Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực.pdf

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực.pdf

Lời nói đầu

Từ khi chuyển đổi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường đã làm cho nền kinh tế sôi động hơn với sự cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại muốn tồn tại để tự khẳng định mình và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường đòi hỏi hàng hoá bán ra phải được thị trường, được người tiêu dùng chấp nhận Mục tiêu của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn để tạo tiền đề cho việc mở rộng thị phần trong nước cũng như nước ngoài Để bắt kịp xu thế phát triển và không bị đẩy ra khỏi “cuộc chơi ”, các doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, bán hàng là khâu quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Để tiêu thụ đạt hiệu quả, hàng hoá bán ra phải có chất lượng cao, giá thành hạ, đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường Bởi có tiêu thụ tốt sản phẩm doanh nghiệp mới đảm bảo hoạt động kinh doanh được thường xuyên liên tục Qua đó doanh nghiệp sẽ tăng nhanh vòng quay vốn, có thu nhập để bù đắp chi phí và tích luỹ vốn đầu tư phát triển Bán hàng có ý nghĩa đối với doanh nghiệp thương mại, với nền kinh tế cũng như toàn xã hội Nó có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp thương mại Nó cung cấp một lượng sản phẩm hàng hóa thiết yếu cho nhu cầu hàng ngày của người dân và nhu cầu sản xuất của các nghành kinh tế khác có liên quan Để hoàn thành tốt kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, mỗi doanh nghiệp đều có những biện pháp tổ chức và quản lý mà trong đó kế toán nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng.Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu hết sức cần thiết không

riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào.Thực tế nền kinh tế quốc dân đã và đang cho thấy rõ điều đó Tuy nhiên công cụ này đã được sử dụng triệt để chưa lại là vấn đề cần đề cập đến

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàng để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay

Trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội, em nhận thấy việc hoàn thiện kế toán bán hàng tăng cường hiệu quả của công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là một đề tài hay góp phần đưa việc hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng trở thành một công cụ đắc lực phục vụ cho việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá và ra các quyết định của nhà quản lý Được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Viết Tiến, các cô chú anh chị phòng kế toán Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội cùng với những kiến thức đã học ở trường, em đã thực hiện luận văn của mình với đề tài:

“Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội ”

Phương pháp nghiên cứu của đề tài trên cơ sở phân tích về mặt lý luận kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng kết hợp với thực tiễn kinh doanh và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội từ đó có những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty

Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương :

Chương 1 : Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

trong doanh nghiệp thương mại

Chương 2 : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tại công ty xuất

nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Chương 3 : Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa

ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có, khả năng lý luận còn nhiều hạn chế nên bản luận văn này khó tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp bổ sung của các thầy cô giáo, các cô chú anh chị phòng kế toán của công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn nữa

Chương 1

Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ

bán hàng trong các doanh nghiệp thương mạI

1.1 Một số vấn đề chung về nghiệp vụ bán hàng

1.1.1 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường

1.1.1.1 Đặc điểm của nền kinh tế thị trường

Đất nước ta đang từng bước phát triển theo nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa Để làm được điều này thì Đảng và Nhà nước đang từng bước đổi mới và hoàn thiện một nền kinh tế thị trường theo mô hình tư bản chủ nghĩa sang một nền kinh tế thị trường mang "phong cách" xã hội chủ nghĩa Nền kinh tế mà ở đó những khuyết tật của thị trường được hạn chế tới mức thấp nhất Điều này không phải dễ bởi nó là bài toán khó của các quốc gia anh em có cùng một mô hình như chúng ta đó là Trung Quốc, Cu Ba và một số nước khác Đến bây giờ theo đánh giá của nhiều chuyên gia kinh tế thì hiện nay chỉ có Trung Quốc là thành công hơn so với các nước khác khi vận dụng mô hình Chính vì những khó khăn trên mà Đảng và Nhà nước ta phải luôn có những đường lối, chính sách trong từng thời kỳ ,từng giai đoạn của quá trình phát triển hay nói

một cách đơn giản đó là những nội dung định hướng XHCN nền kinh tế thị trường ở nước ta

Định hướng XHCN trong nền kinh tế thị trường ở nước ta đó là định hướng của một xã hội mà ở đó sự hùng mạnh của quốc gia là nhờ vào sự giàu có và hạnh phúc của dân cư Xã hội không còn tình trạng người bóc lột người mọi người làm việc theo năng lực hưởng theo lao động Tất nhiên, đây vẫn còn là ước mơ của Nhà nước ta song là cơ sở để Đảng và Nhà nước ta xây dựng các mục tiêu một cách phù hợp

