Báo cáo tổng hợp về tình hình kinh doanh và quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán, tại Công ty tây hồ

Báo cáo tổng hợp về tình hình kinh doanh và quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán, tại Công ty tây hồ

Phần I: báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh

và quản lý của công ty Tây hồ

i Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tây hồ

1 Qúa trình hình thành.

Công ty Tây Hồ là một DNNN thuộc tổng cục công nghiệp quốcphòng kinh tế,l đợc hình thành theo thông báo số 1119/ĐMN ngày13/3/1996 của chính phủ và quyết định số 505/QĐQP ngày 18/4/1996 của

bộ trởng bộ quốc phòng trên cơ sở hợp nhắt 2 doanh nghiệp: Công ty Tây Hồ

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp nhà nớc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của

bộ quốc phòng, vì vậy việc phát triển và không ngừng nâng cao khả năng cạnhtranh là nhiệm vụ của công ty

Công ty đợc chủ động kinh doanh và hạch toán kinh tế theo luật doanhnghiệp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ quy định trong giấy phép và quyết địnhthành lập công ty

Trớc đây công ty chủ yếu hoạt động xuất nhập khẩu nay chuyển sang xâydựng cơ bản và kinh doanh thơng mại

Theo quyết định thành lập, công ty đợc phép kinh doanh các ngành nghềsau:

- xây dựng công nghiệp, dân dụng giao thông, trang trí nội thất

- Lắp đặt thiết bị công trình, dây truyền sản xuất

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, vật t thiết bị xây dựng, vật t thanh

xử lý

- Kinh doanh bất động sản

- Nhập vật t thiết bị phục vụ xây dựng của Công ty

Hiện nay công ty đợc phép kinh doanh thêm một số ngành nghề sau:

- Khảo sát thiế kế và t vấn xây dựng

- Xây dựng thuỷ lợi, chế biến gỗ

- Nhập khẩu máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu thực phẩm chế biến hàngtiêu dùng

- Xây dựng đờng dây và trạm biến áp từ 35kw trở xuống

- Khoan giếng nớc ngầm và lắp đặt hệ thống khai thác nớc.

- Xây dựng các công trình giao thông nh cầu, đờng, bến cảng sân bay

Nổ mìn, khai thác đá, sử dụng vật liệu nổ

Công ty là đơn vị có vị trí quan trọng đối với doanh nghiệp nhà nớc đặc biệt

là các doanh nghiệp quốc phòng, góp phần không nhỏ trong sự phát triển của nềnkinh tế quốc phòng nớc ta hiện nay

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất công ty.

Toàn công ty có 92 cán bộ có trình độ đại học, 72 cán bộ trung cấp, phầnlớn đây là các cán bộ quản lý, các kỹ s, cán bộ các chuyên ngành có chuyên môngiỏi Do đặc thù là công ty xây dựng nên số lao động trong biên chế ít, chủ yếu làlao động thời vụ Năm 2001 có 1206 lao động thời vụ, 234 lao động trong biênchế, năm 2002 có 962 lao động thời vụ, 265 lao động trong biên chế Công ty có

đội ngũ công nhân lành nghề và xí nghiệp thi công cơ giới với thiết bị hiện đại,tham gia xây dựng trong cả nớc với những công trình đợc bộ xây dựng công nhậnchất lợng huy chơng vàng trong xây dựng

3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến sắp xếp hết sức khoa học nhằmnâng cao hiệu quả quản lý của từng bộ phận

Ban lãnh đạo của công ty:

- Giám đốc: Có quyền điều hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệmtrớc nhà nớc và bộ quốc phòng về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,thay mặt nhà nớc quản lý sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn, đại diện cho tập thẻcán bộ nhân viên trong việc sở hữu vốn tự có của công ty mình

- Các phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công

và uỷ quyền của giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể và chịu tráchnhiệm trớc giám đốc về nhữn công việc đợc giám đốc giao

Nhiệm vụ của các phòng ban:

- Phòng tổ chức lao động và hành chính: Tổ chức tuyển chọn lao động,phân công lao động sắp xếp điều phối lao động cho các đội công trình Ngoài ra,còn phụ trách công tác hành chính của công ty, hình thành các chứng từ về lao

động, chế độ tiền lơng, thởng

- Phòng kỹ thuật thiết kế - quản lý công trình: Lập dự toán giám sát kỹthuật tại công trình, lập tiến độ thi công và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về chất l-ợng công trình mà đơn vị đã thi công Quản lý công cụ dụng cụ, lập các phiếu báogiá về các công cụ dụng cụ

2

- Phòng kế hoạch - tổng hợp và tiếp thị: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ,

có chức năng tham mu giúp giám đốc trong việc tổ chức triển khai, chỉ đạo và chịutrách nhiệm về công tác kế hoạch, vật t thiết bị và tiếp thị Phòng chịu sự chỉ đạotrực tiếp của giám đốc công ty

- Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham mu về tài chính cho giám

đốc, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có quan hệ với các phòng ban trongcác lĩnh vực tài chính, kế toán thống kê tiền lơng

- Phòng chính trị: Hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công tác đảng, công tác chínhtrị trong công ty

3.2 Đặc điểm công tác tổ chức sản xuất

Công ty đợc tổ chức thành nhiều đội xây dựng cụ thể:

* Bộ phần sản xuất chính

Nhiệm vụ là xây dựng nhiều công trình chính cho công ty, gồm:

- Xí nghiệp xây lắp 497; xí nghiệp 897; xí nghiệp xây lắp điện nớc

- Xí nghiệp xây dựng giao thoong 797

- Xí nghiệp xây dựng giao thông thủy lợi

- Đội thi công cơ giới, các đội xây dựng

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

* Bộo phận sản xuất phụ trợ

Có nhiệm vụ phục vụ kịp thời các bộ phận chính

Xởng cơ khí lắp máy

- Xởng cơ điện

- Các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất

* Bộ phận sản xuất phụ

- Phòng kinh doanh vật t thứ liệu

- Phòng kinh doanh thơng mại dịch vụ

* bộ phận phục vụ sản xuất

- Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng

- Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trờng

- Đội xe cơ giới

II Tình hình kinh doanh của đơn vị qua các năm

1 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của công ty Tây Hồ trog năm 2001 - 2002

* Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnhvực xây dựng cơ bản, trong những năm vừa qua công ty đã có những bớc

phát triển tơng đối mạnh mẽ; giữ vững vị trí và uy tín của doanh nghiệptrong doanh nghiệp đồng thời đóng gốp không nhỏ trong quá trình phát triểnnền kinh tế quốc phòn của nớc ta hiện nay.

Qua bảng tổng hợp ta thấy, năm 2002 doanh thu thuần của công ty đạt121.022.972.231 đồng, giảm 1.290.202.607 đồng tơng đơng tỷ lệ giảm1,05% so với năm 2001 Tuy nhiên công ty đã giảm vốn hàng hoá và chi phíQLDN (25,8%) năm 2002 so với năm 2001 Mức giảm chi phí này lớn hơnmức tăng các chi phí khác từ đó làm giảm tổng chi phí mà công ty bỏ ra, conên dù doanh thu thuần năm 2002 giảm nhng tổng lợi nhuận trớc thuế vẫntăng 49.903.663 đồng tơng ứng tỷ lệ tăng 8,28% và do đó lợi nhuận sau thuếtăng tơng ứng 8,28%

Vậy từ kết quả trên cho thấy, trong 2 năm vừa qua tình hình sản xuấtkinh doanh tại công ty đạt kết quả tốt Công ty đã trúng thầu nhiều côngtrình lớn, chất lợng các công trình đợc đảm bảo đem đến các khoản lợinhuận tăng, đời sống công nhân viên ổn định, công ty cần phát huy hơn nữanhững kết quả đã đạt đợc và cần phấn đấu để đạt hiệu quả sản xuất kinhdoanh ngày càng cao

4

Qua bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của Công ty Tây Hồ ta nhậnthấy:

Doanh thu năm 2001 tăng hơn so với năm 2002 là 6.104.833 ( nghìn

đồng ) cụ thể năm 2000 doanh thu đạt 96.773.953 nghìn đồng, năm 2001doanh thu đạt 102.878.786 Trong khi đó lợi nhuận sau thuế của năm 2001

đạt 864.749,25 nghìn đồng thấp hơn so với năm 2000 là 1462.800 nghìn

đồng, chính tỏ chi phí bỏ ra trong năm 2001 là cao hơn so với năm 2000

Điều này Công ty cần xem xét lại và có hớng giải quyết để chi phí giảm thìlợi nhuận thu đợc sẽ cao hơn Trong năm 2001 việc thực hiện nghĩa vụ vớiNhà nớc giảm, năm 2000 là 9.789.478 nghìn đồng, năm 2001 là 7.085.781nghìn đồng Mức giảm là: 2.703.697 nghìn đồng, tơng ứng tỷ lệ giảm là27,6% Mặc dù lời nhuận sau thuế giảm nhng thu nhập đầu ngời của côngnhân viên trong Công ty tăng lên, năm 2000 là 7.853.359 đ/ngời Đến năm

2001 tăng lên 816.640 đ/ ngời Tơng ứng tỷ lệ tăng là 3,85% Qua số liệunày ta nhận thấy đời sống công nhân viên đợc thay đổi Công ty đã quan tâm

đến đời sống công nhân viên đây cũng là biện pháp tốt để thúc đẩy côngnhân viên hăng say hơn trong công việc, làm việc nhiệt tình và có tráchnhiệm với chính công việc của mình

2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và vị trí của công ty.

