Tự học Microsoft PowerPoint

Tự học Microsoft PowerPoint

Sửdụng tiệních MicrosoftPowerpoint MỤC LỤC Tổng quan Microsoft Powerpoint Khởi động Microsoft Powerpoint 3 Tạo trình diễn 3.1 Tạo trình diễn sau khởi động PowerPoint 3.2 Tạo trình diễn sử dụng PowerPoint 3.3 Chọn bố cục trình bày trang trình diễn (Slide) 3.4 Làm quen với giao diện chương trình 3.5 Chuyển khung nhìn soạn thảo Lưu trình diễn lên đĩa, mở trình diễn có đĩa 4.1 Lưu trình diễn lên đĩa 4.2 Đóng cửa sổ trình diễn soạn: 4.3 Mở trình diễn có đĩa Tạo trình diễn theo kịch có sẵn 5.1 Sử dụng công cụ AutoContent Wizard Thao tác với trang soạn thảo 6.1 Tạo mới/ chỉnh sửa/sao chép/di chuyển/xóa bỏ trang 6.2 Đặt mẫu thiết kế chung (temlate) cho trang 10 6.3 Soạn thảo định dạng nội dung 11 6.4 Sử dụng nút tiện ích công cụ 14 Chèn ảnh vào trang 16 7.1 Chèn ảnh từ Clipart 16 7.2 Chèn ảnh từ tệp có sẵn thư mục 17 7.3 Chèn hình ảnh từ mục AutoShape 17 7.4 Thay đổi định dạng 18 7.5 Một số thao tác ảnh 19 Chèn bảng biểu vào trang 20 8.1 Cách chèn bảng biểu 20 8.2 Soạn thảo bảng 20 8.3 Sử dụng công cụ Tables and Boders 21 Chèn đồ thị vào trang 22 9.1 Chèn đồ thị 22 9.2 Chỉnh sửa đồ thị 22 P-1 10 Chèn sơ đồ tổ chức vào trang 28 10.1 Tạo sơ đồ tổ chức hình sẵn có 29 10.2 Tạo sơ đồ tổ chức công cụ tự động 29 10.3 Nhập tiêu đề sơ đồ 29 10.4 Chèn thêm nút sơ đồ 30 10.5 Các thao tác khác 30 11 Thiết lập hiệu ứng động (animation) 32 11.1 Hiệu ứng động cho thành phần 32 11.2 Hiệu ứng chuyển tiếp trang 34 12 Tạo nội dung chân trang (footer) 34 13 Sử dụng Slide Master 35 14 Tạo nút hành động (Action Button) 36 15 Tạo siêu liên kết (Hyperlink) 38 16 Thực in ấn 38 16.1 Thay đổi thông số trang in 39 16.2 In theo trang trình diễn 39 16.3 In theo kiểu Handout 40 17 Trình diễn kết 40 17.1 Thao tác với trang trình diễn 40 17.2 Sử dụng bút vẽ trình diễn 41 17.3 Trình diễn trang tự động 42 P-2 Tổng quan Microsoft Powerpoint Microsoft Powerpoint phần mềm nằm phần mềm văn phòng Microsoft Office tiếng hãng Microsoft sản xuất Microsoft PowerPoint công cụ tuyệt vời giúp người sử dụng có hiệu cao trình bày Một số ưu điểm phần mềm Microsoft Powerpoint: + thiết kế thống thao tác nhập chỉnh sửa đối tượng văn bản, hình ảnh, bảng biểu nên người thành thạo với Microsoft Word khơng phải học thêm nhiều thao tác + ngồi đối tượng sử dụng Microsoft Word, phương tiện âm thanh, hiệu ứng động, đoạn phim hỗ trợ làm cho trình bày trở nên sinh động Những ý tưởng diễn tả qua hình ảnh ln đánh giá cao Một trình diễn tạo Microsoft Powerpoint bao gồm nhiều trang trình diễn (tiếng Anh gọi Slide) Có thể tóm tắt giai đoạn thực sau: + Khởi tạo trình diễn Lưu trình diễn lên đĩa + Khởi tạo trang trình diễn Nhập/chỉnh sửa nội dung trang Tạo thêm/sao chép/ xếp trang Lưu trình diễn lên đĩa + Tạo hiệu ứng trình diễn cho đối tượng trang Lưu lên đĩa + Trình diễn thử làm + In trình diễn giấy Khởi động Microsoft Powerpoint Cách khởi động PowerPoint tắc sau: Kích chuột menu Start Windows nằm góc trái hình Kích chọn tuỳ chọn Programs Kích vào Microsoft Office để chọn Microsoft Office Powerpoint P-3 Tạo trình diễn 3.1 Tạo trình diễn sau khởi động PowerPoint Sau khởi động PowerPoint, để tạo trình diễn mới, kích chọn nút radio , kích OK 3.2 Tạo trình diễn sử dụng PowerPoint Kích nút New cơng