Đây là cơng đoạn cuối cùng của quá trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu. Cầm D/O, Tờ khai, Phiếu EIR đến Hải quan giám sát bãi để Thanh lý cổng, tách phiếu EIR ra lấy liên màu xanh kẹp với D/O chung 1 bộ, trên D/O ghi số tờ khai, loại hình nhập, ngày đăng ký, tên hàng hóa. HQ giám sát bãi sẽ kiểm tra lại lần nữa về số cont, số seal, tên hàng… giữa tờ khai, phiếu EIR, D/O . Sau đĩ, đĩng dấu số hiệu cơng chức HQ vào liên vàng và trả lại tờ khai cùng phiếu EIR, giữ lại D/O cùng liên màu xanh.
Kết thúc quá trình nhận hàng
3.7. Giao hàng, quyết tốn và hồn trả hồ sơ cho khách hàng. 3.71 Giao hàng
Sau khi nhận hàng với cảng xong, NVGN cho tài xế đưa hàng về kho của khách hàng và lập Biên bản bàn giao hàng hố dưới sự chứng kiến và ký xác nhận của cả 2 bên bao gồm 2 bản : 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu.
3.72 Quyết tốn và hồn trả hồ sơ cho khách hàng.
Sau khi giao hàng xong, NVGN mang tất cả các hố đơn, biên lai liên quan của lơ hàng về giao lại cho Bộ phận Chứng từ. Bộ phận chứng từ sẽ tính tốn các chi phí khi làm hàng bao gồm các loại phí như:
Lệ phí Hải quan Chi phí giám định
Tiền thuê phương tiện vận tải ….
Rồi chuyển sang Bộ Phận Kế Tốn. Bộ phận này sẽ lập Bảng kê thanh tốn, Phiếu thanh tốn và kèm theo những hố đơn liên quan như: Hoa đơn GTGT, hố đơn đĩng lệ phí HQ…những chứng từ này là chứng từ thanh tốn giữa hai cơng ty..
Khi hồn trả Bộ hồ sơ cho khách hàng, Bộ phận chứng từ sẽ lập một Biên bản giao nhận chứng từ xác nhận cĩ chữ ký xác nhận của hai bên. Sau đĩ, hồn
trả Bộ hồ sơ bao gồm tất cả các chứng từ cĩ liên quan đến lơ hàng kèm theo một số giấy đề nghị thanh tốn Phí Dịch Vụ Giao Nhận, trong đĩ ghi rõ những khoản nào Cơng ty phải trả và khoản nào Cơng ty Dịch vụ trả.
CHƯƠNG 4 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY TNHH INTER EXPRESS
4.1 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty 4.11Điểm mạnh
- Cơng ty toạ lạc gần các cảng lớn, sân bay, trung tâm thành phố nên thuận lợi cho việc thực hiện giao nhận hàng hố, ký kết hợp đồng, thiết lập các mối quan hệ với khách hàng mới cũng như khách hàng thân thuộc.
- Cơng ty con nằm gần các cơ quan như Bộ thương mại, Cục hải quan thành phố, các cơ quan giám định, các hãng tàu nên việc tiến hành thủ tục được nhanh chống.
- Ngồi ra cơng ty cịn nằm gần các khu cơng nghiệp như khu cơng nghiệp tân bình, các cơng ty kinh doanh hay nhu cầu XNK hàng hố… đay là nguồn khách tiềm năng lớn nhất.
- Bộ máy hoạt động của cơng ty gọn nhẹ, rõ ràng. Việc phân chia cơng việc một cách chuyên mơn hố- chuyên nghiệp vì vậy tránh được tình trạng quá tải và lấn sân trong cơng việc của các bộ phận.
- Cơng ty cĩ quy mơ nhỏ nên rất thuận lợi trong việc ứng phĩ, xoay trở trước tình hình khĩ khăn và biến động của thị trường.
- Cơng ty cĩ đội ngủ nhân viên giàu kinh nghiệm, nghiệp vụ chuyên mơn am hiểu và thơng thạo mọi thủ tục giấy tờ nên việc tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hố được hồn thành nhanh chĩng.
4.12 Điểm yếu
- Cơng ty mới thành lập (3 năm) nên cũng cịn non trẻ chưa tạo được chổ dựa vững vàng
- Cơng ty là cơng ty tư nhân nên tự huy động vốn cho các hoạt đơng của mình và khả năng vay vốn ngân hàng cũng gặp nhiều khĩ khăn cho cơng việc hổ trợ vốn cho hoạt động kinh doanh.
