Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Thời gian thực tập trôi qua thật nhanh, đã đến lúc chúng em phải đưa ra các kết quả nghiên cứu và học tập sau đợt thực tập vừa qua. Báo cáo thực tập lần này thể hiện quá trình biến đổi từ lý thuyết tới thực tiễn, là khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn của sinh viên Đại học Kinh tế Quốc Dân nói chung và sinh viên chuyên ngành Tin học nói riêng. Sau quá trình khảo sát thực trạng tin học, đồng thời tìm hiểu những yêu cầu về mặt quản lý của cơ quan thực tập, em đã lựa chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu. Đề tài này giải quyết một khâu quan trọng trong việc quản lý hoạt động Xuất nhập khẩu của các công ty gia công vừa và nhỏ trên lãnh thổ Việt Nam. Để có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài, em đã nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ rất nhiều từ phía các thầy cô, các anh chị trong cơ quan thực tập cùng các bạn bè trong và ngoài lớp. Em xin gởi lời cảm ơn các thầy cô, các anh chị và các bạn! Em xin cảm ơn K.S Hồ Thị Bích Hà - giáo viên hướng dẫn chính của chuyên đề này, đồng thời cô là giáo viên chủ nhiệm của lớp em suốt 4 năm qua. Cô đã hướng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt 4 năm học và đặc biệt trong thời gian em thực hiện chuyên đề của mình! Em xin cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty TNHH Hanotex đã hướng dẫn và tạo điều kiện để em có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài! Em xin cảm ơn các bạn bè đã đóng góp ý kiến và hỗ trợ em trong quá trình thực hiện đề tài này! Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề chưa phát huy được hết các công dụng của đề tài. Xong trong tương lai em nhất định sẽ phát triển chuyên đề của mình lên một tầm cao hơn nữa với kinh nghiệm Chuyên đề thực tập tốt nghiệp và sự nỗ lực. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, các anh chị và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện CAO THỊ THUÝ CHINH Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chương I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG 1. Tổng quan về công ty TNHH Hanotex 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH HANOTEX được thành lập theo quyết định số 2032-QĐ/UB ngày 14/08/1997 của UBND Thành phố Hà Nội. Công ty chuyên ngành kinh doanh sản xuất và xuất khẩu mặt hàng may mặc các loại. Tên giao dịch: Công ty TNHH HANOTEX. Trụ sở: Ngõ 538 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội. Tel: (04) 7762286 Fax: (04) 7762285 Tài khoản: Tại TECHCOMBANK HOAN KIEM Tổng vốn đầu tư: 7 tỷ VNĐ Diện tích mặt bằng: 10.000 M2 Diện tích nhà xưởng: 6.000 M2 Doanh số hàng năm: 10.000.000.000. VNĐ Tổng sè lao động: 1000 công nhân lành nghề Trang thiết bị: 1000 máy may công nghiệp, 01 hệ thống thiết kế mẫu gác sơ đồ, hệ thống là hơi công nghiệp và nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại khác. Phân xưởng sản xuất: gồm 2 phân xưởng với 10 dây chuyền may và một xưởng giặt. - Năng lực sản xuất: 400.000 quần âu hoặc 1.000.000 áo dệt kim mỗi năm. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Ngân hàng: TECHCOMBANK HOAN KIEM- 25 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam. Ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Công ty đã xác định phương hướng hoạt động chủ yếu là gia công xuất khẩu sang thị trường nước ngoài. 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu mọi trách nhiệm với pháp luật và là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh. -Phó giám đốc 1: Chỉ đạo các phòng Lao động tiền lương, Tổ chức hành chính, Phân xưởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may. Sau đó báo cáo lên giám đốc kế hoạch của các phòng ban. Giám đốc đọc và quyết định rồi chỉ thị cho các phòng ban. Nh vậy, Phó Giám đốc 1 là người chịu trách nhiệm chung về tổ chức hành chính trong Công ty. -Phó giám đốc 2: Phụ trách 2 phòng là phòng xuất nhập khẩu và phòng Kinh doanh và nghiên cứu thị trường. Khi có hợp đồng sản xuất, Phó giám đốc 2 có thể ký hợp đồng sau đó chỉ thị cho phòng kinh doanh và nghiên cứu thị trường rồi trình lên giám đốc duyệt. Nhìn chung, phó giám đốc 2 là người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất và làm công tác đối ngoại. -Kế toán trưởng: Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký các lệnh, chứng từ, công văn có liên quan đến công tác tài chính. Theo dõi đưa hàng đi gia công ở đơn vị khác, điều hành cân đối tài chính toàn Công ty . -Phòng lao động tiền lương: Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây dựng định mức lao động, định mức tiền lương, thanh toán tiền lương và thực hiện chính sách xã hội nh hưu trí, bệnh tật, tài sản đối với người lao động. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hạch toán kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị. Tổ chức thực hiện các biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật tư, tài sản, lập báo cáo tổ chức thống kê theo quy định của nhà nước. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý lao động, sắp xếp và tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng tay nghề, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, chỉ đạo công tác thi đua, khen thư- ởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty . -Phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm thị trường và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị trường mới, thị trường phi quota và thực hiện thị trường mới, thị trường phi hạn ngạch và thực hiện các hợp đồng ký theo điều kiện FOB với khách hàng nước ngoài, tìm thị trường sản xuất - tiêu thụ, thực hiện các công tác đối ngoại, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá. -Phòng kỹ thuật may: Có nhiệm vụ tiếp cận kỹ thuật may, gốc mẫu, may mẫu đối, đối mẫu, làm định mức vật tư với khách hàng, viết quy trình công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm chỉ đạo kỹ thuật toàn Công ty -Phân xưởng sản xuất: bao gồm 2 xưởng may và 1 xưởng giặt . -Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất cả hàng hoá khi sản xuất ra, trước khi xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá đúng theo mẫu của hợp đồng. -Phân xưởng I,II: Thực hiện nhiệm vụ may các loại áo, quần bảo đảm chất lượng, mẫu mã, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đã ký. -Xưởng giặt : Giặt hàng của những khách hàng có yêu cầu, ngoài ra Công ty còn nhận hàng giặt nội địa khác. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty - Công ty sản xuất một số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc. - Hoạt động chủ yếu của công ty là thực hiện gia công hàng dệt may cho công ty và thương nhân nước ngoài. Công ty may Hanotex thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng với các công ty của nước ngoài, cụ thể là thực hiện gia công hàng dệt may với nguyên vật liệu do phía nước ngoài cung cấp. Hợp đồng có nội dung chính nh sau : - Bên A sẽ gửi nguyên phụ liệu cho bên B theo điều kiện C.I.F Hải phòng hoặc C&F sân bay Nội Bài. Bên B có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến Công ty của mình và có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế độ quy định của Việt Nam. - Bên A cung cấp cho bên B mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình… Bên B có trách nhiệm may hàng mẫu theo đúng nh quy trình mà bên A đưa đến để làm mẫu đối kiểm tra và nhận xét trước khi đưa vào sản xuất hang loạt. - Bên A có trách nhiệm bổ sung cho bên B mượn một số máy móc thiết bị còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng của bên A. Số thiết bị máy móc do bên A bổ sung có thể gửi sang làm nhiều đợt. Bên B phải chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất thành phẩm theo hướng dẫn của bên A và giao hàng đến tận cảng Hải phòng hoặc sân bay Nội Bài theo điều kiện F.O.B Hải phòng hoặc Nội bài. Bên B có trách nhiệm lo Quota. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp (Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu.) 1.4 Thực trạng ứng dụng tin học của công ty: Hệ thống máy tính của công ty đã được nối mạng Internet. Mỗi phòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mày Lan, đồng thời bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu có thể trực tiếp liên hệ với Hải quan thông qua mạng máy tính Internet. Phần cứng: Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB. Phần mềm: Hệ điều hành Windows 98 SE, phần mềm Microsoft Office 2000. Hệ điều hành màng winddows NT. Nhân lực: Trình độ Tin văn phòng. Thực trạng ứng dụng tin học của bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu: Dùng phần mềm Ms Excel để quản lý và theo dõi các tờ khai và lưu trữ hợp đồng. Với tính năng xử lý tính toán cao, có thể nói Ms Excel có thể đảm nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu qua các tờ khai. Tuy nhiên do khối lượng tờ khai càng ngày càng lớn, số hợp đồng gia công thực hiện ngày một nhiều. Mặt khác, doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh. Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm quản lý hiệu quả. 2. Đề tài nghiên cứu 2.1 Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty TNHH Hanotex 2.2 Lý do lựa chọn đề tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng ngày càng rộng rãi. Đặc biệt, đối với công tác quản lý tin học là một bộ phận không thể thiếu của các nhà quản lý nếu muốn quản lý có hiệu quả, có những quyết định chính xác, kịp thời. Trên thực tế từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh nghiên cứu đề tài này để góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tốt hơn này đồng thời phát huy những kiến thức đã được học trong nhà trường. Sau giai đoạn tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò chức năng của hoạt động quản lý. Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế. 2.3 Mục tiêu của đề tài - Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty. - Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanh chóng và chính xác. - Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công. 2.4 Các phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài + Sử dụng các mô hình: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong một hệ thống thông tin có 3 mô hình đó là : Mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. - Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu ma nã thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thồng sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì?” và “ Để làm gì?”. Nó không quan tâm tơí phương tiện được sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này. - Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. - Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch0 theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, và Chuyên đề thực tập tốt nghiệp mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. + Mã hoá dữ liệu: Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi Ých sau: -Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng -Mô tả nhanh chóng các đối tượng -Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Định nghĩa mã hoá dữ liệu Mã hiệu được xem nh là biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho mét ý nghĩa mang tính ước lệ. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “ tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lô gíc hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hoá cơ bản Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá nh sau: [...]... của hệ thống Với mỗi đầu vào thuộc một tập hợp đã xác định trước, ta sẽ nhận được đầu ra tư ng ứng Việc nghiên cứu hệ thống là q trình phân tích nhằm làm rõ quan hệ giữa đầu vào và đầu ra Một kỹ thuật được áp dụng là mượn tạm Cấu trúc của một hệ thống khác có hoạt động tư ng tự, hay nói cách khác là có cơ Cấu đầu vào, đầu ra tư ng tự để từ đó có thể rót ra những giả thiết về cơ chế hoạt động của hệ thống. .. keỏ giao dieọn): Thieỏt keỏ hỡnh daựng Form vaứ boỏ trớ caực ủoỏi tửụùng trẽn Form - Vieỏt Code (vieỏt ủoán maừ leọnh cho caực ủoỏi tửụùng): Duứng caực cãu leọnh cuỷa VB ủeồ qui ủũnh caựch laứm vieọc cuỷa mi Form hay mi ủoỏi tửụùng Chương 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 1 Hệ thống thơng tin - hệ thống thơng tin quản lý (HTTTQL) 1.1 Hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin. .. mơ tả về hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm Ýt nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận 2 Các bước xây dựng hệ thống thơng tin quản lý 2.1 Khảo sát hệ thống 2.1.1 Các phương pháp nghiên cứu hệ thống Phương pháp hộp đen: Được sử dụng khi biết đầu vào, đầu ra nhưng... kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thơng tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thơng tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự... tốt nghiệp chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage) Ngn Thu thËp §Ých Xư lý & lu tr÷ Ph©n ph¸t Kho d÷ liƯu M« h×nh xư lý th«ng tin 1.2 Hệ thống thơng tin quản lý MIS (Management Information System ) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý học tập hoặc lập kế hoạch chiến... mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thơng tin trong một tập các ràng buộc được gọi là mơi trường Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc khơng tin học Đầu vào (Inputs ) của hệ thống thơng tin được lấy từ các nguồn (Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs... của giai đoạn này là mơ hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lơgíc của từ điển hệ thống Việc thiết kế lơgíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới Cách tiếp cận như vậy bảo đảm tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý u... dòng dữ liệu và tên được gắn cho chúng phải ra được thơng tin lơgic tư ng ứng chứ khơng chỉ là tên các tài liệu vật lý Tiến trình xử lý : là q trình biến đổi thơng tin Tiến trình xử lý Tªn tiÕn Tªn tiÕn tr×nh xư tr×nh xư lý lý Kho dữ liệu: thể hiện các thơng tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thơng tin trên đĩa Kho dữ liệu TƯp d÷ liƯu... một hệ thống mới Giai đoạn 3: Thiết kế lơgíc Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lơgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mơ hình lơgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thơng tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu được nhập vào Giai đoạn 4: Đề xuất. .. phát triển một hệ thống thơng tin quản lý  Những vấn đề về quản lý  Những u cầu mới của nhà quản lý  Sù thay đổi của của cơng nghệ  Thay đổi sách lược chính trị Những u cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thơng tin mới Những luật mới của chính phủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn ), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hố các hoạt động của doanh