THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI 2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY XNK NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI 2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có trụ sở tại số 6 Tràng Tiền. Năm 1963 ccông ty được thành lập theo quyết định của Thủ tướng chính phủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ Thương Mại quản lý. Năm 1985 công ty được chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985. Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tướng chính phủ và công văn hướng dẫn của UBKH nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994. Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nước. - Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nước ta thực hiện 2 nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất đất nước. Phương châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu. Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An. Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ các nước XHCN như: lúa mì, bột mì, ngô, đậu tương, thịt hộp, thực phẩm khô, mì chính… - Từ năm 1975 – 1985: Khi đất nước hoàn toàn giảI phóng, Nhà nước thực hiện cơ chế tập trung bao cấp. Trong thời kỳ này công ty được độc quyền trong lĩnh vực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nước XHCN trên địa bàn hoạt động rất rộng từ trong nước ra đến ngoàI nước. Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu tương, lạc, rượu, bia, chè, cà phê, lương thực từ Liên Xô(cũ) , đường(Cuba) và các nước Đông Âu khác. - Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nước ta với các nước XHCN. Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậu tương, dầu lạc, cà phê, đậu côve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội như: phân bón, thuốc trừ sâu, trù cỏ, mì chính, vải… - Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiều khó khăn do Nhà nước chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thị trường. Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà nước trợ giúp. Nhưng từ năm 1994 đến nay, công ty đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước và phải chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 13.310.031 nghìn đồng trong đó: - Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng - Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó: - Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng - Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng - Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng. * Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có các chức năng sau: - Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản. - Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế hoạch được giao. - Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong nước. - Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nước, của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trong nước. - Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứu tìm kiếm xây dựng tạo thị trường xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định. - Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãi. - Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty. - Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành. Hướng dẫn các công ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác. - Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấy phép kinh doanh được cấp, bao gồm: - Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến. - Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại. - Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó. - Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp. - Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm. - Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt. - Dịch vụ xuất nhập khẩu. - Thương nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực phẩm vật tư nông nghiệp và hàng tiêu dùng. - Liên doanh, liên kết, đầu tư trong kinh doanh khai thác chế biến sản xuất. * Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT: Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây dựng được cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới. - Có mục tiêu chiến lược thống nhất. - Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau. - Có sự mềm dẻo về tổ chức. - Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối. - Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Giám đốc. Phòng tổ chức hành Phòng kế toán tài chính Ban đề án và thanh Phòng kế hoạch * Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban : Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau: - Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. - Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các công việc khi được uỷ quyền. - Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý nhà nước, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu. Cụ thể: ♦ Phòng tài chính kế toán: Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty. Tiến hành hoạt động về quản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tế tàI chính của nhà nước trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính của công ty. ♦ Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động PXnk7PXnk66PXnk5PXnk4PXnk3PXnk2PXnk1 kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng và kỷ luật. ♦ Phòng kế hoạch thị trường: Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thị trường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước. Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề có liên quan. ♦ Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, được phép kinh doanh tất cả các mặt hàng trong giấy phép kinh doanh của công ty được Uỷ ban kế hoạch thành phố cho phép va Bộ thương mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặt hàng cho các phòng nghiệp vụ. Được phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nước và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt. Được phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả. ♦ Ban đề án và thanh toán nợ: Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước đây. Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa phương trình để giám đốc duyệt. Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi. Như vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban. Các công văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trường, ban đề án thanh toán nợ và các phòng xuất nhập khẩu. Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp người lãnh đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty để từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu được hiệu quả tốt nhất. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán : Phòng tài chính kế toán của công ty là một cơ cấu cũng theo kiểu trực tuyến. Nó tạo ra các vị trí hợp lý cũng như cơ cấu làm việc hợp lý của các nhân viên trong phòng. Theo cơ cấu này thì các nhân viên trong phòng đều phải hoạt động dưới sự chỉ đạo và giám sát của trưởng phòng. Chính nhờ đó mà nó giúp cho trưởng phòng có thể dễ dàng giám sát và quản lý nhân viên của mình. Phòng tài chính kế toán của công ty có 11 người, có trình độ Đại học, có năng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ cao và nhiệt tình trong công việc. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Kế toán trưởng Thủ quỹ K toán t.gửi tiền vay bằng Kế toán tổng hợp Kế toán tscđ, công nợ K toán t.gửi tiền vay bằng Kế toá n tiền mặt Kế toán h ngà nhập khẩu K toán th toán đối ngoạI * Nhiệm vụ của các phần hành kế toán trong công ty: - Kế toán trưởng : có nhiệm vụ tổ chức đIều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty, nghiên cứu vận dụng chế độ, chính sách về tài chính kế toán của nhà nước và đặc điểm của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của toàn công ty trước khi gửi lên cho cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, ngân hàng… - Phó phòng phụ trách kế toán : có nhiệm vụ hỗ trợ cùng kế toán trưởng để thực hiện nhiệm vụ chung của phòng mà giám đốc giao. Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của phòng khi được kế toán trưởng uỷ quyền. - Các kế toán viên có trách nhiệm theo dõi, ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kế toán được giao và căn cứ vào đó họ đưa ra các kết luận của họ về tình hình tài chính của doanh nghiệp giúp kế toán trưởng có kế hoạch điều phối và lên kế hoạch hợp lý trình giám đốc: - Kế toán thanh toán đối ngoại và hàng xuất khẩu : phụ trách việc mua bán hàng xuất khẩu, lập đầy đủ các thủ tục chứng từ cần thiết cho hoạt động đối ngoại, theo dõi các khoản vay bằng ngoại tệ… - Kế toán hàng nhập khẩu : theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình mua hàng, bán hàng nhập khẩu. - Kế toán tiền mặt : hạch toán tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi các khoản thu, chi, theo dõi thanh toán tiền tạm ứng… - Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ : theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng bằng ngoại tệ. - Kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt nam đồng : theo dõi tiền gửi, tiền vay ngân hàng bằng VNĐ - Kế toán tài sản cố định và theo dõi công nợ : theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định ở công ty, tính toán trích lập khấu hao tài sản cố định. - Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán, lập Báo cáo tài chính, tổ chức hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty. - Thủ quỹ : đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu chi, phiếu thu hợp lệ, hợp pháp, định kỳ đối chiếu số dư tiền mặt ở sổ quỹ với lượng tiền mặt thực có ở quỹ…  Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N  Công ty áp dụng kế toán bán hàng ở các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.  Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán là VNĐ, $  Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính  Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sau kỳ kinh doanh, công ty lập báo cáo tài chính gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. * Hình thức tổ chức kế toán: AGREXPORT Hà Nội sử dụng hình thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính. Theo phương pháp này trình tự ghi sổ được tiến hành theo sơ đồ sau: CHỨNG TỪ GỐC Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ(thẻ) chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp các chi BÁO CÁO TÀI CH NHÍ . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI 2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY XNK NÔNG SẢN THỰC PHẨM.  Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N  Công ty áp dụng kế toán bán hàng