Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VIRASIEX.doc

Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty VIRASIEX

CHƯƠNG INHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG

VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.

I - KHÁI NIỆM VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Xã hội tồn tại được là nhờ vào quá trình tái sản xuất quá trình này không ngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng Sản phẩm tạo ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu của con người thì phải qua quá trình lưu thông hàng hoá Hoạt động của doanh nghiệp thương mại là hoạt động ở khâu lưu thông hàng hoá Một khâu quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội

Trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung và ngành thương mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình Làm thế nào để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý luận và mặt thực tiễn Không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để rồi phá sản Phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu, nhiệm vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí, chúng rất đa dạng và phức tạp, ảnh hưởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1 Chi phí bán hàng: Là chi phí biẻu biện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao

động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định Chi phí bán hàng được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là một bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

2 Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao

phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm: Quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách bình thường Đây là những chi phí tương đối ổn định

II- PHÂN LOẠI CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:

1.Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế, bao gồm các yếu tố:

1.1- Chi phí khấu hao tài sản cố định:

Các tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh tất nhiên phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng Khấu hao là sự chuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý Khấu hao được biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi được trong doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm dịch vụ

1.2- Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì): Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá trình dự trữ, những chi phí cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hoá, những khoản chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hoá để đảm bảo chất lượng hàng hoá bán ra cũng được tính vào chi phí này

1.3- Chi phí nhân công:

Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ … theo tỷ lệ qui định với số tiền lương phát sinh.

1.4- Chi phí dịch vụ mua ngoài:

Là những chi phí về tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền điện báo, thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

1.5- Chi phí bằng tiền khác:

Là những chi phí cần thiết khác cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý như: Chi phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền quảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải trả

Ý nghĩa của việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong lưu thông, từ

đó cho thấy có những chi phí cần thiết phải tiết kiệm nhưng phải trong mức độ hợp lý cho phép

2.Phân loại theo công dụng kinh tế:

Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đươc chia thành các khoản mục sau:

2.1- Chi phí tiền lương:

Bao gồm lương chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp

Dụng cụ, đồ dùng là những tư liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn không

đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định như cân ở quầy hàng, máy tính, thước đo, Chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại:

- Nếu xuất dùng với số lượng ít, giá trị thấp có thể phân bổ hết 100% giá trị tài sản vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khi bán hàng, nếu có phế liệu thu hồi, bán phế liệu hoặc các khoản trích trước quá nhiều thì được ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nếu xuất nhiều một lần với số lượng nhiều, giá trị cao, cần phải đưa vào tài khoản chi phí trả trước và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột biến, ảnh hưởng quan trọng đến giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh Đối với loại này thì khi đưa công cụ dụng cụ sử dụng phân bổ chi phí dần

2.4- Chi phí vận chuyển:

Bao gồm cước phí vận chuyển, tạp phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ, cước phí trả cho chủ phương tiện thuê hoặc chi phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phương tiện vận chuyển của đơn vị

mình Các khoản chi phí thuê bốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng được tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

2.5- Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng:

Là số tiền hao hụt hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, chỉ được hạch toán vào chi phí bán hàng, chi phí hao hụt trong định mức

2.6- Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu:

Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, cá nhân bán hàng đại

lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty

có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán Phân loại theo công dụng kinh tế , chi phí được phân chia thành các khoản mục chi phí để làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo khoản mục, giám sát thực hiện

kế hoạch chi phí

3 Phân loại theo cách ứng xử:

Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý có các quyết định phù hợp Theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành hai loại:

3.1- Chi phí khả biến:

Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu Các chi phí này tăng lên theo sản lượng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp và giảm đi nếu sản lượng hàng hoá giảm, chẳng hạn như chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói

3.2- Chi phí bất biến:

Là những chi phí có tính tương đối, ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu Chi phí bất biến được coi là những chi phí không đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp, thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phương tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất …

Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ đã được xác định thì dự đoán được các chi phí cần thiết để đạt được mức lãi mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh, có nghĩa là chi phí bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với ý nghĩa to lớn như vậy, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng

Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại chi phí nhưng kế toán chỉ ghi tập hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi Vì vậy, cần phải phân chia chi phí thành các khoản mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại khác vẫn có thể thống kê được từ số liệu kế toán

Nói tóm lại, trong lý luận cũng như trong thực tế, còn có nhiều cách phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, tuỳ từng điều kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau Nhưng việc vận dụng các cách phân loại

trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất

III- YÊU CẦU QUẢN LÝ VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG

VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:

Trong thực tế, khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý, nâng cao được hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo phục vụ văn minh thương nghiệp

Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các định mức chi phí, với dự toán, yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao cho

có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được lợi nhuận

1-Yêu cầu về quản lý:

Chi phí có vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp Chính vì vậy, các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải được thu nhập kiểm tra giám sát Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được nhiều lợi nhuận Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên được thuận tiện và có thể đưa ra những quyết định kịp thời, cần thiết Còn việc quản lý các khoản mục chi phí cụ thể giúp người quản

lý theo dõi chi tiết từng khoản mục, từng yếu tố, cũng như từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra được các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm như những khoản chi phí phát sinh

ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho …) được theo dõi và kế toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa học đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực, chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

2- Ý nghĩa của việc kế toán CPBH và CPQLDN:

Việc xác định kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý

nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, việc kế toán được thể hiện qua các mặt sau:

Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó, giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh diễn ra gay gắt, quyết liệt, cho nên giá cả có ý nghĩa vô cùng quan trọng, cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc phấn đấu giảm chi phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát được hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh hiện tượng ghi tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh, ngoài ra còn được dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đưa ra quyết định quản lý thích hợp giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển

IV- TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI:

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kế toán kinh doanh tự chủ như hiện nay Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể

cung cấp được một cách thường xuyên và liên tục, có hệ thống toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp Với chức năng cung cấp thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ: Giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong

kỳ cho từng đối tượng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán xác định kết quả kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có được hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

1-Kế toán tổng hợp CPBH và CPQLDN:

Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp phát sinh, căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh Số liệu tổng hợp là

cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra

2-Kế toán chi tiết CPBH và CPQLDN:

Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc theo dõi tổng hợp chi phí,

kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp,

kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã được hình thành bởi kế toán nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế

Do đó, ta thấy giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau.Trước hết, về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng như nội bộ doanh nghiệp

Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau, việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận: Kế toán tổng hợp và kế toán ch tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn

bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán có thể chọn lựa hình thức kế toán cho phù hợp

3- Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thương mại:

3.1- Tài khoản sử dụng:

Chi phí bán hàng được kế toán phản ánh trên tài khoản 641- "chi phí bán hàng" Kết cấu của TK 641như sau:

Bên nợ : Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Bên có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ

TK 641 cuối kỳ không có số dư

TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:

- TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm hàng hóa… bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, kinh phí công đoàn

- TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì: Tài khoản này phản ánh các chi phí vật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng để bảo quản tài sản cố định

- TK 6413- Chi phí công cụ bán hàng: Tài khoản này phản ánh các chi phí công

cụ, dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc

- TK 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định ( dùng cho bán hàng): Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển,…

- TK 6415- Chi phí bảo quản: Tài khoản này phản ánh chi phí về bảo hành hàng hóa dịch vụ trong thời gian bảo hành như chi phí sửa chữa, hướng dẫn,…

-TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tài khoản này phản ánh các chi phí dịch

vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng đại lý bán hàng,…

-TK6418- chi phí tiền khác: Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chào hàng…

2-Phương pháp kế toán:

Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng được thể hiện như sau (xem sơ đồ số 1):

TK 142; 335 Kếtchuyển hoặc phân

Mức phân bổ hoặc trích bổ CPBH cuối kỳ (7)

DIỄN GIẢI:

(1).Khi tính tiền lương, phụ cấp, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả cho nhân viên bán hàng nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hóa đi tiêu thụ, định khoản:

(3).Trích khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, định khoản:

(5).Chi phí điện nước mua ngoài, chi phí thông tin (Điện thoại, Fax…) phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửu chữa tài sản cố định có giá trị không lớn tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản:

