101 Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty XNK cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (53tr)

101 Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty XNK cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (53tr)

lời nói đầu

Trong thời gian thực tập em đã đợc tìm hiểu về công tác kế toán của công ty,

em thấy công tác hạch toán kế toán là một công cụ sắc bén không thể thiếu đợc trong mỗi doanh nghiệp, trong hệ thống quản lý tài chính cũng nh trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế thị thờng có nhiều thành phần kinh tế, có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa Trong cơ chế thị thờng các nhà quản lý doanh nghiệp phải thờng xuyên quyết định những công việc phải làm nh thế nào, bằng cách nào và kết quả ra sao và điều này đợc thực hiện dựa trên những thông tin do kế toán cung cấp thu thập và xử lý, từ đó có quyết định, định hớng hợp lý trong hoạt động kinh doanh để từ đó có thể phát triển công ty Theo cơ chế này các đơn vị tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện hạch toán kinh doanh tự chủ về tài chính và tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật Hiệu quả của sản xuất kinh doanh quyết

định đến sự tồn tại và phát triển hay diệt vong của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp bớc vào thơng trờng dù ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào

đi chăng nữa thì mục tiêu cuối cùng đặt ra vẫn là lợi nhuận, yêu cầu sống còn của doanh nghiệp là làm sao gia tăng tỷ suất lợi nhuận, một trong những biện pháp hữu hiệu nhất là tiết kiệm đến mức có thể chi phí kinh doanh Đặc biệt với doanh nghiệp thơng mại thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nó có vai trò quan trọng và liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản

ánh lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nhiệm

vụ kinh doanh của mình Đây là bộ phận cấu thành nên giá bán hàng hoá và có quan hệ chặt chẽ với lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao

động xã hội hạ thấp chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận kinh

đơn vị cũng nh các chỉ tiêu tài chính khác Cạnh tranh bằng cách tiết kiệm chi phí kinh doanh là một cuộc cạnh tranh lành mạnh, nó không chỉ có ý nghĩa đối với doanh nghiệp mà xét trên phạm vi toàn xã hội nó góp phần tiết kiệm chi phí nâng cao chất lợng lao động xã hội.

Điều này hết sức phù hợp với đạo lý tiết kiệm từ ngàn xa của nhân dân ta

"Buôn tàu bán bè không bằng ăn rè hà tiện" thế nhng vấn đề đặt ra là làm thế nào

để tiết kiệm đợc chi phí? đây là nỗi trăn trở không của riêng ai và công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt VIRASIMEX cũng không phải là một ngoại lệ

Qua quá trình thực tập ở đây em đã nhận thức đợc phần nào nỗi trăn trở này,

do vậy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản

lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật t thiết bị đờng sắt" để

làm chuyên đề tốt nghiệp

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần chính.

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí

quản lý doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý

doanh nghiệp của công ty vận tải Biển Đụng

Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác chi phí

bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty vận tải Biển Đông

Trong quá trình thực tập mặc dù đã đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy cô và

sự giúp đỡ nhiệt tình của công ty đặc biệt là phòng tài chính kế toán nhng do thời gian thực tập và trình độ có hạn nên báo cáo của em cũng không tránh khỏi sai sót

em mong có sự góp ý và thông cảm của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Học sinh thực hiện Thành Thị Diễm Phúc

Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán

chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

trong doanh nghiệp vận tải

I Khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao

động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định Chi phí bán hàng đợc bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và là 1 bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

2 Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:

Là chi phí biểu hiện bằng tiền của các hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện công tác quản lý bao gồm, quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý khác Xét về mặt bản chất đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách bình thờng

Đây là chi phí tơng đối ổn định

II Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

1 Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế.

1.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định.

Các tài sản cố định phục vụ cho mục đích kinh doanh tất nhiên phải bị hao

nghiệp Khấu hao đợc biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi đợc trong doanh thu bán hàng hoá sản phẩm dịch vụ.

1.2 Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì)

Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá trình dự trữ, những chi phí về cải tiến kỹ thuật, bảo quản hàng hoá những khoản chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc đóng gói hàng hoá để đảm bảo chất lợng hàng hoá ra cũng đợc tính vào chi phí này

1.3 Chi phí phân công.

Bao gồm các khoản tiền công và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định với số tiền…lơng phát sinh

1.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài.

Là những chi phí về tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, tiền điện báo, thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp

1.5 Chi phí bằng tiền khác.

Là những chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý nh: Phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền quảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vẫn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải trả

*ý nghĩa:

Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu đợc tầm quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá trong lu thông từ đó cho thấy những chi phí cần thiết nhng phải trong mức độ cho phép

2 Phân loại theo công dụng kinh tế.

Theo cách phân loại này chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chia thành các khoản mục sau

1.3 Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ đồ dùng.

Dụng cụ đồ dùng là những t liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định nh: Cân ở quầy hàng, máy tính thớc đo chi…phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và bảo quản doanh nghiệp việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng vào chi phí bán hàng và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại

- Nếu suất dùng với số lợng ít, giá trị thấp có thể phân bổ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Khi bán hàng nếu có phế liệu thu hồi bán phế liệu hoặc các khoản quá nhiều thì đợc ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nếu xuất nhiều một lần với số lợng nhiều, giá trị cao cần phải đa vào tài khoản "chi phí trả trớc" và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh

để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột ngột biến ảnh hởng lớn giá

1.4 Chi phí vận chuyển.

Bao gồm hao phí về lao động sống và lao động vật hoá (công cụ lao động, phơng tiện, tiền cớc phí vận chuyển thuê ngoài nhằm đa hàng hoá từ lĩnh tiện vận chuyển) và lao động sống nh (trả lơng cho lái xe, công nhân khuân vác ) hoặc từ…lĩnh vực sản xuất đến tiêu dùng, cớc phí trả cho chủ phơng tiện thuê hoặc cớc phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phơng tiện vận chuyển của đơn vị mình Các khoản chi phí bốc dỡ, khuân vác hàng hoá trong quá trình vận chuyển cũng đợc tính vào chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.5 Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng.

Là giá trị hàng hoá bị hao hụt trong quá trình tiêu thụ, chỉ đợc hạch toán vào chi phí bán hàng chi phí hao hụt định mức

1.6 Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu.

Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị cá nhân bán hàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty

kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí.

3 Phân loại theo cách ứng xử (hay theo mối quan hệ với mức tiêu thụ)

Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng nh ngời quản lý có quy định phù hợp, theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc chia ra thành 2 loại

1.1 Chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi)

Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu

Các chi phí này tăng lên theo sản lợng hàng hoá tiêu thụ của doanh nghiệp

và giảm đi nếu sản lợng tăng lên theo sản lợng hàng hoá giảm, chẳng hạn nh chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói

1.2 Chi phí bất biến (địnhphí hay chi phí cố định):

Là những chi phí ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu chi phí bất biến đợc coi là những chi phí biến đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phơng tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất

Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ

đã đạt đợc xác định thì dự đoán đợc các chi phí cần thiết để đạt đợc mức lãi mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh có nghĩa là chi phí bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với ý nghĩa to lớn nh vậy kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng

có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng

Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng kế toán chỉ ghi tập hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi, vì vậy cần phải phân chia chi phí thành các mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại khác vẫn có thể tổng hợp đợc từ số liệu kế toán.

Nói tóm lại: Trong lý luận cũng nh trong thực tế còn có nhiều cách phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy nhiên tùy từng điều kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau Nhng việc vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất

III Yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong thực tế chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn

đến lợi nhuận giảm do đó mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp

lý, nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo văn minh thơng nghiệp Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các

định mức chi phí với dự toán yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc lợi nhuận

1 Yêu cầu về quản lý.

Chi phí có vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp Chính vì vậy các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải đợc thu thập, kiểm tra, giám sát Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc nhiều lợi nhuận Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đợc thuận tiện và có thể

đa ra những quyết định kịp thời, cần thiết, còn việc quản lý các khoản mục chi phí

cụ thể giúp ngời quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục từng yếu tố cũng nh từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra đợc các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý.

