LỜI MỞ DẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH INR EXPRESS 1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty 3 1.11 khaí quát về công ty 3 1.12 Quá trình phát triển 4 1.13 Chức năng – quyền hạn 5 1.14 Mục đích và lĩnh vực hoạt động 7 1.2 Cơ cấu ổ chức và quản lý của INTER EXPRESS 9 1.21 Bộ máy tổ chức 9 1.22 Cơ cấu tổ chức 9 1.23 Chức năng – nhiệm vụ phòng ban 10 1.3 Nguyên tắc kinh doanh của Công ty 12 1.31 Đối với khách hang 12 1.32 Đối với nhân viên 13 1.4 Tình hình hoạt động của công ty 13 1.5 Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY LOGISTICS 2.1 Giới thiệu về giao nhận và dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 17 2.11 dịch vụ logistics là gì? 17 2.12 Khái niện chung về giao nhận hàng 17 2.13 Giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 21 2.2 Trình tự tiến hành giao nhận hàng XNK hàng hóa bằng đường biển 25 2.21 Trình từ tiến hành giao hàng xuất khẩu 25 2.211 Đối với hàng xuất không phải lưu kho, bãi tại cảng 25 2.212 Đối với hàng xuất phải lưu kho, bãi tại cảng 27 2.213 Đối với hàng xuất đóng trong container 29 2.22 Trình tự tiến hành nhận hàng nhập khẩu 30 2.221 Đối với hàng phải lưu kho, bãi tại cảng 30 2.222 Đối với hàng nhập không lưu kho, bãi cảng 31 2.223 Đối với hàng nhập đóng trong container 33 2.3 Lợi ích của dịch vụ logistics đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẦN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH INTER EXPRESS 3.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ. 36 3.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hang 36 3.3 Nhận lệnh giao hàng 37 3.4 Thủ tục HQ nhận hàng nhập khẩu 38 3.41 Lên tờ khai 38 3.42 Hướng dẫn khai báo TKHQ2002NK 38 3.43 Sắp sếp và kiểm tra bộ chứng từ 41 3.5Quy trình thủ tục HQ đối với hàng NK bằng đường biển tại Cảng Cát Lái 3.51 Đăng ký tờ TKHQ2002NK 42 3.52 Kiểm tra chi tiết hồ và xác định tính thuế 44 3.53 Kiểm hóa 45 3.54 Trả tờ khai 46 3.6 Trình tự nhận hàng và thanh lý cổng 47 3.61 Đối với hàng nhập nguyên container 47 3.62 Đối với hàng nhập là hàng lẻ 48 3.63 Thanh lý cổng 48 3.7 Giao hàng , quyết toán và hoàn trả bộ chứng từ cho khách hàng 49 3.71 Giao hang 49 3.72 Quyết toán và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng. 49 CHƯƠNG 4 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK TẠI CÔNG TY TNHH ENTER EXPRESS 4.1 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty 50 4.11 Diểm mạnh 50 4.12 Diểm yếu 50 4.13 Cơ hội 51 4.14 Nguy cơ 52 4.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH ENTER EXPRESS 52 4.21Giải pháp về nguồn lực của công ty 52 4.22Giải pháp về chiến lược và phương thức kinh doanh của Công ty 53 4.23Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh 54 4.24Giải pháp thu hút khách hang 55 4.3 Một số kiến nghị 55 4.31 Đối với HQ 55 4.32 Dối với nhà nước 56
Ở GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ Khoa Thương Mại Du Lịch Đề tài: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH INTER EXPRESS Giảng viên hướng dẫn Th.s TRẦN HỮU DŨNG NIÊN KHÓA 2007 – 2010 Sinh viên thực tập TRẦN TRUNG KIÊN Lớp : CXN3/2 Khóa : 03 Hệ : Chính Quy LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin Kính gởi đến Ban Giám Hiệu nhà trường Cao Đẳng Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh và Quý Thầy Cô Khoa Thương Mại Du Lịch lời cám ơn chân thành nhất về sự nghiệp giảng dạy và truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho chúng em trong thời gian qua Bài báo cáo này được hoàn thành một cách tốt nhất là nhờ vào sự hướng hẫn của Thầy Trần Hữu Dũng, Thầy đã sửa chữa và đóng góp ý kiến giúp em khắc phục những sai sót để hoàn thiện hơn bài báo cáo này Qua đây, em cũng xin Cám ơn đến Giám Đốc Công ty Dịch Vụ TNHH INTER EXPRESS, cùng các Anh Chị Phòng Giao nhận đã tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập, đào tạo điều kiện cho em được tiếp xúc với thực tế và đã truyền đạt cho em những kinh nghiệm mà các anh đã làm trong việc giao nhận.Giúp em thực hiện tốt bài báo cáo này cũng như tránh những bở ngỡ trước khi em bước vào công việc của mình sau ngày tốt nghiệp ra trường Xin nhận nơi em lời cám ơn chân thành nhất Sau cùng, kính chúc Ban Giám Đốc Công Ty và các Anh Chị phòng giao nhận cùng với toàn thể Quý Thầy Cô Trường Cao Đẳng Kinh Tế TP Hồ Chí Minh lời chúc sức khỏe ngày càng thành công với công việc và sự nghiệp giảng dạy của mình Nhưng trong quá trình thực tập và làm báo cáo còn nhiều thiếu xót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy Cô và Ban lãnh đạo Công ty để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn Xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………… Ký tên TP.HCM ngày… tháng … năm 2010 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Ký tên Tp.HCM ngày … tháng …… Năm 2010 MỤC LỤC - LỜI CẢM ƠN - NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP - NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN LỜI MỞ DẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH INR EXPRESS 1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty 3 1.11 khaí quát về công ty .3 1.12 Quá trình phát triển 4 1.13 Chức năng – quyền hạn 5 1.14 Mục đích và lĩnh vực hoạt động 7 1.2 Cơ cấu ổ chức và quản lý của INTER EXPRESS .9 1.21 Bộ máy tổ chức .9 1.22 Cơ cấu tổ chức 9 1.23 Chức năng – nhiệm vụ phòng ban 10 1.3 Nguyên tắc kinh doanh của Công ty 12 1.31 Đối với khách hang 12 1.32 Đối với nhân viên 13 1.4 Tình hình hoạt động của công ty 13 1.5 Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY LOGISTICS 2.1 Giới thiệu về giao nhận và dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 17 2.11 dịch vụ logistics là gì? .17 2.12 Khái niện chung về giao nhận hàng 17 2.13 Giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển 21 2.2 Trình tự tiến hành giao nhận hàng XNK hàng hóa bằng đường biển 25 2.21 Trình từ tiến hành giao hàng xuất khẩu 25 2.211 Đối với hàng xuất không phải lưu kho, bãi tại cảng 25 2.212 Đối với hàng xuất phải lưu kho, bãi tại cảng .27 2.213 Đối với hàng xuất đóng trong container .29 2.22 Trình tự tiến hành nhận hàng nhập khẩu 30 2.221 Đối với hàng phải lưu kho, bãi tại cảng 30 2.222 Đối với hàng nhập không lưu kho, bãi cảng 31 2.223 Đối với hàng nhập đóng trong container 33 2.3 Lợi ích của dịch vụ logistics đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẦN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH INTER EXPRESS 3.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ 36 3.2 Tiếp nhận hồ sơ khách hang 36 3.3 Nhận lệnh giao hàng 37 3.4 Thủ tục HQ nhận hàng nhập khẩu 38 3.41 Lên tờ khai .38 3.42 Hướng dẫn khai báo TKHQ/2002-NK 38 3.43 Sắp sếp và kiểm tra bộ chứng từ 41 3.5Quy trình thủ tục HQ đối với hàng NK bằng đường biển tại Cảng Cát Lái 3.51 Đăng ký tờ TKHQ/2002-NK 42 3.52 Kiểm tra chi tiết hồ và xác định tính thuế 44 3.53 Kiểm hóa 45 3.54 Trả tờ khai 46 3.6 Trình tự nhận hàng và thanh lý cổng 47 3.61 Đối với hàng nhập nguyên container .47 3.62 Đối với hàng nhập là hàng lẻ 48 3.63 Thanh lý cổng 48 3.7 Giao hàng , quyết toán và hoàn trả bộ chứng từ cho khách hàng 49 3.71 Giao hang 49 3.72 Quyết toán và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng .49 CHƯƠNG 4 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK TẠI CÔNG TY TNHH ENTER EXPRESS 4.1 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty .50 4.11 Diểm mạnh .50 4.12 Diểm yếu 50 4.13 Cơ hội .51 4.14 Nguy cơ 52 4.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH ENTER EXPRESS 52 4.21Giải pháp về nguồn lực của công ty 52 4.22Giải pháp về chiến lược và phương thức kinh doanh của Công ty 53 4.23Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh 54 4.24Giải pháp thu hút khách hang 55 4.3 Một số kiến nghị 55 4.31 Đối với HQ 55 4.32 Dối với nhà nước .56 Một vài ký hiệu và chữ viết tắt TNHH TM DV XNK WTO Từ viết tắt Tiếng anh World trade organization Tiếng việt Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Tổ chức Thương mại thế CIF Cost, Isurance and Freight giới Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí DDU P/L Delive unpaid Packing List Bảng khai đóng gói hàng C/O certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ B/L T/T I/L D/O LTD Bill of Lading Telegraphic tranfer inport Licence Delive order Limited (Vận đơn đường biển) Chuyển iền bằng điện Giấy phép nhập khẩu Lệnh giao hàng Trách nhiệm hữu hạn -Cùng với xu hướng phát triển của đất nước, nền kinh tế ngày càng chuyển mình và có bước đột phá đáng ghi nhận đó là sự góp phần của nhiều thành phần kinh tế tạo nên một sự phát triển đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Trong bối cảnh đó, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp càng trở nên gây gắt hơn, khi họ không chỉ tồn tại mà phải đem lại lợi nhuận mà còn phải tạo dựng thương hiệu và bảo vệ uy tín để bảo vệ vị thế của mình trên thương trường Đối với một nước đang phát triển với rất nhiều tiềm năng và cơ hội đang được khai thác như Việt Nam, bên cạnh sự sản xuất đang một ngày lớn mạnh và sự phát triển đầy mới mẻ của các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực dịch vụ Trong các loại dịch vụ được các nhà đầu tư và các doanh nghiệp quan tâm là loại hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Trong những năm gần đây với xu thế mở cửa hội nhập thị trường thế giới Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và giao nhận phát triển và ra đời nhiều như lúc này Vì thế, để khẳng định chất lượng phục vụ của mình là một yêu cầu sống còn cho các công ty trong lĩnh vực giao nhận được đặt ra cho các nhà lãnh đạo để đưa ra các chiến lược phát triển lâu dài cho công ty để có thể cạnh tranh Cạnh tranh với các đối thủ trong ngành, tạo sự tin tưởng cho khách hàng với phương trâm giá cả dịch vụ thấp và chất lượng dịch vụ nhanh , tốt bằng hoặc hơn đối thủ cạnh tranh Với những kiến thức có được từ các môn học về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu,…với những kiến thức đã học và sự tìm hiểu trong lĩnh vực này, em quyết định chọn đề tài: “GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ” làm đề tài nghiên cứu cho bài báo cáo thực tập của mình Em mong rằng với đề tài này, em có thể kết hợp lý thuyết đã học với thực tế tại doanh nghiệp để nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho mình trên con đường phát triển sự nghiệp Bố cục của bài báo cáo được chia làm bốn phần: Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH INTER EXPRESS Chương 2: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu Chương 3: Thủ tục và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH INTER EXPRESS Chương 4:Giải pháp và kết luận Kiểm tra giá tính thuế, kiểm tra mã số nếu khai đúng, thì nhập thông tin chấp nhận vào máy tính và in “ Chứng Từ Ghi Số Thuế Phải Thu” theo quy định của BTC Kết thúc công việc này CCHQ2 ghi kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ vào Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra và ghi kết quả việc khai thuế vào tờ khai hải quan ghi vào ô “ Phần Kiểm Tra Thuế” ở mặt sau TKHQ, ký tên và đóng dấu hiệu ô 36 Đối với hồ sơ luồng vàng: Ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “ Xác Nhận đã Làm Thủ Tục Hải Quan” ô 38 trên TKHQ.Tiếp theo đó, chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận trả tờ khai hải quan, đóng dấu “Đã Làm Thủ Tục Hải Quan” ở mặt trước góc phải TK và trả TK cho người khai HQ Đối với hồ sơ luồng đỏ: Bộ hồ sơ sẽ được chuyển cho CCHQ3 để kiểm tra thực tế hàng hoá ĐốI với lô hàng này thì ý kiến của Lãnh đạo Chi cục là mức 2 Sau khi có số tờ khai thì NVGN đến Bảng phân công để tra xem Bộ hồ sơ của mình sẽ do CCHQ nào phụ trách để lien hệ, khi có kết quả thì quay trở lại chổ Đăng ký tờ khai để liên hệ với HQ xác định giá, thuế ( thông thường CCHQ xác định giá, thuế ngồi gần với Cán bộ Đăng ký ) Tại đây, CCHQ sẽ kiểm tra giá tính thuế, việc áp mã tính thuế….Kết thúc công việc kiểm tra, ghi kết quả kiểm tra và ký tên đóng dấu số hiệu công chức vào Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra ( phần dành cho Cong chức bước 2) và trên tờ khai hải quan ô 36 “ Cán bộ kiểm tra thuế”, đồng thờI ký tên đóng dấu số hiệu công chức vào ô 38 “ Xác nhận đã làm thủ tục hải quan” để thông quan cho lô hàng Do lô hàng này được miễn kiểm nên bộ hồ sơ sẽ được chuyển cho “ Bộ phận trả tờ khai” NVGN đến bộ phận này và tra trên sổ ghi chép xem số tờ khai của mình đã được chuyển chưa Đóng tiền lệ phí hải quan cho “ Bộ phận thu lệ phí” cầm biên lai đến bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” vào góc bên phải phía trên mặt trước tờ khai, đóng đè lên ký hiệu tờ khai HQ/2002-NK, cùng chổ vớI ô “ Dành cho cán bộ đăng ký” NVGN ký tên vào hai tờ khai ô 31 “Đại diện doanh nghiệp” Có tờ khai cùng lệnh giao hàng NVGN tiến hành công việc nhận hàng của mình và kết thúc quá trình làm thủ tục hải quan 3.53: Kiểm tra thực tế hàng hoá 3.531 Đối với hàng nguyên Container Trước khi tiến hành việc kiểm hóa, NVGN mang 1 D/O đến “ Khu Thủ Tục” hay còn gọi là Thương Vụ Cảng nộp vào Bộ phận Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa – Rút hàng (Điều độ cảng), tại đây Nhân viên điều độ sẽ đóng dấu hẹn ngày giờ cont sẽ được chuyển, đồng thời đóng dấu cắt seal kiểm hóa do đội bốc xếp nào phụ trách để liên hệ khi cont chuyển sang bãi kiểm hóa Đem 1 D/O qua “Bộ phận thu ngân” để đóng tiền nâng, hạ cont, chuyển bãi kiểm hóa, Nhân viên thương vụ sẽ in hóa đơn và đóng dấu “Đã thu tiền” lên D/O Cầm D/O này qua “Bộ phận phát hành EIR” để in phiếu EIR ( trình HQ cổng khi nhận hàng).Bộ phận này sẽ giữ lại D/O đó Sau đó, quay lại nơi đăng ký TK chờ phân công kiểm tra viên Khi đã có kết quả, tra trên bảng phân công kiểm hoá xem số TK của mình sẽ do cặp kiểm hoá nào kiểm, số điện thoại NVGN có nhiệm vụ liên hệ, mời HQ kiểm hoá khi cont đã được chuyển ra bãi kiểm hoá.Căn cứ vào ngày giờ cont sẽ được chuyển, NVGN sẽ nhập số cont vào máy tính để xem cont đã được chuyển chưa và vị trí của lô hàng nằm ở line nào Khi cont đã chuyển thì NVGN lien hệ vớI HQ kiểm hóa mờI ra bãi kiểm hóa và nhân viên cắt seal theo cùng để tiến hành kiểm hóa Trước khi mở cont, NVGN sẽ cùng với cán bộ kiểm hoá đối chiếu số Cont và số seal, nếu đúng với D/O mới cho tiến hành cắt seal, mở cont để tránh trường hợp kiểm tra nhằm cont trước sự chứng kiến của HQ kiểm hoá, nhân viên cắt seal sẽ giữ lại D/O có đóng dấu ở bộ phận điều độ HQ kiểm hoá sẽ kiểm tra lô hàng dựa trên bộ hồ sơ đối chiếu với thực tế của lô hàng Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra, HQ kiểm hoá sẽ ghi số Cont, số seal, tên loại hàng hoá, số lượng, ký mã hiệu của hàng hóa…vào mặt sau của TK “ Phần Kiểm Tra Hàng Hoá” HQ kiểm hóa sẽ ký tên và đóng dấu số hiệu vào ô 34 “ Cán Bộ Kiểm Hoá” Sau đó cho đại diện doanh nghiệp ký xác nhận vào mặt sau TK ô 31 3.532 Đối với hàng lẻ: Trước khi kiểm hoá NVGN mang D/O Thương Vụ kho để đóng phí gồm phí CFS, phí lưu kho,lưu bãi và in phiếu xuất kho Khi biết được tên của kiểm tra viên và số điện thoại của họ NVGN mời kiểm hoá viên để kiểm tra hàng hoá Nếu hàng ở trên cao thì phải cho xe nâng dỡ hàng xuống để kiểm.Kiểm hoá xong, HQ kiểm hoá sẽ ghi kết quả kiểm tra như phương pháp kiểm tra, số Cont, số seal, tên loại hàng hoá, số lượng, ký mã hiệu của hàng hóa…vào mặt sau của TK “ Phần Kiểm Tra Hàng Hoá” HQ kiểm hóa sẽ ký tên và đóng dấu số hiệu vào ô 34 “ Cán Bộ Kiểm Hoá” Sau đó cho đại diện doanh nghiệp ( NVGN) ký xác nhận vào mặt sau TK ô 31 Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá phù hợp thì ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “Xác Nhận đã Làm Thủ Tục Hải Quan” ô 38 trên TK Chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận trả tờ khai hải quan 3.54 Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “ Đã Làm Thủ Tục Hải Quan” và trả TK cho người khai HQ ( Thông quan ) Sau khi bộ hồ sơ được chuyển sang “Bộ phận trả tờ khai” NVGN đến bộ phận này và tra trên sổ ghi chép xem số tờ khai của mình đã được chuyển chưa Đóng tiền lệ phí hải quan cho “ Bộ phận thu lệ phí” cầm biên lai đến bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” vào góc bên phải phía trên mặt trước tờ khai, đóng đè lên ký hiệu tờ khai HQ/2002-NK Có được TK , Lệnh giao hàng, tiến hành “Nhận Hàng” 3.6 Trình tự nhận hàng và Thanh lý cổng: 3.61 Đối với hàng nguyên Cont C ó 2 trường hợp: Mượn cont về kho riêng hoặc Đăng ký rút ruột a Mượn cont về kho riêng Do NYK không có Văn phòng đại diện ở Cát Lái nên mọi thủ tục với hãng tàu đều được thực hiện ở Hãng tàu Tòa nhà Saigon Riverside Center ở số 601-604 2A-4A Đường Tôn Đức Thắng Quận 1.Vì vậy khi tiến hành việc nhận hàng nguyên cont rất đơn giản chỉ cần đem D/O đến thương vụ đóng tiền ( như đã nêu trên) sau khi có phiếu EIR cùng với tờ khai,1 D/O ( có thể sử dụng bản photo, trong trường hợp không đủ, luôn luôn giữ lại 1 D/O gốc) thì NVGN tiến hành đi Thanh lý cổng Đưa phiếu EIR cùng bản photo Giấy mượn cont về kho riêng trên đó có thể hiện nơi hạ cont rỗng cho tài xế nhận hàng để giao cho khách hàng Ghi chú: Ở Cát Lái không cần đối chiếu Lệnh Tuy nhiên có nhiều hãng tàu có văn phòng đại diện ở cảng thì làm mọi thủ tục ớ cảng, chỉ đến hãng tàu đóng phí D/O, phí THC, phí vệ sinh cont để lấy Lệnh, mượn cont hay rút ruột thì làm ở cảng Nếu có văn phòng ở cảng thì đem D/O đến văn phòng hãng tàu để yêu cầu đăng ký rút ruột hay mượn cont về kho riêng Nếu đăng ký rút ruột : Nhân viên hãng tàu tại cảng sẽ đóng dấu “ Rút ruột tại bãi” lên các Lệnh giao hàng và sẽ giữ lại1 D/O Nếu mượn cont về kho riêng: NVGN làm đơn xin hạ cont rỗng, giấy mượn cont và đóng tiền cược cont Sauk hi đóng đủ phí cho hãng tàu thì nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu “ Giao Thẳng” lên D/O và cấp Giấy Hạ Cont Rỗng, lưu lại 1 D/O b Trường hợp rút ruột Mang 1 D/O đến phòng thương vụ cảng đóng phí nâng hạ cont, đăng ký rút rưột và đóng phí rút ruột Tại đây sau khi đã thu tiền nhân viên sẽ đóng dấu “ Đã thu tiền” lên D/O Sau đó, cầm lệnh có đóng dấu “ Đã thu tiền” trình cho phòng điều độ để xin điều độ công nhân Cầm D/O đã đóng dấu ở bộ phận điều độ cảng đến khu rút hàng tại bãi để liên hệ vớI độI bốc xếp cho công nhân dỡ hàng lên phương tiện vận tải của mình Rút hàng xong, NVGN ghi lại số xe lên lệnh giao hàng có đóng dấu “ Đã thu tiền” và yêu cầu đại diện đội bốc xếp ký xác nhận lên lệnh NVGN cầm tờ lệnh đó đến phòng điều độ để in “ Phiếu rút ruột” hay phiếu EIR Nhân viên phòng điều độ sẽ lập thành 3 phiếu, giữ lại 1 phiếu và 1 D/O.NVGN mang TK, 1 D/O, 1 phiếu rút ruột hay phiếu EIR trình cho HQ bãi để thanh lý cổng, lưu lại 1 phiếu Thanh lý xong, NVGN mang TK, D/O đã đối chiếu, 2 phiếu rút ruột trình cho HQ giám sát cổng để Thanh lý cổng HQ cổng sẽ lưu lại 1 phiếu 3.62 Đối với hàng lẻ NVGN cầm D/O đến phòng thương vụ cảng để đóng tiền lao vụ và in phiếu xuất kho ( gồm 4 liên ) đồng thời xem hàng có bị lưu kho hay không, nếu có thì đóng phí lưu kho, sau đó xuống kho để nhận hàng Tại kho, NVGN cầm TK, D/O và phiếu xuất kho trình cho HQ kho HQ kho sẽ kiểm tra, ký xác nhận vào phiếu xuất kho đồng thời lưu lại 1 phiếu xuất kho,1 D/O Tiếp theo đó, NVGN mang phiếu xuất kho đưa cho thủ kho, thủ kho ký vào sổ, ký xác nhận việc giao nhận hàng rồi đưa lại để NVGN ghi số xe nhận hàng NVGN kêu xe nâng chở hàng ra khỏi kho Thủ kho sẽ kiểm tra xem hàng ra đủ không và giám sát việc đưa hàng lên xe ( theo đúng số xe ghi trên phiếu xuất kho ), rồi đưa phiếu xuất kho cho chủ hàng để ký xác nhận đã nhận hàng đủ và giữ lại 1 phiếu xuất kho Khi ra cổng, NVGN trình bảo vệ cổng phiếu xuất kho còn lại và cho xe ra cổng 3.63 Thanh lý cổng Đây là công đoạn cuối cùng của quá trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu Cầm D/O, Tờ khai, Phiếu EIR đến Hải quan giám sát bãi để Thanh lý cổng, tách phiếu EIR ra lấy liên màu xanh kẹp với D/O chung 1 bộ, trên D/O ghi số tờ khai, loại hình nhập, ngày đăng ký, teân haøng hoùa HQ giám sát bãi sẽ kiểm tra lại lần nữa về số cont, số seal, tên hàng… giữa tờ khai, phiếu EIR, D/O Sau đó, đóng dấu số hiệu công chức HQ vào liên vàng và trả lại tờ khai cùng phiếu EIR, giữ lại D/O cùng liên màu xanh Kết thúc quá trình nhận hàng 3.7 Giao hàng, quyết toán và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng 3.71 Giao hàng Sau khi nhận hàng với cảng xong, NVGN cho tài xế đưa hàng về kho của khách hàng và lập Biên bản bàn giao hàng hoá dưới sự chứng kiến và ký xác nhận của cả 2 bên bao gồm 2 bản : 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu 3.72 Quyết toán và hoàn trả hồ sơ cho khách hàng Sau khi giao hàng xong, NVGN mang tất cả các hoá đơn, biên lai liên quan của lô hàng về giao lại cho Bộ phận Chứng từ Bộ phận chứng từ sẽ tính toán các chi phí khi làm hàng bao gồm các loại phí như: Lệ phí Hải quan Chi phí giám định Tiền thuê phương tiện vận tải … Rồi chuyển sang Bộ Phận Kế Toán Bộ phận này sẽ lập Bảng kê thanh toán, Phiếu thanh toán và kèm theo những hoá đơn liên quan như: Hoa đơn GTGT, hoá đơn đóng lệ phí HQ…những chứng từ này là chứng từ thanh toán giữa hai công ty Khi hoàn trả Bộ hồ sơ cho khách hàng, Bộ phận chứng từ sẽ lập một Biên bản giao nhận chứng từ xác nhận có chữ ký xác nhận của hai bên Sau đó, hoàn trả Bộ hồ sơ bao gồm tất cả các chứng từ có liên quan đến lô hàng kèm theo một số giấy đề nghị thanh toán Phí Dịch Vụ Giao Nhận, trong đó ghi rõ những khoản nào Công ty phải trả và khoản nào Công ty Dịch vụ trả CHƯƠNG 4 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH INTER EXPRESS 4.1 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 4.11Điểm mạnh - Công ty toạ lạc gần các cảng lớn, sân bay, trung tâm thành phố nên thuận lợi cho việc thực hiện giao nhận hàng hoá, ký kết hợp đồng, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng mới cũng như khách hàng thân thuộc - Công ty con nằm gần các cơ quan như Bộ thương mại, Cục hải quan thành phố, các cơ quan giám định, các hãng tàu nên việc tiến hành thủ tục được nhanh chống - Ngoài ra công ty còn nằm gần các khu công nghiệp như khu công nghiệp tân bình, các công ty kinh doanh hay nhu cầu XNK hàng hoá… đay là nguồn khách tiềm năng lớn nhất - Bộ máy hoạt động của công ty gọn nhẹ, rõ ràng Việc phân chia công việc một cách chuyên môn hoá- chuyên nghiệp vì vậy tránh được tình trạng quá tải và lấn sân trong công việc của các bộ phận - Công ty có quy mô nhỏ nên rất thuận lợi trong việc ứng phó, xoay trở trước tình hình khó khăn và biến động của thị trường - Công ty có đội ngủ nhân viên giàu kinh nghiệm, nghiệp vụ chuyên môn am hiểu và thông thạo mọi thủ tục giấy tờ nên việc tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hoá được hoàn thành nhanh chóng 4.12 Điểm yếu - Công ty mới thành lập (3 năm) nên cũng còn non trẻ chưa tạo được chổ dựa vững vàng - Công ty là công ty tư nhân nên tự huy động vốn cho các hoạt đông của mình và khả năng vay vốn ngân hàng cũng gặp nhiều khó khăn cho công việc hổ trợ vốn cho hoạt động kinh doanh - Cơ sở vật chật của công ty còn kém vì khả năng tài chính còn hạn chế Các phương tiện phục vụ cho dịch vụ giao nhận hàng hoá chủ yếu thuê ngoài Công ty chỉ đóng vai trò trung gian Nên cũng gây trở ngại trong hoạt động - Khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng quen thuộc đã có mối quan hệ lâu dài Lượng khác hàng mới cũng khá đông nhưng chưa thật vững chặc và mức độ giao dịch thường xuyên còn thấp - Hoạt động maketing của công ty chưa được phát triển mạnh và còn nhiều hạn chế - Phạm vi thị trường của công ty còn hạn chế chủ yếu ở thành phố Hồ Chí Minh 4.13Các cơ hội - Với sụ phát triển mạnh mẽ và mức độ thâm nhập sâu thị trường nước ngoài của các doanh nghiệp việt nam khiến cho nhu cầu xuất khẩu hàng hoá ngày càng gia tăng hay nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận chắc chắn sẽ tăng mạnh - Xu thuế của các doanh nghiệp hiện nay là đơn giản hoá những khâu không cần thiết mà tập trung vào hoạt động maketing, sản xuất… nên đa phần hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đều thuê ngoài phụ trách - Cải cách nhanh chóng và toàn diện nguồn tài nguyên cho ngành :cảng , sân bay, cảng thông quan nội địa, đường bộ , đường sắt, kho bãi , môi trường… quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá ngày càng được đơn giản hoá - Quan hệ thương mại Việt-Mỹ ngày càng phát triển - Cơ hội phát triển logistics VN khi gia nhập WTO biểu hiện qua 4 nội dung sau: thứ nhất chính sách hội nhập,VN đang đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thông qua những cải cách về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính, xây dựng hệ thống pháp luật kinh tế và tài chính phù hợp với thông lệ quốc tế việc gia nhập WTO sẽ đưa VN thành quốc gia mở cửa về thương mại hoá , dịch vụ và đầu tư Hai , lợi thế về khu vực việt nam co vị trí thuận lợi cho vận tải quốc tế Ba, vốn đầu tư nước ngoài , cụ thể là nguồn vốn ODA nhằm phát triển cơ sở hạ tầng và các nguồn vốn từ các tổ chức phi chính phủ hỗ trợ cho VN ngày càng tăng Bốn, lĩnh vực đang được quan tâm phát triển, hoạt động logistics đã bắt đầu thu hút sự chú ý của các cấp quản lý nhà nước cũng như của các DN trong và ngoài nước - Những tác động khách quan trên đóng vai trò quan trong trong việc tạo môi trường và điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công ty nhưng để đạt được mục tiêu của mình và đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì Công ty ENTER EXPRESS phải tự mình vận động và phát huy những thế mạnh và tiềm lực của bản thân 4.14 Nguy cơ Hạn định 2009 mở cửa lĩnh vực logistics không còn xa Theo cam kết gia nhập WTO , Việt Nam sẻ cho phép các công ty dịch vụ hàng hải, logistics100% vốn nước ngoài hoạt động bình đẳng tại Việt Nam Điều này đặt DN Việt Nam trước thách thức cạnh tranh gay gắt trên sân nhà Áp lực cạnh tranh rất lớn từ việc hội nhập quốc tế, sự lớn mạnh không ngừng của thị trường cũng như đòi hỏi ngày càng tăng từ khách hàng cũng đang đặt ra những thách thức không nhỏ cho các DN logistics - Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics trong nước quy mô nhỏ , nhưng lại không biết liên kết lại, mà kinh doanh theo kiểu chụp giật, cạnh tranh thiếu lành mạnh , thi nhau hạ giá dịch vụ để dành được hợp đồng - Do phát triển nóng nên nguồn nhân lực cung cấp cho thị trường logistics tại Việt Nam trở nên thiếu hụt trầm trọng - Hiện nay hạ tần cơ sở logistics tại VN nói chung nghèo nàng , quy mô nhỏ , bố trí bất hợp lý 4.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH INTER EXPRESS 4.21Giải pháp về nguồn lực của công ty - Căn cứ vào kế hoạch , công ty bố trí và xử dụng nhân sự đúng vào chuyên môn, nghiệp vụ, phát huy mặt mạnh của nhân viên Tạo sự đoàn kết giữa các nhân viên cũng như các phòng ban, giúp đỡ nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống - Thường xuyên có những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, chuyên tu, dài hạn, để cũng cố nâng cao kiến thức cho nhân viên nhất là trong nghiệp vụ giao tiếp - Tổ chức các cuộc họp định kỳ để bàn về các vấn đề của công ty và đưa ra phương hướng phát triển 4.22Giải pháp về chiến lược và phương thức kinh doanh của Công ty - Theo phương thức kinh doanh , inter express là công ty giao nhận , người gom thu, xuất nhập khẩu uỷ thác, môi giới vận tải Vì thế chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người uỷ thác, nguồn hàng thu gom được nhiều từ khách hàng Tình hình thực tế cho thấy Công ty chỉ có thể kiểm soát hàng hoá (về số lượng, chất lượng) đối với từng hợp đồng có khối lượng nhỏ, ngược lại đối với các hợp đồng có khối lượng lớn thì Công ty khó có thể kiểm soát được , không nắm bắt chính xác thông tin về loại hàng mà mình nhận Vì vậy Công ty cần tăng cường thêm nhân viên chuyên phụ trách ở khâu này - Hoạt động uỷ thác của Công ty hiện đang chịu một sức ép mạnh mẽ từ phía các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước đã có kinh nghiệm lâu năm.Đòi hỏi Công ty phải có biện pháp phù hợp, kịp thời và đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục, đặt biệt chú trọng trong công tác maketing của mình , thành lập phòng maketing hoặc huấn luyện cho mỗi thành viên trong Công ty để tất cả mọi người đều có thể là nhân viên maketing ở mọi lúc mọi nơi để có thể nắm băt được các cơ hội trong kinh doanh - Trong tình hình cạnh tranh gay gắt hiện nay, công ty cần tổ chức liên kết, hợp tác với các công ty , các đơn vị kinh doanh khác để phát triển, mở rộng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh - Xây dựng mối quan hệ rộng rãi với các hãng tàu, hãng hàng không để kiếm nguồn hàng, nắm bắt thông tin kịp thời - Để thu hút được khách hàng và ký được nhiều hợp đồng với nhiều khách hàng lớn, công ty cân phải tạo điều kiện thuận lợi cho chủ hàng như: lịch trình vận chuyển nhanh, cước phí rẻ , có nhiều ưu đãi…Chẳng hạn như thông qua tổ chức thương mại ta ký được hợp đồng vận chuyển hàng hoá sau khi thanh lý hợp đồng nên trích một tỷ lệ hoa hồng thoả đáng cho người môi giới - Để cạnh tranh với đối thủ thì uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty phải được đặt lên hàng đầu trong tình huống nóng bỏng nhất, những tình huống gây go nhất công ty phải đứng về phía khách hàng dù có phải chịu thiệt thòi Nhưng bù lại Công ty sẽ chiếm được niềm tin của khách hàng, gây dựng được uy tín trên thị trường ngoài ra công ty cũng có thể tạo dựng sự uy tín bằng sụ mau lẹ, chính sác,hợp lý, an toàn và hiệu quả - Sử dụng linh hoạt , hợp lý và tối ưu với vận tải đa phương thức:kết hợp với đường biển-đường hàng không, đường bộ-đường biển… - Biết vận dụng tối đa thể tích và trọng tải cảu phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng - Cập nhật, linh hoạt trong việc áp dụng các chính sách của nhà nước, các quy tắc làm thủ tục hải quan trọng lỉnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu , kịp thời phục vụ và đáp ứng tố nhu cầu khách hàng - Để thàng công trên thương trương hiện nay, các công ty dù lớn hay nhỏ, sản xuất hay dịch vụ đều quan tâm đến công tác maketing vì vai trò và chức năng hoạt động này rất cần thiết đối với hoạt động kinh doanh của công ty Do đó Công ty cần đẩy mạnh và hoàn thiện hoạt động maketing 4.23Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh - Chất hàng đầy đủ nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính , tín dụng và ngoại hối của nhà nước - Phân bổ vốn cho các loại tài sản hợp lý Tổ chức công tác cấp phát vốn kịp thời , lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh - Xây dựng kết cấu tài sản ở công ty hợp lý , tương quan lỷ lệ giữa tài sản lưu động và tài sản cố định phù hợp với tính chất hoạt động của công ty - Tổ chức tốt các công tác kế toán, kiểm toán, hoạch toán đầy đủ và chính xác kịp thời mọi loại tài sản của công ty - Thực hiện tốt chế độ trách nhiệm vật chất của công ty Có chế độ thưởn phạt nghêm minh đối với quá trình quản lý vốn và hiệu quả sử dụng vốn của công ty - Có nghệ thuật trong kinh doanh dể sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động, tiền vốn có hiệu quả , giảm chi phí , tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, tăng sức sinh lời của đồng vốn - Thường xuyên phân tích dánh giá công tác quản lý vốn và hiệu quả sử dụng đồng vốn , nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn và đề suất kịp thời các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh - Huy động mọi nguồn vốn vào kinh doanh để tăng tốc độ chu chuyển đồng vốn tăng sức sản suất, sức sinh lời và sử dụng tiết kiện vốn lưu động 4.24Giải pháp thu hút khách hàng: - Đôi với khách hàng quen của công ty nên có chính sách ưu đãi , giữ vững mối quan hệ kinh doanh uy tín bằng việc đơn giản hoá thủ tục giấy tờ, thực hiện tốt các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu - Đối với khác hàng mới thì cần có chính sách khuyến mãi, ưu đãi về giá cước dịch vụ để thu hút sụ chú ý của khách hàng Đồng thời phải thiết lập mối quan hệ kinh doanh một cách trân trọng và vững chắc 4.3 Một số kiến nghị đối với các cơ quan có thẩm quyền 4.31Đối với cơ quan nhà nước: - Để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu nhà nước cần có các chính sách khuyến khích xuất khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đầu tư cho các doanh nghiệp trong nước như: hỗ trợ các ngân hàng cho doanh nghiệp vay vốn với lãi suất thấp, giảm bớt thủ tục rườm rà khi thành lập doanh nghiệp, thành lập các tổ chức để bảo vệ các doanh nghiệp, … - Ngoài ra, đẩy mạnh công tác quản lý về hệ thống hải quan cảng, cửa khẩu để giảm bớt những hành vi tiêu cực của các công chức hải quan gây khó dễ đối với doanh nghiệp - Nhà nước cần đầu tư cơ sở hạ tầng, đường xá, cảng biển, khuyến khích các hãng tàu, các đơn vị kinh doanh hoạt động cung cấp trang thiết bị bốc xếp, nâng hạ trong và ngoài hệ thống cảng TP.HCM để giảm bớt tình trạng tắc nghẽn hàng trong những ngày cao điểm Nhà nước cần có những chính sách hiệu quả để rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, tránh những chi phí không cần thiết do việc chậm trễ lấy hàng tại kho bãi, giảm thiểu các phiền hà về thủ tục hành chính 4.32 Đối với hải quan - Thủ tục hải quan la khâu rất quan trọng trong việc thực hiện giao nhận hàng hoá xuất khẩu, hải quan các cảng cần thống nhất các quy trình thực hiện được dễ dàng và nhanh chóng hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu của các công ty được thuận lợi hơn - Kiểm tra giám sát hàng hoá chặc chẽ , xử lý vi phạm đối với những đối tượng vi phạm luật hải quan Phòng chóng buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hoá qua biên giới - Có chế độ ưu đãi , miễn trừ ,khen thưởng đối với các đối tượng hoàn thành tốt thủ tục hải quan PHỤ LỤC (Các tài liệu đính kèm) ... điểm quy định CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH INTER EXPRESS 3.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ Dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập lĩnh vực hoạt động Công ty INTER. .. niện chung giao nhận hàng 17 2.13 Giao nhận hàng hóa XNK đường biển 21 2.2 Trình tự tiến hành giao nhận hàng XNK hàng hóa đường biển 25 2.21 Trình từ tiến hành giao hàng xuất ... vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, …với kiến thức học tìm hiểu lĩnh vực này, em định chọn đề tài: ? ?GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ” làm đề tài