Nợ TK 641

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331Hoặc ghi: Nợ TK 641 (6417)

Có TK 111, 112, 331(6).Khi phát sinh các khoản ghi giảm CPBH, kế toán định khoản:

Nợ TK 335 : Trích trước quá nhiều

Nợ TK 111 : Nếu bán phế liệu

Nợ TK 152 : Nếu nhập phế liệu

Có TK 641(7).Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”, kế toán định khoản:

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641- Chi phí bán hàng8).Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc ít có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 142 (1422) " Chi phí chờ kết chuyển", kế toán định khoản:

Nợ TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422)

Có TK 641 - Chi phí bán hàng (9).Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ CPBH được kết chuyển vào TK 1422 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

Kết cấu của tài khoản 642 tương tự như tài khoản 641

Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư

Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý

ở các phòng ban của doanh nghiệp

- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định , công cụ dụng cụ,…

- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị công cụ, dụng

cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý

- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh các chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng

-Tài khoản 6425 - Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệ phí khác như qua cầu, phà,…

-Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí kể trên

như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe đi phép dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả

4.2- Phương pháp kế toán:

Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện ở sơ đồ số 2:

(4)

TK 139; 159

Dự phòng (5) (10) (11)

(1)- Khi tính lương, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo lương

cho nhân viên quản lý, kế toán định khoản :

Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6421)

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

(2)- Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng vào công tác quản lý doanh

nghiệp, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

(3) - Khi trích khấu hao ở bộ phận quản lý, kế toán định khoản:

(5) - Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản

phải thu khó đòi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(6) - Khi tính trích trước lương nghỉ phép, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

Có TK 335 - Chi phí phảI trả

(7) - Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện, nước… phải trả, kế toán định khoản:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Nợ TK 133

Có TK 331Hoặc ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6427)

Có TK 331

(8) - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán

định khoản:

Nợ TK 111, 112, 138, 335 ( Tùy nội dung cụ thể)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

(9) - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 - “Xác định kết qủa

kinh doanh”, kế toán định khoản:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

(10) - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có

hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ hoặc một phần CPQL theo dõi ở loại “chi phí chờ kết chuyển”

Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

(11) - Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ CPQL được kết

chuyển vào TK 142 sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911

Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh

142 (1422- chi phí chờ kết chuyển) Số chi phí kỳ này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập (1lần hoặc nhiều lần) ở các kỳ sau khi có doanh thu

6-Phương pháp phân bổ CPBH và CPQLDN:

+Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được

kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh Trường hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo

tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ

+Trong hoạt động thương mại, chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ hết vào cuối tháng, còn chi phí bán hàng thì được tính để phân bổ hợp lý theo doanh thu bán

ra trong kỳ Trên thực tế, doanh thu không đảm bảo trong các kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiêù thì cần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho Trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: Chi phí bảo quản, chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá (nếu có)

Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại được thực hiện theo công thức sau:

CPBH cần phân CPBH cần phân bổCPBH cần bổ còn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá

Hàng còn lại Trị giá hàng xuất Trị giá hàng còn cuối kỳ

Trong kỳ + lại cuối kỳ

(Trong đó: trị giá hàng phải được tính theo cùng một loại giá)

Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau:

CPBH phân bổ CPBH phân CPBH phân

Cho hàng đã = bổ cho hàng + CPBH phát sinh + bổ cho hàng

Bán trong kỳ cònlại đầu kỳ sinh trong kỳ còn lại cuối kỳ

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CUNG ỨNG VẬT

TƯ THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT VIRASIMEX

I- ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠTĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VIRASIMEX CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN CHI PHÍ

BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.

1 Vài nét khái quát về Công ty Virasimex:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Sau khi hoà bình được lập lại ở Miền Bắc (20/7/1945) Đảng và Nhà nước chủ trương khôi phục lại kinh tế, trong đó có việc khôi phục lại hoạt động của các tuyến Đường sắt Bộ phận quản lý ngành Đường sắt được hình thành trong đó có một bộ phận chuyên lo vật tư Đường sắt Do yêu cầu nhiệm vụ ngày 6/4/1955 Thủ tướng chính phủ Phạm Văn Đồng ký quyết định QĐ505/TTG thành lập Tổng cục Đường sắt Tổng cục Đường sắt bao gồm 13 cục, phòng, ban, ty trong đó có cục vật liệu Đó là tiền thân của

hệ vận tải Đường sắt ngày nay

Sau một thời gian Cục vật liệu Đường sắt được gọi là phòng vật tư Đường sắt, hoạt động liên tục từ năm 1955 đến đầu năm 1956 đổi thành Cục vận tải Đường sắt Lúc đầu đóng tại trụ sở 53 Hàng Buồm, sau đó chuyển về 21D Hàng Bài Khi giặc Mỹ đánh phá Miền Bắc, Cục sơ tán về thôn Chi Đông, xã Quang Minh, Đông Anh, Hà Nội Đến năm 1970 chuyển về 132 Nam Bộ, hiện nay là đường Lê Duẩn, Hà Nội

Đầu năm 1983, Tổng cục Đường sắt có quyết định giải thể Cục vận tải, thành lập Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đến năm 1985, Tổng cục Đường sắt có quyết định giải thể Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt, thành lập Ban vật tư thiết bị Đường sắt Trong thời kỳ này có 3 Xí nghiệp cung ứng vật tư trực thuộc Tổng cục Đường sắt: Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt I - Đông Anh, Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt II - Đà Nẵng, Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt III - Sài Gòn

Tháng 7/1988, Tổng cục Đường sắt quyết định giải thể Ban vật tư thiết bị Đường sắt và Xí nghiệp cung ứng thiết bị Đường sắt I Đông Anh, thành lập lại Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt (Quản lý trực tiếp cả 2 Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đà Nẵng và Sài Gòn) Tháng 4 năm 1989 chuyển giao 2 Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt Đà Nẵng và Sài Gòn trực thuộc Xí nghiệp Liên hiệp vật tư Đường sắt khu vực I và II

Nhận thức được yêu cầu phục vụ ngành trong thời kỳ đổi mới từ tháng 9 năm

1989 Công ty cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt được Nhà nước, Bộ giao thông vận tải

và ngành Đường sắt cho phép trực tiếp làm công tác kinh doanh xuất - nhập khẩu Từ đó

mang tên Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng thiết bị vật tư Đường sắt (VIRASIMEX).

Ngày nay Công ty xuất - nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị Đường sắt có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh trực thuộc trải trên địa bàn Đường sắt cả nước với tên giao dịch

quốc tế là: "Vietnam railway import- export and supply material equipment" viết tắt là VIRASIMEX, trực thuộc Liên hiệp Đường sắt Việt Nam, được thành lập theo

quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT ngày 11/8/1993, giấy kinh doanh số

108769, giấy phép kinh doanh XNK số 1031053/GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà- thành phố Hà Nội có 2 nhiệm vụ chính là sản xuất, cung ứng vật tư thiết

bị chuyên dùng cho ngành và làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu

Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ hạch

toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công Thương và Ngân hàng Vietcombank, được sử dụng con dấu do Nhà nước qui định Hình thức sở hữu vốn chủ yếu phần lớn thuộc vốn kinh doanh của Nhà nước, một phần do quá trình hoạt động, Công ty đã bảo toàn và tăng cường vốn do tiết kiệm trong chi tiêu Sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn tự

có và khai thác vốn từ nhiều nguồn khác nhau

Công ty đã bắt kịp với những phương thức kinh doanh cho phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường đặc biệt được coi trọng Công ty đã duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với các thị trường truyền thống như Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc,…Với phương châm đường lối ngoại giao kiên trì, mềm dẻo, tận dụng mọi thời

cơ, cố tìm các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường trong và ngoài nước Công

ty đã đứng vững và ngày càng phát triển Thể hiện qua kết quả sau:

- Tổng số nhân viên : 855 nguời

+ Nhân viên quản lý : 144 người

1.2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty.

a - Chức năng:

Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất - nhập khẩu, chức năng đó được thể hiện qua các nội dung sau:

Mặt hàng do Công ty tổ chức kinh doanh xuất - nhập khẩu rất đa dạng, nhiều chủng loại,

có các nhóm kinh doanh chính như nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ, Tiệp, nhóm các loại vật

tư, thiết bị Trung Quốc, ấn Độ, Nhật, Đức,…Mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xây dựng, sửa chữa, tu bổ Đường sắt Công ty cung cấp các mặt hàng trên cho các đơn vị về ngành Đường sắt trong toàn quốc như xí nghiệp đầu máy Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, Công ty du lịch vận tải Đường sắt,…Công ty nhập theo hình thức trực tiếp hoặc qua uỷ thác

-Trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng:

+ Phụ tùng đầu máy Bỉ

+ Thép hợp kim+ Đầu máy

- Trực tiếp xuất bán các mặt hàng:

+ Phụ tùng Bỉ+ Phụ tùng Tiệp+ Máy móc

b - Nhiệm vụ:

Với chức năng chính là kinh doanh xuất - nhập khẩu, thương mại và dịch vụ, Liên doanh đầu tư trong nước và ngoài nước, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng Đường sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đường sắt

Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, Công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh, hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, được vay vốn tại các Ngân hàng Công ty được giao và quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài

sản, nguồn lực Để sử dụng cú hiệu quả khi đó ký kết cỏc hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức để thực hiện hợp đồng từ đú mới đảm bảo duy trỡ, mở rộng mối quan hệ với khỏch hàng, gõy hiệu quả uy tớn với khỏch hàng trong và ngoài nước Bờn cạnh đú cụng

ty khụng ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều kiện lao động, bồi dưỡng và nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn của người lao động để khuyến khớch người lao động tăng cao năng suất

Nội dung hoạt động của Cụng ty bao gồm:

- Xuất - nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tựng phục vụ cho sản xuất cụng nghiệp, xõy dựng cụng trỡnh và vận tải của ngành Đường sắt

- Sản xuất và gia cụng, tổ chức cung ứng cỏc loại vật tư, thiết bị, phụ tựng Đường sắt, sản xuất tà vẹt và sản phẩm gỗ phục vụ ngành Đường sắt

- Tạm nhập, tỏi xuất và chuyển khẩu hàng hoỏ, kinh doanh hàng tiờu dựng và thực phẩm phục vụ hành khỏch

- Bỏn buụn và bỏn lẻ cỏc mặt hàng thuộc phạm vi cụng ty kinh doanh và gia cụng lắp rỏp

2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Cụng ty VIRASIMEX.

2.1-Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Cụng ty bao gồm cỏc phũng nghiệp vụ và cỏc đơn vị sản xuất kinh doanh:

- Xớ nghiệp vật tư Đường sắt Đụng Anh

- Xớ nghiệp vật tư Đường sắt Hà Nội

- Xớ nghiệp cơ khớ Đường sắt Đụng Anh

- Xớ nghiệp vật tư Đường sắt Vĩnh Phỳ

- Xớ nghiệp vật tư Đường sắt Thanh Hoỏ

- Xớ nghiệp vật tư Đường sắt Vinh

Và cỏc chi nhỏnh: Hải Phũng, Lạng Sơn, Lào Cai, TP Hồ Chớ Minh, cỏc Trung tõm (Xuất khẩu lao động và dịch vụ du lịch)

Cỏc đơn vị thành viờn thực hiện chế độ kế toỏn phụ thuộc Cụng ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được kế toỏn chung toàn Cụng ty

Mụ hỡnh tổ chức sản xuất kinh doanh của Cụng ty:

Trung tâm Xuất khẩu Chi nhánhLC, HP, LS,

2.2 - Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty.

Với 855 nhân viên, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty phân thành các phòng ban quản lý và phòng ban nghiệp vụ kinh doanh Giám đốc phụ trách chung còn trởng các phòng ban chịu trách nhiệm điều hành từng phòng ban của mình Ngoài ra các bộ phận theo chức năng và theo lĩnh vực hoạt động còn có

sự chỉ đạo đan chéo nhau

Ngoài ra Công ty còn có 6 xí nghiệp, 5 chi nhánh trực thuộc trong cả nớc

Cụng ty