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm nh những khoản chi phí phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho ) đ… ợc theo dõi và kế toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa học đối với từng khoản chi phí Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ

2 ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cụ thể đợc thể hiện qua các mặt nh sau:

Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình Trong nền kinh tế thị thờng hiện nay việc cạnh tranh diễn ra gay gắt quyết liệt vì thế giá cả có ý nghĩa vô cùng quan trọng cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc kế toán phấn đấu giảm chi phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, ngoài

ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát đợc hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh hiện tợng làm tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh ngoài ra còn đợc dùng

để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh để từ

đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đa ra quyết định quản lý thích hợp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển

IV Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kinh doanh tự chủ nh hiện nay kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể cung cấp một cách thờng xuyên và liên tục có hệ thống toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp, với chức năng cung cấp thông tin chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tợng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc

tính toán và xác định kết quả kinh doanh Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng

và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kinh tế tài chính và kinh tế quản trị

1 Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh Số liệu đợc hình thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra

2 Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tài chính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã đợc hình thành bởi kế toán tài chính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt

động kinh tế

Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mối quan

hệ mật thiết với nhau, trớc hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể hoàn

chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng nh nội bộ của doanh nghiệp.

Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất

Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toán tài chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp

3 Kế toán chi phí bán hàng

a Tài khoản sử dụng:

TK 641 "chi phí bán hàng"

Kết cấu của TK 641 nh sau:

Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh

Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ

Tài khoản 641 không có số d cuối kỳ

Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II

- Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng

- Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì

- Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng

- Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định

- Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản

- Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài

- Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác

kÕ ho¹ch (4)

Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c

TK 133

4 KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp.

a Tµi kho¶n sö dông: TK 642 "chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp"

+ KÕt cÊu cña tµi kho¶n 642

Bªn nî: tËp hîp toµn bé chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp thùc tÕ ph¸t sinh.Bªn cã: c¸c kho¶n ghi gi¶m chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp

- KÕt chuyÓn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp trong kú

TK 642 kh«ng cã sè d cuèi kú

(1)

(2)(3)

(6)

(5)

+ TK 642 cã 8 tµi kho¶n cÊp 2.

TK 642(1): chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý

TK 642(2): chi phÝ vËt liÖu qu¶n lý

Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp

5 Phơng pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiều thụ trong kỳ đợc căn cứ vào mức độ phát sinh chi phí, vào doang thu bán hàng, vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Trờng hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc cha có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK142(2) số chi phí này sẽ đợc kết chuyển trừ vào thu nhập ( một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu)

6 Phơng pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng đợc kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh Trờng hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuất kinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tơng ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì đợc phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ

Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cần phân bổ chi phí bán hàng và hàng tồn kho trong trờng hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ nh: chi phí bảo quản chi phí chọn lọc

đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá

Phần 2 Phân tích công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty vận tải Biển Đông

Ch

ơng 1 : Giới thiệu chung về tình hình của Công ty vận tải

Biển Đông

1 Giới Thiệu Khái Quát Về Công Ty

Giới thiệu chung về công ty:

1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Vận Tải Biển Đông, tên tiếng Anh là Bien Dong Shipping Company, tên giao dịch là BISCO, là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập vào năm 1995 thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam

Từ khi thành lập đến nay, Công ty hoàn thành kế hoạch đợc giao, hoạt động kinh doanh luôn có hiệu quả cao.Công ty cũng tạo công ăn việc làm cho hơn 200 lao động với mức thu nhập bình quân trên đầu ngời một tháng khoảng 2,2 triệu cao hơn mức thu nhập bình quân ngoàI xă hội Năm nào công ty cũng nhận bằng khen của Tổng Công Ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam và Bộ Giao Thông Vận Tải

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.1 Chức năng

Vận tải bằng tàu hàng rời, hàng khô trong nớc và quốc tế

Vận chuyển cẩu lắp, bốc xếp hàng siêu trờng, siêu trọng bằng các thiết bị chuyên

dụng

- Vận chuyển dầu sản phẩm trong nớc và quốc tế

- Khai thác tàu Container, mở chuyến chạy trực tiếp nội địa, quốc tế

1.2.2 Các dịch vụ cung cấp

- Khai thác đội xe vận tải Container bằng đờng bộ

- Tổ chức dịch vụ giao nhận vận tải Container từ kho đến kho và vận tải

đa phơng thức qua các phơng thức đờng sắt, đờng bộ

- Đại lý cho các hãng tàu Container nớc ngoài

- Kinh doanh kho bãi và các dịch vụ quanh kho bãi

- Dịch vụ vận tải quốc tế

1.3 Cơ cấu tổ chứcbộ máy quản lý

Hiện nay, Công ty có hơn 100 nhân viên trong đó có 50 nhân viên làm việc chính thức Số nhân viên có trình độ trên Đại học là 2 ngời, còn lại toàn bộ là Đại học và Sĩ quan chuyên ngành Hàng Hải

