Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp TM.doc

Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp TM

LỜI NÓI ĐẦU

Trong “nền kinh tế mở” ngày nay thì cạnh tranh là nguyên tắc cơ bản bắt buộc và là xu thế tất yếu nếu muốn thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp, hơn nữa là doanh nghiệp thương mại thì vai trò của người quản lý quyết định trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp mình bên cạnh đó là việc cung cấp các thông tin nhanh chóng, kịp thời của kế toán trong việc hạch toán kế toán

Bán hàng tuy là khâu sau của mua hàng nhưng lại có vai trò quyết định trong thương mại vì bán là tổng kết của tất cả các yếu tố liên quan như tiền mua hàng các chi phí khác và thậm chí còn phải phân tích các điều kiện khác thể hiện nghệ thuật buôn bán của doanh nghiệp thương mại

Hạch toán trong bán hàng là tiền cơ sở thu nhập các số liệu, các điều kiện liên quan để phân tích đánh giá rồi hạch toán ra các khoản chi phí bán hàng làm sao cho nhanh chóng , chính xác, kịp thời để hoàn tất tổng kết rồi kết hợp với người quản lý doanh nghiệp quyết định việc bán hàng

và kết quả kinh doanh ra sao Do đó kế toán ở khâu này vừa là công tác đắc lực cho người quản lý doanh nghiệp là 2 hạch toán tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hạch toán kế toán bán hàng dựa trên cơ sơ chính là hệ thống luật về kiểm toán, kế toán và các tài khoản do Nhà nước ban hành

Từ lý luận và thực tế đặt ra cho công tác kế toán bán hàng ở nước ta, sau khoá bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán trưởng ;

Em đã chọn đề tài nghiên cứu là ”Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại ” với mong

muốn đóng góp ý kiến về chuyên đề này

Ngoài phần mở đầu và lết luận , nội dung của chuyên đề được chia ra 2 phần

PHẦNI: NHỮNG LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

I Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại:

1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại :

hoạt động kinh doanh thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành

vi thương mại của doanh nghiệp bao gồm việc mua bán hàng hoá cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại mục đích sinh lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hoạt động kinh doanh thương mại có chức năng tổ chức và thực hiện việc mua bán ,trao đổi cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân đây là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng

- Như vậy đặc điểm về hoạt động làm lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các quá trình mua bán , trao đổi và dự trữ hàng hoá

- Hàng hoá có đặc điểm bao gồm các vật tư , sản phẩm hàng hoá vô hình hay hữu hình mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán

- Phương thức lưu chuyển hàng hoá có đặc điểm là bán buôn và bán

2 Nhiệm vụ của kế toán ở doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là việc doanh nghiệp thương mại trả tiền để có được toàn quỳên về hàng hoá, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá Trong quá trình bán hàng nói riêng sẽ nảy sinh các chi phí cần thiết để cho hoàn thiện việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng Do đó giá bán hàng

hoá là sự tổng hợp của tất cả các chi phí từ khâu chuẩn bị đi mua hàng về

và cho tới khâu giao hàng, tính toán doanh nghiệp thấy rằng giá bán là hợp lý, có lợi nhuận (đó là trên cơ sở lý thuyết) Do đó :

- kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình chi phí của doanh nghiệp trong kỳ kế toán còn phải ghi chép về số lượng hàng bán, đơn giá, kết cấu, loại hàng

- tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng

- phân bổ hợp lý chi phí bán hàng biến động và dự trữ hàng hoá tại kho, phát hiện và xử lý kịp thời

- lựa chọn phương pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán, bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ

3 Ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại.

Trong nền kinh tế thị trường, hàng hoá được sản xuất ra và đưa đến tay người tiêu dùng nói chung cần có sự lưu thông hàng hoá Trong đó bán hàng là khâu quan trọng vì nó tổng hợp tất cả các yếu tố như chi phí sản xuất, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng để có một thời điểm ,điạ điểm , giá cả bán hàng hợp lý

Tuy sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhưng tiêu thụ lại quyết định sản xuất theo hướng tích cực hay tiêu cực Đó là kết quả trực tiếp của nơi sản xuất và người tiêu dùng Trên cơ sở đó mà doanh nghiệp mới hoạt động cung ứng kịp thời

