MỤC LỤC
• Nhấn chuột vào biểu tượng sổ bảng tính mong muốn, được hiển thị trong thanh trạng thái các cửa sổ, đặt dọc phía dưới màn hình của bạn, như minh hoạ. • Trong cửa sổ chương trình Excel, nhấn chuột vào lệnh Window, bạn sẽ thấy xuất hiện danh sách các sổ bảng tính như minh hoạ (trong trường hợp này là Book1 và Book2).
Nếu chúng ta muốn biết ý nghĩa của các chức năng trong Category, bạn nhấn chuột vào biểu tượng dấu hỏi chấm, và khi nhấn chuột vào vùng Category, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện, như minh hoạ, để giải thích chức năng của công cụ mà bạn vừa nhấn chuột vào. Màn hình sẽ hiển thị loại thông cáo chính xác của ứng dụng và hiển thị số đăng kí sản phẩm của bạn (không có minh hoạ vì các lý do bảo mật).
• Cuộn danh sách xuống phía dưới và việc chọn mục sẽ hiển thị trợ giúp mong muốn bên phải. • Nhấn chuột vào tuỳ chọn này trong thanh thực đơn của Help sẽ hiển thị hộp thoại dưới đây.
• Nhấn chuột vào Tools để hiển thị thanh thực đơn và chọn lệnh Options để hiển thị một hộp thoại. • Nhập đường dẫn tới thư mục mà bạn muốn đặt làm thư mục mặc định trong ô Default file location của hộp thoại.
• Di chuyển con trỏ chuột di chuyển vào đường giao tiêu đề của cột được chọn với một cột khác, kết quả là con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng. • Nhấn Ctrl+C (hoặc chọn thực đơn lệnh Edit-> Copy, hoặc nhấn nút Copy trên thanh lệnh) để sao chép nội dung được chọn vào Windows clipboard.
Ví dụ được minh hoạ dưới đây (trong ví dụ này chúng tôi chọn chèn trước bảng tính 2). Di chuyển một bảng tính trong một dãy các bảng tính hoặc giữa các bảng tính đang mở. Sử dụng trường Before Sheet của hộp thoại, để quyết định di chuyển bảng tính đến nơi nào.
Khi bạn nhìn thấy một mũi tên nhỏ chỉ xuống, nó chỉ thị bảng tính đó sẽ được di chuyển, khi bạn giải phóng chuột. • Trong sổ bảng tính thứ nhất, chọn thẻ bảng tính của bảng tính mà bạn muốn di chuyển.
• Khi viết công thức, rất dễ tạo ra các lỗi: liệt kê dưới đây là một số thông báo lỗi thường gặp. #### Các nội dung của một ô không thể được hiển thị đúng do cột quá hẹp. • Bạn có thể sử dụng trợ giúp trực tuyến để nhận được các thông tin nhiều hơn về lỗi trong các công thức và ý nghĩa của các thông báo lỗi.
Khi người trợ giúp văn phòng xuất hiện, nhập từ error, sau đó nháy chuột vào nút Search. Từ màn hình này bạn có thể nhận được những thông tin chi tiết về mỗi loại thông báo lỗi.
Điều này minh hoạ cho mẫu tương đối: mẫu đang dùng X (cụ thể là phải - trái) và Y (cụ thể là trên - dưới), và sẽ luôn luôn trỏ đến nội dung của một ô riêng biệt. Nhớ rằng chúng ta có số %VAT trong một ô, và khi điều này được làm mẫu trong phạm vi tương đối khi kéo và thả góc công thức, sau đó công thức không được thực hiện nữa. Nếu chúng ta đã sử dụng các kỹ thuật kéo và thả để các ô C6 và D6 sáng và mở rộng các công thức xuống trang dưới, chúng ta có thể mong nó làm việc tốt và nó đã làm việc tốt.
Trong khi nhập công thức vào bảng tính bạn có thể sử dụng phím F4 để biến đổi nhanh chóng một mẫu ô tương đối thành tuyệt đối, ví dụ: chọn 1 ô và đánh =B4 sau đó ấn phím F4, Exel sẽ chèn các ký hiệu $ cho bạn. Kiểm tra logic đánh giá một biểu thức để thấy rằng nếu qua, nó sẽ nhận giá trị TRUE, nếu không qua, nó sẽ nhận giá trị FALSE.
Nhấn chuột phải để hiển thị hộp lệnh và chọn Format Cells, để hiển thị hộp thoại Format Cells. Chọn Date từ danh sách Category và sử dụng phần Type của hộp thoại để chọn định dạng dữ liệu mong muốn. • Nhấn chuột phải để hiển thị hộp lệnh và chọn Format Cells để hiển thị hộp thoại Format cells chọn Currency từ danh sách Category và sử dụng phần Symbol của hộp thoại để chọn định dạng dữ liệu mong muốn.
• Nhấn chuột vào ô để chọn nó, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng Percent Style trên thanh định dạng của Excel. Chú ý: Định dạng một ô sử dụng kiểu phần trăm, nhân giá trị với 100 và hiển thị kết quả dùng ký hiệu %.
• Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống trong trường Font của thanh định dạng Excel, chọn loại chữ mong muốn. Để làm được điều này, nhấn chuột vào Format để hiển thị thực đơn của nó, sao đó chọn lệnh Cells để hiển thị hộp thoại Format Cells. • Chọn màu mà bạn muốn dùng cho nền của ô (chú ý rằng bạn nên chọn màu mà cho phép vẫn nhìn thầy nội dung của ô. Không chọn màu tối nếu bạn sử dụng màu đen làm màu của nội dung ô!).
• Nhấn chuột vào biểu tượng Format Painter bạn sẽ thấy rằng biểu tượng chuột sẽ đổi thành dạng một chổi quét sơn nhỏ. • Chọn ký tự mà bạn muốn sao chép định dạng, và khi bạn giải phóng chuột bạn sẽ nhìn thấy định dạng đã được dùng cho ký tự mới mà bạn mong muốn.
• Từ phần Orientation, có thể nhập chính xác góc quay vào hộp Degrees, hoặc kéo hướng của Text theo mức quay đã có sẵn. • Để xem các chức năng của đường biên, nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống cạnh biểu tượng Borders trên thanh định dạng. Bạn cũng có thể thêm đường biên bằng một cách đơn giản là nhấn chuột vào biểu tượng sau khi bạn đã chọn các ô mà bạn muốn đặt đường biên.
• Bạn có thể chọn một hoặc một dãy các ô, sau đó nhấn chuột vào thanh thực đơn của lệnh Format, bạn có thể chọn lệnh Cells. • Để làm xuất hiện các tuỳ chọn của đường biên, nhấn chuột vào biểu tượng Borders trên thanh công cụ định dạng.
• Nhấn chuột vào đồ thị để chọn nó, và nhấn chuột vào mũi tên thả xuống cạnh biểu tượng Chart Type trên thanh công cụ Chart. • Nhấn chuột vào đồ thị mà bạn muốn sao chép, xuất hiện các hình chữ nhật đậm bao xung quanh đường biên của đồ thị. • Cũng trong bảng tính, nhấn chuột vào Edit để làm xuất hiện thanh thực đơn của nó và chọn lệnh Paste.
• Nhấn chuột vào bảng tính đã chọn và sau đó nhấn chuột Edit để làm xuất hiện thanh thực đơn của nó, chọn lệnh Paste. • Cũng trong bảng tính, nhấn chuột vào Edit để làm xuất hiện thanh thực đơn, chọn lệnh Paste.
• Excel cung cấp cho bạn các tuỳ chọn header và footer chuẩn, mà có thể được chọn từ các thanh thực đơn trong hộp thoại Page setup. Bạn cũng có thể thêm ngày và giờ vào header hoặc footer của bạn sử dụng biểu tượng Date và Time, để chứa tên tệp tin và tên bảng tính sử dụng biểu tượng File và Sheet Name, và xác định những trang nào header và footer sẽ xuất hiện bằng cách sử dụng các nút Page. • Nhấn chuột vào Customer Header hoặc Custom Footer như mong muốn và bạn sẽ nhìn thấy một hộp thoại khác hiển thị như minh hoạ.
Lưu ý: Để nhìn thấy header/footer của bạn hiển thị trên màn hình, nhấn chuột vào biểu tượng Print Preview, để xem các tờ bảng tính sẽ được in ra như thế nào. • Khi bạn lựa chọn xong, nhấn chuột vào nút OK, và sau đó nhấn chuột vào nút OK của hộp thoại Page setup, để tất cả các hộp thoại đóng.
• Nhấn chuột vào phần header hoặc footer mà bạn muốn số trường được hiển thị, cụ thể là trái, phải, giữa. Bằng cách sử dụng kết hợp với số trang bạn có thể có một header, ví dụ như: hiển thị định dạng Page 7 of 20. • Từ thanh thực đơn của File, chọn Page setup để hiển thị hộp thoại Page setup.
• Để in các đường lưới, đánh dấu vào hộp check Gridlines (trong vùng Print của hộp thoại). • Để in tiêu đề của hàng và cột, tích vào Row and column heading (trong phần Print của hộp thoại).
Bật, tắt sự hiển thị lưới, hiển thị các tiêu đề cột, hàng in ấn. • Trong Print Range chọn All, và trong phần Print What, nhấn chuột vào Active Sheet(s). Để in toàn bộ sổ bảng tính (bao gồm toàn bộ các tờ bảng tính chứa trong nó).
Bạn sẽ thấy rằng trong phần Print What của hộp thoại, kích hoạt Selected Chart như minh hoạ. • Thực hiện một số thay đổi khác theo yêu cầu từ hộp thoại, sau đó nhấn vào nút OK để in đồ thị.