1.3.1 Các bộ phận trong Công ty

- Văn phòng Phòng Tài chính kế toán

Chi Nhánh Hồ Chí Minh Phòng Nhân sự lao động –tiềnlơng

Đại diện Hải Phòng Đội tàu

Phòng Kế hoạch khai thác Phòng Kỹ thuật vật t

Phòng Vận tải Container

1.3.2 Mô hình tổ chức của Công ty

Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng Theo cơ cấu này mọi hoạt động kinh doanh của các đơn vị đều đợc sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc Công ty, đối với các vấn đề cơ bản đợc sự chỉ đạo thông qua các phòng chức năng trong Công ty Theo quy định của Công ty, các bộ phận

sẽ tổng hợp tình hình hoạt động theo từng quý báo cáo lại với các Ban Giám Đốc của Công ty

Đối với các đại diện và chi nhánh của Công ty việc hạch toán phụ thuộc vào Công ty thông qua phòng Tài chính- Kế toán.

tiền lư

ơng

Phòng

Kế hoạch khai thác

Phòng

Kỹ thuật vật tư

Phòng vận tải Container

Phòng Tài chính kế toán

Chi nhánh

Tp Hồ Chí Minh

Đại diệnHải Phòng

Đội tàu

- Theo dõi tăng giảm quân số lao động, lập báo cáo về lao động tiền lơng theo quy định của Nhà nớc và của Tổng Công ty.

- Nghiên cứu thị trờng, khai thác nguồn hàng, xây dựng các phơng án liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nớc nhằm phục vụ mục đích mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh

Công tác khai thác

- Nghiên cứu tìm hiểu các đối tác là chủ phơng tiện vận tải thuỷ, bộ, các chủ hàng trong và ngoài nớc, nắm bắt các đối tác có nhu cầu đại lý, marketing

để có đợc hợp đồng đại lý với Công ty

- Triển khai thực hiện các nội dung hợp đồng đại lý đã ký với các đối tác, đảm bảo về chất lợng, uy tín đối với khách hàng

- Thực hiện công tác Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu (P&I)

và Bảo hiểm tai nạn thuyền viên nhanh chóng kịp thời, giảm thiểu mọi chi phí và tổn thất

d Phòng Kỹ thuật vật t :

- Theo dõi tình hình kỹ thuật của đội tàu đảm bảo cho quá trình vận chuyển hàng hoá, đảm bảo đúng thời gian tàu đi và đến Làm thủ tục đăng kiểm cho các loại phơng tiện

- Theo dõi, quản lý đầy đủ các thủ tục, hồ sơ, giấy phép hoạt động của tàu, quản lý đầy đủ hồ sơ nhật ký chạy tàu, hồ sơ bão dỡng sửa chữa và các hồ sơ liên quan, bảo đảm chính xác chặt chẽ

e Phòng Vận tải Container :

Phòng có 10 nhân viên, các nhân viên làm công việc theo dõi các nguồn hàng xuất, nhập, Marketing, vận tải hàng đi và đến bằng Container

- Phân tích tình hình thị trờng, khả năng thực hiện để làm cơ sở lập kế hoạch kinh doanh và đồng thời đi đôi với việc kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện để đề ra các biện pháp nhằm bảo vệ thị phần, mở rộng thị trờng, tăng cứoc khối lợng vận chuyển, nâng cao chất lợng sản phẩm

- Thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích thông tin để cung cấp cho lãnh đạo cấp trên xây dựng chiến lợc về giá cả và định hớng kinh doanh.Điều tiết cơ cấu hàng hoá, cơ cấu luồng hàng, giá cớc, đảm bảo tận dụng tối đa sức chở tàu

f Phòng Tài chính kế toán :

- Luân chuyển tiền tệ đảm bảo theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phù hợp với chế độ chính sách cuả Nhà nớc về tài chính

và kế toán

- Huy động vốn cho sản xuất và đầu t khi có yêu cầu của Giám đốc

- Thanh toán với các tàu, công nhân viên chức và khách hàng trong và ngoài Công ty, thanh quyết toán với ngân sách Nhà nớc về các khoản phải thu và phải nộp

h Đại diện Hải Phòng và chi nhánh Hồ Chí Minh :

