Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt.pdf

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời gian thực tập em đã được tìm hiểu về công tác kế toán của công ty, em thấy công tác hạch toán kế toán là một công cụ sắc bén không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp, trong hệ thống quản lý tài chính cũng như trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế thị thường có nhiều thành phần kinh tế, có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Trong cơ chế thị thường các nhà quản lý doanh nghiệp phải thường xuyên quyết định những công việc phải làm như thế nào, bằng cách nào và kết quả ra sao và điều này được thực hiện dựa trên những thông tin do kế toán cung cấp thu thập và xử lý, từ đó có quyết định, định hướng hợp lý trong hoạt động kinh doanh để từ đó có thể phát triển công ty Theo cơ chế này các đơn vị tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện hạch toán kinh doanh tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật Hiệu quả của sản xuất kinh doanh quyết định đến sự tồn tại và phát triển hay diệt vong của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp bước vào thương trường dù ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào đi chăng nữa thì mục tiêu cuối cùng đặt ra vẫn là lợi nhuận, yêu cầu sống còn của doanh nghiệp là làm sao gia tăng tỷ suất lợi nhuận, một trong những biện pháp hữu hiệu nhất là tiết kiệm đến mức có thể chi phí kinh doanh Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nó có vai trò quan trọng và liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ánh lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của mình Đây là bộ phận cấu thành nên giá bán hàng hoá và có quan hệ chặt chẽ với lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao

động xã hội hạ thấp chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận kinh doanh cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của đơn vị cũng như các chỉ tiêu tài chính khác Cạnh tranh bằng cách tiết kiệm chi phí kinh doanh là một cuộc cạnh tranh lành mạnh, nó không chỉ có ý nghĩa đối với doanh nghiệp mà xét trên phạm vi toàn xã hội nó góp phần tiết kiệm chi phí nâng cao chất lượng lao động xã hội

Điều này hết sức phù hợp với đạo lý tiết kiệm từ ngàn xưa của nhân dân ta "Buôn tàu bán bè không bằng ăn rè hà tiện" thế nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để tiết kiệm được chi phí? đây là nỗi trăn trở không của riêng ai và công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX cũng không phải là một ngoại lệ

Qua quá trình thực tập ở đây em đã nhận thức được phần nào nỗi trăn trở

này, do vậy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt" để làm chuyên đề tốt nghiệp

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX

Trong quá trình thực tập mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của thầy cô và sự giúp đỡ nhiệt tình của công ty đặc biệt là phòng tài chính kế toán nhưng do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên báo cáo của em cũng không tránh khỏi sai sót em mong có sự góp ý và thông cảm của các thầy cô

I KHÁI NIỆM VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Xã hội tồn tại được là nhờ vào quá trình tái sản xuất Quá trình này không ngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng Sản phẩm tạo ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu của con người thì phải qua quá trình lưu thông hàng hoá Hoạt động của doanh nghiệp thương mại là hoạt động ở khâu lưu thông hàng hoá Một khâu quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội

Trong nền kinh tế thị thường đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung và ngành thương mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý luận và thực tiễn không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để rồi phá sản phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu nhiệm vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí, chúng rất đa dạng và phức tạp, ảnh hưởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định Chi phí bán hàng được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là 1 bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

2 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm, quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác Xét về mặt bản chất đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường Đây là chi phí tương đối ổn định

II PHÂN LOẠI CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1 Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế

1.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định

Các tài sản cố định phục vụ cho mục đích kinh doanh tất nhiên phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng khấu hao là sự chuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khấu hao được biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi được trong doanh thu bán hàng hoá sản phẩm dịch vụ

1.2 Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì)

Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá trình dự trữ, những chi phí về cải tiến kỹ thuật, bảo quản hàng hoá những khoản chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc đóng gói hàng hoá để đảm bảo chất lượng hàng hoá ra cũng được tính vào chi phí này

1.3 Chi phí phân công

Bao gồm các khoản tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ… theo tỷ lệ quy định với số tiền lương phát sinh

1.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài

*Ý nghĩa:

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong lưu thông từ đó cho thấy những chi phí cần thiết nhưng phải trong mức độ cho phép

2 Phân loại theo công dụng kinh tế

Theo cách phân loại này chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chia thành các khoản mục sau

1.1 Chi phí tiền lương

Bao gồm lương chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp

1.2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCD

Là khoản tiền được trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lương thực tế mà doanh nghiệp phải trả Theo quy định hiện nay tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ lương cấp bậc phải chi trả cho người lao động (15% cho BHXH, 2% BHYT, 2% cho KPCĐ)

1.3 Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ đồ dùng

Dụng cụ đồ dùng là những tư liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định như: Cân ở quầy hàng, máy tính thước đo…chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và bảo quản doanh nghiệp việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng vào chi phí bán hàng và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại

- Nếu suất dùng với số lượng ít, giá trị thấp có thể phân bổ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khi bán hàng nếu có phế liệu thu hồi bán phế liệu hoặc các khoản quá nhiều thì được ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nếu xuất nhiều một lần với số lượng nhiều, giá trị cao cần phải đưa vào tài khoản "chi phí trả trước" và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột ngột biến ảnh hưởng lớn giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh

1.4 Chi phí vận chuyển

Bao gồm hao phí về lao động sống và lao động vật hoá (công cụ lao động, phương tiện, tiền cước phí vận chuyển thuê ngoài nhằm đưa hàng hoá từ lĩnh tiện vận chuyển) và lao động sống như (trả lương cho lái xe, công nhân khuân vác …) hoặc từ lĩnh vực sản xuất đến tiêu dùng, cước phí trả cho chủ phương tiện thuê hoặc cước phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phương tiện vận chuyển của đơn vị mình Các khoản chi phí bốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng được tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.5 Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng

Là giá trị hàng hoá bị hao hụt trong quá trình tiêu thụ, chỉ được hạch toán vào chi phí bán hàng chi phí hao hụt định mức

1.6 Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu

Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị cá nhân bán hàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán Phân loại công dụng kinh tế, chi phí được phân chia thành các khoản mục chi phí để làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí

3 Phân loại theo cách ứng xử (hay theo mối quan hệ với mức tiêu thụ)

Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý có quy định phù hợp, theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chia ra thành 2 loại

1.1 Chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi)

Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu

Các chi phí này tăng lên theo sản lượng hàng hoá tiêu thụ của doanh nghiệp và giảm đi nếu sản lượng tăng lên theo sản lượng hàng hoá giảm, chẳng hạn như chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói

1.2 Chi phí bất biến (địnhphí hay chi phí cố định):

Là những chi phí ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu chi phí bất biến được coi là những chi phí biến đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phương tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất

Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ đã đạt được xác định thì dự đoán được các chi phí cần thiết để đạt được mức lãi mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh có nghĩa là chi phí bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với ý nghĩa to lớn như vậy kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng

Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhưng kế toán chỉ ghi tập hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi, vì vậy cần phải phân chia chi phí thành các mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại khác vẫn có thể tổng hợp được từ số liệu kế toán

Nói tóm lại: Trong lý luận cũng như trong thực tế còn có nhiều cách phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy nhiên tùy từng điều kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau Nhưng việc vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất

III YÊU CẦU QUẢN LÝ VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Trong thực tế chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm do đó mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý,

nâng cao được hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo văn minh thương nghiệp Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các định mức chi phí với dự toán yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được lợi nhuận

1 Yêu cầu về quản lý

Chi phí có vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp Chính vì vậy các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải được thu thập, kiểm tra, giám sát Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được nhiều lợi nhuận Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên được thuận tiện và có thể đưa ra những quyết định kịp thời, cần thiết, còn việc quản lý các khoản mục chi phí cụ thể giúp người quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục từng yếu tố cũng như từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra được các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm như những khoản chi phí phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho…) được theo dõi và kế toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa học đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

2 Ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cụ thể được thể hiện qua các mặt như sau:

Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình Trong nền kinh tế thị thường hiện nay

việc cạnh tranh diễn ra gay gắt quyết liệt vì thế giá cả có ý nghĩa vô cùng quan trọng cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc kế toán phấn đấu giảm chi phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát được hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh hiện tượng làm tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh ngoài ra còn được dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đưa ra quyết định quản lý thích hợp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển

IV TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kinh doanh tự chủ như hiện nay kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể cung cấp một cách thường xuyên và liên tục có hệ thống toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp, với chức năng cung cấp thông tin chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc

tính toán và xác định kết quả kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được hoàn thành tốt hay không phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kinh tế tài chính và kinh tế quản trị

1 Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi

phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh Số liệu được hình thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra

2 Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tài chính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã được hình thành bởi kế toán tài chính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế

Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau, trước hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng như nội bộ của doanh nghiệp

Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toán tài chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp

3 Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thương mại

a Tài khoản sử dụng:

TK 641 "chi phí bán hàng" Kết cấu của TK 641 như sau:

Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh

KILOBOOKS.COMBên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II

- Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng - Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì - Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng

- Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định - Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản

- Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác

b Phương pháp kế toán

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG TÀI KHOẢN 641 CHI PHÍ BÁN HÀNG

TK 334,338 TK641 TK 153,111,112,335 Tiền lương, BHXH

Các khoản ghi giảm chi phí TK 152,153

Trị giá vật liệu CCDC TK 214

Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 142, 335 Kết chuyển và phân bổ

chi phí bán hàng cuối kỳ (7) Mức phân bổ hoặc trích trước

kế hoạch (4)

Chi phí bằng tiền khác TK 133

4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong nền kinh doanh thương mại

a Tài khoản sử dụng: TK 642 "chi phí quản lý doanh nghiệp" + Kết cấu của tài khoản 642

Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ TK 642 không có số dư cuối kỳ

+ TK 642 có 8 tài khoản cấp 2 (1)

(2) (3)

(6)

(8) (9) (5)

KILOBOOKS.COMTK 642(1): chi phí nhân viên quản lý

TK 642(2): chi phí vật liệu quản lý TK 642(3): chi phí đồ dùng văn phòng TK 642(4): chi phí khấu hao tài sản cố định TK 642(5): thuế phí, lệ phí

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TK 642 - CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

TK 334,338 TK642 TK 111,112 Tiền lương, BHXH

giảm chi phí TK 152,153,142

Trị giá vật liệu CCDC TK 214

Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 333 KC phân bổ CPQLKD cuối kỳ

(9)

TK139,159

Dự phòng TK 335

Trích trước chi phí TK 111, 112, 331

Chi phí khác

TK 133

5 Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiều thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ phát sinh chi phí, vào doang thu bán hàng,

(1)

(2) (3)

(8)

(10) (11)

(7) (4)

(5) (6)

vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK142(2) số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ( một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu)

6 Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh Trường hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuất kinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ

Trong hoạt động thương mại chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ hết vào cuối tháng còn chi phí bán hàng thì được tính và phân bổ hợp lý theo doanh thu bán ra trong kỳ Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cần phân bổ chi phí bán hàng và hàng tồn kho trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: chi phí bảo quản chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá

a Lịch sử phát triển của công ty

Ngày 20-07-1949 hoà bình được lập lại ở miền Bắc, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương khôi phục lại kinh tế trong đó có việc khôi phục lại kinh tế hoạt động của các tuyến đường sắt Bộ phận quản lý đường sắt được hình thành trong đó có bộ phận chuyên lo vật tư đường sắt, đó là tiến của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Qua nhiều thay đổi công ty được Nhà nước bộ giao thông vận tải và ngành đường sắt cho phép trực tiếp làm công việc, công tác kinh doanh xuất nhập khẩu từ đó mang tên là công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

Cho tới nay công ty đã có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh với tên giao dịch quốc tế là VIRASIMEX (Việt Nam Railway in port - Export and Supply Material Equipment) trực thuộc liên hiệp đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của bộ thông vận tải ngày 11/08/1993 giấy phép kinh doanh số 108769, giấy phép kinh doanh số 1031053 GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà Trưng Hà Nội

Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chế độ hạch toán độc lập tự chủ về tổ chức có đầy đủ tư cách pháp nhân có khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng công thương và Ngân hàng Vietcombank được sử dụng con dấu do Nhà nước quy định hình hình thức này vốn cần thiết thuộc vốn kinh doanh của Nhà nước một phần do quá trình hoạt động tại công ty đã bảo toàn và phải khai thác từ các nguồn khác nhau

Công ty đã kịp thời nắm bắt được tình hình và phương thức kinh doanh mới để phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường Đặc biệt quan trọng, công ty đã chủ động duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với thị trường truyền thống như Tiệp, Bỉ, Ấn Độ, Trung Quốc …

Với phương châm và lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ đồng thời cũng cố gắng tìm ra các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường trong nước và thị trường ngoài nước

*Chức năng

Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng do công ty tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu rất đa dạng và phong phú nhiều chủng loại có các nhóm kinh doanh chính, nhóm phụ từng đầu máy và các loại vật tư, thiết bị… mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng phục vụ cho việc xây dựng sửa chữa và tu bổ đường sắt trong nước và trong toàn quốc như xí nghiệp Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, công ty dịch vụ vận tải đường sắt … Công ty nhập khẩu theo hình thức trực hoặc qua uỷ thác

*Nhiệm vụ

Công ty với chức năng chính là xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ liên doanh đầu tư trong nước và nước ngoài, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng đường sắt như sản xuất tà vẹt, sản phẩm gỗ phục vụ cho ngành đường sắt

Để thực hiện nhiệm vụ này công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất khẩu với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh được vay vốn tại Ngân hàng công ty đường sắt giao và quản lý sử dụng có hiệu quả hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức thực hiện tốt hoàn thành các hợp đồng kinh tế từ đó mới đảm bảo duy trì mở rộng mối quan hệ khách hàng gây hiệu quả uy tín với khách hàng trong

và ngoài nước, bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều kiện lao động bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn người lao động để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất

Công ty xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sản xuất công nghiệp xây dựng công trình giao thông vận tải của đường sắt

Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư nhiên liệu phương tiện vận tải

Sản xuất gia công tổ chức cung ứng các loại vật tư, phụ tùng đường sắt sản xuất tà vẹt và các sản phẩm gỗ phục vụ ngành đường sắt

Tạm nhập tái xuất chuyển khẩu hàng hoá kinh doanh hàng tiêu dùng và thực phẩm phục vụ khách hàng

*Phương hướng hoạt động của công ty

Trong những năm gần đây nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty càng khó khăn hơn cơ chế thị trường chi phối, cạnh tranh quyết liệt thiếu vốn … song những năm qua dưới sự quan tâm và lãnh đạo của liên hiệp đường sắt Việt Nam, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, Ban giám đốc với các Phòng Ban công ty phối hợp chặt chẽ và tinh thần ý thức của cán bộ công nhân viên trong công ty mà toàn công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra hàng năm với mức tăng trưởng cao

Khảo sát kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2001-2002 ta thấy

Đơn vị tính: Tỷ đồng

Chỉ tiêu Thực hiện 2002

Thực hiện 2001

Mức tăng trưởng 1 Tổng doanh thu 200,642 113 77%

- Doanh thu của cơ quan công ty 115,741 45 157%

Kinh doanh ngoài đường sắt 38 18 111%

TNBQ 1100.000 710.000 54%

xuất nhập khẩu lao động (người) 215 60 258%

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Quản lý là một yếu tố quan trọng tron hoạt động kinh doanh để quản lý có hiệu quả tphải đòi hỏi có tổ chức bộ máy phù hợp cùng với đội ngũ quản lý có trình độ năng lực do nhận thức đúng tầm quan trọng của công ty Công ty đã từng bước củng cố tổ chức, cơ cấu phòng ban tuyển chọn cán bộ công nhân viên mới có nghiệp vụ cao đồng thời đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc và phù hợp với công việc xây dựng công ty lâu dài

Về tổ chức bộ máy quản lý theo phương thức tập chung dân chủ, thủ trưởng quản lý điều hành trong kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyến làm chủ của tập thể

Về sản xuất kinh doanh: xuất phát từ đặc điểm của ngành đường sắt cũng được thực hiện theo tuyến đường sắt đảm bảo cung ứng vật tư đến tận hiện trường tránh lãng phí đảm bảo tiến độ phục vụ kịp thời cho vận tải đường sắt, do đó bộ máy kinh doanh của công ty được thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và phục vụ đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh

Mô hình bộ máy tổ chức của công ty

Ban giám đốc

Các phòng ban nghiệp vụ quản lý

Các phòng ban nghiệp vụ kinh

doanh

Phòng kế hoạch

thống kê

Phòng t i chính

cán bộ tiền lương

Phòng t i chính

kế toán

Phòng h nh chính tổng

hợp

Phòng kinh doanh

xuất nhập khẩu I

Phòng kinh doanh

xuất nhập khẩu II

Phòng kỹ thuật

công nghệ

Các xí nghiệp trực thuộc công ty

Xí nghiệp

vật tư đường sắt H Nội

xí nghiệp

vật tư đường sắt Đông

Anh

Xí nghiệp vật tư đường sắt Vĩnh

Phúc

Xí nghiệp vật tư đường sắt Thanh

Hoá

Xí nghiệp

vật tư đường sắt Vinh

Xí nghiệp

vật tư cơ khí đường sắt H

Chi nhánh tại

Hải Phòng

Chi nhánh tại

L o Cai

Chi nhánh tại

Lạng Sơn

Chi nhánh tại

TP HCM

Trung tâm xuất khẩu lao động

Trung tâm dịch

vụ du lịch

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động khắp cả nước, để điều hành có với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty vè các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa công ty, phương tiện đi lại liên lạc còn hạn chế, hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ, theo hình thức này kế toán thực hện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi lên, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo có tài khoản tại Ngân hàng Bộ máy quản lý của xí nghiệp chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc

Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty gồm 6 xí nghiệp có những phòng kế toán riêng được quyến hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo kết quả để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu thực tiễn mà bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Bộ phận kế toán h ng hoá doanh thu kết quả

sản xuất kinh doanh

Bộ phận kế toán

thanh tón nội

bộ

Bộ phận kế toán công nợ trong nước v các dịch vụ

Bộ phận kế toán

tổng hợp máy tính

Bộ phận kế toán tập hợp CPBH v CPQLDN

Bộ phận kế toán

TGNH v công

nợ nước ngo i Nhân viên kế toán ở các xí nghiệp, chi nhánh,

trung tâm sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty

- Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911 cuối tháng, cuối quý lập các báo cáo kế toán, đồng thời cùng kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có ý kiến đề xuất và đưa ra các giải pháp hoàn thiện

- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mở trên văn phòng công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của công ty cụ thể là việc nhập chứng từ kiểm soát các chứng từ, lập báo cáo kế toán và phát hành các báo cáo kế toán phát sinh trên công ty, thu nhận kiểm tra và xét duyệt các báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của công ty

- Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi sổ chi tiết chi phí đối với những khoản chi liên quan đến chi phí công nợ …

- Bộ phận kế toán TG và công nợ nước ngoài: có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi tiền mặt theo dõi các khoản thu chi trừ tiền gửi Ngân hàng hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi tiền vay tính toán lãi vay làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua Ngân hàng

- Bộ phận kế toán nội bộ: do một người phụ trách kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp liên quan đến việc thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

- Bộ phận kế tóan tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ tập hợp chi phí công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất - xã hội càng ngày càng cao yêu cầu cung cấp thông tin càng nhanh và khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong các công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải đáp dụng hình thức nhật ký chung nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện được kinh doanh của công ty và phù hợp với chương trình máy vi tính của công ty

Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Sổ nhật ký chung

4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của công ty

Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ cái các t i khoản

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối kế toán v báo cáo t i chính khác

tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi h ng ng y Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

- Đối với công ty có rất nhiều điều tỷ lệ để làm tốt công tác hạch toán như: + Các cán bộ đều có trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc trong phòng kế toán được phân công rõ ràng và có mối quan hệ mật thiết với nhau

+ Công ty đã đầu tư cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính hoà mạng Internet cùng với phần mềm kế toán tast - acdtling tuy nhiên còn có nhiều khó khăn ảnh hưởng tới đó là:

- Do tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phạm vi thời điểm xác định hàng nhập khẩu với các mức thuế xuất nhập khẩu

- Do sự biến động của tỷ gía hối đoái trên thị trường ngoại tệ

- Những quy định, quy chế về chế độ kế toán của bộ tài chính thường thay đổi và chưa đồng bộ tương xứng thậm chí còn bất công

- Do đặc thù kinh doanh của công ty là những vật tư chuyên dùng của ngành đường sắt nhiều chủng loại và đa dạng

- Do có sự giới hạn về nguồn vốn tự có có khi phải thực hiện những hợp đồng có giá trị lớn

- Do trình độ tổ chức quản lý, trình độ kế toán trong các chi nhánh đơn vị trực thuộc cũng như trong nội bộ công ty có nhiều hạn chế

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CUNG ỨNG VẬT TƯ THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT VIRASIMEX

1 Kế toán chi phí bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

1.1 Tài khoản sử dụng: TK 641 "Chi phí bán hàng"

Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp II của tài khoản 641 như sau:

- TK 641(4) chi phí khấu hao tài sản cố định : phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng

- TK 641(5) chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng - TK 641(7) chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí như trả hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác mỗi giới cho công ty, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định …

- TK 641(8) chi phí bằng tiền khác phản ánh toàn bộ các bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí

1.2 Phương pháp kế toán

Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào hoá đơn, chứng từ hợp lệ của người sử dụng chi phí để thanh toán tiền Đối với các bộ phận kinh doanh khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trước tiền để thanh toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc lấy giấy biên nhận đã nộp tiền về nộp cho kế toán thanh toán kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết phiếu chi thanh toán khoản phí trên

Trong trường hợp khoản chi là tương đối lớn thì người đề nghị được chi tiền phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển cho giám đốc duyệt Sau khi được duyệt, giấy này được đem đến cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền

VD: Ngày 24/02/2003 phòng kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán như sau:

KILOBOOKS.COM