Hoàn thiện Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty VIRASIMEX

Hoàn thiện Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty VIRASIMEX

Chơng INhững vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp thơng mại.

I - khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Xã hội tồn tại đợc là nhờ vào quá trình tái sản xuất quá trình này khôngngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng Sản phẩmtạo ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụcho nhu cầu của con ngời thì phải qua quá trình lu thông hàng hoá Hoạt độngcủa doanh nghiệp thơng mại là hoạt động ở khâu lu thông hàng hoá Một khâuquan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội

Trong nền kinh tế thị trờng đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung vàngành thơng mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng caohiệu quả kinh doanh của mình Làm thế nào để đạt hiệu quả cao trong kinhdoanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý luận và mặt thựctiễn Không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để rồi phásản Phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu, nhiệm

vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay Trong hoạt động sản xuất kinh doanhcủa các doanh nghiệp thơng mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí, chúngrất đa dạng và phức tạp, ảnh hởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

1 Chi phí bán hàng: Là chi phí biẻu biện bằng tiền của toàn bộ hao

phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quảntiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ratrong một thời kỳ nhất định Chi phí bán hàng đợc bù đắp bởi doanh thu trong

kỳ và là một bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanhnghiệp

2 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phí biểu hiện bằng tiền của

các hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thựchiện công tác quản lý bao gồm: Quản lý kinh doanh, quản lý hành chính vàquản lý khác Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp chohoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách bình thờng Đây là nhữngchi phí tơng đối ổn định

II- Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 1.Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế, bao gồm các yếu tố:

1.1- Chi phí khấu hao tài sản cố định:

Các tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh tất nhiênphải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng Khấu hao là sựchuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phíquản lý Khấu hao đợc biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi đợc trongdoanh thu bán hàng hoá, sản phẩm dịch vụ

1.2- Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì):

Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quátrình dự trữ, những chi phí cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hoá, những khoản

chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hoá để đảm bảochất lợng hàng hoá bán ra cũng đợc tính vào chi phí này.

1.3- Chi phí nhân công:

Bao gồm các khoản tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp cho cán

bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ … theo tỷ lệ qui

định với số tiền lơng phát sinh

1.4- Chi phí dịch vụ mua ngoài:

Là những chi phí về tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, tiền điện báo,thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

1.5- Chi phí bằng tiền khác:

Là những chi phí cần thiết khác cho hoạt động kinh doanh và hoạt độngquản lý nh: Chi phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyềnquảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng chohoạt động sản xuất kinh doanh phải trả

ý nghĩa của việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu đợc tầmquan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hànghoá trong lu thông, từ đó cho thấy có những chi phí cần thiết phải tiết kiệm nh-

ng phải trong mức độ hợp lý cho phép

2.Phân loại theo công dụng kinh tế:

Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đ

-ơc chia thành các khoản mục sau:

2.1- Chi phí tiền lơng:

Bao gồm lơng chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phậnbán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp

2.2- Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ:

Là khoản tiền đợc trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lơng thực tế

mà doanh nghiệp phải chi trả

Theo quy định hiện nay, tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ lơng cấp bậc phảichi trả cho ngời lao động (15% cho BHXH; 2% cho BHYT; 2% cho KPCĐ)

2.3- Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ, đồ dùng:

Dụng cụ, đồ dùng là những t liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắnkhông đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định nh cân ở quầy hàng, máy tính, thớc đo,Chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng vàquản lý doanh nghiệp

Việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại:

- Nếu xuất dùng với số lợng ít, giá trị thấp có thể phân bổ hết 100% giátrị tài sản vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khi bán hàng,nếu có phế liệu thu hồi, bán phế liệu hoặc các khoản trích trớc quá nhiều thì đ-

ợc ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nếu xuất nhiều một lần với số lợng nhiều, giá trị cao, cần phải đa vào tàikhoản chi phí trả trớc và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh

để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột biến, ảnh hởng quantrọng đến giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh Đối với loại này thì khi đacông cụ dụng cụ sử dụng phân bổ chi phí dần