- Giúp Giám đốc tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trờng

- Tổ chức thực hiện các hợp đồng với khách hàng do Công ty giao, Đại

lý tàu biển và môi giới hàng hoá, vận tải hàng hoá bằng đờng bộ, đờng biển, tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng Container từ kho đến kho

1.4 Môi trờng kinh doanh của Công ty:

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, các doanh nghiệp phải cạnh tranh với nhau rất gay gắt để có thể tồn tại và đứng vững trên trờng Do vậy, các doanh nghiệp cần có những chính sách sử dụng nguồn tài nguyên phù hợp với thực tế của doanh nghiệp và có những kế sách riêng đối với tứng đối thủ cạnh tranh

1.4.1 Khách hàng

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đang xuất khẩu hàng hoá của mình ra nứoc ngoài, vì vậy khách hàng chính của Công ty là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ Ngoài ra, khách hàng của Công ty còn là những nhà Công ty nớc ngoài thuê Công ty làm ngời Đại lý hay môi giới và vận chuyển hàng hoá từ Việt Nam đi nớc ngoài và ngợc lại

1.4.2 Đối thủ cạnh tranh

Trong nớc, Công ty đang phải cạnh tranh với các đối thủ về thời gian thuê tàu chuyến vận tải hàng trong nớc các tuyến Hải Phòng- Hồ Chí Minh ngợc lại và

đến các cảng khác nh:

- Công ty vận tải Biển Đông Long

- Công ty TNHH vận tải biển Tài Chính

- Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam

- Công ty TNHH vận tải biển Sông Cấm

Không chỉ có các đối thủ cạnh tranh trong nớc, công ty còn có các đối thủ cạnh tranh nứớc ngoài tronh lĩnh vực vận tải biển Hơn nữa, Công ty còn nhận làm

đại lý cho các công ty vận tải nứoc ngoài, các đối thủ cạnh tranh nớc ngoài của Công ty là những công ty liên doanh nh:

- VinaFco Shipping Company

- Germantrans & Germandept

- P&O Nedlloyd và Công ty đại lý P&O Vitranschart

Về vốn: Công ty có mối quan hệ thân thiết với Ngân Hàng Ngoại Thơng, nơi

mà thờng xuyên diễn ra giao dịch giữa Công ty và các Chủ hàng Ngoài ra Công ty còn có những mối quan hệ với:

- Cảng vụ: Đà Nẵng, Hải Phòng, Hồ Chí Minh

Việc cung cấp nhiên liệu cho đội tàu hoạt động là rất cần thiết, Công ty

thờng xuyên quan hệ với Công Ty Hoá Dầu Khu vực 3 Bên cạnh đó, do Công ty

hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển nên không thể kiểm soát tình hình hàng hoá,

để có thể kiểm soát và bảo đảm tính ổn định cho hàng hoá và tài sản của mình, Công ty đã có biện pháp mua bảo hiểm cho các tàu không những bảo hiểm P&I và thân tàu mà Công ty mua toàn bộ bảo hiểm cho tất cả các thuyền viên nhằm kiếm soát đợc tính mạng và tài sản con ngừơi,Công ty đã mua Bảo hiểm cho hang hoá

và tàu thuyền với những hãng bảo hiểm uy tín nh: Công ty Bảo hiểm Việt Nam và Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex-PJICO

1.4.4 Nguồn lực của Công ty

Với việc hoạt dộng vận tải quốc tế, Công ty đã trang bị cho mình một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc Công ty cũng trang bị cho mình một hệ thống thông tin hiện đại để có thể khai thác thị tr-ờng và nắm bắt sự thay đổi trên thị trờng một cách nhanh chóng

Công ty có mối quan hệ tốt với khách hàng, các nhà cung cấp nên việc giao

dịch tiền tệ diễn ra rất nhanh chóng giúp cho Công ty có khả năng quay vòng vốn nhanh, hầu nh không bị ứ đọng

Bảng so sánh kế hoạch - thực tế về vốn năm 2004- 2005

Tổng Số 235049 651680 949713 318% 104% Vốn cố định 20, 456 27, 230 35, 451 24, 85% 30, 19% Vốn vay thơng mại 29, 300 35, 005 300, 000 119% 857% Vốn đầu t của các doanh nghiệp 37, 431 43, 739 307, 000 117% 702% Vốn đầu t phát triển 147, 862 545, 706 307, 262 369% 56%

- Vốn trong nớc 71, 682 146, 922 83, 144 205% 57%

- Vốn nớc ngoài 76, 810 398, 784 224, 118 523% 56%

Theo báo cáo của Phòng kế hoạch và khai thác, Phòng Kế toán - Tài chính

Bên cạnh đó Công ty còn phát triển thêm mạng lới dịch vụ giao nhận hàng

và làm đại lý cho các hãng tàu nớc ngoài để tăng uy tín và doanh thu cho Công ty

Tuy nhiên Công ty cũng phải cạnh tranh với các Công ty vận tải khác không thuộc Tổng Công Ty

Ngoài ra, Công ty có một xí nghiệp chuyên sản xuất vỏ Container để giúp cho việc chuyên chở hàng bằng Container và thực hiện việc cho các chủ hàng thuê

vỏ Container để đóng gói hàng để tăng thêm doanh thu dới sự đồng ý và hỗ trợ của Tổng Công Ty Công Nghiệp Tàu Thuỷ Việt Nam

2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty

Trong thời gian vừa qua, nhu cầu vận tải hàng hóa trong nớc từ Bắc vào Nam vẫn cao và nhu cầu hàng hoá từ Nam ra Bắc tăng đột biến Đồng thời, lợng hàng hoá của Việt Nam xuất sang các nứơc khác ngày càng nhiều, điều đó cho ta thấy hoạt động TMQT đang diễn ra hết sức sôi động và đòi hỏi sự đáp úng nhanh chóng trong lĩnh vực vận tải đặc biệt là tronglĩnh vực vận tải biển nh hiện nay.Công ty luôn khai thác các mặt hàng nh: hàng rời và hàng Container, vận chuyển những hàng rời trong nớc và hàng Container ra nớc ngoài Ngoài ra, Công ty cũng hoạt động trong vai trò là đại lý thuê tàu cho các doanh nghiệp nớc ngoài, vừa là ngời giao nhận hàng hóa, vừa là chủ phơng tiện vận tải

Thị trờng vận tải trong những năm vừa qua thay đổi thất thờng, tuy nhiên

điều đó cũng ảnh hởng không lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Theo báo cáo kết quả trong những năm gần đây Công ty luôn hoàn thành vợt mức

kế hoạch để ra Kết quả kinh doanh của Công ty đợc thể hiện qua bảng sau:

Bảng Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Nội dung 2002Năm 2003Năm 2004Năm Năm2005Sản lợng hàng vận chuyển: 104.000 108.700 302.500 350.000

Theo nguồn:"Báo cáo kết quả hoạt động các năm của Công ty”

Công ty Vận Tải Biển Đông là một đơn vị chuyên về lĩnh vực vận tải bằng

đờng biển, vì vậy việc thực hiên việc vận chuyển hàng hoá trong nớc và nớc ngoài phụ thuộc vào các yếu tố nh: tình hình phát triển kinh tế của đất nớc, nguồn hàng hoá vận chuyển trong nớc và nớc ngoài

Trong những năm gần đây, thực hiện chính sách mở cửa hội nhập và phát triển nền kinh tế của Chính Phủ đã tạo điều kiện thuận lợi và là cơ hội cho Công ty phát triển Việt Nam là thành viên của ASEAN và sắp đến là thành viên của AFTA, Việt Nam cũng đã và đang chuẩn bị cho mình để gia nhập vào WTO, đó là những cơ hội cho hàng hoá cuả nớc ta thâm nhập vào thị trờng các nớc trong khối

hàng hoá phát triển đặc biệt là vận tải đờng biển đã làm cho tình hình kinh doanh của Công ty cũng ảnh hởng theo.