Mặc dù xét trên phạm vi lớn thì nhà sản xuất có vai trò to lớn quyết định tới hàng hoá của mình để đưa thành phẩm ra thị trường Doanh nghiệp thương mại làm công việc mua bán tới tay người tiêu dùng Vậy nơi sản xuất và doanh nghiệp thương mại đều có tính chất chuyên môn Doanh nghiệp thương mại điều chỉnh giá bán để thu lợi nhuận cho hợp lý đảm bảo sự tồn tại của mình Bên cạnh đó phải chịu hoàn toàn về chất

lượng, mẫu mã và số lượng hàng bán ra và thậm chí phải làm việc với doanh nghiệp thương mại để có một giá cả hợp lý tới tay người tiêu dùng

Do đó, trên cơ sở một ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp thương mại nói riêng vừa có tính độc lập tương đối (mối quan hệ lẫn nhau) Song song với việc bán hàng, doanh nghiệp thương mại đầu vào (tức là mua hàng gì, giá cả như thế nào, ) cho hợp lý với đầu ra Đầu vào và đầu ra phải tính toán trong một mối liên hệ tổng thể sát sao, chính xác

Cùng với việc đó là người quản lý, điều hành doanh nghịêp thương mại có vai trò quyết định tới sự thành bại của danh nghiệp Toàn quyền quyết định hàng là hàng gì, đầu vào, đầu ra ra sao Trên cơ sở đó cùng với

kế toán lên kế hoạch cụ thể, chính xác về chi phí từ A đến Z để đi đến quyết định, nên việc nhà quản lý điều hành cần phải dựa vào các thông tin

do kế toán cung cấp, các thông tin cần đầy đủ, trung thực , chính xác

II NỘI DUNG CƠ BẢN TIỀN ĐỀ CHO HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI:

Về mặt thị thường: có thể là thị trường bán lẻ trong phạm vi diện rộng hay hẹp là tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Điều đáng nói ở đây là phải tính các chi phí cụ thể rất nhiều mặt phát sinh rồi mới đi đến tổng hợp chi phí Có thể là thị trường bán buôn: bán buôn thì

quá trình quýêt toán chi phí bán hàng mang tầm rộng hơn, các chi phí phát sinh thường dễ tính hơn, cụ thể hơn Việc bán buôn này cũng còn xem xét trong phạm vi bán buôn rộng hay hẹp thậm chí mở rộng ra thị trường nước ngoài Như vậy việc tính toán các chi phí phải mang tầm vĩ mô hơn tất cả chi phí của việc tính toán bán lẻ hay bán buôn hàng hoá của doanh nghiệp thương mại thì cũng để phục vụ cho việc cuối cùng là áp giá cho hàng hoá được bán đi theo như mong muốn của danh nghiệp thương mại

2 Các phương thức bán hàng của doanh nghiệp thương mại:

Bán hàng là khâu sau trong quy trình kinh doanh của danh nghiệp thương mại Lúc này hàng của danh nghiệp thương mại được chuyển về trạng thái tiền ban đầu của mình Doanh nghiệp thương mại có các phương thức bán hàng sau:

Bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho

Bán hàng theo hình thức chuyển hàng trực tiếp tại kho

Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức giao tay

Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức chuyển hàng

3 Giá của cửa hàng bán:

Hàng bán được xuất kho theo giá thực tế Đây là quy định chung

và giá bán tuỳ từng mặt hàng khác nhau theo nguồn nhập vào rồi bán Nhất là trong thời đại kinh tế thị trường như bây giờ thì giá bán rất phong

phú đa dạng nhưng đây là khâu quan trọng nhất vì nó quyết định tới vịêc hạch toán lãi - lỗ của doanh nghiệp và cũng là giá hợp lý hay không đối với người tiêu dùng và có sự tác động trở lại nơi sản xuất Giá cả này được kế toán hạch toán trên cơ sở phân tích hạch toán các chi phí bán hàng nói chung

4 Phương thức thanh toán;

Qúa trình bán hàng các doanh nghiệp thương mại có thể tiến hành theo nhiều cách nhưng đảm bảo dù bán lẻ hay bán buôn thì cũng phải thanh toán dứt điểm mới đem ra đảm bảo sự cẩn tắc, thẳng thắn của doanh nghiệp thương mại

Có thể thanh toán bằng tiền mặt: buôn bán với người mua được diễn ra tại một thời điểm và bên bán giao hàng ngay sau khi nhận tiền mặt của bên mua có thể bằng tiền Việt Nam, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hay ngoại

tệ

Có thể thanh toán chậm: tức là bên bán giao hàng ngay sau khi bên mua đã thanh toán bằng tiền đang chuyển tiền đến, một giấy nợ và ghi rõ thời gian thanh toán giữa hai bên