- Cơ sở vật chật của cơng ty cịn kém vì khả năng tài chính cịn hạn chế. Các phương tiện phục vụ cho dịch vụ giao nhận hàng hố chủ yếu thuê ngồi. Cơng ty chỉ đĩng vai trị trung gian. Nên cũng gây trở ngại trong hoạt động.
- Khách hàng chủ yếu của cơng ty là khách hàng quen thuộc đã cĩ mối quan hệ lâu dài. Lượng khác hàng mới cũng khá đơng nhưng chưa thật vững chặc và mức độ giao dịch thường xuyên cịn thấp.
- Hoạt động maketing của cơng ty chưa được phát triển mạnh và cịn nhiều hạn chế.
- Phạm vi thị trường của cơng ty cịn hạn chế chủ yếu ở thành phố Hồ Chí Minh
4.13Các cơ hội
- Với sụ phát triển mạnh mẽ và mức độ thâm nhập sâu thị trường nước ngồi của các doanh nghiệp việt nam khiến cho nhu cầu xuất khẩu hàng hố ngày càng gia tăng hay nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận chắc chắn sẽ tăng mạnh.
- Xu thuế của các doanh nghiệp hiện nay là đơn giản hố những khâu khơng cần thiết mà tập trung vào hoạt động maketing, sản xuất…. nên đa phần hoạt động giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu đều thuê ngồi phụ trách.
- Cải cách nhanh chĩng và tồn diện nguồn tài nguyên cho ngành :cảng , sân bay, cảng thơng quan nội địa, đường bộ , đường sắt, kho bãi , mơi trường…. quy trình xuất nhập khẩu hàng hố ngày càng được đơn giản hố.
- Quan hệ thương mại Việt-Mỹ ngày càng phát triển. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cơ hội phát triển logistics VN khi gia nhập WTO biểu hiện qua 4 nội dung sau: thứ nhất chính sách hội nhập,VN đang đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thơng qua những cải cách về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính, xây dựng hệ thống pháp luật kinh tế và tài chính phù hợp với thơng lệ quốc tế. việc gia nhập WTO sẽ đưa VN thành quốc gia mở cửa về thương mại hố , dịch vụ và
đầu tư. Hai , lợi thế về khu vực việt nam co vị trí thuận lợi cho vận tải quốc tế. Ba, vốn đầu tư nước ngồi , cụ thể là nguồn vốn ODA nhằm phát triển cơ sở hạ tầng và các nguồn vốn từ các tổ chức phi chính phủ hỗ trợ cho VN ngày càng tăng. Bốn, lĩnh vực đang được quan tâm phát triển, hoạt động logistics đã bắt đầu thu hút sự chú ý của các cấp quản lý nhà nước cũng như của các DN trong và ngồi nước.
- Những tác động khách quan trên đĩng vai trị quan trong trong việc tạo mơi trường và điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơng ty nhưng để đạt được mục tiêu của mình và đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì Cơng ty ENTER EXPRESS phải tự mình vận động và phát huy những thế mạnh và tiềm lực của bản thân.
4.14 Nguy cơ
Hạn định 2009 mở cửa lĩnh vực logistics khơng cịn xa. Theo cam kết gia nhập WTO , Việt Nam sẻ cho phép các cơng ty dịch vụ hàng hải, logistics100% vốn nước ngồi hoạt động bình đẳng tại Việt Nam. Điều này đặt DN Việt Nam trước thách thức cạnh tranh gay gắt trên sân nhà. Áp lực cạnh tranh rất lớn từ việc hội nhập quốc tế, sự lớn mạnh khơng ngừng của thị trường cũng như địi hỏi ngày càng tăng từ khách hàng cũng đang đặt ra những thách thức khơng nhỏ cho các DN logistics.
- Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics trong nước quy mơ nhỏ , nhưng lại khơng biết liên kết lại, mà kinh doanh theo kiểu chụp giật, cạnh tranh thiếu lành mạnh , thi nhau hạ giá dịch vụ để dành được hợp đồng.
- Do phát triển nĩng nên nguồn nhân lực cung cấp cho thị trường logistics tại Việt Nam trở nên thiếu hụt trầm trọng.