Đó là việc thực hiện tăng trưởng kinh tế và công bằng xã hội, nền kinh tế của nước ta có trình độ phát triển cao, môi trường sinh thái được bảo vệ, kinh tế nhà nước phải phát huy được vai trò chủ đạo cùng với kinh tế hợp tác làm nền tảng cho chế độ xã hội mới, Nhà nước quản lý nền kinh tế vì mục tiêu dân giàu nước mạnh xã hội công bằng văn minh, kinh tế của ta là nền kinh tế dân tộc hoà nhập với nền kinh tế thế giới

Xét trên góc độ vi mô thì doanh nghiệp là "tế bào" của thực thể kinh tế thì nó cũng chịu sự tác động của các hoạt động trong nền kinh tế Mà trước tiên nó sẽ chịu sự tác động của các quy luật trong nền kinh tế thị trường.Như các quy luật giá trị, cạnh tranh, cung cầu và lưu thông tiền tệ

Nhưng dù là nền kinh tế thị trường theo đường lối TBCN hay theo đường lối XHCN thì nó cũng có những đặc trưng chung nhất định.Vì vậy trước tiên chúng ta phải đi tìm hiểu về các đặc điểm này để từ đó mới dẫn dắt theo con đường mà ta lựa chọn

Trước tiên, ta phải thấy rằng nền kinh tế thị trường có tính tự chủ của các chủ thể kinh tế rất cao Trong nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp thì các doanh nghiệp hoạt động rất bị động tất cả đều do cấp trên đưa xuống các chỉ tiêu phải hoàn thành kế hoạch trong năm điều này khiến cho các doanh nghiệp không có sự năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng trong nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp luôn phải vận động để làm sao có thể bù đắp được chi phí và kinh doanh có lãi

đồng thời phải chịu trách nhiệm trước kết quả sản xuất kinh doanh của mình

Trên thị trường hàng hoá rất phong phú, chính do sự năng động của từng doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển mà họ phải luôn tìm cách tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, hàng hoá phải có nhiều chủng loại để có thể đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng Đây được coi là một ưu việt của nền kinh tế thị trường nó sẽ giúp cho xã hội ngày càng phát triển

Giá cả hàng hoá được quyết định ngay trên thị trường do sự tác động qua lại của cung và cầu Vì vậy, giá cả trong nền kinh tế thị trường không bao giờ cố định nhưng cái quyết định vẫn là giá trị

Cạnh tranh là một tất yếu của thị trường bởi các doanh nghiệp trong nền kinh tế hàng hoá đều mong muốn và coi mục tiêu cuối cùng của mình là thu được lợi nhuận Chính vì vậy, mà khi tiến hành hoạt động kinh doanh trên thị trường họ phải chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các đối thủ trong cùng một ngành hoặc khác ngành Cạnh tranh sẽ đào thải những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh không có hiệu quả và sẽ giúp cho các doanh nghiệp "chiến thắng " có được nhiều kinh nghiệm hơn trên thương trường và lớn mạnh hơn về tiềm lực kinh tế

Kinh tế thị trường là hệ thống kinh tế mở Kinh tế thị trường luôn đòi hỏi sự mở cửa, bởi một nền kinh tế mà hàng hoá luôn dồi dào thì sẽ dẫn đến sự ứ đọng hàng hoá trong nước nếu ta không mở cửa, khiến dẫn đến hiện tượng khủng hoảng thừa nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những giao dịch với nước ngoài để có thể làm giảm được hàng hoá thừa đồng thời nhờ có nền kinh tế mở mà ta có thể có được các loại hàng hoá mà ta còn thiếu hoặc chưa sản xuất được Đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi mà quốc tế hoá ngày càng lớn thì việc mở cửa là một vấn đề hết sức quan trọng

1.1.1.2 ảnh hưởng của nền kinh tế thị trường đối với nghiệp vụ bán hàng

Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp trước hết phải giải đáp các vấn đề: kinh doanh hàng hoá gì, hướng tới đối tượng khách hàng nào và kinh doanh như thế nào

Nếu như trước đây các doanh nghiệp thương mại hoạt động theo một hệ thống các chỉ tiêu từ trên xuống dưới: vốn do nhà nước cấp, kế hoạch mua bán, giá cả đã có sẵn chỉ việc tuân theo, lãi doanh nghiệp hưởng, lỗ nhà nước chịu…Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường không còn được nhà nước bao cấp nữa, các doanh nghiệp thương mại phải tự tìm hướng đi cho mình, tự hạch toán độc lập Do vậy, mỗi doanh nghiệp thương mại phải đề ra chiến lược kinh doanh đúng đắn để có thể đạt được mục tiêu của mình trong cuộc cạnh tranh đầy khắc nghiệt này Có thể nói, tiêu thụ hàng hoá trong nền kinh tế thị trường là quá trình gồm nhiều hoạt động: nghiên cứu thị trường, nghiên cứu người tiêu dùng, các chính sách và hình thức bán hàng…để doanh nghiệp tiếp cận được với khách hàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng Do có sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế nên doanh nghiệp phải nắm bắt rõ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phục vụ cho họ những sản phẩm tốt nhất cả về kiểu dáng, chất lượng, giá cả cùng các dịch vụ kèm theo

Vì vậy các nhà kinh doanh cần tìm kiếm những biện pháp thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp từng bước chiếm lĩnh thị trường, thu lợi nhuận, tạo dựng vị thế và uy tín của mình trên thương trường

1.1.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.2.1 Khái niệm bán hàng

Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo giá qui định hoặc giá thoả thuận Hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại là hàng hoá mua vào đế bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán

Qua đó, ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng như sau:

- Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua và người bán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người bán xuất giao hàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

- Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá chuyển cho người mua, người bán không còn quyền sở hữu về số hàng đã bán

Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽ nhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó

Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí và hình thành kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Về nguyên tắc chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bán sang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu Do đó tại thời điểm xác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể doanh nghiệp

thu được tiền hàng hoặc cũng có thể chưa thu được vì người mua mới chấp nhận trả

Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mới được xác định rõ Như vậy bán hàng là điều kiện để tái sản xuất xã hội

Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các nghành, giữa các doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường.Công tác bán hàng của doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Một doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bán hàng

Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị trường Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ,

bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật

1.1.2.3 Các phương thức bán hàng

1.1.2.3.1 Phương thức bán buôn

Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị, cá nhân (những người trung gian) để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm Hàng hoá sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông, hoặc trong sản xuất, chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng Bán hàng theo phương thức này thường bán với khối lượng lớn và có thời hạn thu hồi vốn nhanh

Trong doanh nghiệp thương mại, bán buôn hàng hoá thường áp dụng hai phương thức:

♦ Bán buôn qua kho: là phương thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về

kho của đơn vị rồi mới tiếp tục chuyển bán Bán buôn qua kho được tiến hành dưới hai hình thức:

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : theo hình thức

này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán Số hàng được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ

- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : theo hình thức này bên

bán xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm người mua đã qui định trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Khi hàng hoá vận chuyển thì vẫn thuộc bên bán Chứng từ gửi hàng đi là phiếu gửi hàng, vận đơn vận chuyển Chứng từ bán hàng cũng là hoá đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn Hàng hoá gửi đi chưa phải là bán mà vẫn thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp Hàng gửi đi được xác định là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

♦ Bán buôn vận chuyển thẳng: Là trường hợp hàng hoá bán cho bên mua

được giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứ không qua kho của công ty Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí lưu thông, tăng nhanh sự vận động của hàng hoá Nhưng phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lượng hàng hoá lớn, hàng bán ra không cần chọn lọc, bao gói Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau:

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp (hình thức giao tay ba) : Theo hình thức này, doanh nghiệp tiến hành buôn bán với bên

cung cấp về mua hàng đồng thời tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng Cả 3 bên cùng chứng kiến việc giao nhận hàng hoá Khi bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ

- Bán buôn vận vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng :Theo

hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm đã qui định trong hợp đồng kinh tế Hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán

1.1.2.3.2 Phương thức bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu cá nhân và tập thể Hàng hoá sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, kết thúc khâu lưu thông Khối lượng hàng bán thường nhỏ, phong phú đa dạng cả về chủng loại, mẫu mã Trong bán lẻ có thể áp dụng các hình thức sau:

♦ Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Đây là hình thức bán hàng mà

nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Trong hình thức này nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm

vật chất về số hàng đã nhận ra quầy để bán lẻ Để phản ánh rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thì nhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầy hàng Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hóa trong từng ca, từng ngày Cuối ca, ngày nhân viên bán hàng phải kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và lập báo cáo bán hàng Phương thức này áp dụng phổ biến ở những công ty thương mại bán lẻ vì tiết kiệm được lao động, khách mua hàng thuận tiện nhưng nếu không quản lý chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền…