5 Chứng từ và tài khoản mà kế toán sử dụng :

Chứng từ: tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán phải sử dụng các chứng từ phù hợp với phương thức, phù hợp với cách tính của doanh nghiệp thương mại cụ thể:

- hoá đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT)

- biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

- Phiếu xuất kho hàng hoá

- thẻ kho

- bảng kê hàng hoá trong kho

- phiếu chi hoá đơn chứng từ

- các chứng từ chi phí khác có liên quan trong khâu bán hàng

Tài khoản mà kế toán sử dụng:

Kế toán quá trình bán hàng được sử dụng trong hạch toán bán hàng cụ thể sau.

III TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

2 Nguyên tắc tổ chức kinh tế doanh nghiệp :

Tổ chức công tác kế toán kinh tế doanh nghiệp phải dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau :

a Tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp lý về kế

toán hiện hành như : luật kế toán, chuẩn mức kế toán và chế độ kế toán +Luật kế toán do Quốc Hội thông qua, quy định nội dung công tác kế toán , tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động nghề nghiệp kế toán

+Chuẩn mực kế toán: Do cơ quan nhà nước có thảm quyền (bộ tài chính )ban hành trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và luật kế toán nhằm đưa ra những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực của một số công việc cụ thể

Để quản lý thống nhất về kế toán, đảm bảo kế toán là một công cụ quản lý giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kế toán tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ ,kịp thời, công khai, minh bạch đáp ứng được yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, của doanh nghiệp và các cơ quan tổ chức khác: đòi hỏi các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo đúng văn bản pháp lý về kế toán

b Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với

chức năng, nhiệm vụ, tính chất, hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh

và những đặc điểm khác về tổ chức công tác kế toán của donh nghiệp Mỗi một doanh nghiệp thuộc các nghành kinh tế khác nhau, quy

mô khác nhau, thành phần kinh tế khác nhau, thì tổ chức công tác kế toán cũng không giống nhau Song để đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt chức năng, phát huy được vai trò tác dụng đối với công tác quản lý kế toán, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp

c Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu

quả Tổ chức công tác kế toán nhằm thực hiện chức năng trong kế toán nhưng không phải bất kỳ giá nào, chính vì vậy phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả

Khi theo nguyên tắc này, đòi hỏi việc tổ chức công tác kinh tế doanh nghiệp phải đảm bảo cho kế toán được tổ chức một cách khoa học, hợp lý thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán, chất lượng của công tác đạt mức cao nhất với chi phí thấp nhất

3 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp :

Gồm các vấn đè cơ bản sau :

a Tổ chức hạch toán ban đầu :

Đây là khâu tổ chức đầu tiên quan trọng của chu trình công tác kế toán, số liệu tài liệu do kế toán cung cấp có đảm bảo tính pháp lý hay không, trung thực hay không trước hết phụ thuộc vào hạch toán ban đầu Thực hiện nội dung này bắt buộc xác định những chứng từ phải lập hay tiếp nhận cho từng nghiệp vụ kế toán phát sinh Nhập chứng từ cần phải lập chuyển giao đến bộ phận kế toán nào để kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ kế toán và sau đó bảo đảm lưu trữ chứng từ

b Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán (phù hợp với đặc điểm của định

nghĩa)

- Hạch toán tài khoản kế toán là một trong những nội dung của chế độ kế toán do nhà nước (bộ tài chính) ban hành Trong đó quy định số lượng tài khoản, tên gọi tài khoản, kí hiệu tài khoản và phương pháp hạch toán trên tài khoản.

-Các doanh nghiệp nghiên cứu, vận dụng một cách phù hợp, đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ nội dung hạch toán của doanh nghiệp, cung cấp được các chỉ tiêu kinh tế, làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành

Có 78 tài khoản

Và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

Việc sử dụng bao nhiêu tài khoản tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp

- Hiện nay có bốn ngành, lĩnh vực có hệ thống tài khoản kế toán được bộ tài chính chấp thuận ví dụ như ngành xây dựng hàng không, bưu chính viễn thông, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp ở trong lĩnh vực riêng, sẽ áp dụng theo hệ thống tài khoản riêng

c Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách, kế toán :

(theo hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp)

theo chế độ kế toán hiện hành ,có bốn hình thức kế toán :

Hình thức nhật ký sổ cái: thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ ,ít nhân viên kế toán như : Tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp

Hình thức chứng từ ghi sổ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa

Hình thức nhật ký chứng từ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy

Việc nghi sổ kế toán phải trên cơ sở các trứng từ đã kiểm tra đảm bảo hợp lệ ,không được tẩy xoá, không được dùng các chất hoá học phủ lên số liệu trong sổ sách kế toán, mọi trường hợp ghi sai đều phải sửa chữa kịp thời ngay sau khi phát hiện, tuỳ theo trường hợp ghi sai mà áp dụng phương pháp chữa sổ thích hợp nhưng không được làm mất sổ “gốc”đã ghi sai

* Phương pháp ghi bổ sung :

Áp dụng trong trường hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sót nghiệp

vụ kế toán

-Người chữa sổ ghi bổ xung thêm một định khoản kế toán, số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số đúng với số sai, hoặc bằng số liệu đã ghi sót

* Phương pháp ghi số âm :

- Áp dụng trong trường hợp số sai lớn hơn số đúng hoặc ghi trùng nghiệp vụ kế toán

- Người chữa số ghi một định khoản kế toán như đã ghi số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai và số đúng - số đã ghi trùng và ghi bằng số âm

Quy ước kĩ thuật ghi số âm: số liệu:

+ Viết bằng mục đỏ

+ đóng khung

+ ghi trong ngoặc đơn

Ví dụ : doanh nghiệp nguyên vật liệu cho sản xuất 23 10—

Nợ MC 621.32

Có MC 152.32

Chữa Nợ MC 621.9

Có MC 152.9

* Phương pháp ghi đảo :

Áp dụng trong trường hợp ghi sai như ở phương pháp ghi số âm :theo phương pháp này, kế toán lập một định khoản ngược lại với định khoản đã ghi ; số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai với số đúng như

số đã ghi trùng

ví dụ : Nợ Mc 152:9

Có MC 621:9

* Phương pháp kết hợp giữa ghi số âm, ghi số đảo, với ghi số bổ sung:

Áp dụng trong từng trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trước hết dùng phương pháp ghi số âm như ghi đảo để xoá bỏ định khoản

đã ghi sai, sau đó bằng phương pháp ghi bổ sung để ghi định khoản đúng

d Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính :

Thực hiện nội dung này cần xác định những báo cáo tài chính phải lập, phân công người lập, kì lập báo cáo, nguồn số liệu để lập, thời hạn hoàn thành

theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, 4 báo cáo tài chính bắt buộc:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

e Xác định mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán :

Phù hợp với doanh nghiệp, phân công lao động kế toán hợp lý, phù hợp với khả năng, trình độ của từng nhân viên (8%)

Hiện nay, có ba mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán doanh nghiệp, mỗi một mô hình có một cách tổ chức công tác kế toán khác nhau;

ưu – nhược điểm khác nhau, thích hợp từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau Trong đó :

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung : Thích hợp với quy mô nhỏ

- Mô hình tổ chức kế toán phân tán thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn

- Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, áp dụng một trong hai mô hình trên đều không phù hợp

- Việc phân công lao động kế toán, phải trên cơ sở, khả năng và trình

độ của từng nhân viên, phải tạo ra sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, trong đó:

+ Kế toán trưởng không được đưa người nhà vào làm thủ kho, thủ quỹ

+ Nhân viên kế toán không được kiêm thủ kho, thủ quỹ

4 Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 78 doanh nghiệp:

Kế toán ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự phát triển của nền kinh kế và luôn luôn được xác định là một công cụ quan trọng trong quản lý kế toán doanh nghiệp, kế toán trưởng, nội dung và yêu cầu quản lý thay đổi, đòi hỏi kế toán phải phát triển và

hoàn thiện, chính sự phát triển và hoàn thiện của kế toán lại thúc đẩy kinh

1 Hạch toán chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ Để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641

TK 641- chi phí bán hàng được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, như chi phí bao gói, phân

Giá vốn hàng bán

Chi phí bánhàng

-loại, chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, hoa hồng cho đại lý bán hàng

Bên Nợ: chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có: các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ

TK 641 không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí sau:

- TK 6411 – chi phí nhân viên: Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương Các khoản tính theo quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế các nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ

- TK 6412 - chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên (giẻ lau, xà phòng ) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng

- TK 6413- chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí dùng cho dụng cụ cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng

-TK 6414- chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng (như nhà cửa, kho tàng, phương tiện,vận chuyển )

-TK 6415- chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng

-TK 6417 - chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài như sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu

-TK 6418- chi phí bằng tiền khác : là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận