Tự học MIcrosoft Word 2003

Tự học MIcrosoft Word 2003

Soạn thảo văn bản MicroSoft Word 1 Mục lục Bước đầu làm việc với chương trình 4 Màn hình làm việc . 5 Mở /sao lưu/đóng tệp văn bản . 6 Mở cửa sổ mới để soạn văn bản 6 Ghi lưu 6 Đóng tài liệu . 8 Mở tệp văn bản có sẵn trên đĩa . 8 Giới thiệu các thanh công cụ . 9 Che dấu/ hiển thị các nút chức năng trên thanh công cụ . 10 Di chuyển các thanh công cụ . 10 Tiện ích phóng to, thu nhỏ trang soạn thảo . 10 Chuẩn bị trước khi soạn văn bản . 11 Thiết lập Page Setup 11 Thiết lập phông chữ 12 Soạn thảo văn bản 12 Qui tắc cơ bản khi nhập văn bản 12 Các phím điều khiển con trỏ văn bản 13 Chế độ chèn và ghi đè kí tự . 13 Thực hành nhập văn bản sau . 13 Lựa chọn văn bản . 13 Thực hành với kí tự, từ, câu, dòng văn bản, đoạn văn bản 14 Hủy lựa chọn đối tượng văn bản . 15 Sử dụng chức năng Undo/Redo 15 Sao chép (copy), cắt (cut) và dán (paste) văn bản . 15 Di chuyển giữa các cửa sổ soạn thảo 16 Thay đổi cách hiển thị tài liệu . 17 Hiển thị thanh thước . 18 Chèn thêm kí hiệu (Symbol) 19 Gõ dạng kí tự chỉ số trên/ dưới 20 Hiển thị các kí tự đặc biệt 20 Chèn dấu ngắt trang 20 Huỷ bỏ ngắt trang 21 Chèn số trang 21 Chức năng tìm kiếm và thay thế 22 Định dạng kí tự . 25 Định dạng đoạn văn bản (paragraph) . 26 2 Thanh công cụ Formating 28 Sao chép định dạng 29 Định dạng chung . 29 Sử dụng và thiết lập dấu Tab để căn lề đoạn văn bản . 29 Danh sách liệt kê 30 Danh sách không đánh số thứ tự và danh sách có đánh số thứ tự 30 Tạo danh sách bằng nút lệnh trên thanh công cụ . 30 Tạo danh sách không đánh số thứ tự bằng hộp thoại Bullets and Numbering . 31 Tạo danh sách đánh số thứ tự bằng hộp thoại Bullets and Numbering . 31 Thay đổi Style của văn bản . 32 Tạo bảng mục lục tự động . 32 Khuôn dạng tài liệu mẫu (template) . 33 Khái niệm tài liệu mẫu (template) 33 Tạo mới một template 33 Sử dụng template đã tạo 33 Đường viền và dạng nền cho văn bản . 35 Bảng biểu . 37 Tạo khung bảng biểu 37 Phần nội dung . 38 Nhập nội dung . 38 Sao chép/cắt/dán/xoá nội dung . 38 Phần khung 39 Thao tác chọn ô/cột/dòng của bảng 39 Thao tác chọn nhanh 1 cột/1dòng: . 39 Thao tác chèn/xoá/chỉnh sửa trên khung 40 Mở rộng/thu hẹp cột và dòng . 42 Tự động chỉnh độ rộng bằng nhau cho cột/dòng . 43 Định dạng đường viền cho bảng . 43 Hình ảnh . 46 Chèn tệp ảnh vào tài liệu . 46 Chèn thêm các hình biểu tượng sẵn có - Clip Art 46 Chèn thêm các mẫu chữ nghệ thuật sẵn có - Word Art . 47 Chèn thêm các hình hình học sẵn có - Auto shapes . 49 Thay đổi màu nét vẽ, tô nền 50 Đặt các thuộc tính cho hình ảnh . 51 Tiêu đề đầu trang và tiêu đề chân trang - Header / Footer 54 Thêm đầu trang và chân trang cho tài liệu 54 Các nút chức năng . 54 In tài liệu 55 3 Xem trước khi in 55 Hộp thoại Print - Các tham số 56 Trộn thư - Mail merge . 57 Mục đích . 57 Chuẩn bị . 57 Thực hiện 57 Thay đổi một số tuỳ chọn hệ thống . 61 Làm quen với MS-Word Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word là một phần mềm thuộc bộ chương trình Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Đây là một bộ soan thảo trực quan, hay còn gọi là WYSIWYG (What You See Is What You Get), có giao diện đẹp và dễ sử dụng. MS Word có nhiều tính năng mạnh mẽ, được coi như một công cụ chuyên nghiệp trong công nghệ chế bản. Bước đầu làm việc với chương trình icrosoft Word là một chương trình ứng dụng xử lý văn bản trên nền hệ điều hành Windows. Khởi động MS-Word Có hai cách khởi động chương trình: Cách 1 : Nhấn đúp chuột vào nút bấm nhanh của chương trình trên Desktop. Cách 2 : Nhấn chuột vào nút Start của Windows, sau đó chọn Programs. Tiếp theo bấm chọn mục Microsoft Office để chọn Microsoft Office Word. Hình. Khởi động MS-Word từ nút Start Chương 1 M Hình. Nút bấm nhanh W-5 M M à à n n h h ì ì n n h h l l à à m m v v i i ệ ệ c c Hình. Cửa sổ làm việc của chương trình Màn hình chính gồm các phần cơ bản như sau:  Thanh tiêu đề  Thanh thực đơn lệnh (Menu bar): Chứa các nhóm làm việc với cửa sổ, thư mục và tệp tin gồm: File, Edit, Insert, .  Các thanh công cụ (Toolbars): Gồm các nút biểu tượng cho các lệnh giúp cho thác tác lệnh được nhanh chóng và chính xác.  Vùng soạn thảo văn bản (Text Area): nơi soạn thảo và chỉnh sửa văn bản.  Con trỏ văn bản (Cursor) : Có dạ ng một thanh đứng nhấp nháy xác định vị trí nhập văn bản. Ngoài ra chúng ta vẫn thấy con trỏ chuột với hình dáng mũi tên đã quen thuộc khi sử dụng hệ điều hành.  Thanh trạng thái : cho biết con trỏ văn bản đang ở trang nào, dòng nào, cột nào, .  Ba nút thao tác với cửa sổ gồm: nút thu nhỏ cửa sổ, phóng to cửa sổ, đóng cửa sổ Thoát khỏi MS-Word Sau khi làm việc xong, muốn thoát kh ỏi MS-Word và quay về màn hình làm việc của Windows: Cách thứ 1: Nhấn chuột vào thực đơn File-> Exit. Cách thứ 2: Nhấn nút X tại góc trên bên phải của cửa sổ chương trình MS-Word. thanh công cụ thanh thước thanh cuộn dọc thanh cuộn n gang thanh trạng thái vùng soạn thảo thanh thực đơn lệnh thanh tiêu đề W-6 Mở /sao lưu/đóng tệp văn bản M M ở ở c c ử ử a a s s ổ ổ m m ớ ớ i i đ đ ể ể s s o o ạ ạ n n v v ă ă n n b b ả ả n n  Khi khởi động, MS-Word luôn tự động tạo một cửa sổ mới có tên ngầm định là Document1 . Sau khi nhập văn bản và lưu thành tệp tin thì tên cửa sổ được thay đổi theo tên người dùng tự đặt.  