- Lắp đặt thiết bị công trình, dây truyền sản xuất

Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, vật t thiết bị xây dựng, vật t thanh

xử lý

- Kinh doanh bất động sản ( dịch vụ mua bán nhà …))

- Nhập vật t thiết bị phục vụ xây dựng của Công ty

Hiện nay, Công ty đợc phép kinh doanh thêm một số nghành nghề sau:

- Khảo sát thiết kế và t vấn xây dựng

- Xây dựng thuỷ lợi

- Nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên liệu thực phẩm chế biến hàng tiêudùng

- Chế biến gỗ

- Xây dựng đờng dây và trạm biến áp từ 35 KW trở xuống

- Khoan giếng nớc ngầm và lắp đặt hệ thống khai thác nớc.

- Xây dựng các công trình giao thông: cầu, đờng, bến, cảng, sân bay

- Nổ mìn, khai thác đá , sử dụng vật liệu nổ

Trên cơ sở các nghành nghề đợc phép kinh doanh cũng đã xây dựng chohai chức năng chính là:

c Vị trí:

Chính từ tính chất đặc thù nêu trên, Công ty có một vị trí nhất định đốivới các doanh nghiệp quốc phòng nói riêng và doanh nghiệp Nhà nớc nóichung, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp và kinh doanh xuất nhập khẩu Vìthế, trong thời gian qua Công ty đã liên tiếp đấu thầu và thắng thầu các côngtrình xây dựng có giá trị lớn, mang lại lợi nhuận cao góp phần vào sự pháttriển chung của Công ty

3 Tổ chức bộ máy của Công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến,sắp xếp một cách khoa học nhằm nâng cao chất lợng của từng bộ phận thểhiện qua sơ đồ sau:

6

Ngay từ khi thành lập, Công ty đã thực hiện triệt để chế độ một thủ ởng với vai trò cao nhất của Giám đốc Công ty ở đây quyền chỉ huy Công

tr-ty đợc giao cho một ngời là Giám đốc Công tr-ty Giám đốc đợc giao nhữngquyền hạn cần thiết để điều khiển mọi hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và pháp luật về mọiquyết định của mình

Ngoài Giám đốc còn có ngời đại diện hợp pháp của Công ty, là chủ tàikhoản Công ty, đại diện Công ty tham gia các quan hệ giao dịch với các đốitác bên ngoài trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong Công ty có 92 cán bộ là bậc Đại học và 72 cán bộ là Trung cấp,

đây phần lớn là các cán bộ quản lý, kỹ s, kiến trúc s, cán bộ kỹ thuật cácnghành với trình độ chuyên môn giỏi Với đặc thù là Công ty xây dựng nên

số lợng lao động trong biên chế là ít, chủ yếu là lao động thời vụ Năm 2001

có 1206 lao động thời vụ và số lao động trong biên chế là 234 ngời Số lợnglao động này năm 2001 là 265 ngời trong biên chế và 962 lao động thời vụ.Với 288 công nhân kỹ thuật theo từng nghành nghề, Công ty có đội ngũcông nhân lành nghề và xí nghiệp thi công cơ giới với nhiều thiết bị hiện đại

đã tham gia sản xuất kinh doanh trải rộng khắp đất nớc xây dựng nhiều côngtrình xây dựng đợc Bộ xây dựng công nhận chất lợng cao huy chơng vàngtrong nghành xây dựng

Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ s, kiến trúc s, các bộ kỹ thuậtcác nghành với trình độ chuyên môn giỏi, có đội ngũ công nhân lành nghề

và xí nghiệp thi công cơ giới với nhiều thiết bị hiện đại đã tham gia sản xuấtkinh doanh trải rộng khắp đất nớc, xây dựng nhiều công trình xây dựng đợc

Bộ xây dựng công nhận chất lợng cao huy chơng vàng trong nghành xâydựng

3.1 Cơ cấu sản xuất.

Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp xây dựng có mô hình tổ chức từCông ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên Trong đó các xí nghiệp làcác bộ phận trực tiếp sản xuất đợc tổ chức thành các đội xây dựng cụ thể

Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộcCông ty ta có thể phân ra nh sau:

- Xí nghiệp xây dựng giao thông.

