Tự học MIcrosoft Excel 2003

Tự học MIcrosoft Excel 2003

Bảng tính điện tử Microsoft Excel E-1 E-2 Mục lục Mục lục . 2 Phần 1 Sử dụng ứng dụng . 5 1. Những bước đầu tiên với bảng tính . 5 1.1. Mở (hoặc đóng) một bảng tính 6 1.2. Mở một hoặc nhiều bảng tính 6 1.3. Tạo một bảng tính mới (theo mẫu mặc định) . 7 1.4. Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa 7 1.5. Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác . 9 1.6. Ghi bảng tính theo kiểu dạng Text, HTML, tệp định dạng mẫu,… 9 1.7. Chuyển trạng thái làm việc giữa các tờ bảng tính. . 11 1.8. Sử dụng các chức năng trợ giúp sẵn có. . 11 1.9. Đóng một bảng tính . 15 2. Điều chỉnh khung nhìn . 16 2.1. Sử dụng công cụ phóng đại 16 2.2. Hiển thị hoặc giấu các thanh công cụ có sẵn . 16 2.3. Cố định, không cố định các tiêu đề hàng/cột. 16 2.4. Thay đổi những cấu hình chính trong ứng dụng 17 Phần 2 Các ô 18 3. Chèn dữ liệu . 18 3.1. Nhập số, ngày, kí tự trong một ô. 18 4. Chọn các ô 18 4.1. Chọn một ô, các ô lân cận, các ô không lân cận, toàn bộ bảng tính 18 4.2. Chọn một hàng, dãy các hàng lân cận, dãy các hàng không lân cận . 20 4.3. Chọn một cột, dãy các cột lân cận, dãy các cột không lân cận 20 5. Các hàng và các cột . 21 5.1. Chèn một hàng trong bảng tính. . 21 5.2. Xoá các hàng, các cột trong bảng tính . 21 5.3. Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của hàng 21 6. Soạn thảo dữ liệu . 23 6.1. Chèn thêm nội dung vào ô, thay thế nội dung đã tồn tại trong ô . 23 6.2. Sử dụng các lệnh undo và redo 23 7. Sao chép, di chuyển, xoá . 24 7.1. Sao chép nội dung của một ô, dãy các ô 24 7.2. Di chuyển nội dung dãy các ô, toàn bộ các hàng, các cột trong một bảng tính, giữa các bảng tính, giữa các bảng tính đang mở. 25 7.3. Xoá các nội dung của ô 27 7.4. Dùng công cụ tự động điền nội dung. 27 8. Tìm kiếm và thay thế 28 8.1. Sử dụng lệnh tìm kiếm để tìm nội dung trong một bảng tính. . 28 8.2. Sử dụng lệnh thay thế nội dung trong một bảng tính. 28 8.3. Sắp xếp dữ liệu kiểu số/kiểu kí tự theo trật tự tùy chọn. . 28 Phần 3 Các bảng tính . 30 E-3 9. Cách trình bày các bảng tính . 30 9.1. Chèn một bảng tính mới . 30 9.2. Đổi tên một bảng tính 30 9.3. Xoá một bảng tính 31 9.4. Sao chép tờ bảng tính . 31 9.5. Di chuyển một bảng tính trong một dãy các bảng tính hoặc giữa các bảng tính đang mở 33 Phần 4 Công thức và hàm 36 10. Các công thức số học . 36 10.1. Tạo các công thức sử dụng ô tham chiếu và các thuật toán số học (cộng, trừ, nhân, chia). 36 10.2. Nhận biết và hiểu các lỗi thường gặp khi sử dụng các công thức 37 11. Ô mẫu . 38 11.1. Hiểu và sử dụng ô mẫu tuyệt đối, cố định và tương đối. 38 11.2. Làm việc với các hàm . 40 11.3. Tạo các công thức dùng hàm logic IF. 45 Phần 5 Định dạng . 48 12. Các số/Các ngày 48 12.1. Định dạng các ô để hiển thị các số cụ thể của các khoảng thập phân, để hiển thị các số có/không có dấu phảy để chỉ thị hàng nghìn. . 48 12.2. Định dạng các ô để hiển thị ngày 49 12.3. Định dạng các ô để hiển thị ký hiệu tiền tệ. 49 12.4. Định dạng các ô để hiển thị các số dưới dạng %. . 50 13. Định dạng nội dung . 50 13.1. Thay đổi kích cỡ chữ, loại chữ. . 50 13.2. Dùng định dạng đối với các nội dung của ô như chữ đậm, chữ nghiêng, gạch chân, gạch chân hai gạch. . 51 13.3. Thay đổi màu nội dung và màu nền của các ô 52 13.4. Sao chép định dạng từ một ô/dãy các ô sang ô/dãy các ô khác. . 53 13.5. Để bao phủ nội dung trong một ô . 53 14. Các hiệu ứng căn chỉnh biên 54 14.1. Căn chỉnh nội dung trong một dãy các ô, trái, giữa, phải, trên, dưới . 54 14.2. Lập tiêu đề trên một dãy ô 54 14.3. Điều chỉnh định hướng nội dung của ô. 55 14.4. Thêm các hiệu ứng biên vào một ô, hay dãy các ô . 55 Phần 6 Đồ thị/Đồ hoạ . 58 15. Sử dụng đồ thị/đồ hoạ . 58 15.1. Tạo các loại đồ thị/đồ hoạ khác nhau từ dữ liệu trong tờ bảng tính: đồ thị dạng cột, dạng thanh, dạng đường, dạng bánh (pie). 58 15.2. Thêm một tiêu đề hoặc nhãn vào một đồ thị/đồ hoạ. Tháo bỏ một tiêu đề hoặc một nhãn khỏi đồ thị/đồ hoạ. 60 15.3. Thay đổi màu nền trong đồ thị/đồ hoạ 61 15.4. Thay đổi các màu cột, thanh, đường, . trong đồ thị/đồ hoạ 61 15.5. Thay đổi loại đồ thị/đồ hoạ . 62 15.6. Sao chép, di chuyển đồ thị/đồ hoạ trong bảng tính, giữa các bảng tính đang mở. . 63 15.7. Đặt lại kích thước, xoá đồ thị/đồ hoạ 64 Phần 7 Chuẩn bị xuất kết quả . 65 E-4 16. Đặt cấu hình cho bảng tính 65 16.1. Thay đổi lề của bảng tính: trên, dưới, phải, trái. . 65 16.2. Thay đổi chiều của tờ bảng tính: dọc, ngang. . 65 16.3. Thay đổi kích thước trang để vừa với các nội dung của bảng tính trong một trang, hay một số trang nhất định. . 66 16.4. Thêm, sửa đổi kí tự trong phần header và footers của một tờ bảng tính. . 66 16.5. Chèn các trường: thông tin về số trang, ngày, giờ, tên tệp tin, tên bảng tính vào các header. 67 17. Chuẩn bị nội dung in 68 17.1. Hiểu rõ vai trò quan trọng trong việc kiểm tra bảng tính. . 68 17.2. Xem trước trang in. . 68 17.3. Bật, tắt sự hiển thị lưới, hiển thị các tiêu đề cột, hàng in ấn. 69 17.4. Tạo các hàng tiêu đề tự động trên mỗi trang in. . 69 18. In ấn 69 18.1. In một ô từ một sổ bảng tính, toàn bộ sổ bảng tính, các bản sao của sổ bảng tính, toàn bộ bảng tính, đồ thị được chọn. . 69 19. Sắp xếp dữ liệu 72 19.1. Sắp xếp cả bảng tính theo một cột: . 72 19.2. Sắp xếp cả bảng tính theo tối đa ba cột: 72 19.3. Sắp xếp một vùng dữ liệu thuộc bảng tính . 73 19.4. Trật tự sắp xếp mặc định . 73 20. Lọc dữ liệu . 74 20.1. Sử dụng chức năng lọc tự động 74 20.2. Lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện: . 76 20.3. Xoá bỏ lọc dữ liệu đã thiết lập: . 76 20.4. Một số hàm cơ bản 76 20.5. Hàm SUM: 76 20.6. Hàm AVERAGE: 76 20.7. Hàm COUNT: . 77 20.8. Hàm MAX, MIN: 77 20.9. Hàm IF: 77 20.10. Hàm RANK: . 77 20.11. Hàm VLOOKUP: 78 20.12. Hàm SUMIF: 79 20.13. Hàm COUNTIF: . 80 Phần 1 Sử dụng ứng dụng 1. Những bước đầu tiên với bảng tính Sổ bảng tính và tờ bảng tính là gì? Sau khi khởi động chương trình MS Excel, ta có một sổ bảng tính (workbook). Trong một sổ bảng tính có nhiều tờ bảng tính. Một sổ bảng tính có thể gồm từ 1 đến 255 tờ (sheet) bảng tính riêng biệt. Ta thường tập hợp những tờ bảng tính chứa các dữ liệu có liên quan với nhau cùng với các đồ thị, biểu đồ minh họa đi kèm thành một sổ bảng tính. • Một sổ bảng tính được ghi thành một tệp (file). Theo mặc định có phần tên mở rộng là *.XLS Một tờ bảng tính gồm nhiều hàng và cột. Theo mặc định, mỗi sổ bảng tính trong Excel gồm 3 tờ bảng tính được xác định bởi các thẻ hiển thị dọc phía dưới màn hình. Tờ bảng tính thứ nhất được gọi là Sheet1, tiếp theo là Sheet2… Như vậy, mỗi khi tạo một sổ bảng tính mới bạn sẽ tạo ra 3 tờ bảng tính trắng. Bạn có thể tăng hoặc giảm số tờ bảng tính trong một sổ bảng tính. Hình: 3 tờ bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Cột – column: Một tờ bảng tính chia làm nhiều ô bởi các dòng và các cột. Cột là một tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều dọc. Hình: Dòng tên cột Bảng có thể có đến 256 cột, được đánh thứ tự bằng các chữ cái A,B,C Z,AA, AB,AC IU, IV. Dòng - row: là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang. Các dòng được đánh thứ tự bằng các số 1,2,3,4 Ô - cell: được xác định theo cặp giá trị (cột, dòng) - gọi là tọa độ ô. E-5 1.1. Mở (hoặc đóng) một bảng tính Khởi động Excel từ nút Start của Windows • Nhấn chuột vào nút Start làm xuất hiện thanh thực đơn, sau đó di chuyển con trỏ chuột vào mục Programs, sau đó chọn Microsoft Office để mở Microsoft Office Excel. Hình. Khởi động chương trình MS Excel Đóng Excel • Cách 1: Chọn lệnh File / Exit trong bảng lệnh File Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. Cách 3: Nhấn vào nút đóng (Close Windows) tại góc trên, bên phải màn hình. 1.2. Mở một hoặc nhiều bảng tính Để mở một tệp bảng tính đã tồn tại • Từ thực đơn của lệnh File, chọn lệnh Open. • Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ. • Di chuyển chuột đến tệp tin mà bạn muốn mở, sau đó nhấn đúp chuột vào tên tệp tin để mở. • Nếu cần thay đổi thư mục khác, ta có thể sử dụng chức năng Up one level để di chuyển lên thư mục mức cao hoặc nhấn chuột vào mũi tên trong trường Look in. E-6 Để chọn và mở nhiều tệp bảng tính cùng lúc • Nhấn chuột vào biểu tượng Open sẽ xuất hiện hộp thoại. Nhấn chuột vào tệp tin đầu tiên của khối mà bạn muốn chọn, giữ phím Ctrl sau đó nhấn chuột vào các tệp tin khác mà bạn muốn chọn. Khi giải phóng phím Ctrl, các tệp tin được chọn vẫn sáng 1.3. Tạo một bảng tính mới (theo mẫu mặc định) Để tạo một sổ bảng tính mặc định mới • Nhấn chuột vào biểu tượng New đặt trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 1.4. Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa Để ghi lưu bảng tính • Để ghi lưu bảng tính, nhấn chuột vào biểu tượng Save . Nhập tên của bảng tính vào hộp File Name, chọn thư mục sẽ chứa tệp tin, sau đó nhấn nút Save để ghi. E-7 Để ghi tệp tin vào đĩa mềm • Nhấn chuột chọn lệnh File / Save As. Một hộp thoại xuất hiện như minh hoạ. • Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống phía bên phải của trường Save in sẽ làm xuất hiện một thực đơn như minh hoạ. • Chọn biểu tượng 3 1/2 Floppy (A:). • Nhập tên cho bảng tính sau đó nhấn chuột vào nút Save. E-8 1.5. Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác Để ghi một bảng tính (sử dụng tên khác) • Nhấn chuột vào File, chọn lệnh Save As. Ta có thể chọn một thư mục khác để ghi tệp tin vào. • Nhập tên tệp tin mới trong ô File Name. Chọn Save. 1.6. Ghi bảng tính theo kiểu dạng Text, HTML, tệp định dạng mẫu,… Để ghi tệp tin với kiểu tệp tin khác Excel, ví dụ Lotus 123 • Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn, nhấn chuột vào lệnh Save As. Nếu cần bạn có thể chọn thư mục khác trong trường Look in. Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải hộp Save as type: và chọn kiểu tệp tin mà bạn muốn ghi, như HTML, RTF…Nhập tên tệp tin. Nhấn chuột vào nút Save để ghi tệp tin với kiểu mong muốn. Để ghi một bảng tính phù hợp với các phiên bản Excel cũ • Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn. Chọn lệnh Save As. Chọn thư mục chứa tệp tin từ hộp danh sách Look in. Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải của hộp Save as type: và chọn kiểu tệp tin mà bạn muốn ghi, ví dụ: ở đây chúng ta chọn Microsoft Excel 5.0/95. Nhập tên tệp tin. Nhấn chuột vào nút Save để ghi Để ghi bảng tính Excel dưới dạng Text • Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn. Chọn lệnh Save As. Chọn thư mục chứa tệp tin từ hộp danh sách Look in. Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của hộp Save as type: và chọn kiểu Text mong muốn, ví dụ: Text (Tab delimited). Nhấn chuột vào nút Save để ghi E-9 Các bảng tính mẫu (templates) là gì? • Thông thường, khi làm việc với các bảng tính, chúng ta muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một bảng tính mới, chúng ta có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng một mẫu bảng tính đã có sẵn. Mẫu bảng tính này được gọi là template. Các mẫu được lưu trữ với phần mở rộng là .XLT và khi chúng được sử dụng để tạo ra bảng tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo mẫu bảng tính, trước tiên cần định dạng một tờ bảng tính mới có tất cả các thành phần mà bạn muốn và sau đó ghi lại dưới dạng tệp tin .XLT. Để ghi một sổ bảng tính như một tệp tin mẫu • Bạn có thể ghi sổ bảng tính giống như một tệp tin mẫu Excel bằng cách chọn Template từ phần Save as type của hộp thoại Save. Để sử dụng một mẫu • Từ thanh thực đơn File, chọn New để hiển thị hộp thoại New. • Chọn mẫu mà bạn muốn. Chú ý rằng bạn thường nhìn thấy rất nhiều thẻ trên hộp thoại này, ví dụ như General và Spreadsheet Solutions. Nếu bạn muốn dùng mẫu mặc định, chọn Workbook từ thẻ General. • Chọn OK để mở một bản sao của mẫu, cụ thể là một Workbook. Để ghi một tệp tin với một kiểu phù hợp để có thể đưa lên trang Web • Nhấn chuột vào File để làm xuất hiện thanh thực đơn, chọn lệnh Save As. Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của hộp Save as type, và chọn kiểu tập tin mà bạn muốn ghi, cụ thể là WebPage(.htm:*.html) E-10 [...]... để hiển thị hộp thoại Replace • Đánh ký tự mà bạn muốn tìm và thay thế vào ô Find what, chiều dài kí tự lớn nhất là 255 • Đánh kí tự thay thế vào ô Replace with Chọn theo các bước sau: - Find next: tìm sự xuất hiện tiếp theo của kí tự - Replace: thay thế chuỗi kí tự này - Replace All: sẽ thay thế tất cả sự xuất hiện của kí tự trong phần Find what bằng các kí tự trong phần Replace With • Chọn Cancel... thoại Trợ giúp Microsoft Excel- Thẻ Answer Wizard • Chọn thẻ Answer Wizard trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị như sau: E-13 • Đánh một câu hỏi và nhấn chuột vào nút Search Ví dụ: chúng ta hỏi về cách đặt lề của trang • Nhấn chuột vào nút Search sẽ hiển thị các thông tin như sau: • Nhấn chuột vào liên kết ‘Set page Margins’, sẽ hiển thị trợ giúp sau: E-14 Trợ giúp Microsoft Excel- Thẻ Index... hiện, như minh hoạ, để giải thích chức năng của công cụ mà bạn vừa nhấn chuột vào Hộp thoại Microsoft Excel Help • Nhấn chuột vào nút Help để hiển thị hộp thoại • Có 3 thẻ mà bạn có thể chọn: Contents, Answer Wizard và Index E-12 Trợ giúp Microsoft Excel- Thẻ Content • Chọn thẻ Contents trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị như sau: • Góc