Muốn mở thêm một cửa sổ mới để soạn văn bản cần thao tác như sau: Vào thực đơn File --> chọn New --> chọn trong hộp thoại định dạng gốc của văn bản Tệp văn bản mới sẽ có tên ngầm định là Document1, Document2 , . Có thể mở cửa sổ mới nhanh hơn bằng cách nhấn vào nút New Blank Document ở trên thanh công cụ. Hình. Tạo mới một tài liệu MS-Word từ nút New G G h h i i l l ư ư u u Nhấn vào nút Save trên thanh công cụ hoặc sử dụng lệnh Save… trong thực đơn lệnh File. Lần đầu tiên lưu tệp tài liệu chúng ta sẽ phải thực hiện:  Đặt tên cho tài liệu: Gõ tên tài liệu (nên gõ không dấu và không có khoảng trống) vào hộp thoại File name.  Chọn thư mục (nơi đặt tệp văn bản) trong hộp thoại Save in. Có thể nhấn vào các biểu tượng (History, My Documents, Desktop, Favorite, ) trên thanh công cụ bên trái hộp thoại Save in để truy cập nhanh đến các thư mục lớn trong máy tính. W-7 Hình. Ghi lưu tài liệu mới Trong hình minh họa, thao tác các mục sau: (1) chọn nhanh các thư mục hay dùng như: My Documents, Desktop (2) tạo thư mục mới cho phép tạo thư mục mới mà không cần trở về màn hình chính (3) sử dụng các nút tiện ích: di chuyển tiến/lùi các thư mục, xem văn bản theo dạng rút gọn hay đầy đủ, sắp xếp tệp và thư mục theo tên, phần mở rộng, ngày cập nhật, . (4) gõ tên cho tệp văn bản trong ô File name (5) có thể chọn kiểu tệ p sao lưu khác như .htm, .dot, .rtf, .txt bằng cách chọn trong ô Save as Type. (6) Để lưu tài liệu lên đĩa mềm, cần đưa đĩa mềm vào ổ A và chọn mục 3 1 / 2 Floppy (A) trong hộp thoại Save in Hình. Ghi lưu tệp tin lên đĩa mềm chọn nhanh các thư mục hay dùng tại đây bấm vào đây để chọn các ổ đĩa hay các thư mục khác nút tiện ích tạo thư mục mới nút tiện ích W-8 Đ Đ ó ó n n g g t t à à i i l l i i ệ ệ u u Chọn lệnh Close trong thực đơn lệnh File để đóng cửa sổ soạn thảo văn bản. Khi đóng cửa sổ văn bản, có hai khả năng như sau :  Nếu tài liệu soạn thảo đã được đặt tên, MS-Word sẽ hiển thị hộp thoại khi xác định nội dung tệp văn bản đã có chỉnh sửa. Nhấn nút Yes - để đồng ý ghi nội dung mớ i thay cho nội dung cũ; nhấn nút No - để giữ nguyên bản cũ, nhưng gì mới chỉnh sửa xem như bỏ qua; nhấn nút Cancel để đóng hộp thoại, trở về lại cửa sổ sọan thảo:  Nếu tài liệu chưa được đặt tên - MS-Word mở hộp thoại Save in như đã thao tác trong nội dung sao lưu. M M ở ở t t ệ ệ p p v v ă ă n n b b ả ả n n c c ó ó s s ẵ ẵ n n t t r r ê ê n n đ đ ĩ ĩ a a Nhấn chọn thực đơn File->Open để mở hộp thoại Open như hình minh họa dưới đây: Hình. Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa. * Chọn một tệp văn bản đã có trong thư mục. Có thể sử dụng các nút tiện ích di chuyển thư mục để tìm đến tệp tin muốn mở. Lưu ý các tệp văn bản của Word mặc định có phần mở rộng là .doc. * Để mở một tệp văn bản, nhấn đúp chuột vào tên tệp hoặc nhấn đơn (tệp sẽ được đánh d ấu chọn – bôi đen) rồi nhấn nút Open. * Để mở nhiều tài liệu cùng lúc, đánh dấu chọn các tệp cần mở (nhấn phím Shift để chọn các tệp kề nhau hoặc phím Ctrl để bôi đen các tệp không kề nhau) rồi nhấn nút Open. Thao tác nhanh: Có thể mở nhanh hộp thoại Open để mở một tài liệu có sẵn bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O hoặc nhấn nút Open (có hình là )trên thanh công cụ. có thể chọn một hoặc nhiều tệp văn bản nút tiện ích giúp di chuyển giữa các thư mục W-9 G G i i ớ ớ i i t t h h i i ệ ệ u u c c á á c c t t h h a a n n h h c c ô ô n n g g c c ụ ụ MS-Word hỗ trợ các thanh công cụ giúp cho người sử dụng thao tác được nhanh và chính xác hơn. Ví dụ thao tác bấm nút SAVE (có hình là ) trên thanh công cụ thay cho việc nhấn chọn thực đơn lệnh File->Save. Nhưng do diện tích màn hình có giới hạn nên không thể hiển thị hết tất cả các thanh. Thông thường chỉ chọn hiển thị những thanh công cụ thường dùng dưới đây. Thanh công cụ Standard Thanh công cụ Formatting Thanh công cụ Drawing C C h h e e d d ấ ấ u u / / h h i i ể ể n n t t h h ị ị c c á á c c t t h h a a n n h h c c ô ô n n g g c c ụ ụ : :  Nhấn chọn thực đơn lệnh View ->Toolbars làm xuất hiện danh sách tên các thanh thực đơn. Nhấn chuột vào mỗi mục trong danh sách để che dấu/hiển thị thanh. Hình. Thao tác để che dấu hoặc hiển thị các thanh công cụ [...]... Insert Index and Tables ca MS -Word Cỏch thc hin - Chn vn bn v chn Style thớch hp ụ Style trờn thanh cụng c To bng mc lc t ng Trong mt ti liu cú ỏp dng Style cho cỏc chng mc thỡ vic to bng mc lc t ng s rt d dng Chn mc Insert > Index and Tables lm xut hin ca s v chn th Table of Contents 32 Khuụn dng ti liu mu (template) Khỏi nim ti liu mu (template) Mi vn bn trong Microsoft Word u c xõy dng da trờn cỏc... Window, danh sỏch cỏc tp ti liu hin th mt cỏch y nh hỡnh minh ha di õy + Bm chn tờn tp s lm cho ca s vn bn hin th ngay trờn mn hỡnh Vớ d: ang son tho ng thi 2 ti liu vi tờn l GiaotrinhWord v Document1 Mun chuyn t ti liu GiaotrinhWord sang ti liu Document1, chn Document1 t bng chn Window Thao tỏc nhanh: + Khi cú nhiu ca s chng trỡnh lm vic cú th s dng t hp phớm Alt-Tab chuyn i ca s mt cỏch nhanh chúng W-16... Chc nng Undo rt hu ớch trong trng hp ngi son tho cú sai sút khi chnh sa, xoỏ b vn bn MS -Word cho phộp thao tỏc Undo nhiu ln tr li mt trng thỏi c ó qua nhiu bc thc hin Chỳ ý: Ngi dựng khụng th thao tỏc Undo nu ó lm thao tỏc SAVE Trc khi SAVE thỡ mi d liu ca vn bn ang c lu tm trờn b nh chớnh ca mỏy tớnh, nờn MS -Word cho phộp phc hi li trng thỏi c Khi thc hin SAVE cỏc d liu tm thi b xoỏ b v ni dung vn... khụng cũn na Chn i tng vn bn Vo thanh lnh chn Edit > Cut Di chuyn con tr vn bn n ni cn sao chộp Vo thanh lnh chn Edit > Paste Nỳt lnh Cut (hoc dựng t hp phớm Ctrl+X) Di chuyn gia cỏc ca s son tho MS -Word cho phộp ta m v son tho nhiu ti liu mt lỳc Mi ti liu c hin th v son tho trong mt ca s riờng Khi m ti liu mi thụng thng chỳng hin th y mn hỡnh nờn ca s khỏc b che khut xem v chuyn ca s son tho t ti... ngay cỏc dũng ch Ch