cụ chuẩn 3.3 Chọn bố cục trình bày trang trình diễn (Slide) Mỗi Slide PowerPoint có kiểu bố cục trình bày riêng Bố cục tức cách bố trí khối văn bản, hình ảnh, đồ thị Slide Trước soạn thảo nội dung Slide, tuỳ theo nội dung trình diễn sở thích, người dùng phải chọn kiểu bố cục danh sách kiểu bố cục có sẵn PowerPoint sau: 1.Kích chọn kiểu bố cục Kích chọn OK Tên kiểu bố cục chọn Danh sách kiểu bố cục Slide P-4 3.4 Làm quen với giao diện chương trình Thanh Menu Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng Cửa sổ Layout cho nhìn tổng thể tồn Slide Các nút chuyển khung nhìn Gõ tiêu đề Slide vào ô Cửa sổ soạn thảo Slide Gõ nội dung Slide vào ô Thanh trượt Cửa sổ ghi 3.5 Chuyển khung nhìn soạn thảo Các trang trình diễn hiển thị theo nhiều khung nhìn khác phù hợp với yêu cầu soạn thảo trình diễn Cách thực hiện: Cách thứ 1: Bấm nhanh vào nút chuyển góc bên trái cửa sổ chương trình Cách thứ 2: Vào lệnh View, chọn cách thức hiển thị trang trình diễn Lưu ý: Khi muốn hủy bỏ trạng thái hay tiến trình xảy cần bấm phím ESC Ví dụ bấm chọn mục Slide Show, sau bấm phím ESC chương trình quay trở lại khung soạn thảo Lưu trình diễn lên đĩa, mở trình diễn có đĩa 4.1 Lưu trình diễn lên đĩa Nút Save công cụ chuẩn P-5 Nếu lần ghi lên đĩa, cần phải chọn thư mục chứa tệp đặt tên cho tệp trình diễn Thơng thường tên tệp trình diễn tạo Microsoft Powerpoint có dạng tổng qt là: .ppt, tên_chính người soạn thảo tự đặt, cịn phần ppt chương trình tự gán thêm vào Chọn nhanh thư mục đĩa sử dụng để chuyển đến thư mục mẹ thư mục hành nơi gõ tên tệp nút tạo thư mục Nút Save để thực việc ghi lên đĩa Giải thích thêm + Nút (1), (2) nút tiện ích để di chuyển nhanh đến vị trí thư mục đĩa + Nút (3) sử dụng muốn tạo thư mục chứa tệp trình diễn 4.2 Đóng cửa sổ trình diễn soạn: Bấm nút để đóng trình diễn soạn Thao tác với lệnh: + Vào lệnh FILE, chọn mục CLOSE P-6 4.3 Mở trình diễn có đĩa Kích nút Open công cụ chuẩn Chuyển đến thư mục chứa tệp chọn tệp muốn mở bấm nút Open để mở tệp Tạo trình diễn theo kịch có sẵn 5.1 Sử dụng cơng cụ AutoContent Wizard Có nhiều cách thức khởi tạo trình diễn để tiện thao tác thực hành tài liệu nêu cách chuẩn mực yêu cầu đóng tất trình diễn soạn thảo Các bước thực hiện: + Vào lệnh FILE, chọn mục NEW Trong hộp thọai xuất chọn AutoContent Wizard P-7 + Trong hộp thoại chọn lựa mục Next gặp nút Finish Thao tác với trang soạn thảo 6.1 Tạo mới/ chỉnh sửa/sao chép/di chuyển/xóa bỏ trang Các trang trình diễn phép tạo mới/ chỉnh sửa/sao chép/ di chuyển/ xóa bỏ thực làm việc khung nhìn : (1) Normal View (2) Outline View (3) Slide View không thực Slide Show Đối với khung nhìn Normal View chọn trang thao tác chép nút công cụ COPY PASTE P-8 (4) Shorter View + Thao tác chọn: - dùng phím chuột máy tính để chọn trang cửa sổ bên trái - muốn chọn nhiều trang liên tục, bấm chọn trang đầu tiên, giữ phím Shift bấm chọn trang cuối Chú ý không chọn trang rời rạc khung nhìn Normal - muốn xóa bỏ đánh dấu chọn trang thực cần bấm phím chuột vào vùng cửa sổ soạn thảo + Thao tác chép: cần phải chọn trang trước chép thao tác nhu sau: - bấm nút COPY nhấn tổ hợp phím Ctrl-C Sau nhấn nút PASTE nhấn tổ hợp phím Ctrl-V + Thao di chuyển trang: chọn trang thao tác sau: - bấm chọn nút biểu diễn trang kéo lên xuống + Thao tác xóa trang: chọn trang thao tác sau: - nhấn nút DELETE Đối với khung nhìn Slide Sorter View Các thao tác thực tương tự khung Normal View Có bổ sung thêm thao tác sau: + Chọn nhiều trang rời rạc: - muốn chọn nhiều trang rời rạc, bấm chọn trang đầu tiên, giữ phím Ctrl bấm chọn trang P-9 Thay đổi hướng chữ: Chọn thẻ Alignment Kích nút OK để kết thúc 10 Chèn sơ đồ tổ chức vào trang Sơ đồ tổ chức sơ đồ phân cấp hình từ xuống Các thành phần sơ đồ bao gồm: tiêu đề sơ đồ, nút sơ đồ, đường nối nút, sơ đồ Sau ví dụ mơ tả thành phần sơ đồ: P-28 10.1 Tạo sơ đồ tổ chức hình sẵn có Sử dụng hình dạng hỗ trợ sau: + Hình chữ nhật: + Hình Elip: + Các đường thẳng, đường mũi tên hình sẵn có Autoshapes 10.2 Tạo sơ đồ tổ chức công cụ tự động Chọn Insert -> Picture -> Organization Chart sau: Màn hình soạn thảo sơ đồ gồm sơ đồ mặc định (có nút chia thành mức) Mỗi nút có hàng gõ văn vào sau: Hàng thứ Hàng thứ Hàng thứ Hàng thứ · Để gõ văn vào nút sơ đồ, kích chuột vào nút gõ văn · Lưu ý: hàng đầu, bạn không gõ văn vào cần phải xố hàng chữ mặc định tương ứng không muốn chúng 10.3 Nhập tiêu đề sơ đồ Bơi đen dịng chữ “Chart Title” đỉnh sơ đồ, gõ nội dung tiêu đề P-29 10.4 Chèn thêm nút sơ đồ Trước thực đưa thêm nút vào đồ thị cần: · Xác định nút làm mốc trong sơ đồ · Sau xác định vị trí tương đối nút so với nút làm mốc Có vị trí tương đối có: nút mức trên, nút mức dưới, nút mức bên trái, nút mức bên phải, nút trung gian Thao tác đưa thêm nút vào sơ đồ sau: kích chuột vào nút cơng cụ (tương ứng với vị trí tương đối nút mới) cơng cụ hình (xem hình sau), sau kích chuột vào nút làm mốc sơ đồ Kích vào để đưa vào nút mức Kích vào để đưa vào nút mức bên trái Kích vào để đưa vào nút mức bên phải Kích vào để đưa vào nút mức Kích vào để đưa vào nút trung gian 10.5 Các thao tác khác Thao tác chọn: • Chọn nút sơ đồ: kích vào nút • Chọn nhóm nút sơ đồ: · Rê chuột vẽ hình chữ nhật bao trọn nút muốn chọn · Nếu nút muốn chọn khơng thể nằm hình chữ nhật, nhấn & giữ phím Shift, đồng thời kích chuột vào nút muốn chọn · Chọn toàn nút sơ đồ: bấm Ctrl + A • Thao tác chọn đường nối nút làm tương tự với nút · Chọn toàn đường nối: kích chuột phải phần hình soạn thảo (phần trống khơng có vẽ sơ đồ), chọn Select -> Connecting Lines Xố nút nhóm nút: Kích chọn nút nhóm nút đó, bấm phím Delete P-30 Thay đổi kiểu dáng sơ đồ: Có thể thay đổi kiểu dáng phần toàn sơ đồ Thao tác: + Chọn toàn phần sơ đồ + Trên Menu chọn Styles, sau kích chọn kiểu dáng danh sách Thay đổi phơng chữ, kiểu chữ, kích thước chữ: Chọn nút muốn thay đổi Chọn Text -> Font Menu Sau làm bước hình minh họa Chọn phông chữ Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ Thay đổi màu chữ: Chọn nút muốn thay đổi Chọn Text -> Color lệnh Kích đúp vào màu muốn chọn bảng màu Thay đổi màu viền nút: Chọn nút muốn thay đổi Kích chuột phải lên nút Sau làm theo bước sau đây: Thay đổi màu Thay đổi kiểu bóng Thay đổi kiểu viền Thay đổi màu viền Thay đổi kiểu liền nét, đứt quãng viền Thay đổi định dạng đường nối: Chọn đường nối muốn thay đổi Kích chuột phải đường nối chọn P-31 Chọn OK để kết thúc Thay đổi màu sơ đồ: Kích chuột phải lên vùng trống sơ đồ Chọn Background Color Kích đúp vào màu muốn chọn bảng màu để quay hình soạn thảo Slide Sau soạn thảo hoàn chỉnh sơ đồ, để quay hình