Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xnk nông sản thực phẩm hà nội.doc

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xnk nông sản thực phẩm hà nội.doc

LỜI NÓI ĐẦU

Từ khi chuyển đổi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thịtrường đã làm cho nền kinh tế sôi động hơn với sự cạnh tranh bình đẳng giữa cácdoanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại muốn tồn tạiđể tự khẳng định mình và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường đòi hỏi hàng hoábán ra phải được thị trường, được người tiêu dùng chấp nhận Mục tiêu củadoanh nghiệp là hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đểtạo tiền đề cho việc mở rộng thị phần trong nước cũng như nước ngoài Để bắtkịp xu thế phát triển và không bị đẩy ra khỏi “cuộc chơi ”, các doanh nghiệpthương mại phải tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng, bán hàng là khâu quyết địnhtrực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ là khâu cuối cùng trong hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp thương mại Để tiêu thụ đạt hiệu quả, hàng hoá bán raphải có chất lượng cao, giá thành hạ, đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm cùngloại trên thị trường Bởi có tiêu thụ tốt sản phẩm doanh nghiệp mới đảm bảo hoạtđộng kinh doanh được thường xuyên liên tục Qua đó doanh nghiệp sẽ tăngnhanh vòng quay vốn, có thu nhập để bù đắp chi phí và tích luỹ vốn đầu tư pháttriển Bán hàng có ý nghĩa đối với doanh nghiệp thương mại, với nền kinh tếcũng như toàn xã hội Nó có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định đến kếtquả hoạt động của doanh nghiệp thương mại Nó cung cấp một lượng sản phẩmhàng hóa thiết yếu cho nhu cầu hàng ngày của người dân và nhu cầu sản xuất củacác nghành kinh tế khác có liên quan Để hoàn thành tốt kế hoạch tiêu thụ hànghoá, mỗi doanh nghiệp đều có những biện pháp tổ chức và quản lý mà trong đókế toán nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng.Việc tổ chức hợp lý quá trìnhhạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu hết sức cần thiết không riêngvới bất cứ doanh nghiệp thương mại nào.Thực tế nền kinh tế quốc dân đã và đangcho thấy rõ điều đó Tuy nhiên công cụ này đã được sử dụng triệt để chưa lại làvấn đề cần đề cập đến.

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các doanhnghiệp thương mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện kế toán bán hàngđể theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế hiện nay.

Trong quá trình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩmHà Nội, em nhận thấy việc hoàn thiện kế toán bán hàng tăng cường hiệu quả củacông tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là một đề tài hay góp phần đưaviệc hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng trở thành một công cụ đắc lực phục vụcho việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá và ra các quyết định của nhà quản lý.Được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Viết Tiến, các cô chú anh chị phòngkế toán Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội cùng với những kiếnthức đã học ở trường, em đã thực hiện luận văn của mình với đề tài:

“Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhậpkhẩu nông sản thực phẩm Hà Nội ”

Phương pháp nghiên cứu của đề tài trên cơ sở phân tích về mặt lý luận kếtoán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng kết hợp với thực tiễnkinh doanh và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu nông sảnthực phẩm Hà Nội từ đó có những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa kếtoán nghiệp vụ bán hàng ở công ty.

Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương :

Chương 1 : Cơ sở lý luận của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong

doanh nghiệp thương mại.

Chương 2 : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tại công ty xuất nhập

khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Chương 3 : Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công

ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có, khả năng lýluận còn nhiều hạn chế nên bản luận văn này khó tránh khỏi những sai sót Emrất mong nhận được ý kiến đóng góp bổ sung của các thầy cô giáo, các cô chúanh chị phòng kế toán của công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn nữa.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁNHÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG

1.1.1 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tếthị trường

1.1.1.1 Đặc điểm của nền kinh tế thị trường

Đất nước ta đang từng bước phát triển theo nền kinh tế hàng hoá nhiềuthành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa Để làm được điều này thì Đảng vàNhà nước đang từng bước đổi mới và hoàn thiện một nền kinh tế thị trường theomô hình tư bản chủ nghĩa sang một nền kinh tế thị trường mang "phong cách" xãhội chủ nghĩa Nền kinh tế mà ở đó những khuyết tật của thị trường được hạn chếtới mức thấp nhất Điều này không phải dễ bởi nó là bài toán khó của các quốcgia anh em có cùng một mô hình như chúng ta đó là Trung Quốc, Cu Ba và mộtsố nước khác Đến bây giờ theo đánh giá của nhiều chuyên gia kinh tế thì hiệnnay chỉ có Trung Quốc là thành công hơn so với các nước khác khi vận dụng môhình Chính vì những khó khăn trên mà Đảng và Nhà nước ta phải luôn có nhữngđường lối, chính sách trong từng thời kỳ ,từng giai đoạn của quá trình phát triểnhay nói một cách đơn giản đó là những nội dung định hướng XHCN nền kinh tếthị trường ở nước ta.

Định hướng XHCN trong nền kinh tế thị trường ở nước ta đó là địnhhướng của một xã hội mà ở đó sự hùng mạnh của quốc gia là nhờ vào sự giàu cóvà hạnh phúc của dân cư Xã hội không còn tình trạng người bóc lột người mọingười làm việc theo năng lực hưởng theo lao động Tất nhiên, đây vẫn còn là ướcmơ của Nhà nước ta song là cơ sở để Đảng và Nhà nước ta xây dựng các mụctiêu một cách phù hợp.

Đó là việc thực hiện tăng trưởng kinh tế và công bằng xã hội, nền kinh tếcủa nước ta có trình độ phát triển cao, môi trường sinh thái được bảo vệ, kinh tếnhà nước phải phát huy được vai trò chủ đạo cùng với kinh tế hợp tác làm nềntảng cho chế độ xã hội mới, Nhà nước quản lý nền kinh tế vì mục tiêu dân giàu

nước mạnh xã hội công bằng văn minh, kinh tế của ta là nền kinh tế dân tộc hoànhập với nền kinh tế thế giới.

Xét trên góc độ vi mô thì doanh nghiệp là "tế bào" của thực thể kinh tế thìnó cũng chịu sự tác động của các hoạt động trong nền kinh tế Mà trước tiên nósẽ chịu sự tác động của các quy luật trong nền kinh tế thị trường.Như các quy luậtgiá trị, cạnh tranh, cung cầu và lưu thông tiền tệ.

Nhưng dù là nền kinh tế thị trường theo đường lối TBCN hay theo đườnglối XHCN thì nó cũng có những đặc trưng chung nhất định.Vì vậy trước tiênchúng ta phải đi tìm hiểu về các đặc điểm này để từ đó mới dẫn dắt theo conđường mà ta lựa chọn.

Trước tiên, ta phải thấy rằng nền kinh tế thị trường có tính tự chủ của cácchủ thể kinh tế rất cao Trong nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp thì cácdoanh nghiệp hoạt động rất bị động tất cả đều do cấp trên đưa xuống các chỉ tiêuphải hoàn thành kế hoạch trong năm điều này khiến cho các doanh nghiệpkhông có sự năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưngtrong nền kinh tế thị trường thì các doanh nghiệp luôn phải vận động để làm saocó thể bù đắp được chi phí và kinh doanh có lãi đồng thời phải chịu trách nhiệmtrước kết quả sản xuất kinh doanh của mình.

Trên thị trường hàng hoá rất phong phú, chính do sự năng động của từngdoanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển mà họ phải luôn tìm cách tạo ranhững sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, hàng hoá phải có nhiều chủngloại để có thể đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng Đây đượccoi là một ưu việt của nền kinh tế thị trường nó sẽ giúp cho xã hội ngày càng pháttriển.

Giá cả hàng hoá được quyết định ngay trên thị trường do sự tác động qualại của cung và cầu Vì vậy, giá cả trong nền kinh tế thị trường không bao giờ cốđịnh nhưng cái quyết định vẫn là giá trị.

Cạnh tranh là một tất yếu của thị trường bởi các doanh nghiệp trong nềnkinh tế hàng hoá đều mong muốn và coi mục tiêu cuối cùng của mình là thu đượclợi nhuận Chính vì vậy, mà khi tiến hành hoạt động kinh doanh trên thị trườnghọ phải chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các đối thủ trong cùng một ngành hoặc khác

ngành Cạnh tranh sẽ đào thải những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh khôngcó hiệu quả và sẽ giúp cho các doanh nghiệp "chiến thắng " có được nhiều kinhnghiệm hơn trên thương trường và lớn mạnh hơn về tiềm lực kinh tế.

Kinh tế thị trường là hệ thống kinh tế mở Kinh tế thị trường luôn đòi hỏisự mở cửa, bởi một nền kinh tế mà hàng hoá luôn dồi dào thì sẽ dẫn đến sự ứđọng hàng hoá trong nước nếu ta không mở cửa, khiến dẫn đến hiện tượng khủnghoảng thừa nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những giao dịch với nước ngoàiđể có thể làm giảm được hàng hoá thừa đồng thời nhờ có nền kinh tế mở mà ta cóthể có được các loại hàng hoá mà ta còn thiếu hoặc chưa sản xuất được Đặc biệttrong điều kiện hiện nay khi mà quốc tế hoá ngày càng lớn thì việc mở cửa là mộtvấn đề hết sức quan trọng.

1.1.1.2 ảnh hưởng của nền kinh tế thị trường đối với nghiệp vụ bán hàng

Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp trước hết phảigiải đáp các vấn đề: kinh doanh hàng hoá gì, hướng tới đối tượng khách hàng nàovà kinh doanh như thế nào.

Nếu như trước đây các doanh nghiệp thương mại hoạt động theo một hệthống các chỉ tiêu từ trên xuống dưới: vốn do nhà nước cấp, kế hoạch mua bán,giá cả đã có sẵn chỉ việc tuân theo, lãi doanh nghiệp hưởng, lỗ nhà nước chịu…Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường không còn được nhà nước bao cấp nữa,các doanh nghiệp thương mại phải tự tìm hướng đi cho mình, tự hạch toán độclập Do vậy, mỗi doanh nghiệp thương mại phải đề ra chiến lược kinh doanhđúng đắn để có thể đạt được mục tiêu của mình trong cuộc cạnh tranh đầy khắcnghiệt này Có thể nói, tiêu thụ hàng hoá trong nền kinh tế thị trường là quá trìnhgồm nhiều hoạt động: nghiên cứu thị trường, nghiên cứu người tiêu dùng, cácchính sách và hình thức bán hàng…để doanh nghiệp tiếp cận được với kháchhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng Do có sự cạnh tranh giữa các thành phầnkinh tế nên doanh nghiệp phải nắm bắt rõ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng,phục vụ cho họ những sản phẩm tốt nhất cả về kiểu dáng, chất lượng, giá cả cùngcác dịch vụ kèm theo.

Vì vậy các nhà kinh doanh cần tìm kiếm những biện pháp thúc đẩy tiêuthụ hàng hoá và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung Quahoạt động bán hàng doanh nghiệp từng bước chiếm lĩnh thị trường, thu lợi nhuận,tạo dựng vị thế và uy tín của mình trên thương trường

1.1.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại1.1.2.1 Khái niệm bán hàng

Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán đểthực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyểngiao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả chodoanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụtheo giá qui định hoặc giá thoả thuận Hàng hoá trong các doanh nghiệp thươngmại là hàng hoá mua vào đế bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng vàxuất khẩu Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốnhàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Quá trình bánhàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và doanh nghiệp đãthu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.

Qua đó, ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng nhưsau:

- Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi diễn ra giữa người mua và ngườibán Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, người bán xuất giao hàngcho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.

- Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá.Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá chuyển cho người mua, người bánkhông còn quyền sở hữu về số hàng đã bán.

Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng mộtkhối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽnhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó

Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí vàhình thành kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Về nguyên tắc chỉ khi nào chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ đơn vị bánsang khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thìhàng mới được coi là bán, lúc đó mới phản ánh doanh thu Do đó tại thời điểmxác nhận là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể doanh nghiệp thu được tiềnhàng hoặc cũng có thể chưa thu được vì người mua mới chấp nhận trả.

Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng được nhu cầu tiêudùng của khách hàng Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoámới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại,thời gian, sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mới được xác định rõ Như vậybán hàng là điều kiện để tái sản xuất xã hội.

Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các nghành,giữa các doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thịtrường.Công tác bán hàng của doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tácđộng đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trìnhkinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh.Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nângcao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trongdoanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Mộtdoanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộ chiphí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bánhàng.

Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trênthị trường Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ,

thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toánthu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãigiả, lỗ thật.

1.1.2.3 Các phương thức bán hàng

1.1.2.3.1 Phương thức bán buôn

Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị, cá nhân (những người trunggian) để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để tiếp tục sản xuấtra sản phẩm Hàng hoá sau khi bán vẫn còn nằm trong lưu thông, hoặc trong sảnxuất, chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng Bán hàng theo phương thức nàythường bán với khối lượng lớn và có thời hạn thu hồi vốn nhanh.

Trong doanh nghiệp thương mại, bán buôn hàng hoá thường áp dụng haiphương thức:

 Bán buôn qua kho : là phương thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về kho

của đơn vị rồi mới tiếp tục chuyển bán Bán buôn qua kho được tiến hành dướihai hình thức:

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : theo hình thức này

bên mua cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến nhận hàng trực tiếp tại kho của bênbán Số hàng được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận hàng và đãtrả tiền hoặc chấp nhận nợ.

- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : theo hình thức này bên bán

xuất kho để giao hàng cho bên mua tại địa điểm người mua đã qui định trong hợpđồng kinh tế giữa hai bên bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Khihàng hoá vận chuyển thì vẫn thuộc bên bán Chứng từ gửi hàng đi là phiếu gửihàng, vận đơn vận chuyển Chứng từ bán hàng cũng là hoá đơn hoặc phiếu xuấtkho kiêm hoá đơn Hàng hoá gửi đi chưa phải là bán mà vẫn thuộc quyền sở hữudoanh nghiệp Hàng gửi đi được xác định là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặcchấp nhận trả tiền.

 Bán buôn vận chuyển thẳng : Là trường hợp hàng hoá bán cho bên mua được

giao thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứkhông qua kho của công ty Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng

tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí lưu thông, tăng nhanh sự vận động củahàng hoá Nhưng phương thức này chỉ áp dụng trong trường hợp cung ứng hànghoá có kế hoạch, khối lượng hàng hoá lớn, hàng bán ra không cần chọn lọc, baogói Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau:

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp (hình thức giaotay ba) : Theo hình thức này, doanh nghiệp tiến hành buôn bán với bên cung

cấp về mua hàng đồng thời tiến hành thanh toán với bên mua về bán hàng Cả 3bên cùng chứng kiến việc giao nhận hàng hoá Khi bên mua ký nhận đủ hàng vàđã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.

- Bán buôn vận vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng :Theo

hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, bằngphương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua tạiđịa điểm đã qui định trong hợp đồng kinh tế Hàng hoá được xác định là tiêu thụkhi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhậnđược hàng và chấp nhận thanh toán.

1.1.2.3.2 Phương thức bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu cánhân và tập thể Hàng hoá sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, kết thúc khâulưu thông Khối lượng hàng bán thường nhỏ, phong phú đa dạng cả về chủngloại, mẫu mã Trong bán lẻ có thể áp dụng các hình thức sau:

 Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Đây là hình thức bán hàng mà nhân

viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Tronghình thức này nhân viên bán hàng là người chịu trách nhiệm vật chất về số hàngđã nhận ra quầy để bán lẻ Để phản ánh rõ số lượng hàng nhận ra và đã bán thìnhân viên bán hàng phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ trên các thẻ hàng ở quầyhàng Thẻ hàng được mở cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hànghóa trong từng ca, từng ngày Cuối ca, ngày nhân viên bán hàng phải kiểm tiền,làm giấy nộp tiền bán hàng trong ca, cuối ngày để ghi chép vào thẻ và lập báo cáobán hàng Phương thức này áp dụng phổ biến ở những công ty thương mại bán lẻ

vì tiết kiệm được lao động, khách mua hàng thuận tiện nhưng nếu không quản lýchặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền…