♦ Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng mà

nghiệp vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau, mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền của khách mua hàng Khách hàng sẽ cầm hoá đơn hoặc tích kê đến nhận hàng ở quầy do nhân viên thu ngân giao và trả hoá đơn, tích kê cho nhân viên bán hàng Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân kiểm tiền làm giấy nộp tiền bán hàng, còn nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo các hoá đơn và tích kê thu lại hoặc kiểm kê hàng hoá còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định hàng hóa đã giao, lập báo cáo bán hàng trong ca(ngày) Đối chiếu số tiền nộp theo giấy nộp tiền với doanh thu bán hàng theo các báo cáo bán hàng để xác định thừa và thiếu tiền hàng Do có việc tách rời giữa người bán và người thu tiền như vậy sẽ tránh được sai sót, mất mát hàng hoá và tiền Người bán chỉ giao hàng nên tránh được nhầm lẫn về tiền hàng trong quá trình bán, mặt khác họ sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị hàng hoá phục vụ khách hàng tốt hơn Tuy vậy, hình thức này lại gây phiền hà cho khách hàng, vì thế chỉ áp dụng với những mặt hàng có giá trị cao

♦ Hình thức bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều

lần Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo Ngoài số tiền phải trả theo giá mua hàng hoá, người mua còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả

chậm Theo hình thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, thu hút được nhiều khách hàng

♦ Hình thức bán hàng tự phục vụ: Hình thức này hiện đang phát triển

mạnh mẽ ở nước ta, được tổ chức dưới dạng cửa hàng tự chọn hoặc siêu thị Khách hàng đến mua hàng tự do lựa chọn rồi mang ra bộ phận thu tiền để thanh toán Nhân viên thu ngân tính rồi thu tiền của khách hàng lập hoá đơn bán hàng và cuối ngày nộp tiền cho thủ quỹ Hình thức này đòi hỏi vốn đầu tư lớn vì phải trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào việc bán hàng

1.1.2.3.3 Phương thức bán hàng đại lý

Là phương thức mà doanh nghiệp thương mại xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán Bên đại lý sẽ trựctiếp bán hàng, thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc nhận giấy báo chấp nhận thanh toán

1.1.2.4 Giá cả hàng hoá

Các doanh nghiệp thương mại hiện nay trên thị trường đều cạnh tranh với nhau bằng giá cả và chất lượng hàng hoá Tuy nhiên, dù hàng hoá có chất lượng tốt đi chăng nữa mà giá lại quá cao thì không thể thu hút được khách hàng Bởi vậy, giá cả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng, là vũ khí chiến lược có vai trò quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận được coi là một tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùng mà mỗi doanh nghiẹp đều hướng tới Vì thế, việc xác định giá bán là một công việc rất khó khăn, mỗi doanh nghiệp phải tự xác định cho mình mức giá phù hợp dựa vào nhu cầu thị

trường, điều kiện của mình…Hiện nay doanh nghiệp thường xác định giá bán theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại

Thặng số thương mại = Giá mua thực tế x Tỉ lệ(%)thặng số thương mại Từ đó ta có:

Giá bán = Giá mua thực tế x [ 1+Tỉ lệ (%) thặng số thương mại ] 1.1.2.5 Các phương thức thanh toán

Trong quá trình hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các hoạt động thanh toán với các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan như thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ với người cung cấp, thanh toán tiền thuế với cơ quan thuế…Mặt khác với tư cách là một nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nhận thường xuyên các khoản thanh toán từ các khách hàng của mình Việc thanh toán tiền hàng được tiến hành theo nhiều phương thức, có thể trả tiền trước, trả tiền ngay, trả tiền sau tuỳ theo sự thoả thuận mua bán giữa hai bên Đồng thời nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và nó giúp cho việc quản lý tiền vốn trong doanh nghiệp phù hợp với sự vận động của chúng Hiện nay các doanh nghiệp thương mại áp dụng 2 hình thức chủ yếu sau:

♦ Phương thức thanh toán ngay : Sau khi giao hàng cho bên mua và bên

mua chấp nhận thanh toán luôn, bên bán có thể thu tiền hàng ngay bằng tiền mặt, séc, hoặc có thể bằng hàng ( nếu bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng ) Phương thức này áp dụng đối với khách hàng không thường xuyên liên tục giao dịch thì trước khi nhận hàng phảI thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn Nếu muốn nợ lạI phảI có tàI sản thế chấp hay tín chấp của công ty, cá nhân khác đứng ra cam đoan trả đúng hạn theo quy định

♦ Phương thức thanh toán chậm trả : Theo phương thức này, bên bán sẽ

nhận được tiền hàng sau một khoảng thời gian mà hai bên thoả thuận trước

Do đó hình thành khoản công nợ phảI thu của khách hàng Nợ phảI thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phảI thu Việc cho khách hàng nợ hay là thanh toán sau đối với doanh nghiệp chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số ít khách hàng mua bán thường xuyên, có tín nhiệm, làm ăn lâu dài

