Ebook tin học văn phòng 2010 tự học microsoft excel 2010 (phần 1) NXB văn hóa thông tin

NHIỀU TÁC GIẢ Tin h c V n phòng 2010 TIN HỌC VĂN PHÒNG THẬT LÀ ĐƠN GIẢN TỰ HỌC Microsoft Excel 2010 NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA THÔNG TIN Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 LỜI GIỚI THIỆU ó lẽ Microsoft Office 2007 phần mềm biên soạn tài liệu phổ biến tốt bạn khó hình dung tính để người ta phát triển cải tiến thêm Nhưng với Excel 2010, Microsoft chứng minh hoàn thiện người vô hạn Microsoft 2010 cung cấp tính giúp cho việc làm phép tính trở nên dễ dàng hết C Sau thời gian tìm tòi, thân tìm hiểu Excel 2010 bất ngờ Để giúp bạn nắm cách khái quát tính phần mềm này, biên soạn sách Tự học Microsoft Excel 2010, nhằm giúp bạn hiểu phần phần mềm Nào bạn khám phá điều lạ Microsoft Excel 2010 Chúc bạn thành công! NGƯỜI BIÊN SOẠN Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file Thêm tính Sparkline Bài 1: NHỮNG NÉT MỚI TRONG EXCEL 2010 Chức Backstage View Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Công cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn Excel có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính - Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Sparkline cách hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn liệu Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thông qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin có liên quan Khi liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer tự động cập nhật Định dạng liệu có điều kiện Chức conditional format bao gồm nhiều kiểu định dạng icons khả tô sáng mục định giá trị lớn nhất, nhỏ với click chuột 10 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Đây chức hay Excel 2010 Nếu bạn có bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá liệu, thường dùng hàm rút trích lọc liệu Tuy nhiên, với chức này, bạn không cần dùng hàm, không cần lấy liệu khỏi bảng mà đánh giá xác liệu qua cách làm bật ô theo điều kiện định sẵn Thực sau: quét chọn cột dòng liệu cần đánh giá, sau bấm nút Conditional Formatting, menu với tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá sàng lọc liệu bạn bảng trích riêng phiên Excel trước Chương trình thực “sàng lọc chỗ” cách làm bật lên ô với điều kiện quy luật bạn quy định Sau hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm bật ô theo điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) giá trị so sánh đó, Between (giữa giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô liệu trùng nhau) Khi bạn chọn xong điều kiện làm bật, xuất hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh màu tô bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh 11 Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi bảng tính - Top/Bottom Rules: quy luật gồm điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn giá trị trung bình cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ giá trị trung bình cột/hàng) Khi bạn chọn đánh giá theo liệu hàng Top Bottom, hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% tùy bạn tinh chỉnh, sau bấm OK để hoàn tất Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn màu ưng ý menu Khi đó, vùng liệu bạn xuất cột màu đánh giá mức độ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh nhận tăng giảm số liệu nhập vào Cột màu dài số liệu bạn có giá trị cao, ngược lại ô giá trị thấp - Color Scales: kiểu đánh giá tô màu cho ô liệu theo màu khác nhau, ứng với màu mức độ thấp, trung bình mức độ cao Khi chọn nhóm Color Scales, bạn chọn nhóm màu bạn thích menu thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn bạn Bạn tạo quy luật màu theo ý cách chọn Color Scales > More Rules 12 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 - Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình tự động đặt biểu tượng trước ô liệu bạn, giúp bạn có nhìn trực quan bảng tính Ví dụ dấu biểu thị số liệu mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu mức trung bình, dấu biểu thị số liệu thấp mức trung bình, đáng báo động Mỗi biểu tượng ứng với mức độ, chương trình tự động tính toán giá trị trung bình toàn cột dòng so sánh tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào ô theo giá trị phần trăm mà ô đạt so với mức độ chung cột dòng Bạn định lại quy luật đánh giá cách chọn More Rules nhóm Icon Sets Ngoài kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn tạo riêng cho quy luật đánh giá khác cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, nhiên việc thời gian Tốt bạn nên sử dụng quy luật có sẵn mà Excel cung cấp đầy đủ cho bạn Khi bạn không vừa ý với định dạng chọn, để xóa chúng mà không liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn kiểu xóa Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa cột chọn), Entire Sheet (xóa sheet), This Table (chỉ xóa bảng xử lý) 13 Có thể nói nhóm công cụ định dạng Excel 2010 thú vị, cho phép tạo bảng tính trình bày khoa học bắt mắt Đặc biệt tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp khả đánh giá, sàng lọc liệu chuẩn xác độc đáo Chắc chắn sử dụng chức này, bạn thấy hứng thú nhiều xử lý liệu tính toán Excel PivotTables PivotCharts Giống PivotTables, PivotCharts thực cách dễ dàng giao diện Tất cải thiện việc lọc cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạo PivotChart, công cụ PivotChart đặc biệt menu nội dung cung cấp để bạn phân tích liệu biểu đồ Bạn thay đổi layout, style định dạng biểu đồ thành phần khác theo cách mà bạn thực cho biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng trì thay đổi sang PivotChart, điều bổ sung nâng cấp để theo cách mà làm việc phiên Excel trước 14 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Share Workbook Giao diện Excel Microsoft Excel 2010 tích hợp với SharePoint để cung cấp công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao suất làm việc nhóm Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” 15 - Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước - Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở vào lệnh cần cho lên danh mục lệnh lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh bạn 16 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Các lệnh thực đơn Office 17 18 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán Excel Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ô, thiết lập bảo vệ bảng tính Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins 19 View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office -> Excel Options Popular -> Chọn Show Developer tab in the Ribbon 20 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực thao tác đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thông dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn Bài 2: THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH Thao tác với workbook Tạo workbook Chọn nút File -> New, hộp thoại (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa workbook có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook nhấp nút Create Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +N) Thực đơn ngữ cảnh 21 22 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 phải; hai đầu có hai mũi tên lên mũi tên xuống; có trượt để hình lên xuống Thanh ngang nằm ngang, thứ hai từ hình đếm lên Có hình dạng giống dọc, khác nằm ngang Bài 3: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRÊN EXCEL 2010 Thanh ngang Thao tác: Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để hình sang trái Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để hình sang phải Thanh Sheet tab Để di chuyển qua lại sheet ta nhấp chuột lên tên sheet sheet tab Ngoài dùng để di chuyển đến sheet liền trước sheet hành để di chuyển đến sheet liền sau sheet hành Để trở sheet bạn nhấp chuột nút sheet tab để đến sheet cuối bạn nhấp chuột vào nút sheet tab Nếu muốn đến sheet trường hợp có nhiều sheet bạn nhấp phải chuột vào chọn tên sheet cần đến Kiểu liệu cách định dạng a Kiểu chuỗi Kiểu liệu bao ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z phím số bàn phím, có số ký hiệu bàn phím Dữ liệu loại chuỗi thường dùng để mô tả, giải thích thành phần cho rõ ràng, không dùng tính toán Nếu kiểu liệu nhập vào không hợp lệ Excel tự động chuyển liệu thành liệu loại chuỗi Dữ liệu loại chuỗi đứng công thức phải rào cặp dấu nháy kép (" ") Khi muốn