để đạt được mục tiêu trên, phòng kếhoạch và phòng Maketting phải đào sâu tìm hiểu thị trường, nhu cầu củakhách hàng, nguồn hàng để tìm ra phương thức đa dạng mới cho thị trường.Từ đó các nhà quản trị Doanh nghiệp tìm ra được các biện pháp sát thực đểđạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất cho Công ty

*Tình hình kinh tế, tài chính và kết quả kinh doanh của công ty:

Tình hình kinh tế nói chung của doanh nghiệp có sự phát triển đáng kể.Doanh nghiệp có sự tăng trưởng về các chỉ tiêu tổng tài sản, tổng nguồn vốnqua các thời kỳ phát triển.

Biểu 1.2:

BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2007- 2008

Đơn vị: Nghìn đồng

Phòng kế toán

tài chính

Giám đốc

Phó Giám đốc kinh doanh

Hệ thống

kho hàng

Phòng kinh doanh

Phòng kỹ thuậtPhòng

kế hoạch

Phòng Maket

Phó Giám đốc hànhchính

Phó Giám đốc kỹ thuật

Chỉ tiêuNămChênh lệch

Tông doanh thu 31.507.120 42.842.448 11.335.328Doanh thu thuần 31.507.120 42.842.448 11.335.328Giá vốn hàng bán 29.601.297 40.631.336 11.030.039Lợi nhuận gộp 1.905.823 2.211.112 305.289

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Qua bảng hoạt động kết quả kinh doanh ta thấy tổng doanh thu củaCông ty từ 31.507.120 nghìn đồng của năm 2007 lên 42.845.448 nghìn đồngcủa năm 2008 Nhìn tổng quát có thể nói rằng, Công ty đang phát triển tốt vàngày càng phát triển Nhưng đi sâu xem xét và tìm hiêu thì ta thấy rằng, lợinhuận từ hoạt động kinh doanh giảm từ 45.535 nghìn đồng xuống còn 23.378nghìn đồng, chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn doanh thu Về chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đây là một yếu tố của việc mởrộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động Tuy nhiên, chi phí bán hàngvà chi phí quản lý doanh nghiệp tăng khá nhanh lại ảnh hưởng trực tiếp đếnlợi nhuận của Công ty, vì thế Công ty FSCD cần phải có biện pháp thích hợpđể quản lý chặt chẽ các loại chi phí này.

Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty chiếm tỷ trọng khá lớntrong tổng lợi nhuận Công ty, chủ yếu là lãi từ bán hàng trả chậm, hoạt độngđầu tư tài chính dài hạn và cho thuê tài sản Trong năm 2008 khoản này cũnggiảm đáng kể, từ 41.289 nghìn đồng của năm 2007 đã giảm xuống còn 22.356nghìn đồng vào năm 2008 Do những nguyên nhân trên mà lợi nhuận sau thuếcũng giảm từ 59.041 nghìn đồng của năm 2007 xuống còn 31.100 nghìn đồngvào năm 2008.

Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xemxét chỉ tiêu sau:

Tổng lợi nhuận* Chỉ tiêu:

Tổng chi phí ( Giá vốn và chi phí)

Năm 2007: 86.825

* Chỉ tiêu= = 0,00276 29.601.297+ 152.332+ 1.707.954

Năm 2008:

45.735

* Chỉ tiêu= = 0,00107 40.631.336+ 172.532+ 2.058.779

Chỉ tiêu này cho ta thấy cứ bỏ ra một đồng giá vốn và chi phí thì thuđược bao nhiêu đồng lợi nhuận Chỉ tiêu này giảm rõ rệt, năm 2007 là0,00276 đã giảm xuống còn 0,00107 vào năm 2008 Điều này được đánh giálà không tốt Vì thế, Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để có kế hoạchkhắc phục.

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT TIN HỌC FSCD.I Tổ chức công tác kế toán:

Công ty Cổ phần thương mại kỹ thuật tin học FSCD là một doanhnghiệp ngoài quốc doanh, hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên về các

sản phẩm dịch vụ tin học, truyền thông và một số ngành nghề khác trong lĩnhvực du lịch và kinh tế Công ty tổ chức bộ máy Tài chính- Kế toán theo yêucầu nhất định của công ty

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Công ty Cổ phần thương mại kỹ thuật tin học FSCD là một đơn vị hạchtoán độc lập, vì vậy bộ máy kế toán được thành lập với đầy đủ các chức năngnhằm hoàn thành mọi nhiệm vụ kế toán của mình Các nhân viên trong phòngkế toán đều làm việc trên máy vi tính Để đảm bảo bộ máy Tài chính- Kế toánhoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình doanh nghiệp của mình, Côngty đã lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy kế toán là: quản lý tập trung.Theo hình thức tổ chức này,chứng từ về tài chính kế toán được gửi về phòngtài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nghiệp vụ phân tíchtài chính.

Biều 2.1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

*Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán trong bộ máy kế toán của công ty:

- Một kế toán trưởng:

+ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động củaphòng cũng như mọi hoạt động khác của công ty liên quan tới công tác tàichính, kế toán và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty.

+ Tổ chức trình tự luân chuyển chứng từ, công tác kế toán, thống kê trongcông ty phù hợp với chế độ quản lý tài chính của công ty.

+ Thực hiện chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán + Kiểm tra tính pháp lý của mọi hợp đồng.

+ Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ kếKế toán trưởng

Kế toán tổng

Kế toán công nợ

Kế toán tiền lương và bảo

Kế toán chi phí

Kế toán tài sản cố địnhKế toán

Kế toántiền

Kế toángiaodịchhàng

Kế toánquản lý

Kế toáncông nợ tạmứng phải thuvà vay đốitượng khác

Kế toánchi phíquản lýdoanhnghiệpKế toán

chi phíbánhàng

ThủquỹKế toán

giaodịchtiền