- Hiện nay hạ tần cơ sở logistics tại VN nĩi chung nghèo nàng , quy mơ nhỏ , bố trí bất hợp lý
4.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Cơng ty TNHH INTER EXPRESS INTER EXPRESS
4.21Giải pháp về nguồn lực của cơng ty
- Căn cứ vào kế hoạch , cơng ty bố trí và xử dụng nhân sự đúng vào chuyên mơn, nghiệp vụ, phát huy mặt mạnh của nhân viên. Tạo sự đồn kết giữa các nhân viên cũng như các phịng ban, giúp đỡ nhau trong cơng việc cũng như trong cuộc sống.
- Thường xuyên cĩ những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, chuyên tu, dài hạn, để cũng cố nâng cao kiến thức cho nhân viên nhất là trong nghiệp vụ giao tiếp.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ để bàn về các vấn đề của cơng ty và đưa ra phương hướng phát triển
4.22Giải pháp về chiến lược và phương thức kinh doanh của Cơng ty
- Theo phương thức kinh doanh , inter express là cơng ty giao nhận , người gom thu, xuất nhập khẩu uỷ thác, mơi giới vận tải. Vì thế chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người uỷ thác, nguồn hàng thu gom được nhiều từ khách hàng. Tình hình thực tế cho thấy Cơng ty chỉ cĩ thể kiểm sốt hàng hố (về số lượng, chất lượng) đối với từng hợp đồng cĩ khối lượng nhỏ, ngược lại đối với các hợp đồng cĩ khối lượng lớn thì Cơng ty khĩ cĩ thể kiểm sốt được , khơng nắm bắt chính xác thơng tin về loại hàng mà mình nhận. Vì vậy Cơng ty cần tăng cường thêm nhân viên chuyên phụ trách ở khâu này.
- Hoạt động uỷ thác của Cơng ty hiện đang chịu một sức ép mạnh mẽ từ phía các đối thủ cạnh tranh trong và ngồi nước đã cĩ kinh nghiệm lâu năm.Địi hỏi Cơng ty phải cĩ biện pháp phù hợp, kịp thời và đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục, đặt biệt chú trọng trong cơng tác maketing của mình , thành lập phịng maketing hoặc huấn luyện cho mỗi thành viên trong Cơng ty để tất cả mọi người đều cĩ thể là nhân viên maketing ở mọi lúc mọi nơi để cĩ thể nắm băt được các cơ hội trong kinh doanh.
- Trong tình hình cạnh tranh gay gắt hiện nay, cơng ty cần tổ chức liên kết, hợp tác với các cơng ty , các đơn vị kinh doanh khác để phát triển, mở rộng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh .
- Xây dựng mối quan hệ rộng rãi với các hãng tàu, hãng hàng khơng để kiếm nguồn hàng, nắm bắt thơng tin kịp thời.
- Để thu hút được khách hàng và ký được nhiều hợp đồng với nhiều khách hàng lớn, cơng ty cân phải tạo điều kiện thuận lợi cho chủ hàng như: lịch trình vận chuyển nhanh, cước phí rẻ , cĩ nhiều ưu đãi…Chẳng hạn như thơng qua tổ chức thương mại ta ký được hợp đồng vận chuyển hàng hố sau khi thanh lý hợp đồng nên trích một tỷ lệ hoa hồng thoả đáng cho người mơi giới
- Để cạnh tranh với đối thủ thì uy tín và chất lượng dịch vụ của cơng ty phải được đặt lên hàng đầu. trong tình huống nĩng bỏng nhất, những tình huống gây go nhất cơng ty phải đứng về phía khách hàng dù cĩ phải chịu thiệt thịi. Nhưng bù lại Cơng ty sẽ chiếm được niềm tin của khách hàng, gây dựng được uy tín trên thị trường. ngồi ra cơng ty cũng cĩ thể tạo dựng sự uy tín bằng sụ mau lẹ, chính sác,hợp lý, an tồn và hiệu quả
- Sử dụng linh hoạt , hợp lý và tối ưu với vận tải đa phương thức:kết hợp với đường biển-đường hàng khơng, đường bộ-đường biển….
- Biết vận dụng tối đa thể tích và trọng tải cảu phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ gom hàng.
- Cập nhật, linh hoạt trong việc áp dụng các chính sách của nhà nước, các quy tắc làm thủ tục hải quan trọng lỉnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu , kịp thời phục vụ và đáp ứng tố nhu cầu khách hàng.
- Để thàng cơng trên thương trương hiện nay, các cơng ty dù lớn hay nhỏ, sản xuất hay dịch vụ đều quan tâm đến cơng tác maketing vì vai trị và chức năng hoạt động này rất cần thiết đối với hoạt động kinh doanh của cơng ty. Do đĩ Cơng ty cần đẩy mạnh và hồn thiện hoạt động maketing.
4.23Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
- Chất hàng đầy đủ nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính , tín dụng và ngoại hối của nhà nước.
- Phân bổ vốn cho các loại tài sản hợp lý. Tổ chức cơng tác cấp phát vốn kịp thời , lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng kết cấu tài sản ở cơng ty hợp lý , tương quan lỷ lệ giữa tài sản lưu động và tài sản cố định phù hợp với tính chất hoạt động của cơng ty.
- Tổ chức tốt các cơng tác kế tốn, kiểm tốn, hoạch tốn đầy đủ và chính xác kịp thời mọi loại tài sản của cơng ty.
- Thực hiện tốt chế độ trách nhiệm vật chất của cơng ty. Cĩ chế độ thưởn phạt nghêm minh đối với quá trình quản lý vốn và hiệu quả sử dụng vốn của cơng ty . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cĩ nghệ thuật trong kinh doanh dể sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động, tiền vốn cĩ hiệu quả , giảm chi phí , tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, tăng sức sinh lời của đồng vốn.
- Thường xuyên phân tích dánh giá cơng tác quản lý vốn và hiệu quả sử dụng đồng vốn , nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn và đề suất kịp thời các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh.
- Huy động mọi nguồn vốn vào kinh doanh để tăng tốc độ chu chuyển đồng vốn tăng sức sản suất, sức sinh lời và sử dụng tiết kiện vốn lưu động.
4.24Giải pháp thu hút khách hàng:
- Đơi với khách hàng quen của cơng ty nên cĩ chính sách ưu đãi , giữ vững mối quan hệ kinh doanh uy tín bằng việc đơn giản hố thủ tục giấy tờ, thực hiện tốt các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
- Đối với khác hàng mới thì cần cĩ chính sách khuyến mãi, ưu đãi về giá cước dịch vụ để thu hút sụ chú ý của khách hàng. Đồng thời phải thiết lập mối quan hệ kinh doanh một cách trân trọng và vững chắc.
4.3 Một số kiến nghị đối với các cơ quan cĩ thẩm quyền4.31Đối với cơ quan nhà nước: 4.31Đối với cơ quan nhà nước:
- Để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu nhà nước cần cĩ các chính sách khuyến khích xuất khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đầu tư cho các doanh nghiệp trong nước như: hỗ trợ các ngân hàng cho doanh nghiệp vay vốn với lãi suất thấp, giảm bớt thủ tục rườm rà khi thành lập doanh nghiệp, thành lập các tổ chức để bảo vệ các doanh nghiệp, …
- Ngồi ra, đẩy mạnh cơng tác quản lý về hệ thống hải quan cảng, cửa khẩu để giảm bớt những hành vi tiêu cực của các cơng chức hải quan gây khĩ dễ đối với doanh nghiệp.
- Nhà nước cần đầu tư cơ sở hạ tầng, đường xá, cảng biển, khuyến khích các hãng tàu, các đơn vị kinh doanh hoạt động cung cấp trang thiết bị bốc xếp, nâng hạ trong và ngồi hệ thống cảng TP.HCM để giảm bớt tình trạng tắc nghẽn hàng trong những ngày cao điểm.
Nhà nước cần cĩ những chính sách hiệu quả để rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hĩa, tránh những chi phí khơng cần thiết do việc chậm trễ lấy hàng tại kho bãi, giảm thiểu các phiền hà về thủ tục hành chính.
4.32 Đối với hải quan
- Thủ tục hải quan la khâu rất quan trọng trong việc thực hiện giao nhận hàng hố xuất khẩu, hải quan các cảng cần thống nhất các quy trình thực hiện được dễ dàng và nhanh chĩng hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu của các cơng ty được thuận lợi hơn.
- Kiểm tra giám sát hàng hố chặc chẽ , xử lý vi phạm đối với những đối tượng vi phạm luật hải quan. Phịng chĩng buơn lậu, vận chuyển trái phép hàng hố qua biên giới.
- Cĩ chế độ ưu đãi , miễn trừ ,khen thưởng đối với các đối tượng hồn thành tốt