thể số dạng ký tự, bạn nhập thêm dấu nháy đơn (') trước liệu chuỗi dạng số b Kiểu ngày tháng Kiểu liệu ngày tháng thể ngày tháng năm phút giây hay tháng ngày năm… cách thể ngày tháng tùy theo lựa chọn bạn 119 120 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Chọn cách thể ngày tháng + Type: chọn kiểu ngày tháng cần định dạng Nhấp phải chuột vào nhóm ô kiểu ngày tháng cần định dạng chọn Format Cells Chọn cách thể Nhấp phải chuột vào nhóm ô kiểu ngày tháng cần định dạng chọn Format Cells Hộp thoại xuất bạn chọn tới Tab Number Hộp thoại xuất bạn chọn tới Tab Number + Category: Chọn mục Date + Locale (Location): Chọn giá trị Vietnamese 121 122 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Trong hình ảnh phần khoanh tròn giá trị công thức hình chữ nhật + Category: Chọn mục time + Locate (Location): Chọn giá trị Vietnamese + Type: Chọn kiểu thời gian cần định dạng Một số dạng thể - Thể ngày tháng m/d/yy d-mmm-yy d-mmmm mmm-yy - Thể phút giây h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM d Kiểu số học h:mm Kiểu liệu bao gồm phím số từ đến ký hiệu +, -, *, (), , =, $, % h:mm:ss m/d/yy h:mm c Kiểu liệu Formula Kiểu liệu dạng công thức bắt buộc phải dấu (=), sau hằng, biến, hàm kết hợp với toán tử (số học, luận lý, quan hệ) Trong ô có kiểu liệu dạng công thức, sau chuyển trỏe qua ô khác Excel thị kết tính toán công thức không hiển thị công thức 123 Dữ liệu kiểu số canh phải ô, độ dài số lớn độ rộng ô tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hiển thị ô ký hiệu (###), lúc bạn cần nới rộng ô Để định dạng cho liệu kiểu số bạn thực sau: - Chọn ô nhóm ô cần định dạng liệu, nhấp phải chuột chọn Format Cells 124 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 + Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy + Use 1000 Separator (,): Tích chọn mục để phân cách chữ số hàng nghìn + Negative numbers: Chọn kiểu hiển thị liệu - Để định dạng liệu tiền tệ mục Category bạn nhấp chọn mục Curency Hộp thoại Format Cells xuất bạn chọn tới Tab Number - Để dịnh dạng cho liệu theo dạng số bạn chọn giá trị Number mục Category + Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy + Symbol: Biểu tượng loại tiền tệ + Negative numbers: Chọn kiểu hiển thị liệu - Để định dạng liệu kiểu phần trăm bạn chọn Percentage mục category: 125 126 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Ví dụ: chèn δ vào ô Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau + Decimal palces: Số chữ số sau dấu phẩy Nhập ký tự đặc biệt Bước 1: Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô đến nơi cần chèn ô Bước 2: Chọn Insert nhóm Text chọn Symbol Bước 3: Trong hộp thoại Symbol chọn ký tự cần, đổi kiểu Font hộp Font Để hủy lệnh vừa thực bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím Đang nhập liệu vào ô muốn hủy nhấn phím ESC Để phục hồi lệnh vừa hủy nhấn nút phím Bước Nhấn nút Insert để chèn Để thực lại lệnh sau nhấn 127 128 hay dùng Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Sử dụng Wrap Text Bước 1: Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18 Khi bạn muốn đoạn văn dài ô có nhiều dòng bạn dùng chức wrap text dùng để xuống dòng vị trí mong muốn Bước 1: Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1 Bước 2: Chọn Home → Alignment → chọn Wrap Text ( ) Nếu dòng không tự động mở rộng ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home → Cells → Format → Cells Size chọn AutoFit Row Height Bước 2: Chọn Home -> nhóm Cells -> Format -> Chọn Format Cells Bước 3: Vào Tab Border, chọn màu Red ( ) Color Bước 4: Chọn Style nét đậm, sau chọn nút Outline Preset Bước 5: Chọn Style nét mảnh, sau chọn nút Inside Preset Bước 6: Nhấn OK hoàn tất Xoay chữ (Orientation) Bước 1: Chọn ô cần xoay chữ A1:D1 Bước 2: Chọn Home → nhóm Alignment → Orientation → Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách ô nét mảnh màu tất đường kẻ màu đỏ 129 130 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Hiệu ứng tô ô (Fill effect) Tự động định dạng có điều kiện Bước 1: Chọn vùng cần tô màu B2:E18 Bước 2: Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format Cells Bước 3: Vào Tab Fill Chọn Fill Effects… Bước 4: Chọn màu cần phối hợp: Color (ví dụ màu vàng Yellow) Color (Blue) Bước 5: Chọn Shading styles Vertical chọn kiểu thứ Bước 6: Nhấn OK hai lần để hoàn tất 131 Với Excel 2010 định dạng có điều kiện giúp bạn mẫu liệu sử dụng đơn giản Chỉ cần đánh dấu nhóm ô kích vào Conditional Formatting ribbon Home Khi đưa chuột lựa chọn, bạn thấy preview Có thể gán cho ô màu để phán ảnh thứ hạng toàn dải giá trị, thêm liệu suốt phản ánh giá trị ô… Cách thức tiến hành cho phép đơn giản nhiều so với phức tạp hộp thoại Conditional Formatting Excel 2003 132 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Bảng định dạng bảng (table) Excel thiết lập sẵn nhiều biểu mẫu định dạng bảng hỗ trợ tạo thêm biểu mẫu Excel cho phép xóa biểu mẫu tự tạo thêm cho phép xóa định dạng bảng Ngoài ta hiệu chỉnh định dạng bảng cần thiết Áp định dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng Bước 1: Chọn danh B2:E18 Bước 2: Chọn Home -> nhóm Styles -> chọn Format As Table Bước 3: Cửa sổ Style liệt kê nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn biểu mẫu Bước 4: Cửa sổ Format As Table lên nhấn OK để xác nhận Để tạo mẫu bước chọn New Table Style…, sau đặt tên cho biểu mẫu nhấn Format để chế biến biểu mẫu Muốn xóa mẫu tự tạo vào Home -> Style -> Format As Table, phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu chọn Delete Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có Table Tools -> Tab Design Ribbon Xóa kiểu định dạng bảng áp dụng chuyển bảng danh sách Để xóa kiểu định dạng bảng áp dụng, trước 133 134 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 tiên chọn bảng, Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) -> chọn Clear Đến lúc vùng chọn bảng có tính bảng Để chuyển bảng thành danh sách chọn bảng, sau vào Tab Design, nhóm Tools chọn Convert to Range • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm mục Find What (nếu bạn chọn Find bước trên) nhập từ muốn tìm mục Find What từ thay mục Replace with (nếu bạn chọn Replace bước trên) • Kích nút Options để tìm thêm tùy chọn Tìm thay liệu Để tìm liệu tìm thay liệu: • Kích nút Find & Select nhóm Editing tab Home • Chọn Find Replace Sắp xếp lọc liệu Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn * Sắp xếp Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: • Đánh dấu ô muốn xếp • Kích nút Sort & Filter tab Home • Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) 135 136 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 * Lọc liệu Bộ lọc cho phép bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc: • Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích nút Filter • Kích vào mũi tên phía ô • Kích Text Filter * Tùy chỉnh xếp Để xếp nhiều cột: • Kích nút Sort & Filter tab Home • Chọn cột mà bạn muốn xếp • Kích Add Level • Chọn cột bạn muốn xếp • Kích OK • Kích Words bạn muốn lọc • Để không áp dụng lọc, kích nút Sort & Filter • Kích Clear 137 138 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Ví dụ công thức: Các toán tử công thức Toán tử Chức Bài 4: + Cộng =3+3 cộng CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL 2010 - Trừ =45-4 45 trừ 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 chia ^ Lũy thừa =2^4 lũy thừa thành 16 Lấy =16^(1/4) bậc 16 thành Giới thiệu công thức hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức giúp bảng tính hữu ích nhiều, công thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Chúng ta dùng công thức để tính toán từ liệu lưu trữ bảng tính, liệu thay đổi công thức tự động cập nhật thay đổi tính kết giúp đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần Vậy công thức có thành phần gì? Công thức Excel nhận dạng bắt đầu dấu = sau kết hợp toán tử, trị số, địa tham chiếu hàm Ví dụ: & = Nối chuỗi Bằng Ví dụ =”Lê” Kết & Nối chuỗi “Lê” “Thanh” lại “Thanh” thành “Lê Thanh” =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE > Lớn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE < Nhỏ =A1= Lớn =A1>=B1 = So sánh =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số đối số tùy chọn Trong Excel 2010 có hàm sau: 141 142 • Hàm ngoại: Call, Registed.ID,… • Hàm lấy liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,… • Hàm