2.4- Chi phí vận chuyển:

Bao gồm cớc phí vận chuyển, tạp phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ, cớcphí trả cho chủ phơng tiện thuê hoặc chi phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn

vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phơng tiện vậnchuyển của đơn vị mình Các khoản chi phí thuê bốc dỡ, khuân vác hàng hoátrong quá trình vận chuyển cũng đợc tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp

2.5- Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng:

Là số tiền hao hụt hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, chỉ đợc hạch toánvào chi phí bán hàng, chi phí hao hụt trong định mức

2.6- Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu:

Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, cá nhân bánhàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo côngdụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán Phân loạitheo công dụng kinh tế , chi phí đợc phân chia thành các khoản mục chi phí đểlàm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp theo khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí

3 Phân loại theo cách ứng xử:

Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu

để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng nh ngời quản lý có các quyết định phù hợp.Theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợcchia thành hai loại:

3.1- Chi phí khả biến:

Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu.Các chi phí này tăng lên theo sản lợng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp vàgiảm đi nếu sản lợng hàng hoá giảm, chẳng hạn nh chi phí vận chuyển, chi phíhao hụt, chọn lọc đóng gói

3.2- Chi phí bất biến:

Là những chi phí có tính tơng đối, ít biến động theo sự thay đổi củadoanh thu Chi phí bất biến đợc coi là những chi phí không đổi trong khâu bánhàng và quản lý doanh nghiệp, thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấuhao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phơng tiện kinh doanh, hoá đơnnộp tiền nhà đất …

Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêuthụ đã đợc xác định thì dự đoán đợc các chi phí cần thiết để đạt đợc mức lãimong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh, có nghĩa là chi phíbất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp Với ý nghĩa to lớn nh vậy, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nóichung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng

Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng kế toán chỉ ghi tậphợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi Vì vậy, cần phải phân chia chi phíthành các khoản mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêuthức phân loại khác vẫn có thể thống kê đợc từ số liệu kế toán

Nói tóm lại, trong lý luận cũng nh trong thực tế, còn có nhiều cách phânloại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, tuỳ từng điềukiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau Nhng việcvận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tácquản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả

và tiết kiệm nhất

III- yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Trong thực tế, khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng

sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoảnchi phí bất hợp lý, nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo phục vụvăn minh thơng nghiệp

Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếuvới các định mức chi phí, với dự toán, yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phảichặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc lợi nhuận

1-Yêu cầu về quản lý:

Chi phí có vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của mộtdoanh nghiệp Chính vì vậy, các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải đợc thunhập kiểm tra giám sát Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho cóthể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc nhiều lợi nhuận Việc quản lý tổng mức phítốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đợc thuậntiện và có thể đa ra những quyết định kịp thời, cần thiết Còn việc quản lý cáckhoản mục chi phí cụ thể giúp ngời quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục,từng yếu tố, cũng nh từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánhgiữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra

đợc các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm nh những khoản chi phíphát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho …) đợc theo dõi và kế toán trựctiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp

lý, khoa học đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểmphát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trựcthuộc và kiểm tra tình hình thực, chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

2- ý nghĩa của việc kế toán CPBH và CPQLDN:

Việc xác định kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, việc kế toán đợc thể hiệnqua các mặt sau:

Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó, giúp doanh nghiệp xác địnhchính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình Trong nền kinh tế thị tr ờnghiện nay, việc cạnh tranh diễn ra gay gắt, quyết liệt, cho nên giá cả có ý nghĩavô cùng quan trọng, cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc phấn đấu giảm chiphí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp Ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điềutra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát đợc hoạt động kinh tế củadoanh nghiệp tránh hiện tợng ghi tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh,ngoài ra còn đợc dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế

hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đa ra quyết địnhquản lý thích hợp giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.

IV- tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh thơng mại:

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hếtsức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kế toán kinh doanh tự chủ nh hiện nay

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất

và hữu hiệu có thể cung cấp đợc một cách thờng xuyên và liên tục, có hệ thốngtoàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanhnghiệp Với chức năng cung cấp thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cónhiệm vụ: Giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp, ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối ợng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán xác định kết quả kinh doanh.Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đ ợchoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kế toán tậphợp chi phí kể cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

2-Kế toán chi tiết CPBH và CPQLDN:

Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc theo dõi tổng hợpchi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã đợc hình thành bởi kế toánnhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt

động kinh tế

Do đó, ta thấy giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí có mốiquan hệ mật thiết với nhau.Trớc hết, về mặt quản lý, chúng biến thành một tổngthể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng nh nội

bộ doanh nghiệp

Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tổng hợp và

kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầuthống nhất

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau, việc phân chia kếtoán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận: Kếtoán tổng hợp và kế toán ch tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phíphát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp.Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán có thểchọn lựa hình thức kế toán cho phù hợp

3- Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thơng mại:

3.1- Tài khoản sử dụng:

Chi phí bán hàng đợc kế toán phản ánh trên tài khoản 641- "chi phí bánhàng" Kết cấu của TK 641nh sau:

Bên nợ : Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh.Bên có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.

TK 641 cuối kỳ không có số d

TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:

- TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản

ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vậnchuyển, bảo quản sản phẩm hàng hóa… bao gồm tiền lơng, tiền công và cáckhoản phụ cấp, kinh phí công đoàn

- TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì: Tài khoản này phản ánh các chi phívật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phívật liệu đóng gói sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu trong quá trìnhtiêu thụ, vật liệu dùng để bảo quản tài sản cố định

- TK 6413- Chi phí công cụ bán hàng: Tài khoản này phản ánh các chiphí công cụ, dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hànghóa nh dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện làm việc

- TK 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định ( dùng cho bán hàng): Tàikhoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quảnbán hàng nh nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển,…

- TK 6415- Chi phí bảo quản: Tài khoản này phản ánh chi phí về bảohành hàng hóa dịch vụ trong thời gian bảo hành nh chi phí sửa chữa, hớng dẫn,…

-TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tài khoản này phản ánh các chiphí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh chi phí thuê ngoài sửa chữa tàisản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đitiêu thụ, tiền trả hoa hồng đại lý bán hàng,…

-TK6418- chi phí tiền khác: Tài khoản này phản ánh các khoản chi phíkhác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếpkhách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chào hàng…

2-Phơng pháp kế toán:

Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng đợc thểhiện nh sau (xem sơ đồ số 1):

Diễn Giải:

(1).Khi tính tiền lơng, phụ cấp, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ phải trả cho nhân viên bán hàng nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác,vận chuyển sản phẩm hàng hóa đi tiêu thụ, định khoản:

Nợ TK 641 (6412)

Có TK152 ( Theo phơng pháp KKTX) Hoặc Có TK 611 ( Theo phơng pháp KKĐK)

(3).Trích khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, định khoản:

(5).Chi phí điện nớc mua ngoài, chi phí thông tin (Điện thoại, Fax…) phảitrả bu điện, chi phí thuê ngoài sửu chữa tài sản cố định có giá trị không lớn tínhtrực tiếp vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản:

Nợ TK 641

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331Hoặc ghi: Nợ TK 641 (6417)

Có TK 111, 112, 331(6).Khi phát sinh các khoản ghi giảm CPBH, kế toán định khoản:

Nợ TK 335 : Trích trớc quá nhiều

Nợ TK 111 : Nếu bán phế liệu

Nợ TK 152 : Nếu nhập phế liệu

Có TK 641(7).Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911- “Xác địnhkết quả kinh doanh”, kế toán định khoản:

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641- Chi phí bán hàng8).Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không cóhoặc ít có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK

142 (1422) " Chi phí chờ kết chuyển", kế toán định khoản:

Nợ TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422)

Có TK 641 - Chi phí bán hàng (9).Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ CPBH đợc kếtchuyển vào TK 1422 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422)

4-Kế toán CPQLDN trong kinh doanh thơng mại:

4.1- Tài khoản sử dụng.

