Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt.pdf

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời gian thực tập em đã được tìm hiểu về công tác kế toán của công

ty, em thấy công tác hạch toán kế toán là một công cụ sắc bén không thể thiếu được

trong mỗi doanh nghiệp, trong hệ thống quản lý tài chính cũng như trên phạm vi

toàn bộ nền kinh tế

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế thị thường có nhiều thành phần

kinh tế, có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa

Trong cơ chế thị thường các nhà quản lý doanh nghiệp phải thường xuyên quyết

định những công việc phải làm như thế nào, bằng cách nào và kết quả ra sao và

điều này được thực hiện dựa trên những thông tin do kế toán cung cấp thu thập và

xử lý, từ đó có quyết định, định hướng hợp lý trong hoạt động kinh doanh để từ đó

có thể phát triển công ty Theo cơ chế này các đơn vị tổ chức kinh tế thuộc mọi

thành phần kinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện

hạch toán kinh doanh tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động

sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật Hiệu quả của sản xuất kinh

doanh quyết định đến sự tồn tại và phát triển hay diệt vong của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp bước vào thương trường dù ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh

nào đi chăng nữa thì mục tiêu cuối cùng đặt ra vẫn là lợi nhuận, yêu cầu sống còn

của doanh nghiệp là làm sao gia tăng tỷ suất lợi nhuận, một trong những biện pháp

hữu hiệu nhất là tiết kiệm đến mức có thể chi phí kinh doanh Đặc biệt với doanh

nghiệp thương mại thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ

trọng lớn trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nó có vai trò quan

trọng và liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản

ánh lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nhiệm

vụ kinh doanh của mình Đây là bộ phận cấu thành nên giá bán hàng hoá và có

quan hệ chặt chẽ với lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao

động xã hội hạ thấp chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận kinh

doanh cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của

đơn vị cũng như các chỉ tiêu tài chính khác Cạnh tranh bằng cách tiết kiệm chi phí

kinh doanh là một cuộc cạnh tranh lành mạnh, nó không chỉ có ý nghĩa đối với

doanh nghiệp mà xét trên phạm vi toàn xã hội nó góp phần tiết kiệm chi phí nâng

cao chất lượng lao động xã hội

Điều này hết sức phù hợp với đạo lý tiết kiệm từ ngàn xưa của nhân dân ta

"Buôn tàu bán bè không bằng ăn rè hà tiện" thế nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào

để tiết kiệm được chi phí? đây là nỗi trăn trở không của riêng ai và công ty xuất

nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX cũng không phải là một

ngoại lệ

Qua quá trình thực tập ở đây em đã nhận thức được phần nào nỗi trăn trở

này, do vậy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Kế toán chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường

sắt" để làm chuyên đề tốt nghiệp

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý

doanh nghiệp của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư

thiết bị đường sắt VIRASIMEX

Trong quá trình thực tập mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của thầy cô

và sự giúp đỡ nhiệt tình của công ty đặc biệt là phòng tài chính kế toán nhưng do

thời gian thực tập và trình độ có hạn nên báo cáo của em cũng không tránh khỏi sai

sót em mong có sự góp ý và thông cảm của các thầy cô

Phần I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG

VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ

I KHÁI NIỆM VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Xã hội tồn tại được là nhờ vào quá trình tái sản xuất Quá trình này không

ngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng Sản phẩm tạo

ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụ cho nhu

cầu của con người thì phải qua quá trình lưu thông hàng hoá Hoạt động của doanh

nghiệp thương mại là hoạt động ở khâu lưu thông hàng hoá Một khâu quan trọng

của quá trình tái sản xuất xã hội

Trong nền kinh tế thị thường đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung và

ngành thương mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao hiệu

quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý

luận và thực tiễn không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để

rồi phá sản phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu

nhiệm vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay Trong hoạt động sản xuất kinh

doanh của các doanh nghiệp thương mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí,

chúng rất đa dạng và phức tạp, ảnh hưởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp

1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao động

vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ

dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định Chi phí bán hàng

được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là 1 bộ phận chi phí quan trọng trong chi

phí kinh doanh của doanh nghiệp

2 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật

hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm, quản lý kinh

doanh, quản lý hành chính và quản lý khác Xét về mặt bản chất đó là những chi

phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường Đây

là chi phí tương đối ổn định

II PHÂN LOẠI CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1 Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế

1.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định

Các tài sản cố định phục vụ cho mục đích kinh doanh tất nhiên phải bị hao

mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng khấu hao là sự chuyển dần giá trị

hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Khấu hao được biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi được trong doanh thu bán

hàng hoá sản phẩm dịch vụ

1.2 Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì)

Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá trình

dự trữ, những chi phí về cải tiến kỹ thuật, bảo quản hàng hoá những khoản chi phí

phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc đóng gói hàng hoá để đảm bảo chất lượng

hàng hoá ra cũng được tính vào chi phí này

1.3 Chi phí phân công

Bao gồm các khoản tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân

viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ… theo tỷ lệ quy định với số tiền

lương phát sinh

1.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài

Là những chi phí về tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền điện báo, thuê

ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

1.5 Chi phí bằng tiền khác

Là những chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý

như: Phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền quảng cáo, chi

phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vẫn dùng cho hoạt động sản xuất

kinh doanh phải trả

*Ý nghĩa:

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bản

chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của mỗi loại

chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong lưu thông từ đó

cho thấy những chi phí cần thiết nhưng phải trong mức độ cho phép

2 Phân loại theo công dụng kinh tế

Theo cách phân loại này chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

chia thành các khoản mục sau

1.1 Chi phí tiền lương

Bao gồm lương chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận

bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp

1.2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCD

Là khoản tiền được trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lương thực tế

mà doanh nghiệp phải trả Theo quy định hiện nay tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ

lương cấp bậc phải chi trả cho người lao động (15% cho BHXH, 2% BHYT, 2%

cho KPCĐ)

1.3 Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ đồ dùng

Dụng cụ đồ dùng là những tư liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn

không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định như: Cân ở quầy hàng, máy tính thước

đo…chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và

bảo quản doanh nghiệp việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng vào chi phí

bán hàng và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng

loại

- Nếu suất dùng với số lượng ít, giá trị thấp có thể phân bổ vào chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khi bán hàng nếu có phế liệu thu hồi bán

phế liệu hoặc các khoản quá nhiều thì được ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp

- Nếu xuất nhiều một lần với số lượng nhiều, giá trị cao cần phải đưa vào tài

khoản "chi phí trả trước" và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh

để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột ngột biến ảnh hưởng lớn giá

thành và kết quả sản xuất kinh doanh

1.4 Chi phí vận chuyển

Bao gồm hao phí về lao động sống và lao động vật hoá (công cụ lao động,

phương tiện, tiền cước phí vận chuyển thuê ngoài nhằm đưa hàng hoá từ lĩnh tiện

vận chuyển) và lao động sống như (trả lương cho lái xe, công nhân khuân vác …)

hoặc từ lĩnh vực sản xuất đến tiêu dùng, cước phí trả cho chủ phương tiện thuê

hoặc cước phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá

kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phương tiện vận chuyển của đơn vị mình Các

khoản chi phí bốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng được

tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.5 Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng

Là giá trị hàng hoá bị hao hụt trong quá trình tiêu thụ, chỉ được hạch toán

vào chi phí bán hàng chi phí hao hụt định mức

1.6 Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu

Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị cá nhân bán hàng

đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty

1.7 Chi phí dự phòng

Là chi phí phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự phòng

khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Ngoài những khoản mục trên chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp còn được phân loại theo nhiều khoản mục khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản

lý nội bộ doanh nghiệp như: chi phí về tiền điện, tiền điện thoại, công tác phí, tiếp

khách…

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công

dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán Phân loại công

dụng kinh tế, chi phí được phân chia thành các khoản mục chi phí để làm cơ sở cho

kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khoản mục, giám

sát thực hiện kế hoạch chi phí

3 Phân loại theo cách ứng xử (hay theo mối quan hệ với mức tiêu thụ)

Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để

giúp cho chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý có quy định phù hợp, theo cách

ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chia ra thành 2

loại

1.1 Chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi)

Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu

Các chi phí này tăng lên theo sản lượng hàng hoá tiêu thụ của doanh nghiệp

và giảm đi nếu sản lượng tăng lên theo sản lượng hàng hoá giảm, chẳng hạn như

chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói

1.2 Chi phí bất biến (địnhphí hay chi phí cố định):

Là những chi phí ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu chi phí bất biến

được coi là những chi phí biến đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt

bằng, phương tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất

Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ đã

đạt được xác định thì dự đoán được các chi phí cần thiết để đạt được mức lãi mong

muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh có nghĩa là chi phí bất biến góp

phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với ý

nghĩa to lớn như vậy kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh

nghiệp thương mại nói riêng

Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhưng kế toán chỉ ghi tập

hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi, vì vậy cần phải phân chia chi phí

thành các mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân

loại khác vẫn có thể tổng hợp được từ số liệu kế toán

Nói tóm lại: Trong lý luận cũng như trong thực tế còn có nhiều cách phân

loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy nhiên tùy từng điều kiện

cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và

chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau Nhưng việc vận dụng

các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí

bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất

III YÊU CẦU QUẢN LÝ VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ

CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Trong thực tế chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn

đến lợi nhuận giảm do đó mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý,

nâng cao được hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo văn minh thương nghiệp

Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các

định mức chi phí với dự toán yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao

cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được lợi nhuận

1 Yêu cầu về quản lý

Chi phí có vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh

nghiệp Chính vì vậy các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải được thu thập, kiểm

tra, giám sát Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối

thiểu chi phí để thu được nhiều lợi nhuận Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có

những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên được thuận tiện và có

thể đưa ra những quyết định kịp thời, cần thiết, còn việc quản lý các khoản mục chi

phí cụ thể giúp người quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục từng yếu tố cũng

như từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi

phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra được các biện pháp

nhằm giảm phí một cách hợp lý

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm như những khoản chi phí phát

sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho…) được theo dõi và kế toán trực tiếp,

còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa

học đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh

cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm

tra tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

2 Ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất

quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cụ thể được thể hiện qua các mặt như sau:

Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó giúp doanh nghiệp xác định chính

xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình Trong nền kinh tế thị thường hiện nay

việc cạnh tranh diễn ra gay gắt quyết liệt vì thế giá cả có ý nghĩa vô cùng quan

trọng cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc kế toán phấn đấu giảm chi phí trên

cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, ngoài

ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ

quan quản lý trực tiếp, kiểm soát được hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh

hiện tượng làm tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh ngoài ra còn được

dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh

để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đưa ra quyết định quản lý thích hợp

giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển

IV TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH

NGHIỆP TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức

quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kinh doanh tự chủ như hiện nay kế toán chi phí

bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể

cung cấp một cách thường xuyên và liên tục có hệ thống toàn bộ thông tin về chi

phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp, với chức năng cung

cấp thông tin chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ giám sát kiểm tra chặt chẽ quá

trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chép chính xác chi phí

phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc

tính toán và xác định kết quả kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp được hoàn thành tốt hay không phụ thuộc nhiều

vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kinh tế tài chính và kinh tế quản

trị

1 Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp phát sinh căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi

phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh Số

liệu được hình thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế

hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra

2 Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tài

chính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã được hình thành bởi kế toán tài

chính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các

hoạt động kinh tế

Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mối quan

hệ mật thiết với nhau, trước hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể

hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng như nội bộ

của doanh nghiệp

Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kế

toán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống

nhất

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kế toán

chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toán tài

chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh

cũng như trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp

3 Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thương mại

a Tài khoản sử dụng:

TK 641 "chi phí bán hàng"

Kết cấu của TK 641 như sau:

Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ

Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II

- Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng

- Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì

- Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng

- Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định

- Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản

- Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài

- Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác

b Phương pháp kế toán

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG

TÀI KHOẢN 641 CHI PHÍ BÁN HÀNG

kế hoạch (4)

Chi phí bằng tiền khác

TK 133

4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong nền kinh doanh thương mại

a Tài khoản sử dụng: TK 642 "chi phí quản lý doanh nghiệp"

+ Kết cấu của tài khoản 642

Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh

Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ

TK 642 không có số dư cuối kỳ

+ TK 642 có 8 tài khoản cấp 2

(1)

(2) (3)

(6)

(8) (9) (5)

TK 642(1): chi phí nhân viên quản lý

TK 642(2): chi phí vật liệu quản lý

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

TK 642 - CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

5 Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiều

thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ phát sinh chi phí, vào doang thu bán hàng,

(1)

(2) (3)

vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa

doanh thu và chi phí Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi

doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào

TK142(2) số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ( một lần hoặc nhiều

lần ở các kỳ sau khi có doanh thu)

6 Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết

quả kinh doanh Trường hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuất

kinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương

ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi

phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ

Trong hoạt động thương mại chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ

hết vào cuối tháng còn chi phí bán hàng thì được tính và phân bổ hợp lý theo doanh

thu bán ra trong kỳ Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ và vốn dự trữ

hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cần phân bổ chi phí

bán hàng và hàng tồn kho trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ

những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: chi phí bảo quản chi

phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá

Phần II

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CUNG ỨNG VẬT TƯ

THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT VIRASIMEX

1 Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động vị trí của công ty với

ngành

a Lịch sử phát triển của công ty

Ngày 20-07-1949 hoà bình được lập lại ở miền Bắc, Đảng và Nhà nước ta đã

chủ trương khôi phục lại kinh tế trong đó có việc khôi phục lại kinh tế hoạt động

của các tuyến đường sắt Bộ phận quản lý đường sắt được hình thành trong đó có

bộ phận chuyên lo vật tư đường sắt, đó là tiến của công ty xuất nhập khẩu cung ứng

vật tư thiết bị đường sắt

Qua nhiều thay đổi công ty được Nhà nước bộ giao thông vận tải và ngành

đường sắt cho phép trực tiếp làm công việc, công tác kinh doanh xuất nhập khẩu từ

đó mang tên là công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Cho tới nay công ty đã có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh với tên giao dịch quốc

tế là VIRASIMEX (Việt Nam Railway in port - Export and Supply Material

Equipment) trực thuộc liên hiệp đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết

định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của bộ thông vận tải ngày 11/08/1993 giấy phép kinh

doanh số 108769, giấy phép kinh doanh số 1031053 GP có trụ sở chính tại 132 Lê

Duẩn quận Hai Bà Trưng Hà Nội

Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chế độ hạch

toán độc lập tự chủ về tổ chức có đầy đủ tư cách pháp nhân có khoản tiền Việt Nam

và ngoại tệ tại Ngân hàng công thương và Ngân hàng Vietcombank được sử dụng

con dấu do Nhà nước quy định hình hình thức này vốn cần thiết thuộc vốn kinh

doanh của Nhà nước một phần do quá trình hoạt động tại công ty đã bảo toàn và

phải khai thác từ các nguồn khác nhau

Công ty đã kịp thời nắm bắt được tình hình và phương thức kinh doanh mới

để phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường Đặc biệt quan

trọng, công ty đã chủ động duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với thị trường

truyền thống như Tiệp, Bỉ, Ấn Độ, Trung Quốc …

Với phương châm và lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ

đồng thời cũng cố gắng tìm ra các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường

trong nước và thị trường ngoài nước

*Chức năng

Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng do

công ty tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu rất đa dạng và phong phú nhiều chủng

loại có các nhóm kinh doanh chính, nhóm phụ từng đầu máy và các loại vật tư,

thiết bị… mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng phục vụ cho

việc xây dựng sửa chữa và tu bổ đường sắt trong nước và trong toàn quốc như xí

nghiệp Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, công ty dịch vụ vận tải đường sắt … Công

ty nhập khẩu theo hình thức trực hoặc qua uỷ thác

*Nhiệm vụ

Công ty với chức năng chính là xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ liên

doanh đầu tư trong nước và nước ngoài, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung

ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng đường sắt như sản xuất tà vẹt, sản phẩm gỗ

phục vụ cho ngành đường sắt

Để thực hiện nhiệm vụ này công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất khẩu

với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh hợp tác đầu tư về nghiên cứu

ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh được vay vốn tại Ngân

hàng công ty đường sắt giao và quản lý sử dụng có hiệu quả hợp đồng kinh tế cần

cố gắng hết sức thực hiện tốt hoàn thành các hợp đồng kinh tế từ đó mới đảm bảo

duy trì mở rộng mối quan hệ khách hàng gây hiệu quả uy tín với khách hàng trong

và ngoài nước, bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều

kiện lao động bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn người lao động để

khuyến khích người lao động nâng cao năng suất

Công ty xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sản xuất công nghiệp

xây dựng công trình giao thông vận tải của đường sắt

Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư nhiên

liệu phương tiện vận tải

Sản xuất gia công tổ chức cung ứng các loại vật tư, phụ tùng đường sắt sản

xuất tà vẹt và các sản phẩm gỗ phục vụ ngành đường sắt

Tạm nhập tái xuất chuyển khẩu hàng hoá kinh doanh hàng tiêu dùng và thực

phẩm phục vụ khách hàng

*Phương hướng hoạt động của công ty

Trong những năm gần đây nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty càng

khó khăn hơn cơ chế thị trường chi phối, cạnh tranh quyết liệt thiếu vốn … song

những năm qua dưới sự quan tâm và lãnh đạo của liên hiệp đường sắt Việt Nam,

dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, Ban giám đốc với các Phòng Ban công ty

phối hợp chặt chẽ và tinh thần ý thức của cán bộ công nhân viên trong công ty mà

toàn công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành kế hoạch sản xuất

kinh doanh đề ra hàng năm với mức tăng trưởng cao

Khảo sát kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2001-2002 ta thấy

1 Tổng doanh thu 200,642 113 77%

- Doanh thu của cơ quan công ty 115,741 45 157%

Kinh doanh ngoài đường sắt 38 18 111%

TNBQ 1100.000 710.000 54%

xuất nhập khẩu lao động (người) 215 60 258%

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Quản lý là một yếu tố quan trọng tron hoạt động kinh doanh để quản lý có

hiệu quả tphải đòi hỏi có tổ chức bộ máy phù hợp cùng với đội ngũ quản lý có trình

độ năng lực do nhận thức đúng tầm quan trọng của công ty Công ty đã từng bước

củng cố tổ chức, cơ cấu phòng ban tuyển chọn cán bộ công nhân viên mới có

nghiệp vụ cao đồng thời đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên

cũ của công ty cho phù hợp với công việc và phù hợp với công việc xây dựng công

ty lâu dài

Về tổ chức bộ máy quản lý theo phương thức tập chung dân chủ, thủ trưởng

quản lý điều hành trong kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyến làm chủ của tập thể

Về sản xuất kinh doanh: xuất phát từ đặc điểm của ngành đường sắt cũng

được thực hiện theo tuyến đường sắt đảm bảo cung ứng vật tư đến tận hiện trường

tránh lãng phí đảm bảo tiến độ phục vụ kịp thời cho vận tải đường sắt, do đó bộ

máy kinh doanh của công ty được thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và

phục vụ đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh

cán

bộ tiền

lương

Phòng

t i chính

kế toán

Phòng

h nh chính tổng hợp

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

II

Phòng

kỹ thuật công nghệ

Các xí nghiệp trực thuộc công ty

Xí nghiệp vật tư đườ ng sắt Vĩnh Phúc

Xí nghiệp vật tư đườ ng sắt Thanh Hoá

Xí nghiệp vật tư đườ ng sắt Vinh

Xí nghiệp vật tư

cơ khí đường sắt H

L o Cai

Chi nhánh tại Lạng Sơn

Chi nhánh tại

TP

HCM

Trung tâm xuất khẩu lao

độ ng

Trung tâm dịch

vụ du lịch

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh

với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động khắp cả nước, để điều hành có với

hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức công tác kế toán theo

hình thức vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản

xuất kinh doanh của công ty vè các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa công ty, phương

tiện đi lại liên lạc còn hạn chế, hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy

đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ, theo hình thức này kế toán thực hện việc

hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp

các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi lên, thực hiện toàn bộ công tác kế

toán ở văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo có tài khoản tại Ngân hàng Bộ

máy quản lý của xí nghiệp chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc

Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty gồm 6 xí nghiệp có

những phòng kế toán riêng được quyến hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo

kết quả để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty xuất

phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu thực tiễn mà bộ máy kế toán ở công ty được tổ

chức theo sơ đồ sau:

bộ

Bộ phận

kế toán công nợ trong nước

v các dịch vụ

Bộ phận

kế toán tổng hợp máy tính

Bộ phận

kế toán tập hợp CPBH v CPQLDN

Bộ phận

kế toán TGNH

v công

nợ nước ngo i Nhân viên kế toán ở các xí nghiệp, chi nhánh,

trung tâm sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty

Phòng kế toán của công ty gồm 7 người được chia thành các bộ phận với các

nhiệm vụ sau:

- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính có nhiệm vụ tổ chức điều hành

toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài

chính, thu chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ của công ty, nghiên cứu vận

dụng các chế độ chính sách về tài chính của các đơn vị cơ sở và toàn bộ công ty

trước khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính, Ngân hàng …

- Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả

các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911 cuối tháng, cuối quý

lập các báo cáo kế toán, đồng thời cùng kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các

hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có ý kiến đề

xuất và đưa ra các giải pháp hoàn thiện

- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mở

trên văn phòng công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán

phát sinh và tổng hợp số liệu của công ty cụ thể là việc nhập chứng từ kiểm soát

các chứng từ, lập báo cáo kế toán và phát hành các báo cáo kế toán phát sinh trên

công ty, thu nhận kiểm tra và xét duyệt các báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc

gửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của công ty

- Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: có nhiệm vụ hạch toán tiền

mặt và ghi sổ chi tiết chi phí đối với những khoản chi liên quan đến chi phí công nợ

…

- Bộ phận kế toán TG và công nợ nước ngoài: có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi

tiền mặt theo dõi các khoản thu chi trừ tiền gửi Ngân hàng hạch toán tổng hợp và

chi tiết tiền gửi tiền vay tính toán lãi vay làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanh

toán qua Ngân hàng

- Bộ phận kế toán nội bộ: do một người phụ trách kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ

tập hợp chi phí trong công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp liên quan đến việc thanh toán tiền lương

và bảo hiểm xã hội

- Bộ phận kế tóan tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

có nhiệm vụ tập hợp chi phí công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp

Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu

quản lý đối với nền sản xuất - xã hội càng ngày càng cao yêu cầu cung cấp thông

tin càng nhanh và khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong các công tác kế toán

của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải đáp dụng hình thức nhật ký chung nhưng có

nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện được kinh doanh của công ty và phù

hợp với chương trình máy vi tính của công ty

Trình tự ghi sổ kế toán của công ty

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối kế toán v báo cáo

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối

chiếu

- Đối với công ty có rất nhiều điều tỷ lệ để làm tốt công tác hạch toán như:

+ Các cán bộ đều có trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc

trong phòng kế toán được phân công rõ ràng và có mối quan hệ mật thiết với nhau

+ Công ty đã đầu tư cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính hoà mạng

Internet cùng với phần mềm kế toán tast - acdtling tuy nhiên còn có nhiều khó khăn

ảnh hưởng tới đó là:

- Do tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phạm vi thời

điểm xác định hàng nhập khẩu với các mức thuế xuất nhập khẩu

- Do sự biến động của tỷ gía hối đoái trên thị trường ngoại tệ

- Những quy định, quy chế về chế độ kế toán của bộ tài chính thường thay

đổi và chưa đồng bộ tương xứng thậm chí còn bất công

- Do đặc thù kinh doanh của công ty là những vật tư chuyên dùng của ngành

đường sắt nhiều chủng loại và đa dạng

- Do có sự giới hạn về nguồn vốn tự có có khi phải thực hiện những hợp

đồng có giá trị lớn

- Do trình độ tổ chức quản lý, trình độ kế toán trong các chi nhánh đơn vị

trực thuộc cũng như trong nội bộ công ty có nhiều hạn chế

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU

CUNG ỨNG VẬT TƯ THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT VIRASIMEX

1 Kế toán chi phí bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư

thiết bị đường sắt

1.1 Tài khoản sử dụng: TK 641 "Chi phí bán hàng"

Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp II của

tài khoản 641 như sau:

- TK 641(2) chi phí vật liệu bao bì: phản ánh các khoản chi phí về vật liệu

bao bì đóng gói, bao bì sách vở đóng lại …

- TK 641(3) chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng: phản ánh các công cụ, dụng

cụ xuất dùng cho khâu bán hàng như: công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng,

hoá đơn, biểu mẫu chứng từ…

- TK 641(4) chi phí khấu hao tài sản cố định : phản ánh giá trị hao mòn của

tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng

- TK 641(5) chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng

- TK 641(7) chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí như trả

hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác mỗi giới cho công ty, chi

phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định …

- TK 641(8) chi phí bằng tiền khác phản ánh toàn bộ các bán hàng ngoài các

chi phí kể trên như chi phí tiếp khách hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí

1.2 Phương pháp kế toán

Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào hoá đơn, chứng từ hợp lệ

của người sử dụng chi phí để thanh toán tiền Đối với các bộ phận kinh doanh khi

phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trước tiền để thanh

toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc lấy giấy biên nhận đã nộp tiền về nộp cho kế toán

thanh toán kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết phiếu chi thanh toán khoản

phí trên

Trong trường hợp khoản chi là tương đối lớn thì người đề nghị được chi tiền

phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển

cho giám đốc duyệt Sau khi được duyệt, giấy này được đem đến cho kế toán thanh

toán để viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền

VD: Ngày 24/02/2003 phòng kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán như

sau:

KILOBOOKS.COM