soạn thảo Slide, kích vào nút đóng cửa sổ soạn thảo sơ đồ (góc bên phải cửa sổ) Trong hộp thoại Microsoft Organization Chart, chọn Yes Trong hình soạn thảo Slide, sơ đồ tổ chức coi đối tượng đồ họa, cac thao tác dịch chuyển, phóng to, thu nhỏ, xố làm hồn toàn tương tự ảnh Từ hình soạn thảo Slidse, muốn soạn thảo sơ đồ, cần kích đúp chuột vào sơ đồ 11 Thiết lập hiệu ứng động (animation) 11.1 Hiệu ứng động cho thành phần Một tính nhiều người dùng ưa chuộng trình diễn PowerPoint, trang trình diễn khơng bao gồm dòng chữ đứng yên buồn tẻ, trái lại chúng “nhảy múa” điều khiển người trình diễn với phát âm vui tai, sinh động Cụ thể hơn, người dùng đưa vào hiệu ứng động cho lúc trình diễn, sau lần nhấn phím hay kích chuột, thành phần văn theo nhiều kiểu khác nhau: bay từ bên trái, từ bên phải, từ xuống, lên, theo kiểu xoáy trôn ốc kèm theo nhiều loại âm P-32 Cách thực hiện: Chọn mục Custom Animation Chọn Side Show Menu chọn thành phần Slide để tạo hiệu ứng động chọn xem trước hiệu ứng chọn thẻ Effect chọn kiểu hiệu ứng chọn thuộc tính hiệu ứng chọn kiểu âm chọn cách hiển thị tự động hay đợi gõ phím/kích nút chuột thay đối trình tự hiển thị P-33 11.2 Hiệu ứng chuyển tiếp trang Các hiệu ứng động đưa vào để chuyển tiếp trang lúc trình diễn Cách thực hiện: + Chọn Slide Show -> Slide Transition Menu Chọn cách chuyển Slide Chọn việc áp dụng cho Slide Chọn việc áp dụng cho tất Slide Chọn hiệu ứng âm Chọn tốc độ chuyển Slide: Slow - chậm, Medium - vừa, Fast - nhanh 12 Tạo nội dung chân trang (footer) Microsoft Powerpoint cho phép người dùng đưa vào cuối Slide thơng tin như: số hiệu Slide, ngày tháng tạo lập Slide, tiêu đề chân trang (footer) Tiêu đề chân trang đoạn văn ngắn bất kỳ, thông thường thông tin cá nhân người tạo lập trình diễn Slide, chẳng hạn họ tên, quan P-34 Cách thực hiện: Chọn View -> Header and Footer Menu, sau làm bước hình vẽ sau: Kích Apply để áp dụng cho Slide thời chọn mục không muốn số hiệu Slide trang tiêu đề 13 Sử dụng Slide Master nơi nhập tiêu đề chân trang Slide Master cơng cụ cho phép tạo định dạng chung cho tồn trang trình diễn Các định dạng Slide Master phải phân tích tính tốn cẩn thận trước thực Chọn Master Chọn View Chọn Slide Master P-35 Slide Master hiển thị sau: Tiêu đề Các tiêu đề mức nhỏ Nên thực công việc sau Slide Master: (1) Chèn dịng chữ, hình ảnh cần xuất tất trang (2) Thay đổi phông chữ, độ lớn chữ khuôn dạng văn 14 Tạo nút hành động (Action Button) Nút hành động nút mà bấm kích họat hành động đó, chẳng hạn chuyển trỏ đầu trình diễn, cuối trình diễn, chạy tệp trình diễn khác Sau cách để đưa vào trang nút hành động, có tác dụng kích họat mở tệp trình diễn khác: Chọn nút tác động Chọn Slide Show Chọn Action Button P-36 Kích vào để mở danh sách hành động gán cho nút Chọn hành động liên kết đến file trình diễn khác để gán cho nút Kích vào để đưa vào hiệu ứng âm cho nút nơi chọn thư mục chứa tệp liên kết nơi chọn tệp liên kết P-37 Chọn OK để hoàn tất việc gán hành động cho nút Nếu muốn đưa vào nút dòng chữ làm nhãn cho nút, ví dụ “OK”, “Chuyển” làm sau: · Kích chuột phải lên nút · Kích chọn Edit Text · Gõ vào dịng nhãn cho nút · Sau gõ xong, kích chuột vùng Slide bên nút để kết thúc việc gõ nhãn nút 15 Tạo siêu liên kết (Hyperlink) Để đưa vào siêu móc nối đến trang Web khác, chọn Insert -> Hyper Link Menu Trong cửa sổ Insert Hyperlink điền tham số sau: Gõ văn hiển thị Hyperlink Gõ địa trang Web móc nối đến Kích OK để kết thúc Các thao tác định dạng chữ Hyperlink làm tương tự chữ Nếu muốn sửa đổi tham số Hyperlink, kích chuột vào Hyperlink, sau lặp lại thao tác hai bước đầu 16 Thực in ấn Trước in, người dùng cần thay đổi thông số trang in như: hướng in, kích thước trang in không muốn dùng thông số mặc định P-38 16.1 Thay đổi thông số trang in Các bước thực sau: Chọn File -> Page Setup Chọn hướng in theo chiều dọc Chọn kiểu giấy in Chọn hướng in theo chiều dọc cho in kiểu Handout Chọn hướng in theo chiều ngang in Slide 16.2 In theo trang trình diễn Chọn File -> Print Menu Sau làm bước sau: Chọn in tất Slide Chọn in Slide thời Chọn số lần in lặp Bấm chọn mục Pure black and white để in gốc có màu đen&trắng Chọn in từ Slide đến Slide P-39 16.3 In theo kiểu Handout Các thao tác giống in Slide trang, ngoại trừ thao tác sau: Bấm chọn mục Pure black and white để in gốc có màu đen&trắng Chọn Handout Chọn số Slide in trang 17 Trình diễn kết 17.1 Thao tác với trang trình diễn Để trình diễn cần chọn khung nhìn Slide Show, thao tác nhanh phím F5: Kích nút để chuyển sang khung nhìn Slide Show Cách trình diễn sau: Trong khung nhìn Slide Show, trang trình diễn phóng to chiếm hết diện tích chiếu Mỗi thời điểm trang thực P-40 Để dịch chuyển tiến lui trang, người trình diễn dùng số nút bấm kích chuột: + Tiến: kích chuột bấm phím N phím PgUp + Lùi: bấm phím P phím PgDn + Dừng trình diễn: bấm phím Esc + Dịch chuyển đến Slide bất kỳ: - Kích chuột phải vị trí hình trình diễn làm xuất hộp chọn Chọn mục Go -> Slide Navigator, sau chọn Slide cần chuyển đến kích nút Go To + Thao tác nhanh cách: bấm số trang bấm phím ENTER Đây cách thường sử dụng có hiệu cao 17.2 Sử dụng bút vẽ trình diễn Microsoft Powerpoint hỗ trợ sẵn cơng cụ bút vẽ trình diễn giúp người trình diễn gạch chân câu cần thiết Cách thực hiện: + Khi khung Slide Show, kích nút chuột phải làm xuất hộp thọai chọn mục Pointer Options > Pen Con trỏ chuột biến đổi thành dạng bút cho phép viết, vẽ lên trang trình diễn P-41 + Việc xóa bỏ dấu bút viết, vẽ đơn giản sau: + Muốn trỏ chuột trở trạng thái bình thường cần chọn Pointer Options > Automatic 17.3 Trình diễn trang tự động Cách thực hiện: + Vào thực đơn lệnh Slide Show -> chọn Setup Show làm xuất hộp chọn lựa + Đặt lựa chọn vào mục: Loop continuosly until 'Esc' + Vào thực đơn lệnh Slide Show -> chọn Siled Transition làm xuất hộp chọn lựa + Thiết lập mục Effect theo sở thích chọn mục Automatically After với thời gian thích hợp Nhấn chọn mục Apply to All để kết thúc P-42 ... diễn trang tự động 42 P-2 Tổng quan Microsoft Powerpoint Microsoft Powerpoint phần mềm nằm phần mềm văn phòng Microsoft Office tiếng hãng Microsoft sản xuất Microsoft PowerPoint. .. động Microsoft Powerpoint Cách khởi động PowerPoint tắc sau: Kích chuột menu Start Windows nằm góc trái hình Kích chọn tuỳ chọn Programs Kích vào Microsoft Office để chọn Microsoft Office Powerpoint. .. mềm Microsoft Powerpoint: + thiết kế thống thao tác nhập chỉnh sửa đối tượng văn bản, hình ảnh, bảng biểu nên người thành thạo với Microsoft Word học thêm nhiều thao tác + đối tượng sử dụng Microsoft