liệu: Dmin, Dmax, Dcount,… • Hàm ngày thời gian: Time, Now, Date,… • Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,… • Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,… • Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,… • Hàm luận lý: If, And, Or,… • Hàm tham chiếu tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,… • Hàm toán lượng giác: Log, Mmult, Round,… Töï hoïc Microsoft Excel 2010 • Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,… • Hàm văn bản: Asc, Find, Text,… Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Chúng ta nghiên cứu cách sử dụng hàm nhóm hàm phần sau Giả sử ô C2:G2 đặt tên DongTien, ô I2 đặt tên LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng số 1) trình nhập công thức bạn làm sau: Bước 1: Tại ô B4 nhập vào =NPV Bước 2: Nhấn F3, cửa sổ Paste Name Nhập công thức hàm Bước 3: Chọn LaiSuat nhấn OK Nhập công thức Excel đơn giản, muốn nhập công thức vào ô bạn việc nhập dấu = sau kết hợp toán tử, trị số, địa tham chiếu hàm Bạn nhìn vào Formula để thấy trọn công thức Một điều lưu ý làm việc bảng tính tránh nhập trực tiếp số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu Bước 4: Nhập dấu phẩy (,) gõ F3 Bước 5: Chọn DongTien nhấn OK Bước 6: Nhập dấu đóng ngoặc nhập dấu + Bước 7: Nhấp chuột vào ô B2 Bước 8: Nhấn phím Enter Ví dụ: Minh họa dùng tham chiếu hàm Trong ví dụ trên, đối số thứ hàm NPV không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa ô chứa I2, lãi suất có thay đổi ta cần nhập giá trị vào ô I2 thu kết NPV không cần phải chỉnh sửa lại công thức 143 Chèn tên vùng vào công thức Một cách dễ dàng để sử dụng hàm Excel sử dụng thư viện hàm Khi bạn muốn sử dụng 144 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 hàm việc vào Ribbon -> chọn nhóm Formulas -> Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm cần sử dụng Ngoài bạn nhấn vào nút để gọi hộp thoại Insert Function cách nhanh chóng cần tìm hiểu hàm bạn cần nhấn vào Help on this function Tham chiếu địa tuyệt đối: Các dòng cột tham chiếu không thay đổi ta di dời hay chép công thức Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4 • Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa tương đối tuyệt đối Ví dụ A$5 nghĩa cột A tương đối dòng tuyệt đối • Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột cố định cột trước thứ tự dòng cố định dòng Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng cột Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng cột Ví dụ: Tính thành tiền Số lượng nhân Giá Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND Tính tổng cột Thành tiền cột VND Hộp thoại Insert Function Tham chiếu công thức Các tham chiếu sử dụng công thức giúp cho khỏi tốn công sửa chữa công thức giá trị tính toán có thay đổi Có loại tham chiếu sau: Tham chiếu địa tương đối: Các dòng cột tham chiếu thay đổi chép di dời công thức đến vị trí khác lượng tương ứng với số dòng số cột mà ta di dời Ví dụ A5:B7, C4 • 145 Minh họa địa tương đối tuyệt đối 146 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Bước Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 Enter Sau quét chọn vùng D2:D14 gõ Vào ô D3, D4 D14 ta thấy công thức dòng tự động thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2 Trường hợp dùng địa tương đối B2*C2 muốn chép công thức xuống phía địa ô tính toán tự động thay đổi theo Bước Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 Enter, sau chép công thức xuống ô E3:E14 Chúng ta cần cố định dòng 17 địa tỷ giá B17 ta muốn công thức xuống công thức chép tham chiếu đến ô B17 để tính toán Bước Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) chép sang ô E15 Lưu ý: Tham chiếu đến địa worksheet khác workbook có dạng Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoảng trắng để cặp nháy đơn ‘’ =A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook không mở =A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia máy chủ mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors) Các lỗi thông dụng Lỗi #DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho (zero) chia ô rỗng #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra tồn liệu hàm kết #NULL! Hàm sử dụng liệu giao vùng mà vùng phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề giá trị, ví dụ dùng nhầm số âm phải số dương #REF! Tham chiếu bị lỗi, thường ô tham chiếu hàm bị xóa • • Tên_sheet!Địa_chỉ_ô Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng để cặp nháy đơn ‘’Tham chiếu đến địa workbook khác có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 Giải thích #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu liệu không =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 147 148 [...]... hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 + Copy Cell: Copy toàn bộ nội dung, định dạng, công thức… + Fill Formatting Only: Chỉ Copy định dạng + Fill Without Formatting: Chỉ lấy dữ liệu không lấy định dạng - Điền các số tăng tự động: Giả sử vẫn ví dụ lúc trước nhưng cột số thứ tự chưa được điền vì danh sách thường xuyên thay đổi Bây giờ chúng ta sẽ sử dụng Fillhand để điền số thứ tự động... dùng chung qui tắc đặt tên tập tin của Windows Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > | Đóng workbook Một số cách đóng workbook: 1 Chọn nút Office → Close 2 Dùng chuột chọn nút thanh tiêu đề) 39 40 ở góc trên bên phải (trên Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 3 Dùng tổ hợp phím ... Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ Minh họa lưu tập tin Qui tắc đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng... Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Để có thể thao tác trở lại với Sheet bạn nhấp phải chuột vào tên Sheet trên thanh Sheet tab chọn Unprotect Sheet Hộp thoại xuất hiện yêu cầu nhập mật khẩu, bạn nhập vào mật khẩu đã thiết lập lúc trước cho Sheet rồi nhấp Ok 2 Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin 3 Chọn... thích hợp 42 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin Chọn nhóm View -> Window -> New Window Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 bố trí thanh công... Window bạn chọn nhóm Formulas → Formula Auditing → Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window 46 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Cửa sổ Watch Window 2 Làm việc với ô và vùng (Cell/ range) Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính được... nhiều thời gian nhưng 38 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office -> Excel Options -> Save, sau đó... hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 nội dung, sau đó nhấp chuột vào nội dung cần dán trên thanh tác vụ Trường hợp muốn xóa tất cả lệnh có trong thanh tác vụ bạn nhấp chọn nút Clear All Bạn có thể thay đổi một số tùy chọn cho Clipbroard bằng cách nhấp chọn nút Options Để xóa những lệnh không dùng đến bạn nhấp chuột vào mũi tên bên phải của lệnh chọn Delete 55 56 Töï hoïc Microsoft Excel. .. nội dung, định dạng, công thức… + Fomulars: Chỉ chọn công thức + Fomulars & Number Formatting: Chọn công thức và định dạng + Keep Source Formatting: Giữ nguyên định dạng gốc + No Border: Không có Border + Keep Source Column Widths: Giữ nguyên độ rộng của cột 58 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Giải thích hộp thoại Paste Special + Transpose: Chuyển cột thành hàng, và ngược lại... thứ và loại bỏ các khung viền Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc number formats của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ Values and Dán vào giá trị, kết quả của công number formats thức và các định dạng gốc của các con số 59 60 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 None Không kèm theo việc tính toán nào ... sách Tự học Microsoft Excel 2010, nhằm giúp bạn hiểu phần phần mềm Nào bạn khám phá điều lạ Microsoft Excel 2010 Chúc bạn thành công! NGƯỜI BIÊN SOẠN Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft. .. nhất, nhỏ với click chuột 10 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Đây chức hay Excel 2010 Nếu bạn có bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá liệu, thường... mà làm việc phiên Excel trước 14 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Töï hoïc Microsoft Excel 2010 Share Workbook Giao diện Excel Microsoft Excel 2010 tích hợp với SharePoint để cung cấp công cụ quản