Hàng năm, Công ty đều chấp hành nghiêm chỉnh nộp ngân sách đầy đủ, đã

đợc Tổng Công Ty đánh giá tốt và đợc chọn là đơn vị biểu mẫu Thực hiện tốt các chế độ tài chính – kế toán, quản lý tốt tài sản và tiền vốn

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh với quy mô tơng đối lớn, địa bàn hoạt động khắp cả nớc, để điều hành có với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty vè các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa công ty, phơng tiện

đi lại liên lạc còn hạn chế, hình thức này đảm bảo công tác kế toán đợc đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ, theo hình thức này kế toán thực hện việc hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi lên, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo có tài khoản tại Ngân hàng Bộ máy quản lý của chi nhánh đặt dới sự chỉ đạo của ban giám đốc

Các chi nhánh và đại diện sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty có những phòng kế toán riêng đợc quyến hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo kết quả

để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu thực tiễn mà bộ máy kế toán ở công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty

26

Kế toỏn trưởng

Kế toỏn vốn bằng

Kế toỏn cỏc khoản

Thủ quỹ

và giỏ

Kế toỏn TSCĐ

* Kế toán tiền lương:

+Tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận, từng tàu

+ Tính và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương

+ Lập các báo cáo về lao động và tiền lương

+ Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động Từ đó đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động

* Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):

+ Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ

+ Theo dõi chi tiết các thiết bị, hiện trạng TSCĐ, sửa chữa lớn, mua sắm thiết bị tài sản

+ Vào sổ sách các nghiệp vụ có liên quan

+ Đối chiếu với các đơn vị và các thành viên kế toán có liên quan về các nghiệp vụ kinh tế có phát sinh TSCĐ, báo cáo số liệu tổng hợp cho kế toán trưởng.

* Kế toán chi phí và giá thành:

+ Tập hợp các chi phí về nhân lực về các khoản cần cho một quá trình vận chuyển (Khấu hao thuyền, xăng, dầu )

+ Tính giá thành cho từng tuyến vận chuyển, từng khối lượng hàng hoá vận chuyển

* Kế toán vốn bằng tiền:

+ Theo dõi sự tăng giảm của tiền cả trong quỹ và ngân hàng

+ Thanh toán các khoản chi bằng tiền của công ty: thanh toán nội bộ theo các quy định của nhà nước và quy chế của Công ty như tiền lương, chi phí hành chính, BHXH

+ Lập chứng từ thu chi tài chính, lên sổ sách kế toán và đối chiếu với quĩ.+ Thông báo các khoản tiền thanh toán qua ngân hàng mà khách hàng chuyển trả về hàng hoá dịch vụ vận chuyển

+ Lập các báo cáo về lưu chuyển tiền tệ, về tình hình sử dụng vốn bằng tiền

* Kế toán các khoản vay và đầu tư:

+ Thanh tra các khoản tiền do bộ phận yêu cầu bằng các chứng từ gốc thông qua các kế toán chuyên quản kiểm tra, đã được lãnh đạo phê duyệt

+ Cập nhật giấy báo nợ, báo có, lên số dư hàng ngày, báo cáo kế toán trưởng và lên chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Kế toán thanh toán: Thanh toán các khoản vay đến hạn thanh toán với ngân hàng, thanh toán các khoản phải trả về lãi suất hàng tháng

+ Lên kế hoạch và tính toán các khoản thu được từ đầu tư

* Thủ quỹ:

+ Quản lý tiền mặt, kiểm tra tính pháp lý của chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt trước khi thực hiện thu hoặc chi.

+ Lên báo cáo quỹ hàng ngày, đối chiếu với sổ tiền mặt và báo cáo số liệu tổng hợp cuối ngày cho phó phòng phụ trách tài chính và kế toán trưởng

3.1 H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty

Doanh nghiệp sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ Với hình thức này mọi nghiệp vụ phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ, trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Việc ghi sổ kế toán được ghi theo thứ tự thời gian tách rời nội dung kinh tế, nên nó phù hợp với tình hình thực tế, quy mô, mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Trong đó hệ thống

sổ bao gồm:

+ Sổ tổng hợp

+ Sổ chi tiết các tài khoản : TK 111, TK 112,TK 113, TK 131, TK 138,

TK 141,TK 338(8), TK 338(3382, 3383, 3384), TK333 (1), TK334, TK336, TK431, TK511,TK621,TK627(4), TK642…

+ Bảng cân đối các tài khoản

* Trình tự ghi sổ:

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ quỹ và các sổ chi tiết có liên quan

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ

sau đó chứng từ ghi sổ được đối chiếu ghi vào đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái các chứng

từ có liên quan

+ Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết