HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI.DOC

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị trờng đợc mở rộng, do vậy hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mạnh mẽ theo tinh thần đa phơng hoá, đa dạng hoá quan hệ ngoại thơng nhằm phát triển và mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nớc Thơng trờng là chiến tr-ờng Để chiến thắng, cần phải biết kết hợp giữa sức mạnh, trí tuệ và sự khôn khéo Lúc này, kinh doanh trên thơng trờng không chỉ là nghiệp vụ kỹ thuật mà còn là nghệ thuật.

Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp thơng mại, chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng Mục đích của công ty là lợi nhuận ở đây, thị trờng vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với công ty trong việc tiêu thụ hàng hoá và nó phản hồi lại chính bằng kết quả thu đợc hay phải trả giá Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề trên tôi quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài:

Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm hà nội

Công ty xuất nhập khẩu (XNK) Nông sản thực phẩm Hà nội là một doanh nghiệp nhà nớc , tiền thân là tổng công ty XNK Nông sản , đợc thành lập từ năm 1960 theo quyết định của thủ tớng chính phủ, trực thuộc Bộ ngoại thơng quản lý

Đến năm 1995, Tổng công ty XNK nông sản đợc đổi tên thành công ty XNK nông sản Thực phẩm Hà nội trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, Theo quyết định số 90/ TTG ngày 07/03/1994 của thủ tớng chính phủ, công văn hớng dẫn của UBKH Nhà nớc số 04/UBKH ngày 05/05/1994 Và công ty có tên giao dịch quốc tế là: AGREXPORT –Hà Nội trụ sở chính đặt tại số 6 Tràng tiền - Hoàn Kiếm - Hà nội.

Vì vậy, căn cứ vào quyết định 90/TTG ngày 07/03/1992 của Thủ tớng Chính Phủ và các văn bản hớng dẫn, tổng công ty đã đợc thành lập lại bằng cách chuyển cơ quan Tổng công ty Xuất nhập khẩu Nông Sản thành Công ty Xuất nhập khẩu Nông sản Thực phẩm Hà Nội với lý do chủ yếu là không đủ vốn pháp định.

2 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty

3 Tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty AGREXPORT -HN

3.2 Hệ thống chứng từ

3.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng3.4 Hệ thống sổ và hình thức sổ kế toán 3.5 Hệ thống báo cáo kế toán

II Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT

1 Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT bao gồm nhiều loại: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lơng, về khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính Máy sẽ tự động phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí.

Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp đợc luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trởng Cuối cùng đợc lu trữ và bảo quản theo chế độ lu trữ của Nhà nớc.

Quá trình xử lý chứng từ trong điều kiện áp dụng máy vi tính có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Dữ liệu đầu vào :( Chứng từ gốc)- Nhập các chứng từ CPBH, CPQLDN,- Các bút toán giảm trừ chi phí

- Các bút toán kết chuyển chi phí.

Thông tin đầu ra:

- Các sổ kế toán kliên quan: Máy vi tính thông tin

và đ a ra sản phẩm

2 Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phín bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty - Chi phí vật liệu bao bì - Chi phí dụng cụ đồ dùng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Cớc vận tải hàng

- Phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng - Chi phí dịch vụ mua ngoài.

- Chi phí bằng tiền khác.

Nh vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty AGREXPORT nói chung là đúng theo quy định của nhà nớc Nhng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thờng phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lợng hàng hoá xuất nhập khẩu Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty AGREXPORT đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng.

Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng”

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” nh sau.

Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí

Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh.

*Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

Để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TKcấp II, III nh sau:

- TK 6411” Chi phí nhân viên”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK… phải trả cho nhân viên bán hàng Trong đó, phòng kế toán mở chi tiết cho từng hoạt động nh sau:

TK 64111 “ Chi phí nhân viên làm hàng XK” Tk 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng NK”

TK 64113 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa”

- TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận đó là.

TK 64121 ”Chi phí vật liệu bao bì hàng xuất khẩu” TK 64122 “Chi phí vật liệu bao bì hàng nhập khẩu” TK 64123 “ Chi phí vật liệu bao bì hàng nội địa”

- TK 6413 ”chi phí dụng cụ, đồ dùng “: TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá TK này mở chi tiết nh sau:

TK 64131 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng xuất khẩu” TK 64132 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nhập khẩu” TK 64133 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nội địa”

- TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phơng tiện vận chuyển TK này mở chi tiết nh sau:

TK64141 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng xuất khẩu” TK 64142 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nhậpkhẩu” TK 64143 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nội địa” - TK 6415 “Cớc vận tải”: TK này dùng để phản ánh chi phí về vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định tr-ớc trong hợp đồng Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải

Cớc vận tải hàng theo dõi chi tiết cho từng hoạt động trên các TK cấp III nh sau:

TK 64151 “Cớc vân tải hàng xuất khẩu” TK 64152 “Cớc vân tải hàng nhập khẩu” TK 64153 “Cớc vận tải hàng nội địa”

- TK 6416 “Phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng hàng ”: TK phản ánh những khoản chi mà công ty phải chi ra để thanh toán với cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra, giám định chất lợng hàng hoá

Các tài khoản cấp III bao gồm:

TK 64161 “Phí hải quan, kiểm dịch, hun rừng hàng xuất

- TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCD, tiền thuê kho bãi , tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nớc, điện thoại, tạp chí

Các TK cấp III bao gồm:

TK 64171 “ Chi phí dich vụ mua ngoài hàng xuất khẩu” TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nhập khẩu” TK 64173 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nội địa”

- TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên nh chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng.

Các TK cấp III nh sau:

TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng suất khẩu” TK64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng nhập khẩu” TK64283 “Chi phí bằng tiền khác hàng nội địa”

*Trình tự kế toán nh sau:

1/ Kế toán căn cứ vào quyết toán quĩ lơng từng hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi nh sau: Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 7 của nhân viên làm hàng gạo xuất khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 641 (64111): 4 313 750 Có TK 334 3 625 000 Có TK 338 688 750

2/ Khi xuất vất liệu, nhiên liệu phục vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi:

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” (6412)

(Chi tiết Nợ TK 64121 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng XK”)

(Chi tiết Nợ TK 64122 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng NK”)

(Chi tiết Nợ TK 64123 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng KDNĐ”)

Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.

3/ Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ có liên quan để xác định Phân bổ CCDC theo tiêu thức 50% hoặc 100%.

- Khi xuất CCDC giá trị phân bổ 50% đợc hạch toán và chi phí bán hàng, 50% còn lại đợc hạch toán vào chi phí trả trớc Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”

- Khi báo hỏng công cụ thì kế toán phân bổ 50% giá trị còn lại :

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng”(6413) Có TK 142 “Chi phí trả trớc”

4 Cuối kỳ, kế toán că cứ vào bảng quyết toán khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khâu bán hàng để ghi :

(Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414)

(Chi tiềt Nợ TK 64151 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng XK”)

(Chi phí Nợ TK 64152 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng NK”) (Chi phí Nợ TK 64153 “ Chi phí khấu hao TSCĐ hàng KDNĐ”)

Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”.

5 Khi nhận hoá đơn vận chuyển, bản thanh toán cớc đợc lập thành bản kê thanh toán cớc vân chuyển, kế toán ghi:

Nợ TK 641 “ Chi phí bán hàng” (6415)

(Chi tiết nợ TK 64151 “Cớc vận tải hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 64152 “Cớc vận tải hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 64153 “Cớc vận tải hàng KDNĐ”) Có TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”.

Ví dụ: Căn cú vào phiếu chi số 527 ngày 24/7 về việc thanh toán cớc vận chuyển lô lạc 36T, kế toán ghi:

Nợ TK 641(64151): 6 000 000 Có TK 111(1111): 6 000 000

6 Hàng tháng, kế toáncăn cứ vào giấy báo của hải quan và một sổ chứng từ khác có liên quan (Phiếu chi, giấy báo nợ,

Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”.

Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 601 ngày 14/8 về việc chi tiền gửi CT+ mua tờ khai HQ, kế toán ghi:

(Chi tiết Nợ TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng XK”) (Chi tiết Nợ TK 64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64183 “Chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ”)

Có TK 111, TK 112

Ví dụ: CĂn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 20/3 về việc tiếp khách Đan Mạch sang làm việc, kế toán ghi:

Nợ TK 641(64182): 1 320 000 Có TK 111(1111) 1 320 000

8 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng tập hợp sang bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả, kế toán ghi:

Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

(Chi tiết Nợ TK 9111 “Xác định kết quả kinh doanh hàng

Đối với kế toán chi tiết chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại bảng kê chứng từ sau:

Bảng kê chứng từ theo đối tợng.

Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng Bảng kê chứng từ theo vụ việc.

Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản.

Mỗi bảng kê đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị khác nhau Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí.

Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

Bảng tổng hợp tại công ty gồm:

- Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo TK đối ứng - Bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản.

- Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo tiểu khoản - Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tợng.

- Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo đối tợng.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp trên Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí của từng hoạt động kinh doanh.

Trình tự hệ thống hoá thông tin của kế toán CPBH đợc minh hoạ theo sơ đồ sau:

2.2 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp thơng mại nói chung, ở công ty AGREXPORT nói riêng ngoài chi phí bán hàng bao giờ cũng phát sinh chi phí chung cho công tác quản lý doanh nghiệp nh chi phí về quản lí hành chính, khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lí, tiền lơng nhân viên quản lí Cũng giống nh chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp cũng cần đợc quản lí một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhất là trong nền kinh tế thị trờng hiện nay vấn đề này cần phải đợc quan tâm chú trọng.

Chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT bao gồm nội dung sau:

- Chi phí nhân viên quản lí - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí vật liệu quản lí - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế, phí, lệ phí.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác.

Nh vậy, nội dung chi phí quản lí doanh nghiệp ở công ty AGREXPORT đã đợc xác định đúng theo qui định của Nhà n-ớc.

Để phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán công ty đã sử dụng TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp”.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 nh sau:

Bên nợ: - Chi phí quản lí doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

Bên có: - Các khoản giảm chi phí quản lí.

- Kết chuyển số chi phí quản lí doanh nghiệp vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” hoặc vào bên nợ TK 142 “chi phí trả trớc”.

Cuối kỳ, TK 642 không có số d.

Để tập hợp chi phí quản lí doanh nghiệp theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TK cấp II của Tk 642 nh sau:

- TK 6421 “chi phí nhân viên quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng.

- TK 6422 “chi phí vật liệu quản lí” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu xuất dùng cho các công tác quản lí nh giấy, bút, mực…

- TK 6423 “chi phí đồ dùng văn phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản về giá trị các loại đồ dùng, công cụ sử dụng cho bộ phận quản lí.

- TK 6424 “chi phí khấu hao TSCĐ” TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lí nh nhà cửa, máy móc, thiết bị.

- TK 6425 “chi phí về thuế, phí, lệ phí” TK này dùng để phản ánh về thuế nhà đất, thu tiền vốn, phí, lệ phí …

- TK 6426 “chi phí dự phòng” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi.

- TK 6427 “chi phí dịch vụ mua ngoài” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả trớc cho bên cung cấp lao vụ, dịch vụ nh tiền điện, nớc, điện thoại.

- TK 6428 “chi phí bằng tiền khác” TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản nêu trên nh chi phí vay lãi, tiền công tác phí.

* Trình tự kế toán:

1 Khi tiền lơng phải trả cho nhân viên quản lí ở bộ phận văn phòng, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6421) Có TK 334 “Phải trả cho nhân viên”

2 Tiền BHXH, BHYT, KPCĐ trên tổng số lơng của nhân viên quản lí, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6421)

Có TK 338 “phải trả, phải nộp khác” (3382, 3383, 3384) 3 Khi xuất vật liệu dùng cho công tác quản lí kế toán ghi: Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6422)

Có TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”

4 Khi xuất công cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận quản lí, kế toán ghi:

+ Nếu giá trị CCDC nhỏ phân bổ một lần:

Nợ TK 642 “chi phí quản lí doanh nghiệp” (6423) Có TK 153 “công cụ, dụng cụ”

+ Nếu giá trị CCDC lớn, phân bổ nhiều lần, khi xuất dùng ghi:

Nợ TK 142 “chi phí trả trớc” (1421) Có TK 153 “công cụ, dụng cụ”

- Khi phân bổ hàng tháng, hàng quý ghi: