hệ thống thông tin quản lý công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản.doc

hệ thống thông tin quản lý công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản

I.Mô tả hệ thống quản lý

Công ty XYZ là công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản Mô hình tổ chức của công ty như sau:

Các hoạt động quản lý nguyên vật liệu do các bộ phận dưới đây đảm nhiệm chính:

- Bộ phận cung ứng:

+ Lập kế hoạch cung ứng NVL (tôm)

+ Tìm và đánh giá nhà cung cấp, khách hàng

+ Thực hiện cung cấp cho các phân xưởng chế biến

- Kế toán NVL:

+ Quản lý và theo dõi tình hình xuất, nhập NVL với các hình thức thanh toán khác nhau như: Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm, quản lý hàng tồn kho Từ đó in báo cáo nhập, xuất chi tiết cũng như tổng hợp, in báo cáo tồn kho hàng hoá, in thẻ kho…

II Khảo sát hiện trạng

II.1.Các hoạt động nghiệp vụ

II.1.1 Mua nguyên liệu v à nh ập kho.

Phòng cung ứng có nhiêm vụ chính là mua NL của ngư dân và các khu nuôi trồng hải sản Ngoài ra , bộ phận kho v à phòng kế toán cũng tham gia vào qúa trình quản l ý

Ph òng cung ứng mua NL t ừ nh à cung c ấp Khi có nguyên vật liệu về Ph òng cung ứng thông báo cho kho để nhận nguyên vật liệu Tại kho thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, ph òng cung ứng sẽ kiểm tra về chất lượng xem có đúng với đơn đặt hàng hay không Sau khi kiểm tra xong thủ kho viết phiếu nhập kho rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm vật

tư Sau mỗi lần nhập kho thủ kho sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán

Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển về ( phiếu nhập kho có đủ điều kiện xác nhận: thủ kho ký xác nhận về số lượng, bộ phận vật tư ký xác định chất lượng) và hóa đơn

do bộ phận vật tư chuyển về Kế toán sẽ căn cứ vào đó xác định các thông tin về NL

II.1.2 Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:

Khi bộ phận sản xuất cần bao nhiêu nguyên vật liệu sẽ báo về cho phòng cung ứng Phòng cung ứng báo về kho Tại đây, thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho sau đó chuyển về cho kế toán

II.1.3 Sản xuất

Phân xưởng có trách nhiêm sản xuất NL thành sản phẩm sau đó nhập SF vào kho SF để cho hoạt động XK

II.1.4.Xuất khẩu.

Bộ phận

cung ứng

Giám đốc

Bộ phận kinh xưởng SXPhân Kế toánNVL

Phòng kinh doanh nhận các hợp đồng xuất khẩu ,xem xet thực trạng công ty để ký kết hợp đồng và tiến hành các hoạt động xuất khẩu SF

II.2 Bi ểu đ ồ hoat đ ộng

Mua và nhập nguyên liệu

Xuất nguyên liệu cho phân xưởng

Xuất khẩu SF

IIICác bước xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (PBC/FHD) và biểu đồ phân cấp chức năng.

III.1 Các bước xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

+ Khái niệm, thành phần, đặc điểm, một số lưu ý khi xâydựng PBC (giáo trình) + Các bước xây dựng:

* Liệt kê nhữngchức năng có thể sau đó loại bỏ những chức năng không cần thiết

* Xác định số lượng các mức chức năng

* Ghép các chức năng nhỏ tương tự nhau thành một chức năng lớn

* Vẽ biểu đồ theo sơ đồ hình cây từ chức năng lớn nhất đến nhỏ nhất III.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

IV Tác nhân ngoài , kho dữ liệu.

1.Nhà cung cấp

2 Khách hàng

3 Đơn hang

4 Phiếu nhập NL

5.Phiếu xuất NL

6 Phiếu nhập SF

7.Phiếu xuất SF

8.Hợp đồng

9 Hoá đơn mua Nl

10.Hoá đơn bán SF

V Biểu đồ luồng dữ liệu các mức của hệ thống.

V.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

V.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

V.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

V.3.Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh