HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY VIRASIMEX

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY VIRASIMEX

Chơng I Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp thơng mại. I - khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Xã hội tồn tại đợc là nhờ vào quá trình tái sản xuất quá trình này không ngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng. Sản phẩm tạo ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu của con ngời thì phải qua quá trình lu thông hàng hoá. Hoạt động của doanh nghiệp thơng mại là hoạt động ở khâu lu thông hàng hoá. Một khâu quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội. Trong nền kinh tế thị trờng đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung và ngành thơng mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Làm thế nào để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý luận và mặt thực tiễn. Không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để rồi phá sản. Phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu, nhiệm vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thơng mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí, chúng rất đa dạng và phức tạp, ảnh hởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1. Chi phí bán hàng: Là chi phí biẻu biện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định. Chi phí bán hàng đợc bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là một bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 1 2. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm: Quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác. Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách bình thờng. Đây là những chi phí tơng đối ổn định. II- Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 1.Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế, bao gồm các yếu tố: 1.1- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Các tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh tất nhiên phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng. Khấu hao là sự chuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Khấu hao đợc biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi đợc trong doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm dịch vụ. 1.2- Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì): Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá trình dự trữ, những chi phí cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hoá, những khoản chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hoá để đảm bảo chất lợng hàng hoá bán ra cũng đợc tính vào chi phí này. 1.3- Chi phí nhân công: Bao gồm các khoản tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định với số tiền lơng phát sinh. 1.4- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là những chi phí về tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, tiền điện báo, thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. 2 1.5- Chi phí bằng tiền khác: Là những chi phí cần thiết khác cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý nh: Chi phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền quảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải trả. ý nghĩa của việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu đợc tầm quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong lu thông, từ đó cho thấy có những chi phí cần thiết phải tiết kiệm nh- ng phải trong mức độ hợp lý cho phép. 2.Phân loại theo công dụng kinh tế: Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đ- ơc chia thành các khoản mục sau: 2.1- Chi phí tiền lơng: Bao gồm lơng chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. 2.2- Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ: Là khoản tiền đợc trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lơng thực tế mà doanh nghiệp phải chi trả. Theo quy định hiện nay, tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ lơng cấp bậc phải chi trả cho ngời lao động (15% cho BHXH; 2% cho BHYT; 2% cho KPCĐ). 2.3- Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ, đồ dùng: Dụng cụ, đồ dùng là những t liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định nh cân ở quầy hàng, máy tính, thớc đo, Chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại: 3 - Nếu xuất dùng với số lợng ít, giá trị thấp có thể phân bổ hết 100% giá trị tài sản vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi bán hàng, nếu có phế liệu thu hồi, bán phế liệu hoặc các khoản trích trớc quá nhiều thì đ- ợc ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp . - Nếu xuất nhiều một lần với số lợng nhiều, giá trị cao, cần phải đa vào tài khoản chi phí trả trớc và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột biến, ảnh hởng quan trọng đến giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh. Đối với loại này thì khi đa công cụ dụng cụ sử dụng phân bổ chi phí dần. 2.4- Chi phí vận chuyển: Bao gồm cớc phí vận chuyển, tạp phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ, cớc phí trả cho chủ phơng tiện thuê hoặc chi phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phơng tiện vận chuyển của đơn vị mình. Các khoản chi phí thuê bốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng đợc tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.5- Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng: Là số tiền hao hụt hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, chỉ đợc hạch toán vào chi phí bán hàng, chi phí hao hụt trong định mức. 2.6- Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu: Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, cá nhân bán hàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty. 2.7- Chi phí dự phòng: Là chi phí phản ánh các khoản dự phòng, giảm giá hàng tồn kho, dự phòng khoản thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài những khoản mục trên, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn đợc phân loại theo nhiều khoản mục khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp nh: Chi phí về tiền điện, tiền điện thoại, công tác phí, tiếp khách 4 Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Phân loại theo công dụng kinh tế , chi phí đợc phân chia thành các khoản mục chi phí để làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí. 3. Phân loại theo cách ứng xử: Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng nh ngời quản lý có các quyết định phù hợp. Theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc chia thành hai loại: 3.1- Chi phí khả biến: Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu. Các chi phí này tăng lên theo sản lợng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp và giảm đi nếu sản lợng hàng hoá giảm, chẳng hạn nh chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói. 3.2- Chi phí bất biến: Là những chi phí có tính tơng đối, ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu. Chi phí bất biến đợc coi là những chi phí không đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp, thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phơng tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ đã đợc xác định thì dự đoán đợc các chi phí cần thiết để đạt đợc mức lãi mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh, có nghĩa là chi phí bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Với ý nghĩa to lớn nh vậy, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng. 5 Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng kế toán chỉ ghi tập hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi. Vì vậy, cần phải phân chia chi phí thành các khoản mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại khác vẫn có thể thống kê đợc từ số liệu kế toán. Nói tóm lại, trong lý luận cũng nh trong thực tế, còn có nhiều cách phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ từng điều kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau. Nhng việc vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất. III- yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong thực tế, khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm. Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý, nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo phục vụ văn minh thơng nghiệp. Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các định mức chi phí, với dự toán, yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc lợi nhuận. 1-Yêu cầu về quản lý: Chi phí có vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải đợc thu nhập kiểm tra giám sát. Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc nhiều lợi nhuận. Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đợc thuận tiện và có thể đa ra những quyết định kịp thời, cần thiết. Còn việc quản lý các 6 khoản mục chi phí cụ thể giúp ngời quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục, từng yếu tố, cũng nh từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra đợc các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý. Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm nh những khoản chi phí phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho ) đợc theo dõi và kế toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực, chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. 2- ý nghĩa của việc kế toán CPBH và CPQLDN: Việc xác định kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, việc kế toán đợc thể hiện qua các mặt sau: Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó, giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình. Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc cạnh tranh diễn ra gay gắt, quyết liệt, cho nên giá cả có ý nghĩa vô cùng quan trọng, cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc phấn đấu giảm chi phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát đợc hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh hiện tợng ghi tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh, ngoài ra còn đợc dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đa ra quyết định quản lý thích hợp giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. IV- tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh thơng mại: 7 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kế toán kinh doanh tự chủ nh hiện nay. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể cung cấp đợc một cách thờng xuyên và liên tục, có hệ thống toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ: Giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối t- ợng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán xác định kết quả kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đợc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. 1-Kế toán tổng hợp CPBH và CPQLDN: Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh. Số liệu tổng hợp là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra. 2-Kế toán chi tiết CPBH và CPQLDN: Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc theo dõi tổng hợp chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã đợc hình thành bởi kế toán nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế. Do đó, ta thấy giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau.Trớc hết, về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng 8 thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng nh nội bộ doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất. Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau, việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận: Kế toán tổng hợp và kế toán ch tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán có thể chọn lựa hình thức kế toán cho phù hợp. 3- Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thơng mại: 3.1- Tài khoản sử dụng: Chi phí bán hàng đợc kế toán phản ánh trên tài khoản 641- "chi phí bán hàng". Kết cấu của TK 641nh sau: Bên nợ : Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh. Bên có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. TK 641 cuối kỳ không có số d. TK 641 có 7 tài khoản cấp 2: - TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm hàng hóa bao gồm tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, kinh phí công đoàn. - TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì: Tài khoản này phản ánh các chi phí vật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng để bảo quản tài sản cố định. 9 - TK 6413- Chi phí công cụ bán hàng: Tài khoản này phản ánh các chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa nh dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện làm việc . - TK 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định ( dùng cho bán hàng): Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản bán hàng nh nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, - TK 6415- Chi phí bảo quản: Tài khoản này phản ánh chi phí về bảo hành hàng hóa dịch vụ trong thời gian bảo hành nh chi phí sửa chữa, hớng dẫn, -TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tài khoản này phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng đại lý bán hàng, -TK6418- chi phí tiền khác: Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chào hàng 2-Phơng pháp kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng đợc thể hiện nh sau (xem sơ đồ số 1): 10