 Hình thức bán hàng thu tiền tập trung : Là phương thức bán hàng mà nghiệp

vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau, mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân làmnhiệm vụ viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền của khách mua hàng Khách hàng sẽcầm hoá đơn hoặc tích kê đến nhận hàng ở quầy do nhân viên thu ngân giao vàtrả hoá đơn, tích kê cho nhân viên bán hàng Cuối ca, cuối ngày nhân viên thungân kiểm tiền làm giấy nộp tiền bán hàng, còn nhân viên bán hàng căn cứ vào sốhàng đã giao theo các hoá đơn và tích kê thu lại hoặc kiểm kê hàng hoá còn lạicuối ca, cuối ngày để xác định hàng hóa đã giao, lập báo cáo bán hàng trongca(ngày) Đối chiếu số tiền nộp theo giấy nộp tiền với doanh thu bán hàng theocác báo cáo bán hàng để xác định thừa và thiếu tiền hàng Do có việc tách rờigiữa người bán và người thu tiền như vậy sẽ tránh được sai sót, mất mát hàng hoávà tiền Người bán chỉ giao hàng nên tránh được nhầm lẫn về tiền hàng trong quátrình bán, mặt khác họ sẽ có nhiều thời gian để chuẩn bị hàng hoá phục vụ kháchhàng tốt hơn Tuy vậy, hình thức này lại gây phiền hà cho khách hàng, vì thế chỉáp dụng với những mặt hàng có giá trị cao.

 Hình thức bán hàng trả góp : Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần.

Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Số tiền còn lại người muachấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo Ngoài số tiền phải trả theo giá mua hànghoá, người mua còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm Theo hình thứctrả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyểngiao được coi là tiêu thụ Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trườngtiêu thụ, thu hút được nhiều khách hàng.

 Hình thức bán hàng tự phục vụ : Hình thức này hiện đang phát triển mạnh

mẽ ở nước ta, được tổ chức dưới dạng cửa hàng tự chọn hoặc siêu thị Kháchhàng đến mua hàng tự do lựa chọn rồi mang ra bộ phận thu tiền để thanh toán.Nhân viên thu ngân tính rồi thu tiền của khách hàng lập hoá đơn bán hàng và cuốingày nộp tiền cho thủ quỹ Hình thức này đòi hỏi vốn đầu tư lớn vì phải trang bịcác phương tiện kỹ thuật hiện đại vào việc bán hàng.

1.1.2.3.3 Phương thức bán hàng đại lý

Là phương thức mà doanh nghiệp thương mại xuất hàng giao cho bênnhận đại lý để bán Bên đại lý sẽ trựctiếp bán hàng, thanh toán tiền cho doanhnghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng gửi đại lý vẫn thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp và được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệpnhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc nhận giấy báo chấp nhận thanhtoán.

1.1.2.4 Giá cả hàng hoá

Các doanh nghiệp thương mại hiện nay trên thị trường đều cạnh tranh vớinhau bằng giá cả và chất lượng hàng hoá Tuy nhiên, dù hàng hoá có chất lượngtốt đi chăng nữa mà giá lại quá cao thì không thể thu hút được khách hàng Bởivậy, giá cả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng, là vũ khí chiến lược cóvai trò quyết định đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Trong nền kinhtế thị trường, lợi nhuận được coi là một tiêu chí quan trọng, là mục tiêu cuối cùngmà mỗi doanh nghiẹp đều hướng tới Vì thế, việc xác định giá bán là một côngviệc rất khó khăn, mỗi doanh nghiệp phải tự xác định cho mình mức giá phù hợpdựa vào nhu cầu thị trường, điều kiện của mình…Hiện nay doanh nghiệp thườngxác định giá bán theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại

Thặng số thương mại = Giá mua thực tế x Tỉ lệ(%)thặng số thương mạiTừ đó ta có:

Giá bán = Giá mua thực tế x [ 1+Tỉ lệ (%) thặng số thương mại ]1.1.2.5 Các phương thức thanh toán

Trong quá trình hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường xuyên phátsinh các hoạt động thanh toán với các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan nhưthanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ với người cung cấp, thanh toán tiền thuế với cơquan thuế…Mặt khác với tư cách là một nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nhậnthường xuyên các khoản thanh toán từ các khách hàng của mình Việc thanh toán

tiền hàng được tiến hành theo nhiều phương thức, có thể trả tiền trước, trả tiềnngay, trả tiền sau tuỳ theo sự thoả thuận mua bán giữa hai bên Đồng thời nó đảmbảo quyền lợi cho cả hai bên và nó giúp cho việc quản lý tiền vốn trong doanhnghiệp phù hợp với sự vận động của chúng Hiện nay các doanh nghiệp thươngmại áp dụng 2 hình thức chủ yếu sau:

 Phương thức thanh toán ngay : Sau khi giao hàng cho bên mua và bên mua

chấp nhận thanh toán luôn, bên bán có thể thu tiền hàng ngay bằng tiền mặt, séc,hoặc có thể bằng hàng ( nếu bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng ) Phươngthức này áp dụng đối với khách hàng không thường xuyên liên tục giao dịch thìtrước khi nhận hàng phảI thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn Nếu muốnnợ lạI phảI có tàI sản thế chấp hay tín chấp của công ty, cá nhân khác đứng racam đoan trả đúng hạn theo quy định.

 Phương thức thanh toán chậm trả : Theo phương thức này, bên bán sẽ nhận

được tiền hàng sau một khoảng thời gian mà hai bên thoả thuận trước Do đóhình thành khoản công nợ phảI thu của khách hàng Nợ phảI thu cần được hạchtoán chi tiết cho từng đối tượng phảI thu Việc cho khách hàng nợ hay là thanhtoán sau đối với doanh nghiệp chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho mộtsố ít khách hàng mua bán thường xuyên, có tín nhiệm, làm ăn lâu dài.

1.1.2.6 Phạm vi và thời điểm ghi chép

Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạtđộng kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Bởi vậy, việcxác định đúng hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho việc xác địnhchính xác doanh thu bán hàng, từ đó tạo đIều kiện cho việc tổ chức kế toán bánhàng được khoa học và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng đểđôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời.