trên, bên trái của hộp thoại liệt kê các chủ đề Nhấn chuột... Để tìm ký tự trong một bảng tính • Đặt con trỏ chuột vào nơi mà bạn muốn bắt đầu tìm kiếm • Chọn lệnh Find từ thanh thực đơn của Edit, hoặc nhấn Ctrl+F để hiển thị hộp thoại Find • Đánh ký tự mà bạn muốn tìm vào ô Find what • Nhấn chuột vào nút Find next để tìm sự xuất hiện tiếp theo của kí tự mà bạn đang tìm kiếm 8.2 Sử dụng lệnh thay thế nội dung trong một bảng tính Để tìm và thay thế ký tự trong... hiển thị trợ giúp sau: E-14 Trợ giúp Microsoft Excel- Thẻ Index • Chọn thẻ Index trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị cửa sổ sau: • Cuộn danh sách xuống phía dưới và việc chọn mục sẽ hiển thị trợ giúp mong muốn bên phải Hoặc bạn có thể nhập một từ khoá và nhấn chuột vào nút Search About Microsoft Excel • Nhấn chuột vào tuỳ chọn này trong thanh thực đơn của Help sẽ hiển thị hộp thoại dưới đây... làm thư mục mặc định trong ô Default file location của hộp thoại Thư mục mặc định này cũng xuất hiện trong các hộp thoại mở và ghi của Excel E-17 Phần 2 Các ô 3 Chèn dữ liệu 3.1 Nhập số, ngày, kí tự trong một ô Để nhập các số • Chọn ô mà bạn muốn nhập số và gõ các kí tự dưới dạng số vào ô đó Nếu bạn muốn tạo số âm, hãy đánh dấu - vào trước nó hoặc trước phần ngoặc đơn (số được đóng trong ngoặc đơn)... hình Excel của bạn) của bảng tính mà bạn muốn sao chép tới • Chọn hàng hay cột mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép vào • Nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu đã sao chép E-26 7.3 Xoá các nội dung của ô Để xoá các nội dung của một ô hoặc một dãy • Chọn ô hay dãy mà bạn muốn xóa Nhấn phím Delete Nếu bạn xoá các giá trị của các ô, mà đang được sử dụng dưới dạng công thức, các công thức sẽ bị lỗi 7.4 Dùng công cụ tự. .. ngày/giờ, sau đó đánh ngày/giờ vào • Ngày được tách biệt bởi các dấu (- hoặc /) • Nhập ngày hiện tại, ấn tổ hợp phím Ctrl+; nhập giờ hiện tại, ấn tổ hợp phím Ctrl+: Để nhập kí tự vào một ô • Nhấn chuột vào ô và bắt đầu đánh kí tự mà bạn muốn xuất hiện trong ô đó Nhớ rằng, để di chuyển sang ô tiếp theo sử dụng phím Tab Để di chuyển xuống một ô nhấn phím Enter 4 Chọn các ô 4.1 Chọn một ô, các ô lân cận,... phải tăng độ rộng của cột Để đặt độ rộng cột thay đổi phù hợp với dữ liệu một cách tự động • Tìm ra đường giao tiêu đề phía bên phải của cột được chọn • Nhấn đúp chuột vào đường giao để làm cho cột thay đổi vừa với dữ liệu nhập vào Cột sẽ được mở rộng theo dữ liệu nhập vào Để thay đổi độ rộng của nhiều cột một cách tự động • Chọn nhiều cột và thao tác thay đổi độ rộng cột như đã làm với một cột Nháy... sẽ thay thế tất cả sự xuất hiện của kí tự trong phần Find what bằng các kí tự trong phần Replace With • Chọn Cancel để dừng việc tìm kiếm hoặc đóng hộp thoại 8.3 Sắp xếp dữ liệu kiểu số/kiểu kí tự theo trật tự tùy chọn Để sắp xếp một danh sách sử dụng biểu tượng Sort E-28 • Trong dữ liệu của bạn, nhấn chuột vào cột mà bạn muốn sắp xếp, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng Sort Ascending hoặc biểu tượng . vào mục Programs, sau đó chọn Microsoft Office để mở Microsoft Office Excel. Hình. Khởi động chương trình MS Excel Đóng Excel • Cách 1: Chọn lệnh. Wizard và Index. E-12 Trợ giúp Microsoft Excel- Thẻ Content • Chọn thẻ Contents trong hộp thoại Microsoft Excel Help hiển thị như sau: • Góc