Để theo dõi và tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán

sử dụng tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết cấu của tài khoản 642 tơng tự nh tài khoản 641

Tài khoản 642 cuối kỳ không có số d

Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản chiphí về tiền lơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc,nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp

- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuấtdùng cho công tác quản lý nh giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữatài sản cố định , công cụ dụng cụ,…

- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị công cụ,dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý

- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh các chiphí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp nh nhà cửa, vậtkiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng

-Tài khoản 6425 - Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế,phí và lệ phí nh thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệphí khác nh qua cầu, phà,…

-Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí về dịch vụmua ngoài nh tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngoàisửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác

ở bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí kể trên

nh chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe đi phép dân quân tự vệ, đào tạo cán

bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả

4.2- Phơng pháp kế toán:

Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí quản lý doanhnghiệp đợc thể hiện ở sơ đồ số 2:

TK 333 Chi phí QLDN cuối kỳ (9)

Thuế TK 142

(4)

TK 139; 159

Dự phòng (5) (10) (11)

(1)- Khi tính lơng, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo

l-ơng cho nhân viên quản lý, kế toán định khoản :

Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6421)

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

(2)- Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng vào công tác quản lý

doanh nghiệp, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

(3) - Khi trích khấu hao ở bộ phận quản lý, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6424)

(4) - Khi phát sinh các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài thu trên vốn, kế

toán định khoản:

Nợ TK 642 (6425)

(5) - Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các

khoản phải thu khó đòi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(6) - Khi tính trích trớc lơng nghỉ phép, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

Nợ TK 111, 112, 138, 335 ( Tùy nội dung cụ thể)

(9) - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 - “Xác định

kết qủa kinh doanh”, kế toán định khoản:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

(10) - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ

không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộhoặc một phần CPQL theo dõi ở loại “chi phí chờ kết chuyển”

Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)

(11) - Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ CPQL đợc

kết chuyển vào TK 142 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

5-Phơng pháp kết chuyển CPBH và CPQLDN:

Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận vềtiêu thụ trong kỳ đợc căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanhthu bán hàng và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảonguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Trờng hợp chi phí bán hàngphát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc cha có thì chi phíbán hàng tạm thời kết chuyển vào TK 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển) Sốchi phí kỳ này sẽ đợc kết chuyển trừ vào thu nhập (1lần hoặc nhiều lần) ở các kỳsau khi có doanh thu

6-Phơng pháp phân bổ CPBH và CPQLDN:

+Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp đợc kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác

định kết quả kinh doanh Trờng hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp có

chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặcdoanh thu không tơng ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpthì đợc phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trịhàng hoá có trong kỳ.

+Trong hoạt động thơng mại, chi phí quản lý doanh nghiệp thờng phân

bổ hết vào cuối tháng, còn chi phí bán hàng thì đợc tính để phân bổ hợp lý theodoanh thu bán ra trong kỳ Trên thực tế, doanh thu không đảm bảo trong các kỳ

và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiêù thìcần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho Trong trờng hợp cần thiếtphải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá

dự trữ nh: Chi phí bảo quản, chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàngmua, lãi vay dự trữ hàng hoá (nếu có)

Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại đợc thực hiện theo côngthức sau:

CPBH cần phân CPBH cần phân bổCPBH cần bổ còn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá

Hàng còn lại Trị giá hàng xuất Trị giá hàng còn cuối kỳ

Trong kỳ + lại cuối kỳ

(Trong đó: trị giá hàng phải đợc tính theo cùng một loại giá)

Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theocông thức sau:

CPBH phân bổ CPBH phân CPBH phân

Cho hàng đã = bổ cho hàng + CPBH phát sinh + bổ cho hàng

Bán trong kỳ cònlại đầu kỳ sinh trong kỳ còn lại cuối kỳ

chơng II Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Xuất nhập khẩu cung ứng vật

t thiết bị đờng sắt virasimex

I- Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạtđộng kinh doanh của công ty Virasimex có ảnh hởng đến kế toán chi phí

bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

1 Vài nét khái quát về Công ty Virasimex:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Sau khi hoà bình đợc lập lại ở Miền Bắc (20/7/1945) Đảng và Nhà nớcchủ trơng khôi phục lại kinh tế, trong đó có việc khôi phục lại hoạt động của cáctuyến Đờng sắt Bộ phận quản lý ngành Đờng sắt đợc hình thành trong đó cómột bộ phận chuyên lo vật t Đờng sắt Do yêu cầu nhiệm vụ ngày 6/4/1955Thủ tớng chính phủ Phạm Văn Đồng ký quyết định QĐ505/TTG thành lậpTổng cục Đờng sắt Tổng cục Đờng sắt bao gồm 13 cục, phòng, ban, ty trong

đó có cục vật liệu Đó là tiền thân của hệ vận tải Đờng sắt ngày nay

Sau một thời gian Cục vật liệu Đờng sắt đợc gọi là phòng vật t Đờng sắt,hoạt động liên tục từ năm 1955 đến đầu năm 1956 đổi thành Cục vận tải Đờngsắt Lúc đầu đóng tại trụ sở 53 Hàng Buồm, sau đó chuyển về 21D Hàng Bài.Khi giặc Mỹ đánh phá Miền Bắc, Cục sơ tán về thôn Chi Đông, xã Quang Minh,

Đông Anh, Hà Nội Đến năm 1970 chuyển về 132 Nam Bộ, hiện nay là đờng

Đông Anh, Xí nghiệp cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt II - Đà Nẵng, Xí nghiệpcung ứng vật t thiết bị Đờng sắt III - Sài Gòn

Tháng 7/1988, Tổng cục Đờng sắt quyết định giải thể Ban vật t thiết bị

Đờng sắt và Xí nghiệp cung ứng thiết bị Đờng sắt I Đông Anh, thành lập lạiCông ty cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt (Quản lý trực tiếp cả 2 Xí nghiệp cungứng vật t thiết bị Đờng sắt Đà Nẵng và Sài Gòn) Tháng 4 năm 1989 chuyểngiao 2 Xí nghiệp cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt Đà Nẵng và Sài Gòn trựcthuộc Xí nghiệp Liên hiệp vật t Đờng sắt khu vực I và II

Nhận thức đợc yêu cầu phục vụ ngành trong thời kỳ đổi mới từ tháng 9năm 1989 Công ty cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt đợc Nhà nớc, Bộ giao thôngvận tải và ngành Đờng sắt cho phép trực tiếp làm công tác kinh doanh xuất -nhập khẩu Từ đó mang tên Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng thiết bị vật t Đ-

ờng sắt (VIRASIMEX).

Ngày nay Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị Đờng sắt có 6

xí nghiệp và 5 chi nhánh trực thuộc trải trên địa bàn Đờng sắt cả nớc với tên

giao dịch quốc tế là: "Vietnam railway import- export and supply material equipment" viết tắt là VIRASIMEX, trực thuộc Liên hiệp Đờng sắt

Việt Nam, đợc thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ GTVTngày 11/8/1993, giấy kinh doanh số 108769, giấy phép kinh doanh XNK số1031053/GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà- thành phố Hà Nội

có 2 nhiệm vụ chính là sản xuất, cung ứng vật t thiết bị chuyên dùng cho ngành

và làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu

Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nớc, thực hiện chế độ

hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tàikhoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công Thơng và Ngân hàngVietcombank, đợc sử dụng con dấu do Nhà nớc qui định Hình thức sở hữu vốnchủ yếu phần lớn thuộc vốn kinh doanh của Nhà nớc, một phần do quá trìnhhoạt động, Công ty đã bảo toàn và tăng cờng vốn do tiết kiệm trong chi tiêu Sửdụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn tự có và khai thác vốn từ nhiều nguồnkhác nhau

Công ty đã bắt kịp với những phơng thức kinh doanh cho phù hợp với

điều kiện thị trờng, công tác nghiên cứu thị trờng đặc biệt đợc coi trọng Công

ty đã duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với các thị tr ờng truyền thống nhTiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc,…Với phơng châm đờng lối ngoại giao kiên trì,mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ, cố tìm các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt

để thị trờng trong và ngoài nớc Công ty đã đứng vững và ngày càng phát triển.Thể hiện qua kết quả sau:

- Tổng số nhân viên : 855 nguời

+ Nhân viên quản lý : 144 ngời

1.2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty.

a - Chức năng:

Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất - nhập khẩu, chức năng

đó đợc thể hiện qua các nội dung sau:

Mặt hàng do Công ty tổ chức kinh doanh xuất - nhập khẩu rất đa dạng, nhiềuchủng loại, có các nhóm kinh doanh chính nh nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ,Tiệp, nhóm các loại vật t, thiết bị Trung Quốc, ấn Độ, Nhật, Đức,…Mỗi nhóm

từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xâydựng, sửa chữa, tu bổ Đờng sắt Công ty cung cấp các mặt hàng trên cho các

đơn vị về ngành Đờng sắt trong toàn quốc nh xí nghiệp đầu máy Hà Nội, xínghiệp liên hiệp III, Công ty du lịch vận tải Đờng sắt,…Công ty nhập theo hìnhthức trực tiếp hoặc qua uỷ thác

-Trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng:

+ Phụ tùng đầu máy Bỉ

+ Thép hợp kim+ Đầu máy

- Trực tiếp xuất bán các mặt hàng:

+ Phụ tùng Bỉ+ Phụ tùng Tiệp+ Máy móc

b - Nhiệm vụ:

Với chức năng chính là kinh doanh xuất - nhập khẩu, thơng mại và dịch

vụ, Liên doanh đầu t trong nớc và ngoài nớc, tổ chức sản xuất và gia công, tổ

chức cung ứng các loại vật t thiết bị phụ tùng Đờng sắt, sản xuất tà vẹt và sảnphẩm gỗ phục vụ ngành Đờng sắt.

Để thực hiện đợc các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp

đồng xuất nhập khẩu với các bạn trong nớc và nớc ngoài về liên doanh, hợp tác

đầu t về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinhdoanh, đợc vay vốn tại các Ngân hàng Công ty đợc giao và quản lý sử dụng cóhiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nguồn lực Để sử dụng có hiệu quả khi đã kýkết các hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức để thực hiện hợp đồng từ đó mới

đảm bảo duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, gây hiệu quả uy tín vớikhách hàng trong và ngoài nớc Bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đờisống vật chất, điều kiện lao động, bồi dỡng và nâng cao trình độ chuyên môncủa ngời lao động để khuyến khích ngời lao động tăng cao năng suất

Nội dung hoạt động của Công ty bao gồm:

- Xuất - nhập khẩu vật t thiết bị phụ tùng phục vụ cho sản xuất côngnghiệp, xây dựng công trình và vận tải của ngành Đờng sắt

- Sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật t, thiết bị, phụ tùng

Đờng sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đờng sắt

- Tạm nhập, tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá, kinh doanh hàng tiêudùng và thực phẩm phục vụ hành khách

- Bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc phạm vi công ty kinh doanh vàgia công lắp ráp

2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công

ty VIRASIMEX.

2.1-Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Công ty bao gồm các phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh:

- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Đông Anh

- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Hà Nội

- Xí nghiệp cơ khí Đờng sắt Đông Anh

- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Vĩnh Phú

- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Thanh Hoá

- Xí nghiệp vật t Đờng sắt Vinh

Và các chi nhánh: Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, TP Hồ Chí Minh, cácTrung tâm (Xuất khẩu lao động và dịch vụ du lịch)

Các đơn vị thành viên thực hiện chế độ kế toán phụ thuộc Công ty, kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh đợc kế toán chung toàn Công ty

Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty:

Trung tâm Xuất khẩu Chi nhánhLC, HP, LS,

Với 855 nhân viên, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty phân thành cácphòng ban quản lý và phòng ban nghiệp vụ kinh doanh Giám đốc phụ tráchchung còn trởng các phòng ban chịu trách nhiệm điều hành từng phòng ban củamình Ngoài ra các bộ phận theo chức năng và theo lĩnh vực hoạt động còn có

Công ty