Hàng hoá được gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng chokhách hàng đã thu được tiền ngay hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán.Theo quy định hiện nay, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là hàng bántrong các trường hợp:

- Thực hiện bán hàng theo phương thức trả ngay ( đã thu được tiền mặt, séc,giấy báo có…)

- Thực hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền này được goi làkhoản phải thu của khách hàng Doanh thu này là doanh thu trả chậm.

- Khách hàng ứng trước tiền mua hàng của doanh nghiệp Khi chuyển hàng trảcho khách thì hàng hoá đó được coi là hàng bán và khi đó doanh thu bán hàngcũng được ghi nhận.

Như vậy, thời điểm để xác định hàng bán không phải tính từ lúc xuất giaohàng cho khách hàng mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của khách hàng,tức là lúc doanh nghiệp thu được tiền về nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặthoặc nhận giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng hình thứcchuyển khoản qua ngân hàng Do đó, hàng hoá gửi đi của doanh nghiệp về mặtpháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, chỉ khi nào khách hàng trả tiền haychấp nhận thanh toán thì lúc đó số hàng hoá gửi đi mới thuộc quyền sở hữu củakhách hàng Khi đó hàng hoá của doanh nghiệp mới được coi là hàng bán vàdoanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận.

1.1.3 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng có liên quan đến nhiều khách hàng khác nhau, cácphương thức bán hàng, các thể thức thanh toán Quản lý nghiệp vụ bán hàngtrong doanh nghiệp thương mại chính là việc quản lý về số lượng, chất lượng, giácả hàng hoá, về việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả kinh doanh Yêu cầu:- Để quản lý về số lượng đòi hỏi phải thường xuyên phản ánh giám đốc tìnhhình sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập – xuất – tồn kho cảvề số lượng và mặt hàng, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giảiquyết nhanh chóng số hàng.

- Về mặt chất lượng, phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp mặt hàng và cóchế độ bảo quản riêng đối với từng loại mặt hàng, nhất là các loại mặt hàng dễ hưhỏng, kịp thời phát hiện các sản phẩm kém phẩm chất Có như vậy mới giữ đượcuy tín của doanh nghiệp trên thị trường, kéo dài chu kỳ khai thác của doanhnghiệp.

- Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanhtoán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủtiền hàng.

- Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêmtúc cơ chế phân phối lợi nhuận Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theoquy định.

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp là có thể cạnh tranh trên thịtrường và được người tiêu dùng chấp nhận, qua đó mở rộng thị phần nhằm khẳngđịnh chỗ đứng của mình Trong các doanh nghiệp, kế toán là công cụ đắc lựcphục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch tiêu thụ Để pháthuy vai trò của kế toán đối với hoạt động kinh doanh, kế toán bán hàng cần phảithực hiện tốt các nhiệm vụ:

1.1.4.1 Ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ doanh thu bán hàng.

1.1.4.2 Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản giảm trừ doanh thu và xácđịnh đúng doanh thu thuần của hàng hoá đã tiêu thụ.

1.1.4.3 Tính toán chính xác giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ, nhằm xácđịnh đúng đắn kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Trị giá hàng xuấtbán được xác định theo một trong các phương pháp sau:

 Phương pháp giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này, hàng hoá được

xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đếnlúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ) Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theogiá thực tế của hàng hoá đó Phương pháp này thường sử dụng với các loại hànghoá có giá trị cao và có tính tách biệt.

 Phương pháp giá bình quân : Đầu tiên phải tính giá mua bình quân của hàng

hoá luân chuyển trong kỳ đối với từng hàng hoá theo công thức: Trị giá mua của Trị giá mua của hàng hoá còn + hàng hoá nhập

Giá mua bình quân đầu kỳ trong kỳ đơn vị hàng hoá =

luân chuyển trong kỳ Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Sau đó tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ cho từng thứ hànghóa:

Trị giá mua Số lượng hàng Giá muacủa hàng hoá = hoá xuất kho x bình quân xuất kho trong kỳ trong kỳ đơn vị

Cuối kỳ tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách tổngcộng trị giá mua của từng thứ hàng hoá xuất kho.

 Phương pháp nhập trước- xuất trước : Theo phương pháp này, trước hết ta

phảI xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và dựa trên giảthiết số hàng nào nhập trước thì xuất kho trước, xuất hết số nhập trước mới đếnsố nhập sau Khi xuất bán lấy trị giá thực tế của lần nhập đó làm cơ sở để tính trịgiá thực tế của hàng xuất bán Công thức tính:

Trị giá mua Giá mua thực tế đơn vị Số lượng hàng hoá xuất của hàng hoá = hàng hoá nhập kho theo x kho trong kỳ thuộc sốxuất kho trong kỳ từng lần nhập kho trước lượng từng lần nhập kho Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả giảm hoặc có xuhướng giảm.

 Phương pháp nhập sau – xuất trước : Theo phương pháp này cũng phải xác

định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết lô hàng nào nhập sauthì xuất trước, nhập trước thì tính sau Khi xuất bán căn cứ vào trị giá thực tế lúcnhập để tính trị giá thực tế của hàng xuất bán Công thức tính:

Trị giá mua của Giá mua thực tế Số lượng hàng hoá

hàng hoá xuất = đơn vị hàng hoá x xuất kho trong kỳkho trong kỳ nhập kho theo thuộc số lượng từng lần nhập kho sau từng lần nhập kho

Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát.

Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động đòi hỏi các doanh nghiệpthương mại phải biết thích ứng với sự thay đổi này Do đó, nhà quản lý nên ápdụng phương pháp tính giá mua hàng xuất kho cho phù hợp đồng thời phải nắmbắt kịp thời thông tin từ thị trường, từ khách hàng để đưa ra mức giá bán chohợp lý.

