166 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty XNK cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

166 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty XNK cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

lời nói đầu

Trong thời gian thực tập em đã đợc tìm hiểu về công tác kế toán của công

ty, em thấy công tác hạch toán kế toán là một công cụ sắc bén không thể thiếu

đ-ợc trong mỗi doanh nghiệp, trong hệ thống quản lý tài chính cũng nh trên phạm

vi toàn bộ nền kinh tế

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế thị thờng có nhiều thànhphần kinh tế, có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa.Trong cơ chế thị thờng các nhà quản lý doanh nghiệp phải thờng xuyên quyết

định những công việc phải làm nh thế nào, bằng cách nào và kết quả ra sao và

điều này đợc thực hiện dựa trên những thông tin do kế toán cung cấp thu thập và

xử lý, từ đó có quyết định, định hớng hợp lý trong hoạt động kinh doanh để từ đó

có thể phát triển công ty Theo cơ chế này các đơn vị tổ chức kinh tế thuộc mọithành phần kinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều phải thựchiện hạch toán kinh doanh tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật Hiệu quả của sảnxuất kinh doanh quyết định đến sự tồn tại và phát triển hay diệt vong của doanhnghiệp

Các doanh nghiệp bớc vào thơng trờng dù ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào

đi chăng nữa thì mục tiêu cuối cùng đặt ra vẫn là lợi nhuận, yêu cầu sống còn củadoanh nghiệp là làm sao gia tăng tỷ suất lợi nhuận, một trong những biện pháphữu hiệu nhất là tiết kiệm đến mức có thể chi phí kinh doanh Đặc biệt với doanhnghiệp thơng mại thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷtrọng lớn trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nó có vai trò quantrọng và liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản

ánh lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nhiệm

vụ kinh doanh của mình Đây là bộ phận cấu thành nên giá bán hàng hoá và cóquan hệ chặt chẽ với lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao

động xã hội hạ thấp chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận kinhdoanh cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của

đơn vị cũng nh các chỉ tiêu tài chính khác Cạnh tranh bằng cách tiết kiệm chi phí

doanh nghiệp mà xét trên phạm vi toàn xã hội nó góp phần tiết kiệm chi phí nângcao chất lợng lao động xã hội.

Điều này hết sức phù hợp với đạo lý tiết kiệm từ ngàn xa của nhân dân ta

"Buôn tàu bán bè không bằng ăn rè hà tiện" thế nhng vấn đề đặt ra là làm thế nào

để tiết kiệm đợc chi phí? đây là nỗi trăn trở không của riêng ai và công ty xuấtnhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt VIRASIMEX cũng không phải là mộtngoại lệ

Qua quá trình thực tập ở đây em đã nhận thức đợc phần nào nỗi trăn trởnày, do vậy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Kế toán chi phí bán hàng & chi phíquản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt"

để làm chuyên đề tốt nghiệp

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính.

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi

phí quản lý doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý

doanh nghiệp của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt

Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác chi phí

bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứngvật t thiết bị đờng sắt VIRASIMEX

Trong quá trình thực tập mặc dù đã đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy cô

và sự giúp đỡ nhiệt tình của công ty đặc biệt là phòng tài chính kế toán nhng dothời gian thực tập và trình độ có hạn nên báo cáo của em cũng không tránh khỏisai sót em mong có sự góp ý và thông cảm của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Học sinh thực hiện

Trần Thị Xuân

Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh

nghiệp thơng mại dịch vụ

I Khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Xã hội tồn tại đợc là nhờ vào quá trình tái sản xuất Quá trình này khôngngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng Sản phẩm tạo

ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụ chonhu cầu của con ngời thì phải qua quá trình lu thông hàng hoá Hoạt động củadoanh nghiệp thơng mại là hoạt động ở khâu lu thông hàng hoá Một khâu quantrọng của quá trình tái sản xuất xã hội

Trong nền kinh tế thị thờng đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung vàngành thơng mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao hiệuquả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt

lý luận và thực tiễn không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ

để rồi phá sản phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêunhiệm vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay Trong hoạt động sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp thơng mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí,chúng rất đa dạng và phức tạp, ảnh hởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao

động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thànhphẩm, lao vụ dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định.Chi phí bán hàng đợc bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là 1 bộ phận chi phí quantrọng trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

2 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao độngvật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm, quản lýkinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác Xét về mặt bản chất đó là những

quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách bình ờng Đây là chi phí tơng đối ổn định.

th-II Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

1 Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế.

1.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định.

Các tài sản cố định phục vụ cho mục đích kinh doanh tất nhiên phải bị haomòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng khấu hao là sự chuyển dần giátrị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp Khấu hao đợc biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi đợc trong doanhthu bán hàng hoá sản phẩm dịch vụ

1.2 Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì)

Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quátrình dự trữ, những chi phí về cải tiến kỹ thuật, bảo quản hàng hoá những khoảnchi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc đóng gói hàng hoá để đảm bảo chấtlợng hàng hoá ra cũng đợc tính vào chi phí này

1.3 Chi phí phân công.

Bao gồm các khoản tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhânviên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ… theo tỷ lệ quy định với số tiền theo tỷ lệ quy định với số tiềnlơng phát sinh

1.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài.

Là những chi phí về tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, tiền điện báo, thuêngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

1.5 Chi phí bằng tiền khác.

Là những chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lýnh: Phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền quảng cáo, chiphí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vẫn dùng cho hoạt động sản xuấtkinh doanh phải trả

*ý nghĩa:

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bảnchất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu đợc tầm quan trọng của mỗiloại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong l u thông từ

đó cho thấy những chi phí cần thiết nhng phải trong mức độ cho phép

2 Phân loại theo công dụng kinh tế.

Theo cách phân loại này chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpchia thành các khoản mục sau

1.1 Chi phí tiền lơng.

Bao gồm lơng chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phậnbán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp

1.2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCD.

Là khoản tiền đợc trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lơng thực tế

mà doanh nghiệp phải trả Theo quy định hiện nay tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹlơng cấp bậc phải chi trả cho ngời lao động (15% cho BHXH, 2% BHYT, 2% choKPCĐ)

1.3 Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ đồ dùng.

Dụng cụ đồ dùng là những t liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắnkhông đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định nh: Cân ở quầy hàng, máy tính thớc đo… theo tỷ lệ quy định với số tiềnchi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng vàbảo quản doanh nghiệp việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng vào chi phíbán hàng và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từngloại

- Nếu suất dùng với số lợng ít, giá trị thấp có thể phân bổ vào chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khi bán hàng nếu có phế liệu thu hồi bánphế liệu hoặc các khoản quá nhiều thì đợc ghi giảm chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp

- Nếu xuất nhiều một lần với số lợng nhiều, giá trị cao cần phải đa vào tàikhoản "chi phí trả trớc" và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh

để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột ngột biến ảnh hởng lớngiá thành và kết quả sản xuất kinh doanh.

1.4 Chi phí vận chuyển.

Bao gồm hao phí về lao động sống và lao động vật hoá (công cụ lao động,phơng tiện, tiền cớc phí vận chuyển thuê ngoài nhằm đa hàng hoá từ lĩnh tiện vậnchuyển) và lao động sống nh (trả lơng cho lái xe, công nhân khuân vác … theo tỷ lệ quy định với số tiền) hoặc

từ lĩnh vực sản xuất đến tiêu dùng, cớc phí trả cho chủ phơng tiện thuê hoặc cớcphí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiềnthuê lái xe, khấu hao phơng tiện vận chuyển của đơn vị mình Các khoản chi phíbốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng đợc tính vào chi phíbán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.5 Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng.

Là giá trị hàng hoá bị hao hụt trong quá trình tiêu thụ, chỉ đợc hạch toánvào chi phí bán hàng chi phí hao hụt định mức

1.6 Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu.

Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị cá nhân bánhàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty

3 Phân loại theo cách ứng xử (hay theo mối quan hệ với mức tiêu thụ)

Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu

để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng nh ngời quản lý có quy định phù hợp, theocách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc chia rathành 2 loại

1.1 Chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi)

Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu Các chi phí này tăng lên theo sản lợng hàng hoá tiêu thụ của doanh nghiệp

và giảm đi nếu sản lợng tăng lên theo sản lợng hàng hoá giảm, chẳng hạn nh chiphí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói

1.2 Chi phí bất biến (địnhphí hay chi phí cố định):

Là những chi phí ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu chi phí bấtbiến đợc coi là những chi phí biến đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanhnghiệp Thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phíthuê mặt bằng, phơng tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất

Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ

đã đạt đợc xác định thì dự đoán đợc các chi phí cần thiết để đạt đợc mức lãimong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh có nghĩa là chi phí bấtbiến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp Với ý nghĩa to lớn nh vậy kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nóichung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng

Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng kế toán chỉ ghi tậphợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi, vì vậy cần phải phân chia chi phíthành các mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phânloại khác vẫn có thể tổng hợp đợc từ số liệu kế toán

Nói tóm lại: Trong lý luận cũng nh trong thực tế còn có nhiều cách phânloại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy nhiên tùy từng điềukiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau Nhng việcvận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản

lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiếtkiệm nhất

III Yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong thực tế chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn

đến lợi nhuận giảm do đó mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp

lý, nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo văn minh thơng nghiệp.Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các

định mức chi phí với dự toán yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ saocho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc lợi nhuận

1 Yêu cầu về quản lý.

Chi phí có vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanhnghiệp Chính vì vậy các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải đợc thu thập, kiểmtra, giám sát Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tốithiểu chi phí để thu đợc nhiều lợi nhuận Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ cónhững thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đợc thuận tiện và cóthể đa ra những quyết định kịp thời, cần thiết, còn việc quản lý các khoản mụcchi phí cụ thể giúp ngời quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục từng yếu tốcũng nh từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa cáckhoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra đợc cácbiện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm nh những khoản chi phí phátsinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho… theo tỷ lệ quy định với số tiền ợc theo dõi và kế toán trực tiếp,) đcòn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoahọc đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinhcần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểmtra tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

2 ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩarất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cụ thể đợc thể hiện qua các mặt nh sau:

Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó giúp doanh nghiệp xác định chínhxác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình Trong nền kinh tế thị th ờng hiện nayviệc cạnh tranh diễn ra gay gắt quyết liệt vì thế giá cả có ý nghĩa vô cùng quantrọng cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc kế toán phấn đấu giảm chi phí trêncơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp,ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phântích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát đợc hoạt động kinh tế của doanhnghiệp tránh hiện tợng làm tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh ngoài racòn đợc dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạchkinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đa ra quyết định quản lýthích hợp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển

IV Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh thơng mại.

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hếtsức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kinh doanh tự chủ nh hiện nay kế toán chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu cóthể cung cấp một cách thờng xuyên và liên tục có hệ thống toàn bộ thông tin vềchi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp, với chức năngcung cấp thông tin chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ giám sát kiểm tra chặtchẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chép chínhxác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tợng chịu chi phí để làm cơ sở choviệc

tính toán và xác định kết quả kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc nhiềuvào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kinh tế tài chính và kinh tế

1 Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp phát sinh căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng vàchi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinhdoanh Số liệu đợc hình thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hìnhthực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra

2 Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tàichính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã đợc hình thành bởi kế toán tàichính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra cáchoạt động kinh tế

Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mốiquan hệ mật thiết với nhau, trớc hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổngthể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng nh nội

bộ của doanh nghiệp

Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kếtoán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thốngnhất

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kếtoán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toántài chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phátsinh cũng nh trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp

3 Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thơng mại.

a Tài khoản sử dụng:

TK 641 "chi phí bán hàng"

Kết cấu của TK 641 nh sau:

Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ.

Tài khoản 641 không có số d cuối kỳ

Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II

- Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng

- Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì

- Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng

- Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định

- Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản

- Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài

- Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác

b Phơng pháp kế toán.

kÕ ho¹ch (4)

Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c

TK 133

4 KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trong nÒn kinh doanh th¬ng m¹i.

a Tµi kho¶n sö dông: TK 642 "chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp"

+ KÕt cÊu cña tµi kho¶n 642

Bªn nî: tËp hîp toµn bé chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp thùc tÕ ph¸t sinh.Bªn cã: c¸c kho¶n ghi gi¶m chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp

- KÕt chuyÓn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trong kú

TK 642 kh«ng cã sè d cuèi kú

+ TK 642 cã 8 tµi kho¶n cÊp 2

TK 642(1): chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý

TK 642(2): chi phÝ vËt liÖu qu¶n lý

b Phơng pháp kế toán.

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp

6 Phơng pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

đ-ợc kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kếtquả kinh doanh Trờng hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuấtkinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tơngứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì đợc phép treo chiphí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ

Trong hoạt động thơng mại chi phí quản lý doanh nghiệp thờng phân bổhết vào cuối tháng còn chi phí bán hàng thì đợc tính và phân bổ hợp lý theodoanh thu bán ra trong kỳ Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ vàvốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cầnphân bổ chi phí bán hàng và hàng tồn kho trong trờng hợp cần thiết phải phân bổthì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ nh: chiphí bảo quản chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dựtrữ hàng hoá

Phần II

I Đặc điểm tình hình của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt VIRASIMEX.

1 Chức năng, nhiệm vụ, phơng hớng hoạt động vị trí của công ty với ngành.

a Lịch sử phát triển của công ty.

Ngày 20-07-1949 hoà bình đợc lập lại ở miền Bắc, Đảng và Nhà nớc ta đãchủ trơng khôi phục lại kinh tế trong đó có việc khôi phục lại kinh tế hoạt độngcủa các tuyến đờng sắt Bộ phận quản lý đờng sắt đợc hình thành trong đó có bộphận chuyên lo vật t đờng sắt, đó là tiến của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật

t thiết bị đờng sắt

Qua nhiều thay đổi công ty đợc Nhà nớc bộ giao thông vận tải và ngành ờng sắt cho phép trực tiếp làm công việc, công tác kinh doanh xuất nhập khẩu từ

đ-đó mang tên là công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt

Cho tới nay công ty đã có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh với tên giao dịchquốc tế là VIRASIMEX (Việt Nam Railway in port - Export and Supply MaterialEquipment) trực thuộc liên hiệp đờng sắt Việt Nam đợc thành lập theo quyết định1590/QĐ/TCCB-LĐ của bộ thông vận tải ngày 11/08/1993 giấy phép kinh doanh

số 108769, giấy phép kinh doanh số 1031053 GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩnquận Hai Bà Trng Hà Nội

Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nớc thực hiện chế độ hạchtoán độc lập tự chủ về tổ chức có đầy đủ t cách pháp nhân có khoản tiền ViệtNam và ngoại tệ tại Ngân hàng công thơng và Ngân hàng Vietcombank đợc sửdụng con dấu do Nhà nớc quy định hình hình thức này vốn cần thiết thuộc vốnkinh doanh của Nhà nớc một phần do quá trình hoạt động tại công ty đã bảo toàn

và phải khai thác từ các nguồn khác nhau

Công ty đã kịp thời nắm bắt đợc tình hình và phơng thức kinh doanh mới

để phù hợp với điều kiện thị trờng, công tác nghiên cứu thị trờng Đặc biệt quantrọng, công ty đã chủ động duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với thị trờngtruyền thống nh Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc … theo tỷ lệ quy định với số tiền

Với phơng châm và lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ

đồng thời cũng cố gắng tìm ra các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trờngtrong nớc và thị trờng ngoài nớc

*Chức năng

Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng

do công ty tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu rất đa dạng và phong phú nhiềuchủng loại có các nhóm kinh doanh chính, nhóm phụ từng đầu máy và các loạivật t, thiết bị… theo tỷ lệ quy định với số tiền mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng phục vụcho việc xây dựng sửa chữa và tu bổ đờng sắt trong nớc và trong toàn quốc nh xínghiệp Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, công ty dịch vụ vận tải đờng sắt … theo tỷ lệ quy định với số tiền Công

ty nhập khẩu theo hình thức trực hoặc qua uỷ thác

*Nhiệm vụ

Công ty với chức năng chính là xuất nhập khẩu, thơng mại và dịch vụ liêndoanh đầu t trong nớc và nớc ngoài, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cungứng các loại vật t thiết bị phụ tùng đờng sắt nh sản xuất tà vẹt, sản phẩm gỗ phục

vụ cho ngành đờng sắt

Để thực hiện nhiệm vụ này công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuấtkhẩu với các bạn trong nớc và nớc ngoài về liên doanh hợp tác đầu t về nghiêncứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh đợc vay vốn tạiNgân hàng công ty đờng sắt giao và quản lý sử dụng có hiệu quả hợp đồng kinh

tế cần cố gắng hết sức thực hiện tốt hoàn thành các hợp đồng kinh tế từ đó mới

đảm bảo duy trì mở rộng mối quan hệ khách hàng gây hiệu quả uy tín với kháchhàng trong và ngoài nớc, bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vậtchất, điều kiện lao động bồi dỡng và nâng cao trình độ chuyên môn ngời lao

động để khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất

Công ty xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sản xuất côngnghiệp xây dựng công trình giao thông vận tải của đờng sắt

Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật t nhiênliệu phơng tiện vận tải

Sản xuất gia công tổ chức cung ứng các loại vật t, phụ tùng đờng sắt sảnxuất tà vẹt và các sản phẩm gỗ phục vụ ngành đờng sắt.

Tạm nhập tái xuất chuyển khẩu hàng hoá kinh doanh hàng tiêu dùng vàthực phẩm phục vụ khách hàng

*Phơng hớng hoạt động của công ty

Trong những năm gần đây nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty càngkhó khăn hơn cơ chế thị trờng chi phối, cạnh tranh quyết liệt thiếu vốn … theo tỷ lệ quy định với số tiền songnhững năm qua dới sự quan tâm và lãnh đạo của liên hiệp đờng sắt Việt Nam, dới

sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, Ban giám đốc với các Phòng Ban công ty phốihợp chặt chẽ và tinh thần ý thức của cán bộ công nhân viên trong công ty mà toàncông ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinhdoanh đề ra hàng năm với mức tăng trởng cao

Khảo sát kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2001-2002 ta thấy

Đơn vị tính: Tỷ đồng

Chỉ tiêu Thực hiện 2002 Thực hiện 2001 Mức tăng tr- ởng

- Doanh thu của cơ quan công ty 115,741 45 157%

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Quản lý là một yếu tố quan trọng tron hoạt động kinh doanh để quản lý cóhiệu quả tphải đòi hỏi có tổ chức bộ máy phù hợp cùng với đội ngũ quản lý cótrình độ năng lực do nhận thức đúng tầm quan trọng của công ty Công ty đã từngbớc củng cố tổ chức, cơ cấu phòng ban tuyển chọn cán bộ công nhân viên mới cónghiệp vụ cao đồng thời đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhânviên cũ của công ty cho phù hợp với công việc và phù hợp với công việc xâydựng công ty lâu dài

Về tổ chức bộ máy quản lý theo phơng thức tập chung dân chủ, thủ trởngquản lý điều hành trong kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyến làm chủ của tậpthể.

Về sản xuất kinh doanh: xuất phát từ đặc điểm của ngành đờng sắt cũng

đ-ợc thực hiện theo tuyến đờng sắt đảm bảo cung ứng vật t đến tận hiện trờng tránhlãng phí đảm bảo tiến độ phục vụ kịp thời cho vận tải đờng sắt, do đó bộ máykinh doanh của công ty đợc thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và phục vụ

đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh

Mô hình bộ máy tổ chức của công ty

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tiến hành hoạt động kinh doanhvới quy mô tơng đối lớn, địa bàn hoạt động khắp cả nớc, để điều hành có với hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình

cán bộ

tiền l

ơng

Phòng tài chính

kế toán

Phòng hành chính tổng hợp

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II

Phòng

kỹ thuật công nghệ

Xí nghiệp vật t đ ờng sắt Vĩnh Phúc

Xí nghiệp vật t đ ờng sắt Thanh Hoá

Xí nghiệp vật t đ ờng sắt Vinh

Xí nghiệp vật t cơ khí đ ờng sắt Hà Nội

Chi nhánh tại Lạng Sơn

Chi nhánh tại

TP HCM

Trung tâm xuất khẩu lao

động

Trung tâm dịch

vụ du lịch

thức vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuấtkinh doanh của công ty vè các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa công ty, phơng tiện

đi lại liên lạc còn hạn chế, hình thức này đảm bảo công tác kế toán đợc đầy đủ,thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ, theo hình thức này kế toán thực hện việc hớngdẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp cáctài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi lên, thực hiện toàn bộ công tác kếtoán ở văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo có tài khoản tại Ngân hàng Bộmáy quản lý của xí nghiệp chi nhánh đặt dới sự chỉ đạo của ban giám đốc

Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty gồm 6 xí nghiệp cónhững phòng kế toán riêng đợc quyến hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáokết quả để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công tyxuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu thực tiễn mà bộ máy kế toán ở công ty đ-

ty trớc khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính, Ngân hàng … theo tỷ lệ quy định với số tiền

Bộ phận

kế toán công nợ trong n

ớc và các dịch

vụ khác

Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính

Bộ phận

kế toán tập hợp CPBH

và CPQLDN

Bộ phận

kế toán TGNH

và công

nợ n ớc ngoài

Nhân viên kế toán ở các xí nghiệp, chi nhánh, trung tâm sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty

- Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cảcác tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911 cuối tháng, cuốiquý lập các báo cáo kế toán, đồng thời cùng kế toán trởng làm nhiệm vụ phântích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có ýkiến đề xuất và đa ra các giải pháp hoàn thiện.

- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mởtrên văn phòng công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toánphát sinh và tổng hợp số liệu của công ty cụ thể là việc nhập chứng từ kiểm soátcác chứng từ, lập báo cáo kế toán và phát hành các báo cáo kế toán phát sinh trêncông ty, thu nhận kiểm tra và xét duyệt các báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộcgửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của công ty

- Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: có nhiệm vụ hạch toán tiềnmặt và ghi sổ chi tiết chi phí đối với những khoản chi liên quan đến chi phí công

nợ … theo tỷ lệ quy định với số tiền

- Bộ phận kế toán TG và công nợ nớc ngoài: có nhiệm vụ lập phiếu thu, chitiền mặt theo dõi các khoản thu chi trừ tiền gửi Ngân hàng hạch toán tổng hợp vàchi tiết tiền gửi tiền vay tính toán lãi vay làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanhtoán qua Ngân hàng

- Bộ phận kế toán nội bộ: do một ngời phụ trách kiêm thủ quỹ có nhiệm vụtập hợp chi phí trong công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp liên quan đến việc thanh toán tiền lơng

và bảo hiểm xã hội

- Bộ phận kế tóan tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp có nhiệm vụ tập hợp chi phí công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp

Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầuquản lý đối với nền sản xuất - xã hội càng ngày càng cao yêu cầu cung cấp thôngtin càng nhanh và khi máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong các công tác kế toáncủa doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải đáp dụng hình thức nhật ký chung nhng có

nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện đợc kinh doanh của công ty và phùhợp với chơng trình máy vi tính của công ty.

Trình tự ghi sổ kế toán của công ty

Sổ nhật ký chung

4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng tới công tác hạch toán của công ty.

- Đối với công ty có rất nhiều điều tỷ lệ để làm tốt công tác hạch toán nh:+ Các cán bộ đều có trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán, côngviệc trong phòng kế toán đợc phân công rõ ràng và có mối quan hệ mật thiết vớinhau

+ Công ty đã đầu t cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính hoà mạngInternet cùng với phần mềm kế toán tast - acdtling tuy nhiên còn có nhiều khókhăn ảnh hởng tới đó là:

- Do tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phạm vithời điểm xác định hàng nhập khẩu với các mức thuế xuất nhập khẩu

- Do sự biến động của tỷ gía hối đoái trên thị trờng ngoại tệ

- Những quy định, quy chế về chế độ kế toán của bộ tài chính thờng thay

đổi và cha đồng bộ tơng xứng thậm chí còn bất công

- Do đặc thù kinh doanh của công ty là những vật t chuyên dùng của ngành

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

- Do có sự giới hạn về nguồn vốn tự có có khi phải thực hiện những hợp

1.1 Tài khoản sử dụng: TK 641 "Chi phí bán hàng"

Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp IIcủa tài khoản 641 nh sau:

- TK 641(2) chi phí vật liệu bao bì: phản ánh các khoản chi phí về vật liệubao bì đóng gói, bao bì sách vở đóng lại … theo tỷ lệ quy định với số tiền

- TK 641(3) chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng: phản ánh các công cụ, dụng

cụ xuất dùng cho khâu bán hàng nh: công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng,hoá đơn, biểu mẫu chứng từ… theo tỷ lệ quy định với số tiền

- TK 641(4) chi phí khấu hao tài sản cố định : phản ánh giá trị hao mòncủa tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng

- TK 641(5) chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bánhàng

- TK 641(7) chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí nh trảhoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác mỗi giới cho công ty, chiphí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định … theo tỷ lệ quy định với số tiền

- TK 641(8) chi phí bằng tiền khác phản ánh toàn bộ các bán hàng ngoàicác chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tácphí

1.2 Phơng pháp kế toán.