- Xí nghiệp xây lắp điện nớc

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

- Phòng kinh doanh vật t thứ liệu

- Phòng kinh doanh thơng mại dịch vụ

* Bộ phận phục vụ sản xuất:

- Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng

- Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trờng

đội chỉ bao gồm các bộ kỹ thuật và quản lý và một số công nhân lành nghề,thợ bậc cao còn chủ yêu là thuê mớn theo thời vụ và theo công trình Chínhvì vậy mà Công ty không cần phải lo lắng giải quyết vấn đề thừa thiếu lao

động và cũng không phải trả lơng cho ngời lao động khi không có việc làm

Đó là mô hình sử dụng lao động chủ yếu trong các Công ty xây dựng hiện

- Hình thức tiền lơng hiện nay đợc áp dụng nh sau:

+ Đối với cán bộ khung của Công ty: bao gồm các sĩ quan, quân

nhân chuyên nghiệp đợc hởng lơng theo quân hàm và chức vụ quỹ lơng của

Công ty

+ Đối với cán bộ kỹ thuật và quản lý ở các Phòng ban đợc trả lơng

theo thời gian bình quân ngày làm việc từ quỹ lơng của Công ty

+ Đối với công nhân trực tiếp sản xuất đợc trả lơng theo sản phẩm thực hiện

Do đặc điểm riêng về tổ chức sản xuất kinh doanh nên Công ty áp

dụng mô hình kế toán tập trung

Là đơn vị hạch toán độc lập, bao gồm nhiều đội, xí nghiệp trực

thuộc Các đơn vị trực thuộc tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống sổ sách và

báo cáo kế toán riêng Công ty tập hợp báo cáo của từng đơn vị thành báo

cáo chung toàn Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty:

Bộ phận tckt Xí nghiệp .

…)

KT đội xây dựng b

KT đội xây dựng a

Bộ phận tckt Xí nghiệp b

- Kế toán trởng: Tổ chức và điều hành công tác kiểm toán tài chính :

đôn đốc, giám sát, kiểm tra và xử lýmọi nhiệm vụ kinh tế phát sinh có liênquan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hìnhthức kế toán tổng hợp các thông tin chính của Công ty thành các báo cáo có

ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của Giám đốc

Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty theo chức năng nhiệm vụ

đ-ợc phân công của phòng tài chính - kế toán

- Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành của kế toán tr ởng

và phần hành kế toán có liên quan

- Kế toán tiền mặt: - Tiền gửi ngân hàng – 2002 công nợ : phân loại cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,công nợ, lập bảng kê tổng hợp sau đó đối chiếu với kế toán tổng hợp Kếtoán mở các sổ chi tiết các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Công nợchi tiết tài khoản 111, 112, 331, 311, 144

- Kế toán theo dõi vật t , tài sản cố định, thành phẩm Mở sổ theo dõichi tiết từng loại vật t, nguyên vật liệu , phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kếtoán phát sinh có liên quan đến nguyên vật liệu, tài sản cố định sau đóchuyển giao đối chiếu các bảng kê đã lập với kws toán tiền mặt, tiền gửingân hàng, công nợ và kế toán tổng hợp ( 211, 213, 155, 152 ) Kế toán theodõi chi phí tính giá thành sản phẩm: chi tiết tài khoản 133, 136, 338, 154,

Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong hoạt động sản xuấtkinh doanh Mỗi đơn vị cần thiết phải tổ chức, lựa chọn một bộ máy kế toánthích hợp xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cùng với độingũ kế toán viên đông đảo, trình độ nghiệp vụ cao tơng đối đồng đều Công

ty đã áp dụng phơng pháp chứng từ ghi sổ để hạch toán kinh tế với hình thứcnày nó đợc coi là khá thích hợp tại Công ty vì nó có thể cung cấp nhữngthông tin kịp thời cho Giám đốc

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty Tây Hồ

sinh các TK Bảng tổng hợp chi tiếtsố phát sinh

Bảng CĐKT và các báo cáo kế toán khác

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lậptrên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cócùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cảnăm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc

đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phơng pháp

kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho theo tháng phù hợp với kỳbáo cáo

- Đơn vị tiền tề sử dụng: Đồng VN

Phơng pháp chuyển đổi tiền tệ : theo tỷ giá thực tế

- Đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng : Công ty áp dụng kê khai , nộpthuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

- Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàngnăm

2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

* Tài khoản áp dụng : Công ty áp dụng hầu hết các tài khoản trong hệthống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 Ngoài ra Công ty còn áp dụng các tàikhoản cấp 2, 3,…) tuỳ theo yêu cầu quản lý của Công ty nh : TK 3311 phảitrả ngời bán, TK 1311 phải thu của khách hàng , TK 1312 trả trớc cho ngờibán , TK 3312 khách hàng ứng trớc ( Có mở chi tiết đến từng loại cụ thể đểtheo dõi )

* Khái quát một số phần hành kế toán và sổ sách liên quan tại đơn vị

a Kế toán tiền mặt , thanh toán công nợ