1.1.2.6 Phạm vi và thời điểm ghi chép

Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Bởi vậy, việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho việc xác định chính xác doanh thu bán hàng, từ đó tạo đIều kiện cho việc tổ chức kế toán bán hàng được khoa học và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng để đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời

Hàng hoá được gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho khách hàng đã thu được tiền ngay hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán Theo quy định hiện nay, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là hàng bán trong các trường hợp:

- Thực hiện bán hàng theo phương thức trả ngay ( đã thu được tiền mặt, séc, giấy báo có…)

- Thực hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền này được goi là khoản phải thu của khách hàng Doanh thu này là doanh thu trả chậm - Khách hàng ứng trước tiền mua hàng của doanh nghiệp Khi chuyển hàng trả cho khách thì hàng hoá đó được coi là hàng bán và khi đó doanh thu bán hàng cũng được ghi nhận

Như vậy, thời điểm để xác định hàng bán không phải tính từ lúc xuất giao hàng cho khách hàng mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của khách hàng, tức là lúc doanh nghiệp thu được tiền về nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc nhận giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng Do đó, hàng hoá

gửi đi của doanh nghiệp về mặt pháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, chỉ khi nào khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán thì lúc đó số hàng hoá gửi đi mới thuộc quyền sở hữu của khách hàng Khi đó hàng hoá của doanh nghiệp mới được coi là hàng bán và doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận

1.1.3 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, các phương thức bán hàng, các thể thức thanh toán Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là việc quản lý về số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá, về việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả kinh doanh Yêu cầu:

- Để quản lý về số lượng đòi hỏi phải thường xuyên phản ánh giám đốc tình hình sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập – xuất – tồn kho cả về số lượng và mặt hàng, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng số hàng

- Về mặt chất lượng, phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp mặt hàng và có chế độ bảo quản riêng đối với từng loại mặt hàng, nhất là các loại mặt hàng dễ hư hỏng, kịp thời phát hiện các sản phẩm kém phẩm chất Có như vậy mới giữ được uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, kéo dài chu kỳ khai thác của doanh nghiệp

- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng

- Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp là có thể cạnh tranh trên thị trường và được người tiêu dùng chấp nhận, qua đó mở rộng thị phần nhằm khẳng định chỗ đứng của mình Trong các doanh nghiệp, kế toán là công cụ đắc lực phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ Để phát huy vai trò của kế toán đối với hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ:

1.1.4.1 Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ doanh thu bán hàng

1.1.4.2 Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản giảm trừ doanh thu và xác định đúng doanh thu thuần của hàng hoá đã tiêu thụ

1.1.4.3 Tính toán chính xác giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ, nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Trị giá hàng xuất bán được xác định theo một trong các phương pháp sau:

♦ Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hoá

được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ) Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng hoá đó Phương pháp này thường sử dụng với các loại hàng hoá có giá trị cao và có tính tách biệt

♦ Phương pháp giá bình quân: Đầu tiên phải tính giá mua bình quân của

hàng hoá luân chuyển trong kỳ đối với từng hàng hoá theo công thức:

Trị giá mua của Trị giá mua của hàng hoá còn + hàng hoá nhập Giá mua bình quân đầu kỳ trong kỳ đơn vị hàng hoá =

luân chuyển trong kỳ Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Sau đó tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ cho từng thứ hàng hóa:

Trị giá mua Số lượng hàng Giá mua của hàng hoá = hoá xuất kho x bình quân xuất kho trong kỳ trong kỳ đơn vị

Cuối kỳ tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách tổng cộng trị giá mua của từng thứ hàng hoá xuất kho

♦ Phương pháp nhập trước- xuất trước: Theo phương pháp này, trước

hết ta phảI xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và dựa trên giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất kho trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau Khi xuất bán lấy trị giá thực tế của lần nhập đó làm cơ sở để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán Công thức tính:

Trị giá mua Giá mua thực tế đơn vị Số lượng hàng hoá xuất của hàng hoá = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc số xuất kho trong kỳ từng lần nhập kho trước lượng từng lần nhập kho

Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả giảm hoặc có xu hướng giảm

♦ Phương pháp nhập sau – xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải

xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết lô hàng nào nhập sau thì xuất trước, nhập trước thì tính sau Khi xuất bán căn cứ vào trị giá thực tế lúc nhập để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán Công thức tính:

Trị giá mua của Giá mua thực tế Số lượng hàng hoá hàng hoá xuất = đơn vị hàng hoá x xuất kho trong kỳ

kho trong kỳ nhập kho theo thuộc số lượng từng lần nhập kho sau từng lần nhập kho

Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát

Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại phải biết thích ứng với sự thay đổi này Do đó, nhà quản lý nên áp dụng phương pháp tính giá mua hàng xuất kho cho phù hợp đồng thời phải nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trường, từ khách hàng để đưa ra mức giá bán cho hợp lý

1.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết

Đối với nghiệp vụ bán hàng thường sử dụng một số các chứng từ: - Hoá đơn giá trị gia tăng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ )

- Hoá đơn bán hàng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp )

- Phiếu xuất kho - Phiếu thu

- Chứng từ ngân hàng ( giấy báo nợ, có của ngân hàng ) - Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ

- Bảng kê thanh toán đại lý

- Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng…

1.2.2 Hạch toán tổng hợp

1.2.2.1 Tài khoản sử dụng

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được BTC ban hành ngày 1/11/1995 theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và được chính thức áp dụng trong cả nước từ ngày 1/11/1996 cùng với việc ban hành luật thuế GTGT thay luật thuế doanh thu được thực hiện từ ngày 1/1/1999 thì kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau:

♦ Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ”: Tài khoản này dùng để phản

ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán Kết cấu và nội dung TK 511

Tài khoản này gồm 4 tài khoản cấp 2: + TK5111 “ Doanh thu bán hàng hoá ” + TK5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ” + TK5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ” + TK5114 “ Doanh thu trợ cấp giá ”

♦ Tài khoản 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ ”: Tài khoản này dùng để

phản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị nội bộ doanh nghiệp Kết cấu và nội dung TK 512 : Tương tự như TK 511

Tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2

+ TK5121 “ Doanh thu bán hàng hoá ” + TK5122 “ Doanh thu bán thành phẩm ”

+ TK5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”

♦ Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại ”: Tài khoản này dùng để thao dõi

doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại

Kết cấu và nội dung TK 531

531

- Giá bán của hàng bị - Kết chuyển giá bán của trả lại theo từng lần hàng bị trả lại sang TK 511 phát sinh để xác định doanh thu thuần

♦ Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán ”: Tài khoản này dùng để theo dõi

doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và trường họp giảm giá cho người mua vì mua nhiều trong 1 lần

Kết cấu và nội dung TK 532:

532

- Các khoản giảm giá hàng - Kết chuyển toàn bộ số tiền bán đã chấp thuận cho giảm giá hàng bán sang TK 511 người mua hàng để xác định doanh thu thuần

♦ Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng hoá ”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của

hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ

Kết cấu và nội dung TK 632 632

-Trị giá vốn của hàng - Kết chuyển trị giá vốn hoá, thành phẩm, dịch của hàng hoá, thành phẩm vụ đã bán ra trong kỳ dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ

sang TK 911

♦ Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán ”: Được sử dụng để theo dõi giá trị

của hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người mua nhưng chưa được xác định là tiêu thụ

Kết cấu và nội dung TK 157

157

- Trị giá hàng hoá đã chuyển - Trị giá hàng hoá, dịch vụ bán hoặc giao cho cơ sở đại lý đã được xác định là tiêu thụ - Giá thành dịch vụ đã hoàn - Trị giá hàng hoá bị bên thành nhưng chưa được chấp mua trả lại

nhận thanh toán

Dư nợ:

- Trị giá hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ

♦ Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ”: Phản ánh tình hình thanh

toán giữa doanh nghiệp với người mua, người đặt hàng về số tiền phải thu đối với hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ

Kết cấu và nội dung TK 131

- Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản 131 có thể có số dư bên có Số dư bên có TK131 phản ánh số

tiền thu trước của người mua hoặc thu thừa của người mua

Các doanh nghiệp khi vận dụng TK131 phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong

Khi lập bảng cân đối kế toán không được bù trừ giữa số dư nợ và số dư có của TK131 mà phải ghi theo số dư chi tiết

Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như:

+ TK111: Tiền mặt

+ TK112: Tiền gửi ngân hàng + TK3331: Thuế GTGT đầu ra + TK641: Chi phí bán hàng + TK642: Chi phí quản lý ………

1.2.2.2 Trình tự kế toán

Với mỗi phương thức bán hàng chúng ta có cách hạch toán riêng, tuỳ theo doanh nghiệp thương mại áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào Theo quy định thì kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phảI được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Đồng thời tuỳ theo doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp

*Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX

♦ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

tại kho

Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Sau khi xuất kho hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định

là tiêu thụ

Sơ đồ 1

111,112,131 3331 531 511 111,112,131 811

Giảm VAT Doanh thu Chiết khấu đầu ra bán hàng

Doanh thu hàng K/c hàng 3331 bán bị trả lại bị trả lại VAT đầu ra 532

Giảm giá hàng bán K/c giảm giá 156 632 156

K/c trị giá TGV hàng vốn bán bị trả lại

911

K/chuyển K/c DTT

- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp thương mại bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến cho bên mua tại địa điểm đã thoả thuận trước Khi bên bán nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ Chi phí vận chuyển nếu bên bán chịu kế toán ghi vào chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu coi như bên bán chi hộ và phải thu của bên mua

Sơ đồ 2:

156 157 632 511 111,112,131,141 1388

X/kho h.hoá K/chuyển Doanh thu bán hàng CPVC chi hộ chuyển bán giá vốn bên mua

1381 3331 641 T/giá hàng VAT CPVC bên

thiếu đầu ra bán chịu Trị giá hàng

bị trả lại về nhập kho

Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho

Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ:

Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực

tiếp

Sơ đồ 3

511 111,112,131,311 632 156 157 Doanh thu bán K/c trị giá vốn Hàng bán bị trả

hàng lại về nhập kho

Hàng bán bị trả lại 3331 133

VAT đầu ra Thuế VAT đầu vào được khấu trừ 811 Chiết khấu

bán hàng

3331 531 532 Giảm thuế VAT

đầu ra

Doanh thu hàng bán bị trả lại

Doanh thu giảm giá hàng bán

Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho

Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ:

Nợ 511 Doanh thu thuần

Doanh thubán hàng Giá mua hàng hoá chưa thuế K/c giá vốn

3331 133 641 VAT đầu vào được khấu trừ

VAT đầu ra

Chi phí chuyển hàng bên bán chịu

1388 Chi phí chuyển hàng chi hộ bên mua

Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại kế toán hạch toán tưong tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tế trong kỳ:

Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911

- Kế toán bán lẻ hàng hoá

Sơ đồ 5

156 632 911 511 111,112

Kết chuyển K/ c K/c DTT Số tiền thực nộp TGV hàng bán

3331 1388 Số tiền thiếu

721 111,112 Số tiền nộp thừa

- Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp

Sơ đồ 6

156 632 911 511 111,112 Số tiền người K/c giá vốn K/c K/c doanh thu DT theo giá mua trả lần

hàng bán thuần bán chưa thuế đầu 3331

Thuế VAT 131 đầu ra 711

Lãi trả chậm Số tiền còn phải thu của người mua

- Kế toán bán hàng đại lý

Sơ đồ 7: Kế toán bên nhận đại lý

911 5113 111,112 Kết chuyển doanh Hoa hồng đại lý

thu thuần

003 331 Toàn bộ -Nhận - Bán Phải trả chủ hàng tiền hàng - Trả lại

Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng

- Kế toán bán hàng nội bộ

Bán hàng nội bộ là việc bán hàng hóa, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tổng công ty…

Sơ đồ 8

156 632 911 512 111,112

K/chuyển giá K/chuyển K/chuyển doanh Dthu bán

vốn hàng bán thu thuần hàng nội bộ 3331 1368 Số tiền phải

VAT thu nội bộ đầu ra

Trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp nhưng với TK 512

♦ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt

Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý -Doanh thu của hàng tiêu thụ

Nợ 111,112,131 Tổng giá thanh toán

Có 511 Doanh thu bán hàng -Thuế GTGT phải nộp trong kỳ

Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 3331 Thuế GTGT phải nộp

*Trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK

Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần tương tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ Theo phương pháp KKĐK , kế toán hàng hoá được phản ánh trên tài khoản 611 “ Mua hàng ”

-Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá thực tế của hàng còn lại cuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ trong kỳ

Nợ 632 Trị giá thực tế của hàng Có 611 đã tiêu thụ trong kỳ

1.2.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán

Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức sổ sách kế toán sau

♦ Hình thức nhật ký sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái là: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và

theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ, ít tài khoản kế toán

♦ Hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Hình thức này có đặc điểm là tách rời việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác nhau Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổ phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công

♦ Hình thức nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính Nhưng việc kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không được cung cấp kịp thời

♦ Hình thức nhật ký chứng từ

Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán Việc lập báo cáo được kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán Hình thức này có các loại sổ: -Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

-Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào sổ cái

Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết sau:

+ Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá” + Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua” + Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán”

+ Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp” + Nhật ký chứng từ số 8

+ Sổ cái TK 511, 632, 641, 642, 911…

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số Nhật ký-Chứng từ, bảng kê có liên quan như: Nhật ký chứng từ số 1, 2 và số 10

Chương 2

Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tạI công

ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

2.1 Đặc điểm chung về công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có trụ sở tại số 6 Tràng Tiền Năm 1963 ccông ty được thành lập theo quyết định của Thủ tướng chính phủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ Thương Mại quản lý

Năm 1985 công ty được chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985

Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tướng chính phủ và công văn hướng dẫn của UBKH nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994

Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nước

- Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nước ta thực hiện 2 nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất đất nước Phương châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ các nước XHCN như: lúa mì, bột mì, ngô, đậu tương, thịt hộp, thực phẩm khô, mì chính…

- Từ năm 1975 – 1985: Khi đất nước hoàn toàn giảI phóng, Nhà nước thực hiện cơ chế tập trung bao cấp Trong thời kỳ này công ty được độc

quyền trong lĩnh vực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nước XHCN trên địa bàn hoạt động rất rộng từ trong nước ra đến ngoàI nước Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu tương, lạc, rượu, bia, chè, cà phê, lương thực từ Liên Xô(cũ) , đường(Cuba) và các nước Đông Âu khác

- Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nước ta với các nước XHCN Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậu tương, dầu lạc, cà phê, đậu côve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội như: phân bón, thuốc trừ sâu, trù cỏ, mì chính, vải…

- Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiều khó khăn do Nhà nước chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thị trường Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà nước trợ giúp Nhưng từ năm 1994 đến nay, công ty đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước và phải chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty

Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 13.310.031 nghìn đồng trong đó:

- Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng - Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng

Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó: - Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng

- Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng - Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng

* Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có các chức năng sau:

- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản

- Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế hoạch được giao

- Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong nước

- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nước, của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trong nước

- Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứu tìm kiếm xây dựng tạo thị trường xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định

- Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãi

- Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty

- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành Hướng dẫn các công ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác

- Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấy phép kinh doanh được cấp, bao gồm:

- Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến - Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại - Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó

- Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp - Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm

- Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt - Dịch vụ xuất nhập khẩu

- Thương nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực phẩm vật tư nông nghiệp và hàng tiêu dùng

- Liên doanh, liên kết, đầu tư trong kinh doanh khai thác chế biến sản xuất

* Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT:

Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây dựng được cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới

- Có mục tiêu chiến lược thống nhất

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau - Có sự mềm dẻo về tổ chức

- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối

- Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

Giám đốc

Phòng kế hoạch thị

trường

Phòng kế toán tài

chính

Phòng tổ chức hành

chính

Ban đề án và thanh

PXnk1 PXnk2 PXnk3 PXnk4 PXnk5 PXnk6PXnk7

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban :

Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

- Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các công việc khi được uỷ quyền

- Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý nhà nước, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu Cụ thể:

♦ Phòng tài chính kế toán:

Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty Tiến hành hoạt động về quản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tế tàI chính của nhà nước trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính của công ty

♦ Phòng tổ chức hành chính:

Tham mưu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng và kỷ luật

♦ Phòng kế hoạch thị trường:

Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thị trường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề có liên quan

♦ Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, được phép kinh doanh tất cả các mặt hàng trong giấy phép kinh doanh của công ty được Uỷ ban kế hoạch thành phố cho phép va Bộ thương mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặt hàng cho các phòng nghiệp vụ Được phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nước và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt Được phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả

♦ Ban đề án và thanh toán nợ:

Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước đây Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa phương trình để giám đốc duyệt Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi

Như vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban Các công văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức

hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trường, ban đề án thanh toán nợ và các phòng xuất nhập khẩu Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp người lãnh đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty để từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu được hiệu quả tốt nhất

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán :

Phòng tài chính kế toán của công ty là một cơ cấu cũng theo kiểu trực tuyến Nó tạo ra các vị trí hợp lý cũng như cơ cấu làm việc hợp lý của các nhân viên trong phòng Theo cơ cấu này thì các nhân viên trong phòng đều phải hoạt động dưới sự chỉ đạo và giám sát của trưởng phòng Chính nhờ đó mà nó giúp cho trưởng phòng có thể dễ dàng giám sát và quản lý nhân viên của mình

Phòng tài chính kế toán của công ty có 11 người, có trình độ Đại học, có năng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ cao và nhiệt tình trong công việc

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

Kế toán trưởng

K toán th toán đối ngoạI &hàng xkhẩu

Kế toán hàng nhập khẩu

Kế toán tiềnmặt

K toán

t.gửi

tiền

vay bằng ng.tệ

Kế toán tscđ, công

nợ

Kế toán tổng

vnđ

Thủ

quỹ