cỏi u cõu phi c vit hoa Khi nhp nhanh vn bn phi chỳ ý n vic gừ ch hoa cho cỏc ch cỏi u tiờn vỡ sau khi nhp xong chỳng ta khụng th chnh sa li tng ch cỏi mt cỏch nhanh chúng c Trong MS -Word khụng thc hin chc nng t ng chuyn cỏc ch cỏi ting Vit u cõu thnh ch hoa mt cỏch chớnh xỏc Du phy v du chm phi i lin vi cỏc ch ngay trc nú W-12 Cỏc phớm iu khin con tr vn bn Bn phớm mi tờn: Lờn trờn,... Standard cú nỳt cho phộp hin th/che du cỏc kớ t c bit bit c chớnh xỏc chc nng ca ny ch cn nhn nỳt v xem s thay i vn bn ang son tho Bm mt ln na lờn nỳt s t vn bn v trng thỏi bỡnh thng Chốn du ngt trang MS -Word t ng to trang mi khi dũng vn bn vt quỏ s dũng theo nh dng trang c t trong Page Setup Th nhng trong vn bn ngi dựng li cú nhu cu ngt trang mi khi ni dung vn bn ó kt thỳc mt chng v son tho trang u tiờn... liờn tc cho n khi cỏc dũng ca trang di c di chuyn lờn trang trờn Thc hnh: + Thu nh khung nhỡn son tho l 25% m s trang hin cú t li khung nhỡn 100% + To thờm trang mi Xoỏ b trang cui cựng Chốn s trang MS -Word cho phộp t ng ỏnh s trang vn bn Khi chnh sa vn bn, s trang c thay i theo, rt tin li cho ngi s dng Cỏch thc hin: + Nhn chn thc n Insert -> Page Numbers Hp thai xut hin nh hỡnh minh ha - mc Position... dung vn bn * ụ chn Match case: Nu ụ ny c ỏnh du chn, s tỡm kim cm t theo ỳng tng ch, cú phõn bit ký t hoa v thng, nu khụng thỡ cú ngha l ký t c tỡm kim khụng phõn bit ch hoa hay thng * ụ chn Find whole words only: Khi mu tỡm kim l mt t thỡ chỳng ta thy ụ ny xut hin Nu ụ ny c ỏnh du chn thỡ cỏc t trong vn bn phi trựng vi mu tỡm kim mi c nm trong danh sỏch kt qu, nu khụng thỡ cỏc t trong vn bn cú cha mu... trờn thanh cụng c Di chuyn cỏc thanh cụng c Theo hỡnh v minh ho di õy cho thy cỏc thanh cụng c cú th c di chuyn khp ni Ngi dựng cú th t chỳng bt k õu nhng trng thỏi tt nht vn l trng thỏi u tiờn m MS -Word ó th hin Tin ớch phúng to, thu nh trang son tho Theo mc nh, kớch thc hin th mt trang son tho trờn mn hỡnh l 100% Ngi dựng cú th phúng to trang ti liu lờn ti a 500% hoc thu nh xung cũn 10% kớch thc... Microsoft Word u c xõy dng da trờn cỏc khuụn mu no ú m ta gi l Template ú l nhng tp tin cha cỏc cu trỳc v cụng c dựng nh dng thuc tớnh ca mt ti liu nh kiu dỏng, phụng ch, cỏch b trớ cỏc phn trong ti liu MS -Word cú rt nhiu khuụn mu nh sn cho 8 loi ti liu khỏc nhau, ú l: General, Legal Pleading, Letters & Faxes, Memos, Other Documents, Publications, Reports, Web Pages To mi mt template Bc 1: M mt tp vn bn . quen với MS -Word Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word là một phần mềm thuộc bộ chương trình Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Đây. chọn Programs. Tiếp theo bấm chọn mục Microsoft Office để chọn Microsoft Office Word. Hình. Khởi động MS -Word từ nút Start Chương 1 M Hình.