1.2 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆPTHƯƠNG MẠI

1.2.1 Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệpvụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.

Đối với nghiệp vụ bán hàng thường sử dụng một số các chứng từ:

- Hoá đơn giá trị gia tăng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ )

- Hoá đơn bán hàng ( doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

- Phiếu xuất kho- Phiếu thu

- Chứng từ ngân hàng ( giấy báo nợ, có của ngân hàng )- Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ

- Bảng kê thanh toán đại lý

- Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng…

1.2.2 Hạch toán tổng hợp

1.2.2.1 Tài khoản sử dụng

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được BTC ban hành ngày 1/11/1995theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và được chính thức áp dụng trong cả nước từngày 1/11/1996 cùng với việc ban hành luật thuế GTGT thay luật thuế doanh thuđược thực hiện từ ngày 1/1/1999 thì kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thươngmại sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ”: Tài khoản này dùng để phản ánh

tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toánKết cấu và nội dung TK 511

+ TK5111 “ Doanh thu bán hàng hoá ”+ TK5112 “ Doanh thu bán thành phẩm ”+ TK5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”+ TK5114 “ Doanh thu trợ cấp giá ”

 Tài khoản 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ ”: Tài khoản này dùng để

phản ánh doanh thu bán hàng cho các đơn vị nội bộ doanh nghiệp.Kết cấu và nội dung TK 512 : Tương tự như TK 511

Tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2

+ TK5121 “ Doanh thu bán hàng hoá ”+ TK5122 “ Doanh thu bán thành phẩm ”+ TK5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ ”

 Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại ”: Tài khoản này dùng để thao dõi

doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàngtrả lại.

Kết cấu và nội dung TK 531

531

- Giá bán của hàng bị - Kết chuyển giá bán của trả lại theo từng lần hàng bị trả lại sang TK 511 phát sinh để xác định doanh thu thuần

 Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán ”: Tài khoản này dùng để theo dõi

doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàngtrả lại và trường họp giảm giá cho người mua vì mua nhiều trong 1 lần.

Kết cấu và nội dung TK 532:

532

- Các khoản giảm giá hàng - Kết chuyển toàn bộ số tiền bán đã chấp thuận cho giảm giá hàng bán sang TK 511 người mua hàng để xác định doanh thu thuần

 Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng hoá ”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng

hoá, sản phẩm, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ.

Kết cấu và nội dung TK 632 632

-Trị giá vốn của hàng - Kết chuyển trị giá vốn hoá, thành phẩm, dịch của hàng hoá, thành phẩm vụ đã bán ra trong kỳ dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911

 Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán ”: Được sử dụng để theo dõi giá trị của

hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc nhờ bán đại lý,

ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người mua nhưng chưa được xác định là tiêuthụ.

Kết cấu và nội dung TK 157

157

- Trị giá hàng hoá đã chuyển - Trị giá hàng hoá, dịch vụ bán hoặc giao cho cơ sở đại lý đã được xác định là tiêu thụ - Giá thành dịch vụ đã hoàn - Trị giá hàng hoá bị bên thành nhưng chưa được chấp mua trả lại

nhận thanh toán Dư nợ:

- Trị giá hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ

 Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ”: Phản ánh tình hình thanh toán

giữa doanh nghiệp với người mua, người đặt hàng về số tiền phải thu đối vớihàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ.

Kết cấu và nội dung TK 131

Các doanh nghiệp khi vận dụng TK131 phải mở sổ chi tiết theo dõi từngkhách hàng từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán xong.

Khi lập bảng cân đối kế toán không được bù trừ giữa số dư nợ và số dư cócủa TK131 mà phải ghi theo số dư chi tiết.

Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng các tài khoản khác cóliên quan như:

+ TK111: Tiền mặt

+ TK112: Tiền gửi ngân hàng + TK3331: Thuế GTGT đầu ra + TK641: Chi phí bán hàng + TK642: Chi phí quản lý………

1.2.2.2 Trình tự kế toán

Với mỗi phương thức bán hàng chúng ta có cách hạch toán riêng, tuỳ theodoanh nghiệp thương mại áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp nào.Theo quy định thì kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phảI được tiến hànhtheo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê địnhkỳ (KKĐK) Đồng thời tuỳ theo doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT tính theophương pháp khấu trừ thuế hay phương pháp trực tiếp mà hạch toán cho phù hợp.

*Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương phápKKTX

 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho

Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thươngmại để nhận hàng Sau khi xuất kho hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đủ hàngvà đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.

Sơ đồ 1

111,112,131 3331 531 511 111,112,131 811

Giảm VAT Doanh thu Chiết khấu đầu ra bán hàng

Doanh thu hàng K/c hàng 3331 bán bị trả lại bị trả lại VAT đầu ra 532

Giảm giá hàng bán K/c giảm giá 156 632 156 K/c trị giá TGV hàng vốn bán bị trả lại 911

K/chuyển K/c DTT

- Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp thươngmại bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến cho bênmua tại địa điểm đã thoả thuận trước Khi bên bán nhận được tiền của bên muathanh toán hoặc giấy báo của bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thìhàng hoá được xác định là tiêu thụ Chi phí vận chuyển nếu bên bán chịu kế toán

ghi vào chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu coi như bên bán chi hộ và phải thucủa bên mua.

Sơ đồ 2:

156 157 632 511 111,112,131,141 1388

X/kho h.hoá K/chuyển Doanh thu bán hàng CPVC chi hộ chuyển bán giá vốn bên mua 1381 3331 641 T/giá hàng VAT CPVC bên thiếu đầu ra bán chịu Trị giá hàng

bị trả lại về nhập kho

Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàngbị trả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giaohàng trực tiếp tại kho.

Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tếtrong kỳ:

Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911

- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp.Sơ đồ 3

511 111,112,131,311 632 156 157 Doanh thu bán K/c trị giá vốn Hàng bán bị trả

hàng lại về nhập kho

Hàng bán bị trả lại3331 133

VAT đầu ra Thuế VAT đầu vào được khấu trừ 811 Chiết khấu

bán hàng

3331 531 532 Giảm thuế VAT

đầu ra

Doanh thu hàng bán bị trả lại

Doanh thu giảm giá hàng bán

Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bịtrả lại kế toán hạch toán tương tự như bán buôn qua kho theo hình thức giao hàngtrực tiếp tại kho.

Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tếtrong kỳ:

Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911

- Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàngSơ đồ 4

511 111,112,331,141 157 632

Doanh thubán hàng Giá mua hàng hoá chưa thuế K/c giá vốn

3331 133 641 VAT đầu vào được khấu trừ

VAT đầu ra

Chi phí chuyển hàng bên bán chịu 1388 Chi phí chuyển hàng chi hộ bên mua

Trường hợp bán hàng có chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàngbị trả lại kế toán hạch toán tưong tự như bán buôn qua kho theo hình thức giaohàng trực tiếp.

Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển doanh thu thuần của số hàng thực tếtrong kỳ:

Nợ 511 Doanh thu thuần Có 911

- Kế toán bán lẻ hàng hoá

Sơ đồ 5

156 632 911 511 111,112

Kết chuyển K/ c K/c DTT Số tiền thực nộp TGV hàng bán

3331 1388 Số tiền thiếu

721 111,112

Số tiền nộp thừa

- Kế toán bán hàng theo phương thức trả gópSơ đồ 6

156 632 911 511 111,112 Số tiền người K/c giá vốn K/c K/c doanh thu DT theo giá mua trả lần hàng bán thuần bán chưa thuế đầu

3331

Thuế VAT 131 đầu ra 711

Lãi trả chậm Số tiền còn phải thu của người mua

- Kế toán bán hàng đại lý

Sơ đồ 7: Kế toán bên nhận đại lý

911 5113 111,112 Kết chuyển doanh Hoa hồng đại lý

thu thuần

003 331 Toàn bộ -Nhận - Bán Phải trả chủ hàng tiền hàng - Trả lại

Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng

- Kế toán bán hàng nội bộ

Bán hàng nội bộ là việc bán hàng hóa, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chínhvới các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng mộtcông ty, tổng công ty…

Sơ đồ 8

156 632 911 512 111,112

K/chuyển giá K/chuyển K/chuyển doanh Dthu bán vốn hàng bán thu thuần hàng nội bộ 3331 1368 Số tiền phải VAT thu nội bộ đầu ra

Trường hợp bán hàng có chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàngbán bị trả lại kế toán hạch toán tương tự như kế toán bán buôn qua kho theo hìnhthức giao hàng trực tiếp nhưng với TK 512.

 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Đối với các doanh nghiệp này, quy trình và cách thức hạch toán cũngtương tự như các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế chỉkhác trong chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chi phí quản lý

-Doanh thu của hàng tiêu thụ

Nợ 111,112,131 Tổng giá thanh toán Có 511 Doanh thu bán hàng-Thuế GTGT phải nộp trong kỳ

Nợ 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 3331 Thuế GTGT phải nộp

*Trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phươngpháp KKĐK

Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, kế toán doanh thu và xácđịnh doanh thu thuần tương tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phươngpháp KKTX Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trongviệc kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ Theo phương pháp KKĐK ,kế toán hàng hoá được phản ánh trên tài khoản 611 “ Mua hàng ”

-Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá thực tế của hàng còn lạicuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển trị giá thực tế của hàng đã tiêu thụ trong kỳ Nợ 632 Trị giá thực tế của hàng

Có 611 đã tiêu thụ trong kỳ

1.2.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán

Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn hình thứckế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác kế toán và trình độcủa đội ngũ nhân viên kế toán Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hìnhthức sổ sách kế toán sau

 Hình thức nhật ký sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái là: các nghiệp vụkinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dungkinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái Căncứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từgốc.

Hình thức nhật ký sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép và không đòihỏi trình độ chuyên môn cao nhưng chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ,ít tài khoản kế toán.

 Hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổkế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Hình thức này có đặc điểm là tách rời việcghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác nhau Việcghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ-Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Các loại sổ sử dụng trong hành thức này bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổcái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ápdụng máy tính Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổphải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo dễbị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công.

 Hình thức nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ kinhtế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gianphát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhậtký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào.Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính Nhưng việc kiểm trađối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không được cungcấp kịp thời

 Hình thức nhật ký chứng từ

Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụnhiều Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán Việc lậpbáo cáo được kịp thời.Tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toánphải cao, mặt khác mẫu số phức tạp không thuận tiện cho việc áp dụng máy vitính vào công tác kế toán Hình thức này có các loại sổ:

-Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

-Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghivào các Nhật ký-Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đốichiếu số liệu trên các Nhật ký-Chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợpchi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký-Chứng từ vào sổcái.

Đối với kế toán nghiệp vụ bán hàng gồm có các sổ tổng hợp và các sổ chitiết sau:

+ Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất, tồn kho hàng hoá”+ Bảng kê số 11 “Bảng kê thanh toán với người mua”+ Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán”

+ Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp”+ Nhật ký chứng từ số 8

Năm 1985 công ty được chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệpquản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985.

Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩmHà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết địnhsố 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tướng chính phủ và công văn hướng dẫncủa UBKH nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994.

Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiều giaiđoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nước.

- Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nước ta thực hiện 2 nhiệm vụlớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thốngnhất đất nước Phương châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnhxuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thu muatừ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ cácnước XHCN như: lúa mì, bột mì, ngô, đậu tương, thịt hộp, thực phẩm khô, mìchính…

- Từ năm 1975 – 1985: Khi đất nước hoàn toàn giảI phóng, Nhà nước thực hiệncơ chế tập trung bao cấp Trong thời kỳ này công ty được độc quyền trong lĩnhvực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nước XHCN trên địa bànhoạt động rất rộng từ trong nước ra đến ngoàI nước Hàng xnk chủ yếu là gạo,đậu tương, lạc, rượu, bia, chè, cà phê, lương thực từ Liên Xô(cũ) , đường(Cuba)và các nước Đông Âu khác.

- Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nước, nhiệmvụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nước ta với cácnước XHCN Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậutương, dầu lạc, cà phê, đậu côve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ chosản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội như: phân bón, thuốc trừ sâu,trù cỏ, mì chính, vải…

- Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiềukhó khăn do Nhà nước chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thịtrường Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việccân đối tài chính vẫn do nhà nước trợ giúp Nhưng từ năm 1994 đến nay, công ty

đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộpcác khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước và phải chăm lo đến đời sống cán bộcông nhân viên trong công ty.

Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là13.310.031 nghìn đồng trong đó:

- Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng- Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng

Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó:- Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng

- Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng- Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng.

* Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp vàphát triển nông thôn có các chức năng sau:

- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chếbiến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản.

- Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng,cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế hoạch đượcgiao.

- Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuấtnông nghiệp trong nước.

- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nước, của Bộ nông nghiệp và pháttriển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trongnước.

- Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứutìm kiếm xây dựng tạo thị trường xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định.

- Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ nông nghiệp và phát triểnnông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong vàngoài nước đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãi.

- Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiệntrực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty.

- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành Hướng dẫn các công tyxuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác.- Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấyphép kinh doanh được cấp, bao gồm:

- Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến.- Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại.- Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó.

- Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp.- Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm.- Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt.- Dịch vụ xuất nhập khẩu.

- Thương nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thựcphẩm vật tư nông nghiệp và hàng tiêu dùng.

- Liên doanh, liên kết, đầu tư trong kinh doanh khai thác chế biến sảnxuất.

* Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT:

Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giốngnhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây dựng đượccơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt độngkinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phùhợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới.

- Có mục tiêu chiến lược thống nhất.

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau.- Có sự mềm dẻo về tổ chức.

- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối.

- Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên côngty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thựcphẩm Hà Nội

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban :

Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chứckinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

- Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt độngcủa công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà bangiám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các côngviệc khi được uỷ quyền.

- Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc trongcông tác quản lý nhà nước, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu Cụ thể: Phòng tài chính kế toán:

Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý,điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty Tiến hành hoạt động vềquản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đốigiữa vốn và nguồn vốn Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiệnvà ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tếtàI chính của nhà nước trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm

Giám đốc.

Phòng kếhoạch thịtrường

Phòng kế toán tài chính

Phòng tổ chức hành chính

Ban đề ánvà thanh toán nợ

6 PXnk7

bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính của côngty.

 Phòng tổ chức hành chính:

Tham mưu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cánbộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịutrách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt độngkinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Thực hiệncác mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng và kỷ luật.

 Phòng kế hoạch thị trường:

Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch mục tiêu hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Tổng hợp vàcân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh Đồngthời chịu trách nhiệm trước giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thịtrường, thương nhân nước ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thôngtin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngoài nước Đề xuất, nghiên cứu, kiếnnghị với giám đốc những vấn đề có liên quan.

 Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, được phép kinh doanh tất cả các mặthàng trong giấy phép kinh doanh của công ty được Uỷ ban kế hoạch thành phốcho phép va Bộ thương mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặt hàngcho các phòng nghiệp vụ Được phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với cáctổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nước và các đơn vị khác có liên quantrên cơ sở phương án được giám đốc duyệt Được phép làm uỷ thác khi thấy cầnthiết và hiệu quả.

 Ban đề án và thanh toán nợ:

Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trướcđây Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địaphương trình để giám đốc duyệt Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanhtổ chức đối chiếu, đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng nhưthương nhân nước ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ Duy trì

và phát triển mối quan hệ với bạn hàng Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinhdoanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi.

Như vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là người trựctiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban Các côngvăn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức hành chính,phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trường, ban đề án thanh toán nợ vàcác phòng xuất nhập khẩu Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp người lãnhđạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty đểtừ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu đượchiệu quả tốt nhất.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán :

Phòng tài chính kế toán của công ty là một cơ cấu cũng theo kiểu trựctuyến Nó tạo ra các vị trí hợp lý cũng như cơ cấu làm việc hợp lý của các nhânviên trong phòng Theo cơ cấu này thì các nhân viên trong phòng đều phải hoạtđộng dưới sự chỉ đạo và giám sát của trưởng phòng Chính nhờ đó mà nó giúpcho trưởng phòng có thể dễ dàng giám sát và quản lý nhân viên của mình.

Phòng tài chính kế toán của công ty có 11 người, có trình độ Đại học, cónăng lực chuyên môn, nắm chắc nghiệp vụ cao và nhiệt tình trong công việc.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội

Kế toán trưởng

K toánth toánđối ngoạI

Kế toán hàng nhập

K toánt.gửitiềnvay

Kế toán tscđ, công

K toánt.gửitiềnvay

Thủquỹ